Étiquette de travail à distance | Dragos Iliescu | Skillshare

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Leçons de ce cours

    • 1.

      Introduction

      3:47

    • 2.

      Définir l'étiquette

      3:56

    • 3.

      L'état actuel du travail à distance

      3:47

    • 4.

      Temps de travail vs. espace personnel

      3:25

    • 5.

      Méthodes de communication

      5:16

    • 6.

      Formulaire vs. Contenu

      5:20

    • 7.

      Règles pour les téléconférences

      13:29

    • 8.

      Règles pour le courriel

      9:38

    • 9.

      Règles pour la messagerie instantanée

      6:48

    • 10.

      Règles pour l'appel vocal

      5:46

    • 11.

      Réflexions finales

      1:09

  • --
  • Niveau débutant
  • Niveau intermédiaire
  • Niveau avancé
  • Tous niveaux

Généré par la communauté

Le niveau est déterminé par l'opinion majoritaire des apprenants qui ont évalué ce cours. La recommandation de l'enseignant est affichée jusqu'à ce qu'au moins 5 réponses d'apprenants soient collectées.

55

apprenants

--

À propos de ce cours

Vous savez probablement quelque chose ou deux sur la façon d'être un travailleur à distance efficace. Mais êtes-vous un travailleur à distance poli ?


Le travail à distance est devenu le sujet préféré de tous lorsque des millions de personnes, qui n'avaient jamais été exposées à cette façon de travailler, ont été forcées de comprendre comment faire leurs travaux à partir de leurs salons, chambres, cuisines ou de leurs garages. Une recherche rapide sur Google vous permettra de retrouver des milliers de guides pratiques, de vidéos et d'articles sur le sujet.


Maintenant que le travail à distance a trouvé sa place dans un monde post-pandémique, il est temps d'aller au-delà des conseils rapides sur la façon de configurer votre bureau, de gérer votre temps et de concentrer votre attention. Vous devez également être conscient de la façon dont vous communiquez avec les autres et tenir compte des défis spécifiques que pose le travail de n'importe où en dehors des bureaux d'une entreprise.


Mais, en fin de journée, pourquoi devriez-vous vous soucier de l'étiquette du travail à distance ? Pourquoi les règles de comportement polies sont-elles importantes pour votre travail ? Est-ce juste pour vous faire sembler bon, ou y a-t-il un sens plus profond à tout cela ? La simple réponse est que, lorsque nous agissons avec considération pour d'autres travailleurs à distance, nous augmentons les chances de tirer parti du pouvoir des groupes et des équipes pour atteindre nos objectifs. Plus précisément, vous devriez vous soucier de l'étiquette du travail à distance parce que certaines des anciennes règles ne s'appliquent tout simplement pas à un environnement distant, et il existe de nouvelles règles et lignes directrices à considérer si vous voulez être un communicateur efficace, amener les gens à vous et finalement devenir plus efficace dans tout ce que vous faites.


Ce cours relève le défi de fournir les connaissances fondamentales dont vous avez besoin pour communiquer plus efficacement et établir des relations solides avec vos collègues.


Après avoir terminé le cours, vous serez en mesure :

  • Identifier la meilleure méthode de communication pour différents types de problèmes ou de demandes
  • Communiquer plus efficacement pendant les téléconférences
  • Écrivez de meilleurs e-mails
  • Évitez les pièges de la messagerie instantanée
  • Comprendre les principes d'être poli lorsqu'on travaille à distance
  • Construire et consolider les relations avec vos collègues ou vos clients

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Teacher Profile Image

Dragos Iliescu

Trainer and Instructional Designer

Enseignant·e

I've let my passion for learning to lead me into a career in training, and I've been designing learning journeys since 2008. I'm currently the Director of Training for an information technology company, having previously gone through the entire spectrum of organizational learning jobs as a trainer, instructional designer, or training program manager, primarily in IT and BPO companies. I've authored several books on training, telemarketing, and customer service topics, and I'm currently involved in the development and implementation of various e-learning projects.

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Level: Beginner

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Transcription

1. 1. INTRODUCTION: Bonjour, il peut être très difficile de se comporter correctement lorsque vous interagissez avec d'autres personnes dans un environnement de travail à distance. Le passage au télétravail a redéfini certaines des règles que nous suivions lorsque nous nous basions principalement sur les interactions en face à face. Mais peu de tentatives ont été faites pour établir un cadre pour une bonne étiquette de travail à distance. Ce cours relève ce défi toute gamme pour vous fournir les connaissances de base dont vous avez besoin pour communiquer plus efficacement et pour établir des relations solides avec vos collègues. Après avoir suivi ce cours, vous aurez une bonne compréhension de la manière dont les principes de base de l'étiquette professionnelle s'appliquent aux télétravailleurs et de la façon d' appliquer les règles clés associées à différentes méthodes de communication telles que la téléconférence, courrier électronique, la messagerie instantanée et les appels vocaux. Je suis sec, mon dieu. Et je vous guiderai tout au long de ce parcours d'apprentissage intéressant et parfois surprenant. Je suis formateur et concepteur pédagogique. Je travaillais à distance depuis huit ans au moment où j'ai commencé à développer ce cours. J'ai donc acquis une grande expérience pratique des concepts que je vais partager avec vous. En 2014, lorsque j'ai commencé à travailler à distance pour une entreprise de technologie, il y avait un consensus parmi mes collègues, qui travaillaient tous à domicile. Nous ne devons pas divulguer nos conditions de travail à distance aux clients. Je me souviens avoir été en appel avec un collègue qui a fait semblant de se lever de son bureau et de marcher vers son superviseur pendant qu' un autre collègue renvoyait ses chats, miaulant comme un malheureux effet secondaire de son devoir travailler de chez lui pour la journée en raison travaux de construction effectués au bureau. C'est incroyable de voir à quel point cette mentalité a changé. En 2014, on craignait vraiment qu' une entreprise entièrement distante ne soit pas prise au sérieux aujourd'hui. Cette même entreprise que j'ai déjà mentionnée est devenue un leader du marché dans chaque segment et est fière de son héritage entièrement distant. La pandémie de COVID-19 a accéléré une tendance qui ne cessait déjà de croître. travail à distance était initialement destiné ceux qui pouvaient faire leur travail de n'importe où, mais il est finalement devenu une exigence pour ceux qui n'avaient pas d'endroit où aller en dehors de chez eux. Cela a inévitablement donné lieu à des milliers d'articles, d'études, livres et de vidéos sur la façon de rester productif tout en travaillant à domicile et sur les avantages et les inconvénients du travail à distance. Ce cours n'a pas pour but d'ajouter à la myriade de conseils de productivité ni à la liste des avantages du travail à distance. Son objectif est d'attirer votre attention sur les règles de comportement polies dans un contexte de travail à distance. Un sujet qui a été étonnamment négligé au cours des deux années d'importance du travail à distance. Personnellement, j'ai l'impression qu'il n'y a pas assez d'informations sur ce sujet. Et beaucoup de personnes ont eu du mal à respecter les règles et directives les plus élémentaires pour le travail à domicile ou de n'importe où ? Cela n'a jamais été aussi évident que lorsque j'ai interviewé un candidat de l'équipe que je dirigeais à l'époque. Et il s'est présenté à son entretien dans un débardeur noir. Comme vous pouvez probablement le deviner, j'aurais préféré le voir dans sa chemise. J'ai donc décidé de faire quelque chose pour combler ce manque de connaissances. Espérons que cela profitera au candidat qui ne parvient pas à faire une première bonne impression lors de son entretien, ainsi qu'à beaucoup d'autres qui cherchent à faire avancer leur carrière tout en travaillant à distance. L'approche que je suggère est que nous prenions tous du recul pour avoir une vue d'ensemble et ne pas nous perdre parmi les milliers de guides pratiques des gourous de la productivité. Nous avons juste besoin de comprendre certaines règles de bon sens souvent négligées qui devraient guider notre comportement lorsque nous travaillons à distance, puis les développer pour couvrir les problèmes les plus courants et scénarios. Allons-y. 2. 2. Définir l'étiquette: Je pense que nous ne pouvons pas vraiment commencer ce cours sans avoir une définition claire de ce qu'est un chat. Merriam Webster's Dictionary définit l'étiquette comme les règles indiquant la manière correcte et polie de se comporter. L'étiquette comprend un ensemble de règles et de directives qui dictent la façon dont une personne doit se comporter dans certains groupes. Bien entendu, nous ne parlerions pas du tout de travail à distance, sans Internet. La multitude sans précédent de moyens d' interaction qu'Internet a fournis à ses utilisateurs déterminé le développement d' une culture spécifique pour cet environnement, Internet a développé ses propres normes, et règles, et a adopté l' anglais comme langue principale. Le travail à distance fonctionne dans les limites de cette culture, étiquette du travail à distance est au moins partiellement une subdivision de l'étiquette commerciale, qui à son tour fait partie d'une étiquette sociale beaucoup plus large. étiquette sociale peut varier d'une culture ou d'un pays à l'autre, tandis que l' étiquette commerciale tend à être de nature multiculturelle. La 19e édition de l'étiquette Manners d'Emily Post pour une nouvelle référence mondiale pour comportement approprié depuis le 19e siècle, précise que l'étiquette comporte quatre caractéristiques principales. Tout d'abord, il est fluide et ne se limite pas à un ensemble de règles strictes. L'espace diamant influence le comportement des gens et l'étiquette est adaptée à ces deux dimensions. Deuxièmement, l'étiquette est pour tout le monde, pas seulement pour l'élite. C'est parce que les bonnes manières ne coûtent rien. Troisièmement, elle est d'actualité. Les directives sont très complètes, ne sont pas basées sur l'histoire ou la tradition. Même si les principes sont intemporels, directives s'adaptent constamment à l'évolution de la société. Enfin, c'est sans prétention. Les gens polis ne traitent pas avec condescendance les autres. L'élément clé de l'étiquette est qu'elle régule les actions humaines afin qu'elles soient attentives aux autres membres de la société. étiquette a été développée dans l'esprit d'être attentif à la façon dont autres membres d'un groupe comprennent les choses et se rapportent les uns aux autres. Internet ayant développé sa propre culture, il a également dû développer sa propre nétiquette. Ainsi, un nouveau terme a été inventé. Nétiquette. nétiquette est définie comme les règles d'étiquette qui s'appliquent lors communication sur des réseaux informatiques, en particulier Internet. Les directives de la nétiquette sont orientées vers les réalités spécifiques de communication sur Internet, telles que l' entraînement sur glace, le rétroéclairage des écrans d'ordinateur, l'accès à l'information, ou la rapidité avec laquelle la communication écrite se déroule. Nous pouvons donc conclure que l'étiquette du travail à distance se situe entre l' étiquette commerciale et la nétiquette. Une recherche rapide sur Google sur ce sujet, nous retournerons pas mal d' articles et de vidéos, la plupart sous forme de conseils rapides non structurés. L'une des ambitions de ce cours est de fournir un cadre pour l'étiquette du travail à distance. Une méthode structurée autour de quatre méthodes de communication différentes et leurs utilisations et exigences spécifiques les explorera plus en détail dans les sections suivantes du cours. Mais en fin de compte, pourquoi devriez-vous vous soucier de l'étiquette du travail à distance ? Pourquoi les règles de politesse sont-elles importantes pour votre travail ? Est-ce juste pour te faire belle figure ? Ou y a-t-il un sens plus profond à tout cela ? La réponse est simple : lorsque nous agissons dans le respect des autres, nous augmentons les chances de tirer parti du pouvoir des groupes et des équipes pour atteindre nos résultats finaux. Plus précisément, vous devez vous préoccuper de l'étiquette du travail à distance car certaines des anciennes règles ne fonctionnent tout simplement pas dans un environnement distant. Et il y a de nouvelles règles et directives à prendre en compte. Si vous voulez être un communicateur efficace, les gens vous apprécient et, au final, devenez plus efficace dans tout ce que vous faites. 3. 3. État actuel du travail à distance: Avant de pouvoir parler de l'étiquette du travail à distance, nous devons mieux comprendre ce qui constitue le travail à distance. Le contexte crée les règles et étiquette est une question de règles et de directives. Voici une définition simple. Le travail à distance, également appelé télétravail ou télétravail, est un accord entre notre entreprise et ses employés qui permet de travailler de n'importe où en dehors des bureaux de l'entreprise . La définition officielle disponible auprès du Bureau américain de la gestion du personnel stipule que le travail à distance est un arrangement de flexibilité du travail sur les riches et la performance des employés, les tâches et les responsabilités du poste de cet employé et d'autres activités autorisées à partir d'un lieu de travail non approuvé autre que le lieu à partir duquel l'employé travaillerait autrement. Le travail à distance est une option viable pour les entreprises de nombreux secteurs et pour une grande variété de postes. Elle exige toutefois que le travail puisse être effectué en ligne ou sur un appareil local. Examinons quelques faits concernant le travail à distance afin de mieux comprendre le concept. Selon Global Workplace Analytics, travail à distance a augmenté de 216 % entre 2005 et 2019. Cependant, elle a toujours été marquée par la controverse. Plus particulièrement en 2013, lorsque Yahoo a annoncé le démantèlement de son programme de travail à distance. Quelques années plus tard, en 2017, ils ont été suivis par IBM, l' un des pionniers du télétravail. La pandémie de COVID-19 a entraîné l' avancée la plus importante du travail à distance. Selon Statistics.com, avant la pandémie de COVID-19, 70 % des employés américains travaillaient à domicile, cinq jours ou plus par semaine partageaient 45 % des recherches pendant la pandémie. Le travail à distance lorsque des millions de personnes qui n'avaient jamais été exposées à cette façon de travailler dur pour trouver comment faire leur travail depuis leur salon, chambres, cuisines ou garages. Au début de 2022, alors que la pandémie a commencé à s' atténuer, de nombreuses personnes retournent au bureau, mais les perspectives pour le travail à distance semblent positives. Il semble que beaucoup plus d' entreprises proposeront cet arrangement de travail qu' elles ne le faisaient avant la pandémie. Il existe maintenant une distinction intéressante entre le télétravail et le télétravail. Bien que les deux termes aient souvent été utilisés de manière interchangeable, nous devons reconnaître que le travail à distance ne se limite pas au travail à partir d'une seule zone. N'oublions pas les plages, les hôtels, les cafés ou les espaces de co-working. y a pas si longtemps, l'idée du travail à distance était encore largement associée à l'image d' un professionnel créatif tapant sur son ordinateur portable depuis une plage tropicale par choix, plus qu'elle ne l'était avec celle de travailler depuis votre salon avec votre tout-petit, cogner des pots contre les meubles en arrière-plan faute de meilleures options. Alors que la pandémie a contraint de nombreuses personnes à devenir des télétravailleurs involontaires, l'avenir du travail à distance semble orienté vers le positionnement cet arrangement de travail comme un avantage plutôt plutôt que comme une situation temporaire non désirée. Les télétravailleurs façonnent leur propre environnement de travail afin qu'ils puissent créer leur espace manière la mieux adaptée à leurs besoins. Eh bien, au moins dans les limites des possibilités disponibles. Pourquoi est-ce important pour comprendre l' étiquette du travail à distance ? En termes simples, il existe règles d'étiquette différentes pour les personnes qui choisissent de travailler à domicile ou dans un autre endroit éloigné que pour celles qui travaillent à domicile parce qu'elles n'ont pas le choix. . Les règles d'étiquette dont nous parlerons dans les sections suivantes de ce cours. Supposons que la plupart des personnes qui travaillent à distance le font par choix. Les anciennes règles de l' étiquette des affaires s'appliquent toujours, mais il y a un désir. Et de nouvelles règles sont nées de ces hypothèses concernant l'avenir du travail à distance. 4. Temps de travail vs. espace personnel: importance croissante du télétravail a entraîné un chevauchement sans précédent entre notre vie personnelle et notre vie professionnelle. Dans le monde sur site, vous passez votre temps à travailler dans un espace de travail dédié. Ces deux dimensions de travail étaient parfaitement alignées. général, la journée commence lorsque vous quittez domicile ou votre espace personnel, vous vous engagez dans un trajet domicile-travail, puis que vous atteignez votre lieu de travail, qui est généralement conçu pour vous permettre de rester concentré sur votre travail tout en évitant les distractions personnelles. Les anciennes règles de l'étiquette professionnelle sont enracinées dans le paradigme du monde sur site, sorte qu'elles n'établissent aucune distinction claire entre temps de travail et l'espace de travail. L'étiquette du travail à distance doit tenir la complexité accrue du travail effectué compte de la complexité accrue du travail effectué dans un espace personnel. Cela entraîne un changement dans la façon dont nous fixons nos limites physiques et psychologiques. Certaines entreprises de télétravail encourageaient leurs employés à régler simplement toutes leurs questions personnelles pendant qu'ils travaillaient sur le cadran. Cela peut sembler une demande raisonnable, étant donné que vous êtes payé pour le temps que vous passez à travailler, quel que soit votre lieu de résidence. Mais l'esprit humain ne fonctionne tout simplement pas comme ça. Nous sommes apparemment prêts à nous comporter certaines manières, dans des environnements spécifiques. En d'autres termes, nos habitudes de travail seront toujours différentes de celles que nous adoptons à la maison. Deux études publiées dans le Journal of Experimental Psychology en 2012 révèlent que les habitudes sont beaucoup plus influencées par le lieu que par les objectifs actuels. Donc, même si vous devez respecter un délai serré pour préparer un reportage complexe, vous pouvez toujours allumer le téléviseur pour regarder un épisode de votre émission préférée, tant qu'il est juste devant vous. Certes, il s'agit d'un exemple extrême et la plupart des personnes travaillant à domicile sont généralement plus disciplinées que cela. Mais éviter de telles distractions encore des efforts considérables. De nombreuses recherches appuient la théorie selon laquelle nous attribuons des habitudes à un endroit particulier. Si vous travaillez principalement à distance depuis votre cuisine, vous gagnerez probablement quelques kilos en ayant le réfrigérateur à bout de bras. Il s'agissait probablement de la mauvaise habitude la plus courante que les gens ont remarquée lorsqu'ils travaillaient à domicile pendant la pandémie, beaucoup ayant besoin d'un nouveau mot, corde. Si vous avez l'habitude de garder votre maison bien rangée, vous pouvez être distrait par ces vêtements qui ont été négligemment jetés sur l'une des chaises du salon. Et arrêtez de travailler quelques minutes pour arranger les choses. n'a pas pour but de Ce cours n'a pas pour but de discuter des principes qui sous-tendent la conception de votre environnement afin de changer les mauvaises habitudes ou d'en imposer de bonnes. Je n'entrerai pas non plus dans le débat sur productivité que nous pouvons être lorsque nous travaillons à domicile. Compte tenu de ces considérations, il existe de nombreuses ressources. Si vous voulez approfondir ce sujet, il suffit d'une recherche Google. La raison pour laquelle j'aborde cette question dans le contexte de étiquette du travail à distance est de mettre en évidence un fait important. Lorsque vous interagissez avec une personne qui travaille à domicile, vous entrez dans une certaine mesure dans son espace personnel. Cela est vrai même si l'interaction a lieu pendant les heures de travail. Nous ne sommes jamais totalement détachés de notre environnement. Et tout comme les gens ont des habitudes différentes lorsqu'ils travaillent à domicile par rapport à lorsqu'ils travaillent depuis un bureau. Ils ont également des attentes différentes à l'égard des personnes qui entrent dans leur espace personnel, quoique virtuellement et pendant les heures de travail. 5. 5. Méthodes de communication: L'étiquette concerne en fin la communication et l'étiquette du travail à distance se résume à quatre méthodes de communication principales qui se produisent avec le soutien de multiples outils de communication basés sur la technologie. abord, nous avons la téléconférence, un terme générique utilisé pour décrire toute connexion audio ou audiovisuelle médiatisée électroniquement . Il est généralement utilisé entre plus de deux participants géographiquement dispersés. L'autre conférence peut être divisée en conférences téléphoniques, qui sont des interactions vocales uniquement via systèmes téléphoniques ou un logiciel de téléconférence. Ensuite, nous organisons des visioconférences où les participants partagent également leurs webcams. Enfin, il existe des conférences en ligne qui sont principalement axées sur la transmission d' informations par le biais du partage d'écran. E-mail dans son intégralité, le courrier électronique fait référence aux messages envoyés via un réseau entre différents appareils numériques, tels que des ordinateurs ou des smartphones. C'est actuellement et c'est depuis longtemps l'une des méthodes de communication les plus utilisées. C'est une forme de communication écrite, bien qu'elle puisse intégrer des graphiques, sons et même des vidéos, sous forme de messages ou de pièces jointes. Ensuite, nous avons la messagerie instantanée, qui fait référence à tout type de communication sur Internet qui se produit en temps réel. Nous allons étendre la définition classique de la messagerie instantanée pour inclure le chat en ligne, y compris les salons de discussion avec plusieurs participants et la messagerie texte. Étant donné que les options actuelles de prise en charge de plusieurs appareils pour les SMS rendent l'expérience globale très similaire à celle d'un client de messagerie instantanée. Et bien entendu, nous ne pouvons pas ignorer les appels vocaux ou le fait de parler à une autre personne par le biais d'un téléphone ou d'un appareil connecté à Internet. Il existe techniquement deux catégories différentes d'appels vocaux. Nous avons des appels téléphoniques qui ont eu lieu sur des lignes fixes ou sur des réseaux mobiles, et des appels voix sur IP qui utilisent Internet pour envoyer et recevoir des données vocales. En ce qui concerne l'étiquette, il y a très peu de différence entre les deux. Avant d'aller plus loin, nous devons faire la distinction entre les méthodes de communication et les outils de communication. Comme nous venons de le voir, les méthodes de communication ont évolué avec l'essor et la vulgarisation d'Internet. Au point où vous pouvez désormais mettre en ligne l'intégralité de votre communication. Il existe de nombreux outils logiciels qui facilitent la communication par chacune de ces méthodes de communication. Par exemple, des logiciels tels que Zoom, Webex ou GoToMeeting sont spécialement conçus pour toutes les formes de téléconférence, mais ils prennent également en charge la messagerie instantanée. Et vous pouvez également les utiliser pour les appels vocaux. D'autre part, vous pouvez organiser une conférence téléphonique sur Slack ou Microsoft Teams, qui sont principalement utilisés pour le chat ou les appels vocaux. Il existe même des outils qui vous aident à agréger l'ensemble de vos communications écrites. Ainsi, vos e-mails et messages instantanés seront tous affichés au même endroit. Donc, lorsque nous parlons d'étiquette, il ne s'agit pas des outils de communication, mais plutôt de la méthode de communication que vous choisissez. Comme vous allez le voir, différentes règles s'appliquent lorsque vous souhaitez utiliser Slack pour un appel vocal. Téléconférence ou envoi d' un message instantané. Pour mieux comprendre quand et comment nous pouvons utiliser chacune des quatre principales méthodes de communication les classerons par axe. Le premier est leur objectif principal, qui est soit de résoudre les problèmes dès que possible , soit d'établir des relations. Le second est leur temps de réponse attendu. En fin de compte, le but de consolidation des relations est de résoudre des problèmes plus complexes qui ne peuvent être résolus grâce à la synergie de plusieurs équipes ou individus. Pour les éléments qui abordent des problèmes, la principale considération est la facilité avec laquelle ils peuvent être référencés ultérieurement. Il faut cinq secondes pour trouver le mot clé dans un fil de discussion ou dans votre boîte de réception. Mais personne ne va assister à l' enregistrement d' une conférence téléphonique de deux heures lorsqu'il a besoin d'agir rapidement. L'hypothèse sous-jacente à cette classification est que dans un environnement distant, les personnes travaillent principalement sur leurs tâches individuellement et utilisent les réunions pour valider leur travail et définir les prochaines étapes. Il existe bien entendu de nombreuses exceptions à cette règle. Et vous pouvez avoir une équipe de développeurs qui doit participer à une conférence téléphonique pour effectuer une tâche collectivement. Mais même dans ces cas, l'aspect consolidation des relations est toujours très présent. plus grand nombre de personnes travaillant à distance signifie une plus grande répartition géographique. fait d'avoir des membres de votre équipe à l'autre bout du monde est maintenant un effet d'occurrence courant qui a permis généraliser le terme travail asynchrone. travail asynchrone décrit un mode de travail qui n'exige pas tous les membres d'une équipe ou toutes les personnes travaillant sur un projet soient disponibles en même temps. Il existe depuis un certain temps, principalement utilisé par les grandes entreprises. Mais ce n'était pas aussi courant qu'il est devenu pendant et après la pandémie de COVID-19. travail asynchrone repose largement sur les méthodes de communication que nous avons répertoriées dans la catégorie des problèmes d'adresse. Lorsque vous êtes basé en Europe, vous pouvez travailler avec une personne basée en Australie, bien qu'il soit moins probable que vous vous y fassiez des amis de travail. 6. 6. Formulaire vs. contenu: Comment déterminez-vous quel est le bon canal pour vos communications professionnelles à distance ? C'est probablement la première question que vous devriez vous poser lorsque vous pensez aux règles d'étiquette. Par exemple, ce n'est peut-être pas une bonne idée d' envoyer des informations confidentielles par e-mail, ce qui est notoirement peu sûr, ou d'envoyer de mauvaises nouvelles par message instantané. Nous devrions examiner l' étiquette du travail à distance à travers le prisme de la distinction séculaire entre la forme et le contenu. En termes simples, le contenu est ce qui est communiqué et la forme est la façon dont les informations sont partagées. Le contenu de la communication détermine la méthode de communication appropriée. Regardons quelques exemples courants. Si vous devez partager de mauvaises nouvelles ou des informations sensibles, devez le faire par le biais d'un appel vocal ou vidéo. étiquette commerciale d'avant la pandémie nous a conseillé de partager ces informations en face à face. Mais en l'absence de cette option, c'est la meilleure chose à faire pour avoir une interaction directe et privée avec une autre personne. Quant aux informations confidentielles qu'il est préférable de transmettre via un appel vocal, en particulier si vous ne souhaitez pas avoir une trace écrite. L'absence d'un espace de travail physique n'exclut pas la possibilité d'avoir des conversations personnelles, la plupart du temps sans rapport avec le travail avec des collègues pendant les pauses. Ils sont parfaits pour aider les gens à mieux se connaître et peuvent être bons pour le moral. Le discours sur le refroidisseur d'eau est passé à messagerie instantanée, d' autant , comme nous le verrons, cette méthode se prête plus facilement à la communication informelle que toute autre. Si votre message ne nécessite pas de réponse ou d' action de la part de ses destinataires. Par exemple, lorsque vous souhaitez partager une mise à jour de statut pour une tâche ou un projet, courrier électronique est la solution idéale. Mais la communication au travail à distance ne consiste pas uniquement à transmettre des informations. Parfois, vous devez prendre une décision qui nécessite une collaboration. Vous devez donc participer à un appel vocal ou à une vidéoconférence. D'autres fois, vous devez travailler avec d'autres personnes pour résoudre un problème. Si c'est le cas, vous devez sélectionner votre canal de communication en fonction de l'urgence et de la complexité. La messagerie instantanée et les appels vocaux sont deux bonnes options pour résoudre des problèmes rapides et urgents. Alors que les conférences téléphoniques sont la solution idéale si vous devez aborder des questions complexes impliquant plusieurs personnes. Enfin, si vous cherchez simplement à établir ou à améliorer les relations avec les autres membres de l'équipe, par exemple par le biais d'activités de consolidation d'équipe, qui n'ont pas complètement disparu dans le monde lointain, ou en ayant les appels d'enregistrement réguliers. C'est quelque chose que vous ne pouvez réaliser que par la téléconférence, ou plus précisément par la visioconférence ou la conférence Web. Cela couvre les bases du contenu. Le principal point à retenir ici est que vous devez réfléchir à ce que vous voulez communiquer, puis sélectionner le canal approprié. autre côté, nous avons une forme avec trois niveaux de formalité différents, qui sont généralement associés à la langue anglaise, mais qui peuvent également être étendus à la communication non verbale. Le style de communication formel se caractérise par des phrases plus longues et plus complexes. L'utilisation de mots moins courants et l'absence totale d'expressions idiomatiques, de discours et de contractions. Il est utilisé pour les rapports officiels, les contrats ou les articles universitaires. La seule méthode de communication qui se prête à une communication formelle dans le monde éloigné est le courrier électronique. Recevoir un message formel par messagerie instantanée semble carrément stupide. Vous pouvez penser que la téléconférence peut également fournir un canal de communication formelle dans certaines circonstances exceptionnelles, mais le travail à distance a en quelque sorte enlevé ce privilège à ce méthode de communication particulière. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans notre section dédiée aux téléconférences. Pour l'instant, passons à autre chose et discutons du prochain niveau de formalité, savoir les idiomes semi-formels, verbes à particule et les contractions sont acceptables , mais pas le langage technique ou l'argot. C'est le type de langage que vous utilisez vos interactions quotidiennes avec vos collègues. Et il a été largement adopté par les organisations bien avant que le travail à distance ne devienne si important. Dans le monde du télétravail, la communication semi-formelle règne en maître. Il s'est même étendu à des domaines qui étaient auparavant tenus par des communications formelles comme les demandes officielles au sein des organisations ou la communication verticale entre les gestionnaires et leurs équipes. Enfin, dans la communication formelle, il n'est pas vraiment quelque chose dont il faut parler dans le contexte de l'étiquette commerciale. La grammaire correcte n'est pas très préoccupante. Les verbes d'argot et de phrase sont fréquemment utilisés comme réductions lorsque nous parlons. Il est utilisé exclusivement pour interagir avec des amis. Ces niveaux de formalité vont du langage écrit et parlé à l'apparence physique. appels vidéo et les vidéoconférences sont les seuls moyens d' interagir visuellement avec d'autres personnes dans le monde éloigné, bien que vous ne puissiez les voir que de la taille vers le haut. Cela a donné lieu à un robinet formel unique dans le code vestimentaire formel du bas. Si vous êtes absolument sûr de ne pas avoir à vous lever pendant un appel vidéo, vous pouvez tenter votre chance et vous rendre avoir à vous lever pendant un appel vidéo, à cette réunion mensuelle de gestion avec votre short et vos pantoufles moelleuses. Mais je ne le recommanderais pas vraiment. 7. 7. Règles pour les téléconférences: Vous vous souvenez peut-être de la BBC qui, c'est ainsi que le professeur Robert Kelly s'est fait connaître après son interview en direct a été brutalement interrompue par ses deux enfants. Dans le cadre d'une exposition publique sans précédent les dangers du travail à domicile, une interview a eu lieu en 2017 alors que le travail à domicile n'était pas aussi courant qu'il l'est devenu quelques années plus tard. La vidéo est devenue virale et une chose intéressante s'est produite. Des millions de personnes l'ont trouvé amusant, pas embarrassant. L'image est de parcourir le monde et le professeur et sa famille sont devenus célèbres du jour au lendemain. De plus, ils ont fait prendre conscience la distinction entre espace personnel et espace de bureau. À mon avis, cet événement a marqué un tournant dans l'étiquette du travail à domicile. Les perturbations internes, même si elles ne sont pas souhaitables, sont devenues acceptables. Ils peuvent même être utilisés pour ajouter l'humour et détendre les réunions. Aujourd'hui, certaines personnes amènent leurs enfants à des visioconférences exprès. La clé pour comprendre l'étiquette de la téléconférence dans le contexte du travail à distance est de reconnaître qu'elle vise à remplacer la communication en face à face. Zoom, l'une des principales plateformes de téléconférence. Soit une augmentation de 500 % trafic des utilisateurs lorsque la pandémie de COVID-19 arrivera en 2020. Même dans un environnement hybride, la plupart des réunions se déroulent via un logiciel de téléconférence. La plupart des calendriers vous permettent désormais de vérifier la disponibilité des collègues afin de pouvoir envoyer des invitations à des réunions lorsque vous savez que des personnes seront disponibles. Lorsque vous êtes invité à une réunion, confirmez toujours votre présence, afin que les autres participants puissent planifier les sujets en fonction de votre disponibilité. Pour les conférences téléphoniques, qui sont interactions vocales uniquement via un téléphone ou un système de conférence. Les règles sont assez simples et s' appliquent également aux deux autres formes de téléconférence, à savoir la vidéoconférence et la conférence sur le Web. Une conférence téléphonique nécessite une attention particulière dans un environnement distant. Cela signifie que cela doit toujours être planifié à l'avance. Invitez les participants à gérer leur environnement de travail et à éviter tout bruit ou interruption potentiels. Dire aux gens qu'ils doivent répondre à un appel en cinq minutes, c'est juste leur demander des ennuis. Les distractions associées au fait de travailler dans un espace personnel sont bien réelles et doivent être prises en compte lorsque de petits ou de grands groupes de personnes se réunissent pour discuter de questions liées aux affaires. D'un autre côté, si vous avez suffisamment de temps pour vous préparer, vous devriez l'utiliser pour minimiser les distractions et les risques d'interruptions. Vous aimeriez peut-être travailler sur vos tâches depuis la cour ou le balcon. Ce n'est pas un environnement approprié pour participer une conférence téléphonique étant donné que vous n'avez aucun contrôle sur le bruit. Ou peut-être avez-vous vos enfants avec vous dans votre salon pendant que vous travaillez, auquel cas vous devriez envisager de déménager dans une autre pièce, à condition, bien sûr, que vos enfants aient toujours supervision. Tout comme pour les réunions en personne, conférences téléphoniques doivent toujours avoir un ordre du jour clair. Cela permettra à toutes les personnes invitées à participer à l'appel de déterminer quels sujets les intéressent et si elles doivent y participer ou non. Le temps est également une considération importante. Par opposition à une réunion en personne. Il n'y a aucun lieu physique où vous devez vous rendre. Donc, être en retard à une conférence téléphonique n'est pas acceptable du point de vue de l' étiquette, la même logique dicte que vous devez vous en tenir à l'heure initialement prévue et ne pas provoquer l'exécution d'une conférence téléphonique terminé. Cela ne peut être fait qu'à titre exceptionnel lorsque vous devez une décision critique ou résoudre un problème important. Et vous devez toujours obtenir la confirmation de tous les participants qu'ils peuvent prolonger votre séjour sur l'appel pour une période clairement définie. S'il y a des personnes sur le charbon que vous n'avez pas officiellement rencontrées, vous devriez vous présenter au tout début. Qu'y a-t-il de plus ? Vous devriez toujours dire son nom avant de parler car les autres participants peuvent ne pas reconnaître votre voix. En fait, j'ai assisté à plusieurs conférences téléphoniques où la mauvaise personne était gérée pour quelque chose. Ils ne l'ont jamais dit. Vous ne pouvez jamais contrôler complètement votre environnement. Le bruit peut donc devenir une source de distraction pendant une conférence téléphonique. Qu'il s'agisse de vos enfants qui testent leur nouvelle batterie, votre chat, de renverser un vase ou d'une initiative de rénovation de vos voisins. La seule chose que vous pouvez faire pour les empêcher d'interrompre votre appel est de vous mettre en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Cela vous amènera sans aucun doute à oublier de vous réactiver à un moment donné pendant l'appel. Mais c'est un problème beaucoup plus facile à gérer que toutes les perturbations que nous venons de mentionner. Bien, nous allons maintenant développer cet ensemble de règles pour les conférences téléphoniques en incluant l'élément visuel. visioconférences sont ce qui se rapproche le plus d'une interaction en face à face entre travailleurs distants. Et ils ajoutent la composante non verbale très importante à la communication. Cependant, de nombreuses études ont montré que cela s'accompagne stress et d'une fatigue supplémentaires. Une étude de l'Université Stanford a identifié quatre raisons principales pour lesquelles les appels vidéo causent de la fatigue. Tout d'abord, il y a un contact visuel indirect prolongé et non naturel . Lorsque vous parlez aux participants lors d'une vidéoconférence, votre conseil est de regarder la caméra, ce qui crée une sensation de contact visuel. Mais dans un contexte de face-à-face, les personnes dirigent leur attention vers la personne qui parle. Lors d'une visioconférence. Tout le monde regarde les autres. Même si vous n'êtes pas un orateur, vous recevez la même attention et implicitement le même niveau de stress. De plus, la plupart des participants à la vidéoconférence partagent gros plans de leur visage qui ne sont pas naturels et envahissants. Créer le type d' inconfort associé à l' entrée d'une personne dans votre espace personnel. Deuxièmement, se voir constamment en temps réel consomme de l'énergie ? Lorsque nous voyons notre reflet dans le miroir, nous avons tendance à être plus critiques envers nous-mêmes. Si vous êtes un système de visioconférence est livré avec une option pour désactiver votre propre vue de caméra. Tu devrais l'utiliser. Ensuite, les visioconférences réduisent notre capacité à nous déplacer. Nous sommes limités par les limites de l'image vidéo, ce qui nous permet de nous lever et de contourner des choses tout à fait normales lors d'une réunion en face à face. Enfin, l' aspect non verbal entraîne charge cognitive plus élevée lorsque nous passons un appel vidéo. Le traitement de la communication non verbale se fait inconsciemment dans un contexte de face-à-face, mais il nécessite un effort cognitif intentionnel si vous êtes en appel vidéo. Maintenant, compte tenu de tout cela, il est clair que toutes les interactions ne doivent pas nécessairement être une vidéoconférence. Étant donné que les vidéoconférences sont accablantes et même un peu envahissantes, la chose la plus polie à faire est d'utiliser cette méthode de communication uniquement lorsqu' il y a un réel avantage supplémentaire. Par exemple, lorsque vous devez tirer parti du pouvoir d'une équipe ou d'un groupe pour résoudre un problème. Ou lorsque vous avez besoin de discuter d'un sujet sensible. Certaines entreprises et certains dirigeants, principalement ceux qui découvrent le télétravail, auront le sentiment qu'ils doivent vérifier si leurs équipes travaillent réellement à leur bureau. Ils utilisent donc les vidéoconférences pour s'informer sur les membres de leur équipe. Sur la base de tout ce que nous savons sur la visioconférence et ses causes de fatigue. On peut dire qu'une telle pratique est contre-productive. Il existe un logiciel dédié pour surveiller activité de votre équipe si vous en avez besoin. À l'autre bout du spectre, nous avons des réunions qui sont détournées par besoin des gens d'une interaction humaine en direct, où le temps est perdu avec de petits ragots sombres et inutiles sans aucun examen de l'ordre du jour de la réunion. Ce type d'interaction est important dans un environnement éloigné car il remplace la renommée que beaucoup de brume, de refroidisseur d'eau parlent. Cependant, cela ne devrait pas ronger votre temps productif. Il est préférable de réserver du temps spécifiquement pour des objectifs de socialisation. Si l'on peut retenir de tout cela, c' est que lorsqu'il s'agit de vidéoconférences, moins c'est mieux. Lorsque vous devez participer à une vidéoconférence, voici les éléments à surveiller. abord, votre apparence générale envoie un message non verbal important lorsque vous parlez à quelqu'un pour la première fois. Cela prépare également le terrain pour la première impression, qui est plus importante que vous ne le pensez car elle influence l' attitude des gens à votre égard. Assurez-vous que vous êtes soigné et que votre visage ressemble ce qu'il serait lors d'une réunion en personne. En d'autres termes, affichez votre meilleur visage. Habillez-vous comme vous le feriez pour le bureau. C'est à vous de décider si vous voulez saisir votre chance et où votre short de sport avec votre chemise ou votre blazer. Mais c'est risqué. Vous devrez peut-être vous lever de votre bureau , puis prendre votre photo. Cela pourrait devenir un autre moyen de télétravail. Mais à quoi bon porter son meilleur visage et s' habiller pour le bureau ? Si personne ne peut le voir, assurez-vous que votre visage est correctement éclairé, soit en vous asseyant en face de la fenêtre soit en utilisant un éclairage artificiel. Je devrais le faire. Faites de votre mieux pour élever votre webcam au niveau des yeux afin de regarder directement vers l'intérieur de la caméra et non vers le bas. Prendre une visioconférence depuis votre téléphone portable est presque toujours une mauvaise idée. Une autre bonne façon d'aider les gens à se concentrer sur votre visage est de ne pas leur donner quoi que ce soit sur quoi se concentrer en arrière-plan. La meilleure façon de le faire est de s'assurer qu' il n'y a aucun mouvement à l'arrière. Donc, votre aquarium, votre cage à hamster ou une cuisine où d'autres membres de votre famille se rendent toutes les cinq minutes ne sont pas les meilleures options. Même les éléments statiques tels qu'une porte de chambre ouverte et un lit défait ou la pile de peluches de votre enfant peuvent être gênants. Gardez-le aussi simple et propre que possible. N'oubliez pas que vous souhaitez que les autres disciplines de l' entreprise se concentrent sur vous. Certaines personnes vont au-delà pour rendre leur parcours intéressant. Présentant des décisions de design d' intérieur élaborées ou une bibliothèque peu impressionnante. En fait, je me souviens avoir lu que les ventes de livres avaient atteint de nouveaux sommets pendant la pandémie de COVID-19. Et ce qui est le plus intéressant, c'est que les gens choisissaient des livres en fonction de la couleur de leurs couvertures ou vestes plutôt que de leur contenu. Le fait est que vos antécédents ne vous font pas paraître plus intelligent ou plus intéressant lors d'une conférence téléphonique. C'est ce que vous dites et la façon dont vous le dites qui comptent. Si vous ne pouvez accepter aucune de ces suggestions, alors et seulement alors vous pouvez utiliser l'option de flou d' arrière-plan intégré ou de remplacement. De nombreux systèmes de conférence sont maintenant livrés avec un arrière-plan non naturel qui peut être source de distraction, car une phase plus heureuse peut disparaître pendant que vous parlez. Parce que cette technologie n'est pas tout à fait au point où vous pouvez vous contenter de remplacer votre arrière-plan et de faire semblant d'être ailleurs. Enfin et surtout, assurez-vous de bien paraître afin que les autres puissent comprendre ce que vous dites sans aucun effort. De nombreuses études indiquent que la qualité audio est plus importante que l' image de la vidéo. La durée moyenne d' un appel vidéo est d' environ 45 minutes. Si vous savez que vous allez passer une grande partie de votre temps à parler, pensez à utiliser un casque spécialement conçu pour les conférences téléphoniques. microphone intégré de votre ordinateur portable sera presque jamais à la hauteur de la tâche car il captera l'écho et le bruit de fond, qui interfèrent tous deux avec la transmission de votre message. De plus, les écouteurs et les écouteurs fournis avec un microphone ne sont généralement pas une bonne option. Beaucoup de gens se tournent vers eux pour plus de commodité. Mais le micro de ces appareils a été conçu pour les appels téléphoniques rapides, pas pour les présentations de 30 minutes. Le principal problème est qu'ils captent également beaucoup de bruit de fond et que votre voix n'est pas aussi claire que si vous utilisiez un casque dédié. N'oubliez pas que l'étiquette consiste à être poli et vous pouvez supposer qu'il est impoli de rejouer la capacité d'attention des nuages en les empêchant de vous entendre. Après avoir abordé les règles de base pour les conférences téléphoniques et les visioconférences, nous devrions aborder les conférences Web ou celles qui tournent autour du partage d'écran. Idéalement, vous utiliserez une configuration à deux écrans lorsque vous savez que vous devez souvent partager votre écran. De cette façon, vous pouvez garder l'un de vos écrans propre et exempt de tout encombrement numérique. Le choix du papier peint est également important. Un gros quelque chose de neutre et non distrayant. Une photo de votre famille est belle, mais il n'est pas approprié de la partager dans un environnement professionnel. va de même pour les références à vos films préférés, équipe sportive ou à tout ce que vous avez. Aucun de ces éléments n'apparaît sur un écran qui sera partagé avec des collègues ou des clients. Si vous avez l' habitude de conserver des informations confidentielles sur votre bureau, comme les mots de passe sur un post-it numérique. Vous devriez reconsidérer ce choix pour de nombreuses raisons. Mais surtout si vous risquez de divulguer des informations confidentielles lors d'une conférence Web. également désactivé toutes les notifications contextuelles pour les e-mails ou les messages instantanés lorsque vous partagez votre écran. Vous ne savez jamais qui peut vous envoyer un message et à quel sujet. Enfin, assurez-vous que votre niveau de zoom permet aux autres participants de la conférence Web voir correctement le contenu que vous partagez. Ne présumez pas que tout le monde regarde l'appel sur un moniteur 32 pouces pour K. Cela couvre tout ce que vous devez savoir sur l' étiquette des téléconférences. En guise de pensée d' adieu, je souhaite ajouter un élément petit mais significatif à prendre en compte. Ne mentionnez pas d'où vous travaillez sauf si on vous le demande, bien sûr, alors que certaines personnes travaillant à distance sont libres de toute responsabilité et peuvent se connecter à conférences téléphoniques depuis exotic plages. D'autres doivent travailler à travers le bruit de leurs meubles détruits par des enfants hyperactifs, tandis que le linge et la vaisselle s'entassent jusqu' au ciel, ce n'est pas poli de se vanter des avantages que l' on retire de à distance parce qu'ils ne sont pas les mêmes pour tout le monde. Juste quelque chose à garder à l'esprit. 8. 8. Règles pour le courriel: Bien qu'il ait plus de 50 ans, courrier électronique reste la forme la plus importante de communication d'entreprise. Beaucoup de personnes ont prédit disparition des e-mails causée par l'essor des médias sociaux. Mais tous les faits suggèrent que le courrier électronique est là pour rester. Voici quelques chiffres récents. Il existe 7,9 milliards de comptes de messagerie et plus de 4,2 milliards d'utilisateurs, et presque tous consultent leurs e-mails quotidiennement. Plus de 3 millions d' e-mails sont envoyés chaque seconde et ce nombre devrait augmenter dans un proche avenir. courrier électronique a probablement survécu à la Tamise par les réseaux sociaux pour le renverser comme la forme de communication écrite la plus utilisée en devenant compatible avec les mobiles. Les dernières statistiques disponibles au moment de la publication de ce cours placent le taux d'ouverture des appareils mobiles à 42 % de tous les e-mails. En d'autres termes, près de la moitié des e-mails sont désormais lus sur un appareil mobile tel qu'un smartphone ou une tablette. Ces chiffres incluent les messages privés, mais le courrier électronique a toujours été l'une des méthodes de communication les plus importantes dans l'environnement professionnel. L'évolution vers le travail à distance a permis aux hommes de gagner encore plus de terrain. Vous connaissez peut-être le dicton, cette réunion aurait dû être un e-mail. Comme nous venons de le voir dans la section précédente du cours, les réunions à distance se tiennent exclusivement par téléconférence. Et lorsqu'il s'agit de téléconférence, moins c'est mieux. Envoyez donc un e-mail pour couvrir des sujets tels que la transmission d'informations complexes à un groupe de personnes si aucune action n'est requise. Les télétravailleurs préfèrent le courrier électronique parce qu'il favorise la collaboration entre le travail et la maison en facilitant la communication avec les collègues et les clients. Certains sont introvertis, timides ou n'ont tout simplement pas l'habitude de parler aux gens au téléphone. On sait que les milléniaux préfèrent la communication écrite et que la génération Z entre et maintenant, sur le marché du travail bat son plein. Vous avez une très grande catégorie de personnes qui ne sont tout simplement pas habituées à parler aux autres. Je ne considère pas cela comme une bonne ou une mauvaise chose, mais c'est un fait que nous devons tous prendre en considération. David Shipley et nous montrerons aux auteurs de sable, aux Blancs le courrier électronique si mal et comment le faire mieux identifié six utilisations principales du courrier électronique. L'utilisation la plus fréquente du courrier électronique est celle des demandes qui apparaissent à la suite de besoins ou de souhaits. Le courrier électronique a rendu beaucoup plus facile demander des choses car il aime la tension désagréable qu'implique le faire des demandes, en face à face. demandes faites par e-mail reçoivent généralement une réponse par le même canal. Les réponses ont confirmé la réception du message et la résolution latérale de la demande. Il est également utilisé pour fournir des informations susceptibles d' intéresser le destinataire. Ces messages ne nécessitent généralement pas de réponse et sont parfois marqués par l'acronyme FYI, soit dans la ligne d'objet soit au début du message. Le fait que les informations soient écrites peut transformer les e-mails en sources précieuses pouvant être conservées pour référence ultérieure. Lorsque vous travaillez à distance. Le courrier électronique est également une bonne méthode de communication pour remercier les gens et pour s'excuser. Il peut également être utilisé pour socialiser à travers des messages qui, en tant que personnes, comment elles se sentent, envoyer des blagues, des images drôles ou d'autres choses de ce genre. Une très faible valeur informationnelle, mais qui permet de consolider les relations. Maintenant que nous comprenons mieux pourquoi les télétravailleurs utilisent le courrier électronique, parlons des règles actuelles d'utilisation du courrier électronique. L'objet est le premier contact, et cela fait la différence entre le destinataire qui lit ou rejette votre e-mail. Il doit être bref et clair ne pas dépasser 40 caractères afin qu'il ne soit pas tronqué. Un sujet tel que, nous avons le plaisir de vous inviter à la quatrième édition annuelle de la conférence sur l'étiquette du courrier électronique, ne sera abordé que parce que nous avons le plaisir de vous inviter au Celui qui a reçu cet e-mail n' aura aucune idée de quoi il s'agit et je le rejette comme étant sans importance. Certaines personnes ont l'habitude d'écrire le message en entier dans le champ sujet lorsqu' elles sont pressées. Ironiquement, au lieu de diviser les choses, cette pratique ne fait que les ralentir car elle rend la lecture très difficile. À l'autre bout du spectre, nous avons des messages sans aucun sujet. C'est toujours une surprise. Le seul indice du contenu possible est le nom de l'expéditeur. Un grand nombre de ces messages ne sont pas lus. Un sujet doit également être aussi clair et précis que possible. Les sujets vagues tels que les questions ou les annonces peuvent être brefs. Ce qu'ils sont maintenant suffisamment clairs pour que le destinataire comprenne si , par exemple, au lieu d'utiliser une simple question, vous pouvez écrire une question concernant le dernier paiement. C'est encore bref, mais c'est aussi précis. lignes d'objet spécifiques facilitent également la consultation ultérieure des informations, car elles apparaissent plus haut dans la liste des résultats de recherche. Bien qu'il soit parfaitement aligné sur le style de communication semi-formel, courrier électronique a conservé certains éléments de la structure des lettres, y compris les salutations et les clôtures. Les salutations sont écrites sur une ligne séparée au début du message et sont suivies d'une virgule. Les salutations les plus utilisées de la communication semi-formelle, ou bonjour ou bonjour, qui sont plus courantes en face à face qu' à la communication écrite. Cela met l'accent sur les e-mails, à droite, pendant que vous parlez. Il est également courant d'utiliser simplement le prénom du destinataire pour aller droit au but. clôture la plus courante d' un e-mail est « merci » ou « merci ». Des fermetures plus formelles telles que Cordialement ou sincèrement, sont récemment tombées en disgrâce avec le coulis commercial. En fait, certaines personnes n'utilisent ce type de clôture que pour exprimer leur mécontentement. En ce qui concerne la police, la plupart des clients de messagerie VOUS permettent de faire preuve de beaucoup de créativité. Mais cela ne veut pas dire que tu devrais le faire. C'est simple. Les polices noires sans empattement sont toujours une option sûre. Si vous avez besoin de mettre en surbrillance une section de votre message, faites-le avec Bolt. Toutes les majuscules sont associées aux cris tandis que texte souligné est généralement associé à des hyperliens. Le texte en italique doit être utilisé pour mettre en évidence des mots provenant d'autres langues, jargon ou lorsque vous citez du texte. Aujourd'hui, nous sommes tous confrontés à une surcharge d'informations. Par conséquent, nous ne lisons pas vraiment attentivement nos e-mails la plupart du temps, nous les lisons simplement en diagonale. C'est pourquoi il est déconseillé d'organiser votre e-mail en un seul bloc de texte. L'espacement entre les paragraphes permet aux lecteurs d'avoir une vue d'ensemble des principales idées contenues dans les textes principales idées contenues dans les textes sans qu'ils aient à tout lire. Il est également recommandé de faire en sorte que les textes soient suffisamment courts pour que les destinataires puissent tous les voir sans les faire défiler. Dans le cas contraire, ils risquent de manquer les informations que vous avez placées à la fin de votre message. Enfin, il y a la signature. Dans le monde du travail à distance, le bloc de signature d'e-mail est se rapproche le plus d'une carte de visite. Sa fonction est de fournir des informations utiles sur l'expéditeur et sa position au sein de l'entreprise, ainsi que ses coordonnées. Les signatures font généralement six lignes et contiennent les informations suivantes. Le prénom et le nom, fonction ou le poste au sein de l'entreprise, le numéro de téléphone, adresse e-mail, l'adresse de l'entreprise et les liens vers les réseaux sociaux s'ils sont pertinents pour votre entreprise. En termes de forme, les e-mails de télétravail sont presque toujours semi-formels. C'est aussi simple qu'ABC. Le message doit être précis pour fournir suffisamment de détails. Il doit également être bref. Et au point écrit en phrases courtes qui laissent de côté et des informations inutiles. Et il faut que ce soit clair. Les messages qui ne nécessitent aucune précision supplémentaire sont les plus efficaces. Donc, si vous avez un message précis, bref et clair, vous pouvez être assuré que le style de rédaction convient à la communication par e-mail. , la consignation d'un e-mail ne Toutefois, la consignation d'un e-mail ne s'applique pas aux pièces jointes. Le message dans le corps de votre e-mail doit être bref. Mais le seul critère et le fichier joint doivent répondre est celui d'être pertinent et accessible au destinataire. En d'autres termes, assurez-vous qu'ils peuvent ouvrir le format de fichier que vous joignez. Essayez d'éviter le jargon, les émoticônes ou les émoticônes. Ils peuvent interférer avec le C de votre alphabet. Tout le monde ne connaît tous les termes et acronymes. Tu le sais peut-être. Cela couvre presque tout ce dont vous devez tenir compte lorsque vous envoyez des e-mails lorsque vous travaillez à distance. Mais nous pouvons compléter cette section du cours sur l'étiquette du travail à distance sans parler de la façon et du moment où vous devez répondre aux e-mails. Il existe trois façons d'interagir avec l'e-mail reçu : répondre, répondre à tous et transférer. La fonction de réponse est utilisée pour fournir une réponse pour recevoir un message. Si vous n'êtes pas le seul destinataire de l'e-mail, vous devez utiliser la fonction Répondre à tous car d'autres personnes peuvent également être intéressées par votre réponse. L' erreur la plus courante que font les gens est d'utiliser la fonction de réponse alors qu'ils devraient utiliser Répondre à tous, laissant certaines personnes en dehors de la boucle. Vous pouvez transférer un e-mail lorsque vous devez informer un tiers qui ne faisait pas partie de la conversation initiale ce qui est discuté, vous devez définir un délai de réponse de deux heures pour tous les e-mails nécessitant une réponse. Même si vous ne pouvez pas répondre à la demande dans ce délai, vous devez au moins répondre en indiquant la durée estimée de traitement la demande afin de conclure même les personnes travaillant à distance partent en vacances , à droite. Quand vous avez dit que vous n'étiez pas au bureau, répondez automatiquement. Pensez à inclure trois éléments, l'intervalle d'absence, votre disponibilité pendant cet intervalle et un autre contact. Vous pouvez vivre votre destination de vacances ou à quel point je suis heureux de partir. 9. 9. Règles pour la messagerie instantanée: La messagerie instantanée est un terme utilisé pour décrire tout type de communication en temps réel par le biais de messages texte sur un réseau informatique. Il est généralement utilisé de manière interchangeable avec le chat en ligne. Bien que le terme date des années 1990, vous serez peut-être surpris d' apprendre que la messagerie instantanée est antérieure à Internet. Plus précisément, il a été développé au milieu des années 1960. Au cours des deux dernières décennies, messagerie instantanée est devenue plus en plus populaire auprès des entreprises. fur et à mesure que les entreprises réalisent les avantages de réduire les appels téléphoniques inutiles et de proposer des solutions claires à des problèmes qui, autrement, seraient restés inaperçus dans les boîtes de réception des e-mails. Pour les personnes travaillant à distance, leur application de messagerie instantanée est probablement la première chose à laquelle elles se connectent lorsqu'elles commencent leur journée. La messagerie instantanée est associée à des réponses rapides. étude récente de Google montre qu' un temps de réponse de plus de 20 minutes par SMS est perçu comme impoli. Cette attente vient du fait que 95 % des SMS seront lus dans les trois minutes suivant leur envoi. Et le temps de réponse moyen pour ces messages n'est que d'une minute et demie. Bien que l'étude ait porté sur service de messages courts ou SMS, la frontière entre cette méthode de communication et la messagerie instantanée s'est estompée par l'importance croissante du mobile d' abord des applications de messagerie instantanée, ainsi que par la possibilité de recevoir des messages texte et d'y répondre sur un ordinateur en le reliant à votre smartphone, quel que soit le canal utilisé pour envoyer un message texte, l'expérience utilisateur est maintenant très similaire, puisque vous pouvez recevoir des SMS et des messages instantanés sur un téléphone ou un ordinateur. Si vous savez que vos collègues peuvent accéder à leurs messages instantanés sur mobile, n'utilisez cette méthode de communication que pendant les heures car ils peuvent être avertis et se sentir obligés de répondre, même en dehors des heures d'ouverture. Dans le monde éloigné, la fin de la journée de travail est généralement marquée par le déménagement du salon, de votre appartement ou de votre cuisine. Il est donc impoli d'ajouter à cette confusion en brouillant encore plus la frontière entre le travail et le temps personnel. La plupart des messages peuvent attendre le lendemain. Et s'ils sont vraiment urgents et urgents, alors ça devrait être un coup de fil. Si vous souhaitez communiquer quelque chose qui n'est pas urgent après la fin de la journée ouvrable, faites-le par e-mail. La règle pour déterminer si un message instantané est la méthode de communication appropriée est de se demander si le destinataire peut répondre instantanément ou s'il doit prendre le temps de réfléchir à la réponse. S'ils ont besoin d'y réfléchir, vous pouvez leur envoyer un e-mail ou les appeler. La messagerie instantanée permet de répondre rapidement. Comme nous attendons des réponses rapides aux messages instantanés, il est crucial pour nous d'utiliser et de respecter les messages d'état. La plupart des systèmes proposent des options d' intégration étendues au point où vous pouvez automatiquement mettre à jour votre statut fonction des entrées de votre calendrier. Il est préférable de ne pas envoyer de message à quelqu'un si son statut apparaît pendant la réunion. Mais si vous devez absolument le faire, vous ne devez évidemment pas vous attendre à une réponse rapide. Cependant, veillez à ne pas abuser de cette règle en limitant votre disponibilité pendant les heures de bureau. Votre calendrier n'est pas une liste de choses à faire. Mais si vous choisissez de l'utiliser pour cela, ne marquez pas toute votre journée de congé comme étant occupée. Assurez-vous d'être disponible pour prendre des appels, recevoir des messages instantanés et participer à des réunions. La messagerie instantanée est simple. En fait, c'est tellement facile qu' il est naturellement associé au style de communication informel par la plupart des personnes qui l'utilisent pour la communication d'entreprise. pont parle et argot soulève souvent leurs vilaines têtes lorsque vous envoyez des messages instantanés à vos collègues. Il peut également devenir un canal de partage d' informations personnelles inappropriées. Cependant, les télétravailleurs doivent envoyer messages sur des sujets non professionnels, car c'est le meilleur moyen de nouer des liens et des amitiés numériques. Selon Harvard Business Review, les gens sont plus efficaces et moins susceptibles d'arrêter de fumer lorsqu'ils travaillent avec personnes qu'ils aiment et qu'ils ont des amis sur leur lieu de travail. messagerie instantanée est la méthode de communication de choix pour aborder des sujets non professionnels et créer ces liens, que vous utilisiez la messagerie instantanée pour des communications professionnelles ou personnelles, l'ensemble de règles était sur le point d'être décrit, qualifiant de comportement poli et attentionné dans presque toutes les circonstances. En termes de style de communication, bien que l'option formelle soit la plus facilement disponible, nous devrions viser le semi-formel. Par exemple, prenons l'utilisation d'emojis. émojis sont des pictogrammes de visages, de symboles et d'objets qui sont souvent utilisés pour exprimer des émotions dans les communications en ligne. Il ne faut pas les confondre avec les émoticônes de leurs prédécesseurs, qui sont une combinaison de signes de ponctuation , de lettres et de chiffres utilisés pour créer des icônes picturales, mais presque personne ne les utilise jours. Le mot clé dans la définition des emojis est émotion. Quelle émotion souhaitez-vous afficher dans une conversation professionnelle ? Tout comme vous ne voudriez pas être vu train de faire une crise dans le couloir d'un immeuble de bureaux. Vous ne voulez pas être cette personne qui remplit la fenêtre de discussion avec des emojis de Matt. en va de même pour les câlins. Quand est-ce que je peux utiliser un emoji câlin dans une conversation professionnelle ? Eh bien, vous pouvez l'utiliser dans les mêmes contextes où vous auriez réellement trompé quelqu'un si vous lui parliez en face à face dans une salle de réunion. Donc pas trop souvent. fournit quelques conseils judicieux concernant les types d'images pouvant être utilisés en toute sécurité dans les communications professionnelles Microsoft fournit quelques conseils judicieux concernant les types d'images pouvant être utilisés en toute sécurité dans les communications professionnelles. Le bouton « pouce levé » ou « J'aime » peut être utilisé pour transmettre des sentiments compris, OK, ou nous utiliserons moins souvent des emojis qui symbolisent l'amour, le rire, le wow, les pleurs ou les sentiments fous, selon les normes de votre équipe. En d'autres termes, n'utilisez pas émoticônes d' émotions lorsque vous envoyez des messages instantanés à distance, sauf si vous vous visualisez en train de faire ce visage ou d'effectuer ce geste en direct. En ce qui concerne le contenu, il existe quelques directives simples qui garderont vos messages propres et efficaces. La messagerie instantanée se situe à la frontière de l'informel et du semi-formel. Ce n'est donc pas la meilleure méthode pour rencontrer de nouvelles personnes. N'envoyez pas de message à une personne que vous ne connaissez pas ou que vous n'avez jamais connue auparavant, sauf s'il n'y a pas d'autre alternative. Une présentation est préférable à un e-mail. Cette méthode de communication est censée être rapide et efficace. Commencez par un message d'accueil, puis allez droit au but, préférence dans la même ligne que le message. Ne divisez pas votre message en trop de lignes et n'abordez qu'un seul sujet par échange. Rien ne déclenche plus l'autofocus que d'attendre que quelqu'un tape son message après le premier être. En termes de contenu réel, n'envoyez rien, vous ne seriez pas aise de voir votre manager. Cela vaut pour les messages ainsi que pour le partage de fichiers. 10. 10. Règles pour les appels vocaux: Les téléphones mobiles ne sont plus principalement utilisés pour les appels téléphoniques de nos jours, la plupart des gens préfèrent les textos et la messagerie instantanée aux appels. études les plus récentes menées dans les pays développés et les pays en développement ont montré que les gens passent plus de temps à envoyer des textos qu'à parler au téléphone. milléniaux et la génération Z sont notoirement enclins à envoyer des SMS au point qu'ils trouvent les appels téléphoniques ennuyeux avec toutes les options alternatives pour parler via des solutions de voix sur IP. Ce terme « appel téléphonique » est un peu inexact. Vous parlez probablement plus souvent à vos collègues via Slack, Skype ou Teams que par téléphone. C'est pourquoi nous allons regrouper les appels téléphoniques et les appels qui se produisent via des solutions VOIP dans une catégorie plus large, que nous appellerons appels vocaux. Un appel vocal est une interaction vocale individuelle qui se produit en temps réel. Vous avez vu les avantages et les inconvénients des trois autres méthodes de communication dans un environnement de travail à distance. Vous pouvez donc probablement déduire où se situent les appels vocaux. Les partisans des appels vocaux affirment que la conversation orale est plus efficace en moins de temps. Si nous examinons cette affirmation de près, nous pouvons constater qu'elle n'est que partiellement vraie. Les appels vocaux sont parfaits pour expliquer des concepts complexes plus rapidement. Vous pouvez vérifier votre compréhension lors d'un appel téléphonique et clarifier les éléments immédiatement. D'un autre côté, un appel vocal est contre-productif lorsqu'il répertorie plusieurs concepts qui doivent être référencés ultérieurement. Par exemple, si vous planifiez les étapes d'un projet de six mois, cela implique des dizaines de tâches à effectuer par cinq personnes différentes. C'est une conversation que vous devriez avoir par e-mail. Mais si vous ne faites que clarifier les attentes pour une tâche associée à ce projet d'appel vocal, peut-être la meilleure solution. Dans le monde du télétravail, les appels vocaux sont principalement associés à l'urgence, peut-être plus que dans un environnement de bureau. Un appel vocal imprévu équivaut à marcher jusqu'au bureau de quelqu'un à lui demander d'arrêter ce qu'il fait et à écouter votre message. C'est parfaitement bien si vous avez une urgence réelle dont vous devez discuter. Mais si ce n'est pas le cas, vous devriez toujours planifier votre charbon ou au moins demander à vos collègues leur disponibilité par message instantané avant de les appeler. environnement de travail de chaque individu est unique et comporte ses propres défis spécifiques. Certaines personnes travaillent dans des endroits qui ne permettent pas les appels vocaux en raison du bruit. Même si les enfants sont avec grand-mère dans le salon, ils peuvent toujours être assez bruyants pour perturber l'appel téléphonique. S'ils ne font pas de bruit, ils dorment probablement et prendre un appel les réveillerait. Ou peut-être que les voisins sont à nouveau ajoutés avec le remodelage. Ou vous travaillez dans un bon café ou restaurant aujourd'hui pour vous éloigner du bruit de la maison, mais la musique est trop forte pour recevoir un appel vocal. La popularité croissante des écouteurs antibruit devrait nous renseigner sur la nécessité de réduire le bruit de fond dans notre vie quotidienne. Je pense que tu comprends ce que je veux dire. Dans un environnement éloigné, les personnes ont parfois besoin de temps pour se préparer à à un appel vocal en se déplaçant dans un endroit plus calme, et nous devons toujours leur donner cette opportunité. Parlons un instant du facteur humain. Les appels vocaux sont plus personnels et montrent plus d'attention car ils rendent plus difficile le multitâche. Si vous avez une mauvaise nouvelle ou une bonne nouvelle à partager, un appel vocal est le meilleur moyen de le faire. Un facteur important ici est la contribution du ton de la voix. Des études ont montré que le sens de tout message découle de trois aspects de la communication. Le langage corporel, ou ce que nous faisons. Les mots sont ce que nous disons et le ton de la voix, ou la façon dont nous le disons. Dans la communication en face à face, le langage corporel également appelé communication non verbale, représente 55  % de tous les sens. Des mots pour seulement 7 % et une voix de donateur pour 38 %. Un appel vocal n' implique aucun contact visuel. Et le langage corporel ne peut pas être perçu directement. Mais le langage corporel est absorbé par le ton de voix, car la plupart des gestes affectent la façon dont les sons sortent de notre bouche. Par exemple, vous pouvez facilement savoir quand quelqu'un court ou s'allonge, sourit ou fronce les sourcils, car ces actions affectent la posture de la personne, posture affecte le ton de la voix. Par conséquent, en ce qui concerne la façon dont sens est dérivé d'un appel vocal, le ton de la voix représente environ 75 %. Les mots pour les 25  % restants qui n'ont pas de voix sont faits d'inflexion, hauteur, de basse et de volume. inflexion fait référence à la façon dont nous soulignons certains mots ou syllabes afin d'ajuster le sens d'un message. La hauteur fait référence à la fréquence de notre voix allant de la plus haute à la plus basse. D'une manière générale, les sons deviennent irritants lorsque le pH est trop élevé et à peine perceptibles lorsque le pH est trop bas, vous comprenez bien. Base est le nombre de mots prononcés au cours d'une période donnée. intensité sonore est la qualité du son qui est mesurée en corrélation avec le niveau de pression acoustique et qui peut être mesurée en décibels. Plus le nombre de décibels est élevé, plus le volume est fort. En règle générale, évitez les extrêmes à chaque extrémité de l'échelle pour tous ces éléments. Le fait que vous puissiez entendre le ton de quelqu'un rend appels vocaux plus personnels que la communication écrite. cela à l'esprit lorsque, par exemple, vous devez fournir des commentaires négatifs à quelqu'un. S'ils se contentent de le lire, cela peut sembler dur et ils peuvent le prendre personnellement, même si vous ne faites que suggérer des améliorations. En fait, il en va de même pour les bonnes nouvelles ou tout type d'information qui ne manquera pas de générer une sorte d'émotion. ton de votre voix peut aider à maximiser l'impact des bonnes nouvelles et à minimiser celui des mauvaises nouvelles. 11. 11. Réflexions finales: Nous avons atteint la fin de notre cours sur l'étiquette du travail à distance. Merci d'avoir pris le temps de le compléter. Nous avons commencé par définir l'étiquette, qui est un ensemble dynamique de règles et directives pour un comportement correct et poli. Nous avons ensuite décrit l'environnement de travail à distance et ses défis spécifiques par rapport au travail depuis un bureau et la distinction entre temps de travail et espace personnel. L'étiquette du travail à distance doit reconnaître et respecter la composante de l'espace personnel lors la formulation de règles de comportement appropriées. Ensuite, nous avons parlé quatre principales méthodes de communication pour le travail à distance, à savoir la messagerie instantanée, le courrier électronique, téléconférence et les appels vocaux. Ensuite, nous avons abordé les règles spécifiques à chaque méthode. Ceci met fin à la formation ou à l'étiquette du travail à distance. J'espère que vous l'avez trouvé utile. N'oubliez pas que l'étiquette n'est pas rigide mais qu'elle évolue constamment pour s'adapter à de nouvelles situations. Si vous avez des idées ou des suggestions qui, selon vous, pourraient constituer un bon ajout à ce cours. Et n'hésitez pas à m'envoyer un message à ce sujet. Merci.