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1. 1. INTRODUCTION: Bonjour, il peut être très
difficile de se comporter correctement lorsque vous interagissez avec d'autres personnes dans un environnement de
travail à distance. Le passage au télétravail a redéfini certaines
des règles que nous
suivions lorsque nous nous basions principalement sur
les interactions en face à face. Mais peu de
tentatives ont été faites pour établir un cadre pour une bonne étiquette de travail
à distance. Ce cours relève
ce défi toute gamme pour vous fournir les connaissances de base dont
vous avez besoin pour communiquer
plus efficacement et pour établir des relations solides
avec vos collègues. Après avoir suivi ce cours, vous aurez une bonne
compréhension de
la manière dont les principes de base de l'étiquette
professionnelle s'appliquent aux télétravailleurs et de la façon d'
appliquer les règles clés associées à différentes méthodes de communication
telles que la téléconférence, courrier électronique, la messagerie instantanée
et les appels vocaux. Je suis sec, mon dieu. Et je vous guiderai tout
au long de
ce parcours
d'apprentissage intéressant et parfois surprenant. Je suis formateur et concepteur
pédagogique. Je travaillais à distance depuis huit ans au moment où j'ai commencé à développer ce cours. J'ai donc acquis une grande expérience
pratique
des concepts que je vais partager avec vous. En 2014, lorsque j'ai commencé à
travailler à distance pour
une entreprise de technologie, il y avait un consensus
parmi mes collègues, qui
travaillaient
tous à domicile. Nous ne devons pas divulguer nos
conditions de travail à distance aux clients. Je me souviens avoir été en appel avec un collègue qui a
fait semblant de se lever de son bureau et de marcher vers son superviseur pendant qu' un autre collègue
renvoyait ses chats, miaulant comme un
malheureux effet secondaire de son devoir travailler de chez lui pour la journée en raison travaux de
construction
effectués au bureau. C'est incroyable de voir à quel point cette
mentalité a changé. En 2014, on craignait vraiment qu'
une entreprise entièrement distante ne
soit pas prise au sérieux aujourd'hui. Cette même entreprise que j'ai
déjà mentionnée est devenue un leader du marché dans chaque segment et est fière
de son héritage entièrement distant. La
pandémie de COVID-19 a accéléré une tendance qui ne cessait déjà de
croître. travail à distance était initialement destiné ceux qui pouvaient faire leur
travail de n'importe où, mais il est finalement devenu
une exigence pour ceux qui n'avaient pas d'endroit où aller
en dehors de chez eux. Cela a inévitablement donné lieu à des milliers d'articles, d'études, livres et de vidéos sur la façon de
rester productif tout en travaillant à domicile et sur les avantages et les
inconvénients du travail à distance. Ce cours n'a pas
pour but d'ajouter à la myriade de conseils de
productivité ni à la liste des avantages
du travail à distance. Son objectif est d'attirer
votre attention sur
les règles de comportement polies
dans un contexte de travail à distance. Un sujet qui a
été étonnamment négligé au cours des deux années
d'importance du travail à distance. Personnellement, j'ai l'impression qu'il
n'y a pas assez
d'informations sur ce sujet. Et beaucoup de personnes ont
eu du mal à respecter les règles et directives les plus élémentaires
pour le travail à domicile
ou de n'importe où ? Cela n'a jamais été aussi
évident que lorsque j'ai interviewé un candidat de l'équipe que je
dirigeais à l'époque. Et il s'est présenté à son
entretien dans un débardeur noir. Comme vous pouvez probablement le deviner, j'aurais préféré le
voir dans sa chemise. J'ai donc décidé de faire quelque chose pour combler
ce manque de connaissances. Espérons que cela
profitera au candidat qui ne parvient pas à faire une première bonne impression lors de son entretien, ainsi qu'à beaucoup d'autres
qui cherchent à faire avancer leur carrière
tout en travaillant à distance. L'approche que je suggère
est que nous
prenions tous du recul pour
avoir une vue d'ensemble et ne pas nous perdre parmi
les milliers de guides pratiques des gourous de
la productivité. Nous avons juste besoin de comprendre certaines règles de
bon sens souvent négligées qui
devraient guider notre comportement lorsque nous
travaillons à distance, puis les
développer pour couvrir les
problèmes les plus courants et scénarios. Allons-y.
2. 2. Définir l'étiquette: Je pense que nous ne pouvons pas
vraiment commencer ce cours sans avoir une
définition claire de ce qu'est un chat. Merriam Webster's Dictionary
définit l'étiquette comme les règles indiquant la manière correcte
et polie de se comporter. L'étiquette comprend un ensemble de règles et
de directives qui dictent la façon dont une personne doit se comporter dans certains groupes. Bien entendu, nous
ne
parlerions pas du tout de travail à distance, sans Internet. La
multitude sans précédent de moyens d' interaction qu'Internet
a fournis à ses utilisateurs déterminé le développement d' une culture spécifique
pour cet environnement, Internet a développé ses
propres normes, et règles, et a adopté l'
anglais comme langue principale. Le travail à distance fonctionne dans les limites de cette culture, étiquette du travail à
distance
est au moins partiellement une subdivision
de l'étiquette commerciale, qui à son tour fait partie d'une étiquette sociale
beaucoup plus large. étiquette sociale peut
varier d'une culture ou d'un
pays à l'autre, tandis que l'
étiquette commerciale tend à être de nature multiculturelle. La 19e édition de l'étiquette Manners d'Emily
Post pour une nouvelle référence mondiale pour comportement
approprié depuis
le 19e siècle, précise que l'étiquette
comporte quatre caractéristiques principales. Tout d'abord, il est fluide et ne se limite pas à un ensemble de règles
strictes. L'espace diamant
influence le comportement des gens et l'étiquette est adaptée
à ces deux dimensions. Deuxièmement, l'étiquette
est pour tout le monde, pas seulement pour l'élite. C'est parce que les bonnes
manières ne coûtent rien. Troisièmement, elle est d'actualité. Les directives sont très complètes, ne
sont pas basées sur
l'histoire ou la tradition. Même si les
principes sont intemporels, directives s'adaptent constamment à
l'évolution de la société. Enfin, c'est sans prétention. Les gens polis ne traitent pas avec
condescendance les autres. L'élément clé de l'étiquette est qu'elle régule les actions humaines afin qu'elles soient attentives aux autres
membres de la société. étiquette a été développée dans l'esprit d'être
attentif à la façon dont autres membres d'un groupe comprennent les choses et
se rapportent les uns aux autres. Internet ayant
développé sa propre culture, il a également dû développer
sa propre nétiquette. Ainsi, un nouveau terme a été inventé. Nétiquette. nétiquette est définie comme les règles d'étiquette
qui s'appliquent lors communication sur des réseaux
informatiques, en particulier Internet. Les directives de la nétiquette
sont orientées vers les réalités spécifiques de communication sur Internet,
telles que l' entraînement sur glace, le
rétroéclairage des écrans d'ordinateur, l'accès à l'information, ou la rapidité avec laquelle la communication
écrite se déroule. Nous pouvons donc conclure que l'étiquette du travail
à distance se situe entre l'
étiquette commerciale et la nétiquette. Une recherche rapide sur Google
sur ce sujet, nous retournerons pas mal d'
articles et de vidéos, la
plupart sous forme de conseils rapides
non structurés. L'une des ambitions
de ce cours est de
fournir un cadre pour l'étiquette du travail
à distance. Une méthode structurée autour de quatre méthodes de
communication différentes et leurs utilisations
et exigences spécifiques
les explorera plus en détail dans les sections suivantes
du cours. Mais en fin de compte,
pourquoi devriez-vous vous soucier de l'étiquette du travail
à distance ? Pourquoi les règles de politesse sont-elles
importantes pour votre travail ? Est-ce juste pour
te faire belle figure ? Ou y a-t-il un
sens plus profond à tout cela ? La réponse est simple : lorsque
nous agissons dans le respect des autres, nous augmentons les chances
de tirer parti du pouvoir des groupes et des équipes pour
atteindre nos résultats finaux. Plus précisément, vous devez vous préoccuper de l'étiquette du travail
à distance car certaines des anciennes règles ne fonctionnent
tout simplement pas dans un environnement
distant. Et il y a de nouvelles règles et
directives à prendre en compte. Si vous voulez être un communicateur
efficace, les gens
vous apprécient et, au final, devenez plus
efficace dans tout ce que vous faites.
3. 3. État actuel du travail à distance: Avant de pouvoir parler de l'étiquette du travail à
distance, nous devons mieux
comprendre ce qui constitue le travail à distance. Le contexte crée
les règles et étiquette est une question de
règles et de directives. Voici une définition simple. Le travail à distance, également appelé télétravail
ou télétravail, est un accord
entre notre entreprise et ses employés
qui permet de
travailler de n'importe où en dehors des bureaux de l'entreprise . La définition officielle
disponible auprès du Bureau américain de la gestion
du personnel
stipule que le travail à distance est un arrangement de flexibilité du travail sur les riches et la performance des
employés, les tâches et
les responsabilités du poste de
cet employé et d'autres activités autorisées
à partir d'un lieu de travail non approuvé autre que le
lieu à partir duquel l'employé travaillerait
autrement. Le travail à distance est une
option viable pour les entreprises de nombreux secteurs et pour une grande
variété de postes. Elle
exige toutefois que le travail puisse être effectué en ligne ou sur
un appareil local. Examinons quelques
faits concernant le travail à distance afin de mieux
comprendre le concept. Selon Global
Workplace Analytics, travail
à distance a augmenté de 216 %
entre 2005 et 2019. Cependant, elle a toujours été
marquée par la controverse. Plus particulièrement en 2013, lorsque Yahoo a annoncé le
démantèlement de son programme de travail
à distance. Quelques années plus tard, en 2017, ils ont été suivis par IBM, l'
un des pionniers
du télétravail. La pandémie de COVID-19
a entraîné l'
avancée la plus importante du travail à distance. Selon Statistics.com, avant la pandémie de COVID-19, 70 % des employés américains
travaillaient à domicile, cinq jours ou plus par semaine partageaient
45 % des recherches pendant la pandémie. Le travail à distance lorsque des millions de personnes
qui
n'avaient jamais été exposées à cette
façon de travailler dur pour trouver comment
faire leur travail depuis leur salon, chambres, cuisines ou garages. Au début de 2022, alors que la
pandémie a commencé à s'
atténuer, de nombreuses personnes
retournent au bureau, mais les perspectives pour le
travail à distance semblent positives. Il semble que beaucoup plus d'
entreprises proposeront cet arrangement de travail qu' elles ne le faisaient avant la pandémie. Il existe maintenant une distinction
intéressante entre le télétravail
et le télétravail. Bien que les deux termes aient souvent
été utilisés de manière interchangeable, nous devons reconnaître
que le travail à distance
ne se limite pas au
travail à partir d'une seule zone. N'oublions pas les plages, les hôtels, les cafés ou les espaces
de co-working. y a pas si longtemps, l'idée
du travail à distance était encore largement
associée à l'image d' un professionnel créatif
tapant sur son ordinateur portable depuis une plage tropicale par choix, plus qu'elle ne l'était avec celle de travailler depuis votre
salon avec votre tout-petit, cogner des pots contre
les meubles en arrière-plan faute
de meilleures options. Alors que la pandémie
a contraint de nombreuses personnes à
devenir des
télétravailleurs involontaires, l'avenir du travail à distance semble orienté vers le positionnement cet arrangement de travail
comme un avantage plutôt plutôt que comme une situation
temporaire non désirée. Les télétravailleurs façonnent leur propre
environnement de travail afin qu'ils puissent créer leur espace manière la mieux
adaptée à leurs besoins. Eh bien, au moins dans les limites des possibilités
disponibles. Pourquoi est-ce important pour
comprendre l' étiquette
du travail à distance ? En termes simples, il existe règles d'étiquette
différentes pour les personnes qui choisissent
de travailler à domicile ou dans un autre endroit
éloigné que pour celles qui
travaillent à domicile parce qu'elles n'ont pas le choix. . Les règles d'étiquette dont
nous parlerons dans les sections
suivantes
de ce cours. Supposons que la plupart des personnes qui travaillent à distance le font par choix. Les anciennes règles de l'
étiquette des affaires s'appliquent toujours, mais il y a un désir. Et de nouvelles règles sont nées de ces hypothèses concernant
l'avenir du travail à distance.
4. Temps de travail vs. espace personnel: importance croissante du télétravail a entraîné un chevauchement sans précédent entre notre vie personnelle et notre vie
professionnelle. Dans le monde sur site, vous passez votre temps
à travailler dans un espace de travail dédié. Ces deux dimensions de travail
étaient parfaitement alignées. général, la journée
commence lorsque vous quittez domicile ou votre espace personnel, vous vous engagez dans un trajet domicile-travail, puis que vous atteignez votre
lieu de travail, qui est généralement conçu
pour vous permettre de rester concentré sur votre travail tout en
évitant les distractions personnelles. Les anciennes règles de l'étiquette
professionnelle sont enracinées dans le paradigme
du monde sur site, sorte qu'elles n'établissent aucune
distinction claire entre temps de
travail et l'espace de travail. L'étiquette du travail à distance
doit tenir la complexité accrue du travail effectué compte de
la complexité accrue du travail effectué dans un espace
personnel. Cela entraîne un changement
dans la façon dont nous fixons nos limites physiques et
psychologiques. Certaines entreprises de télétravail encourageaient leurs
employés à
régler simplement toutes leurs questions
personnelles pendant qu'ils travaillaient sur le cadran. Cela peut sembler une demande
raisonnable, étant donné que vous êtes
payé pour le temps que vous passez à travailler, quel que soit votre lieu
de résidence. Mais l'esprit humain
ne fonctionne tout simplement pas comme ça. Nous sommes apparemment
prêts à nous comporter certaines manières, dans
des environnements spécifiques. En d'autres termes, nos habitudes
de travail seront toujours différentes de celles
que nous adoptons à la maison. Deux études publiées
dans le Journal of Experimental Psychology
en 2012 révèlent que les habitudes sont beaucoup plus
influencées par le
lieu que par les objectifs actuels. Donc, même si vous devez respecter un délai serré
pour préparer un reportage complexe, vous pouvez toujours allumer le téléviseur pour regarder un épisode de
votre émission préférée, tant qu'il est juste
devant vous. Certes, il s'agit d'un exemple
extrême et la plupart des personnes travaillant
à domicile sont généralement plus
disciplinées que cela. Mais éviter de telles distractions encore des efforts
considérables. De nombreuses recherches
appuient la théorie selon laquelle nous
attribuons des habitudes à un endroit
particulier. Si vous travaillez principalement à distance
depuis votre cuisine, vous gagnerez probablement
quelques kilos en ayant le réfrigérateur
à bout de bras. Il s'agissait probablement de la mauvaise habitude la plus
courante que les gens ont remarquée lorsqu'ils travaillaient à
domicile pendant la pandémie, beaucoup
ayant
besoin d'un nouveau mot, corde. Si vous avez l'habitude de
garder votre maison bien rangée, vous pouvez être distrait
par ces vêtements qui ont été négligemment jetés sur l'une
des chaises du salon. Et arrêtez de travailler quelques
minutes pour arranger les choses. n'a pas pour but de Ce cours n'a pas pour but de discuter des principes
qui sous-tendent
la conception de votre environnement
afin de changer les mauvaises habitudes ou d'en imposer de bonnes. Je n'entrerai pas non plus dans le débat sur productivité que nous pouvons être
lorsque nous travaillons à domicile. Compte tenu de ces considérations, il existe de nombreuses
ressources. Si vous voulez
approfondir ce sujet, il suffit d'une recherche
Google. La raison pour laquelle j'aborde
cette question dans le contexte de étiquette du travail à
distance est de mettre
en évidence un fait important. Lorsque vous interagissez avec
une personne qui travaille à domicile, vous
entrez dans une certaine mesure dans son espace personnel. Cela est vrai même si l'interaction a lieu
pendant les heures de travail. Nous ne sommes jamais totalement détachés
de notre environnement. Et tout comme les gens ont des habitudes
différentes lorsqu'ils travaillent à domicile par rapport à lorsqu'ils travaillent
depuis un bureau. Ils ont également des
attentes différentes à l'égard des personnes qui entrent dans
leur espace personnel, quoique virtuellement et
pendant les heures de travail.
5. 5. Méthodes de communication: L'étiquette concerne en fin la communication et l'étiquette du
travail à distance se résume à quatre
méthodes de communication principales qui se produisent avec le soutien de multiples outils de
communication basés sur la technologie. abord, nous avons la téléconférence, un terme générique
utilisé pour décrire toute connexion audio
ou audiovisuelle
médiatisée électroniquement . Il est généralement utilisé entre plus de deux participants géographiquement
dispersés. L'autre conférence
peut être divisée en conférences téléphoniques, qui sont des
interactions vocales uniquement via systèmes
téléphoniques ou un logiciel de
téléconférence. Ensuite, nous organisons
des visioconférences où les participants
partagent également leurs webcams. Enfin, il existe
des conférences en ligne qui sont principalement axées sur la transmission d'
informations par le biais du
partage d'écran. E-mail dans son intégralité, le courrier
électronique fait référence aux messages envoyés via un réseau entre différents appareils
numériques, tels que des ordinateurs
ou des smartphones. C'est actuellement et c'est
depuis longtemps l'une des méthodes de
communication les plus utilisées. C'est une forme de communication
écrite, bien qu'elle puisse
intégrer des graphiques, sons et même des vidéos, sous forme de messages
ou de pièces jointes. Ensuite, nous avons la messagerie instantanée, qui fait référence à tout
type de communication sur Internet qui
se produit en temps réel. Nous allons étendre la définition
classique de la messagerie
instantanée pour
inclure le chat en ligne, y compris les salons de discussion avec plusieurs participants
et la messagerie texte. Étant donné que les options actuelles de prise en charge de
plusieurs appareils pour
les SMS rendent l'expérience globale
très similaire
à celle d'un client de messagerie
instantanée. Et bien entendu, nous ne
pouvons pas ignorer les appels
vocaux ou
le fait de parler à une autre personne
par le biais
d'un téléphone ou d'un appareil connecté
à Internet. Il existe techniquement
deux
catégories différentes d'appels vocaux. Nous avons des appels téléphoniques
qui ont eu lieu sur des lignes
fixes ou sur des réseaux mobiles, et des appels voix sur IP qui utilisent Internet pour
envoyer et recevoir des données vocales. En ce qui concerne l'étiquette, il y a très peu de
différence entre les deux. Avant d'aller plus loin, nous devons faire la
distinction entre les méthodes de
communication
et les outils de communication. Comme nous venons de le voir, les méthodes de
communication
ont évolué avec l'essor et la vulgarisation
d'Internet. Au point où vous pouvez désormais mettre en ligne l'intégralité
de votre communication. Il existe de nombreux
outils logiciels qui facilitent la communication par chacune de ces méthodes de communication. Par exemple, des logiciels
tels que Zoom, Webex ou GoToMeeting sont spécialement conçus pour toutes les
formes de téléconférence, mais ils prennent également en charge la messagerie
instantanée. Et vous pouvez également les utiliser pour les appels
vocaux. D'autre part, vous pouvez organiser une conférence téléphonique sur
Slack ou Microsoft Teams, qui sont principalement utilisés
pour le chat ou les appels vocaux. Il existe même
des outils qui vous aident à agréger l'ensemble de vos communications
écrites. Ainsi, vos e-mails et messages
instantanés seront
tous affichés au même endroit. Donc, lorsque nous parlons d'étiquette, il ne s'agit pas des outils de
communication, mais plutôt de la
méthode de communication que vous choisissez. Comme vous allez le voir, différentes règles
s'appliquent lorsque vous souhaitez utiliser Slack
pour un appel vocal. Téléconférence ou envoi d'
un message instantané. Pour mieux comprendre quand
et comment nous pouvons utiliser chacune
des quatre principales méthodes de
communication les
classerons par axe. Le premier est leur objectif
principal, qui est soit de
résoudre les problèmes dès que
possible , soit d'établir
des relations. Le second est leur temps de réponse
attendu. En fin de compte, le but de consolidation des relations
est de résoudre des problèmes
plus complexes qui ne
peuvent être résolus grâce à la synergie de
plusieurs équipes ou individus. Pour les éléments qui abordent des problèmes, la principale considération est la
facilité avec laquelle ils peuvent être
référencés ultérieurement. Il faut cinq secondes pour trouver le mot clé dans un
fil de discussion ou dans votre boîte de réception. Mais personne ne va assister
à l' enregistrement d'
une conférence téléphonique de deux heures lorsqu'il a besoin d'agir rapidement. L'hypothèse sous-jacente à
cette classification est que dans un environnement distant, les personnes travaillent principalement sur leurs
tâches individuellement et utilisent les réunions pour valider leur travail et
définir les prochaines étapes. Il existe bien entendu de nombreuses
exceptions à cette règle. Et vous pouvez avoir une équipe
de développeurs qui doit
participer à une conférence téléphonique pour effectuer une tâche
collectivement. Mais même dans ces cas, l'aspect
consolidation des relations est toujours très présent. plus grand nombre de personnes travaillant
à distance signifie une plus grande
répartition géographique. fait d'avoir des
membres de votre équipe à l'autre bout du monde est maintenant un
effet d'occurrence courant qui a permis généraliser
le terme
travail asynchrone. travail asynchrone décrit un mode de travail
qui n'exige pas tous les membres d'une équipe
ou toutes les personnes travaillant sur un projet soient
disponibles en même temps. Il existe depuis un certain temps, principalement utilisé par les grandes entreprises. Mais ce n'était pas aussi courant qu'il est devenu pendant et après
la pandémie de COVID-19. travail asynchrone
repose largement sur les
méthodes de communication que nous avons répertoriées dans la catégorie des problèmes d'adresse. Lorsque vous êtes basé en Europe, vous pouvez travailler avec une personne
basée en Australie, bien qu'il soit moins probable que vous vous y
fassiez des amis de travail.
6. 6. Formulaire vs. contenu: Comment déterminez-vous quel est
le bon canal pour vos communications
professionnelles à distance ? C'est probablement la première
question que vous devriez vous
poser lorsque vous
pensez aux règles d'étiquette. Par exemple, ce n'est peut-être
pas une bonne idée d'
envoyer des
informations confidentielles par e-mail, ce qui est notoirement peu sûr, ou
d'envoyer de mauvaises nouvelles par message instantané. Nous devrions examiner l'
étiquette du travail à distance à travers le prisme de la distinction séculaire
entre la forme et le contenu. En termes simples, le contenu est ce qui est communiqué et la forme est la
façon dont les informations sont partagées. Le contenu de la communication détermine la méthode
de communication appropriée. Regardons quelques exemples
courants. Si vous devez partager de mauvaises nouvelles
ou des informations sensibles, devez le faire par le biais
d'un appel vocal ou vidéo. étiquette commerciale d'avant la pandémie
nous a conseillé de partager ces
informations en face à face. Mais en l'absence
de
cette option, c'est la meilleure
chose à faire pour avoir une interaction directe et privée
avec une autre personne. Quant aux informations confidentielles qu'il est préférable de transmettre
via un appel vocal, en particulier si
vous ne souhaitez pas avoir une trace écrite. L'absence d'un espace de travail
physique n'exclut pas la
possibilité d'avoir des conversations
personnelles, la
plupart du temps sans rapport avec le travail avec des collègues
pendant les pauses. Ils sont parfaits pour aider
les gens à mieux se
connaître et peuvent
être bons pour le moral. Le
discours sur le refroidisseur d'eau est passé à messagerie
instantanée, d'
autant ,
comme nous le verrons, cette
méthode se prête plus
facilement à la communication
informelle que toute autre. Si votre message ne
nécessite pas de réponse
ou d' action de la
part de ses destinataires. Par exemple, lorsque vous souhaitez partager une mise à jour de statut pour
une tâche ou un projet, courrier électronique est la solution idéale. Mais la communication au travail à distance ne consiste pas
uniquement à transmettre des informations. Parfois, vous devez prendre une décision qui
nécessite une collaboration. Vous devez donc participer à un appel vocal ou à une
vidéoconférence. D'autres fois, vous devez
travailler avec d'autres personnes
pour résoudre un problème. Si c'est le cas,
vous devez sélectionner votre canal de communication en
fonction de l'urgence et de la complexité. La messagerie instantanée et les appels
vocaux sont deux bonnes options pour résoudre des problèmes
rapides et urgents. Alors que les conférences téléphoniques sont
la solution idéale si vous devez aborder des questions complexes
impliquant plusieurs personnes. Enfin, si vous
cherchez simplement à établir ou à améliorer les relations
avec les autres membres de l'équipe, par
exemple par le biais d'activités de
consolidation d'équipe, qui n'ont pas complètement
disparu dans le monde lointain, ou en ayant les appels
d'enregistrement réguliers. C'est quelque chose que vous
ne pouvez réaliser que par la
téléconférence, ou plus précisément par la visioconférence ou la conférence
Web. Cela couvre les
bases du contenu. Le principal point à retenir
ici est que vous devez réfléchir à ce que
vous voulez communiquer, puis sélectionner le
canal approprié. autre côté, nous avons
une forme avec trois
niveaux de formalité différents, qui sont généralement
associés à la langue anglaise, mais qui peuvent également être étendus à la communication
non verbale. Le style
de communication formel se caractérise par des phrases
plus longues et plus complexes. L'utilisation de mots moins courants et l'absence totale d'expressions idiomatiques, de discours et de contractions. Il est utilisé pour les rapports officiels, les contrats ou les articles universitaires. La seule
méthode de communication qui se prête à une communication
formelle dans
le monde éloigné est le courrier électronique. Recevoir un message formel par messagerie
instantanée
semble carrément stupide. Vous pouvez penser que la
téléconférence peut également fournir un canal de communication
formelle dans certaines circonstances
exceptionnelles, mais le travail à distance a en quelque sorte
enlevé ce privilège à ce méthode
de communication particulière. Vous trouverez
plus d'informations à ce sujet dans notre section dédiée
aux téléconférences. Pour l'instant, passons à autre chose et discutons du prochain
niveau de formalité, savoir les idiomes semi-formels, verbes à
particule et les
contractions sont
acceptables , mais pas le
langage technique ou l'argot. C'est le type de
langage que vous utilisez vos
interactions quotidiennes avec vos collègues. Et il a été largement
adopté par les organisations bien avant que le travail à distance ne
devienne si important. Dans le monde du télétravail, la communication
semi-formelle
règne en maître. Il s'est même
étendu à des domaines qui étaient auparavant tenus par des communications
formelles comme les
demandes officielles au sein des organisations ou la communication
verticale entre les gestionnaires
et leurs équipes. Enfin, dans
la communication formelle, il n'est pas vraiment quelque chose dont il faut parler dans le contexte de l'étiquette
commerciale. La grammaire correcte n'est pas
très préoccupante. Les verbes d'argot et de phrase sont
fréquemment utilisés comme
réductions lorsque nous parlons. Il est utilisé exclusivement pour
interagir avec des amis. Ces niveaux de formalité
vont du langage écrit et parlé à l'apparence
physique. appels vidéo et les
vidéoconférences sont les seuls moyens d'
interagir visuellement avec
d'autres personnes dans le monde éloigné, bien que vous ne puissiez
les voir que de la taille vers le haut. Cela a donné lieu à
un robinet formel unique dans le code vestimentaire formel du bas. Si vous êtes absolument
sûr de ne pas avoir
à vous lever
pendant un appel vidéo, vous pouvez tenter votre chance
et
vous rendre avoir
à vous lever
pendant un appel vidéo, à cette réunion
mensuelle de gestion avec votre short et vos pantoufles
moelleuses. Mais je ne le recommanderais pas
vraiment.
7. 7. Règles pour les téléconférences: Vous vous souvenez peut-être de la BBC
qui, c'est ainsi que le professeur Robert
Kelly s'est fait connaître après son interview en direct a été brutalement interrompue
par ses deux enfants. Dans le cadre d'une exposition
publique sans précédent les dangers
du travail à domicile, une interview a eu lieu en 2017
alors que le travail à domicile n'était pas
aussi courant qu'il l'est devenu quelques années plus tard. La vidéo est devenue virale et une chose
intéressante s'est produite. Des millions de personnes l'ont trouvé
amusant, pas embarrassant. L'image est de parcourir
le monde et le professeur et sa famille
sont devenus célèbres du jour au lendemain. De plus, ils ont
fait prendre conscience la distinction entre
espace personnel et espace de bureau. À mon avis, cet événement
a marqué un tournant dans l'étiquette
du travail à domicile. Les perturbations internes, même si elles ne sont pas souhaitables,
sont devenues acceptables. Ils peuvent même être utilisés pour ajouter l'humour et détendre les réunions. Aujourd'hui, certaines personnes
amènent leurs enfants à des
visioconférences exprès. La clé pour comprendre l'étiquette de la
téléconférence dans le contexte du travail à
distance
est de reconnaître qu'elle vise à remplacer la communication
en face à face. Zoom, l'une des principales plateformes de
téléconférence. Soit une augmentation de 500 % trafic des
utilisateurs lorsque la
pandémie de COVID-19 arrivera en 2020. Même dans un environnement hybride, la plupart des réunions se
déroulent via un
logiciel de téléconférence. La plupart des calendriers vous permettent désormais de
vérifier la disponibilité des collègues afin de
pouvoir envoyer
des invitations à des réunions lorsque vous savez que
des personnes seront disponibles. Lorsque vous êtes invité à
une réunion, confirmez toujours votre présence, afin que les autres
participants puissent planifier les sujets en fonction
de votre disponibilité. Pour les conférences téléphoniques, qui sont interactions
vocales uniquement via un téléphone ou un système
de conférence. Les règles sont assez
simples et s'
appliquent également aux deux autres
formes de téléconférence,
à savoir la vidéoconférence
et la conférence sur le Web. Une conférence téléphonique nécessite une attention particulière dans
un environnement distant. Cela signifie que cela doit toujours
être planifié à l'avance. Invitez les participants à gérer
leur environnement de travail et à éviter tout
bruit ou interruption potentiels. Dire aux gens qu'ils doivent répondre
à un appel en cinq minutes, c'est juste
leur demander des ennuis. Les distractions
associées au fait
de travailler dans un espace personnel
sont bien réelles et doivent être prises en compte lorsque de
petits ou de grands groupes de personnes se réunissent pour discuter de questions
liées aux affaires. D'un autre côté, si vous avez suffisamment de temps pour vous préparer, vous devriez l'utiliser pour minimiser les distractions et les
risques d'interruptions. Vous aimeriez peut-être travailler sur vos tâches depuis la
cour ou le balcon. Ce n'est pas un
environnement approprié pour participer une conférence téléphonique étant donné que vous n'avez aucun contrôle sur le bruit. Ou peut-être avez-vous vos enfants avec vous dans votre
salon pendant que vous travaillez, auquel cas vous devriez
envisager de déménager
dans une autre pièce, à condition, bien sûr, que vos enfants aient
toujours supervision. Tout comme pour les réunions
en personne, conférences téléphoniques doivent
toujours avoir un ordre du jour clair. Cela permettra à toutes les personnes invitées à participer à l'appel de déterminer
quels sujets les intéressent et si elles
doivent y participer ou non. Le temps est également une considération
importante. Par opposition à une réunion
en personne. Il n'y a aucun
lieu physique où vous devez vous rendre. Donc, être en retard à
une conférence téléphonique n'est pas acceptable du point de vue de l'
étiquette, la même logique dicte
que vous devez vous en tenir à l'heure initialement
prévue et ne pas provoquer l'exécution d'une conférence
téléphonique terminé. Cela ne peut être fait qu'à titre exceptionnel lorsque
vous devez une décision critique ou
résoudre un problème important. Et vous devez toujours obtenir la confirmation de
tous les participants qu'ils peuvent
prolonger votre séjour sur l'appel pour une période clairement
définie. S'il y a des personnes sur le charbon que vous
n'avez pas officiellement rencontrées, vous devriez vous présenter
au tout début. Qu'y a-t-il de plus ? Vous devriez toujours dire
son nom avant de parler car les autres participants peuvent
ne pas reconnaître votre voix. En fait, j'ai assisté à plusieurs
conférences téléphoniques où la mauvaise personne était gérée pour quelque chose.
Ils ne l'ont jamais dit. Vous ne pouvez jamais contrôler complètement votre
environnement. Le bruit peut donc devenir une source de distraction pendant
une conférence téléphonique. Qu'il s'agisse de vos enfants qui
testent leur nouvelle batterie, votre chat, de renverser un vase ou d'une initiative de
rénovation de vos voisins. La seule chose que vous pouvez
faire pour les
empêcher d'interrompre votre appel est de
vous mettre en sourdine lorsque
vous ne parlez pas. Cela vous
amènera sans aucun doute
à oublier de vous réactiver à un
moment donné pendant l'appel. Mais c'est un
problème beaucoup plus facile à gérer que toutes les perturbations
que nous venons de mentionner. Bien, nous allons maintenant
développer cet ensemble de règles pour les conférences téléphoniques en incluant l'élément visuel. visioconférences sont ce qui se rapproche
le plus d'une interaction en face à face
entre travailleurs distants. Et ils ajoutent la composante
non verbale très importante à la communication. Cependant, de nombreuses études
ont montré que cela
s'accompagne stress et d'une fatigue supplémentaires. Une
étude de l'Université Stanford a identifié quatre raisons principales pour lesquelles les appels
vidéo causent de la fatigue. Tout d'abord, il y a un contact visuel indirect prolongé
et non naturel . Lorsque vous parlez aux participants
lors d'une vidéoconférence, votre conseil est de
regarder la caméra, ce qui crée une
sensation de contact visuel. Mais dans un contexte de face-à-face, les personnes
dirigent leur attention vers la personne qui parle. Lors d'une visioconférence. Tout le monde
regarde les autres. Même si vous n'êtes pas un orateur, vous recevez
la même attention et implicitement le même
niveau de stress. De plus, la plupart des participants à
la vidéoconférence partagent gros plans de leur visage qui ne
sont pas naturels et envahissants. Créer le type d'
inconfort
associé à l' entrée d'une personne dans
votre espace personnel. Deuxièmement,
se voir constamment en temps
réel consomme de l'énergie ? Lorsque nous voyons notre
reflet dans le miroir, nous avons tendance à être plus
critiques envers nous-mêmes. Si vous êtes un
système de visioconférence est livré avec une option pour désactiver votre propre
vue de caméra. Tu devrais l'utiliser. Ensuite, les visioconférences
réduisent notre capacité à nous déplacer. Nous sommes limités par les
limites de l'image vidéo, ce qui nous permet de nous lever et de contourner des
choses tout à fait normales lors d'une réunion en face à face. Enfin, l'
aspect non verbal entraîne charge cognitive
plus élevée lorsque
nous passons un appel vidéo. Le traitement de
la communication non verbale se fait inconsciemment dans un contexte de
face-à-face, mais il nécessite un effort
cognitif intentionnel si vous êtes en appel vidéo. Maintenant, compte tenu de tout cela, il est clair que toutes les interactions
ne doivent pas
nécessairement être une vidéoconférence. Étant donné que les
vidéoconférences sont accablantes et même un peu envahissantes, la chose la plus polie à
faire est d'utiliser
cette méthode de communication uniquement lorsqu' il y a un réel avantage supplémentaire. Par exemple, lorsque vous
devez tirer parti du pouvoir d'une équipe ou d'un
groupe pour résoudre un problème. Ou lorsque vous avez besoin de
discuter d'un sujet sensible. Certaines entreprises et certains dirigeants, principalement ceux qui découvrent le télétravail, auront le sentiment qu'ils
doivent vérifier si leurs équipes
travaillent réellement à leur bureau. Ils utilisent donc les vidéoconférences pour
s'informer sur les membres de
leur équipe. Sur la base de tout ce que
nous savons sur la visioconférence et
ses causes de fatigue. On peut dire qu'une telle
pratique est contre-productive. Il existe
un logiciel dédié pour surveiller activité de
votre équipe
si vous en avez besoin. À l'autre bout
du spectre, nous avons des réunions
qui sont détournées par besoin des
gens d'une interaction
humaine en direct, où le temps est perdu avec de petits ragots
sombres et inutiles sans aucun examen de l'ordre
du jour de la réunion. Ce type d'interaction
est important dans un environnement éloigné
car il remplace la renommée que beaucoup de brume, de refroidisseur
d'eau parlent. Cependant, cela ne devrait pas
ronger votre temps productif. Il est préférable de réserver du temps spécifiquement pour des objectifs de
socialisation. Si l'on peut
retenir de tout cela, c' est que lorsqu'il s'agit de
vidéoconférences, moins c'est mieux. Lorsque vous devez participer
à une vidéoconférence, voici les éléments
à surveiller. abord, votre
apparence générale envoie un message non verbal important lorsque vous parlez à
quelqu'un pour la première fois. Cela prépare également le terrain
pour la première impression, qui est
plus importante que vous ne le pensez car elle influence l'
attitude des gens à votre égard. Assurez-vous que vous êtes soigné
et que votre visage ressemble ce
qu'il serait lors
d'une réunion en personne. En d'autres termes, affichez votre
meilleur visage. Habillez-vous comme vous le
feriez pour le bureau. C'est à vous de décider si vous
voulez saisir votre chance et où votre short de sport avec
votre chemise ou votre blazer. Mais c'est risqué. Vous devrez
peut-être vous lever de votre bureau
, puis prendre votre photo. Cela pourrait devenir un autre moyen
de télétravail. Mais à quoi bon porter son meilleur
visage et s'
habiller pour le bureau ? Si personne ne peut le voir,
assurez-vous que votre visage
est correctement éclairé, soit en vous asseyant en face de la fenêtre soit en utilisant un éclairage artificiel. Je devrais le faire. Faites de votre mieux pour élever
votre webcam au niveau des yeux afin de regarder directement vers l'intérieur de la
caméra et non vers le bas. Prendre une
visioconférence depuis votre téléphone portable est
presque toujours une mauvaise idée. Une autre bonne façon d'aider les
gens à se concentrer sur votre visage est de ne pas leur donner quoi que ce soit sur quoi
se concentrer en arrière-plan. La meilleure façon de le
faire est de
s'assurer qu' il n'y a aucun
mouvement à l'arrière. Donc, votre aquarium,
votre cage à hamster ou une cuisine où d'autres membres de votre famille se rendent toutes les cinq minutes
ne sont pas les meilleures options. Même les éléments statiques
tels qu'une porte de chambre ouverte et un lit défait ou la pile de
peluches de
votre enfant peuvent être gênants. Gardez-le aussi simple et
propre que possible. N'oubliez pas que vous souhaitez que les autres disciplines de l'
entreprise se concentrent sur vous. Certaines personnes vont
au-delà pour
rendre leur parcours intéressant. Présentant des décisions de design d'
intérieur élaborées ou une bibliothèque peu impressionnante. En fait, je me souviens avoir lu que les ventes de
livres avaient atteint de nouveaux sommets pendant la pandémie de COVID-19. Et ce qui est le plus intéressant, c'est que les gens
choisissaient des livres en
fonction de la couleur de leurs couvertures ou vestes plutôt que
de leur contenu. Le fait est que vos antécédents
ne vous font pas paraître plus intelligent ou plus intéressant
lors d'une conférence téléphonique. C'est ce que vous dites et la façon dont
vous le dites qui comptent. Si vous ne pouvez accepter
aucune de ces suggestions, alors et seulement alors vous pouvez utiliser l'option de flou d'
arrière-plan intégré ou de remplacement. De nombreux
systèmes de conférence sont maintenant livrés avec un
arrière-plan non naturel qui peut être source de distraction, car une phase plus heureuse peut disparaître pendant que vous parlez. Parce que cette technologie n'est pas tout à fait au point où vous
pouvez vous contenter de remplacer votre arrière-plan et de
faire semblant d'être ailleurs. Enfin et surtout, assurez-vous de bien paraître afin que les
autres puissent comprendre ce que vous dites
sans aucun effort. De nombreuses études indiquent que la qualité
audio
est plus importante que l'
image de la vidéo. La durée moyenne d' un appel vidéo est d'
environ 45 minutes. Si vous savez que vous allez
passer une grande partie de
votre temps à parler, pensez à utiliser un casque
spécialement conçu pour les
conférences téléphoniques. microphone
intégré de votre ordinateur portable sera presque jamais
à la hauteur de la tâche car il
captera l'écho et le bruit de fond, qui interfèrent
tous deux avec
la transmission de votre message. De plus, les écouteurs et les écouteurs fournis avec un microphone ne sont
généralement pas une bonne option. Beaucoup de gens se tournent vers
eux pour plus de commodité. Mais le micro de ces
appareils a
été conçu pour les appels téléphoniques
rapides, pas pour les présentations de 30 minutes. Le principal problème est
qu'ils
captent également beaucoup de
bruit de fond et que votre voix n'est pas
aussi claire que si vous utilisiez
un casque dédié. N'oubliez pas que l'étiquette
consiste à être poli et vous pouvez
supposer qu'il est impoli de rejouer la
capacité d'attention des
nuages en
les empêchant de vous entendre. Après avoir abordé les règles de
base pour les conférences téléphoniques et les
visioconférences, nous devrions aborder les conférences
Web ou celles qui tournent
autour du partage d'écran. Idéalement, vous utiliserez
une configuration à deux écrans lorsque vous savez que vous devez souvent
partager votre écran. De cette façon, vous pouvez garder l'un
de vos écrans propre et exempt
de tout encombrement numérique. Le choix du papier peint
est également important. Un gros quelque chose de neutre
et non distrayant. Une photo de votre
famille est belle, mais il n'est pas approprié de la partager dans un environnement professionnel. va de même pour les références
à vos films préférés, équipe
sportive ou à tout ce que vous avez. Aucun de ces éléments n'apparaît sur
un écran qui sera partagé avec des collègues
ou des clients. Si vous avez l'
habitude de conserver des informations
confidentielles
sur votre bureau, comme les mots de passe sur un post-it
numérique. Vous devriez reconsidérer
ce choix pour de nombreuses raisons. Mais surtout si
vous risquez de divulguer
des informations confidentielles lors d'une conférence Web. également désactivé toutes les notifications
contextuelles pour les e-mails ou les messages instantanés lorsque vous partagez votre écran. Vous ne savez jamais qui peut vous
envoyer un message et à quel sujet. Enfin, assurez-vous que
votre niveau de zoom permet aux
autres participants de
la conférence Web voir correctement le
contenu que vous partagez. Ne présumez pas que
tout
le monde regarde l'appel sur un moniteur 32
pouces pour K. Cela couvre tout ce
que vous devez savoir sur l'
étiquette des téléconférences. En guise de pensée d'
adieu, je souhaite ajouter un élément petit mais significatif
à prendre en compte. Ne mentionnez pas d'où
vous travaillez sauf si on vous le
demande, bien sûr, alors que certaines personnes travaillant
à distance sont libres de toute responsabilité
et peuvent se connecter à conférences téléphoniques
depuis exotic plages. D'autres doivent travailler
à travers le bruit de leurs meubles détruits
par des enfants hyperactifs, tandis que le linge et la
vaisselle s'entassent jusqu'
au ciel, ce n'est pas poli de se
vanter des avantages que l'
on retire de à distance parce qu'ils
ne sont pas les mêmes pour tout le monde. Juste quelque chose à garder à l'esprit.
8. 8. Règles pour le courriel: Bien qu'il ait plus de 50 ans, courrier électronique reste la forme la plus
importante de communication d'entreprise. Beaucoup de personnes ont prédit disparition
des e-mails causée par
l'essor des médias sociaux. Mais tous les faits suggèrent
que le courrier électronique est là pour rester. Voici quelques chiffres récents. Il existe 7,9 milliards de
comptes de messagerie et plus de
4,2 milliards d'utilisateurs, et presque tous
consultent leurs e-mails quotidiennement. Plus de 3 millions d'
e-mails sont envoyés chaque seconde et ce nombre devrait augmenter
dans un proche avenir. courrier électronique a probablement
survécu à la Tamise par les réseaux sociaux pour le
renverser comme la forme de communication
écrite la plus utilisée en devenant compatible avec les mobiles. Les dernières statistiques disponibles
au moment de la
publication de ce cours placent le taux d'ouverture des
appareils mobiles à 42 % de tous les e-mails. En d'autres termes, près de la
moitié des e-mails sont désormais lus sur un appareil mobile
tel qu'un smartphone ou une tablette. Ces chiffres incluent les messages
privés, mais le courrier électronique a toujours été
l'une des méthodes de
communication les plus importantes dans l'environnement professionnel. L'évolution vers le travail
à distance a permis aux hommes de gagner
encore plus de terrain. Vous connaissez
peut-être le dicton, cette réunion
aurait dû être un e-mail. Comme nous venons de
le voir dans la section précédente
du cours, les réunions
à distance se tiennent exclusivement par
téléconférence. Et lorsqu'il s'agit de
téléconférence, moins c'est mieux. Envoyez donc un e-mail pour couvrir
des sujets tels que la transmission d'informations complexes
à un groupe de personnes si aucune action n'est requise. Les télétravailleurs préfèrent le courrier électronique
parce qu'il favorise la collaboration entre le travail et la
maison en facilitant la communication avec les
collègues et les clients. Certains sont introvertis, timides ou n'ont tout simplement pas l'habitude
de parler aux gens au téléphone. On sait que les
milléniaux préfèrent la communication
écrite
et que la génération Z entre et maintenant, sur le
marché du travail bat son plein. Vous avez une très
grande catégorie de personnes qui
ne sont tout simplement pas habituées à
parler aux autres. Je ne considère pas cela comme
une bonne ou une mauvaise chose, mais c'est un fait que nous devons
tous prendre
en considération. David Shipley et nous
montrerons aux auteurs de sable, aux
Blancs le courrier électronique si
mal et comment le faire mieux identifié six utilisations
principales du courrier électronique. L'utilisation
la plus fréquente du courrier électronique est celle des
demandes qui apparaissent à la
suite de besoins ou de souhaits. Le courrier électronique a rendu beaucoup plus facile demander des choses car il aime la tension désagréable qu'implique
le faire des demandes,
en face à face. demandes faites par e-mail reçoivent
généralement une réponse
par le même canal. Les réponses ont
confirmé la
réception du message et la
résolution latérale de la demande. Il est également utilisé pour fournir des
informations susceptibles d'
intéresser le destinataire. Ces messages
ne nécessitent généralement pas de réponse et sont parfois marqués
par l'acronyme FYI, soit dans la ligne d'objet soit au début
du message. Le fait que les informations
soient écrites peut
transformer les e-mails en sources précieuses
pouvant être conservées pour référence
ultérieure. Lorsque vous travaillez à distance. Le courrier électronique est également une bonne méthode de
communication pour remercier les gens
et pour s'excuser. Il peut également être utilisé pour socialiser à travers
des messages qui, en tant que personnes, comment elles se sentent, envoyer des blagues, des images drôles ou d'autres choses de ce genre. Une très faible valeur
informationnelle, mais qui permet de consolider
les relations. Maintenant que nous comprenons
mieux
pourquoi les télétravailleurs
utilisent le courrier électronique, parlons des
règles actuelles d'utilisation du courrier électronique. L'objet est le
premier contact, et cela fait la
différence entre le destinataire qui lit
ou rejette votre e-mail. Il doit être bref et clair ne pas dépasser 40 caractères afin qu'il ne soit
pas tronqué. Un sujet tel
que, nous avons le plaisir de vous inviter
à la quatrième édition annuelle de la
conférence sur l'étiquette du courrier électronique, ne sera abordé que parce que nous avons le
plaisir de vous inviter au Celui qui a reçu cet e-mail n'
aura aucune idée de quoi il s'agit et je le
rejette comme étant sans importance. Certaines personnes ont l'habitude d'écrire le message
en entier dans le champ sujet lorsqu'
elles sont pressées. Ironiquement, au lieu de
diviser les choses, cette
pratique ne fait que les
ralentir car elle rend la lecture
très difficile. À l'autre bout
du spectre, nous avons des messages
sans aucun sujet. C'est toujours une surprise. Le seul indice
du contenu possible est le nom de l'expéditeur. Un grand nombre de ces messages
ne sont pas lus. Un sujet doit également être aussi clair
et précis que possible. Les sujets vagues tels que les questions ou les annonces peuvent être brefs. Ce qu'ils sont maintenant
suffisamment clairs pour que le destinataire comprenne si
, par exemple, au lieu d'utiliser une
simple question, vous pouvez écrire une question
concernant le dernier paiement. C'est encore bref, mais c'est aussi précis. lignes d'objet spécifiques
facilitent également
la consultation ultérieure des informations,
car elles apparaissent
plus haut dans la liste
des résultats de recherche. Bien qu'il soit
parfaitement aligné sur le style de
communication semi-formel, courrier électronique a conservé certains éléments de la structure des lettres, y compris les salutations
et les clôtures. Les salutations sont écrites
sur une ligne séparée
au début du message
et sont suivies d'une virgule. Les salutations les plus utilisées de la communication
semi-formelle, ou bonjour ou bonjour, qui sont plus courantes en face à
face qu' à
la communication écrite. Cela met l'accent sur les e-mails, à droite, pendant
que vous parlez. Il est également courant d'utiliser
simplement le prénom du destinataire pour
aller droit au but. clôture la plus courante d' un e-mail est « merci » ou « merci ». Des fermetures plus formelles telles que
Cordialement ou sincèrement, sont récemment tombées en disgrâce avec le coulis
commercial. En fait, certaines personnes
n'utilisent ce type de clôture que pour exprimer leur
mécontentement. En ce qui concerne la police, la plupart des clients de messagerie VOUS permettent
de faire preuve de beaucoup de créativité. Mais cela ne veut pas dire
que tu devrais le faire. C'est simple. Les polices noires sans empattement sont toujours une option sûre. Si vous avez besoin de mettre en surbrillance une
section de votre message, faites-le avec Bolt. Toutes les majuscules sont
associées aux cris tandis que texte souligné est généralement
associé à des hyperliens. Le texte en italique doit être utilisé pour mettre en évidence des mots
provenant d'autres langues, jargon ou lorsque vous citez du texte. Aujourd'hui, nous sommes tous
confrontés à une surcharge d'informations. Par conséquent, nous ne lisons pas vraiment attentivement
nos e-mails la
plupart du temps, nous les lisons simplement en diagonale. C'est pourquoi il est
déconseillé d'organiser votre e-mail en un
seul bloc de texte. L'espacement entre les paragraphes permet
aux lecteurs d'avoir une vue d'ensemble des principales idées contenues dans les textes principales idées contenues dans les textes
sans qu'ils aient
à tout lire. Il est également recommandé de faire en
sorte que les textes soient suffisamment courts pour que les destinataires puissent tous les
voir sans les faire défiler. Dans le cas contraire, ils risquent de manquer les informations que vous avez placées à
la fin de votre message. Enfin, il y a la signature. Dans le monde du travail à distance, le bloc de signature d'e-mail est se rapproche
le plus d'une carte de visite. Sa fonction est de fournir des informations
utiles sur l'expéditeur et sa
position au sein de l'entreprise, ainsi que ses
coordonnées. Les signatures font généralement six
lignes et contiennent les informations
suivantes. Le prénom et le nom, fonction ou le poste au sein de
l'entreprise, le numéro de téléphone, adresse
e-mail, l'adresse de l'entreprise et les liens vers les réseaux sociaux s'ils sont pertinents
pour votre entreprise. En termes de forme, les e-mails de
télétravail sont
presque toujours semi-formels. C'est aussi simple qu'ABC. Le message doit être précis pour fournir
suffisamment de détails. Il doit également être bref. Et au point écrit en phrases
courtes qui laissent
de côté et des informations inutiles. Et il faut que ce soit clair. Les messages qui ne nécessitent aucune précision supplémentaire
sont les plus efficaces. Donc, si vous avez un message précis,
bref et clair, vous pouvez être assuré que
le style de rédaction
convient à la communication
par e-mail. , la consignation d'un e-mail ne Toutefois, la consignation d'un e-mail ne s'applique pas aux pièces jointes. Le message dans le corps de
votre e-mail doit être bref. Mais le seul critère et le fichier
joint doivent répondre est celui d'être pertinent et
accessible au destinataire. En d'autres termes,
assurez-vous qu'ils peuvent ouvrir le format de fichier que
vous joignez. Essayez d'éviter le jargon, les
émoticônes ou les émoticônes. Ils peuvent interférer
avec le C de votre alphabet. Tout le monde ne connaît tous les termes et
acronymes. Tu le sais peut-être. Cela couvre presque tout ce dont
vous devez tenir
compte lorsque vous envoyez des e-mails
lorsque vous travaillez à distance. Mais nous pouvons compléter cette section du cours
sur l'étiquette du travail à distance sans parler de la façon et du moment où vous devez
répondre aux e-mails. Il existe trois façons d'interagir
avec l'e-mail reçu :
répondre, répondre à tous et transférer. La fonction de réponse est utilisée pour fournir une réponse
pour recevoir un message. Si vous n'êtes pas le seul
destinataire de l'e-mail, vous devez utiliser la fonction
Répondre à tous car d'autres personnes peuvent également être
intéressées par votre réponse. L'
erreur la plus courante que font les gens est d'utiliser la
fonction de réponse alors qu'ils devraient utiliser Répondre à tous, laissant
certaines personnes en dehors de la boucle. Vous pouvez transférer un
e-mail lorsque vous devez
informer un
tiers qui ne faisait pas partie de la conversation
initiale ce qui est discuté, vous devez définir un délai de
réponse de deux heures pour tous les e-mails
nécessitant une réponse. Même si vous ne pouvez pas répondre à la
demande dans ce délai, vous devez au moins
répondre en indiquant la
durée estimée de traitement la demande afin de conclure même les personnes travaillant à distance
partent en vacances , à droite. Quand vous avez dit que vous n'étiez pas
au bureau, répondez automatiquement. Pensez à inclure trois éléments, l'intervalle d'absence, votre disponibilité
pendant cet intervalle et un autre contact. Vous pouvez vivre votre destination de
vacances ou à quel point
je suis heureux de partir.
9. 9. Règles pour la messagerie instantanée: La messagerie instantanée est un terme
utilisé pour décrire tout type de communication
en temps réel
par le biais de messages texte sur un réseau informatique. Il est généralement utilisé de
manière interchangeable avec le chat en ligne. Bien que le terme
date des années 1990, vous serez peut-être surpris d'
apprendre que la messagerie
instantanée est antérieure à Internet. Plus précisément, il a été
développé au milieu des années 1960. Au cours des deux dernières décennies, messagerie
instantanée est devenue plus en plus populaire
auprès des entreprises. fur et à mesure que les entreprises
réalisent les avantages de réduire les appels téléphoniques inutiles
et de proposer des
solutions claires à des problèmes qui, autrement, seraient restés
inaperçus dans les boîtes de réception des e-mails. Pour les personnes travaillant à distance, leur application de
messagerie instantanée est probablement la première chose à laquelle elles se connectent
lorsqu'elles commencent leur journée. La messagerie instantanée est
associée à des réponses rapides. étude récente de
Google montre qu' un temps de réponse de plus de
20 minutes par SMS est perçu comme impoli. Cette attente
vient du fait que 95 % des
SMS
seront lus dans les trois
minutes suivant leur envoi. Et le temps de
réponse moyen pour ces messages n'est que
d'une minute et demie. Bien que l'étude ait porté sur service de messages
courts ou SMS, la frontière entre cette méthode de
communication et la messagerie instantanée s'est estompée par l'importance croissante du
mobile d' abord
des applications de
messagerie instantanée, ainsi que par la possibilité de
recevoir des messages
texte et d'y répondre sur un ordinateur en le reliant à
votre smartphone, quel que soit le canal utilisé pour envoyer un message texte, l'expérience utilisateur
est maintenant très similaire, puisque vous pouvez recevoir des SMS et des messages
instantanés sur
un téléphone ou un ordinateur. Si vous savez que
vos collègues peuvent accéder à leurs
messages instantanés sur mobile, n'utilisez cette
méthode de communication que pendant les heures car ils peuvent être avertis et
se sentir obligés de répondre, même en dehors des heures d'ouverture. Dans le monde éloigné, la fin de la
journée de travail est généralement marquée par le déménagement
du salon, de votre
appartement ou de votre cuisine. Il est donc impoli d'ajouter
à cette confusion en
brouillant encore plus la frontière
entre le travail et le temps personnel. La plupart des messages peuvent
attendre le lendemain. Et s'ils sont vraiment
urgents et urgents, alors ça devrait
être un coup de fil. Si vous souhaitez communiquer
quelque chose qui n'est pas urgent après la fin
de la journée ouvrable, faites-le par e-mail. La règle pour déterminer
si un message instantané est la
méthode de communication appropriée est de
se demander si le
destinataire peut répondre instantanément ou s'il doit
prendre le temps de
réfléchir à la réponse. S'ils ont besoin d'y réfléchir, vous pouvez leur envoyer un
e-mail ou les appeler. La messagerie instantanée permet
de répondre rapidement. Comme nous
attendons des réponses rapides
aux messages instantanés, il est crucial pour nous d'utiliser et de
respecter les messages d'état. La plupart des systèmes proposent des options d'
intégration étendues au point où vous pouvez automatiquement mettre à jour votre statut fonction des entrées de votre calendrier. Il est préférable de ne pas envoyer de message à quelqu'un si son statut
apparaît pendant la réunion. Mais si vous
devez absolument le faire, vous ne devez évidemment pas vous
attendre à une réponse rapide. Cependant, veillez à
ne pas abuser de cette règle en limitant votre disponibilité
pendant les heures de bureau. Votre calendrier
n'est pas une liste de choses à faire. Mais si vous choisissez
de l'utiliser pour cela, ne marquez pas toute votre
journée de congé comme étant occupée. Assurez-vous d'être
disponible pour prendre des appels, recevoir des messages instantanés
et participer à des réunions. La messagerie instantanée est simple. En fait, c'est tellement facile qu'
il est naturellement associé au style de
communication informel par
la plupart des personnes qui l'utilisent pour la communication
d'entreprise. pont parle et argot soulève
souvent leurs vilaines têtes lorsque vous envoyez des
messages instantanés à vos collègues. Il peut également devenir un canal de
partage d' informations
personnelles inappropriées. Cependant,
les télétravailleurs doivent envoyer messages sur
des sujets non professionnels, car c'est le meilleur moyen de
nouer des liens et des amitiés
numériques. Selon Harvard
Business Review, les gens sont plus efficaces et moins susceptibles d'arrêter de fumer
lorsqu'ils travaillent avec personnes qu'ils aiment et qu'ils ont des
amis sur leur lieu de travail. messagerie instantanée est la
méthode de communication de choix pour aborder des
sujets non professionnels et créer ces liens, que vous
utilisiez la messagerie
instantanée pour des
communications professionnelles ou personnelles, l'ensemble de règles était
sur le point d'être décrit, qualifiant de comportement poli et
attentionné dans presque toutes les circonstances. En termes de style de communication, bien que l'option formelle soit
la plus facilement disponible, nous devrions viser le semi-formel. Par exemple, prenons
l'utilisation d'emojis. émojis sont des pictogrammes
de visages, de symboles et d'objets qui
sont souvent utilisés pour exprimer des émotions dans les communications
en ligne. Il ne faut pas les confondre avec les
émoticônes de leurs prédécesseurs, qui sont une combinaison
de signes de ponctuation , de
lettres et de chiffres utilisés
pour créer des icônes picturales, mais presque personne ne les
utilise jours. Le mot clé dans la définition
des emojis est émotion. Quelle émotion souhaitez-vous
afficher dans une
conversation professionnelle ? Tout comme vous ne voudriez pas
être vu train de faire une crise dans le couloir
d'un immeuble de bureaux. Vous ne voulez pas être cette personne qui remplit la fenêtre de discussion
avec des emojis de Matt. en va de même pour les câlins. Quand est-ce que je peux utiliser un emoji câlin dans une conversation
professionnelle ? Eh bien, vous pouvez l'utiliser dans les
mêmes contextes où vous auriez réellement trompé
quelqu'un si vous lui
parliez en face à face
dans une salle de réunion. Donc pas trop souvent. fournit quelques conseils
judicieux concernant les types d'images
pouvant être utilisés en toute sécurité dans
les communications
professionnelles Microsoft fournit quelques conseils
judicieux concernant les types d'images
pouvant être utilisés en toute sécurité dans
les communications
professionnelles. Le bouton « pouce levé » ou « J'aime » peut être utilisé pour transmettre des sentiments
compris, OK, ou nous utiliserons moins souvent des emojis
qui symbolisent l'amour, le
rire, le wow, les pleurs ou les
sentiments fous, selon les normes de votre équipe. En d'autres termes, n'utilisez pas émoticônes d'
émotions lorsque vous envoyez des
messages instantanés à distance, sauf si vous vous visualisez
en train de faire ce visage ou d'effectuer ce
geste en direct. En ce qui concerne le contenu, il existe quelques
directives simples qui
garderont vos messages
propres et efficaces. La messagerie instantanée se situe à la frontière de l'informel et du semi-formel. Ce n'est donc pas la meilleure
méthode pour rencontrer de nouvelles personnes. N'envoyez pas de message à une personne que
vous ne connaissez pas ou que vous
n'avez jamais connue
auparavant, sauf s'il n'y a pas
d'autre alternative. Une présentation est
préférable à un e-mail. Cette méthode de communication est censée être rapide
et efficace. Commencez par un message d'accueil, puis
allez droit au but, préférence dans la même
ligne que le message. Ne divisez pas votre message
en trop de lignes et n'abordez qu'un seul
sujet par échange. Rien ne déclenche
plus l'autofocus que d'attendre que quelqu'un tape son message
après le premier être. En termes de contenu réel, n'envoyez rien,
vous ne seriez pas aise de voir votre
manager. Cela vaut pour les messages
ainsi que pour le partage de fichiers.
10. 10. Règles pour les appels vocaux: Les téléphones mobiles ne sont plus principalement utilisés pour les appels
téléphoniques de nos jours, la plupart des gens préfèrent les textos et la messagerie instantanée
aux appels. études les plus récentes menées
dans les pays développés et les pays
en développement
ont montré que les gens passent plus de temps à envoyer des textos
qu'à parler au téléphone. milléniaux et la génération Z sont notoirement enclins
à envoyer des SMS au point qu'ils trouvent les appels téléphoniques ennuyeux avec toutes les
options alternatives pour parler via des solutions de voix sur IP. Ce terme « appel téléphonique » est
un peu inexact. Vous parlez probablement plus souvent à vos collègues via Slack, Skype ou Teams
que par téléphone. C'est pourquoi nous allons regrouper les
appels téléphoniques et les appels qui se produisent via des solutions VOIP dans
une catégorie plus large, que nous appellerons appels vocaux. Un appel vocal est une
interaction
vocale individuelle qui
se produit en temps réel. Vous avez vu les avantages
et les inconvénients
des trois autres méthodes de
communication dans un environnement de travail à distance. Vous pouvez donc probablement déduire
où se situent les appels vocaux. Les partisans des
appels vocaux affirment que la
conversation
orale est plus efficace
en moins de temps. Si nous examinons cette
affirmation de près, nous pouvons constater qu'elle
n'est que partiellement vraie. Les appels vocaux sont parfaits pour expliquer des
concepts complexes plus rapidement. Vous pouvez vérifier votre
compréhension lors d'un appel téléphonique et clarifier
les éléments immédiatement. D'un autre côté, un
appel vocal est contre-productif lorsqu'il répertorie plusieurs concepts qui doivent être
référencés ultérieurement. Par exemple, si
vous planifiez
les étapes d'un projet de
six mois, cela implique des dizaines de tâches
à effectuer par cinq personnes
différentes. C'est une conversation que vous
devriez avoir par e-mail. Mais si vous ne faites que clarifier
les attentes pour une tâche associée à
ce projet d'appel vocal, peut-être la meilleure solution. Dans le monde du télétravail, les appels
vocaux sont principalement
associés à l'urgence, peut-être plus que dans
un environnement de bureau. Un appel vocal imprévu équivaut
à marcher jusqu'au bureau
de quelqu'un à lui demander d'arrêter ce qu'il fait et à
écouter votre message. C'est parfaitement
bien si vous avez une urgence réelle dont
vous devez discuter. Mais si ce n'est pas le cas, vous devriez toujours planifier votre charbon ou au moins
demander à vos collègues leur disponibilité par message instantané
avant de les appeler. environnement de
travail de chaque individu est unique et comporte ses propres défis
spécifiques. Certaines personnes travaillent dans
des endroits qui ne permettent
pas les appels vocaux en raison du bruit. Même si les enfants sont avec
grand-mère dans le salon, ils peuvent toujours être assez bruyants
pour perturber l'appel téléphonique. S'ils ne font pas de bruit, ils dorment probablement et prendre un appel les
réveillerait. Ou peut-être que les voisins sont à nouveau
ajoutés avec le remodelage. Ou vous travaillez
dans un bon café ou restaurant aujourd'hui pour vous
éloigner du bruit de la maison, mais la musique est trop forte
pour recevoir un appel vocal. La popularité croissante des écouteurs
antibruit devrait nous renseigner sur
la nécessité de réduire le bruit de fond
dans notre vie quotidienne. Je pense que tu comprends ce que je veux dire. Dans un environnement éloigné, les personnes ont parfois besoin de
temps pour se préparer à à un appel vocal en
se déplaçant dans un endroit plus calme, et nous devons toujours
leur donner cette opportunité. Parlons un instant du
facteur humain. Les appels vocaux sont plus personnels
et montrent plus d'attention car ils
rendent plus difficile le multitâche. Si vous avez une mauvaise nouvelle
ou une bonne nouvelle à partager, un appel vocal est le
meilleur moyen de le faire. Un facteur important ici est la contribution
du ton de la voix. Des études ont montré
que le sens de tout message découle de trois aspects de la communication. Le langage corporel, ou ce que nous faisons. Les mots sont ce que nous disons
et le ton de la voix, ou la façon dont nous le disons. Dans
la communication en face à face,
le langage corporel également appelé communication
non verbale, représente 55
% de tous les sens. Des mots pour seulement 7 %
et une voix de donateur pour 38 %. Un appel vocal n'
implique aucun contact visuel. Et le langage corporel ne peut pas
être perçu directement. Mais le langage corporel est
absorbé par le ton de voix, car la plupart des gestes affectent la façon dont les sons
sortent de notre bouche. Par exemple, vous pouvez facilement
savoir quand quelqu'un court ou s'allonge, sourit
ou fronce les sourcils, car ces actions affectent
la posture de la personne, posture affecte
le ton de la voix. Par conséquent, en ce qui concerne la façon dont sens est dérivé
d'un appel vocal, le ton de la voix représente
environ 75 %. Les mots pour les 25
%
restants qui n'ont pas de voix
sont faits d'inflexion, hauteur, de basse et de volume. inflexion fait référence à la façon dont nous soulignons certains mots ou syllabes afin d'ajuster
le sens d'un message. La hauteur fait référence à la fréquence de notre voix
allant de la plus haute à la plus basse. D'une manière générale, les
sons deviennent irritants lorsque le pH est trop élevé et à peine perceptibles lorsque le pH est trop bas,
vous comprenez bien. Base est le nombre de mots
prononcés au cours d'une période donnée. intensité sonore est la qualité
du son qui est mesurée en corrélation avec le niveau de pression
acoustique et qui peut être mesurée en décibels. Plus le
nombre de décibels est élevé, plus
le volume est fort. En règle générale, évitez les extrêmes à chaque extrémité de l'échelle pour tous
ces éléments. Le fait que vous puissiez entendre le ton de
quelqu'un rend appels
vocaux
plus personnels que la communication écrite. cela à l'esprit
lorsque, par exemple, vous devez fournir des
commentaires négatifs à quelqu'un. S'ils se contentent de le lire,
cela peut sembler dur et ils
peuvent le prendre personnellement, même si vous ne faites que suggérer des améliorations. En fait, il en
va de même pour les bonnes nouvelles ou tout type d'information qui ne
manquera pas de générer une
sorte d'émotion. ton de votre voix peut aider
à maximiser l'impact des bonnes nouvelles et à minimiser
celui des mauvaises nouvelles.
11. 11. Réflexions finales: Nous avons atteint la
fin de notre cours sur l'étiquette du travail à distance. Merci d'avoir pris le
temps de le compléter. Nous avons commencé par
définir l'étiquette, qui est un
ensemble dynamique de règles et directives pour un comportement correct
et poli. Nous avons ensuite décrit
l'environnement de travail à distance et ses défis spécifiques par rapport au travail
depuis un bureau et la distinction entre
temps de travail et espace personnel. L'étiquette du travail à distance doit reconnaître et respecter la
composante de l'espace personnel lors la formulation
de règles de comportement appropriées. Ensuite, nous avons parlé quatre principales
méthodes de communication pour
le travail à distance, à savoir la messagerie instantanée, le courrier électronique, téléconférence
et les appels vocaux. Ensuite, nous avons abordé les règles
spécifiques à chaque méthode. Ceci met fin à la formation
ou à l'étiquette du travail à distance. J'espère que vous l'avez trouvé utile. N'oubliez pas que l'étiquette
n'est pas rigide mais qu'elle évolue
constamment pour
s'adapter à de nouvelles situations. Si vous avez des idées
ou des suggestions qui, selon vous, pourraient constituer un bon
ajout à ce cours. Et n'hésitez pas à
m'envoyer un message à ce sujet. Merci.