Maîtriser des feuilles Google : créer un traqueur de dépenses mensuelles simple

1. Introduction: Au cours des trois dernières années, en tant qu'étudiante, j'ai essayé toutes sortes de feuilles de calcul magiques et d'applications qui ne fonctionnaient tout simplement pas pour moi. des études d'argent pendant fais des études d'argent pendant la première semaine, puis mon cerveau abandonne. C'est trop de friction et c'est juste ennuyeux. J'ai donc réalisé que pour me permettre de voir plus facilement ce que je gagne et dépense en un mois, je devais créer mon propre outil de suivi financier. Et pour ce faire, j'ai choisi Google Sheets comme outil. Vous voyez, au fil des années où j'étais étudiant, je me suis familiarisé avec Excel, puis avec Google Sheets. Dans ce cours, je vais donc vous montrer les compétences de base et les formules qui vous permettront de créer et de personnaliser votre propre outil de suivi financier mensuel. Tout d'abord, je vais vous montrer comment fonctionne Google Sheets, où les trouver. Vous découvrirez ensuite les formules de base et les options de mise en forme qui vous aideront à créer le suivi financier. Enfin, je vais vous expliquer étape par étape comment j'ai créé un outil de suivi des dépenses mensuelles qui répond à mes besoins. Ce cours est destiné aux débutants en finance et Google Sheets et ne nécessite aucune connaissance préalable. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un ordinateur et d'une connexion Internet pour commencer. Et si vous regardez ce film, il y a de fortes chances que vous soyez déjà prêt. Donc, si vous êtes toujours ouvert à l' idée de mieux utiliser Google Sheets et créer votre propre outil de suivi financier. Alors je te verrai dans la première leçon. 2. Projet du cours: Super, bienvenue dans ce cours. Dans cette leçon, je vais vous parler du projet de classe et ce sera très simple. À la fin de ce cours, je souhaite que vous créiez vos propres Google Sheets, des modèles de budget en utilisant les principaux points à retenir de ce cours et que vous en publiiez une capture d'écran dans la galerie de projets afin que d'autres puissent s'inspirer et voir les progrès que vous avez réalisés. Mais la chose principale que je tiens à souligner ici est qu'il est très important d' essayer de nouvelles choses au fur et à mesure que vous les apprenez. Vous voyez, notre cerveau n'est pas conçu pour conserver des informations alors que nous ne le faisons pas. Pour l'utiliser, je vous encourage à ouvrir Google Sheets et à m' accompagner en interrompant ce cours en cours de route et essayant les choses que je vous montre vous-même. De cette façon, vous augmenterez vos chances de vous souvenir de quelque chose lorsque vous en aurez besoin à l'avenir. Cela étant dit, je vous verrai dans la première leçon où je vous montrerai comment démarrer avec Google Sheets. 3. Leçon 1 : Dans cette leçon, je vais vous expliquer comment démarrer avec Google Sheets. Alors, que sont-ils ? Vous pouvez trouver Google Sheets si vous allez sur sheets.google.com, cela ouvrira un nouvel onglet de navigateur. La façon dont les feuilles fonctionnent est qu'elles se trouvent essentiellement dans votre navigateur. Vous devez vous connecter avec votre compte Google pour les consulter. Google Sheets se trouve essentiellement dans votre compte Google Drive. Si vous souhaitez y accéder, vous pouvez vous rendre sur drive.google.com. Et ici, vous pouvez voir tous mes documents Google. Vous n'avez pas besoin de parcourir le lecteur pour trouver les Google Sheets à chaque fois. Tapez simplement sheets.google.com et vous les trouverez également dans un nouvel onglet de navigateur Vous pouvez cliquer sur ces neuf points ici, faire défiler la page un peu vers le bas et cliquer sur les feuilles pour accéder à vos feuilles Google Sheets afin de créer une feuille vierge Cliquez simplement ici et cela créera une nouvelle feuille pour vous. Si vous connaissez Microsoft Excel, y a de fortes chances que ces compétences se transfère très bien vers Google Sheets. Et si vous utilisez une formule dans Excel, elle fonctionnera probablement également dans Google Sheets. Donc, tout d'abord, pour renommer votre feuille , vous devez monter ici, puis saisir le nom. Je vais nommer cet outil de suivi de l'argent. Maintenant, chaque fois que je reviens sur sheets.google.com, vous verrez que c'est là. Mon outil de suivi de l'argent. Si je clique dessus, la même feuille s'ouvre. Maintenant, une bonne chose que vous pouvez faire pour accéder plus rapidement aux feuilles depuis votre ordinateur est de cliquer sur cette étoile ici, qui ajoutera Google Sheets à vos favoris. Vous les verrez donc apparaître ici chaque fois que vous ouvrez votre navigateur. Vous pouvez avec le bouton droit sur cet onglet et cliquer sur Épingler Vous remarquerez que cet onglet se rétrécit à chaque fois que vous ouvrez votre navigateur, cet onglet s'ouvre également. Il sera donc définitivement épinglé sur votre navigateur. Et pour un outil de suivi de l'argent, c'est très utile et vous pourrez voir toutes vos finances en un coup d'œil. Mais si vous ne voulez pas le faire, ne vous inquiétez pas. Un autre avantage de Google Sheets est que vous pouvez le partager avec d'autres personnes. Donc, si vous arrivez ici et que vous cliquez sur Partager, cela vous permettra de copier le lien de cette feuille. Vous pouvez également cliquer ici, disons n'importe qui avec le lien. Ensuite, au lieu de viewer, choisissez éditeur. Désormais, chaque fois que vous partagez ce lien avec quelqu'un d'autre, celui-ci pourra apporter des modifications à votre Google Sheet. Si vous choisissez Viewer. Ils pourront uniquement voir le contenu de la feuille, mais pas réellement en modifier le contenu. Maintenant, si vous n'êtes pas du tout familier avec feuilles et que vous ne savez pas ce que sont toutes ces choses, toutes ces options de mise en forme et tout le reste. Le meilleur conseil que je puisse donner est d' utiliser ce menu d'aide ici. Donc, si vous voulez modifier quelque chose ou insérer quelque chose, il y a peut-être une formule que vous voulez trouver. Vous pouvez simplement le mettre ici et Google Sheets le trouvera automatiquement pour vous. Par exemple, si je veux ajouter des cellules, je vais juste dire somme et je vais me donner beaucoup d'options ici, en insérant la fonction somme, donc ma fonction et bien d'autres. Donc, en gros, si vous êtes bloqué et ne savez pas comment faire quelque chose, utilisez simplement la fonction d'aide ou, si vous êtes sur Mac, cliquez sur Option et barre oblique inverse pour immédiatement à la fonction d'aide et commencer à taper quelque chose. Si vous avez déjà utilisé Google Sheets ou Excel, vous savez que les formules jouent un rôle très important. Dans la prochaine leçon, je vais vous présenter les formules de base dont vous aurez besoin pour suivre vos finances. Je te verrai là-bas. 4. Leçon 2 : Dans cette leçon, je vais vous expliquer comment fonctionnent les formules dans Google Sheets. Les formules sont essentiellement l'épine dorsale du fonctionnement de Google Sheets ou d'Excel. apprendre vous aidera donc à améliorer votre flux de travail au moins dix fois par rapport à nos formules. Lorsque vous marchez sur une cellule dans Excel, vous pouvez soit la saisir directement, soit mettre des valeurs égales. Cela signifie que vous allez taper une sorte de formule, par exemple vous pouvez taper égal à trois plus sept, et une fois que vous avez appuyé sur Entrée, allez cracher dix. Maintenant, si vous revenez à cette cellule, vous remarquerez qu'ici, dans le champ de formule, elle affiche en fait la formule dans la cellule. Il montre le résultat de cette formule. Vous pouvez également faire glisser des formules vers le bas pour les appliquer à d'autres cellules. Donc, si je clique sur ce petit rectangle et que je fais glisser cette formule vers le bas, il y en aura dix dans chaque ligne. Et vous verrez que la formule est égale à trois plus sept. Maintenant, si je change celui-ci, le second en trois fois dix, ce sera 30, puis je les surligne tous les deux et je les fais glisser vers le bas. Il devrait répéter le schéma. Google Sheets reconnaît donc que c' était dix avant et après, et je suis allé dupliquer cela, dupliquer le modèle. Bien sûr, certains modèles compliqués ne fonctionneront pas, mais s'ils sont suffisamment simples, Google Sheets le comprendra. Nous avons appris à additionner des nombres de base, mais que se passe-t-il si vous avez, disons, beaucoup de nombres ici et ensuite vous voulez les additionner, mais afficher les résultats, par exemple en C1 dans cette cellule. De plus, il existe une formule appelée somme. Vous allez donc taper à nouveau égaux pour commencer la formule, entre crochets ouverts. Et puis, ce qui est vraiment utile, c'est Google Sheets vous indiquera toujours ce que vous devez mettre ensuite. Il a besoin d'une valeur, alors disons une. Ensuite, vous allez mettre une virgule et il faut une deuxième valeur. Je vais donc en voir deux. Si je clique sur Entrée maintenant, cela génère un trois, ce qui signifie que la somme de un à deux est égale à trois. Maintenant, ce que vous pouvez également faire avec la fonction somme est de taper égal à somme, ouvrir des crochets et de sélectionner tous les nombres que vous souhaitez additionner. Donc, si je les sélectionne tous, que je clique sur Entrée, ça va générer 78, qui est la somme de tous ces nombres. Maintenant, la prochaine formule cool est appelée unique. Il vous permet essentiellement de trouver valeurs uniques à partir de vos données. Cela sera utile plus tard car nous allons vouloir ajouter catégories individuelles dans notre outil de suivi financier. Par exemple, si j'ai tous ces mots ici, certains se répètent et d'autres ne le sont pas. Et je viens ici, je suis unique, puis je sélectionne toutes ces options ici. Il ne recrachera que ceux qui sont uniques. Ça ne va pas répéter le chien deux fois. Vous pourrez voir à quel point cela pourrait être utile plus tard, deux catégories spécifiques distinctes dans votre outil de suivi financier. Et la formule suivante, qui est probablement la plus difficile, s'appelle somme. S'il additionne essentiellement des cellules fonction de leur adéquation à un certain critère, par exemple si j'ai à nouveau tous ces noms d' animaux, puis j'ai un numéro à côté de chacun d'eux. Disons que le nombre est dix pour chacun d'eux, je peux taper égal à la somme F, puis cela me dit de sélectionner une plage. Donc, orange serait un nom d'animal. Ensuite, je vais mettre une virgule. Maintenant, il me demande un critère, en gros, lequel de ces animaux dois-je additionner ? Je vais juste cliquer sur chien, regarder tous ces animaux, puis sélectionner les chiens et additionner tous les chiffres pour les chiens. Voyons voir, il y a 123456 chiens, donc le nombre devrait être de 60 à la fin. Ensuite, je vais mettre une virgule, indiquer à Google Sheets ce que je voulais ajouter. Il s'agit donc essentiellement de tous ces chiffres et si je clique sur Entrée, cela devrait générer un 60. Encore une fois, ce qui s'est passé ici, c'est que nous avons tout d'abord sélectionné toutes nos catégories, donc tous les animaux. Ensuite, nous avons demandé à Google Sheets, lequel voulons-nous additionner ? Et puis j'ai finalement montré les chiffres auxquels cela devrait s'additionner si la catégorie correspond à un chien Je peux également choisir un critère différent, par exemple chat, et il va résumer tous les chiffres à l'exception de Cat. Voyons donc combien de chats il y a. 123,4. Le nombre est donc de 40, donc quelque peu unique. Et certaines fonctions IF seront très utiles pour créer le suivi financier. Dans la leçon suivante, je vais vous montrer comment embellir votre feuille Excel à l'aide de la mise en forme conditionnelle. On se voit là-bas. 5. Leçon 3 : Dans cette leçon, vous allez découvrir la mise en forme conditionnelle, qui vous permet essentiellement de modifier l'apparence d'une cellule en fonction de son contenu. Par exemple, vous pouvez spécifier que si une valeur dans une cellule est inférieure à zéro, elle sera colorée en rouge. Ou si la valeur est supérieure à zéro, elle sera colorée en vert. Voici comment procéder. Tapons quelques valeurs ici, par exemple dix moins trois Entrez et mettons quelque chose comme un chien, disons quelque chose de aléatoire, quelque chose d'aléatoire. Maintenant, je vais tous les sélectionner, aller dans Format, puis dans Formatage conditionnel. Cela va ouvrir ce panneau ici sur la droite. Par défaut, si la cellule n'est pas vide, elle sera mise en forme en ajoutant une couleur verte. Et nous pouvons changer cela. Supposons, par exemple que je veuille colorer uniquement les cellules dont la valeur est supérieure à zéro en vert et laisser les autres vides. Je vais venir ici, formater les cellules F et rechercher plus que, leur bureau, plus grand que. Ensuite, je vais saisir zéro. Et vous pouvez immédiatement voir les changements se produire dans les feuilles, sorte que seules les dix ont la couleur. Maintenant. Maintenant, si je veux colorer la cellule qui dit chien, par exemple orange, je peux descendre jusqu' en bas et cliquer sur Ajouter une autre règle. Ensuite, dans les cellules de format, si je dois choisir des textes, contenir et taper un chien, puis je vais changer la mise en forme en orange. Vous pouvez voir que la cellule où se trouvait le chien est maintenant orange. Alors maintenant, si je change moins deux en trois, par exemple , il deviendra vert car il est supérieur à zéro. Et si je change quelque chose en chien, il deviendra orange parce que c'est écrit chien Je peux aussi faire glisser ces cellules vers le bas pour qu'elles emportent leur mise en forme conditionnelle. Donc, par exemple, si je tape moins deux ici, cela deviendra juste un blanc. Vous pouvez maintenant revenir à la mise en forme conditionnelle et ajouter d'autres règles ou supprimer des règles si vous le souhaitez. Voici donc les bases de la mise en forme conditionnelle. Et dans la prochaine leçon, nous allons appliquer toutes les formules astuces que nous avons apprises jusqu'à présent pour créer notre propre modèle de suivi financier. On se voit là-bas. 6. Créer le modèle de suivi financier: Dans cette leçon, nous allons créer un modèle de suivi financier simple dans Google Sheets. Tout d'abord, je vais taper des feuilles point new pour créer un tout nouveau Google Sheet. Je vais l'appeler Money Tracker. Ensuite, dans la cellule A1, je vais mettre une catégorie. Ensuite, je vais mettre les revenus, catégories et les dépenses dans la cellule A2. Je vais cliquer avec le bouton droit de la souris, faire défiler l'écran vers le bas et choisir la liste déroulante. Cela me permettra de créer des catégories pour mes revenus. Donc, ici à droite, je peux spécifier les catégories. Supposons donc que la deuxième catégorie de revenus soit une activité secondaire. Vous pouvez également choisir des couleurs différentes pour chacune de ces catégories. Il sera simplement plus facile de les différencier lorsque vous les choisirez par la suite. Au fait, tu peux toujours y retourner et tout changer plus tard. Cliquez sur OK, puis revenez à la catégorie et faites-la glisser vers le bas. Passons simplement à 100 cellules de la catégorie des dépenses. Encore une fois, cliquez avec le bouton droit de la souris, accédez à la liste déroulante et spécifiez vos catégories de dépenses. Ici, vous en aurez probablement beaucoup plus. Par exemple, les services publics, les sorties , les vêtements, la nourriture, les abonnements, etc. Cliquez sur Terminé. Encore une fois, revenez ici et faites-les glisser vers le bas pour qu'ils correspondent à la longueur des catégories de revenus. Maintenant, sélectionnez B, qui mettra en évidence toute la colonne des revenus. Ensuite, dans le format ici, cliquez sur Formater en tant que devise, faites de même pour la colonne des dépenses. Maintenant, chaque fois que vous entrez un nombre ici, par exemple 500, il sera formaté en dollars. Je pourrais alors entrer dans cette catégorie et classer ces 500$ dans la catégorie des revenus d'emploi. Je peux faire exactement la même chose pour mes dépenses. Donc, par exemple , 30$, je peux venir ici et choisir des abonnements. Maintenant, si vous êtes d'accord avec la catégorie, vous pouvez simplement agrandir la cellule. Ensuite, je vais surligner la première ligne en cliquant sur celle-ci, en l' affichant, en figant, puis en bloquant une ligne, la première ligne en cliquant sur celle-ci, en l' affichant, en figant, puis en bloquant une ligne, la première ligne, de sorte que lorsque je fais défiler la page vers le bas, elle reste en haut. la première ligne, de sorte que lorsque je fais défiler la page vers le bas, elle reste en haut. Je vais juste ajouter quelques dépenses supplémentaires ici. Il sera donc plus facile de visualiser ce que nous allons faire ensuite, d'accord, ensuite, tapant les revenus plutôt que les dépenses, puis les économies. Ce sera le résumé de toutes vos catégories, à droite, du type de revenu égal. Il s'agira d'une formule, une fourchette ouverte, puis de la sélection de tous vos revenus. Et cela va résumer chaque cellule de la colonne Revenus. Si j'ajoute une autre source de revenus, par exemple 50$, le résumé sera mis à jour et indiquera 550. Maintenant, dans la colonne des dépenses, tapez « somme » et faites exactement de même. Mais pour la colonne des dépenses, une fois que vous aurez cliqué sur Entrée, toutes vos dépenses seront résumées. Les économies nous indiqueront le montant que nous avons économisé ce mois-ci . Entrez le revenu sélectionné moins les dépenses. Maintenant, je veux que mes économies soient belles si elles sont supérieures zéro et moins belles si elles sont inférieures à zéro. Je vais donc cliquer sur la cellule d'épargne. Vous faites du formatage et du formatage conditionnel. Ensuite, dans les cellules de format, si je dois sélectionner une valeur supérieure à et taper zéro , mes économies seront colorées en vert. S'ils sont supérieurs à zéro, je vais faire défiler l'écran jusqu'au bas et cliquer sur Ajouter une autre règle. Maintenant, je vais choisir une valeur inférieure ou égale à zéro et modifier la mise en forme pour lire et cliquer. C'est fait. Alors maintenant, si j' ajoute plus de dépenses et que mes dépenses sont réellement supérieures à mes revenus, la cellule réceptrice deviendra rouge. Maintenant, je veux voir combien j'ai dépensé pour chaque catégorie au total. Donc, par exemple, combien j'ai dépensé en nourriture au total, puisque je ne vais pas aller ici et calculer chacune d'entre elles. Et pour cela, nous allons utiliser les fonctions uniques et certaines fonctions IF que nous avons apprises plus tôt. Je vais venir ici et parler des dépenses par catégorie. Je peux également surligner toutes ces cellules et les mettre en gras en appuyant sur Commande et V ou Ctrl V si vous utilisez Windows. Maintenant, je vais déplacer une cellule vers le bas et taper équivaut à crochet ouvert unique et sélectionner toutes les catégories de dépenses, mais en veillant à ne pas inclure le mot catégorie. Et voilà, il a répertorié toutes les catégories qui sont uniques. Ensuite, je veux additionner les dépenses pour chacune de ces catégories. Et pour cela, je vais utiliser la fonction sum f égale somme crochets ouverts et elle a besoin d'une plage et la plage correspond à nos catégories. Je vais donc simplement sélectionner la colonne C pour la sélectionner entièrement, maintenant une virgule. Et il me demande un critère qui sera cette catégorie de dépenses plutôt que virgule et une certaine fourchette concerne les dépenses, la colonne D pour les sélectionner toutes et les saisir. Maintenant, Google Sheets m' a automatiquement demandé si je voulais remplir automatiquement les autres catégories que je vais choisir, puis accéder à la cellule dans laquelle j'ai écrit la formule et la faire glisser jusqu' au bas. La raison pour laquelle je viens de le faire est que si j'ajoute une autre année de catégorie qui n' a pas encore été utilisée, par exemple les utilitaires, la fonction unique une autre année de catégorie qui n' a pas encore été utilisée, par exemple les utilitaires, la fonction unique en ajoutera une automatiquement. Et puis, si je tape une dépense pour les services publics, elle sera également comptabilisée automatiquement. Vous remarquerez maintenant qu' il y a un tas de zéros ici que je ne veux pas voir. Et pour cela, encore une fois, nous pouvons utiliser la mise en forme conditionnelle je peux trouver ici, sélectionner la première cellule, puis cliquer sur Commande, Shift, Flèche vers le bas pour tout sélectionner jusqu' à la cellule tout en bas contenant quelque chose. Vous pouvez utiliser la touche Ctrl Shift (flèche vers le bas) sous Windows. Maintenant, je vais passer à Format et parler de mise en forme conditionnelle ici dans les cellules de format. S'il s'agit d'un champ, je vais choisir égal à zéro. Vous verrez maintenant que seules les cellules contenant des zéros sont affectées. Ensuite, je vais juste choisir le blanc ici et la couleur du texte blanc pour les rendre invisibles. Je vais cliquer sur OK, et maintenant les zéros ne sont plus visibles. Donc, chaque fois que j'ajoute une nouvelle dépense, par exemple 1 000 dans la catégorie des services publics. Désormais, la somme de tous mes services publics s'affichera automatiquement dans la colonne des dépenses Il existe deux catégories totales services publics et certaines d'entre elles s'élèvent à 1 100. Et c'est ce que je vois ici. Je peux également sélectionner la commande à cent clics, flèche Shift vers le bas à nouveau pour sélectionner chaque cellule contenant quelque chose, et choisir ce signe dollar pour le formater en dollars. Et voici mon outil de suivi des revenus et des dépenses pour le mois. Mais que se passera-t-il lorsque ce mois se termine et qu'un autre commence ? Je veux créer un modèle pour ne pas avoir à recréer à nouveau pour le mois suivant Je vais mettre en évidence mes dépenses et mes revenus et cliquer sur Supprimer pour les supprimer tous. Ensuite, en bas, je vais double-cliquer sur cette feuille et la nommer modèle. Maintenant, je ne toucherai plus jamais à la feuille de modèle. Chaque fois qu'un nouveau mois commence, je clique avec le bouton droit de la souris et je choisis Dupliquer. Je vais renommer la copie du modèle avec le mois et l'année en cours, puis je peux simplement la déplacer vers la gauche. Donc, pendant tout le mois de février, je vais juste utiliser cette feuille de février. Et chaque fois qu'un mois arrive, je vais cliquer avec le bouton droit sur le modèle, le dupliquer à nouveau, le renommer, le faire glisser jusqu'au début. Et voici un nouveau tracker mensuel pour le mois prochain. Et c'est tout. Vous pouvez modifier ce modèle comme vous souhaitez et l'utiliser pour suivre vos propres finances. Parce que ce qui est mesuré s'améliore. 7. Partage de Google avec d'autres: Dans cette leçon, je vais vous montrer comment partager votre modèle de financement avec vos amis ou toute autre personne. Pour ce faire, cliquez ici pour partager le lien, ouvrez un nouvel onglet dans votre navigateur et collez le lien avec Control ou Command V. Ensuite, vous allez vouloir tout supprimer jusqu'à la dernière barre oblique. Donc, à partir de l'édition, vous devez supprimer, puis simplement mettre Copier à la place. Maintenant, surlignez l'ensemble de ce lien avec Command ou Control a et copiez-le à nouveau. Vous pouvez ensuite envoyer ce lien à quelqu'un. Et une fois qu' ils auront cliqué dessus, ils pourront créer eux-mêmes une copie de votre modèle de suivi financier. Ainsi, vous n' aurez pas à travailler sur le même document et modifier les finances de chacun , mais chacun disposera d'un modèle de financement personnalisable distinct. 8. Conclusion: Vous avez donc atteint la fin de ce cours. Toutes mes félicitations, et j'espère qu'il y a au moins une chose que vous en retirerez et que vous utiliserez dans votre propre vie. Bien sûr, la meilleure chose à faire lorsque vous essayez apprendre de nouvelles choses est de les utiliser. Parce que si vous savez qu'une formule existe dans votre esprit, il y a de fortes chances que vous l' oubliiez si vous ne l' utilisez pas au fil du temps. C'est pourquoi je vous encourage à partager une capture d'écran du modèle de financement que vous avez créé en appliquant ce que vous avez appris dans ce cours dans la galerie de projets. Et encore une chose, si cela vous a été utile, pourriez-vous me faire une faveur et m'aider à m' améliorer en laissant un avis pour ce cours. Juste par curiosité, je veux savoir ce que tu en as pensé. J'espère que vous l'avez apprécié et que vous en avez tiré des connaissances. Merci encore, bonne chance et au plaisir de vous revoir lors des prochains cours.