Guide Microsoft SharePoint pour les propriétaires de site : bibliothèques de documents

1. Introduction: Bonjour. Je m'appelle Robin et je vais présenter le cours sur les bibliothèques de documents SharePoint. Dans ce cours, nous allons passer en revue les bases des bibliothèques de documents, mais également approfondir les fonctionnalités spécifiques aux propriétaires de sites. Nous allons voir comment créer une bibliothèque de documents, comment télécharger des fichiers et des modèles, comment exploiter l'historique des versions, comment ajouter des métadonnées et les utiliser, comment créer et exploiter des vues, ainsi que des métadonnées dans les vues. Et nous allons examiner quelques fonctionnalités telles que l'approbation du contenu, les fonctionnalités vérification et de paiement, ainsi que les alertes et les notifications. Je vais également découvrir une autre façon de travailler avec bibliothèques de documents dans Share Point via l' explorateur Windows et OneDrive 2. Créer une bibliothèque de documents: Je vais commencer et mettre des informations sur notre point de partage. Pour ce faire, nous allons d'abord créer une bibliothèque de documents. Nous pourrions donc utiliser la bibliothèque de documents dont nous disposons déjà car celle-ci est créée par défaut avec chaque site SharePoint, mais je souhaite vous montrer comment en créer une nouvelle. Pour en créer un nouveau, il vous suffit de cliquer sur Nouveau depuis la page d'accueil. Bibliothèque de documents. Ici, vous aurez le choix entre créer une bibliothèque vierge, créer une bibliothèque à partir d'une bibliothèque existante ou utiliser l'un des modèles de Microsoft. Vous avez également des modèles disponibles auprès de votre organisation, ce qui n'est pas le cas ici. Mais pour l'instant, créons simplement une bibliothèque vide. Appelons-la MF Library. Vous pouvez ajouter une description ici si vous le souhaitez. Je ne vais pas le faire. Ce n'est pas nécessairement nécessaire. Et ici, vous pouvez vérifier si vous souhaitez qu'il apparaisse ou non dans la navigation du site. Dans ce cas, gardons-le comme « oui » et cliquons sur Créer. Vous pouvez maintenant voir que ma première bibliothèque apparaît dans la navigation du site, et par défaut, elle m'a ouverte la bibliothèque. Ici, je peux simplement cliquer sur Nouveau, créer des dossiers ou créer directement l'un des 65 premiers onglets de fichiers disponibles. Créons donc un Excel, par exemple. Il s'ouvrira par défaut dans Excel en ligne. Je peux taper des trucs. Textons-en un, par exemple. Et ici, en haut à gauche, vous pouvez voir que par défaut, il est enregistré. Ainsi, quelles que soient les modifications que vous apportez sur Excel et SharePoint, elles seront enregistrées automatiquement par défaut. Il n'est pas nécessaire de cliquer sur Enregistrer à chaque fois. C'est donc aussi un avantage. Je peux également le renommer. Appelons-le First Excel file. Parfait Si je m'en sors , il l'enregistrera. Pour le fermer, il suffit de fermer l'onglet et de le rafraîchir rapidement pour voir. Il apparaît maintenant ici sous forme de premier fichier Excel. Vous pouvez également télécharger des fichiers directement depuis votre ordinateur en cliquant sur Télécharger en sélectionnant directement les dossiers de fichiers si vous le souhaitez, ou vous pouvez également télécharger des modèles. Et si vous téléchargez un modèle, il sera directement disponible sous Nouveau ici, et les utilisateurs pourront commencer à utiliser votre modèle ici aussi simplement que cela. Vous pouvez également glisser-déposer directement vos dossiers ou fichiers dans SharePoint. Je n'ai aucun fichier d'exemple pour le moment, mais cela devrait être assez facile à faire. En outre, il faut garder à l'esprit que sur SharePoint Online, vous pouvez télécharger des dossiers directement sur les anciennes versions de Share Point. Il n'est pas nécessairement disponible. C'est l'un des inconvénients des anciennes versions de SharePoint. Si vous utilisez l'un d'entre eux, vous devrez utiliser un outil supplémentaire, et SharePoint ne le fournit pas tout de suite. Maintenant, imaginons que je veuille créer une nouvelle bibliothèque, et imaginons que des métadonnées sont déjà intégrées dans ma bibliothèque, donc je ne veux pas avoir à les recréer et à les recréer manuellement Je vais donc créer une bibliothèque qui copie les paramètres de la bibliothèque existante. Pour ce faire, vous pouvez soit retourner à la page d'accueil, soit accéder au contenu du site pour retrouver le nouveau bouton. Donc encore une nouvelle bibliothèque de documents. Et ici, je peux simplement sélectionner une bibliothèque existante. Et ici, cela me permettra d' accéder à d'autres sites auxquels j'ai accès et de sélectionner des bibliothèques provenant d'autres sites que je souhaiterais peut-être réutiliser pour ce site. Dans ce cas, je vais le conserver la page d'accueil des 65 cours et sélectionner ma première bibliothèque ici comme source. Cliquez sur Suivant. Il me demandera bien sûr de renommer la bibliothèque car elle utilise déjà ce nom Disons que c'est ma deuxième bibliothèque. Et désélectionnons ici. Je ne veux pas qu'il apparaisse dans la navigation et que je clique sur Créer. Parfait Maintenant, ma deuxième bibliothèque est créée. Dans ce cas, cela n'avait pas vraiment de sens car nous n'avons créé aucune colonne que la bibliothèque aurait pu récupérer. Mais une fois que nous aurons parlé des métadonnées et que nous commencerons à les utiliser plus tard dans ce cours, vous verrez un intérêt à ce que je vous montre juste une chose. Dans le contenu, vous pouvez maintenant voir tout le contenu que j'ai, et vous pouvez également voir ma première bibliothèque et ma deuxième bibliothèque. Ainsi, tout ce que vous ne voyez pas sur la page d'accueil affichera le contenu intérieur. Je vous montrerai plus loin dans ce cours comment modifier cette navigation et recréer un lien vers la deuxième bibliothèque qui ne s'affiche pas en haut 3. Tirer parti de l'historique des versions: La prochaine fonctionnalité dont nous allons parler est l'historique des versions. C'est en soi l'une des raisons pour lesquelles vous souhaiteriez passer à SharePoint plutôt qu'à un serveur de fichiers. C'est si puissant que ça. L'historique des versions vous permet essentiellement de suivre une version pour chaque modification d'un fichier. Ainsi, si vous faites une erreur, si le fichier est compromis, si des données sont effacées du fichier, vous pouvez restaurer une version précédente, comme si rien ne s'était passé Donc, généralement, par défaut, il est activé dans SharePoint. Mais si vous voulez vérifier s'il est activé ou non, et si vous voulez l'activer là où il ne l'est pas, comme les listes, par exemple, je vais vous montrer comment procéder. Donc sur ma bibliothèque. Vous devez donc d'abord accéder à la bibliothèque, l'application ou à la liste sur laquelle vous souhaitez l'activer. Par exemple, pour ma première bibliothèque que nous créons quatre, je vais aller dans les paramètres en haut à droite, et ici je vais me diriger vers les paramètres de la bibliothèque, ici, le numéro quatre. Ici, par défaut, cela me permettra simplement de modifier les paramètres de base de la bibliothèque, mais cela ne m'intéresse pas. Je veux plus de paramètres, je vais donc cliquer sur Plus de paramètres de bibliothèque. Vous voyez ici un écran que nous verrons très souvent dans ce cours. Il s'agit de l' écran de configuration d'une bibliothèque. Mais pour l'instant, ne regardons aucune de ces choses. Concentrons-nous sur l'option numéro deux ici, les paramètres de version ici Voici les différents paramètres que je peux utiliser pour les versions. Donc, l'approbation du contenu n'est pas vraiment liée à l'historique des versions. Continuons comme non. Nous en reparlerons plus tard dans le cours. L'historique des versions du document, c'est ce que nous voulons. Créez une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents. Vous pouvez voir qu'il est sélectionné pour créer des versions majeures uniquement. Vous pouvez également désactiver la version, ce qui n'a aucun sens, je ne la recommande donc pas. Et vous pouvez également créer des versions majeures et mineures. D'habitude, je le garde sous forme de versions majeures. Je ne vois pas vraiment de cas d'utilisation, ou je n'en ai jamais vu par le passé pour des versions mineures. D'habitude, je ne garde que les versions majeures. Ici, vous avez un nouvel ajout à SharePoint, la limite de temps de version. Dans ce cas, elle n'est pas utilisée, je n'impose donc aucune limite de temps aux versions de cette bibliothèque. Mais vous pouvez sélectionner l'option automatique. Les versions sont donc supprimées au fil du temps, manuellement, où vous pouvez sélectionner nombre de jours après lesquels elles seront supprimées, mais restons-le sans limite de temps. Parce qu'à mon avis, étant donné que le stockage SharePoint n' est généralement pas un gros problème pour les entreprises, je ne m'inquiète pas vraiment du nombre de versions. Ne fixons aucune limite de temps pour cela. Et ici, dans la limite du nombre de versions, vous pouvez sélectionner un certain nombre de versions, un nombre maximum de versions, et une fois que ce nombre de versions dépasse le nombre que vous avez indiqué ici, les autres versions du fichier seront supprimées. Laissons ce champ vide ici. Je ne veux pas fixer de limite, mais s'il le faut vraiment, je suggère d'en mettre 500, quelque chose comme ça. Ça ne devrait pas suffire. Ici, la sécurité des brouillons liée à l'approbation du contenu, donc pas vraiment à l'historique des versions. Oublions cela et exigeons le paiement, est également liée à une autre fonctionnalité dont nous parlerons plus tard. Donc, ignorons cela également. Cliquez sur OK, alors voici quelque chose que je me demandais également. Je me demandais pourquoi il n'y avait rien dans le nombre de versions ici. Vous demande de mettre un numéro de version ici. Donc, comme je l'ai dit, je vais en mettre 500 ici. C'est un bon chiffre. Cliquez, d'accord ? OK. Revenons donc à ma première bibliothèque maintenant. Et si je veux accéder à l'historique des versions d'un fichier, il me suffit de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris pour obtenir ce menu ou de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur les trois points, les points de suspension pour obtenir le même menu Ensuite, je peux aller en bas du menu et cliquer sur Historique des versions. Ici, vous voyez que j'ai quelques versions du fichier prêtes. Ainsi, le numéro un devrait être le fichier contenant des éléments vides, le numéro deux devrait être le fichier contenant le test 1, et le numéro trois devrait être le fichier renommé. Si vous souhaitez vérifier l'état du fichier dans chaque version ici, vous suffit de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur la version ici. C'est quelque chose que je ne peux pas faire car aucune licence Office n' est attribuée à mon environnement de test, malheureusement, mais si vous cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris, vous ouvrirez Excel, PowerPoint ou Word selon le type de fichier que vous avez, et vous aurez un ruban, un ruban gris où vous pourrez restaurer le fichier directement à partir d'ici et vous pouvez simplement vérifier son état le fichier était à la version initiale. Si vous êtes sûr de votre fichier, vous pouvez simplement indiquer la flèche sur la droite. Vous pouvez soit cliquer sur Afficher, ce que nous faisons comme je viens de vous dire de faire, soit cliquer sur Restaurer si vous souhaitez le restaurer depuis SharePoint plutôt Excel World ou l'application PowerPoint. Vous pouvez également supprimer des versions. Cela n'a pas vraiment de sens. D'habitude, nous n'avons pas de problèmes. En stockant les versions, elles pèsent moins que le fichier lui-même. Je ne suggère donc pas de modifier des versions. S'il y a trop de versions, SharePoint le fera tout seul, car nous avons défini une limite. Faisons la restauration ici. Ou tu sais quoi ? Je vais modifier le fichier et vous montrer qu'il crée une nouvelle version, d'accord ? Clôturons donc ceci. Ouvrons le fichier dans le navigateur. Ici, j'en ai un test. Modifions-le pour en tester deux. Enregistrez le fichier, puis quittez-le. Et je n'ai pas besoin de le rafraîchir car il s' actualise tout seul lorsque je clique sur Historique des versions. Cliquez avec le bouton droit sur Historique des versions, et c'est parti. J'ai le numéro quatre ici. Je vais maintenant tester la restauration de la version précédente. Donc, cliquons sur la flèche et sur Restaurer, et cela m'avertit que la version va bien sûr être remplacée, et cliquez sur OK, et voilà. Elle a remplacé la version. Comme vous pouvez le constater, il crée une nouvelle version une fois le fichier remplacé. Ainsi, vous ne perdez pas la version que vous possédiez déjà. Je peux toujours revenir à la version que je viens de modifier. Donc, si vous restaurez une version précédente et que vous vous rendrez compte par la suite qu'il s' agissait d'une mauvaise version et que vous souhaitez revenir à la version que vous aviez auparavant, vous ne l'avez pas perdue. Tu peux revenir en arrière et faire ce truc. OK, vérifions le fichier maintenant. Ouvre-le à nouveau. Et comme vous pouvez le constater, il est retourné pour en tester un. Cette version a donc été correctement restaurée. C'est aussi simple que cela, mais je suis sûr que vous comprenez à quel point c' est puissant parce que des erreurs quotidiennes arrivent à tout le monde. Vous n'allez pas l'utiliser tous les jours, mais vous serez très content de l'avoir une fois que vous aurez fait une erreur ou qu'un fichier aura un problème. Cela vous sauvera la vie, essentiellement. 4. Que sont les métadonnées et comment les utiliser: Nous allons maintenant parler de Meta Eta. J'ai déjà mentionné ce mot plus tôt dans le cours. C'est un grand mot. Cela ne signifie peut-être rien pour toi. Cela ne signifie peut-être rien pour certaines personnes, même dans le domaine de l'informatique. Mais ne t'inquiète pas. Ce n'est pas si compliqué. Je vais vous l'expliquer à l'aide d'exemples. Donc, dans ma bibliothèque de documents, ma première bibliothèque, j'ai des métadonnées. Les métadonnées sont des données liées à un fichier. n'y a aucune donnée dans un fichier, les données ne se trouvent donc pas dans les cellules Excel ici. C'est simplement lié aux propriétés du fichier. Ainsi, des exemples de métadonnées sont la date de modification, le B modifié, qui m'indique quand quelqu'un a modifié le fichier et qui l'a modifié. Mais il existe également d' autres métadonnées dans SharePoint qui sont présentes par défaut, mais masquées. Cliquez donc sur Ajouter une colonne pour voir. Ici, je peux soit ajouter de nouvelles métadonnées que je peux remplir manuellement et qui seraient liées au fichier et qui m'aideraient à trier les différents fichiers, soit cliquer sur Afficher ou masquer les colonnes ici. Et ici, je vais voir les métadonnées par défaut de la bibliothèque. Par exemple, je peux activer l'ID pour le créer et le créer par métadonnées. Voyons ce que ça donne. Postulons. Ici, je peux voir que j'y ai déjà des informations. L'ID est l' identifiant unique du fichier dans SharePoint qui est automatiquement incrémenté Créé est la date de création. Donc, chaque fois que j'ai téléchargé le fichier sur SharePoint, c'est moi qui l'ai fait. Il s'agit donc de données liées au fichier. Ainsi, si vous téléchargez le fichier et que vous le chargez dans une autre bibliothèque contenant les mêmes métadonnées, elles se rempliront automatiquement et Shapoint trouvera ces données et les affichera Mais l'utilisation principale que nous en avons dans SharePoint est de trier des fichiers. Donc, en ce moment, ce que vous voyez est le fichier dans une vue. Nous allons discuter des points de vue dans la prochaine vidéo. Comme je l'ai mentionné, nous pouvons créer des métadonnées manuelles. Alors faisons-le. Créons une colonne et disons, par exemple, que je souhaite avoir le choix suivant. Et ici, disons que je souhaite définir à quelle catégorie appartient le fichier. Je peux donc nommer la colonne. Je mets une description si je le souhaite, et je peux choisir mon type de colonne. Ici, je choisis le choix. Je peux sélectionner les différents choix disponibles pour ce faire, et il suffit de cliquer sur l' exemple de choix, et je peux, par exemple, sélectionner les ressources humaines, sélectionner l'informatique, sélectionner les finances, par exemple, les finances. Et je peux également ajouter d'autres choix. Je peux choisir si je veux ajouter des valeurs manuellement, sélectionner une valeur par défaut, mais restons simples pour le moment et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez voir que les métadonnées de la catégorie ont été ajoutées, mais elles ne sont pas renseignées car le fichier ne contient pas ces informations. Si je veux modifier cela, je peux simplement cliquer avec le bouton droit sur le fichier et cliquer sur les détails. Ensuite, il s'ouvrira sur la droite, et je peux sélectionner la catégorie ici en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris et en disant, disons qu'elle appartient à IT. C'est ainsi que vous remplissez les métadonnées dans SharePoint, puis vous pourrez trier les catégories, trier les personnes ayant modifié les fichiers, par exemple, et retrouver vos fichiers plus facilement. Ici, si je dois ajouter à nouveau des colonnes, vous pouvez voir que vous avez une large gamme de types de colonnes disponibles, et vous trouverez probablement un type de colonne qui répond à vos besoins. J'aurai un exemple supplémentaire principalement dans les listes, car les listes fonctionnent beaucoup avec des colonnes. Vous aurez donc d'autres exemples de la façon de l'utiliser tout au long du cours. 5. Créer et naviguer dans les vues: Je vais parler des vues, car cela est très bien lié aux métadonnées. Dans mon exemple, j'ai créé quelques fichiers supplémentaires, et je vais vous montrer comment utiliser la catégorie de métadonnées que j'ai créée auparavant. Donc, une astuce rapide que je peux vous montrer en même temps est que vous pouvez utiliser les options Edit et GridView ici, et ici je peux sélectionner la catégorie assez facilement Disons l'informatique, l'informatique et ici la finance. Et une fois que c'est fait, je peux simplement quitter GridView, et c'est fait C'est une méthode plus rapide au lieu de cliquer avec le bouton droit de la souris et d'accéder aux détails à tout moment. OK. Maintenant que j'ai découvert mon environnement de test, je peux parler de points de vue. Par défaut, vous ne disposez que d'une seule vue par bibliothèque ou par liste une fois que vous avez créé une application. Dans ce cas, j'ai la vue de tous les documents. Vous pouvez voir les vues en haut ici, et j'ai juste toutes les vues des documents ici. abord, vous pouvez sélectionner le mode d'affichage des fichiers, afin de sélectionner une liste compacte ou de sélectionner des vignettes, par exemple. Cela a du sens pour la photothèque, par exemple. Gardons-le sur la liste. Et voici le nom de votre point de vue. Si vous avez plusieurs vues, vous aurez une liste de vues. Ici, vous avez la possibilité de créer une nouvelle vue, d' enregistrer une vue, de modifier une vue actuelle, puis vous avez des options de formatage qui sont également liées aux vues, mais je vais le mentionner un peu plus tard. Créons une nouvelle vue. Imaginons que je veuille appeler ça des fichiers informatiques. Je veux juste afficher des fichiers informatiques à ce sujet. Vous pouvez sélectionner la façon dont il sera affiché sous forme de liste, de calendrier, de galerie. Généralement, pour les bibliothèques de documents, nous les conservons sous forme de liste car c'est la manière la plus facile à comprendre d' afficher des fichiers. Et ici, je peux vérifier si je veux ou non rendre ce point de vue public. Donc, si je décoche cette option, la vue sera toujours créée, mais elle ne sera visible que pour moi Dans ce cas, gardons-le public. C'est bon. La création OK, en haut à droite, vous pouvez voir que je suis en train de visualiser les fichiers informatiques. Pour l'instant, l'affichage des fichiers informatiques et l'affichage de tous les documents sont identiques. Si je passe de l'un à l'autre, ce sont essentiellement les mêmes. On dirait que les fichiers sont triés un peu différemment, mais c'est à peu près tout. Revenons aux fichiers informatiques, et maintenant je peux commencer à modifier ma vue. Donc, au lieu d'aller haut à droite et de cliquer sur Modifier la vue actuelle, je vais vous montrer à quoi elle sert juste pour que vous puissiez la voir. Cela ouvre l'ancienne méthode de modification de votre vue. Avec Share Point Online et les versions récentes de SharePoint, cette vue est beaucoup moins utilisée, et je vous suggère de vous familiariser avec la nouvelle façon de procéder plutôt qu'avec cette vue. Alors laisse-moi y retourner. Je peux simplement quitter cet onglet. Ainsi, pour modifier la vue, vous n'avez même pas besoin d' accéder à un menu dédié. Vous pouvez simplement cliquer sur les colonnes que vous souhaitez filtrer, regrouper ou trier. Disons que dans ma vue de fichiers informatiques, je veux juste voir les fichiers informatiques, les fichiers liés à l'informatique. Je vais donc passer à la catégorie ici, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris. Je peux le trier comme je le souhaite, et je peux principalement le filtrer par catégorie. Alors voilà, je vais le filtrer et cliquer sur Appliquer. Voilà. Je n' ai que du matériel informatique ici. Pour enregistrer les modifications que j' ai apportées à la vue, je dois revenir en haut à droite et cliquer sur Enregistrer la vue sous Par défaut, elle gardera le même nom Je peux simplement cliquer sur Enregistrer pour mettre à jour la vue. Voici donc un exemple de point de vue. Vous pouvez filtrer les éléments que vous ne voulez pas voir. Si je reviens à tous les documents, je verrai tous les documents. OK. Maintenant, disons que j' aime la façon dont cela est affiché. Je veux que tous les fichiers soient affichés, mais je voudrais une meilleure façon de voir à quelle catégorie ils appartiennent. Je vais donc revenir à la catégorie. Mais au lieu de filtrer les catégories, je vais les regrouper. Donc, si je clique dessus, comme vous pouvez le voir, j'ai toujours tous les fichiers, mais ils sont regroupés en catégories faciles à lire. Il s'agit donc d'une autre façon d'afficher. Disons maintenant que j'aime cette vue, mais je souhaite tout de même conserver la vue de tous les éléments sans regroupement et sous forme de lignes normales. Donc, au lieu d'aller sur la bâche à droite, de créer une nouvelle vue, puis de la regrouper à nouveau, je vais aller sur la bâche de droite, mais en cliquant directement sur Enregistrer la vue sous Et ici, au lieu de cliquer sur Enregistrer et de remplacer la vue de tous les documents, je peux simplement créer une nouvelle vue en saisissant un nouveau nom pour la vue Supposons donc que, groupé par catégorie, je souhaite rendre cette vue publique. C'est très bien. Cliquez sur Enregistrer, boum. Maintenant, mon point de vue s'appelle le groupe Bcatey et j'ai toujours tous les éléments ou tous les documents, je dois dire, disponibles sans aucune des modifications que j'ai apportées C'est donc aussi simple que cela. Pour le mettre en contexte avec l'ancienne méthode de visualisation, aurait fallu cliquer sur beaucoup plus de boutons, et cela aurait pris beaucoup plus de temps. donc un peu de temps pour s'y habituer à la nouvelle méthode faut donc un peu de temps pour s'y habituer à la nouvelle méthode de modification des vues, mais si vous n'y êtes pas habitué de toute façon, vous pourriez aussi bien l'apprendre de cette façon, car elle est beaucoup plus rapide Comme vous pouvez le constater, je pense que c'est un bon exemple de ce que les opinions peuvent faire et gardez à l'esprit qu'il s' agit d'un exemple très basique. Je filtre simplement par catégorie. Mais si j'ai, je ne sais pas, des dizaines de métadonnées ici, je peux également les filtrer et les regrouper en fonction des métadonnées. Je peux regrouper par une métadonnée , puis le regrouper à nouveau par une autre métadonnée. Je pense que c'est limité à deux groupes, mais le filtrage n'est pas limité. Le nombre de vues n'est pas limité sur une bibliothèque de documents ou sur une liste. Le nombre de fichiers affichés dans une vue est limité. La limite est très élevée. Il s'agit de 5 000 articles. Donc ça devrait aller, mais il arrive que vous ayez plus de 5 000 fichiers. Dans ce cas, vous devrez peut-être diviser les fichiers entre différentes vues. De plus, il y a une chose que je n'ai pas mentionnée, mais si je passe, par exemple, à regrouper par catégorie, puis que je reviens à la liste des vues, j'ai ici un nouveau bouton, définit la vue actuelle par défaut. Pour le moment, mon affichage par défaut est celui de tous les documents, et il me suffit de cliquer sur ce bouton pour le configurer afin de définir ce nouveau groupe par catégorie par défaut. Revenons à tous les documents, et je peux voir que je peux maintenant rétablir tous les documents par défaut, car regroupement par catégorie est l'affichage par défaut. Si je retourne à la maison, puis que je reviens à ma première bibliothèque, elle est mise à jour vers la vue groupée par catégorie par défaut. À titre d'information, si vous voulez voir dans quelle vue vous vous trouvez, vous pouvez soit aller en haut ici , soit le voir ici dans l'URL du site Je peux donc voir que je suis sur la vue ASPX groupée par catégorie Le pourcentage de 20 % est Microsoft Way ou Sherpon pour remplacer espaces dans la vue. Habituellement lorsque vous créez un lien vers une bibliothèque, je suggère de ne pas prendre ce formulaire avec une barre oblique ViewName, mais de le conserver uniquement avec le nom de la bibliothèque ici, car à l'avenir, si vous copiez le nom de la vue, il reviendra toujours à reviendra toujours C'est un conseil pour le moment. Je le réexpliquerai plus tard avec un exemple. Je veux juste mentionner les autres options de formatage. Formatez donc la vue actuelle ici. Vous disposez ici de différentes options de formatage. Cela est donc également propre à SharePoint Online. Vous pouvez donc définir un style de ligne alterné comme celui-ci. Cela le rend un peu plus lisible, ou vous pouvez même appliquer mise en forme conditionnelle aux lignes. Alors voyons voir. Je peux simplement cliquer sur Afficher toutes les valeurs sous forme, puis je peux faire une instruction I if. Ainsi, si, par exemple, la catégorie est égale à IT. Ensuite, je peux également ajouter d'autres conditions, bien sûr, mais restons simples. Je peux afficher les éléments de la liste sous forme de, puis je peux sélectionner un formatage, puis sélectionner, par exemple, le vert. Toutes les catégories informatiques, les fichiers seront affichés en vert. Et je peux le faire pour tous les types de catégories, tous les types de métadonnées. Je pourrais donc vraiment faire de cette bibliothèque documentaire un sapin de Noël de toutes les couleurs si je le voulais. Vous avez donc un mode avancé, mais ensuite vous avez formatage JSON, le langage de programmation. Il se peut donc que vous ne vouliez pas approfondir cela. Je ne l'ai jamais fait. Ce n'est pas vraiment nécessaire. OK. Sauvegardons cette règle pour le moment à titre d'exemple. Retournons en arrière. Et ici, je peux ajouter autant de règles que je veux, mais restons-en comme ça pour le moment. Cela vaut également pour la vue, mais vous avez ici la possibilité de vérifier le formatage pour modifier uniquement le formatage des colonnes. Donc, si je veux y aller et que je peux changer, par exemple, créé, quelle est la personne que je veux dire, créée par, qui est la personne qui a créé le fichier. Je souhaite sélectionner le formatage conditionnel. Et ici, je veux changer la règle de sorte que si la personne qui a créé le fichier est égale à moi, alors affichez-le comme je ne sais pas, jaune, par exemple, enregistrez. Et maintenant, vous pouvez voir que la colonne créée par est affichée en jaune si elle est sous mon nom. Vous sélectionnez donc la colonne que vous souhaitez colorier, puis vous sélectionnez la mise en forme conditionnelle que vous souhaitez colorer. Et vous pouvez le faire pour chaque colonne. Donc, si je passe à modifié, je peux également ajouter une mise en forme conditionnelle uniquement pour cette colonne. Il peut s'agir d'une fonctionnalité utile pour visualiser et assimiler vos données plus facilement en complément du filtrage, regroupement et des affichages dans SharePoint. J'espère avoir suffisamment insisté sur l'utilité des vues dans SharePoint. C'est très, très important si vous souhaitez travailler plus facilement avec vos fichiers. Share Point et moi-même recommandons d'utiliser les métadonnées dans les vues plutôt que dans les dossiers, même si les dossiers nécessitent de nombreux clics. Vous cliquez sur un dossier, vous revenez à un autre sous-dossier En revanche, si vous utilisez uniquement des métadonnées, vous pouvez simplement filtrer et même effectuer des recherches facilement sur SharePoint. 6. Permettre et comprendre l'approbation du contenu: Je vais maintenant parler d'une autre fonctionnalité de Share Point, une version très basique de ce que peuvent faire d'autres outils liés à SharePoint, à savoir l'approbation du contenu. Passons donc à SharePoint. Et pour vous montrer cela, je vais créer une nouvelle bibliothèque de documents. Je vais donc cliquer à nouveau sur Nouvelle bibliothèque de documents , Bibliothèque vierge, et je vais l' appeler, disons, Révision des procédures. Cliquez sur Créer. D'accord. Pour activer cette fonctionnalité, nous allons à nouveau accéder aux paramètres de la bibliothèque. Donc, en haut à droite, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque, puis sur Plus de paramètres de bibliothèque Cette fonctionnalité se trouve exactement au même endroit que la fonctionnalité d'historique des versions. Nous allons donc entrer dans les paramètres de version ici. D'accord. Donc, en haut de notre liste, voici ce que nous recherchons pour l'approbation du contenu. Alors, que vous dit SharePoint ? Cela vous indique que l'approbation du contenu vous permet de spécifier si les nouveaux éléments ou les modifications apportées à des éléments existants doivent rester à l'état de brouillon jusqu'à ce qu'ils soient approuvés. Donc, essentiellement, les utilisateurs vont télécharger des fichiers dans SharePoint. Et seul, disons, un groupe de personnes sélectionné peut examiner les fichiers, les approuver. Et une fois qu'ils sont approuvés, ils sont visibles par tous. Nous allons donc faire un scénario de test ici, alors activons-le. Version 3 du document, on s'en fout. L'heure de la version, peu importe, la version peut la laisser. Nous ne nous soucions de rien d'autre ici sauf de la sécurité des brouillons, qui nous permet essentiellement de déterminer qui sera en mesure de consulter les brouillons et qui sera en mesure de les approuver. Vous pouvez donc choisir ici entre n'importe quel utilisateur qui peut lire des éléments, uniquement les utilisateurs qui peuvent modifier des éléments ou uniquement les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments et l' auteur de l'élément, bien sûr. Dans la plupart des scénarios, nous allons utiliser l'option déjà sélectionnée ici, la troisième, où un groupe sélectionné de personnes peut uniquement approuver les versions des fichiers. Ici, dans mon scénario de test, il s'agirait de procédures. Je ne sais donc pas, les responsables, par exemple, peuvent télécharger des procédures, et seuls les administrateurs peuvent revoir les procédures, les approuver. Et une fois approuvés, ils sont accessibles à tous les membres de l'équipe. Continuons donc ainsi et cliquez sur OK. Revenons à ma bibliothèque en cliquant sur le titre de la bibliothèque en haut de la page. Et ici, si vous regardez de plus près, vous pouvez voir apparaître une nouvelle colonne intitulée État d'approbation. Il s'agit donc de la colonne par défaut qui apparaît une fois que vous avez activé l'approbation du contenu. Faisons donc un test. Créons un nouveau fichier. Classeur Alexa, par exemple. Textons-en un. Par exemple, nous pouvons voir que le livre est sécurisé, donc je peux simplement le fermer, rafraîchir la page, et maintenant il apparaît. Et vous pouvez voir que le statut est en attente. Cela signifie donc que le fichier attend d'être examiné par les approbateurs. Par défaut, les approbateurs sont propriétaires du site, car seul le groupe de propriétaires de sites disposant d'autorisations de contrôle total possède autorisations de contrôle total possède l'autorisation approuvée au sein du contrôleur Cela pourra donc changer plus tard au fur et à mesure que nous discuterons des autorisations, je vais vous montrer comment procéder. Mais pour l'instant, gardons-le tel quel. Et je vais vous montrer le point de vue d'un utilisateur normal qui n'est pas propriétaire du site et qui ne pourra pas voir le fichier. Donc en ce moment, je me suis connecté un autre utilisateur normal appelé Jane Doe. Vous pouvez le voir en haut à droite lorsque vous cliquez sur le profil ici, et je suis sur la bibliothèque de révision des procédures qui est actualisée au cas où, non, vous ne verrez rien. Comme vous n' avez qu'une autorisation de lecture ou que vous contribuez ou modifiez des autorisations sur cette bibliothèque, vous ne pouvez pas voir toutes les versions préliminaires des fichiers. Revenons à mon profil de propriétaire de site, et cliquons soit sur les trois points , soit avec le bouton droit de la souris sur le fichier. Et ici, je vais en savoir plus sur Approuver le rejet. Et ici, j'aurai la possibilité d'approuver le fichier. Rejetez le fichier ou gardez-le en attente, sauf autres commentaires. le moment, je vais dire que j'approuve ce fichier et que je tape le fichier approuvé. Cliquez sur OK. Le statut est passé à Approuvé. Si je vais sur le profil de John et que je l'actualise, je peux maintenant voir le fichier avec le statut approuvé. C'est aussi simple que ça. Bien sûr, vous avez peut-être déjà une idée des domaines dans lesquels cette fonctionnalité pourrait s'appliquer à votre travail. Une utilisation à laquelle vous ne pensez peut-être pas et à laquelle je pense en ce moment est d' utiliser cette fonctionnalité pour avoir un historique des versions plus contrôlé des fichiers, en particulier des procédures. Ainsi, ici, par exemple, si je clique avec le bouton droit sur Historique des versions, je ne vois qu'une seule version du fichier. Je ne vois que celui qui est approuvé donc au lieu d'obtenir une version, chaque fois qu'un fichier est modifié, vous n'obtiendrez une version qu'une fois le fichier approuvé. Cela vous permet donc de suivre les versions et de suivre plus facilement la modification effective de la procédure et d' annuler les modifications si nécessaire entre les versions Alors maintenant, si je reviens à mon profil de propriétaire de site, je modifie à nouveau le fichier. Disons que j'ai apporté quelques modifications à la procédure et que je mets simplement le test deux ici, quitte le fichier à nouveau, que je l'actualise. Comme vous pouvez le constater, il est repassé en annexe car j'ai apporté quelques modifications et les modifications doivent à nouveau être approuvées par le groupe approuvé. Si je consulte à nouveau le profil de John, je vais l'actualiser. Vous pouvez voir que de son côté, il considère toujours le fichier comme approuvé car il ne voit que l'ancienne version sans la modification que je viens de faire. Si je clique à nouveau avec le bouton droit de la souris, retrouvez l'historique des versions, vous pouvez voir la même version qu'avant. Et pour vous le prouver, ouvrons-le. Comme vous pouvez le voir, cela nous montre toujours en tester un ici. Revenons à mon profil d'administrateur et approuvons mes deux tests ici. D'accord ? Il est de nouveau approuvé. Maintenant, si je vais à nouveau sur le profil de John, actualisez-le, cliquez avec le bouton droit sur Historique des versions. Comme vous pouvez le voir, il existe une nouvelle version du fichier ici, et si j'ouvre le fichier, je verrai mes deux modifications ici. Parfait Il s'agit donc d'une fonctionnalité assez simple et soignée qui vous permet d' obtenir l'approbation des fichiers et d' afficher uniquement les versions du fichier approuvées. Vous pensez peut-être que c'est un peu limité, et c'est pourquoi il existe des outils supplémentaires dont nous parlerons plus loin dans ce cours qui vous permettront de créer des formulaires, de développer l'automatisation, de créer une approche plus centrée sur les autorisations et de créer une version plus précise. 7. La fonctionnalité Check-In/Check-Out: Pour continuer sur le thème du contrôle de version, je vais vous parler d'une autre fonctionnalité qui vous permet de le faire. C'est ce que l'on appelle les fonctionnalités d'enregistrement et de paiement. Donc, pour ce faire et pour permettre cela, nous allons nous rendre au même endroit où nous avons activé l'approbation des contacts. Revenons donc aux paramètres de la bibliothèque, à d'autres paramètres de bibliothèque, puis aux paramètres de version. Version sans paramètres. Ici, désactivons l'approbation du contenu car nous n'en avons plus besoin, disons. Au lieu de cela, nous allons examiner au bas de la liste l'option de paiement requise. Et que vous indique-t-il si les utilisateurs doivent extraire les documents avant d' apporter des modifications à cette bibliothèque de documents ? Disons donc que c'est oui pour l'exemple. Retournons à la bibliothèque. OK. Alors, qu'est-ce que cette fonctionnalité permet ? Cela vous oblige donc essentiellement à extraire un fichier si vous souhaitez le modifier. Cela vous permet donc de contrôler qui travaille sur le fichier. Et pour éviter que plusieurs personnes ne travaillent sur le même fichier en même temps car je ne l'ai pas mentionné auparavant, mais c'est activé par défaut sur SharePoint. Jusqu'à dix personnes, si je me souviens bien, peuvent travailler sur le même fichier en même temps. C'est une fonctionnalité intéressante, mais sur certains fichiers volumineux contenant des macros, par exemple, vous devriez peut-être éviter cela car vous risquez de voir des personnes modifier des sections et casser d'autres sections utilisées par d'autres personnes. Vous pouvez probablement imaginer des scénarios ou des fichiers que vous utilisez au quotidien dans lesquels cette fonctionnalité pourrait ne pas être la bienvenue. C'est donc essentiellement le contraire de cette fonctionnalité. Il vous permet de bloquer le fichier, le consigner lorsque vous souhaitez le modifier. Par défaut, cette fonctionnalité est activée dans SharePoint, mais elle n'est pas appliquée. Il n'est pas obligatoire de consulter le fichier pour le modifier. Et ce que nous venons d'activer maintenant renforce cela. Donc si je veux modifier mon livre RSX ici, vous verrez que par défaut en haut à droite, il l' ouvre en mode visualisation plutôt qu'en mode édition comme il l' a ouvert auparavant Et si je veux le modifier, je peux cliquer sur Modifier ici, et là, cela m'indiquera que je ne suis pas en mesure de modifier le classeur et qu'il doit d'abord être extrait Retournons donc à la bibliothèque. Pour extraire le fichier, suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris, de cliquer sur Plus ou de passer la souris sur Moi, puis de cliquer sur CheckO Ici, comme vous pouvez le voir, une petite flèche rouge est apparue , indiquant que j'ai vérifié cet article. Si je passe au point de vue de Jane Doe ou de John Doe et que je le rafraîchis, il verra la même chose. Vous verrez que Robin a vérifié cet article. Il saura donc qu'il ne peut pas modifier cet article parce que je l'ai vérifié. Donc, si je vais ouvrir un élément pour lui, il l'ouvre à nouveau en mode visualisation. Si je clique sur Modifier, cela m' indiquera que quelqu'un d'autre a extrait ce classeur Je ne peux donc pas modifier ce classeur tant qu'il n'est pas réintégré par l'éditeur actuel , Robin Donc, tant que je n'ai pas terminé, je ne peux pas modifier le fichier tant que mon collègue n'a pas fini de le modifier. Sortons du fichier et revenons vues Admin ou à la vue de Robin, à ma vue. Voici une chose à noter ou une chose que je n'ai pas mentionnée, mais il est bon de savoir que vous avez une colonne par défaut dans SharePoint qui indique qui a extrait les fichiers. Mais pour obtenir cette colonne, vous devez en fait utiliser l' ancienne méthode de modification d'une vue. C'est un peu ce que Microsoft aime faire avec SharePoint, mélangeant de nouvelles versions de choses avec d'anciennes versions de choses. Vous n'avez aucun moyen d'afficher cette colonne dans les nouvelles versions de Share Point. Je suppose que c'est parce que vous pouvez techniquement voir qui a extrait le fichier à partir de cette petite flèche rouge. Mais je pense qu'il est utile de savoir qu'il existe une colonne qui vous indique directement le nom de la personne qui a extrait le fichier. Donc, si je vais dans ma vue ici, clique sur Modifier la vue actuelle, je peux simplement consulter cette colonne intitulée Check Out two ici et cliquer sur OK. Et là, j'ai maintenant mon nom sous CheckOT et je peux savoir qui a vérifié le fichier. C'est donc un moyen rapide de le faire. D'accord ? Maintenant, je peux ouvrir le fichier. Et depuis que je l'ai vérifié, je suis de nouveau en mode édition, et je peux le changer pour, par exemple, en tester trois. Je peux quitter le fichier et simplement cliquer sur le bouton droit de la souris et soit m'enregistrer, ce qui supprimera le verrouillage du fichier et publiera les nouvelles versions du fichier que j'ai créé soit annuler le paiement, ce qui supprimera les modifications que je viens d'apporter et revenir à la version précédente Pour l'instant, supposons que je veuille l'enregistrer. Je peux ajouter un commentaire. Supposons donc que nous changions de cellule pour en tester trois et que nous vérifiions le classement. Parfait Comme vous pouvez le constater, la flèche rouge a disparu et les deux noms retirés ont également disparu. Cela signifie que le fichier n' est pas extrait. Si je reviens au point de vue de John et que je rafraîchis la page, comme vous pouvez le constater, la même chose s'est produite de son côté. Et maintenant, si je consulte un fichier, il verra ma modification et pourra vérifier le fichier de son côté. Donc, si je clique avec le bouton droit de la souris, il a maintenant l'option de paiement parce que j'ai supprimé mon paiement et j'ai de nouveau enregistré le fichier. Et si je consulte l'historique des versions en cliquant dessus par Rack puis en cliquant sur Historique des versions, vous pouvez voir ici que cela a créé une nouvelle version du fichier, et il a même mis mes commentaires lorsque j'ai réintégré le fichier. Cette fonctionnalité est utile si, par exemple, vous mettez des semaines à modifier un document. Vous ne voulez pas que les autres utilisateurs voient un document à moitié modifié. Vous voulez uniquement qu'ils ouvrent la version précédente. Par exemple, des procédures comme je viens de le mentionner dans la vidéo précédente, et cela vous permet également de contrôler la version. Il ne créera donc pas de version. Chaque fois que vous modifiez une cellule ou une partie du fichier. Je créerai simplement une version lorsque vous récupérerez le fichier. Donc, si j'avais modifié tout mon fichier ici, je n'aurais qu'une seule version avec un commentaire sur le fichier. Sachez toutefois que si cette fonctionnalité est activée et que si quelqu'un extrait le fichier et, par exemple, part vacances ou quitte l'entreprise, le fichier restera extrait. Aucun autre utilisateur ne pourra donc modifier le fichier. Bien entendu, en tant que propriétaire du site, vous avez le pouvoir de supprimer ce paiement ou de réarchiver le fichier au nom de l'utilisateur. Je vais donc vous montrer comment procéder. Si je passe du côté administrateur, ou disons, en fait, revenons du côté de John. Examinons le fichier comme ça et revenons sur le côté de mon site d'administration, désolé. Si je rafraîchis, je vais voir si c'est John Doe qui a été transféré. Si je veux le modifier, il me dira que je n'en suis pas capable. Supposons donc que tous les autres utilisateurs de l'entreprise aient le même message d'erreur parce que John Doe est en vacances. En tant que partie, je peux cliquer ici avec le bouton droit de la souris, puis cliquer sur Plus. Et là, j'ai toujours l'option d'enregistrement et l'option de retrait comme si j'avais extrait le fichier. Cela ne sera disponible pour aucun autre utilisateur, à l' exception des autres propriétaires de sites que vous pourriez avoir. Ici, je peux soit enregistrer les modifications que John a apportées au fichier, soit annuler complètement le paiement, mais cela supprimera toute modification potentielle qu' il a apportée avant de partir en vacances Dans ce cas, je suggère généralement de le vérifier, car le pire qui puisse arriver, c' est qu'il a apporté des modifications erronées. Eh bien, vous pouvez simplement restaurer la version précédente, vous savez, et au moins le fichier serait libre d'être modifié à nouveau par d'autres utilisateurs. Si vous annulez le checkout, il se peut qu'il ait travaillé pendant des semaines sur le fichier et qu'il ait perdu toutes ses modifications . Je vous recommande donc de archiver le fichier comme tel et de le laisser dans un commentaire Donc, au lieu de rédiger le check-out de John, mettons les vacances pour que les gens les comprennent et les enregistrent. Ici, je peux maintenant accéder à l'historique des versions et je peux voir la version qui vient d' apparaître lorsque je réintègre le fichier. Et si j'ai juste besoin de restaurer un fichier, il suffit de cliquer ici et de restaurer le fichier précédent. C'est aussi simple que ça. Une chose que je n'ai pas mentionnée étant donné que je n'ai pas installé Excel, Word ou PowerPoint sur mon ordinateur pour le moment , c'est que si vous ouvrez un fichier extrait ou si vous ouvrez un fichier dans une bibliothèque qui nécessite d'abord d' extraire le fichier, vous aurez un ruban gris sur votre application vous permettant de le récupérer directement depuis l'application. Vous n'aurez donc pas à cliquer avec le bouton droit sur SharePoint, le vérifier puis à le rouvrir dans Excel, par exemple. Tout est donc intégré aux applications Microsoft. Cette fonctionnalité n'est généralement pas largement utilisée dans les entreprises par le passé. Et généralement, vous n'utilisez pas vraiment cette fonctionnalité à moins de penser à un scénario dans lequel elle pourrait être utile. Donc, si vous avez pensé à un scénario qui pourrait être utile en regardant cette vidéo, essayez-le, créez une autre bibliothèque, apprenez à connaître la fonctionnalité, un groupe d'utilisateurs, aidez-les à tester cette fonctionnalité et voyez s'ils l'aiment ou non et si vous l'aimez ou non. Mais cela peut vraiment être utile pour certains types de scénarios. Ne pensez pas qu'il est obligatoire de l' utiliser parce que ce n'est pas le cas. Et cela supprime également l'une des fonctionnalités proposées par SharePoint, à savoir la co-création, c'est-à-dire savoir la co-création, la modification d'un fichier en même temps entre plusieurs personnes Bien entendu, elle n'est pas compatible avec la fonction d'enregistrement à la caisse. l'utilisez donc que si vous avez un scénario spécifique en tête, mais veuillez en tirer parti si tel est le cas. 8. Soyez informé : Alertes et règles: Une autre fonctionnalité qui vous permet de suivre les fichiers dans Share Point et les actualités de votre environnement Share Point est la fonctionnalité d'alerte et de règles. Passons donc à Share Point. Je vais créer une nouvelle bibliothèque juste pour ce test. Appelons cela un test d'alerte. Créez. OK, comme je l'ai mentionné, nous avons des alertes et des règles. Donc, pour créer une alerte, vous devez cliquer sur les trois points ici et appuyer sur Alert Me. Ensuite, vous aurez cette fenêtre contextuelle qui vous permettra de modifier les différents paramètres de votre alerte. Vous pouvez donc, bien sûr, le nommer. Vous pouvez modifier le mode de réception de votre alerte et de votre notification. donc d'un e-mail ou d'un SMS s'il est configuré dans votre environnement, ce qui n'est pas le cas ici. Vous pouvez sélectionner ici le type de modification. Alors, quand ou quel événement doit déclencher cette alerte. Ainsi, toutes les modifications, les nouveaux éléments sont ajoutés, les éléments existants sont modifiés ou les éléments sont supprimés. C'est uniquement dans le cadre de cette bibliothèque, uniquement dans le cadre de la bibliothèque de tests d'alertes que nous venons de créer. Supposons que je souhaite être averti uniquement lorsque de nouveaux articles sont ajoutés. Et ici, dans la deuxième option, vous pouvez affiner vos paramètres d'alertes. Dans ce cas, je peux donc créer une alerte pour les nouveaux articles. Cela ne s'appliquerait donc que si je sélectionnais toutes les modifications ici ou si les éléments existants sont modifiés, par exemple, parce que si je sélectionnais, par exemple, toutes les modifications pourraient sélectionner ici quelqu'un d'autre modifie un document, ce qui m'avertirait si quelqu'un modifie le document ou ici si quelqu'un d'autre modifie mon document, celui que j'ai créé ou celui que j'ai modifié pour la dernière fois. Dans ce cas, restons simples. Cliquez sur A pour modifier et de nouveaux éléments sont ajoutés. Ensuite, je peux également sélectionner la dernière option ici. Comment je souhaite regrouper mon alerte, afin que je puisse être prévenu immédiatement, soit qu'on me fasse parvenir un résumé quotidien soit qu'on m'envoie un résumé hebdomadaire. Dans ce cas, gardons-le tel qu'il est immédiatement et cliquez sur OK. Voilà. Mon alerte est configurée. Si je clique sur Nouveau et que je crée un nouveau fichier, que je le quitte et que j'ouvre Outlook, tout d'abord, il me dira que j'ai créé une nouvelle alerte. Où il a été ajouté. Et voilà, je viens de recevoir mon alerte qui m' informe que John Doe a créé un nouveau document appelé document point DOCX que je peux ouvrir comme ça. C'est aussi simple que ça. J'ai ici un lien pour modifier mes paramètres d'alerte ou pour consulter mon alerte spécifique. Mais je vais vous montrer comment voir cela directement depuis SharePoint. Donc, si vous cliquez sur les trois points, vous pouvez simplement accéder à la section Gérer mes alertes. Et ici vous aurez la liste de vos alertes sur le site, et là j'ai un test d'alerte que je viens de créer, et je peux le modifier ou le supprimer en haut à droite. Voici comment créer une alerte dans Share Point. En tant que propriétaire du site, vous avez le pouvoir de voir toutes les alertes des utilisateurs et de les supprimer. Donc, pour voir cela, vous devez accéder aux paramètres de votre site. Donc, en haut à droite, vous allez accéder aux paramètres du site. Vous allez accéder aux informations du site, puis à tous les paramètres du site en bas ici. Voilà. Nous sommes dans les paramètres du site. Et maintenant, si vous accédez aux alertes utilisateurs sous administration du site, vous aurez un menu déroulant qui vous permettra de sélectionner toutes les personnes votre entreprise qui ont créé des alertes. Dans ce cas, je peux voir John Doe qui a créé l'alerte et cliquer sur Mettre à jour. Cela actualisera la liste des alertes. Et comme vous pouvez le voir, j'ai le test d'alerte que j'ai créé avec le compte de John Doe juste avant. Et ce que vous pouvez également voir ici, c'est que je ne peux pas ouvrir cette alerte. Il est uniquement possible de le sélectionner et de supprimer l'alerte sélectionnée. Il s'agit donc d'une limitation de SharePoint que vous devez garder à l'esprit : en tant que propriétaire de site, vous ne pouvez pas modifier les alertes utilisateur. Vous pouvez uniquement supprimer des alertes. peut donc que des personnes viennent vous voir pour vous dire qu'elles reçoivent des alertes qu'elles n'ont pas créées ou qu'elles ne se souviennent pas avoir créées et qu'elles souhaitent les paramètres des alertes soient modifiés ou que l'alerte soit supprimée. Vous savez maintenant que vous ne pouvez supprimer l'alerte que si vous le souhaitez. Mais s'ils veulent modifier l'alerte, ils doivent suivre les étapes que je viens de montrer auparavant et cliquer sur les trois points pour modifier mes alertes. Revenons à ma bibliothèque de tests d'alertes Je vais maintenant vous montrer un autre moyen d' être informé des modifications et des changements sur SharePoint. Je viens de vous montrer que c'est un peu l'ancienne façon de procéder. C'était la seule solution dans les versions précédentes de SharePoint, mais avec SharePoint Online et les nouvelles versions de SharePoint, vous avez le bouton Automatiser ici avec l'onglet Règle en dessous. Et ici, vous pouvez créer des règles plutôt que des alertes. Les deux méthodes ont leurs avantages et leurs inconvénients. Les règles sont donc plus faciles à utiliser. Ils sont plus faciles à utiliser, ce qui constitue un avantage. Et il s'agit d'un avantage et compte, selon votre vision de la situation. Ils sont visibles par tous. Donc, si vous voulez gérer les lignes ici, vous verrez les lignes de tout le monde dans la bibliothèque. Cela signifie que les utilisateurs peuvent s'ajouter aux alertes. C'est donc utile pour eux car ils ont déjà intégré des modèles d' alertes s'ils ont déjà été créés, mais ils peuvent également désactiver et supprimer des alertes par erreur ou sans savoir que cela aura un impact sur d'autres personnes. Un autre inconvénient est que vous êtes limité à 15 règles par bibliothèque. Donc, si vous êtes 100 personnes, si votre équipe compte plus de 15 personnes, vous pourriez rencontrer des problèmes si tout le monde souhaite créer une alerte personnelle. Vous devez créer une alerte partagée avec les différents e-mails des différentes personnes dans le même champ de destinataires de l'alerte. Mais pour l'instant, disons que je veux créer une règle, je vais créer une règle ici, et ici j'aurai un peu la même méthode, des paramètres similaires à ceux de l'option d'alerte au lieu d'une option de règle. Donc, si un nouveau fichier est ajouté, si un fichier est supprimé ou si un fichier est modifié, essentiellement. Passons à celle du milieu. Un nouveau fichier est ajouté pour effectuer le même paramètre de notification que je viens de créer avec la version d'alerte. Ici, je peux simplement sélectionner la fréquence. Ainsi, lorsqu'un fichier est ajouté, je peux toujours cliquer ou je peux même ajouter une condition ici. Ici, je peux sélectionner entre les colonnes. Donc, si je ne sais pas, c'est moi qui l'ai créé, par exemple, Hey, je peux être prévenu. S'il est créé par John, je peux en être informé. Vous pouvez donc déjà modifier la notification comme vous le souhaitez Et ici, vous pouvez mettre autant d'adresses e-mail que vous le souhaitez. Ce n'est pas quelque chose que l'on peut faire avec les règles. Vous pouvez simplement notifier, vous ne pouvez vous avertir que vous-même. Dans ce cas, je peux prévenir celui qui l'a modifié, celui qui l'a créé l'a créé ou moi. Et ce sont des domaines dynamiques. Ils vont donc prendre le nom de la personne qui modifié le fichier ou l'a créé et l'avertir en fonction du fichier, ou vous pouvez simplement taper un nom. Donc, si je clique sur Oups. Donc, si je clique et que je tape Robin, je peux simplement sélectionner la personne à avertir, par exemple, ces personnes, et je peux simplement cliquer sur Créer aussi simplement que cela. De plus, ici, je peux simplement désactiver une alerte si je ne veux pas recevoir de notification pendant un certain temps, alors qu'avec l'ancienne méthode de gestion des alertes, vous ne pouvez que les supprimer. Tu ne peux pas faire de pause. Je suis un utilisateur aléatoire, je peux simplement y aller et m' ajouter à l'alerte également. L'option de création d'une instruction if dans les alertes est également disponible pour les modifications et les suppressions de fichiers. Vous pouvez donc vraiment modifier l' alerte comme vous le souhaitez et la personnaliser comme vous le souhaitez Nous allons maintenant tester l'alerte pour voir quelle mesure elle est différente de l'ancienne méthode. Alors voilà, je vais prévenir à nouveau John Doe. OK. Et je vais créer un nouveau fichier comme celui-ci. Parfait. Revenons aux perspectives de John's Dow. Donc, comme vous pouvez le voir, il a reçu la nouvelle notification indiquant que j'ai créé le nouveau fichier, mais à l'ancienne. Il devrait donc recevoir bientôt la nouvelle notification que nous venons de créer. Je viens de me rendre compte que j' ai oublié de le remettre en marche. Faisons-le et créons un autre nouveau fichier Word, par exemple, OK, et revenons aux perspectives de John. Voilà. C'est l'ancienne façon de recevoir les alertes, et c'est plutôt la nouvelle méthode avec les règles. C'est ça. C'est donc un moyen très simple d'avertir les gens. Je suggère d'utiliser les règles plutôt que l'ancienne méthode d'alerte, car c' est plus convivial et nous ne saurons jamais ce que Microsoft décidera de tout Ils pourraient donc s'en débarrasser à un moment ou à un autre. Utilisez donc simplement les règles plutôt que les alertes, mais gardez à l'esprit que vous devrez informer vos utilisateurs sur le fait qu'elles sont partagées et que tout changement peut avoir un impact sur les notifications des autres utilisateurs. 9. Travailler à partir de l'explorateur Windows : synchronisation OneDrive: Une chose à laquelle il peut être difficile de s'habituer avec Share Point est l' apparence de Share Point , qui peut être légèrement différente de ce que vous avez l'habitude utiliser avec W Dose Explorer sur un serveur de fichiers ou sur votre ordinateur. Et cela pourrait empêcher d'autres utilisateurs et les utilisateurs pourraient se plaindre auprès de vous s'ils n'y sont pas habitués. Alors que je suggère de leur dire de s'habituer à Share Point et tirer parti de ses fonctionnalités en tant qu'outil, je peux suggérer une autre façon de l'utiliser qui pourrait aider ces utilisateurs à s'y habituer plus facilement rapidement sans même s'en rendre compte. Pour ce faire, il vous suffit donc de synchroniser les bibliothèques que vous souhaitez utiliser avec OneDrive Cela suppose que votre entreprise dispose déjà d'une configuration Drive Ce n'est peut-être pas le cas, mais généralement, si vous avez configuré SharePoint, vous avez également une configuration sur un seul lecteur. Pour ce faire, il vous suffit d' accéder à une bibliothèque de SharePoint, quelle que soit la bibliothèque de votre choix, et de cliquer sur Synchroniser ici. Vous avez également la possibilité d' ajouter un raccourci vers OneDrive, qui ajoutera un raccourci vers votre One Aussi simple que cela, il créera essentiellement un nouveau dossier dans votre OneDrive Mais je ne recommande pas cette option simplement parce que , d'après mon expérience, elle a causé des problèmes, notamment en ce qui concerne la fonction d'enregistrement et de paiement. Il empêche parfois le fichier d'être utilisé par d'autres utilisateurs. Même si cette fonctionnalité n'est pas utilisée, elle est tout simplement moins optimisée pour une utilisation en entreprise et en équipe avec plusieurs personnes. Je vous suggère donc de cliquer plutôt sur Synchroniser. Ici, une fenêtre contextuelle s'affichera et vous pouvez simplement cliquer sur Ouvrir. Vous pouvez également cocher cette case si nécessaire Si vous ne voulez pas voir cette fenêtre contextuelle à nouveau, cliquez sur Ouvrir. Si c'est la première fois que vous utilisez OneDrive ou si vous êtes déconnecté de OneDrive pour une raison ou une autre, il se peut que vous soyez invité à vous connecter. Alors, cliquons sur Se connecter ici. Ensuite, il expliquera où se trouve mon lecteur RN. Je m'en fous vraiment. Cliquons sur Suivant. J'ai déjà un dossier ici. Cela ne devrait pas être votre cas, mais c'est parce que j'ai déjà suivi ce cours auparavant. Il suffit de cliquer sur Utiliser ce dossier. Ici, cela m'envoie un message d'erreur car j' ai configuré deux OneDrive pour mes comptes personnels et professionnels Vous n'aurez pas ce problème. Cliquez sur Suivant. Ensuite, il vous montre comment utiliser OneDrive. Vous pouvez passer par là si vous le souhaitez, et cela vous propose également d'utiliser l'application mobile. Je veux le faire dès maintenant, mais si je clique sur Ouvrir mon dossier One Drive et que mais si je clique sur Ouvrir mon dossier One Drive je le fais glisser sur le bon écran, vous pouvez voir maintenant qu'il a ouvert la bibliothèque de tests d'alertes que nous avions sur SharePoint. Il l'a ouvert ici, et comme vous pouvez le voir, le statut est en cours de synchronisation Si je l'ouvre maintenant, vous verrez mes trois fichiers que j' ai sur SharePoint. Donc, si je pars comme ça, vous pouvez voir les trois fichiers comme ça. Alors maintenant, le statut est toujours synchronisé ici, mais une fois qu'il sera vert, mon One Drive sera synchronisé avec SharePoint Toutes les modifications que j'apporte du côté SharePoint seront répliquées sur un seul lecteur ou les modifications que j'ai apportées du côté du lecteur seront répliquées dans Et comme vous pouvez le constater, il fonctionne exactement de la même manière que vos fenêtres, dossiers et fichiers de l' explorateur Windows ou qu'un serveur de fichiers auquel vous êtes peut-être habitué. Donc, si vous avez des gens qui n' aiment pas partager, c'est bon. Cela arrive. Dites-leur d'utiliser plutôt la synchronisation, car vous aurez toujours toutes les fonctionnalités dont nous avons parlé plus tôt dans ce cours liées au fichier qui se trouve dans SharePoint. Vous aurez donc toujours l'historique des versions. Vous aurez toujours l'option d' enregistrement et de paiement, mais tout ressemblera à celui de votre explorateur Windows. Faisons un test ici. Si je crée un nouveau fichier dans SharePoint, comme vous pouvez le voir, il vient d'apparaître ici, la présentation DX Au fait, si vous ne voyez pas les icônes ici, c'est parce que, comme je l'ai mentionné plus tôt, les applications Microsoft ne sont pas installées sur mon ordinateur pour le moment, car c'est mon ordinateur personnel, mais vous verrez les icônes ici, donc ce sera plus facile pour vous. Actualisez SharePoint car il ne s'est pas actualisé tout seul, mais comme vous pouvez le constater, il en va de même ici. Une chose à garder à l'esprit, cependant, si vous supprimez des éléments ici sur OneDrive, cela les supprimera également sur SharePoint Donc, si je supprime la présentation, elle la supprimera également de SharePoint. Mais c'est le truc. Si vous le supprimez par erreur sur un lecteur, puisqu'il est toujours lié à SharePoint, vous avez toujours la corbeille SharePoint. Ainsi, en tant que propriétaire de site et même en tant qu'utilisateur noble, vous pouvez revenir à SharePoint, accéder à la corbeille SharePoint, restaurer le fichier et tout redeviendra normal. Il réapparaîtra dans un Drive et réapparaîtra également dans SharePoint Je recommande donc vivement d' utiliser SharePoint comme il est censé être utilisé, en particulier en tant que propriétaire secondaire, il est impossible de le contourner. Mais pour les bibliothèques que vous utilisez beaucoup et celles qui utilisent simplement des dossiers et n' utilisent pas trop de fonctionnalités SharePoint, vous pouvez les synchroniser sur un seul lecteur, et vous risquez de passer des jours sans même ouvrir SharePoint si vous n'en avez pas besoin. Vous pouvez simplement travailler à partir de l'Explorateur Windows. Je pense donc que c'est une fonctionnalité vraiment très intéressante, qui aide vraiment les personnes qui ne souhaitent pas utiliser SharePoint. Je suggère donc fortement de l'utiliser et de le commercialiser auprès de votre équipe et de votre entreprise. 10. Merci et prochains sujets: Pour avoir écouté ce cours. Il s'agit d'une partie de SharePoint. Certes, c'est la principale solution contenant des bibliothèques de documents, mais Share Point comporte de nombreuses autres parties. Vous verrez sur mon profil quelques autres vidéos. N'hésitez pas à suivre ces cours pour améliorer encore votre niveau de SharePoint. Je te verrai plus tard.