Introduction à la gestion de projets (par un ingénieur)

1. Introduction !: Bonjour à tous. Je m' appelle oui, Benito County. Et je suis ici pour vous parler un peu de mon expérience en gestion de projet. Je sais qu'il y a tellement de cours. Il y a des cours de gestion de projets avec fondations qui sont beaucoup d'estampes, deux cours, il y a beaucoup de méthodologies que différentes entreprises suivent, mais je suis ici pour vous donner un petit aperçu. de mon expérience avec la gestion de projet en tant que débutant, tant que personne au début de leur carrière. Et que vous ayez une idée pour que vous l' appliquiez à votre université ou n'importe où dans votre projet que vous pourriez avoir. Et ce que vous allez réaliser c'est que beaucoup de ces techniques sont choses que vous appliquez depuis quelques mois ou ces dernières années. Vous ne les appelez simplement pas la gestion de projet. Je vais juste parler un peu du démarrage d'un projet, maintenance d'un projet et de la fermeture du projet, et de quelques outils et astuces cours de route sans aucun contexte, une certification que j'ai été capable de comprendre, de saisir et d'apprendre rapidement tout au long de mon parcours. 2. Concepts clés.: Certains des concepts que j' aimerais vous présenter, pour que vous puissiez poursuivre vos recherches, afin vous compreniez ce qui doit être fait dans le cadre d'un projet. Certains d'entre eux peuvent être appliqués la fois à l'industrie et à votre projet général que vous pourriez avoir à l'université ou à l'école. Tout d'abord, la première chose est quelle est la portée du projet ? Cela signifie simplement, quel est l'objectif du projet ? La substance du projet est constituée de ce que vous devez faire cours de route pour atteindre cet objectif final. La deuxième chose qu'il est très important pour vous de comprendre, c'est les ressources nécessaires au projet. Lorsque vous planifiez le projet, quels sont les différents domaines dont vous pourriez avoir besoin, les personnes dont vous pourriez avoir besoin, matériaux dont vous pourriez avoir besoin, peut-être certains laboratoires, etc., que vous étudiez. Cela nécessite une planification supplémentaire afin que vous puissiez comprendre quels sont les différents domaines dans lesquels vous devez exploiter afin d'atteindre l' objectif final du projet. Une autre chose qui est également très importante est finance pour vous assurer que votre projet est en ligne. Comment savoir s' il est en ligne ? Et l'une des principales choses que vous devez examiner ici est la finance. Et cela est souvent mesuré par vos indicateurs de performance clés, choses comme votre IPC, SPI, etc., dont je reviendrai en détail plus tard, consiste davantage à comprendre où se trouve votre projet par rapport à votre le calendrier et les coûts que vous avez estimés au début de votre projet. Une autre chose que vous pouvez également examiner concerne les moyens de maintenir votre projet. Disons que si votre projet ne se déroule pas comme prévu, que pouvez-vous faire pour le ramener ? Que pouvez-vous faire pour dire que nous atteindrons toujours un objectif à une certaine date que nous avons mentionnée à un client ou si vous avez une date limite pour vos professeurs. Et c'est quelque chose qui est très important et il faut souvent le faire sans compromettre l'objectif final. Nous cherchons plutôt des moyens d'améliorer ce que vous possédez. Peut-être pourrait-il envisager de modifier votre portée. Peut-être qu'il pourrait s'agir d'ajouter des ressources supplémentaires en fonction de votre situation. C'est également quelque chose que vous devez examiner. Et une autre chose importante à savoir est la clôture d'un projet. Vous devez savoir ce que cela signifie pour vous dire que la fermeture d'un projet est quelque chose qui comporte une date de début et une date de fin. Il est donc important de savoir que vous avez une idée du moment où vous pouvez dire que votre projet est terminé. Est-ce lorsque nous livrons quelque chose au client ? Ou est-ce simplement lorsque nous atteignons un certain objectif à l'intérieur ? Ou quand nous avons un prototype qu'il est très important de définir au tout début. La dernière chose que je voudrais mentionner, c'est votre équipe, les personnes avec lesquelles vous travaillez, vous devez être en mesure d'établir une relation de confiance et vous devez travailler les uns avec les autres pour atteindre la finale. objectif du projet. 3. Cycle de vie simple.: Passons en revue un cycle de vie simple sur la façon dont un projet pourrait ressembler. Et je le ferai à la fois en termes d'industrie et de projet universitaire en cours de route. La première chose est donc de recevoir votre mémoire, et dans ce cas, il s'agit davantage de ce qu'ils exigent du projet. Cela impliquerait donc ce que nous voulons atteindre. Prenons, par exemple, un simple stylo. Ils diraient que, d' accord, nous voulons, à la fin de la journée, avoir un stylo prêt et cela doit être fait dans environ six mois. Donc, ce que vous devez faire essentiellement à ce stade c'est que vous avez un mémoire initial et vous comprenez ce que vous voulez, vous vous en éloignez. Vous avez une carte initiale dans laquelle vous essayez de comprendre ce que veut le projet ? Quel est l'objectif final du projet ? Quelles seraient les ressources potentielles du projet ? Et je peux, dans ce cas, si vous êtes étudiant ou entreprise, si vous travaillez pour l'industrie, gérer ce projet. Avons-nous la capacité d' exécuter réellement ce projet ? Et c'est ce qui serait votre premier pas ? Ce serait presque comme un calcul très rude que vous avez devant vous pour voir dans quoi vous vous embarquez. Il s'agit donc d'une étape initiale, mais à ce stade, vous pourriez avoir d'autres questions à poser au client. Vous pouvez peut-être aller voir différents domaines que vous souhaitez voir en tant que chef de projet. Et puis, à ce stade, une fois que les deux parties sont d'accord et que vous êtes satisfait de ce que vous allez faire. C'est à ce moment que vous allez de l'avant et utilisez Peak à d'autres personnes au sein de votre entreprise, vous vous assurez que tous vos budgets sont terminés et vous vous assurez que vous êtes prêt pour le début de ce projet. C'est ici que votre équipe intervient. Et il s'agit d'un groupe de personnes expérimentées dans différents domaines qui ont des compétences différentes. Et vous vous réunissez tous et vous, en tant que chef de projet, il est de votre devoir de vous assurer que tout le monde comprend ce qu' il est censé faire. Et ce n'est pas à vous d' entrer dans tous les détails techniques. agit plutôt de s'assurer qu'ils comprennent l'objectif final, façon dont cela se ferait repose sur leurs domaines d'expertise, c'est leur devoir de l'examiner. Vous assignez simplement ce devoir et vous dites que c'est ce que nous essayons d' atteindre et c' est l'objectif final du projet. C'est donc ici que l'équipe intervient et il est très important pour vous de vous assurer que tout le monde est satisfait de ce qu'il fait. Tout le monde attend avec impatience ce qu'il fait et maintient le moral au sein de l'équipe et de l'ensemble du projet. Maintenant, une fois le projet lancé, vous allez maintenir votre projet à l'aide Microsoft Project Plan ou vous pouvez utiliser différents outils tels que des feuilles de route avec Visio, cela dépend vraiment de la taille de le projet dépend de ce que vous êtes plus à l'aise en tant que chef de projet. Voici quelques-uns des outils dont je parlerai un peu plus tard. Et nous allons les parcourir et comprendre ce qui vous conviendrait probablement le mieux. Donc, en regardant cela, vous maintenez le projet à ce stade. Maintenant, votre équipe se penche sur différentes choses. Comment se lever, comment sortir ce stylo ? De quelles couleurs avons-nous besoin ? Peut-être quel est l'objectif final du stylo et combien de temps faut-il durer, etc. Votre équipe fait tout cela et vous veillez à ce qu'elle atteigne les livrables ou les jalons qu'elle pourrait avoir en cours de route avant d'atteindre l'objectif final. Disons donc qu'à ce stade, tout se passe bien. Cela signifie que votre travail n'est presque rien à ce stade, je dirais, mais ce n'est jamais le cas. Il y aura toujours quelque chose qui arrivera. Leur équipe peut avoir besoin de ressources supplémentaires. Votre équipe peut avoir besoin d'un expert pour examiner quelque chose, ou peut-être que quelqu'un est malade, etc. C'est donc là que vous commencez à ajuster votre plan. Examinez différentes choses que vous pouvez faire en tant que chef de projet. Certaines des questions que vous pouvez poser à votre équipe pour être très inclusif et pour s'assurer que tout le monde est satisfait de ce qu'il fait est : que puis-je faire pour vous aider ? Avez-vous besoin d'aide dans tous les domaines ? Y a-t-il quelque chose que je peux faire qui profitera à vous et à votre équipe ? Y a-t-il quelque chose que je peux faire pour m'assurer que nous respectons notre calendrier ou que nous nous assurons de respecter notre budget ? Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour vous assurer que vous êtes en ligne avec votre équipe. Et disons que vous n'allez pas prévu et que vous êtes à ce rythme, n'allez pas finir selon la chronologie. Vous avez dit que c'est à ce moment que vous devez commencer à ajuster votre projet. Vous examinez probablement différents domaines dans lesquels vous pouvez ajouter un certain nombre de personnes ou vous pouvez supprimer un certain nombre de personnes qui ne correspondent peut-être pas exactement au rôle d'expert auquel vous avez besoin. Et vous devez comprendre cela en parlant à différentes personnes. Vous communiquez avec les dirigeants, vous communiquez avec des ingénieurs, etc., qui que ce soit dans votre projet. Ou si c'est l'université, vous examinez votre équipe et vous dites, accord, y a-t-il d'autres domaines dans lesquels vous pouvez aider ? Ensuite, vous essayez de déplacer les gens. Au bout du compte, toute l'équipe travaille pour atteindre l'objectif. Supposons que vous ayez surmonté cela et que vous envisagez maintenant de comprendre enfin l'objectif final. Et vous dites, d'accord, nous sommes arrivés à la fin de notre projet. Maintenant, comment évaluez-vous cela lorsque vous examinez les exigences initialement données par le client et que vous vous assurez que toutes les exigences ont été respectées ? Et à ce stade, si tout a été atteint, vous êtes satisfait et le projet est terminé, alors allez-y, vous le soumettez au client et il doit officiellement clôturer le projet. En effet, comme je l'ai dit, un projet a un début et une fin et il faut s' assurer de suivre toutes les procédures en cours de route. C'est l' exemple le plus simple que je vous ai donné pour que vous compreniez simplement à quoi ressemblerait un cycle de vie. Cependant, en cours de route, vous rencontrerez beaucoup de difficultés, vous serez confronté à de nombreux défis. Et tout cela vous arrivera en fonction de la situation, des personnes et des ressources dont vous disposez en cours de route pour vous aider. C'est donc là que des lectures, des certifications ou des recherches supplémentaires peuvent vous aider à vous doter d'outils pour vous permettre de comprendre, accord, pour cela, il peut y avoir une certaine procédure, il peut y avoir une d'une certaine façon que je puisse l'accepter. Qu'est-ce que les gens avant moi ont fait pour passer par ce processus ? Il s'agit donc d'un exemple très simple, comme je l'ai dit, du cycle de vie. 4. Sur la bonne voie ? Hors des rails ?: assurer que votre projet est sur la bonne voie ou hors piste pour que vous compreniez cela consiste à examiner les indicateurs clés de performance clés. Il y en a donc beaucoup et différentes entreprises préfèrent en utiliser différentes. Et l'une des choses que je voudrais mentionner, c'est que quelles que soient celles que vous utilisez, assurez-vous qu'elles correspondent à ce que votre entreprise a besoin. Veille à ce que cela soit logique pour votre projet en fonction de sa taille, portée et de l' objectif final du projet. Il y en a quelques-uns dont j'aimerais parler aujourd'hui. Et les plus célèbres, SPI et CPI surgissent le plus. CPI est un indice de performance des coûts. Cela dépend en fait de la valeur gagnée, c' est-à-dire de la quantité de travail réellement accomplie par le coût que vous êtes censé utiliser pour cette quantité de travail. Cela vous donne maintenant une estimation de votre efficacité en termes d'utilisation du coût que vous avez budgétisé pour cette quantité de travail. Ce ratio est mesuré et s'il est inférieur à un, cela signifie que vous n'avez pas atteint l'objectif souhaité. d'autres termes, la quantité de travail que vous avez accomplie ne correspond pas à l'argent que vous avez déjà utilisé. Et cela signifie que vous devrez consacrer temps ou des efforts supplémentaires pour vous assurer que cela est atteint. Cependant, si vous l' avez au-dessus d'un, dans ce cas, cela signifie que vous avez des performances supérieures à votre échelle. Ce n'est pas toujours une bonne chose, car cela signifie que vous avez surestimé votre budget. Dans certains cas. C'est quelque chose qui doit être examiné si c'est moins ou plus, faut quand même examiner les conducteurs qui poussent cela et s'assurer que vous restez dans les limites de n'importe quoi. votre entreprise a besoin de. Tout le monde n'en cherche pas un. Vous êtes peut-être à la recherche de quelque chose juste au-dessus de 0,90, ce qui serait suffisant. Vous devez donc regarder ce que vous recherchez. Quel est votre objectif lorsque vous examinez votre IPC ? Un autre indice que je voudrais mentionner est SPI, qui est un indice de performance. Maintenant, comme son nom l'indique, et je pense que, comme vous pouvez déjà le deviner, il s'agit d'examiner dans quelle mesure vous vous débrouillez bien par rapport à votre emploi du temps en fonction de ce que vous avez prévu ou que vous livrez réellement ce que vous planifié. Il s'agit là encore d'une estimation de la valeur que vous avez acquise par rapport aux progrès que vous comptez avoir. Encore une fois, c'est la même chose en termes de ratio. Vous devez comprendre que, quel que soit le nombre, vous devez savoir si vous êtes en avance sur calendrier ou si vous êtes en retard et quels sont les moteurs pour cela ? S'il s'agit d'un projet de grande envergure, vous devez examiner différents domaines. Y a-t-il un domaine que vous pouvez avancer ou y a-t-il une zone qui sera lente pour les deux prochains mois mais qui deviendra plus rapide ? Donc, dans l'ensemble, cela va s'additionner. Une autre chose que j' aimerais mentionner est une réserve de risque. Aucun projet n'est maintenant complet sans risque. Vous devez comprendre que, surtout au sein de l'industrie où je suis en ingénierie, il y a des changements constants et de nouvelles choses apparaissent. À ce stade, vous devez donc comprendre et toujours prendre en compte les risques dans votre plan et dans les limites de votre budget. Vous disposez d'une réserve de risque que vous pouvez utiliser lorsque quelque chose se produit. Cependant, cela ne signifie pas qu'il est juste là et que vous pouvez l'utiliser constamment chaque fois que quelque chose de nouveau apparaît. Vous devez être en mesure de prendre en compte cela et vous devez être en mesure de dire que lorsque j' exécute ce test particulier ou lorsque j' exécute cette partie particulière du projet, il y a un risque que cela se produise mal et nous devrons peut-être le refaire. C'est donc là que le résultat du risque entre en jeu et que vous allez toujours être conforme au plan, car vous avez fait l'effort de le prendre en compte dès le début. Une autre chose que les gens examinent est la ressource. Ainsi, pour chaque projet, vous disposez d'un certain nombre de ressources demandées par une sous-équipe. Ce qui doit être examiné, c'est le projet est capable de fournir cette quantité de ressources, cette équipe particulière, Disons que, selon une certaine section du projet, une sous-équipe a demandé 40 personnes. Cependant, le projet est tout simplement en mesure de ne leur donner que 20 personnes. D'un autre côté, nous voyons que le SPI est d'environ 0,6. s'agit donc d'une explication où vous, en tant que Il s'agit donc d'une explication où vous, en tant que chef de projet, pouvez examiner la question et dire, d' accord, donc ils m'ont demandé 40, je ne peux leur donner que 20, ce qui signifie évidemment qu'ils ne sont pas en mesure pour exécuter le travail par calendrier parce qu'ils ne sont pas en mesure placer la ressource à cet endroit particulier. C'est à ce moment que vous devez aller parler à vos APM individuels, puis leur demander ce que vous pouvez faire en tant que chef de projet. Vous pouvez peut-être leur demander d'ici la prochaine fois, si je peux vous donner 20 ressources supplémentaires, existe-t-il un moyen de faire progresser notre SPI ? Existe-t-il un moyen de faire progresser notre IPC ? Et cela s'ajoutera au projet global SPI et CPI. que vous sachiez que pour un projet de grande envergure, chacune des sous-équipes et toutes leurs personnes sous elles, elles pourraient également donner des indicateurs de performance clés. Et cela s'ajoutera à l'indicateur de performance clé global du projet. Et c'est ce que votre direction ou les personnes au-dessus de vous paient pour le projet aimeraient généralement votre direction ou les personnes au-dessus de vous paient examiner pour s'assurer que le projet est sur la bonne voie. 5. Montrer les progrès.: Maintenant que nous avons parlé de certains outils, une autre chose importante que les gens veulent souvent voir quand le projet va se dérouler, c'est comment se déroule le projet ? Mais cela ne peut pas être simplement dû, oh, ça se passe bien, il faut pouvoir quantifier ces données. Et c'est là que les mesures jouent un rôle très important. Il existe différentes façons d'afficher mesures, d'afficher des tableaux, afficher des nombres, mais les graphiques sont souvent très efficaces pour afficher les données. Donc quelque chose que j'ai trouvé très utile graver et brûler les graphiques. Maintenant, il s'agit d'une représentation de la quantité de travail que vous avez accomplie et de la quantité de travail qu'il vous reste. C'est donc un excellent moyen d'afficher le bouton vers le haut. Par conséquent, des brûlures peuvent être pour certains jalons et certains produits livrables. Il n'est pas nécessaire que ce soit pour l'ensemble de votre projet si vous avez un projet très long. Cela montre donc que vous êtes sur la bonne voie ou hors piste et ce que vous faites pour y parvenir. Donc, vous auriez quelque chose comme une ligne où vous montrez ce que c'est censé être. Et ensuite, vous aurez une ligne si vous êtes au-dessus ou au-dessous, qui indique votre valeur réelle. Maintenant, cela montre que si vous êtes en ligne exactement, cela signifie que vous allez comme prévu et que vous n'avez pas besoin d'aide. Toutefois, si vous êtes en dessous ou au-dessus de la ligne, c'est à ce moment que vous devez vérifier si vous devez ajuster votre plan, si vous êtes au-dessus ou si vous êtes en dessous, que pouvez-vous faire pour vous assurer que vous êtes en ligne ? Il s'agit donc de graver et de brûler les graphiques. Et une autre excellente façon de montrer vos progrès ou quel est votre plan en tant que feuilles de route. Cela ressemble beaucoup au conseil dont je parlerais invisible. Il s'agit de montrer l'ensemble de la feuille pour atteindre l'objectif final. Et cela pourrait être l'utilisation produits livrables ou de jalons sur le chemin où vous dites, OK, donc les trois premiers mois, nous y sommes parvenus. Pour les trois derniers mois, nous aimerions y parvenir et pour les trois derniers mois, nous aimerions atteindre n'importe quel objectif. Ensuite, vous montrez cela en utilisant une petite ligne de progression où vous montrez que nous avons effectué 60 % du travail. Nous sommes sur la bonne voie pour finir d'ici cette date. C'est un excellent moyen pour vous montrer les progrès que vous avez cours de route sans quitter complètement la piste à la fois. Cela permet vraiment aux gens de se pencher là-dessus et de dire, d'accord, ils ont une idée des domaines dans lesquels ils se penchent. Une autre chose que j'aimerais mentionner, nos diagrammes de Gantt. Les diagrammes de Gantt sont extrêmement importants pour pouvoir afficher l'intégralité de votre chronologie et pour afficher vos principaux jalons sont les dates que vous souhaitez mettre en évidence à toute personne que vous présentez. à. Cela montre donc la progression jour après jour ou mois par mois ou semaine par semaine, en fonction de la quantité que vous souhaitez afficher et zones que vous souhaitez mettre en évidence dans votre diagramme de Gantt. Mais c'est un excellent moyen qui peut être utilisé à la fois à l'université. Il peut être utilisé dans l'industrie et vous permet vraiment de comprendre quel domaine vous devez vous concentrer ou quel domaine est primordial, car vous pouvez mettre en évidence certains domaines avec une étoile, par exemple, aussi simple que cela, mais vous démontrez que c'est une étape importante de votre projet. Un diagramme de Gantt est donc un autre exemple d' une excellente façon de montrer une représentation visuelle de votre plan, de votre calendrier et de la façon dont vous vous en sortez. 6. Conclusion !: Cela m'amène à la fin de cette vidéo. Merci à tous d'avoir regardé, et j'espère que cela vous a donné un petit aperçu et que vous prendrez quelques trucs et astuces et que vous l'appliquerez à différents rôles, quel que soit votre rôle . Merci à tous.