Facilitation de réunion efficace : Créez votre propre liste de contrôle pour le succès

1. Introduction: Êtes-vous frustré et épuisé de après une réunion hors de contrôle ? Pas à temps et franchement pas efficace. Ne t'inquiète pas, tu n'es pas le seul à ressentir ça. Je m'appelle Matt Robinson. Je suis un chef de projet professionnel et j'ai passé les 15 dernières années à travailler sur des projets techniques. Cela a été personnellement l'une des compétences les plus difficiles sur lesquelles j'ai eu à travailler au cours de ma carrière et je continue de m'appuyer sur cette compétence aujourd'hui. L'animation de réunions est une compétence qui peut être développée au fil du temps. Il est accessible à tous avec un peu de détermination et peut être amusant et fructueux, croyez-le ou non, une fois que vous avez compris et que cela fonctionne bien. À la fin de ce cours, vous disposerez des outils nécessaires pour planifier et animer des réunions efficaces. Plusieurs modèles seront créés ensemble. Et nous élaborerons une liste de contrôle pour soutenir vos propres réunions à l'avenir. Voici les sujets de haut niveau que nous aborderons ensemble. Analyse et détermination des parties prenantes , planification de la réunion, préparation mentale, conseils et astuces, considérations logistiques et planification. Établir des règles de base et une gestion du temps, tirer parti des aides visuelles, des activités de suivi et s'assurer qu'une boucle de rétroaction est en place. Assurez-vous de vous en tenir au n rho, partager quelques modèles qui ont été utiles dans ma carrière. J'apprécie tous vos commentaires, car c'est ainsi que nous pouvons tous nous améliorer ensemble. J'ai hâte de passer à la première leçon, qui est l'analyse des parties prenantes. 2. Analyse et détermination des parties prenantes: L'analyse des parties prenantes est une façon sophistiquée de dire identifier, comprendre et engager les bonnes personnes nécessaires pour atteindre l'objectif. Les parties prenantes peuvent prendre de nombreuses formes. Par exemple, en interne ou en externe à votre organisation. Les agences gouvernementales. Nous travaillons dans le contexte de la réunion dans ce cas, mais les principes s'appliquent également au niveau de la planification du projet. Cela représenterait probablement un groupe beaucoup plus important. Il existe de nombreuses techniques qui peuvent être utilisées pour identifier ces parties prenantes. Voici quelques exemples de ces techniques. Interviewer des parties prenantes potentielles, rencontrer des personnes en personne ou virtuellement. Il s'agit d'une conversation au cours de laquelle vous pouvez apprendre à connaître la personne et sa position sur votre sujet et établir documentation de rapport telle que des artefacts tirés de la leçon, charte de projet, des affaires cas, qui sont des documents qui les appellent souvent les parties prenantes, en particulier par leur nom évolutif. Une autre technique est le réseau électrique, qui est un cadre dans lequel vous pouvez regrouper les différentes parties prenantes. Ces catégories décrivent leur niveau d'intérêt et l'influence qu'ils ont sur votre projet ou votre sujet. Restez informé, surveillez, engagez, consultez et restez satisfait. Cela vous aidera à comprendre qui et comment participer à vos réunions. Nous allons supposer que sur ce point, vous savez qui sont vos parties prenantes pour votre réunion. L'étape suivante consiste à essayer de les comprendre et leurs points de vue, en particulier par rapport au sujet abordé. Sont-ils vraiment enthousiastes à propos votre initiative ou préfèrent-ils leur verser une tasse de café sur la tête avant de participer à votre réunion ? Vous vous demandez peut-être comment cela va m'aider à planifier ma réunion ? Eh bien, cela vous aidera à cibler qui inviter et éventuellement comment les engager pendant votre réunion. Pendant l' analyse des parties prenantes, c'est le bon moment pour apprendre à connaître le personnel avec lequel vous avez affaire. si vous ne les connaissez pas déjà, bien sûr, personnellement, je préfère établir une relation individuelle avec mes parties prenantes avant de les regrouper dans un groupe plus large. Cela permettra de mieux comprendre comment ils peuvent se comporter au cours de la réunion. Il existe une quantité énorme de livres sur le thème des traits de personnalité. Mais de mon point de vue, vous devez tenir compte de quelques points. Les types calmes et timides, trop bavards, négatifs, positifs au point, vous vous inquiétez presque qu' ils soient trop agréables. Au sein de ces groupes de personnes. Vous pouvez avoir des experts sur votre sujet, ou même certains qui n'ont aucune idée de ce dont vous allez parler. Cela vous donnera également un aperçu des différents styles d'apprentissage en tant que contribution à la planification. Pourquoi est-ce si important ? Vous demandez, je suis juste en train de planifier la réunion, non ? La raison en est que vous voudrez être prêt à avoir des stratégies pour gérer les situations qui surgiront inévitablement lors vos rencontres entre des types de personnalité conflictuels. Nous y reviendrons plus en détail sous peu, mais je voulais mettre en évidence un ou deux exemples pour vous faire réfléchir à la façon dont ces informations vous seront utiles. Je suis comptable, je ne cesse de parler des résultats financiers de l'un d'entre eux. Cependant, votre réunion porte sur le prochain Potluck de l'équipe. Comment gérez-vous cette situation ? Tu as dit à Bob de le pousser et de retourner dans sa grotte au troisième étage ? Non, bien sûr que non. Vous pourriez dire que c'est un bon point, Bob, je vais en prendre note afin que nous puissions en parler lors de notre prochaine réunion sur les résultats financiers. Passons au prochain sujet important de l'ordre du jour, qu'allons-nous apporter au repas-partage ? En comprenant les types de personnalités ou le niveau en pouces et en nous donnant un aperçu des techniques que nous pouvons avoir dans notre poche arrière pour vos réunions. En fonction de l'objectif de votre réunion, vous devez déterminer quelles parties prenantes doivent être incluses pour participer à la réunion. Dans le cas où vous êtes tenu d'avoir des personnes qui, franchement, ne devraient pas être présentes à la réunion pour atteindre cet objectif. Les techniques de manipulation seront d' autant plus importantes pour s'assurer que ces contributeurs ont la possibilité d' apporter la valeur nécessaire pour atteindre l'objectif. Maintenant, je suppose que vous avez identifié les bonnes personnes, les comprenez un peu et que vous avez pensé à au moins deux stratégies pour gérer certains scénarios potentiels. Nous sommes maintenant prêts à commencer à planifier la réunion. Tu es excité ? Je sais que je le suis. 3. Planifier la réunion: Pour commencer à planifier la réunion, vous devez vous assurer d'avoir un objectif et un résultat clairs en tête. La compréhension de base de l'objectif effectuant analyse des parties prenantes sera une contribution. Cependant, vous êtes maintenant en mesure de peaufiner cela et de mettre le stylo sur papier pour ceux qui le font encore. Supposons que vous ne sachiez pas quel devrait être le but de la réunion, alors vous, mon ami, n'êtes pas prêt pour la réunion. En fait, la tenue de la réunion est plus susceptible de provoquer une certaine frustration et d'amener d'autres personnes à ne pas faire confiance au processus. Souvent, cette étape est soit complètement négligée, soit ignorée parce qu' elle peut prendre du temps et que nous sommes souvent confrontés à un manque de temps. En fonction de la nature de votre réunion. Il peut s'agir de présentations PowerPoint, démonstrations système, aides visuelles et même d'envoi d' e-mails avec pré-travail pour votre public. Cela leur permettra d'être mieux informés avant la réunion. Ces éléments aideront grandement à établir un alignement clair entre les participants et, en fin de compte, à soutenir l'atteinte du cool. Il est très important que vous décriviez et compreniez votre objectif avant votre réunion. Une façon d'y parvenir est donc d' utiliser le cadre intelligent, qui est spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et basé sur le temps. Et voici un diagramme qui explique en quelque sorte cela un peu. 4. Préparation mentale (conseils et astuces): Prenez un moment avant de vous lancer dans la planification des réunions pour parler d'une compétence qui est importante dans l' animation de réunions et qui continuera de croître au fil du temps dans votre carrière. C'est la capacité d'être préparé mentalement pour la réunion elle-même. Personnellement, j'étais nerveux à parler devant les gens et souvent je ne pouvais même pas parler du tout. Cela est dû en grande partie au manque de préparation à la réunion elle-même, qui, lorsqu'elle est bien menée, contribuera à renforcer la confiance au fil du temps. Voici quelques conseils pour vous aider à être préparé mentalement, bonne santé, à être bien reposé, à un anhydride en bonne santé. recherches sur le sujet pour vous assurer que vous avez une compréhension raisonnable et que vous avez eu l'occasion de poser quelques questions tout en discutant avec les parties prenantes en tête-à-tête. Les scénarios de jeu de rôle ont traversé un tas de scénarios inventés, rôle mentaux pour élaborer une stratégie sur la façon dont vous allez gérer des situations difficiles ou uniques. Vous ne pourrez jamais penser à tout dans cette activité. Mais un top dix contribuera grandement à l'aider le jour de la réunion. Ces scénarios peuvent être tout, de ce que les gens peuvent lui demander un appel à l'appel téléphonique tombe à mi-chemin et vous devez trouver alternatives pour la salle de réunion et des choses comme ça. Vous pouvez avoir beaucoup de plaisir avec cette activité. Je vous encourage à le faire. 5. Logistique et planification: Depuis la pandémie mondiale, nous avons constaté une augmentation des modalités de travail à distance ainsi que modèles hybrides incapables de s'adapter et de comprendre notre environnement sont très utiles. Il n'y a aucune différence dans notre préparation et pendant notre réunion. Selon la nature de la réunion ou du projet, vous aurez plusieurs éléments à prendre en compte. Voici quelques-uns des points qui devront souvent être abordés. Taille de la salle en fonction du nombre de participants. À distance ou hybride, comment les équipes interagiront-elles et se comporteront-elles ? La technologie telle que les téléphones Microsoft Teams Zoom, tout le monde est formé et a accès à cette technologie. Notes autocollantes par rapport aux tableaux blancs virtuels. Les repas et les heures de pause, selon que vous êtes en personne pour des réunions plus longues, la disponibilité des chambres et des participants, cela peut souvent être un défi, permet de prévoir des délais en cas de planification difficile. Une fois que vous avez eu l' occasion d'évaluer toutes les considérations logistiques et de planification, vous pouvez désormais envoyer l'invitation à la réunion, en vous assurant d'inclure les détails nécessaires tels que Teams ou Lien zoom, numéro de téléphone, emplacement, ordre du jour, ligne d'objet claire et participants. 6. Établir des règles du terrain: L'établissement de règles de base est un moyen efficace de maintenir les choses sur la bonne voie. Les règles de base sont un ensemble d'actions ou comportements que les participants ont convenu d'emblée. Cela permet d'éviter toute confusion et facilite la tâche lorsque vous , en tant que facilitateur, devez signaler un écart par rapport à ces règles. Par exemple, Mark commence à interrompre et les autres participants en tant que facilitateur, vous pouvez passer un appel pour mentionner la règle de base de lever la main. Par exemple, il s' agira d'un appel à jugement basé sur votre part pour aider à faire avancer les choses. Voici quelques exemples courants de règles de base. Je vais vous fournir un modèle que j'ai utilisé par le passé pour faciliter vos réunions à titre de référence. Il n'y a donc pas de téléphone pendant la réunion en personne. Utiliser la fonction de lever la main dans les équipes ou le système de confort au lieu d'interrompre les autres. Soyez respectueux et aimable lors de toutes les interactions avec l'équipe. La plupart, sinon la totalité, devraient aller de soi, cependant, il est utile d'avoir l'équipe sur la même longueur d'onde à ce sujet. Ainsi, selon la nature de votre réunion, par exemple, s'il s'agit d'une réunion récurrente, vous pouvez avoir besoin d'un ensemble de règles de base plus détaillé. Si la signification est plus ponctuelle, vous pouvez établir un ensemble clé de règles de base, comme l'augmentation de la main. Elles ne sont pas destinées à donner peur au groupe de parler. Il s'agit d'une ligne fine à parcourir pour s'assurer que tout le monde a l' occasion de se sentir et d'être entendu au cours de la réunion. 7. Gestion du personnel et du temps: La gestion du temps et des personnes est sans aucun doute la partie la plus difficile de la plupart des réunions. Nous avons tous nos propres traits de personnalité, comme nous l'avons indiqué dans notre aperçu de l' analyse des parties prenantes, les connaissances acquises sur les différentes personnalités sont un élément clé pour soutenir la réussite des objectifs de la réalisation des objectifs. . Les relations que vous avez établies au fil du temps vous seront très utiles pendant que vous participez à la réunion. La chose clé à réaliser est qu'avoir des personnalités différentes n' est pas une mauvaise chose. Autant que cela puisse parfois être ressenti, c' est en fait une chose très positive et devrait être adoptée. Bien sûr, si quelqu'un est simplement très impoli et irrespectueux, à mon avis, cela devrait être traité séparément et en dehors de la réunion. La raison pour laquelle c'est une bonne chose est que les meilleures idées viennent du mélange d' opinions et de points de vue variés. De solides compétences en gestion du temps et des personnes peuvent nécessiter de la pratique. Mais certaines des choses clés pour donner le ton ou s'assurer que vous avez un ordre du jour horodaté. Assurez-vous de commencer la réunion à l' heure et de la terminer à l'heure. Cela montre un respect pour le temps de chacun, qui est notre atout le plus précieux après le défi clé du temps et la gestion des personnes trouve souvent une manière polie d' interrompre conversation ou essayer d'accélérer certaines parties pour maintenir le flux inutile. Garder l'objectif à l'esprit tout en faisant cela, une compétence qui viendra avec le temps avec la pratique. Parfois, vous pouvez avoir une bonne conversation, mais ce point de l'ordre du jour n'avait qu' un créneau horaire de cinq minutes lui est attribué. Il existe des moyens de gérer cela et je suis personnellement d'avis que c' est à vous en tant que facilitateur, de passer cet appel avec les commentaires de l'équipe. J'ai eu des réunions, j'ai pu le définir pour ajuster l'ordre du jour sur le vol parce que le groupe s'est rendu compte qu'il était beaucoup plus favorable à l'objectif, plus que le point suivant de l'ordre du jour. Par exemple, si vous planifiez un déjeuner plutôt que de rencontrer les résultats du premier trimestre, un remplace l'autre. D'autres fois, les sujets sont mieux placés pour être placés dans le parking, qui est essentiellement un arriéré de points qui doivent être traités séparément de la réunion. Le plus souvent, vous voudrez vous en tenir à agenda que vous aviez prévu parce qu'après tout, vous y avez déjà réfléchi . Le risque d'ajuster trop souvent la réunion à la volée peut rendre le groupe un peu plus difficile à gérer, car il peut devenir un peu complaisant face à des choses qui semblent ne pas être organisées et structurées. La façon dont j'ai géré cela est de dire que je comprends que nous avons cet autre point à l'ordre du jour, mais pour le moment, si le groupe est d'accord, nous pouvons faire une exception pour apporter ce changement. Rétablir également qu'il ne s'agit pas d'un événement régulier et qu'il est important de valoriser l'ordre du jour. 8. Tirer parti des aides visuelles: utilisation d'aides visuelles est un moyen extrêmement efficace d'aborder une réunion. Des recherches ont montré que plus de 65 % des personnes sont en fait des apprenants visuels. Cela signifie qu'il y a de bonnes chances qu'une bonne partie de vos participants soient également des apprenants visuels. Des aides visuelles ou tout autre élément qui aide ou complète la langue parlée lors de la réunion. Ainsi, des éléments tels que les notes autocollantes à l' ancienne pour les réunions en personne, présentations PowerPoint, les tableaux et graphiques, diagrammes de flux , les vidéos et bien plus encore peuvent être exploités. Je vais essayer de vous fournir quelques exemples ici. 9. Suivez la rétroaction et la conclusion: Félicitations, vous avez dirigé la réunion avec succès. Non pas que la réunion soit terminée. Il nous reste encore quelques étapes à franchir. Nous devons d'abord envoyer les procès-verbaux de la réunion et les notes mettant en évidence les éléments d'action, délais associés, les affectations sont des documents pertinents. Ensuite, nous devons également effectuer un suivi auprès des parties prenantes, soit individuellement, soit en groupe. Vous pouvez également envisager de créer un sondage à envoyer au public. Cela vous permettra d' obtenir des commentaires qui vous aideront à améliorer vos prochaines réunions. C'est une transition parfaite pour terminer ce court cours. J'espère que vous avez apprécié le temps que nous avons passé ensemble. Je vous serais reconnaissante si vous pouviez également commentaires dans la section Communauté vos commentaires dans la section Communauté ainsi que dans les modèles que vous avez créés à la suite de certains cours. Je vous serais reconnaissante si vous pouviez nous faire part de vos commentaires dans la section Communauté. Ensuite, je chercherai à faire plus de cours si c'est quelque chose qui vous intéresse. J'envisage également d'intégrer davantage la gestion de projet à gestion de projet Agile ainsi qu' certains intérêts personnels tels que conception graphique et d'autres choses. Vous êtes intéressé, veuillez me faire savoir si vous souhaitez approfondir détails ou si vous avez questions sur l'un des sujets abordés, hésitez pas à les ajouter dans les commentaires et je cherche à répondre. Merci beaucoup.