Transcription
1. Introduction du cours: Bienvenue dans la classe sur la gestion de projet pour les concepteurs. Dans ce cours, nous allons examiner comment vous pouvez votre entreprise avec une structure de gestion de projet vraiment solide. Le but de la gestion de projet est de s'assurer que le dossier est livré à temps avec une qualité supérieure et que tous les acteurs impliqués dans le projet, de vous à votre équipe et à vos clients, sachent exactement ce qui est attendu et sont en train de terminer leurs tâches à temps. Nous voulons également nous assurer que tous les participants se sentent vraiment soutenus et sachent exactement ce qu'ils doivent faire quand ils ont une très grande expérience du projet et de l'ensemble du processus. Donc, dans ce cours, nous allons apprendre à gagner du temps et à gagner votre entreprise. Évitez le fluage de portée Bergen, et apprenez à regarder professionnel pour les clients avec un flux de travail vraiment clair. Nous allons également apprendre à obtenir plus d'entreprises de MON entreprise parce que vos enfants sont beaucoup plus satisfaits du processus et qu'ils sont heureux de vous recommander à quelqu'un. Et à la fin de ce processus, vous allez avoir une entreprise dans laquelle vous aimez travailler, mais surtout, qui peut évoluer et grandir avec vous si vous voulez ajouter plus de personnes à votre équipe ou simplement avoir une meilleure expérience au quotidien dans votre entreprise. Pour ce faire, nous allons jeter un oeil à la création d'un flux de travail pour votre entreprise. Les outils dont vous aurez besoin au quotidien et différentes options pour vous selon la façon dont vous préférez travailler. Et nous allons également jeter un coup d'oeil à la création modèles afin que vous puissiez automatiser les choses et votre entreprise et vous assurer que vous pouvez passer votre temps sur la taxe que vous aimez vraiment faire, et pas tellement sur le des choses qui prennent juste votre temps. Alors j'ai hâte de vous voir en classe.
2. Créer votre flux de travail: Le but du chef de projet est donc de s'assurer que vos clients, votre équipe, vous, personnes impliquées, sachent exactement ce qu'ils doivent faire quand ils ont besoin de le faire et se sentent à l'aise et soutenus. Donc, pour que cela fonctionne, trois choses doivent arriver. abord, vous devez connaître toutes les différentes tâches qui doivent se produire à partir
du prospect initial lorsqu'un client vous approche pour le
transfert de soutien à l'ensemble du processus du projet. Vous devez donc connaître toutes les petites tâches qui doivent se produire. Vous devez également planifier toutes les différentes tâches de sorte que si quelque chose doit se produire avant quelque chose d'autre qui est clair et organisé, puis vous devez laisser à la fois vos clients et votre équipe, et bien sûr, vous-même savoir quand tous ces différentes tâches doivent être accomplies par cela, lorsque les gens ont un calendrier à suivre, ils peuvent facilement planifier leurs journées et ils se sentiront vraiment heureux de le faire parce qu'il n'y a pas de stress ou,
vous savez, tard dans la nuit, essayer de couvrir quelque chose que vous avez manqué dans le processus. Enfin, vous devez vérifier les gens. Si quelque chose change, disons que votre client souhaite modifier la portée du projet. Ensuite, vous devez parler à votre équipe, travailler à travers votre flux de travail et voir comment vous pouvez réellement travailler avec le planning et le test que vous avez laissé pour modifier cela afin que tout le monde soit heureux et que rien ne soit regroupé pour devenir vraiment stressant. Le processus créatif de tout le monde peut être un peu différent. Mais je trouve par expérience qu'il y a toujours le même genre d' étapes qui continuent à arriver dans le processus global du projet. La première chose qui arrive généralement est qu'une piste passe par votre porte. Ils veulent travailler avec vous et ils veulent discuter de ce projet avec vous. Donc, vous avez une forme de réunion initiale pour voir si vous êtes un bon ajustement. Une fois que vous avez le feu vert, vous devez intégrer votre client et lui indiquer à quoi s'attendre
les délais et les inviter à l'outil de gestion de projet que vous avez décidé d'utiliser. Et nous allons parler plus d'outils plus tard dans ce cours. Ensuite, vous entrez dans la phase de conception. Nous avons généralement quelque chose comme la découverte, les réunions
conceptuelles , les itérations, et enfin, la remise du projet au client quand il est terminé. Votre flux de travail contient également toutes ces petites tâches qui vous aident à passer d'une étape à l'autre. Cela peut être des choses comme la création de la présentation pour montrer à votre client ou pour vos clients descendre vous contenu pour leur site Web, par exemple. Voici donc quelques exemples d'étapes que vous pourriez
souhaiter inclure également dans votre flux de travail. Des choses comme la collecte et un bon bref est vraiment important pour s'assurer que le projet fonctionne bien. Contrats et factures, très importants. Collecte de contenu auprès de clients et de collaborateurs. Des choses comme si vous travaillez avec des pigistes, par exemple, et que vous avez besoin d'un certain travail avant une date limite. Et bien sûr, la collecte de commentaires pour vous travailler. Il y a beaucoup d'excellents outils pour cela, et nous allons regarder cela dans la section Outils aussi.
3. Projet de cours 1: Donc, pour ce projet de première classe, j'ai créé un PDF que vous pouvez télécharger. Le PDF, il a différents champs où vous pouvez ajouter dans vos différentes étapes et ensuite vous venez de remplir toutes les différentes tâches
dont vous avez besoin pour concourir pour cette étape spécifique. Vous indiquez également combien de temps cela vous prendra et qui devrait le faire. N' oubliez pas d'ajouter les tâches dont vous avez besoin pour concurrencer également vos clients. Comme vous donner des commentaires, par exemple. Parce que ce cours est tout pour vous faciliter la vie. J' ai également fait un modèle interactif pour vous en notion que vous pouvez utiliser si vous préférez cela sur le pdf imprimé. Et tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le lien dans la section à propos de ce cours et de dupliquer la page. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez commencer
à ajouter les tâches dans le modèle juste là. Et pour définir combien de temps quelque chose devrait prendre, suffit d'ajouter une nouvelle propriété et d'appeler le temps nécessaire. Tout comme je l'ai fait dans cet exemple de carte que vous pouvez voir ici. Vous pouvez également allouer les tâches à la bonne personne immédiatement. Ou vous pouvez attendre à moins que nous ayons fait le projet de classe aussi, où vous le mettez réellement en service. Et pour utiliser cette tablette, vous devez créer un compte avec notion qui est gratuit. Mais si vous ne voulez pas faire cela, vous pouvez simplement rester avec le PDF imprimable.
4. Explorer les configurations: Lorsque nous pensons à la gestion de projet, il y a quelques méthodes ou structures éprouvées que vous pouvez utiliser. Et donc, pour vous faciliter la vie et pour nous aider à utiliser certains des outils qui sont là, je vais en passer par trois différents. Ce sera la méthode de combinaison, la méthode du diagramme de Gantt et la planification du calendrier. La première configuration s'appelle Kanban. Et ici, vous avez différentes catégories pour vos différentes tâches. Typiquement, des choses comme rester en cours et terminé. Cela vous donne un très bon aperçu du processus du projet. si vous utilisez cette configuration, assurez-vous que chaque tâche a également une date limite et qu'elle est allouée à la bonne personne. Si vous n'avez pas ce risque de finir avec une sorte de géant pour faire ça. Et personne ne sait vraiment ce qu'ils devraient prioriser et quand ils devraient faire quoi. Un conseil qui a vraiment bien fonctionné pour moi est de configurer chaque étape de votre flux de travail comme une colonne, plutôt que d'avoir ces trois catégories traditionnelles de rester en cours et de le compléter. De cette façon, vous pouvez voir ce qui a besoin d'action en ce moment, et vous pouvez vraiment facilement voir ce qui est le suivant. L' étape suivante est appelée diagrammes de Gantt. Et les graphiques de Gantt sont un excellent moyen d'obtenir une vue d'ensemble claire de plusieurs projets ou membres d'équipe. Ainsi, chaque projet ou tâche obtient une date de début et de fin et il est alloué à un certain membre de l'équipe. De cette façon, vous pouvez facilement déplacer des tâches et des échéances et vous pouvez voir comment elles affectent les unes les autres. J' aime vraiment la configuration car elle vous
donne un aperçu visuel de tous vos projets à la fois, ce qui est parfait si vous en êtes un concepteur et un penseur visuel comme moi. Enfin, je veux aussi parler de planification du calendrier. Vous pouvez donc l'utiliser vous-même ou vous pouvez l'utiliser avec l'une des deux autres configurations. Donc, le Kanban ou le Gantt. Un problème que j'ai remarqué dans l'exécution de ma propre entreprise est que si vous définissez juste des délais et des tâches, mais que vous n'allouez pas de temps pour chacun des éléments de votre calendrier, vous pouvez très facilement vous retrouver avec cette liste de tâches massive sans priorités. Par conséquent, la planification du calendrier signifie que vous ajoutez chaque tâche à votre planification. Donc, si quelque chose ne correspond pas, vous planifiez, vous devez soit le déléguer, soit vous devez décider si vous pouvez le supprimer de votre liste de tâches. Donc, pour utiliser l'une de ces configurations, vous devez généralement prendre toutes les tâches que vous avez écrites dans votre workflow pour le projet de classe 1, puis les ajouter à votre configuration. Donc, pour cela, c'est génial d'utiliser des outils en ligne. Donc c'est en fait ce que nous allons regarder ensuite. Donc, une fois que nous en saurons plus sur le projet de classe d'outils, deux seront tout sur la création de votre propre configuration d'une manière qui fonctionne le mieux pour vous.
5. outils: Même si vous êtes quelqu'un comme moi qui autorise toujours stylo et le papier, les cahiers et les tableaux blancs, vous travaillerez toujours avec une équipe. Donc, même si cette équipe comme vous et votre client, vous voulez toujours vous assurer que tout est facile à collaborer sur. Alors maintenant, nous allons jeter un oeil à quelques outils différents que vous pouvez utiliser. Ils rendent l'automatisation beaucoup plus facile. Ils facilitent l'ensemble de la structure et de la configuration car vous pouvez créer un modèle dans ces différents programmes que vous pouvez ensuite réutiliser pour chaque projet. Donc c'est ce que nous allons jeter un coup d'oeil. Maintenant, si vous pensez que l'un de ces outils semble intéressant, alors vous pouvez aller à la section À propos de cette vidéo. C' est juste en dessous de la vidéo. Et je vais lier tous ces différents outils juste là. Le premier outil dont je veux parler est celui que j'ai construit. Il s'appelle Kayla, et il vous aide à collecter les fichiers des clients à temps. Et je l'ai construit parce qu'environ 75% des entreprises
créatives ont connu une certaine forme de fluage de la portée. Et cela nous a coûté environ 11% de nos profits, ce qui est juste trop élevé. Ainsi, avec le Canada, vous pouvez intégrer vos clients en configurant les demandes d'images, texte et d'autres fichiers dont vous avez besoin bien avant le moment où vous en avez besoin. Ainsi, tout sera prêt pour vous quand vous aurez besoin de commencer à travailler. Il n'y aura donc aucun retard dans les projets. Donc, ici, nous pouvons voir que nous avons mis en place à une seule demande pour chaque étape du processus de conception que nous avons examiné dans notre flux de travail. De cette façon, le client verra cela et saura exactement ce qu'il a besoin de vous envoyer quand. Et vous pouvez également affecter différents contributeurs à différentes demandes. Et c'est parfait si nous disons que vous créez un site Web et que vous avez besoin de la copie d'un rédacteur, des photos de produit d'un photographe, et peut-être du mémoire et des commentaires de vos clients. Ma partie préférée est que Kayla rappelle à vos clients pour vous. Donc, tout se passe automatiquement sans que vous ayez à penser à archiver ou à chasser des fichiers. Donc, ça rend ça vraiment facile. Et une fois que quelque chose est soumis, vous pouvez simplement approuver les fichiers ou en demander de nouveaux. Kayla est donc un outil accessoire que vous pouvez utiliser avec n'importe quelle autre configuration de gestion de projet car il traite spécifiquement du processus de collecte de contenu que vous souhaitez
généralement intégrer dans le cadre de votre flux de travail. Alors que nous avons fait Qaïda, nous savions qu'en plus de le rendre agréable à utiliser pour les designers, clients doivent aussi l'aimer, sinon ils ne l'utiliseront pas. Donc c'est vraiment, vraiment important. C' est pourquoi nous avons veillé à ce qu'il soit super facile de soumettre des fichiers d'une manière qui se sent très familière aux clients. Un autre excellent outil est la notion. La notion est peut-être l'outil le plus flexible car vous pouvez créer votre propre structure. Vous avez vu comment nous avons utilisé la notion lorsque nous avons créé notre projet de classe un modèle qui était super utile. Et vous pouvez également configurer des modèles et même incorporer d'autres outils comme les projets imaginaire ou Fichman. J' aime mettre en place une page d'accueil pour chaque client et cela rend vraiment facile de naviguer entre différents projets. Et vous pouvez toujours trouver tout ce dont vous avez besoin même une fois qu'un projet est terminé. Et donc c'est peut-être que le client face aux interfaces nécessairement, mais peut-être plus ce que vous avez pour vous et votre équipe de garder une trace de tout ce dont vous avez besoin. Si vous le souhaitez, la méthode Kanban de déplacer des tâches de pas commencé à terminé, tremolo est une très bonne option pour cela. Vous pouvez inviter votre équipe et j'aime mettre en place un tableau pour les tâches internes, comme pour les personnes de votre équipe, et un autre pour chaque client. Et cela signifie que le client ne voit que ce qui se passe sur son conseil d'administration. Et vous pouvez structurer avec une colonne pour chaque étape du processus de conception. Ainsi, plus il est facile pour vos clients de comprendre les étapes de votre processus de conception et à quoi s'attendre ensuite, vos projets seront souples. Et nous allons jeter un oeil un peu plus à ce sujet et comment le
structurer en classe de protection pour la grille de poser des utilisations, configuration du
diagramme de Gantt, vous pouvez essayer de bascule plan. Vous savez peut-être déjà basculer à partir de leur outil de suivi du temps, ce qui est vraiment génial. Mais ils ont aussi un logiciel de gestion de projet qui utilise les graphiques de Gantt. Et en prime, vous pouvez même choisir de créer à la fois un kanban et une configuration de diagramme de Gantt pour chaque projet. Donc tu n'as pas vraiment à choisir. Maintenant que nous en savons un peu plus sur les différentes configurations qu'ils sont là et quelques outils différents. Nous allons parler un peu de la gestion votre équipe et de la gestion de vos clients dans vos projets.
6. Gérer une équipe: Lorsque vous gérez des équipes, nous voulons nous assurer que l'aspect de gestion de celui-ci ne devienne pas quelqu'un qui était assis, regardant les gens et utilisant un navigateur Web sur une carotte. Donc, ce que nous voulons penser, c'est travailler ensemble en équipe, vous en tant que chef de projet, fait partie de l'équipe que le reste des personnes travaillant dans cette entreprise. Donc, nous voulons nous assurer que lorsque nous créons la structure sur laquelle nous travaillons maintenant et la configuration, cela ne devrait pas fonctionner seulement pour vous, le travail pour toute votre équipe. Alors n'ayez pas peur de demander aux gens ce qu'ils ont genre de programmes. Ils connaissent déjà le type de façon dont ils préfèrent travailler. Ou s'il y a autre chose qu'ils pensent important pour vous de savoir. Ceci est également très important si vous pensez à quand vous voulez définir combien de temps quelque chose devrait prendre. En tant que chef de projet, vous pourriez avoir une idée que l'étape de conception devrait prendre trois semaines. Mais assurez-vous que vous demandez aux gens qui
vont faire le travail est de trois semaines réaliste. Et de cette façon, vous êtes en train de vous assurer que le planning que vous créez sera suivi beaucoup plus soigneusement et beaucoup plus facilement avec les gens heureux et excités ou travailler. Une autre chose à penser est façon dont les gens aiment vraiment travailler dans votre entreprise en termes d'obtention de votre culture d'entreprise. Donc les gens veulent avoir des réunions en face à face tout le temps, ou veulent-ils les utiliser via un salon de chat comme Slack, par exemple, pour obtenir une grande partie de la communication faite afin que vous n'ayez pas à vous rencontrer en personne. Donc, beaucoup de ces choses différentes sont importantes pour s'assurer que les gens se sentent inclus dans le processus. Et si vous n'avez pas une grande équipe, vous pouvez toujours faire la même chose avec vos clients. Demandez à vos clients, quel genre de programmes sont-ils à l'aise ? Vous savez, sont les plus à l'aise d'avoir un appel téléphonique par email. Peut-être qu'ils connaissent déjà beaucoup de ces outils de gestion de projet que nous avons déjà consultés. Et s'ils le font, c'est génial. S' ils ne le font pas, peut-être que vous devez les embarquer à ce sujet. Alors assurez-vous que tout le monde se sent à l'aise, excité. Et c'est un excellent moyen non seulement de rendre les choses plus efficaces, mais aussi de rendre votre culture d'entreprise et beaucoup plus amical et heureux.
7. Projet de cours 2: Impressionnant. Donc maintenant, nous avons fait tout le chemin jusqu'au projet de classe 2, et voici la dernière vidéo. Donc, nous prenons maintenant tout ce que nous avons appris dans cette classe. Et nous allons prendre le flux de travail que vous avez créé et lancer le projet un. Et nous allons créer ces modèles et la configuration de votre système de gestion de projet. Et ce que je vous suggère de faire, c'est que vous avez une base
personnelle, qui est essentiellement comme un wiki pour votre entreprise. Voici où vous pouvez accéder à tous les différents projets. Vous pouvez accéder aux différents modèles, puis configurer un modèle pour interne. Donc, ce que votre équipe ou vous devez compléter et une façon dont votre client est invité où ils ont un excellent aperçu. La première chose que vous voulez décider est le type de configuration que vous souhaitez. Et cela se résume vraiment à des préférences personnelles. Kanban, diagrammes de Gantt, planification du calendrier. Pensez à, si vous préférez plus d'un aperçu ou un plan très détaillé, et choisissez simplement la structure qui vous convient le mieux. Ensuite, nous allons commencer avec la configuration de votre équipe, votre tableau interne. Vous pouvez créer une section pour chaque projet ou vous pouvez aller avec les essais en cours et terminé, ajoutant toutes les tâches que vous voulez voir uniquement votre équipe. Donc, des choses comme les discussions sur les concepts de conception, peut-être envoyer la facture est des réunions internes, des choses comme ça. Une fois que vous avez ajouté tout ce dont vous avez besoin, enregistrez cette section en tant que modèle et copiez-la chaque fois que vous avez un nouveau projet. Lorsque vous démarrez le projet, affectez chaque tâche à un membre de votre équipe et définissez des dates d'échéance pour chacune des tâches. C' est une étape très importante. Ensuite, nous allons jeter un coup d'oeil à la mise en place d'un conseil d'administration pour les projets clients. Et l'objectif de ce tableau est d'aider votre client à avoir une vue d'ensemble claire de votre processus et des tâches dont il a besoin pour accomplir lui-même. J' aime aussi ajouter quelques tâches pour mon équipe qui consiste à envoyer au client une sorte d'information. Voici donc un exemple de la configuration de
mon client modèle pour les trois premières étapes, vous pouvez voir que je peux facilement ajouter le contrat signé et d'autres informations utiles. Donc le client et moi pouvons toujours le trouver. Un conseil bonus que je veux mentionner est d'ajouter un lien
vers les conceptions finies une fois que vous avez terminé le projet. Si votre client souhaite partager le travail avec un membre de l'équipe et qu'il souhaite l'imprimer. Et ils veulent l'envoyer à un développeur web ou à quelqu'un après, vous savez, peut-être qu'ils veulent juste retrouver eux-mêmes parce qu'ils ont oublié où ils l'ont sauvé. Ils pourraient commencer à chercher un lien dans un e-mail qui pourrait être vraiment déroutant si vous l'envoyez de cette façon. Et il y a des chances qu'ils commencent juste à écrire, tu dois te demander de le renvoyer. Donc, pour vous faire gagner du temps, vous pouvez simplement ajouter le lien au tableau et alors vous et eux savez toujours comment le trouver même après que le projet est terminé. Une fois que vous avez terminé, enregistrez-le en tant que modèle et dupliquez-le
simplement lorsque vous avez un nouveau projet. La dernière chose à garder à l'esprit est de tester votre nouveau flux de travail et de le configurer pour environ un à trois mois, puis de revoir ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré. Vous pouvez modifier légèrement votre modèle. Peut-être que vous voulez essayer un autre outil, ou peut-être demander à votre équipe de suggérer des moyens d'améliorer cela. Et j'espère vraiment que vous avez apprécié ce cours. N' oubliez pas de terminer le projet. Et je suis là si vous
avez des questions et si vous voulez plus de conseils ou de choses dans ce sens, consultez notre Instagram et j'aimerais entendre de moi là-bas. Passez un bon moment et bonne chance avec vos projets.
Malin Lernhammar, Co-founder at Kayla
