Gestion de projet : Devenir chef de projet

1. Intro à la gestion de projet: Bonjour, je m'appelle Janet et je suis heureuse de vous accueillir dans ce cours sur la gestion de projet Aujourd'hui, la gestion de projet est cruciale dans notre vie quotidienne. Que vous soyez un gestionnaire, un enseignant ou un éducateur comme moi, compétences en gestion de projet sont toujours utiles Nous sommes maintenant là pour vous aider à maîtriser les principes fondamentaux de la gestion de projet. Dans ce cours, nous aborderons les principes essentiels de la gestion de projet, vous aider à comprendre comment planifier, exécuter et clôturer des projets avec succès. Que vous gériez un petit projet personnel ou que vous dirigiez une grande équipe, vous acquerrez des compétences pratiques que vous pourrez appliquer immédiatement. Nous aborderons des sujets clés tels que les principes fondamentaux de la gestion de projet, les cycles de vie des projets. Identifier des objectifs intelligents, identifier et atténuer les risques du projet, et comment mener à bien un projet À la fin de ce cours, vous aurez acquis une base solide en gestion de projet et la confiance nécessaire pour gérer efficacement des projets , quelle que soit leur taille ou leur complexité. Ce cours est conçu pour tous ceux qui cherchent à améliorer leurs compétences en gestion de projet, que vous soyez un débutant qui explore la gestion de projet pour la première fois, un indépendant gérant plusieurs clients ou un chef d'équipe cherchant à améliorer son efficacité Et si vous n'avez aucune expérience préalable, pas de problème ? Ce cours est structuré de manière à qu'il soit facile à suivre, même si vous débutez dans le domaine de la gestion de projet. La gestion de projet change la donne en termes de productivité et d'efficacité. Commençons, et je vous verrai dans la première leçon. 2. Les bases de la gestion de projet: Salut, voilà. Bienvenue dans le cours de gestion de projet. Maintenant, avant de commencer, prenez un moment pour réfléchir à certaines des différentes tâches que vous avez accomplies dans votre vie. Peut-être avez-vous organisé un mariage ou une fête d'anniversaire. Peut-être avez-vous déménagé d' une ville à une autre, ou peut-être êtes-vous le membre de la famille chargé d' organiser la réunion de famille annuelle. Que vous vous en rendiez compte ou non, vous avez perfectionné diverses compétences grâce à ces tâches qui vous aideront à devenir un chef de projet performant pour n'importe quelle organisation ou pour votre propre entreprise Dans ce module, nous passerons en revue certains termes clés de la gestion de projet, ce qu'est un projet, qui est un chef de projet, les rôles et responsabilités de tout chef de projet débutant et les types de compétences dont il a besoin. Prêt à démarrer ? Allons-y Commençons par définir ce qu'est un projet. Pour le dire simplement, un projet est une série de tâches qui doivent être accomplies afin d'atteindre un objectif spécifique. Pour obtenir le résultat souhaité, collaboration et une planification minutieuse sont nécessaires, maintenir le projet sur la bonne voie et dans les limites du budget. Et c'est là que la gestion de projet joue un rôle. Alors, en quoi consiste exactement la gestion de projet ? gestion de projet est l'application de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques pour répondre aux exigences du projet et atteindre le résultat souhaité. La gestion de projet est essentielle à la réussite des grands comme des petits projets. Alors, qu'est-ce qui fait de la gestion de projet un élément si important d'une organisation ? Les entreprises valorisent la gestion de projet car elle garantit que les projets produisent les résultats escomptés les délais et dans les limites du budget. Une mauvaise gestion de projet peut faire en sorte que les projets ne respectent pas les délais, ne respectent pas les budgets et n'atteignent pas les objectifs d'une organisation. Examinons ensuite les principaux rôles et responsabilités du chef de projet. Alors, que fait un chef de projet ? Les chefs de projet suivent généralement un processus qui inclut les aspects fondamentaux de la gestion de projet, planification et l'organisation, gestion des tâches, la budgétisation et le contrôle des coûts, ainsi que d'autres facteurs Tout ce que font les chefs de projet contribue à que le projet soit achevé dans les délais et dans les limites du budget. La création de plans de projet est un aspect important de la gestion de projet. Cela permet de donner le ton au projet, maintenir tout le monde sur la bonne voie et d'accélérer l' exécution des tâches. Cela nous amène au deuxième point, la gestion des tâches. Une fois le projet lancé, le chef de projet aide membres de l'équipe à gérer les tâches et à communiquer les étapes clés à l'ensemble de l'équipe ou aux clients Désormais, cela permet aux membres de l'équipe et aux clients de rester informés de l'avancement du projet Le troisième élément est la budgétisation et le contrôle des coûts. La gestion du budget et le contrôle des coûts sont des responsabilités communes que les chefs de projet doivent comprendre afin de maintenir le projet sur la bonne voie et dans les limites du budget. Il s'agit d'un travail à temps plein, car le plan que vous avez élaboré et géré peut changer, ce qui peut entraîner des coûts imprévus. Ce ne sont là que quelques exemples, mais la chose la plus importante à comprendre à propos du rôle d'un chef de projet est que vous utiliserez une variété d'outils, de techniques et de méthodologies au quotidien. L'aspect le plus gratifiant du métier de chef de projet est de voir le projet grandir du début à la fin. C'est une expérience vraiment unique de construire quelque chose à partir de zéro. Cependant, les responsabilités d' un chef de projet peuvent varier en fonction du projet, du secteur d'activité et de l' entreprise dans laquelle il travaille. Ce dont nous avons discuté ici est un aperçu général. Désormais, en plus de s'acquitter de ses responsabilités quotidiennes, chef de projet doit également s'assurer que le résultat du projet apporte de la valeur à l'entreprise. Un chef de projet peut ajouter de la valeur de différentes manières, qu'il s'agisse de développer un nouveau service pour les clients ou modifier un service existant pour mieux répondre aux besoins des clients. Les chefs de projet ajoutent de la valeur à leurs équipes et à leurs organisations en hiérarchisant, en déléguant et en communiquant efficacement Parlons d'abord de la priorisation. Les chefs de projet sont des experts l'art d'aider les membres d'une équipe à identifier et à décomposer les tâches importantes en étapes plus petites. Il y aura des moments où un chef de projet ne sera pas sûr de la tâche à prioriser. Ils communiqueront avec leurs équipes et les parties prenantes pour recueillir des informations et élaborer un plan afin de déterminer celles qui sont les plus essentielles à la réussite du projet. Lorsque vous hiérarchisez efficacement les tâches importantes, vous vous préparez, ainsi que votre équipe , à la réussite du projet. Parlons maintenant de délégation. Vous pouvez utiliser les forces de votre équipe pour planifier un projet en déléguant une tâche à la personne possédant les compétences nécessaires pour effectuer le travail et en ordonnant la tâche de manière appropriée Enfin, discutons d' une communication efficace. Les chefs de projet ajoutent de la valeur en communiquant efficacement avec leurs équipes et les principales parties prenantes. Il s'agit d'être ouvert et honnête à propos des plans et des idées, ainsi que de rendre l'information facilement accessible. Les chefs de projet communiquent régulièrement avec leurs équipes au sujet de l'état d'avancement des travaux et aident à identifier les domaines dans lesquels un coéquipier peut avoir besoin d'assistance Des contrôles réguliers permettent de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie. Les chefs de projet entretiennent également des contacts réguliers avec les personnes extérieures à l'équipe, telles que les chefs d'entreprise qui sont investis dans les résultats du projet. Un projet réussi ajoutera toujours de la valeur, quelle que soit la tâche à accomplir. Il est de la responsabilité du chef de projet de veiller à ce que le projet soit à la fois utile et réussi. Comme un chef de projet, bien entendu, ne travaille jamais de manière isolée, il reste une marge de manœuvre si nous ne discutons pas de la manière dont le rôle du chef de projet est lié aux autres rôles au sein de l'équipe de projet. Quel est donc le rôle du chef de projet au sein d'une équipe ? Les membres de votre équipe auront chacun leurs propres rôles et responsabilités, et vous travaillerez ensemble pour faire en sorte que chacun puisse contribuer au succès du projet. Vous ne serez pas un expert dans tous les rôles de projet en tant que chef de projet, et c'est bien, car ce n'est pas votre travail d'être un expert dans tous les domaines. Vous êtes plutôt chargé de diriger votre équipe et assurer qu'elle dispose des ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Parlons-en avec d'autres exemples de responsabilités requises. Pour commencer, vous devez tenir tous les membres de l'équipe responsables des tâches qui leur sont assignées. La gestion des tâches vous permet de responsabiliser les membres de votre équipe leur conférant la propriété d'aspects spécifiques du projet. Ensuite, vous devez vous assurer que les problèmes et les risques sont suivis et visibles et que voies d' escalade sont établies. Par voies d'escalade, nous voulons dire que vous devez comprendre comment vous allez communiquer les risques aux personnes appropriées au moment opportun. Troisièmement, vous devez comprendre et aider vos collègues à adopter les flux de travail et les styles de gestion de projet appropriés . Vous aurez probablement la meilleure idée du style qui convient le mieux au poste de chef de projet. Il est de votre responsabilité de vous assurer que l'équipe respecte ce style et les autres systèmes en place. Quatrièmement, vous devrez travailler avec d'autres équipes au sein de l'organisation pour répondre aux exigences du projet, de la portée, du calendrier et du budget. En d'autres termes, un projet peut avoir un impact non seulement sur votre équipe, mais également sur d'autres équipes au sein d'une organisation. Par conséquent, vous devrez collaborer avec ces équipes pour vous assurer que tout le monde est satisfait des résultats du projet. Maintenant que vous comprenez bien comment un chef de projet s' intègre dans l'équipe de projet, passons à autre chose et examinons les compétences essentielles d'un chef de projet. Bien qu'un chef de projet puisse apporter de nombreuses compétences différentes à son rôle, nous pensons qu'il existe quatre ensembles de compétences spécifiques qui peuvent aider un chef de projet à réussir. Ils favorisent la prise de décision, communication et l'escalade, la flexibilité et de solides compétences organisationnelles Commençons par faciliter la prise de décision. La plupart des décisions quotidiennes dans le cadre d'un projet seront probablement prises par vous et vos collègues. Vous garderez les projets sur la bonne voie en collectant des informations auprès de vos collègues et en utilisant ces connaissances pour aider l'équipe à prendre des décisions éclairées. Vous veillerez également à ce que ces décisions soient communiquées aux collègues concernés. La deuxième compétence consiste à communiquer et à escalader. En tant que chef de projet, vous utiliserez vos compétences en communication dans presque tous les aspects de votre travail. Cela peut inclure la documentation des plans, l'envoi de courriels concernant l'état d'avancement du projet ou l'organisation d'une réunion pour faire risques ou des problèmes aux parties prenantes La troisième compétence est la flexibilité. Savoir s' adapter lorsque des changements sont nécessaires est essentiel pour les chefs de projet. Même avec une planification minutieuse à l'avance, les plans changeront sans aucun doute. Enfin, un bon chef de projet doit être bien organisé. Avoir de solides compétences organisationnelles signifie être capable d'organiser ces processus ainsi que les éléments essentiels d' un projet afin que rien ne soit perdu ou négligé. Discutons maintenant de quelques compétences clés que vous utiliserez en termes de leadership et de dynamique d'équipe. établir des relations avec les personnes impliquées dans votre projet, vous devez utiliser vos compétences interpersonnelles Vous découvrirez les besoins et les préoccupations de l'équipe au fur et à mesure que vous établirez ces relations. Cela vous aidera à déterminer les priorités du projet et à motiver votre équipe tout au long du processus Même si vous n'avez jamais occupé de poste de direction officiel, de bonnes compétences interpersonnelles vous aideront à guider une équipe C'est ce que l'on appelle influencer sans autorité, et cela fait référence à la capacité d'un chef de projet à guider ses collègues dans l'exécution des tâches assignées sans agir en tant que responsable direct. Vous pouvez utiliser quelques compétences interpersonnelles clés pour y parvenir et orienter les résultats du projet, même si vous n'êtes pas le patron de votre coéquipier Ces compétences incluent la communication, la négociation, la résolution de conflits et la compréhension des motivations. Décomposons-les. La première étape est la communication, dont nous avons parlé à plusieurs reprises. Dans le contexte du leadership d' équipe, la communication peut inclure des entretiens avec les collègues pour voir comment ils s'en sortent dans l'accomplissement d'une tâche et fourniture d'un feedback clair sur la qualité du travail d'un coéquipier La négociation vient ensuite. Par exemple, lorsqu'un coéquipier vous dit qu'il ne sera pas en mesure de terminer son travail à temps, vous pouvez négocier un nouveau délai avec lui. La résolution des conflits est une autre compétence importante. Comme indiqué précédemment, les plans de projet peuvent changer et des problèmes peuvent survenir. Cela peut parfois provoquer des tensions et des conflits au sein de l'équipe. La résolution des conflits est une compétence importante à posséder pour préserver le projet. L'organisation d'une réunion avec deux collègues qui ne parviennent pas à s'entendre sur la meilleure façon de gérer une tâche partagée en est un exemple. Enfin, il faut comprendre les motivations. Cela implique d'apprendre à connaître vos coéquipiers et de déterminer ce qui les motive à donner le meilleur d'eux-mêmes. Comprendre les motivations peut également impliquer d'apprendre comment vos collègues préfèrent recevoir feedback et de la reconnaissance pour un travail bien fait. Et nous voici arrivés à la fin de ce module. À venir, nous aborderons le paysage des projets, du cycle de vie du projet aux différentes méthodologies de réalisation des tâches. Alors, on se voit là-bas. 3. Paysages de projet: Bonjour et bon retour. Vous avez maintenant appris les principes fondamentaux de la gestion de projet dans le module précédent, des compétences essentielles aux rôles et responsabilités d'un chef de projet dans nombreux aspects de la gestion de projet. Dans ce module, nous parlerons également du cycle de vie du projet. Vous découvrirez les différentes phases d' un projet et les différentes méthodologies d' exécution des tâches. Enfin, vous découvrirez différentes structures organisationnelles et leur incidence sur la gestion de projet. Comme vous avez déjà découvert les rôles, les responsabilités et les compétences nécessaires pour être chef de projet, il est temps de réfléchir au projet lui-même. Examinons donc les phases du cycle de vie du projet. Il n' y a pas deux projets exactement identiques, ce qui signifie qu'il existe de nombreuses façons de les gérer. Chaque projet comporte son propre ensemble d'exigences et de facteurs qui influencent la façon dont vous agissez et atteignez vos objectifs. Étant donné que de nombreux facteurs peuvent influencer un projet, il est essentiel de comprendre sa structure fondamentale, et nous appelons cette structure le cycle de vie du projet. Le cycle de vie est un moyen efficace d' orienter votre projet dans la bonne direction, veillant à ce que vous et votre projet restiez sur la bonne voie et atteigniez l'objectif. La plupart des cycles de vie des projets sont divisés en quatre grandes étapes, chacune comportant ses propres tâches et préoccupations. Les principales phases d'un projet consistent à lancer le projet, à établir un plan, à exécuter et à terminer les tâches, et enfin à clôturer le projet. Commençons par la première phase du lancement du projet. Au cours de cette phase, vous définirez objectifs et les livrables du projet, ainsi que le budget et les ressources dont vous aurez besoin, les personnes impliquées dans votre projet et tout autre détail susceptible avoir un impact sur le succès du projet Vous allez documenter toutes ces informations en un seul endroit pour démontrer la valeur du projet et, espérons-le, obtenir l'approbation nécessaire pour poursuivre. Une fois le projet approuvé, il est temps de commencer. Ensuite, vous élaborerez une stratégie pour atteindre les objectifs de votre projet. votre plan doit inclure Pour être efficace, votre plan doit inclure divers éléments, tels qu'un budget, une ventilation de toutes les tâches à accomplir, des méthodes pour communiquer les rôles et les responsabilités de l'équipe, un calendrier, des ressources et les mesures à prendre si votre projet rencontre des problèmes ou doit être méthodes pour communiquer les rôles et les responsabilités de l'équipe, un calendrier, des ressources et les mesures à si votre projet rencontre modifié. Une fois que vous avez établi votre stratégie, il est temps de la mettre en œuvre et de terminer les tâches. Bien que vous soyez chargé de mener à bien des tâches spécifiques du projet, vos principales responsabilités en tant que chef de projet sont de suivre les progrès et de maintenir la motivation de votre équipe. Vous supprimez également tous les obstacles susceptibles de se présenter afin que les tâches soient effectuées correctement et à temps. Enfin, lorsque toutes les tâches sont terminées ou que les ressources ont été comptabilisées et que le projet est arrivé à son terme, il est temps de le clôturer. Maintenant, pourquoi est-il nécessaire de fermer ? L'une des principales raisons est de donner à votre équipe l'occasion de célébrer leur dur labeur. La clôture du projet vous permet d'évaluer son bon déroulement. Vous pouvez suivre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, afin de planifier plus efficacement la prochaine fois. Même si le projet a connu un franc succès, il est bénéfique de prendre le temps de réfléchir. La clôture du projet est également une excellente occasion de communiquer avec toute personne extérieure à votre équipe intéressée par l'objectif du projet. Vous pouvez informer tout le monde de ce qui a été réalisé et de ce que vous avez réalisé. Et voici le cycle de vie du projet. Le nom exact de chaque phase peut varier selon le type de projet ou d' organisation pour lequel vous travaillez. Le concept global reste le même. Nous avons ainsi atteint dernier sujet de ce module, les méthodologies de gestion de projet. Une méthodologie de gestion de projet est un ensemble de principes directeurs et de processus permettant de gérer un projet tout au long de son cycle de vie. méthodologies de gestion de projet fournissent aux chefs de projet des conseils sur les étapes à suivre, les tâches à accomplir et la manière de gérer le projet dans son ensemble. Nous allons passer en revue deux approches différentes linéaire et itérative. Linéaire signifie que la phase ou la tâche précédente doit être terminée avant que la suivante puisse commencer. L'utilisation de ce type d'approche de gestion de projet linéaire implique de terminer chaque étape dans l'ordre, respecter les résultats spécifiques convenus et de livrer exactement ce que le client a commandé une méthodologie qui utilise En revanche, une méthodologie qui utilise une approche itérative est une approche plus flexible dans laquelle certaines phases des tâches se chevaucheront ou se produiront en chevaucheront ou se produiront même temps que d'autres tâches Vous pouvez prendre des décisions et commencer à travailler sur d'autres aspects du projet en même temps. Même si l' objectif global est clair, le résultat des tâches réalisées peut différer du concept initial, car dans l'approche itérative, les plans restent flexibles et vous pouvez apporter des modifications au fur Chacun de ces projets bénéficie d'une approche unique de réalisation des tâches afin de répondre au mieux aux objectifs du projet. Au fil des ans, le domaine de la gestion de projet a développé nombreuses méthodes parmi lesquelles les chefs de projet peuvent choisir pour les aider à gérer plus efficacement. Waterfall et Agile sont deux des méthodologies de gestion de projet les plus populaires. Vous descendez la ligne une par une, comme une cascade, en commençant par le haut et en remontant vers le bas. Vous vous souvenez de la façon dont nous définissons l'approche linéaire ? Eh bien, la cascade a une approche linéaire. Pour éviter et gérer les changements de projet, la méthode en cascade inclut certaines pratiques de gestion des risques. Heureusement, il existe d'autres méthodologies conçues spécifiquement pour le changement et la flexibilité. L'agilité est l'une d'entre elles. La capacité de se déplacer rapidement et facilement est appelée agilité. Il fait également référence à la flexibilité ou la volonté et à la capacité de changer et de s'adapter. projets agiles comportent souvent plusieurs tâches en même temps ou à différents stades de réalisation, ce qui en fait une approche itérative Vous disposez donc déjà de méthodologies en cascade et agiles dans la boîte à outils de votre chef de projet Vous pouvez maintenant ajouter deux Lean Six Sigma. Il s'agit d'une combinaison des méthodologies Lean et Six Sigma Lean Six Sigma est couramment utilisé dans les projets visant à économiser de l'argent, améliorer la qualité et à accélérer les processus Il met également l'accent sur le travail d'équipe , ce qui favorise un environnement de travail positif Nous voici donc arrivés à la fin de ce module. Alors que nous faisons nos adieux à ce module, poursuivons ces réflexions, en abordant les défis qui nous attendent avec confiance Dans le prochain article, nous apprendrons comment démarrer un projet réussi. Laissons donc le voyage continuer. 4. Comment se lancer dans un projet réussi: première phase du cycle de vie du projet est le lancement, suivi de la planification, de l'exécution et de la clôture. Donc, quelle que soit la méthodologie, tous les projets doivent commencer quelque part, n'est-ce pas ? Et les choses peuvent vite mal tourner si le projet n'est pas correctement lancé. Parlons donc un peu plus de l'initiation. Ce module vous montrera comment jeter les bases d'un projet réussi Vous apprendrez à effectuer des tâches pour déterminer la portée, les objectifs, les livrables et les critères de réussite du projet objectifs, les livrables . Commençons donc. Alors pourquoi le lancement d'un projet est-il essentiel à la réussite d'un projet ? lancement étant la première phase du projet, il est essentiel de bien faire les choses. Un démarrage bien planifié constitue une base solide pour votre projet et le met en position de réussir. L'initiation se produit lorsqu'un problème ou opportunité au sein d'une organisation est identifié. Souvent, les parties prenantes, telles que les cadres supérieurs d'une entreprise, lancent un projet pour répondre à un besoin commercial spécifique. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité aider à identifier les objectifs, les ressources et les autres détails du projet sur la base discussions préliminaires avec les parties prenantes du projet. La phase de lancement est essentielle pour poser les bonnes questions aux parties prenantes, mener des recherches, sélectionner les ressources et documenter clairement les éléments clés d'un projet Cela vous aidera à définir portée ou les limites du projet, mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et à obtenir des éclaircissements dès le début , ce qui vous permettra d'économiser beaucoup de temps et de travail supplémentaire plus tard dans le projet Le lancement approprié du projet permet également de s'assurer que les avantages des résultats du projet l' emportent sur les coûts du projet Vous allez effectuer une analyse coûts-avantages pour le déterminer, c' est-à-dire le processus consistant à additionner la valeur attendue d'un projet, les avantages et à la comparer aux coûts. J'espère que vous comprenez maintenant comment la phase d'initiation contribue à la base d' un projet solide et pourquoi il est essentiel de bien le mener à bien. Examinons maintenant les éléments clés du lancement du projet et la manière dont ces éléments mènent à la phase de planification du projet. Pour que votre projet soit un succès, vous devez prendre en compte plusieurs éléments clés du lancement, notamment les objectifs, la portée, les livrables, les critères de réussite, les parties prenantes et les ressources Tout d'abord, considérez les objectifs du projet. L'objectif est ce qu'on vous a demandé de faire et ce que vous essayez d'atteindre. Tous les projets doivent avoir des objectifs clairs, qui sont souvent déterminés par les hauts dirigeants de l'entreprise avec votre aide. Ensuite, vous commencerez à réfléchir à la portée du projet. Il s'agit du processus de définition du travail qui doit être effectué pour mener à bien le projet. Vous devez également tenir compte des livrables du projet. Ce sont les biens et services que vous allez développer pour votre client, client ou sponsor de projet. Les livrables peuvent aller des caractéristiques et fonctionnalités du produit à la documentation, processus et à d'autres éléments qui aident votre projet à atteindre ses objectifs livrables sont soumis pour vous aider à atteindre les objectifs de votre projet Il est également important de se rappeler que les livrables peuvent être à la fois tangibles et intangibles Un résultat mesurable, tel que les nouvelles fonctionnalités du produit, est un résultat tangible. un programme de formation destiné à vos employés sur la manière d'utiliser les nouvelles fonctionnalités du produit En revanche, un programme de formation destiné à vos employés sur la manière d'utiliser les nouvelles fonctionnalités du produit est un produit immatériel. Une fois les objectifs, la portée et les résultats attendus établis, critères de réussite doivent être pris en compte Les critères de réussite sont les normes utilisées pour déterminer dans quelle mesure un projet a atteint ses objectifs. Un autre facteur important à prendre en compte est celui de vos parties prenantes, que nous aborderons dans l'un des prochains modules. Parlons maintenant des ressources, qui font généralement référence au budget, aux personnes, matériel et aux autres éléments que vous aurez à votre disposition. Il est essentiel d'examiner attentivement ces aspects dès le début. Personne ne veut démarrer un projet pour se rendre compte à mi-parcours qu'il n'a pas assez d'argent ou de personnel pour le terminer. Ce serait un désastre. Enfin, une fois que vous avez déterminé vos objectifs, votre portée, vos livrables, critères de réussite, vos parties prenantes et vos ressources, il est temps de préparer une charte de projet Une charte de projet est un document qui contient tous les détails du projet. Les chartes de projet définissent le projet et ses objectifs ainsi que ce qui est nécessaire pour les atteindre. Une charte de projet vous permet de vous organiser, créer un cadre pour ce qui doit être fait et de communiquer ces détails aux autres. Après avoir rédigé la charte, vous l'examinerez avec les principales parties prenantes pour obtenir leur approbation avant de passer à la phase de planification. À présent, vous comprenez peut-être mieux comment les différentes parties de l'initiation se rejoignent pour former le début d'un projet. Eh bien, nous allons maintenant approfondir un peu plus et apprendre à définir les objectifs, la portée et les critères de réussite du projet . Commençons par déterminer les objectifs et les livrables du projet Premièrement, vous devez d'abord et avant tout déterminer ce qui doit être fait pour mettre en place un projet réussi et vous faciliter la tâche avant de commencer. Deuxièmement, vous devez définir clairement vos objectifs et vos résultats. Troisièmement, vous aurez besoin d' une idée claire de ce que vous voulez accomplir, manière dont vous comptez l'accomplir et de la façon dont vous saurez quand cela aura été accompli. L'objectif du projet est le résultat souhaité. Les objectifs sont essentiels car ils fournissent une feuille de route vers votre destination. L'une des principales différences entre un bon objectif et un objectif moins bon est la qualité de sa définition. En d'autres termes, dans quelle mesure l'objectif est-il clair et précis ? Lorsque vous commencez un projet, passez revue vos objectifs pour vous assurer qu'ils sont bien définis. Cela peut nécessiter de recueillir des informations supplémentaires auprès de vos parties prenantes Discutez de leur vision du projet avec eux. Demandez en quoi cela est lié aux objectifs généraux et à la mission de l'entreprise. Une fois que vous avez défini vos objectifs, il est temps d'examiner les livrables du projet Comme nous l'avons mentionné précédemment, les livrables du projet sont les produits ou services créés pour le client, le client ou le sponsor du projet En d'autres termes, un livrable est ce qui est produit ou présenté à la fin d'une tâche, d'un événement ou d'un processus Pensez à l'objectif d'améliorer le temps de réponse des clients. La création de modèles de courrier électronique pour répondre aux questions courantes pourrait être le résultat escompté pour atteindre cet objectif livrables sont généralement convenus à l'avance avec les parties prenantes ou les clients du projet Ils responsabilisent tout le monde et jouent généralement un rôle important dans l'atteinte de l'objectif. Assurez-vous de poser des questions sur les livrables et demandez à chacun de partager sa vision et ses attentes l'égard des livrables afin que vous soyez tous sur la même Nous sommes donc arrivés à la fin de ce module. Restez à l'affût de la prochaine, qui expliquera comment appliquer la technique intelligente pour définir objectifs et les résultats attendus du projet. On se voit là-bas. 5. Objectifs SMART: Bonjour et bienvenue dans un tout nouveau module. Dans le module précédent, vous avez appris à déterminer les objectifs et les livrables d'un projet Maintenant, perfectionnons encore davantage vos compétences en matière de définition d' objectifs en vous présentant la méthode intelligente. Alors, qu'est-ce que tu attends ? Commençons. Étant donné que vos livrables dépendent de vos objectifs, il est dans votre intérêt de définir ces objectifs aussi précisément que possible La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une stratégie simple pour y parvenir en fixant des objectifs intelligents Alors, comment se fixer des objectifs intelligents ? Vous avez déjà appris que les objectifs doivent être spécifiques. La méthode intelligente d'évaluation des objectifs ajoute quatre facteurs de succès supplémentaires. Soyez mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. Mettez-les tous ensemble et obtenez des objectifs intelligents. Examinons de plus près chaque terme. Comme nous l'avons déjà dit, si votre objectif n'est pas précis, vous aurez de la difficulté à déterminer combien de temps il faudra pour l'atteindre et si vous l'avez atteint ou non. Les objectifs spécifiques devraient répondre à au moins deux de ces questions. Qu'espérez-vous accomplir ? Quel est le but de cet objectif ? Y a-t-il un avantage à cela ? Quelles sont les parties impliquées ? Qui est le destinataire, les employés, les clients ou l'ensemble de la communauté ? Où l' objectif doit-il être atteint ? Et enfin, dans quelle mesure ? Ensuite, nous voulons fixer des objectifs mesurables, ce qui signifie que nous pouvons déterminer s' ils ont été atteints objectivement ou non La mesure n'est pas seulement un outil pour suivre les progrès, c'est également un outil pour garder les gens motivés. Vous devez utiliser des métriques pour mesurer la plupart de vos objectifs. Les métriques sont ce que vous utilisez pour quantifier des éléments tels que des chiffres ou des chiffres Par exemple, si vous souhaitez courir une course de cinq kilomètres, votre métrique sera la distance en kilomètres. L'objectif est donc spécifique et mesurable, mais est-il réalisable ? En général, vos objectifs devraient être un peu ambitieux afin de favoriser la croissance. Cependant, vous ne voulez pas que ce soit trop extrême, sinon vous n'y arriverez jamais. Essayez de trouver un équilibre entre les deux extrêmes. Comment savoir si un objectif est réalisable s'il ne vous est pas familier La question de savoir comment y parvenir peut vous aider à déterminer si votre objectif est réalisable Décomposez l'objectif en parties plus petites et voyez s'il fonctionne pour vous. Votre objectif est désormais spécifique, mesurable et réalisable. Voyons si c'est pertinent. d'autres termes, est-il judicieux d'essayer d'atteindre cet objectif ? Réfléchissez à la façon dont l' objectif s'intègre autres objectifs, priorités et valeurs. Déterminez si l'objectif semble en valoir la peine. L'effort requis l' emporte-t-il sur les avantages ? Cela correspond-il aux autres besoins et priorités de votre organisation ? Tenez également compte du moment choisi. Le temps que prendra le projet, ainsi que les contextes économiques et sociaux plus larges peuvent tous avoir un impact significatif. Un budget est peut-être en place pour terminer le projet dès maintenant, mais l'entreprise sera-t-elle en mesure de le maintenir à long terme ? Existe-t-il un marché qui continuera à utiliser le bien ou le service une fois qu'il sera livré ? Après avoir trouvé les réponses à ces questions, vous devriez avoir un objectif clair pour aider à orienter le projet. Si vous êtes convaincu que le projet est pertinent et réalisable et que vous avez veillé à ce qu'il soit mesurable et qu'il contienne des détails pour que vous et votre équipe puissiez rester concentrés, le dernier élément de la liste de contrôle est de vous assurer qu' il est limité dans le temps Votre objectif est limité dans le temps s'il est assorti d'une date limite. Les délais vous permettent de suivre vos progrès. Sinon, vous risquez de ne jamais atteindre votre objectif ou même de ne jamais commencer. Le temps peut également être utilisé comme métrique. Fixer votre objectif dans le temps vous permet de décomposer la quantité de travail à accomplir au fil du temps. Vous venez donc d'apprendre à définir des objectifs intelligents pour votre projet. Bon travail Il est maintenant temps de passer à un autre élément clé du lancement de votre projet. Voyons comment définir et déterminer la portée du projet. En termes simples, la portée de votre projet inclut les limites d'un projet. Scope garantit que votre projet est clairement défini et planifié. Cela signifie savoir exactement à qui le projet sera livré le projet sera livré et qui utilisera le résultat final du projet. La portée du projet inclut également le calendrier, le budget et les ressources du projet. Vous devez les définir clairement afin de vous assurer que vous travaillez dans ces limites et que le projet est réellement réalisable. portée mal définie ou des modifications importantes de votre périmètre peuvent affecter le budget, calendrier et même le résultat final de votre projet. Maintenant, comment déterminez-vous la portée de votre projet ? C'est simple Discutez avec vos sponsors et parties prenantes, déterminez quels sont leurs objectifs et découvrez ce qui est inclus ou non dans le projet. Voici quelques questions supplémentaires pour compléter la liste. D'où est venue l'idée de ce projet ? Pourquoi est-ce nécessaire ? Quels sont les résultats attendus du projet ? À quoi pense le sponsor du projet ? Qui approuve le résultat final. Vous serez prêt maintenant. En termes de calendrier, la portée du projet doit être définie pendant la phase de planification. Vous devriez commencer à réfléchir à la portée dès le début afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Cela contribuera à atténuer les risques de changements majeurs à l'avenir. Cependant, si nécessaire, vous pouvez toujours ajuster le périmètre au fur et à mesure que la planification se poursuit. Une fois que vous avez déterminé la portée de votre projet, vous devez documenter tous les détails afin que tout le monde puisse s'y référer tout au long du cycle de vie du projet. Maintenant que vous avez appris à définir objectifs intelligents et à en déterminer la portée, il peut sembler que vous êtes prêt à lancer le projet, mais il existe un autre élément qui garantit que vous atteindrez ces objectifs dans les limites du champ d'application. Et c'est cela qui définit les critères de réussite. Comment savez-vous exactement que votre projet est un succès ? Au début du projet, vous avez défini des objectifs et des livrables mesurables, ce qui signifie que vous pouvez déterminer s'ils ont été atteints De même, vous devez définir des critères de réussite qui peuvent également être mesurés afin de déterminer s'ils ont été respectés. Les critères de réussite incluent tous les détails spécifiques de vos objectifs et de vos livrables, et ils peuvent servir de guide pour déterminer si vous avez accompli ce que vous vous étiez fixé critères de réussite établiront les paramètres selon lesquels votre projet sera évalué une fois qu'il aura été livré aux parties prenantes et client. Il n'existe pas de processus défini pour déterminer les critères de réussite, mais nous soulignerons quelques points clés à prendre en compte. N'oubliez pas la partie mesurable de vos objectifs intelligents. L'une des questions à se poser pour rendre vos objectifs mesurables est comment saurai-je quand ils seront atteints ? La même question s'applique à la détermination des critères de réussite de votre projet. Ce n'est que dans ce cas que vous vous demandez peut-être comment saurai-je que cela sera réalisé avec succès ? Vous pouvez mesurer le succès d'un projet de la même manière que vous mesureriez un objectif. Passez donc en revue les objectifs et les livrables de votre projet, examinez la portée et identifiez les aspects mesurables du projet Vous devrez également clarifier les exigences et les attentes du projet avec les parties prenantes. C'est essentiel. Tout projet implique un certain nombre de personnes, ce qui signifie que chaque personne a une idée différente de ce à quoi ressemble le succès. Vous devriez vous poser des questions telles que qui décide en fin de compte de la réussite ou de l'échec du projet. Quels critères seront utilisés pour évaluer le succès ? Quels sont les facteurs qui détermineront le succès du projet ? Après avoir rassemblé toutes ces informations, documentez-les et partagez-les afin que vous, votre équipe et les parties prenantes puissiez vous y référer ultérieurement. Il est judicieux de mesurer le succès avec votre équipe lorsqu'un projet ou un produit est en cours de développement. Vous pouvez, par exemple, passer en revue un projet une fois par mois, demander aux membres de l'équipe de remplir des listes de tâches des délais précis ou organiser sessions de feedback en direct avec vos utilisateurs ou clients Il existe de nombreux outils pour évaluer le succès. L'essentiel est de sélectionner les méthodes les plus efficaces en fonction de vos critères de réussite. C'est une bonne idée d'énumérer chacun de vos critères de réussite, ainsi que les méthodes par lesquelles ils seront mesurés, fréquence à laquelle ils seront mesurés et les personnes chargées de les mesurer. Partagez votre document sur les critères de réussite avec vos parties prenantes et demandez-leur si elles sont d'accord sur la manière dont le succès du projet sera déterminé. Vous pouvez également demander aux parties prenantes concernées s' inscrire sur les critères de réussite et de partager cette documentation avec votre équipe à chaque étape du processus. Tout le monde saura clairement qui est responsable de quelles tâches, et vous aurez tous une compréhension approfondie de la voie à suivre pour réussir. Et nous voici arrivés à la fin de ce module. Rendez-vous dans le prochain, où nous discuterons manière de travailler efficacement avec les parties prenantes. 6. Gérer efficacement les parties prenantes: Hey, bon retour. Dans l'un des modules précédents, vous avez appris à jeter les bases d'un projet réussi Mais il manquait encore une pièce importante du puzzle, savoir les parties prenantes. Et comme nous vous l'avions promis, dans ce module, vous apprendrez tout sur eux, leur niveau d'influence et comment les mobiliser et les gérer. Commençons donc. Les parties prenantes jouent un rôle essentiel pour prendre des décisions éclairées tout au long du projet, y compris lors de la phase de lancement. Ce sont les personnes qui sont à la fois intéressées et touchées par la réalisation et le succès d'un projet. Par conséquent, ils sont fréquemment impliqués dans la détermination des buts, des objectifs, des livrables et des critères de réussite du projet , l' idée à la description des résultats attendus Il est de votre responsabilité de assurer que vous comprenez les besoins des parties prenantes du projet dès le début de la phase d'initiation. Il est également de votre responsabilité de vous assurer que toutes les parties prenantes sont d'accord sur les objectifs et la mission globale du projet avant de passer à la phase suivante. Voyons maintenant comment choisir une équipe de projet. Nous vous expliquerons le processus d'attribution des rôles et des responsabilités à chaque membre de votre équipe de projet Vous devez prendre en compte et définir vos besoins avant de décider qui fait quoi dans le cadre d'un projet. Choisir les bons membres de l'équipe est une tâche importante que tout chef de projet devrait prendre au sérieux. Après tout, ce sont ces personnes qui travailleront sur le projet Vous devez donc vous assurer d'avoir les bonnes personnes. Lorsque vous identifiez les ressources humaines, vous devez examiner attentivement les exigences du projet et utiliser ces informations pour guider votre prise de décision. Pour commencer, un chef de projet créera une liste des rôles qui seront nécessaires au son équipe pour effectuer chaque tâche. Une fois les tâches clairement définies, le chef de projet détermine le nombre de personnes dont son équipe aura besoin. Cela varie considérablement en fonction de la taille du projet. Pour les petits projets, une équipe de trois ou quatre personnes peut être suffisante pour terminer les livrables à temps, alors qu'une équipe de dizaines de personnes peut être nécessaire pour les projets de plus grande envergure Il est essentiel de trouver la bonne taille d'équipe Une fois que vous aurez déterminé le nombre de personnes dont vous aurez besoin dans votre équipe, vous devrez décider qui fera quoi. Un chef de projet doit s'assurer que tous les membres de l'équipe possèdent les compétences nécessaires avant de choisir la meilleure personne pour chaque rôle. Cependant, il est également important de se rappeler que les compétences peuvent être enseignées. Même si une personne ne possède pas de compétence particulière au départ, elle peut parfaitement convenir à l'équipe. Gardez simplement à l'esprit que si un coéquipier n'a pas les compétences nécessaires, il est essentiel qu'il soit formé à temps afin d'éviter les retards dans le projet Lors de la sélection des membres de l'équipe, chef de projet doit tenir compte de la disponibilité de chaque personne, ainsi que motivation de chacun à accomplir les tâches qui lui sont assignées. Par exemple, vous connaissez peut-être un excellent responsable de site qui serait un atout majeur pour l'équipe, mais s'il travaille déjà sur un autre projet d'envergure, ne sera peut-être pas en mesure de s' engager dans le vôtre. Même s'ils ont le temps, ils peuvent avoir l'impression que ce projet ne leur apportera pas la visibilité dont ils ont besoin pour une promotion. La motivation est un élément clé d'un excellent travail C'est donc une bonne idée de choisir des personnes enthousiastes à l'idée de s'impliquer. Bien entendu, nous n'avons pas toujours le contrôle de nos ressources. Un autre responsable ou chef d'équipe peut simplement attribuer des rôles à des personnes. Lorsque cela se produit, il est de la responsabilité du chef de projet de faire mieux avec les ressources dont il dispose. Et lorsque vous décidez des personnes dont vous avez besoin dans votre équipe, vous devez tenir compte de facteurs tels que l'expérience du personnel, la disponibilité, l'espace de travail, charge de travail des membres de l' équipe sur d'autres projets, etc. Il n'existe pas de formule précise pour constituer la bonne équipe, ce qui complique un peu les choses. Chaque situation est unique et nécessite un ensemble unique de compétences, d' expériences et de points de vue Il peut être utile d' approfondir chaque tâche du projet Il y a donc beaucoup de choses à prendre en compte lors de la constitution de l'équipe de vos rêves. Apprenons-en maintenant un peu plus sur les différents rôles d'un projet. Lorsque vous gérez un projet, il d'avoir la bonne équipe autour est indispensable d'avoir la bonne équipe autour de vous. Pourquoi est-ce important ? Eh bien, parce que les projets peuvent comporter de nombreuses pièces mobiles. Cela signifie que vous devez être sûr que les personnes qui vous entourent ont les compétences et la motivation nécessaires pour bien faire le travail Pour avoir confiance en votre équipe, vous devez d'abord comprendre le rôle de chaque membre. Le fait de définir clairement les responsabilités de chaque rôle aide chacun à comprendre les tâches dont il est responsable. Avant d'aborder les rôles spécifiques d'un projet, nous aimerions souligner que certains rôles ne sont pas fixes. Les membres de l'équipe doivent parfois s'adapter et jouer plusieurs rôles à la fois. Cela est courant lorsque l'entreprise est petite ou que les ressources sont limitées. Dans une petite entreprise, par exemple, vous pourriez être le chef de projet, le concepteur et le responsable du marketing Désormais, qu'ils soient fixes ou non, il y a toujours ces rôles dans le projet, sponsors, les membres de l'équipe, les clients ou les utilisateurs, les parties prenantes et, bien sûr, le chef de projet. Découvrons-en plus sur chacun d'eux. sponsor du projet est la personne responsable du projet et veille à ce qu'il apporte la valeur convenue à l'entreprise. Tout au long du processus, ils jouent un rôle de leadership important. Ils financent occasionnellement le projet. Le sponsor communiquera très probablement directement avec les gestionnaires et les principales parties prenantes. Les membres de l'équipe sont au cœur de l'opération. Ce sont eux qui font le travail quotidien et donnent vie au projet. Les clients sont les personnes qui bénéficieront d'un projet réussi. Et comme l'objectif du projet est de fournir quelque chose d'utile aux clients, les besoins des clients définissent généralement les exigences du projet. Vous pouvez les considérer comme les acheteurs du projet. Dans certains cas, un projet aura fois des clients et des utilisateurs. Réfléchissez au scénario suivant. Une société de logiciels a développé un type de logiciel qui permet aux équipes de communiquer entre elles via une application de messagerie instantanée. Corporation ABC achète le logiciel. Ils sont les clients. Cependant, les utilisateurs sont tous les employés de la société ABC, qui utiliseront l'application au quotidien. Les parties prenantes sont celles qui sont impliquées dans le projet et qui ont tout intérêt à ce qu'il soit couronné de succès Les parties prenantes principales sont celles qui s'attendent à bénéficier directement de l'achèvement du projet, tandis que les parties prenantes secondaires agissent en tant qu' intermédiaires et sont indirectement touchées par le projet. parties prenantes secondaires peuvent être des sous-traitants ou des membres d' une organisation partenaire, mais les deux aident les chefs de projet à définir les objectifs et les résultats du projet. parties prenantes secondaires ne participeront pas Les parties prenantes secondaires ne participeront pas activement à toutes les phases du projet, mais elles doivent être tenues informées car elles jouent un rôle important dans le succès du projet. Enfin, vous ne devez pas oublier le chef de projet, la personne qui planifie, organise et supervise l'ensemble du projet, et ce serait vous Maintenant que vous comprenez pourquoi il est essentiel d' établir ces rôles dès le début et comment ils fonctionnent dans le cadre d'un projet, mettons-les en pratique. Il peut être difficile d'avoir autant de personnes différentes travaillant sur un projet, et c'est là qu'une analyse des parties prenantes peut vous sauver. Il s'agit d'une représentation visuelle de toutes les parties prenantes. Il vous aide à éviter les surprises, nouer les partenariats nécessaires et faire en sorte que vous impliquiez les bonnes personnes au bon moment. Lorsqu'elle est effectuée correctement, l'analyse des parties prenantes vous permet de voir toutes les opportunités de réussite, ainsi que les risques potentiels. Il indique quelles parties prenantes assument quelles responsabilités et peut vous aider à inclure bonnes personnes dans les conversations importantes, ce qui est essentiel pour obtenir le soutien dont vous avez besoin tout au long du projet. Le lancement d'une analyse des parties prenantes implique trois étapes clés. Premièrement, dressez d'abord une liste de toutes les parties prenantes qui seront touchées par le projet. Deuxièmement, déterminez pour chaque partie prenante son niveau d'intérêt et d'influence. Enfin, troisièmement, évaluez leur capacité à participer et trouvez des moyens de les impliquer. Ici, dans un deuxième temps, nous utilisons les mots influence et intérêts. Que signifient ces termes dans ce contexte ? Eh bien, l'influence mesure le pouvoir d'une partie prenante et la mesure dans laquelle ses actions affectent les résultats du projet, et l'intérêt est à peu près ce à quoi cela ressemble. Dans quelle mesure les opérations et les résultats du projet influent-ils sur les besoins des parties prenantes ? Eh bien, pour effectuer une analyse des parties prenantes , le réseau électrique, qui est un réseau deux par deux, est un excellent outil. Le réseau électrique est utilisé pour attribuer niveau d' importance de chaque partie prenante au projet, afin de mesurer leur intérêt et leur influence. La position des parties prenantes sur le réseau détermine généralement leur rôle actif dans le projet. Plus l' intérêt et l'influence des parties prenantes sont élevés, plus elles jouent un rôle important dans la réussite du projet. La position que vous attribuez à une partie prenante sur la grille indique les mesures que vous devez prendre avec elle ou, en d'autres termes, la façon dont vous la gérez. Le premier groupe de parties prenantes est constitué des principaux acteurs ou parties prenantes clés , que vous pouvez trouver dans le coin supérieur droit de la grille. Pour gérer au mieux les principales parties prenantes, vous devez travailler en étroite collaboration avec elles afin d'obtenir les résultats souhaités. Les parties prenantes ayant une plus grande influence, mais moins intéressées, se trouvent dans le coin supérieur gauche de la grille. Vous voudrez consulter ces parties prenantes et répondre à leurs besoins. Leurs idées et suggestions sont précieuses pour le projet. Les parties prenantes peu influentes, mais très intéressées, se trouvent dans le coin inférieur droit de la grille. Vous devez tenir compte de ces parties prenantes en les tenant au courant du projet Bien qu'il soit peu probable qu'ils aient leur mot à dire dans ce qui se passe, il est important de les tenir informés. Enfin, nous avons des parties prenantes peu influentes et peu intéressées. Ils se trouvent dans le coin inférieur gauche. Ce sont les parties prenantes les moins importantes , mais cela ne veut pas dire qu'elles ne le sont pas. Il est important qu' ils ne soient pas aussi importants pour ce projet en particulier. Donc, pour ce projet, vous souhaitez avant tout les surveiller. création d'une telle grille est un bon moyen de savoir avec qui communiquer et à quel moment. Cette grille est un exemple de la façon dont cela pourrait fonctionner, en fonction du projet et des parties prenantes. Désormais, la manière dont vous impliquez vos parties prenantes à partir de maintenant dépend de votre situation particulière. Il existe différentes manières d' impliquer chaque partie prenante, et vous devez faire preuve de stratégie pour obtenir des contributions utiles et pertinentes des bonnes personnes au bon moment. Vous voudrez rencontrer certaines parties prenantes tous les jours, tandis que d'autres ne recevront que des mises à jour périodiques. adhésion des parties prenantes est un processus qui consiste à inclure ces personnes dans la prise de décision afin de parvenir à un consensus plus large sur l'avenir de l'organisation. Pour que les parties prenantes adhèrent au projet, vous devez porter une attention particulière aux parties prenantes à fort impact et vous assurer qu' elles se sentent incluses. Ils doivent savoir comment le projet les aidera à atteindre leurs objectifs. Si vous avez besoin de leur soutien plus tard, cas de problème. Voici quelques points importants à garder à l'esprit lorsque vous communiquez avec les parties prenantes. Si vous n'avez qu'une seule partie prenante majeure, cette partie prenante est probablement très puissante et nécessite une communication continue. Cependant, si vous travaillez sur un projet plus important avec de nombreuses parties prenantes, elles ne seront pas très impliquées dans les opérations quotidiennes. Communiquez trop tôt avec les parties prenantes qui ont besoin de temps pour prendre une décision concernant le projet Par exemple, organisez des réunions régulières et envoyez par e-mail des mises à jour quotidiennes sur les progrès, afin qu'ils aient suffisamment de temps pour examiner leurs options et prendre des décisions. Tenez compte du niveau d' informations sur le projet dont chaque partie prenante a besoin. passer du temps en profondeur avec des parties prenantes qui n'ont besoin que d'un résumé du projet . Passons maintenant à un autre outil, le graphique RACI. Les rôles et les responsabilités des individus ou des équipes peuvent être définis à l'aide d'un tableau RACI pour garantir que le travail est effectué efficacement Il définit des rôles spécifiques et fournit des conseils à chaque membre de l'équipe. Un graphique RACI montre quatre types de participation différents. Ils sont responsables, informés, consultés et responsables. Jetons un coup d'œil à chacune d'elles. Premièrement, le terme « responsable » désigne les personnes qui effectuent le travail nécessaire pour mener à bien la tâche. Deuxièmement, ceux qui veillent à ce que le travail soit terminé sont responsables . Troisièmement, les personnes consultées incluent les personnes qui fournissent des commentaires, tels que les décideurs ou les experts en la matière. Enfin, il y a l'information, c' les personnes qui ont simplement besoin d'être informées est-à-dire les personnes qui ont simplement besoin d'être informées des résultats ou de l'achèvement d'une tâche. Lorsque vous créez votre diagramme RACI, vous devez noter chaque tâche ou livrable de votre projet puis lui attribuer le rôle approprié pour chaque Pour en savoir plus sur le tableau RACI, consultez les documents supplémentaires que nous avons joints à ce module Et c'est tout pour aujourd'hui. Dans le module suivant, nous aborderons les détails de la planification du projet, alors rendez-vous. 7. Commencer par la planification de projet: Salut, voilà. Bienvenue dans un autre module de gestion de projet. Ce module examinera comment planifier un projet au cours de la deuxième phase du cycle de vie du projet, qui est la phase de planification du projet. Vous explorerez les éléments clés d'un plan de projet ainsi que la manière de faire des estimations de temps précises et de fixer des jalons Avant de commencer, examinons rapidement pourquoi la planification est importante pour garantir le succès d'un projet. La planification est essentielle pour tout projet, qu'il soit grand ou petit. Au cours de la planification du projet, vous et autres membres de l'équipe déterminerez les processus et flux de travail nécessaires pour atteindre vos objectifs et réfléchirez à des idées pour faire du projet un succès La planification aide également les équipes, les sous-traitants et les fournisseurs à coordonner leurs efforts et leurs délais Un autre avantage important de la planification est qu'elle vous permet d' identifier les risques potentiels liés à votre projet et de vous y préparer . planification montre également aux parties prenantes que l'équipe souhaite démarrer le projet avec un plan détaillé. Le travail d'équipe est toutefois l'un des avantages les plus importants de la planification et vous aidera à faire passer votre projet à la ligne d'arrivée. Les personnes affectées au projet peuvent former une équipe solide pendant la phase de planification. Passons maintenant aux détails du lancement de la phase de planification. Cette deuxième phase du cycle de vie d'un projet peut être une période difficile pour un chef de projet, car il y a tant de choses à prendre en compte. Mais n'oubliez pas que lorsqu' un plan de projet est créé pour la première fois, il n'est pas nécessaire qu'il soit parfait Même si vous faites un excellent travail avec vos plans du premier coup, ceux-ci sont susceptibles de changer au fur et à mesure que le projet avance. La phase de planification varie en fonction du projet, mais trois éléments principaux sont généralement définis au cours de cette étape. Premièrement, le calendrier, deuxièmement, le budget, et troisièmement, le plan de gestion des risques. Nous aborderons chacun de ces points plus en profondeur plus tard dans le cours. Mais pour l'instant, voici quelques informations générales qui vous aideront à comprendre pourquoi ces trois facteurs sont si importants dans la planification. Commençons par le calendrier. Le calendrier est essentiellement un calendrier de projet. Il inclut les dates de début et de fin ainsi que les dates des événements qui se produiront entre les deux. Ces dates seront déterminées à l'aide de techniques d'estimation du temps. L'établissement d'un budget est un autre aspect de la phase de planification. Le budget inclura le coût total de réalisation du projet. Le coût total doit être ventilé afin de déterminer le montant à dépenser pour chaque élément du projet. Le troisième élément de la phase de planification est la gestion des risques, qui consiste à identifier les problèmes potentiels et à planifier à l'avance pour atténuer ces risques. Parlons maintenant de la facilitation de la réunion de lancement du projet, qui est l'endroit où le projet démarre réellement Il est important de planifier une réunion qui marquera le début officiel de la planification du projet. Une réunion de lancement de projet est le premier rassemblement d' une équipe de projet pour établir une vision commune, acquérir une compréhension commune objectifs et de la portée du projet, et comprendre les rôles individuels de chaque personne au sein de l'équipe Alors, qui sera présent à la réunion de lancement ? Eh bien, il s'agirait des membres de l' équipe identifiés dans le tableau racé que vous avez créé lors de la phase d'initiation. Au cours de la réunion de lancement, les membres de l' équipe apprendront comment ils contribueront au projet et comprendront mieux comment l'équipe collaborera pour atteindre les objectifs du projet Vous devez également inviter vos parties prenantes et votre sponsor à la réunion afin qu'ils puissent comprendre le plan de haut niveau du projet et partager leurs points de vue. Alors, comment organisez-vous une réunion de lancement ? Il existe de nombreux modèles d' ordres du jour des réunions de lancement disponibles en ligne, mais la plupart ont une structure similaire La plupart des réunions commencent par de brèves présentations. Vous pouvez allouer environ 10 minutes à tout le monde. Vous passerez environ 5 minutes à donner un aperçu du contexte du projet. Cela couvre des détails tels que la façon dont le projet est né et pourquoi le projet est important. Ensuite, passez environ 5 minutes discuter des objectifs et de la portée du projet, ce qui fait référence aux limites du projet. C'est également un bon endroit pour partager la date de lancement prévue et les étapes importantes que l'équipe doit connaître Après avoir passé en revue les objectifs et la portée, il est temps de passer en revue les rôles de chacun. Ensuite, il est temps de discuter de la collaboration, la manière dont l'équipe collaborera sur le projet. Vous pouvez passer en revue les outils qui constitueront une source d' information à l'échelle de l'équipe et décider de la manière dont l'équipe communiquera entre elle. Enfin, il est essentiel de prévoir environ 15 minutes pour les questions. C'est l' occasion pour votre équipe de clarifier les sujets que vous avez abordés jusqu'à présent. Une fois que vous avez finalisé l'ordre du jour de la réunion, enregistrez-le dans un modèle d' ordre du jour et distribuez-le aux participants un jour ou deux avant la réunion N'oubliez pas d'envoyer un e-mail de suivi au groupe après la réunion, résumant les points clés et les résultats, ainsi que les mesures à prendre pour les participants Dans votre e-mail de suivi, assurez-vous d'inviter les participants à vous contacter s'ils ont d'autres questions. Vous allez maintenant découvrir les étapes et les tâches, ainsi que leurs différences Un jalon de projet est un point important du calendrier du projet qui indique l'avancement et représente généralement l'achèvement d'un livrable ou d'une phase du projet Il s'agit de points de contrôle importants dans votre projet, et le fait de les suivre permet de garantir que votre projet reste sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs Par exemple, si l'achèvement de la première version d'un rapport constitue une étape importante, l'objectif peut être de publier le rapport à terme. Alors, en quoi les jalons diffèrent-ils réellement des tâches du projet ? Une tâche de projet est une activité qui doit être réalisée dans un délai précis. Le travail d'un projet est divisé en de nombreuses tâches différentes. Pour atteindre un jalon, vous et votre équipe devez accomplir un certain nombre de tâches. Par exemple, si l'achèvement de la première version d'un rapport constitue une étape importante, les tâches nécessaires pour atteindre cette étape peuvent inclure l' embauche d'un rédacteur, réalisation de recherches et la rédaction de différentes sections du rapport. Chacun de ces éléments est une tâche de projet, et vous ne pourrez pas atteindre votre objectif tant qu'ils ne seront pas tous terminés. Voyons pourquoi les jalons sont si importants dans votre projet Bien qu'il puisse être tentant de créer une liste de tâches rapide et de démarrer le projet, il est essentiel que vous preniez le temps et les efforts nécessaires pour décomposer votre projet pièce par pièce Voici pourquoi. Tout d'abord, l' établissement de jalons vous donne une idée précise de la quantité de travail que votre projet nécessitera Deuxièmement, la définition de jalons vous permet de diviser votre projet en plusieurs parties plus faciles à gérer. Troisièmement, les jalons peuvent vous aider à maintenir votre projet sur la bonne voie. Lorsque vous fixez un jalon, vous vous fixez des délais précis pour certains livrables du projet. Quatrièmement, l'établissement de jalons vous aidera à identifier les domaines dans lesquels vous devrez peut-être ajuster la portée, délais ou les ressources pour atteindre vos objectifs. Cinq. Enfin, le fait d' atteindre des objectifs peut considérablement motiver votre équipe et démontrer de réels progrès à vos parties prenantes Il est également important de se rappeler que étapes doivent être franchies à temps et dans le bon ordre, car l'atteinte de la prochaine étape dépend généralement de l'achèvement de la précédente Maintenant que vous savez que les jalons sont essentiels, voyons comment définir les jalons du projet et comment fixer des délais pour chacun d' La première étape de l'établissement d'un jalon consiste à évaluer votre projet dans son ensemble. Dressez une liste de tout ce votre équipe doit faire pour atteindre cet objectif. N'oubliez pas qu'il n'y a pas de bon ou de mauvais nombre de jalons à fixer Le nombre varie d'un projet à l'autre. Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, attribuez une date limite à chacun d'entre eux L'exécution de plusieurs tâches du projet est nécessaire pour atteindre chacun de vos objectifs. Pour que votre équipe dispose suffisamment de temps pour accomplir chacune de ces tâches, vous devez espacer les étapes en conséquence Pour avoir une bonne idée du timing, discutez avec vos collègues des tâches nécessaires pour atteindre chaque étape et demandez-leur une estimation du temps qu'il leur faudra. Lorsque vous fixez des échéances, vous devez également tenir compte des besoins de vos parties prenantes. Au moment de fixer une date limite, réfléchissez à la date à laquelle ils s'attendront à voir un projet spécifique livrable Vos parties prenantes voudront voir régulièrement des indications indiquant que l' équipe progresse, et les jalons constituent un excellent moyen d'y parvenir Passons maintenant à la partie la plus importante : le plan de projet. Le plan de projet peut être utile pour n'importe quel projet car il vous aide à documenter la portée, les tâches, les jalons et les activités générales du projet tâches, les jalons et les activités générales Et le calendrier du projet est au cœur du plan du projet. Le calendrier du projet peut vous aider à estimer le temps qu'il faudra pour terminer le projet et permettre à l'équipe de suivre l'avancement du projet par rapport à vos objectifs. Bien que les éléments d' un plan de projet puissent varier d'une entreprise à l'autre, la plupart des plans incluent ces cinq éléments fondamentaux : les tâches, étapes, les personnes, la documentation et le temps Un plan de projet comprendra les tâches et les étapes, dont nous avons discuté précédemment Les membres de l'équipe et leurs rôles seront également inclus dans un plan de projet. Un plan de projet est un bon endroit pour inclure des liens vers la documentation pertinente. Cela inclut des documents tels que votre tableau hiérarchique, qui aide à définir les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe. Des documents tels que votre budget et votre plan de gestion des risques peuvent également être considérés comme des documents pertinents. Enfin, un plan de projet doit inclure une estimation du temps qui sera consacré au projet. Cela sert de base au calendrier. Le temps estimé inclut les dates auxquelles les tâches doivent commencer et se terminer, ainsi que les dates auxquelles vous espérez atteindre différents jalons Il inclut également les dates de début et de fin du projet. Alors, comment estimez-vous exactement le temps que ces choses vont prendre ? En tant que chef de projet, vous êtes chargé d'identifier et d' attribuer les tâches, ainsi que faire des estimations de temps réalistes Ces estimations sont additionnées pour former le calendrier global du projet, et vous pouvez y parvenir avec l'aide de votre équipe. L'estimation du temps est une prédiction du temps qu'il faudra pour terminer une tâche. La quantité et la difficulté du travail actif requis pour accomplir une tâche sont estimées à l'aide de l'estimation de l'effort. La différence entre l'estimation de l' effort et l'estimation du temps est que l' effort quantifie le temps qu'il faudra à une personne pour terminer le travail sur une tâche Le temps, quant à lui, fait référence à la durée globale de la tâche, du début à la fin, y compris le temps d'inactivité. Une estimation des efforts irréaliste peut compromettre le calendrier d'un projet Cela se produit généralement lorsque vous sous-estimez le temps qu'il faudra pour terminer une tâche L'optimisme est souvent à l'origine de la sous-estimation de l'effort. L'optimisme est une excellente qualité chez un chef de projet. Cependant, être trop optimiste peut vous amener à négliger les risques potentiels qui pourraient entraîner un retard dans vos plans. Alors, comment éviter de faire des estimations d'effort irréalistes ? Cela peut être accompli en communiquant avec les collègues affectés à chaque tâche. Vos collègues auront une idée plus réaliste de la quantité de travail requise pour accomplir une tâche et devraient être en mesure de vous donner l'estimation la plus précise possible. Et c'est tout pour le moment. Vous êtes à la moitié du parcours. Bravo Rendez-vous dans le prochain module où vous découvrirez les différents outils utilisés dans la planification de projets. 8. Outils de planification de projet: Bonjour, nous sommes revenus avec un autre module. Nous avons examiné plusieurs aspects de la planification de projets dans le module précédent. Dans ce module, nous allons examiner différents outils qui peuvent vous aider à planifier un projet. Alors, qu'est-ce qu'on attend ? Commençons. Nous allons commencer par passer en revue un outil utile pour décomposer les tâches menant à chaque étape importante. Vous pouvez y parvenir en développant une structure de répartition du travail. Commençons par la définition. Une structure de répartition du travail ou WBS est un outil qui organise étapes et les tâches d'un projet une hiérarchie dans l'ordre dans lequel elles doivent être Cet outil est utile car il permet de décomposer défis intimidants d'un projet étape par étape avec un cheminement clair du début à la fin Jetons un coup d'œil à la structure de base de répartition du travail. Il existe de nombreuses méthodes pour créer une structure de répartition du travail, mais l'une des méthodes les plus courantes consiste à dessiner un diagramme arborescent des tâches du projet. Le nom du projet apparaît en haut du diagramme. Le deuxième niveau du diagramme divise le projet en étapes Chacun de ces jalons est ensuite subdivisé en une série de tâches de projet au troisième niveau du graphique Ainsi, après avoir établi une structure de répartition du travail et organisé ces tâches dans une feuille de calcul, vous aurez une meilleure compréhension de certains points Créez d'abord une liste de tâches de projet distinctes correspondant à chacun de vos jalons Vos coéquipiers et vous-même comprendrez alors exactement ce qui doit se passer pour atteindre premier jalon et les suivants Ensuite, vous êtes désormais en mesure de déléguer ces tâches aux membres de l'équipe de projet. Chaque personne doit avoir une idée claire des tâches dont elle est responsable. Maintenant, comment attribuer des tâches. Généralement, les tâches sont attribuées en fonction du rôle d'une personne dans le projet. Il se peut que plusieurs coéquipiers jouent le même rôle dans votre équipe . Pour attribuer des tâches à deux ou plusieurs membres de l'équipe ayant les mêmes rôles, tenez compte de la familiarité de chaque personne avec les tâches à accomplir Lorsque vous attribuez des tâches, tenez compte de la charge de travail de chaque coéquipier Réfléchissez au temps qu'ils sont censés consacrer au projet par rapport aux autres tâches dont ils peuvent être responsables. Il est essentiel de maîtriser la charge de travail de chacun. Vous devez vous assurer qu' aucun coéquipier ne reçoit plus de travail que les autres. Vous devez également vous assurer que personne ne reçoit plus de travail qu'il ne peut en supporter. Lorsque les employés sont surchargés de travail, la qualité de leur travail en pâtit et ils peuvent avoir besoin plus de temps pour effectuer le nombre de tâches, compromet le calendrier et le calendrier global du projet Voyons maintenant comment organiser toutes vos informations dans un plan de projet qui vous permettra, à vous et à votre équipe, de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs. Nous allons d'abord parler de la création d'un calendrier de projet. Il existe de nombreux outils utiles pour créer un calendrier de projet, mais le diagramme de Gant est probablement le plus populaire. Un diagramme de Gant est un graphique à barres horizontales qui représente la chronologie d'un projet. Pourquoi ce tableau est-il donc si utile aux chefs de projet ? Eh bien, il s'agit d'une représentation très visuelle des tâches d'un projet avec une ventilation claire des personnes responsables de quoi et de la date d'échéance Les diagrammes de Gantt sont similaires aux calendriers. Ils indiquent les dates de début et de fin de chaque tâche ainsi que le temps consacré à chacune de ces tâches. Vous utiliserez des barres de couleur sur un diagramme de Gant pour indiquer les jours pendant lesquels ils travailleront sur ces tâches. Les barres descendent en cascade pour représenter le passage du temps et les plages temporelles au cours desquelles les tâches sont accomplies. Quels outils peuvent être utilisés pour créer un diagramme de Gant ? Il existe quelques options, mais la création d'un diagramme de Gant dans une feuille de calcul est assez simple Bien que le calendrier du projet soit la partie la plus importante du plan de projet, vous pouvez utiliser des onglets distincts de votre feuille de calcul pour héberger ou créer des liens vers d'autres documents que vous souhaitez inclure, tels qu'un graphique RACI Vous pouvez également inclure vos plans de gestion des risques et de communication ici. Vous pouvez facilement ajouter un onglet pour vos documents dans une feuille de calcul conserver tous les documents du projet dans une seule feuille de calcul permet de gagner du temps, d' organiser tout le monde et de réduire le fardeau lié à la recherche d'informations dans les e-mails Bien que les diagrammes de Gantt soient un outil utile, ils ne constituent pas la seule option pour votre plan de projet Cela dépend entièrement de vous, de votre équipe de projet et du type de documentation qui, et du type de documentation selon vous, convient au projet. Peut-être que les tableaux Kanban, qui utilisent des cartes pour suivre et visualiser l'avancement de vos tâches, conviennent le mieux à votre équipe Quel que soit l'outil que vous utilisez, vous serez en mesure de garder tout le monde sur la même longueur d'onde si votre plan inclut les objectifs du projet, les tâches, les responsables, les dates de début et de fin, ainsi que la documentation de planification pertinente. Nous voici donc arrivés à la fin de ce module. Rendez-vous dans le prochain module où vous découvrirez gestion du budget et les processus d'approvisionnement. Alors restez avec nous. 9. Gestion de budget et achats: Bonjour, et bon retour. Vous avez déjà découvert certains outils de planification de projet, et l'un des trois principaux aspects sur lesquels vous devez travailler pendant la phase de planification est le budget. Dans ce module, parlons donc d'argent. Nous passerons en revue les différentes composantes d'un budget et manière dont les parties prenantes participent au processus de budgétisation Alors, tu es prêt ? Commençons. Vous avez peut-être déjà établi un budget pour vous aider à suivre vos dépenses mensuelles dans votre vie personnelle. Il en va de même pour la budgétisation des projets. Cependant, la budgétisation d'un projet est plus compliquée que la budgétisation personnelle budget d'un projet est l'estimation des ressources financières nécessaires pour atteindre les buts et objectifs du projet. Lorsque vous examinez le budget d'un projet, vous devez prendre en compte tous les coûts potentiels et prévus pour mener à bien le projet. Vous devez diviser le budget en étapes et répertorier les activités et les tâches avec leurs coûts associés Cela garantit que vous calculez les dépenses correctes pour une période donnée. Ceci est considéré comme une prévision. Une prévision du budget de votre projet est une estimation des coûts ou prédiction faite sur une période donnée. Le budget de votre projet sera revu régulièrement et évoluera tout au long du cycle de vie du projet. Ces budgets incluent généralement des éléments tels que la main-d'œuvre, les coûts d'exploitation et les coûts d'obtention des matériaux nécessaires tels que le matériel, les logiciels ou les équipements. L'importance du budget d'un projet va au-delà de la simple économie d'argent. Un budget est considéré comme un livrable dans la gestion de projet C'est une mesure du succès. Le budget du projet est un outil qui permet de communiquer aux parties prenantes exactement ce qui est requis et quand cela est nécessaire. Le budget aura un impact direct sur la viabilité financière de l'entreprise. Il fait donc sans aucun doute partie intégrante de la gestion de projet. La création du budget a lieu pendant la phase de lancement du projet. Bien que vous ne puissiez pas toujours gérer le budget du début à la fin, il est essentiel que vous compreniez le budget tout au long du projet. En tant que chef de projet, vous pouvez être chargé d'obtenir des approbations de dépenses. La majorité des entreprises ont une politique de signature ou de dépenses. Cela indique généralement qui a le pouvoir d' engager des ressources, engager des coûts ou de contracter d'autres obligations au nom de l'entreprise Étant donné que les étapes du processus de planification dépendent fortement des coûts, le processus de budgétisation se déroule généralement en même temps que le processus de planification Le chef de projet travaillera avec les participants au projet pour élaborer leurs estimations. Le chef de projet travaillera avec les participants au projet pour élaborer leurs estimations. Une fois le processus d'estimation des coûts terminé, il est courant que le promoteur du projet ou une autre partie prenante clé examine et approuve les coûts estimés et, si nécessaire, ajuste et réaffecte les fonds du projet budgétisation d'un projet n'est jamais une opération universelle En tant que chef de projet, vous devez hiérarchiser l' affectation des fonds au sein du projet afin de garantir un rendement maximal. La plupart des projets sont conçus pour améliorer la productivité du personnel, augmenter les revenus ou réduire les coûts au sein d'une organisation. dépassement ou le sous-budget aura incidence sur le budget de l'entreprise pour l'année suivante, vous laissant potentiellement moins d'argent avec lequel travailler à l'avenir. Maintenant que vous avez compris ce qu'est un budget, nous allons passer en revue les éléments clés du budget d'un projet. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors de la budgétisation d'un projet Les chefs de projet, par exemple, doivent tenir compte de la compréhension des besoins des parties prenantes, budgétisation des dépenses imprévues, de la capacité d' adaptation, de la révision et de la révision des prévisions tout au long du Ce ne sont là que quelques exemples. Le but ultime de toute entreprise est de réaliser des bénéfices tout en économisant du temps et de l'argent. Afin de réaliser un profit, le sponsor du projet a besoin que le projet soit réalisé avec un budget spécifique. Au fur et à mesure que votre projet avance, vous devrez revoir votre budget et, dans certains cas, faire de nouvelles prévisions, ce qui implique de créer un nouveau budget révisé ou d'apporter des ajustements en fonction du suivi de votre projet Lors de l'élaboration d'un budget, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, notamment les taux de coût des ressources, qui sont essentiellement le coût des ressources que vous utilisez. L'analyse des réserves détermine les ressources d' un projet. Le budget de prévoyance est un fonds mis côté pour les dépenses imprévues, et le coût de la qualité couvre les coûts liés à l' amélioration de la qualité des produits et services Nous vous encourageons à suspendre cette vidéo et à consulter la section des ressources pour en savoir plus sur les éléments clés du budget d'un projet. Après avoir mesuré les taux de coût des ressources, l'analyse des réserves , le budget d'urgence et le coût de la qualité, vous pouvez estimer le coût de votre projet Et n'oubliez pas que votre budget changera très probablement. Commencer par une estimation est donc un moyen de vous assurer que vous êtes au moins sur la bonne voie. Ce n'est pas grave si votre budget change, c'est pourquoi nous le révisons et reprévoyons Nous savons maintenant que les budgets des projets aident à contrôler les coûts pendant toute la durée du projet et à garantir que le projet présente un intérêt financier pour l'entreprise. Quelle est donc la meilleure façon de commencer à établir un budget de projet ? Vous pouvez utiliser une variété de ressources et de tactiques pour vous assurer de ne pas surestimer ou sous-estimer Vous utiliserez des techniques telles que la recherche de données historiques, recours à des experts, l'approche ascendante, confirmation de l'exactitude et l' établissement de votre base de référence. Pour commencer, vous pouvez toujours consulter des projets précédents similaires au vôtre pour avoir une idée de ce que votre projet pourrait impliquer. C'est ce que nous entendons par référence aux données historiques. Plus vous acquerrez d'expérience en tant que chef de projet, plus vous devrez puiser dans des données historiques et plus vos estimations seront précises. De même, vous pouvez faire appel à des experts dans le domaine. Tirer parti de quelque chose signifie en tirer le meilleur parti. Tirer parti des experts, c' recueillir leurs connaissances afin de faire quelque chose de plus efficace. Contacter des collègues qui ont déjà travaillé sur un projet similaire sera une ressource précieuse pour vous en tant que chef de projet débutant. Si vous demandez conseil à une personne extérieure à votre entreprise, évitez de lui divulguer des informations confidentielles sur l'entreprise L'approche ascendante est une autre option. Cela implique de prendre en compte tous les aspects d'un projet du début à la fin, y compris de dresser une liste de tous les matériaux, ressources , travailleurs contractuels ou de tout autre élément ayant un coût, puis de tout additionner. Après avoir créé votre budget, l'aide de ces ressources, vérifiez tout pour vous assurer de son exactitude. Mais votre travail ne s'arrête pas une fois que vous avez terminé le budget. Ensuite, vous devrez définir la ligne de base. Votre base de référence est le montant monétaire que vous utiliserez pour déterminer si vous êtes sur la bonne voie et pour évaluer le succès de votre projet. Après avoir établi votre base de référence, vous devrez la revoir et l'ajuster pour qu'elle reflète la situation actuelle du projet fréquence à laquelle vous devez réexaminer et mettre à jour le budget dépend de la taille du projet et de l'entreprise. N'oubliez pas d'inclure les dépenses diverses. Divers est un terme que nous utilisons pour décrire les articles qui ne sont inclus dans aucune des autres catégories. Il s'agit généralement d' éléments mineurs qui ne modifient pas radicalement la ligne budgétaire. Assurez-vous d'ajouter ces coûts à votre budget. Vous aurez également besoin de quelques rubriques supplémentaires. Commencez par un coût fixe qui ne changera pas tout au long du projet. Ensuite, vous aurez besoin d'un poste pour des telles que les frais de voyage et les repas. Enfin, vous allez prendre en compte les réserves et les réserves. Vous devez tenir compte de tous les frais imprévus qui pourraient survenir ultérieurement. Assurez-vous de vous laisser un peu d'espace tampon. N'oubliez pas que chaque projet aura un coût estimatif ainsi qu'un coût final. Votre objectif doit être de vous rapprocher le plus possible du coût final. Maintenant que vous savez comment établir un budget, voyons comment vous allez le gérer et examinons certains des défis auxquels vous pourriez être confronté, tels que le sous-budget confronté, tels que le ou le dépassement du budget. Le suivi du budget est essentiel pour un chef de projet fasse respecter la responsabilité en matière de dépenses. surveillant régulièrement votre budget, vous serez en mesure de déterminer si les plans que vous avez mis en œuvre sont mis en œuvre sur le plan financier et opérationnel. Les jalons constituent une excellente occasion de réévaluer le budget et de déterminer ce qui doit être redéfini ou revu tout au long du Les jalons peuvent donc servir de point de contrôle pour la budgétisation Vous devez rester au fait du contrôle des coûts tout en surveillant votre budget. Le contrôle des coûts consiste identifier les facteurs susceptibles d'avoir un impact sur le budget d'un projet, puis concevoir des actions efficaces pour minimiser les écarts Pour maîtriser les coûts, créez un plan d'approbation et informez les parties prenantes concernées de tout changement. Vous devez également vous assurer que toute modification du budget du projet est approuvée. Il est également essentiel de s'assurer que l'analyse de rentabilisation est solide avant de la présenter aux parties prenantes. Vous devrez gérer les modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Cela implique de mettre à jour les prévisions ou les estimations et de tout suivre. Les changements budgétaires ne devraient jamais vous prendre au dépourvu, et vous ne pouvez pas continuer à demander plus d'argent aux parties prenantes. Vous devrez également accepter que des écarts budgétaires se produiront. Il est de votre responsabilité de maintenir les dépassements de coûts prévus dans des limites acceptables Avant de commencer le projet, travaillez avec les commanditaires du projet et les principales parties prenantes pour établir une limite acceptable. Vous savez déjà que si un projet dépasse le budget, l'entreprise peut avoir moins de fonds disponibles pour d'autres domaines d'activité. Mais que se passe-t-il lorsqu'un projet est inférieur au budget ? Maintenant, il peut sembler que respecter le budget est le rêve d'un chef de projet. Eh bien, ça ne l'est pas. Le fait de ne pas respecter le budget indique que vous n'avez peut-être pas fait un bon travail d'estimation au début. de ne pas respecter le budget peut également indiquer que vous auriez pu dépenser plus d'argent le projet, ce qui implique que vous auriez pu disposer de plus de ressources ou d'un résultat de meilleure qualité Et cela peut également signifier que les budgets des projets futurs seront réduits L'entreprise peut penser que, parce que vous avez terminé ce projet dans les limites du budget, vous serez également en mesure de terminer les projets futurs dans les limites du budget, ce qui n'est pas une situation souhaitable. La meilleure option est de prendre en compte, d' adapter et de gérer correctement votre budget en tenant compte de ce risque. Avant de conclure, parlons brièvement de l'approvisionnement. approvisionnement est le processus d'acquisition de tous les matériaux, services et fournitures nécessaires à la réalisation d'un projet. Vous devrez également trouver des fournisseurs. Les particuliers ou les entreprises qui fournissent des biens et services essentiels sont appelés fournisseurs. gestion des fournisseurs englobe les activités associées à la recherche et à l'approvisionnement des fournisseurs. Plutôt que du matériel, la gestion des fournisseurs consiste souvent rechercher et à gérer un service ou un talent spécifique. Aujourd'hui, un processus d'approvisionnement comporte essentiellement cinq étapes : une phase de lancement, deux de sélection, trois de rédaction du contrat, quatre de contrôle et cinq d'achèvement. Pour en savoir plus sur ces étapes consultez la section des ressources de ce module. Comme vous l'avez peut-être deviné, approvisionnement peut être assez complexe, mais certains documents officiels peuvent vous guider tout au long du processus Vous trouverez plus d' informations sur la documentation d'approvisionnement commune dans la section des ressources de ce module. Nous voici arrivés à la fin de ce module. Dans le module suivant, vous découvrirez l'un des aspects les plus importants de la gestion de projet, à la gestion des risques. Alors, on se voit là-bas. 10. Identification et gestion des risques: Salut, voilà. Bienvenue à nouveau. Dans le module précédent, vous avez découvert l'un des aspects les plus importants budgétisation de gestion de projet Eh bien, aujourd'hui, vous découvrirez un autre facteur crucial qui empêchera l'échec de votre projet. Vous apprendrez à définir et à appliquer les concepts de gestion des risques. Vous découvrirez également les types de risques et comment évaluer leur impact sur un projet, ainsi que comment communiquer et résoudre les risques identifiés à l'aide d' un plan d'atténuation. Allons-y. Même lorsque les chefs de projet les plus expérimentés sont aux commandes, aucun projet ne se déroule exactement comme prévu. Il est donc essentiel que vous identifiiez et planifiiez les risques susceptibles d'avoir une incidence sur votre projet. Parlons de ce qu'est un risque. Un risque est un événement potentiel qui pourrait se produire et avoir un impact sur votre projet. s'agit pas d'événements qui se produiront certainement, mais comme il existe une possibilité, il est de votre responsabilité, en tant que chef de projet, de les identifier et de les planifier. Le processus d'identification et évaluation des risques potentiels et des problèmes susceptibles d'avoir une incidence sur un projet est connu sous le nom de gestion des risques. Il vous informe de ce qui pourrait mal tourner dans votre projet et de la manière d'atténuer les risques. La gestion des risques vous aide à déterminer le degré de flexibilité ou de rigidité de votre plan, puis à apporter les modifications nécessaires. Si vous ne planifiez pas à l'avance , votre projet risque de ne pas atteindre ses objectifs, délais ou ses critères de réussite De plus, en ne planifiant pas les risques, omettez de prendre en compte les nombreuses façons dont votre projet pourrait pivoter tout en atteignant ses objectifs. Ensuite, nous verrons comment identifier les risques. Parlons de certains outils et techniques permettant d' identifier les risques, tels que le brainstorming et l'évaluation des risques brainstorming est l'un des moyens les plus efficaces de découvrir les risques En tant que chef de projet, vous serez chargé de réunir un groupe de personnes pour réfléchir aux risques potentiels Ayez votre tableau détaillé à portée de main lorsque vous déciderez qui inviter à cette réunion. Un diagramme de cause à effet, connu sous le nom de diagramme en arête de poisson, est un excellent outil à utiliser lors d'un brainstorming diagrammes de cause à effet Les diagrammes de cause à effet sont très utiles dans la gestion des risques car ils montrent les causes potentielles d'un événement ou d'un risque. En d'autres termes, les diagrammes de cause à effet peuvent aider à identifier tous les résultats possibles en reconnaissant un risque potentiel connu sous le nom d'effet et en remontant à rebours pour prendre en compte les causes potentielles de ce risque Il est normal de dresser une longue liste de risques potentiels lors de ces séances de brainstorming C'est un fait que vous et votre équipe ne pouvez pas prendre en compte tous les problèmes qui peuvent survenir au cours de votre projet. Comment déterminez-vous les risques à prioriser ? Dans un registre des risques, enregistrez les résultats de la séance de brainstorming Un registre des risques est un tableau ou un graphique contenant votre liste de risques. Vous utiliserez ensuite une technique d' évaluation des risques. L'évaluation des risques est l' étape de la gestion des risques au cours de laquelle les qualités de risque sont estimées ou mesurées. Par qualités, nous entendons la probabilité que le risque survienne et son impact potentiel sur un projet. Il existe plusieurs méthodes pour évaluer les risques, mais nous nous concentrerons sur la création d'une matrice de probabilité et d'impact. Une matrice de probabilité et d' impact est un outil permettant d' identifier et de hiérarchiser les risques du projet Doit prendre en compte le niveau d'impact lors la création d'une matrice de probabilité et d'impact. Les dommages qu'un risque pourrait causer s'il se produisait sont appelés son impact. L'impact est également classé comme élevé, moyen ou faible. risque élevé signifie que s'il se produit, il aura un impact significatif sur le projet. Faible signifie que si le risque se présente, il aura un impact mineur, mais il est peu probable qu'il fasse dérailler le projet Vous devez également tenir compte des probabilités. La probabilité qu'un risque se produise est définie comme une probabilité. Nous déterminons également la probabilité sur une échelle de haute, moyenne et faible. La probabilité et l'impact d'un risque sont utilisés pour calculer son risque inhérent. La mesure du risque inhérent nous fournit une méthode pour appréhender un risque Le risque inhérent est également évalué sur une échelle de haut, moyen et faible Fondamentalement, un risque a une faible cote de risque inhérent s' il a un faible impact et une faible probabilité. Ce sont les types de risques ne devraient pas vous inquiéter. Toutefois, si un risque a un impact et une probabilité élevés, il est associé à une cote de risque inhérente élevée. Les risques moyens à élevés devraient être priorisés et des plans d'atténuation détaillés devraient être élaborés Lorsque vous créez une matrice de probabilité et d'impact, veillez à suivre les directives d'accessibilité et à inclure des informations et une mise en forme faciles et rapides à comprendre par tous. Certains risques de faible niveau susceptibles entraîner des revers mineurs sont bien plus tolérables que les risques de haut niveau susceptibles de faire complètement dérailler Une fois que vous aurez terminé votre évaluation des risques, vous mettrez à jour le registre des risques avec des notes élevées, moyennes et faibles pour certains des risques que vous avez identifiés pour ce projet. Passons maintenant à certains types de risques courants que vous pourriez prévoir dans le cadre de la gestion d'un projet. Bien que de nombreux types de risques puissent avoir une incidence sur votre projet, les principaux dont vous devez être conscient sont les risques liés au temps, budget et à la portée. Les risques liés au temps font référence à la possibilité que les tâches du projet prennent plus de temps que prévu. Parce que le temps c'est de l'argent, vous devez être conscient des risques liés au temps. En provoquant des retards, une mauvaise gestion du temps peut épuiser votre budget et frustrer vos parties prenantes. Ensuite, il y a les préoccupations budgétaires. La possibilité que le coût d'un projet augmente en raison d' mauvaise planification ou d'une extension la portée du projet est appelée risque budgétaire. Le risque budgétaire doit être pris en compte car la budgétisation sert de base au contrôle des coûts du projet Il y a le problème du risque lié à la portée. La possibilité qu'un projet ne produise pas les résultats décrits dans les objectifs du projet est appelée risque lié à la portée. Vous devez être conscient des risques liés à l' envergure, car les livrables de votre projet peuvent ne pas être acceptables pour vos parties prenantes ou vos clients, ce qui peut aller à l'encontre de l'objectif de l'ensemble du projet Bien que les risques liés au temps, au budget et à la portée soient très courants, vous devez être conscient des autres types de risques externes. Les risques externes sont ceux qui découlent de facteurs extérieurs à l'entreprise sur lesquels vous n'avez que peu ou pas de contrôle. Par exemple, un risque environnemental, tel qu'une tempête majeure, ou un risque juridique, tel qu'une modification des exigences réglementaires peut avoir un impact sur votre projet. Il est également important de comprendre qu'il existe une infinité de types de risques. y aura jamais de prescription pour identifier et gérer tous les risques possibles. Mais si vous planifiez à l'avance, vous serez mieux préparé à faire face à tout ce qui se présente à vous. Parlons maintenant d'un type de risque spécifique connu sous le nom de point de défaillance unique. Un point de défaillance unique est un risque susceptible d' être désastreux et d'interrompre le travail du projet. Ces risques peuvent stopper progression de toute une équipe, ce qui signifie que personne ne peut poursuivre ses tâches tant que le problème n'est pas résolu En tant que chef de projet, vous devez identifier et surveiller points de défaillance uniques potentiels de votre projet car ils peuvent compromettre le calendrier, le budget et la portée du projet Les dépendances constituent une autre source de risque dont il faut être conscient. Une dépendance est une relation entre deux tâches de projet dans laquelle le début ou la fin de l' une dépend du début ou de la fin d'une autre. En d'autres termes, les dépendances sont comme des liens qui relient une tâche de projet à une autre. Avant que la tâche puisse être terminée ou qu'une autre tâche puisse commencer, une dépendance doit être traitée. Les dépendances constituent souvent une source de risque majeure dans un projet. Il existe deux types de dépendances, internes et externes. Les dépendances internes sont celles que vous et votre équipe contrôlez au sein du projet. Les dépendances externes, en revanche, sont celles sur lesquelles vous n'avez aucun contrôle. N'oubliez pas qu'aucun projet n' est sans risque. Cependant, en planifiant soigneusement à l'avance, vous pouvez faire de votre mieux pour éviter les risques. Vous avez donc appris à identifier et à évaluer les risques liés à votre projet. Maintenant que vous savez quels sont les risques qui nécessitent votre attention, comment déterminez-vous ce qu'il faut faire pour y remédier ? La planification de l'atténuation des risques entre en jeu ici. Trouver des moyens d'éliminer ou de réduire l'impact des risques potentiels sur votre projet est l'objectif de la planification de l' atténuation des risques. Il existe quatre méthodes courantes pour atténuer les risques. Vous pouvez l'éviter, l'accepter, minimiser ou le contrôler, ou le transférer. Il est parfois possible d'éviter complètement le risque. Cette stratégie vise à éviter de traiter la situation dans son ensemble. Vous pouvez également accepter le risque, en particulier s'il est faible en termes de probabilité et d'impact. L'acceptation active des risques implique généralement de mettre de l'argent de côté pour payer pour vous sortir des ennuis. L'acceptation passive du risque est l'approche consistant à ne rien faire. Bien que l'acceptation passive puisse être appropriée pour les risques mineurs, elle n'est pas conseillée pour la plupart des risques liés à un point de défaillance unique. Vous devez être proactif dans l'atténuation des risques dans la mesure du possible, car cela peut vous éviter d' avoir à accepter des risques. Une autre façon d'atténuer un risque est de le minimiser ou de le contrôler. Lors de l'élaboration de stratégies d'atténuation, un arbre de décision peut être utile. Un arbre de décision est un organigramme qui vous permet visualiser l' impact d'une décision sur le reste de votre projet. Enfin, vous avez la possibilité de transférer le risque. La stratégie de transfert transfère la responsabilité de gérer le risque à quelqu'un d'autre, évitant ainsi la perte de temps, de ressources et d'argent. L'utilisation de l'une de ces quatre stratégies peut vous aider à gérer efficacement les risques associés à votre projet. Nous verrons ensuite comment documenter ces risques dans un plan de gestion des risques. Comme vous l'avez appris tout au long de ce cours, la documentation est un élément important de votre rôle en tant que chef de projet, et un plan de gestion des risques est un document évolutif qui inclut informations sur les risques de haut niveau, ainsi que des stratégies d'atténuation pour chacun de ces risques. Ce plan garantit que les collègues et les parties prenantes ont une compréhension claire des problèmes potentiels et qu'un plan est en place pour les résoudre s'ils surviennent. La gestion des risques est une pratique continue que vous appliquerez tout au long la planification et de l'exécution du projet. Étant donné que la gestion des risques évolue tout au long du projet, le plan doit être régulièrement mis à jour pour inclure les nouveaux risques identifiés, supprimer les risques qui ne sont plus pertinents et intégrer tout changement dans les plans d'atténuation Le plan de gestion des risques peut inclure le nom de l'entreprise, nom du projet, l'auteur du document, le statut du document, les délais de création et de mise à jour du document, l'objectif , le résumé, les risques et les stratégies d'atténuation des risques, le registre des risques et les graphiques de probabilité et d'impact. Une fois que vous aurez terminé le plan de gestion des risques, vous le partagerez avec votre équipe et les parties prenantes pour obtenir des commentaires et vous assurer qu'ils sont d'accord avec vos plans. À venir, nous approfondirons le sujet de la communication des risques aux parties prenantes. L'identification et l'évaluation des risques sont des éléments essentiels. Cependant, il ne suffit pas de connaître les risques les plus importants liés à un projet. Vous devez également communiquer ces risques aux parties prenantes de votre projet, que ce soit par le biais de la documentation, du courrier électronique, de réunions ou de tout autre moyen que vous jugez approprié. Vos parties prenantes doivent être conscientes des risques auxquels un projet est exposé, car si vous ne les informez pas des risques importants, elles risquent d'être moins prêtes à vous aider en cas de problème. C'est pourquoi il est essentiel de communiquer rapidement et fréquemment avec les parties prenantes sur les risques de niveau moyen et élevé. Indique aux parties prenantes ce à quoi elles peuvent s'attendre pendant la phase d'exécution du projet et montre que vous avez pris des mesures pour atténuer et planifier les risques potentiels Cela vous permet également de suggérer des moyens par lesquels ils pourraient être en mesure de vous aider en cas de risque. Alors, comment communiquez-vous les risques aux parties prenantes ? Eh bien, cela dépend la gravité du risque identifié. Pour les risques de faible niveau, un simple e-mail peut être suffisant. Lorsque vous envoyez des mises à jour de planification hebdomadaires à une partie prenante d'un projet, par exemple, vous pouvez énumérer quelques risques mineurs correspondant à ses intérêts et expliquer brièvement comment vous comptez gérer ces risques s'ils se présentent. Pour les risques de niveau moyen, envisagez d'augmenter votre niveau de communication au moyen d'un e-mail direct entre vous et la partie prenante dans lequel vous décrirez le risque plus en détail et expliquez en détail votre stratégie d'atténuation des risques. Vous pouvez également inclure votre plan de gestion des risques afin de leur fournir des informations supplémentaires. Pour souligner l' importance de l'e-mail, utilisez le mot urgent dans la ligne d'objet. gravité des risques de haut niveau nécessite une communication approfondie et directe Lorsque vous rencontrez les parties prenantes pour passer en revue le plan du projet, vous souhaiterez peut-être inclure un point à l'ordre du jour présentant les risques graves et vos plans pour atténuer ces risques. C'est toujours une bonne idée de discuter de vos projets avec vos parties prenantes. Ils ont peut-être un point de vue différent. Eh bien, c'est tout pour aujourd'hui. Dans le module suivant, nous explorerons les éléments à prendre en compte lors de l'exécution d'un projet. On se voit là-bas. 11. Réussir un projet: Salut, voilà. Bienvenue dans un autre module. Nous en sommes maintenant au stade de l'exécution du projet, où tout ce dur labeur se concrétise. C'est assez excitant, non ? Commençons. Vous apprendrez ici comment suivre et mesurer l'avancement de votre projet, ainsi que comment utiliser des techniques d' amélioration continue et de gestion de la qualité pour assurer le bon déroulement de votre projet. Une fois que la phase d'exécution du projet commence, comment savez-vous que le travail est terminé ? Eh bien, vous pouvez le faire de différentes manières, mais le plus important est de suivre et de mesurer l'avancement du projet. Il s'agit là d'un aspect important de la gestion de projet. Le suivi est une méthode de suivi de l'avancement des activités d'un projet. Mesurer régulièrement les performances du projet pour identifier les écarts par rapport au plan du projet peut aider à maintenir le projet sur la bonne voie. Une déviation est définie comme tout ce qui modifie votre plan d'action initial Les écarts par rapport au plan de projet peuvent être positifs ou négatifs de garder une longueur d'avance sur le calendrier en raison d'un avantage technique inattendu ou impact d' une catastrophe naturelle sur le travail du projet sont deux exemples d'écarts. Voyons comment le suivi peut contribuer à la réussite de votre projet. Pour commencer, le suivi rend transparentes les informations clés du projet, ce qui est nécessaire pour une prise de décision précise. Le suivi centralise les informations du projet afin que tout le monde comprenne l'état de chaque composant du projet, ce qui peut ensuite vous aider à identifier les lacunes en matière de connaissances Les projets comportent également de nombreux petits détails. Il est difficile de tout suivre. Le suivi permet de s'assurer que vous n'oubliez rien. Deuxièmement, le suivi permet de tenir tous les membres de l'équipe et les parties prenantes informés des délais et des objectifs. Le suivi est également important pour identifier les risques et les problèmes susceptibles de faire dérailler vos progrès Grâce à un suivi efficace, vous serez en mesure d' identifier rapidement les problèmes et de collaborer avec votre équipe pour prendre des mesures correctives. Enfin, le suivi augmente la certitude que le projet sera achevé dans les délais, dans les limites de sa portée et dans les limites du budget. fait d'avoir une idée précise de l'état d'avancement général du projet permet l'équipe de rester motivée et concentrée. Comme indiqué précédemment, suivi permet de suivre l'avancement des activités du projet, mais vous vous demandez peut-être ce que vous devez exactement suivre ? Pour commencer, vous devez toujours suivre le calendrier du projet. Après tout, le but ultime est de terminer vos livrables à temps. Le suivi de l'état des mesures à prendre, des tâches et des activités clés est également important pour garantir que le travail est effectué. Ensuite, vous devrez suivre les coûts pour vous assurer de ne pas trop dépenser ou sous-dépenser pour les tâches du projet Enfin, vous devrez suivre les décisions, les modifications, les dépendances et les risques clés du projet , ainsi que les modifications de portée convenues. suivre de près vous est bénéfique, à vous et votre équipe, alors que vous travaillez à l'atteinte de l'objectif du projet. Nous allons maintenant passer en revue les outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour suivre les activités du projet. Explorons et comparons différents types de méthodes de suivi. objectif de votre plan de projet est de vous guider tout au long de l'exécution du projet. Par conséquent, il inclura toujours au moins un type de méthode de suivi, et vous pouvez en utiliser plusieurs en fonction des besoins de votre équipe. Un diagramme de Gant, une feuille route et un graphique évolutif sont les méthodes de suivi que nous allons examiner dans ce module. Il y en a beaucoup d'autres, mais celles-ci que nous allons nous concentrer. Quel que soit le type que vous sélectionnez, il est déterminé par ce que vous jugez approprié pour votre projet. Il est essentiel de choisir quelque chose que tous les membres de l'équipe peuvent facilement comprendre, consulter et suivre. La carte de Gant est peut-être la méthode de suivi la plus utilisée. Il s'agit d'une méthode éprouvée pour rester sur la bonne voie avec votre projet. Un diagramme de Gant compare les tâches en fonction du temps et inclut des informations utiles telles que le propriétaire chaque tâche et l'ordre des tâches à respecter. Il s'agit donc d'un graphique pratique pour rester sur bonne voie et pour les projets comportant de nombreuses dépendances, tâches, activités ou jalons qui sont tous interdépendants C'est également un tableau utile pour les grandes équipes car la propriété et les responsabilités sont clairement définies visuellement. fur et à mesure que vous suivez et progressez de manière séquentielle au fil du temps, cela commence à ressembler à une cascade C'est pourquoi les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés dans la gestion de projets en cascade Une feuille de route est une autre méthode de suivi courante. Il est préférable d' utiliser une feuille de route lorsque vous devez suivre les principales étapes de votre projet C'est utile pour montrer à une équipe et aux principales parties prenantes comment un projet doit évoluer au fil du temps. Une feuille de route de projet est un aperçu graphique de haut niveau des objectifs et des livrables du projet présenté sur un calendrier. Dans ce contexte, niveau élevé signifie un résumé concis généralement de trois à quatre phrases qui indique clairement les objectifs et les priorités de votre projet La feuille de route d'un projet doit inclure les buts et objectifs du projet, un calendrier indiquant le calendrier, étapes importantes et les livrables, les risques éventuels et les dépendances Enfin, le graphique de combustion est le plus détaillé des trois méthodes de suivi Un graphique de burn-down compare le temps à la quantité de travail effectuée et à la quantité de travail restant à faire Leurs principales fonctions sont de maintenir l' équipe du projet sur la bonne voie en ce qui concerne dates d'achèvement cibles et d'avertir l'équipe en cas de modification de la portée du projet au fur et à mesure qu'elle se produit Les diagrammes Burndown conviennent parfaitement aux projets qui nécessitent un examen détaillé détaillé de chaque tâche associée à un projet, et ils sont parfaits pour les projets où le facteur le plus important est de terminer à temps L'axe Y ou axe vertical représente le nombre de tâches restant à accomplir, et l'axe X ou axe horizontal représente le temps. Le coin supérieur gauche du graphique est utilisé pour suivre les progrès. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous vous efforcerez de vous frayer un chemin jusqu'à ce qu'il ne reste aucune tâche à accomplir et, vers la droite, jusqu'à la date d'achèvement. Une ligne en pointillés représente votre progression attendue ou projetée en fonction du rythme auquel votre équipe est censée accomplir les tâches, et une ligne continue représente votre progression réelle Avant de poursuivre votre projet, vous devez d'abord choisir le tracker qui vous convient le mieux. Une feuille de route peut être appropriée si vous devez communiquer des jalons à une grande équipe Un diagramme de Gant peut être approprié pour un projet comportant plusieurs dépendances. S'il est essentiel de suivre les tâches par rapport aux délais impartis, un tableau récapitulatif peut être la meilleure option. Vous pouvez même en utiliser plusieurs, car la méthode de suivi sera déterminée par le type de projet, vos ressources et la portée du projet. Ensuite, nous nous concentrerons sur la compréhension de la manière de gérer la qualité et de respecter les normes de qualité. Il y a une différence significative entre la qualité et le fait. Il ne suffit pas de terminer un projet. Le projet doit également répondre aux normes de qualité du client. Plus vous communiquez efficacement avec votre équipe, plus elle aura de chances de produire des livrables de haute qualité Alors, comment définissons-nous la qualité dans le contexte de la gestion de projet ? La qualité est atteinte lorsque vous répondez aux exigences définies pour les livrables et que vous répondez ou dépassez les besoins ou les attentes de vos clients Pour réussir, considérez les quatre principaux concepts que sont la gestion de la qualité, les normes de qualité, la planification de la qualité, l'assurance qualité et le contrôle qualité. Les normes de qualité définissent les exigences, les spécifications ou les directives qui peuvent être utilisées pour garantir que les produits, les processus ou les services sont adaptés à leurs besoins. Les normes de qualité doivent être respectées pour tous les produits et processus. Ensuite, il y a la planification de la qualité. planification de la qualité fait spécifiquement référence aux actions d'un chef de projet ou d'une équipe pour établir et mettre en œuvre un processus visant à identifier et à déterminer quelles normes de qualité sont pertinentes pour le projet dans son ensemble et comment les respecter. L'assurance qualité est le troisième concept de gestion de la qualité. L'assurance qualité ou QA est le processus qui permet de déterminer si votre projet est sur la bonne voie pour fournir un service ou un produit de haute qualité. Contrairement aux normes de qualité et à la planification de la qualité, assurance qualité intervient tout au long du cycle de vie du projet plutôt qu'à un moment précis. contrôle de la qualité, abrégé en QC, est le concept final de la gestion de la qualité Lorsqu'un problème est identifié ou le plan qualité n'est pas exécuté de la manière souhaitée, des techniques sont utilisées pour garantir normes de qualité et des mesures correctives sont prises. Découvrons maintenant l' amélioration continue et l'amélioration des processus ainsi que la manière de les défendre et de les mettre en œuvre dans un projet. Un effort continu pour améliorer les produits ou services est appelé amélioration continue. Elle contribue à la progression constante d'un produit vers le meilleur résultat possible. Reconnaître le moment où les processus et les tâches doivent être créés, éliminés ou améliorés est la première étape de l'amélioration continue. Ensuite, pour maintenir le projet sur la bonne voie, un chef de projet doit planifier et mettre en œuvre les changements. C'est là que l'amélioration des processus entre en jeu. L'amélioration des processus consiste à identifier, analyser et améliorer les processus existants afin d'améliorer les performances des équipes, développer les meilleures pratiques ou d'optimiser l'expérience client. Lorsque vous travaillez sur des améliorations de processus utilisation d'un environnement contrôlé dans le cadre d'une expérience peut vous aider à déterminer si les modifications que vous envisagez résoudront votre problème. Une expérience ou une observation de contrôle est une expérience conçue pour minimiser les effets des variables. Les groupes témoins sont des échantillons représentatifs qui vous aident à déterminer si les différences entre vos groupes expérimentaux et la norme sont dues à vos modifications. Ils excluent toute autre explication possible de vos résultats. Supposons, par exemple, que vous remarquiez un problème dans votre processus et que vous proposiez une hypothèse, c' est-à-dire une estimation éclairée la cause du problème et de la manière dont vous le résoudriez. Ensuite, vous modifiez une variable dans le système tout en maintenant le groupe de contrôle constant et vous répétez l'expérience. Si les résultats restent inchangés par rapport à ceux d'avant l'expérience, vous devrez essayer autre chose pour résoudre le problème. Travailler dans un environnement contrôlé n'est pas le seul moyen de garantir une amélioration continue. Demic et PDCA sont deux exemples de cadres d' amélioration basés sur les données cadres d'amélioration pilotés par les données sont des méthodes permettant de prendre des décisions basées sur des données réelles. DMAIC ou demic signifie définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler. Il décrit cinq étapes que vous pouvez suivre pour parvenir à parvenir Lorsque vous réfléchissez aux moyens d'améliorer l'expérience client, commencez par les points suivants. Définissez d'abord le problème commercial, les objectifs, les ressources, portée du projet et le calendrier du projet. Ensuite, mesurez. Vous effectuerez des mesures de performance et collecterez des données ici afin d' établir des bases de référence et de mesurer le succès Ensuite, examinez, identifiez et comprenez les causes sous-jacentes des problèmes Après cela, améliorez-vous. Cela implique de mettre en œuvre une solution raisonnable au problème. Enfin, il y a le contrôle. C'est ici que vous mettrez en œuvre les modifications et garderez une trace des processus mis à jour que vous avez établis. Lorsque vous travaillez sur des améliorations continues, un autre cadre à prendre en compte est le PDCA PDCA est un processus en quatre étapes qui vise à identifier un problème, résoudre, à déterminer si le correctif a réussi et à affiner la solution finale Les étapes du PDCA sont les suivantes. Tout d'abord, planifiez. Vous identifierez le problème et sa cause première réfléchirez à des solutions Ensuite, résoudre le problème ou le résoudre. Ensuite, vous allez vérifier, comparer vos résultats à l'objectif pour voir si le problème a été résolu. Enfin, agissez ou peaufinez le correctif pour garantir une amélioration continue. PDCA et Domic sont tous deux d'excellents cadres de résolution de problèmes à utiliser dans votre vie quotidienne et au Ces cadres vous aident à identifier les problèmes, réduire les erreurs et à optimiser vos processus. Vous serez surpris de voir à quel point un cadre simple peut vous aider à réussir. Nous voici arrivés à la fin de ce module. De plus, vous êtes presque près de la ligne d'arrivée du parcours. Alors restez serrés, et nous vous verrons dans le prochain module où vous apprendrez comment clôturer un projet. Enfin. 12. Clôture d'un projet: Bonjour et bienvenue à nouveau. Comme nous sommes à la toute fin de notre cours, vous pouvez facilement deviner de quoi nous allons parler. C'est exact. Nous aborderons la clôture du projet dans ce module. Nous expliquerons ce qu'implique la clôture d'un projet, pourquoi c'est important et quand cela se produit. Le processus d' achèvement officiel du projet, la phase en cours et obligations contractuelles sont tous inclus dans la clôture du projet. La première chose que vous devez comprendre, c'est que terminer un projet n'est pas la même chose que clôturer un projet. n'est pas parce qu'un projet est terminé qu'il est fermé. Alors, que faut-il exactement pour clôturer un projet ? Eh bien, la clôture d'un projet repose sur trois critères. S'assurer que tout le travail est effectué, s'assurer que les processus de gestion de projet convenus sont exécutés et obtenir l'approbation officielle des parties prenantes, que le projet est terminé. Avant tout, vous devez vous assurer que tous les travaux sont terminés. Il est possible que l'une de vos tâches ait été négligée. Supposons qu'un changement ait été apporté qui a nécessité de redéfinir les priorités du travail au cours du projet Lorsque vous passez en revue un projet, vous vérifiez deux ou trois fois que tous les travaux sont terminés afin d'éviter d'avoir à revoir le projet ultérieurement Ensuite, vous devez vous assurer que tous les processus de gestion de projet convenus sont exécutés. Les tâches de gestion sont parfois négligées. Si la tâche elle-même est terminée, le travail procédural ou administratif risque de vous échapper. Enfin, les principales parties prenantes doivent officiellement reconnaître et accepter que le projet est terminé. Si toutes les parties prenantes ne reconnaissent pas officiellement qu' un projet est terminé, certaines parties prenantes peuvent tout de même demander modifications parce qu'elles pensent que le projet est toujours actif. clôture a un objectif au même titre que toutes les phases précédentes du processus, telles que le lancement, la planification, l'exécution, le suivi et le contrôle. La fermeture d'un projet est nécessaire pour s'assurer que rien n'est passé entre les mailles du filet Si un projet n'est pas terminé, efforts, le temps et la crédibilité de votre équipe peuvent en pâtir. une attention particulière à la protection de la portée de votre projet, et vous aurez beaucoup plus de chances de le clôturer avec succès. Discutons maintenant des étapes nécessaires incluses dans un processus de clôture complet pour les clients et les parties prenantes. Un processus de clôture officiel est important, non seulement parce qu' une clôture incorrecte peut vous rendre responsable de contrats ou d'une portée incomplets, mais également parce que vous voulez que les parties prenantes convaincues que leurs besoins ont été satisfaits. Comme indiqué précédemment, les détails peuvent avoir un impact sur les relations d'une équipe de projet avec les clients, les utilisateurs, les fournisseurs, etc. Si les relations se détériorent, la crédibilité de votre équipe peut également en souffrir. Les parties prenantes définissent généralement les objectifs et la portée du projet aux côtés du chef de projet. Un bon chef de projet voudra donc toujours s'assurer que les parties prenantes sont satisfaites à la fois de la qualité des livrables et du produit final Alors, comment pouvez-vous vous assurer que les clients et les principales parties prenantes sont satisfaits de la clôture du projet ? abord, déterminez si votre projet nécessite une brève phase de clôture à la fin de chaque étape ou une phase de clôture plus formelle et complète vers la fin. Vous pouvez même choisir d'effectuer à la fois le petit processus de clôture à la fin de chaque étape et une phase de clôture plus formelle à la fin. Vous pouvez le déterminer en vous demandant si un jalon spécifique est final, ce qui signifie qu'il n'aura pas besoin d'être abordé à nouveau plus tard dans le projet. Si tel est le cas, une brève clôture officielle permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les résultats de cette étape particulière Voici donc à quoi ressemblera votre équipe si vous décidez mener des processus de clôture après chaque phase ou étape importante. Tout d'abord, vous devez vous assurer que le projet atteint les objectifs stratégiques qu'il était censé atteindre. Pour commencer, consultez la documentation précédente, telle que votre cahier des charges, demande de proposition, votre registre des risques et votre tableau RACI Ce faisant, déterminez si vous avez effectué tous les travaux requis au cours de la phase précédente. Toutes les questions soulevées ont-elles été abordées ? Chaque membre de l'équipe a-t-il accompli les tâches qui lui avaient été assignées ? Vous créerez et examinerez la documentation avec membres de l' équipe pour vous assurer que tous les aspects du projet ont été abordés. Vous passerez également en revue les notes de toutes les rétrospectives auxquelles vous ou votre équipe Ensuite, vous allez procéder à la clôture administrative du processus d'approvisionnement. Concluez tous les contrats nécessaires, effectuez les paiements aux fournisseurs et collectez tous les livrables finaux auprès des travailleurs sous contrat Cela est essentiel pour que les parties prenantes externes et les travailleurs sous contrat comprennent que la phase ou le projet est officiellement terminé. Ensuite, si nécessaire, confirmez officiellement l' achèvement de la phase. Confirmez que toutes les parties prenantes sont conscientes qu'une phase ou un projet touche à sa fin. Enfin, vous terminerez tous les travaux de suivi nécessaires. Cela inclut la collecte des commentaires finaux et l'administration des enquêtes de clôture. De cette façon, vous pouvez aider les parties prenantes à problèmes futurs en assurant le suivi et en leur offrant une assistance. Si vous avez décidé de clôturer votre projet à la fin plutôt qu'après certaines phases ou étapes, votre processus peut être légèrement différent Voici donc à quoi cela pourrait ressembler. Pour commencer, fournissez les outils de formation, la documentation et les fonctionnalités nécessaires à l'utilisation de votre produit. Cela inclut des manuels et guides pratiques qui enseignent à vos clients et utilisateurs comment utiliser votre produit ou service après la clôture du projet. Ensuite, assurez-vous que le projet a atteint ses objectifs et obtenu le résultat souhaité. Examinez le projet pour vous assurer que toutes les tâches et livrables ont été achevés et que rien n'a été oublié. Vous devez également documenter l'acceptation de toutes les parties prenantes telles que les clients et les sponsors. Il est essentiel de disposer de preuves écrites attestant que les parties prenantes sont satisfaites des livrables et des résultats Cela peut prendre la forme d'une rétrospective, un document d'achèvement du projet ou de toute autre approbation officielle. Ensuite, avec votre équipe de projet, passez en revue tous les contrats et la documentation. Cela inclut votre cahier des charges, votre appel d'offres, votre tableau RACI, votre registre des risques et vos documents d'approvisionnement impliquant l'ensemble de votre équipe dans ce processus de révision, vous vous assurerez que rien n'est oublié. Procédez toujours à une rétrospective officielle pour documenter les leçons apprises La prochaine étape cruciale de la clôture d' un projet pour les parties prenantes est le reporting d'impact. Le rapport d'impact est une présentation faite à la fin d'un projet aux principales parties prenantes, qui inclut généralement les parties prenantes que vous avez rencontrées lors de la réunion de lancement initiale L'objectif des rapports d'impact est donc de montrer comment déroulé le projet et de parler l'impact de votre produit ou service. C'est important pour le chef de projet car vous serez en mesure de démontrer le succès de votre projet selon vos propres termes et présenter le travail que vous avez accompli pour ajouter de la valeur à l'entreprise. Discutons maintenant des meilleures pratiques pour clôturer un projet avec votre équipe. n'y a vraiment pas de meilleur outil que rétrospectives pour la réflexion et l'amélioration Elles jouent donc un rôle vital à ce stade du projet Une rétrospective est une réunion organisée pour discuter des succès, des échecs et des améliorations potentielles du projet échecs et des améliorations potentielles Elles peuvent survenir après la réalisation d' une étape importante ou à la fin d'un projet. Pour mieux comprendre l'importance de la clôture d'un projet, considérez les principaux avantages rétrospectifs pour votre équipe rétrospectives favorisent le renforcement de l'esprit d' équipe en permettant aux membres de l'équipe de comprendre différents points de rétrospectives favorisent des changements positifs dans les procédures et processus futurs ainsi qu' une meilleure collaboration sur les projets futurs. Il n'est donc pas surprenant qu' une rétrospective joue un rôle important dans la clôture d'un projet Que votre équipe ait décidé de clore le projet après chaque phase ou en une seule fois, rétrospectives feront partie du processus En tant que chef de projet, vous souhaitez favoriser une culture d' amélioration constante au sein de votre équipe et de votre entreprise. Cela signifie que vous devrez recueillir des commentaires qui vous aideront à améliorer votre prochain projet. Vous pouvez recevoir des commentaires sur les processus que vous avez gérés. La prise en compte des commentaires est essentielle à votre développement en tant que chef de projet. Vous devez créer un espace sécurisé pour les commentaires afin que les gens puissent réellement s'exprimer et que l'équipe puisse grandir ensemble. Il s'agit d'un élément important pour les collaborations futures dans le cadre de projets. Reconnaître et célébrer le travail bien fait contribue à encourager une croissance continue. La façon dont vous célébrez variera en fonction position dans le projet et ce qui convient le mieux à votre équipe. Prendre le temps de vous exprimer reconnaissance transforme la célébration en un exercice de team building. Être reconnaissant garantit que votre travail est édifiant et gratifiant plutôt que monotone et plutôt que monotone Elle favorise également des changements positifs. Ainsi, lorsque vous terminez un projet, n' oubliez pas d'inclure des éléments amusants. Jouez à un jeu, mangez du gâteau et passez du bon temps ensemble parce que vous l'avez mérité. Quoi qu'il en soit, passons à discuter de ce que le processus de clôture de projet signifie pour vous en tant que chef de projet. Pour un chef de projet, il est essentiel de clôturer correctement le projet pour diverses raisons. La clôture vous permet de réfléchir à votre performance et à celle de votre équipe, de vous assurer que toutes les tâches sont terminées et d'éviter toute confusion future concernant le projet. Vous trouverez plus d' informations sur le rapport de clôture du projet dans la section des ressources. Et nous voici arrivés à la fin du cours. Excellent travail. La gestion de projet n'est certainement pas un concept universel. Cela varie en fonction l'organisation ou du projet sur lequel vous travaillez. Mais vous pouvez mettre en pratique les stratégies, les compétences et les outils que vous avez appris . Vous pouvez vous épanouir en tant que chef de projet si vous le faites. Alors allez-y et partez à la conquête.