Améliorer la gestion de projet avec des revues et des leçons apprises après action

1. Introduction: Bonjour et bienvenue dans ce cours sur les leçons apprises, votre guide étape par étape sur la façon d'analyser votre travail et de l'améliorer continuellement. Dans ce cours, vous apprendrez un moyen simple d' effectuer des examens après action et de tirer le meilleur parti de ces efforts grâce leçons détaillées et efficaces. fait des années que je teste des moyens d'améliorer l' analyse des leçons apprises, la fois lorsque je dirigeais une petite entreprise de logiciels et maintenant dans le cadre de mon travail en tant que consultant en gestion auprès d'autres petites entreprises, J'ai découvert que le plus grand défi consiste analyser son propre travail avec une approche totalement neutre, sans parti pris préférentiel ou avec du recul pratique sur le moment. La méthode que j'ai développée et que vous allez apprendre dans ce cours oblige mes clients et mes étudiants à réfléchir à leur travail dans son véritable contexte. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, si vous êtes chef de service ou chef d' équipe ou si vous êtes responsable de quelque manière responsable de quelque manière performance de votre équipe et des résultats des projets. Alors ce cours est fait pour vous. Vous voulez obtenir les meilleurs résultats. Vous voulez prendre les meilleures décisions. Et vous souhaitez former les meilleurs employés aux grands leaders de demain. Et bien entendu, vous souhaitez améliorer les performances globales d' un projet à l'autre. Ce cours vous apprendra à faire tout cela. Et il le fera en vous fournissant un guide simple, étape par étape, que vous pourrez utiliser pour analyser les résultats d'un projet. Vous l'utiliserez pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Et bien sûr, comment apporter ces modifications spécifiques pour améliorer le prochain projet. En tant que projet final de votre classe, vous créerez un plan pour votre première série de leçons apprises. Vous utiliserez les étapes que vous apprendrez tout au long du cours et vous le ferez dans le cadre d'un projet professionnel réel. Tout ce que nous faisons, qu'il s'agisse d'un succès, d'un échec ou d'une situation intermédiaire, peut toujours être amélioré. Et un système de leçons apprises efficace signifie que vous trouvez constamment des domaines à améliorer. Par conséquent, votre entreprise sera plus efficace, plus innovante et globalement plus créative. Commencez dès maintenant. Passez directement aux premières leçons de ce cours. Et ces leçons expliqueront exactement quelles sont les leçons apprises et pourquoi vous souhaitez les utiliser dans votre entreprise. Bon apprentissage. 2. Pourquoi les leçons apprises ?: Une chose que je veux que vous retiriez de ce cours c'est une nouvelle façon d'envisager tous vos efforts commerciaux. Qui se souvient de l'idée que beaucoup d'entre vous en ont probablement entendu parler, même s' il s'agissait du premier appareil portable d'Apple. C'était le précurseur de l'iPhone. Maintenant, la direction a tout fait correctement. Et pourtant, ce produit a été un énorme échec, mais la marque n'a pas disparu. Et 13 ans plus tard, ils ont lancé l'iPhone, qui a depuis établi la norme en matière d'appareils portables. Il est normal que les choses tournent mal dans les affaires. Même lorsqu'une erreur ressemble à un coup de poing. Ne vous lancez pas dans vos efforts commerciaux en pensant à une bonne ou à une mauvaise réussite ou à un échec. Donnez plutôt les mêmes considérations à chaque résultat individuel . Demandez-vous pourquoi ? Demandez-vous comment ? Demandez-vous ce qui aurait pu être différent. Demandez-vous ce que cela pourrait apporter au client, et bien plus encore. Demandez-vous ce qui s'est réellement passé à la suite de ces actions individuelles. Ce que vous constaterez, c'est que vous apprenez toujours quelque chose de nouveau grâce à ce type d'analyse. Et vous trouverez également toujours quelque chose à fêter. Les leçons apprises ne concernent pas le succès ou l'échec. Il s'agit simplement de savoir pourquoi quelque chose s'est produit. manière générale, vous commencerez toujours par le début par un remue-méninges ce qui s'est passé, jusqu'à vos impressions ce que vous avez bien fait et sur ce que vous pouvez améliorer. Qu'avez-vous appris en cours de route sur le projet, sur votre entreprise, sur l'environnement dans lequel vous travaillez ? Ensuite, vous allez examiner ces résultats réels. Vous voulez comprendre comment ils se sont produits, pourquoi vos attentes étaient correctes ou incorrectes. Il s'agit des informations que vous pourrez utiliser pour déterminer ce que vous allez changer la prochaine fois que vous vous retrouverez dans cette situation. En fait, à la fin, vous aurez cette liste, non une liste de réussites et d'échecs. Une liste tournée vers le passé, vous aurez une liste de répétitions et d'améliorations, c' est-à-dire une liste tournée vers l'avenir. Dans la prochaine leçon, nous verrons comment cette pratique basée sur les leçons apprises inscrit dans la gestion de projet. 3. Terminologie: Vous avez peut-être déjà entendu parler des examens après action et des leçons apprises. Si vous vous demandez exactement quelle est la différence, vous n'êtes pas seul. C'est une question courante, et j'ai entendu ces deux termes utilisés de manière interchangeable, mais ils ne sont pas exactement la même chose. Permettez-moi d'expliquer la différence entre les deux. Dans le contexte. Vous avez une série d' événements qui mènent à des leçons apprises. Ces événements constituent tout d'abord le projet. C'est ce qui se passe en premier. Il est ensuite suivi d'un examen après action. Et l'examen après action donne lieu à des leçons apprises. C'est dans cet ordre que vous devez entrer. Permettez-moi d'expliquer brièvement chaque étape afin de définir plus clairement les différences. Le projet est ce qui se passe. À présent. Il peut s'agir d'un processus en cours qui doit être revu, ou d'un projet spécial ponctuel. L'essentiel pour nos objectifs est que le projet vise un certain objectif. Il y a un résultat attendu ou à livrer dans le cadre de ce projet. Et les détails du projet incluront ensuite des éléments tels que les tâches et les outils, les personnes, le calendrier et bien plus encore. L'examen après action est l'analyse de ce résultat. En d'autres termes, quel est l'objectif du projet atteint et en quoi l' objectif principal de l'examen après action est de comparer les résultats escomptés de ce projet avec les résultats réels puis analysez ce qui vous y a amené. Et cela donne lieu à des leçons apprises. Les leçons apprises sont les résultats de votre examen après action. Les leçons apprises sont une liste de ce qu'il faut retenir de ce projet et de ce que vous devez améliorer lors du prochain. C'est la bonne séquence et cela doit se passer dans cet ordre, projet. Après un examen des mesures prises et les leçons apprises. Dans le cadre de ce cours, nous nous intéressons à ces deux dernières étapes après l'examen des actions et les leçons apprises. Et c'est ce que vous allez apprendre. 4. Les défis: Si vous suivez ce cours pour créer un système de leçons apprises pour la première fois, vous voudrez connaître les défis les plus courants afin de pouvoir les éviter immédiatement. Si, par contre, vous avez utilisé les leçons apprises sans succès, c'est probablement parce que vous avez rencontré un ou plusieurs des défis que je vais énumérer dans cette leçon. Nous continuerons à découvrir ce qu'ils sont et comment les surmonter. Quoi qu'il en soit, plus vous en savez sur ce qui pourrait mal tourner, plus vous pouvez faire pour que tout se passe bien. La plupart des problèmes liés aux efforts en matière de leçons apprises rangeront dans l'une des catégories suivantes. Le premier est le manque de temps. Une fois qu'un projet est terminé, vous êtes pressé de passer à l'étape suivante Vous ne prenez donc ni le temps ni le temps de vous arrêter, pour ainsi dire, et d' analyser ce qui s'est passé. Le second est le manque d'accès. Vous ne pouvez pas obtenir de commentaires ou de données de la part des personnes nécessaires. Ou peut-être que vous ne pouvez pas obtenir l'implication du patron sans avoir accès aux bonnes informations et aux bonnes personnes, vous ne pouvez pas effectuer une analyse appropriée des leçons apprises. Et enfin, le manque de structure. Peut-être que vous collectez des informations et que vous les partagez ensuite par e-mail ou de manière amusante. Mais il n'y a aucune structure officielle. n'y a pas de prochaines étapes formalisées et les gens ne savent pas vraiment ce qui va se passer à partir de là. Ce sont des défis courants, mais la vérité est que ce ne sont des problèmes que si vous ne les prenez pas en compte dès le départ. Bien qu'ils soient difficiles à surmonter une fois qu' ils se sont produits, ils sont assez simples à éviter au départ. Si nous pensons au manque de temps, nous avons déjà mentionné qu'une fois que les actions, les évaluations et les leçons apprises font partie de l'ensemble du plan de projet, implantez un effort de gestion de projet approprié qui inclut ces éléments marche à l'avance. En fait, le projet n'est pas terminé tant qu'il n'est pas terminé et il ne l'est que. Après les leçons apprises. Vous pouvez lutter contre le manque d'accès en vous assurant que les efforts viennent du sommet. Si vous êtes un leader dans votre organisation, qu'il s'agisse du propriétaire d'une petite entreprise, du chef d'unité ou du directeur, vous devez modéliser le comportement que vous souhaitez voir. Créez le nouveau format de projet que nous avons mentionné et donnez la priorité aux leçons apprises. Assurez-vous que vous êtes la personne qui souligne constamment à quel point c'est important. Si vous n'êtes pas le leader, trouvez un sponsor, faites en sorte que quelqu'un occupant une position influente soit le principal moteur des leçons apprises dès le début du projet et combattez le manque de structure. Eh bien, c'est pour ça que tu es là. Suivez le reste de ce cours et vous aurez la structure nécessaire pour tirer les leçons apprises correctement. Vous apprendrez tout ce que vous devez savoir pour construire ces deux dernières étapes de la séquence dans votre plan de projet. 5. Pourquoi les leçons retenues sont importantes: De nombreuses entreprises réfléchissent à leurs expériences passées ou dégoûtent les résultats généraux d'un projet. Mais la vérité est que trop peu d'entreprises mettent en œuvre un plan détaillé et approprié en matière de leçons apprises. Ce qu'ils feront, c'est examiner un projet dans son ensemble. Ensuite, ils pourraient décider que s'ils y parviennent, ils le répéteront. Et si, dans l'ensemble, le projet n'aboutit pas, ils ne le referont plus jamais. Le problème avec cette approche est que vous finissez par répéter des erreurs ou par rejeter de bonnes idées. Ce ne sera jamais la totalité d'un projet excellent ou un désastre complet. En réalité, cela se résume à des étapes et à des décisions individuelles. Lorsque vous tirez des leçons apprises, vous souhaitez les analyser à chaque étape. Les leçons tirées de nos expériences des événements passés devraient être utilisées pour éclairer les événements futurs. À ce titre, ils devraient également faire partie du plan global du projet. Les dernières étapes de ce plan devraient être l' examen après action. Et les leçons apprises. Notamment parce que les vraies erreurs sont des erreurs répétées. Le problème n'est pas de faire quelque chose de mal. Cela se produira naturellement lorsque vous essaierez nouvelles choses ou que les circonstances changeront, le problème sera faire exactement la même chose de travers. Encore une fois, une erreur ne se produit que lorsque vous la répétez plus d'une fois, lorsque vous n'avez pas tiré les leçons de vos expériences passées. Une liste appropriée des leçons apprises permettra d'éviter tout cela. En plus de cela, cela augmentera également vos données et vous donnera un aperçu de ce que vous faites et de la façon dont vous prenez des décisions. Cela améliorera la communication au sein votre équipe et entre les différentes équipes de l'entreprise. De toute évidence, cela apportera des améliorations commerciales. Il apportera de l'innovation vous permettra de rester à la pointe du développement de l'industrie et de la performance. Vous constaterez que vous ne gaspillez plus d'argent. Apprendre de ses erreurs, c'est ne pas investir d'argent dans quelque chose qui n'a pas déjà fonctionné. Et en plus, cela signifie également que vous documenterez vos réussites. Il ne s'agit pas seulement de ce qui n'a pas fonctionné. Vous aurez également l'occasion de souligner ce qui s'est bien passé. Et tout le monde comprend que c'est pour ces raisons et bien d'autres encore que vous souhaitez suivre le reste de ce cours. 6. Qu'est-ce qu'un examen après l'action: Nous avons déjà indiqué qu'un examen après action est une analyse des résultats d'un projet. Il s'inscrit dans le cadre du plan global de gestion du projet. Et c'est un élément important de la portée de tout projet. Une fois le projet terminé , les tâches d'exécution font l'objet d'un examen après action. Cette analyse vous dira ce qui s'est passé. Votre projet au niveau micro sera en mesure de comprendre les activités et les événements individuels, mais aussi pourquoi cela s'est produit de cette manière. Il s'agit des informations que vous utiliserez pour tirer les leçons que vous aurez apprises. Avec les informations que vous obtiendrez grâce à cette analyse, vous serez en mesure d' extraire ce qui s'est bien passé, examinant à la fois vos points forts et ce qui s'est passé grâce à la chance, il est important de comprendre la différence entre les deux. Et il vous indiquera également ce que vous pouvez améliorer. En général, si l'on considère les domaines des compétences, des connaissances et de la communication, les problèmes de communication sont très fréquemment à l'origine des points de rupture des projets. Il s'agit des informations que vous utiliserez pour tirer les leçons que vous avez apprises, cette liste d'améliorations et de choses à retenir. Désormais, la plupart des guides de révision après action vous indiqueront le processus d'examen après action. Vous définissez la portée, vous menez, les recherches que vous analysez. Tout cela fait en fait partie de votre plan de projet. C'est-à-dire comment suivre les étapes de l'examen après action. Dans ce cours, nous allons apprendre spécifiquement comment effectuer l' analyse elle-même. Comment extraire les données du projet et les examiner dans toutes ses petites parties. Nous y parviendrons en décomposant l'analyse en quatre domaines qui constituent le processus. Nous examinerons la communication tout au long du projet, tiendrons compte des distractions et nous tiendrons également compte des forces extérieures. Si vous devez faire la différence entre la force et la chance, il est tout aussi important de faire la différence entre les erreurs et les choses indépendantes de votre volonté. Au cours des prochaines leçons, nous examinerons chacune d'entre elles en détail et la manière de mener à bien cette partie particulière de votre évaluation après action. 7. Commencez par une brainstorm: Commencez votre évaluation après action par un remue-méninges vous donnera les premières impressions que vous aurez en tête. Assurez-vous de le faire rapidement. Juste cinq minutes environ. Nous n'en sommes pas encore à la phase d'analyse. Nous voulons simplement recueillir vos premières impressions. Cela aura également l'avantage de vous mettre dans le bon état d'esprit. Vous vous rembourserez grâce à l'expérience du projet et serez donc mieux préparée à faire face à une analyse plus approfondie. Rédigez un paragraphe ou deux sur l'expérience du projet, sur ce qui, selon vous, a bien fonctionné et sur les domaines qui, selon vous, doivent être améliorés. Ce sont tes premières pensées. Un simple brainstorming. Allez. 8. Examen de processus: Tout d'abord, je veux que vous compreniez que votre problème ne sera jamais le processus dans son ensemble. Mais plutôt, il s'agit d'une étape particulière de votre processus global. Passez en revue le processus des projets étape par étape. Commencez par examiner votre plan de projet avec le recul, avec ce que vous savez maintenant, est-ce c'était la bonne procédure pour le projet ? Est-ce que des choses se sont produites, par exemple, de manière irrecevable dans la réalité de l'exécution ou étapes ont été déplacées par rapport à ce à quoi vous vous attendiez, la réalité de l'exécution ou si des étapes ont été déplacées par rapport à ce à quoi vous vous attendiez, lorsque des étapes ont été ajoutées au fur et à mesure que vous meniez à bien le projet, est-ce qu'il s'est passé plus de choses que ce que vous aviez initialement prévu ? Et aussi là où des étapes ont été manquées. Qu'avez-vous fait qui ne figurait pas dans votre procédure initiale ? Dressez une liste des étapes procédurales qui ne correspondent pas au processus initial et conservez cette liste à portée de main. Commencez maintenant à examiner chaque étape individuellement. Qu'est-ce qui était censé se passer ? Pourquoi cette étape particulière a-t-elle été incluse dans la procédure détaillée ? Quel a été le résultat idéal de cette étape ? Ensuite, déterminez si ce résultat s'est produit ? Est-ce que ce qui était censé se passer s'est réellement produit ? Et si c'est le cas, super. Et si ce n'est pas le cas, pourquoi pas ? Pourquoi le résultat de cette étape n'a-t-il pas été celui que vous attendiez ? Etait-ce dû à une faiblesse procédurale ? En d'autres termes, était-ce parce que l'étape n'était pas dans le bon ordre, était-elle totalement redondante ou parce que cela avait un quelconque rapport avec ces détails du processus ? Encore une fois, faites une liste et gardez-la à portée de main. À la fin de cette analyse, vous aurez une liste des bonnes décisions en matière de processus et des erreurs commises dans le processus et dans ces procédures plus détaillées. 9. Examen de la communication: La communication semble si simple. Nous parlons, nous stipulons simplement que nous communiquons. Mais la vérité est que dans un contexte commercial, nous avons besoin de partager et de transférer des informations. Et cela doit être fait de manière structurée. mauvaise communication est probablement la cause d'erreur la plus courante, et elle peut prendre de nombreuses formes différentes, comme l'oubli de dire quelque chose à quelqu'un. Vous pourriez dire à quelqu'un quelque chose d'incorrect, de mauvaises informations. Vous pourriez dire à quelqu'un quelque chose qu'il comprend mal. Vous pouvez tenir pour acquis que quelqu'un sait quelque chose, mais ce n'est pas le cas, ou vous pouvez donner une instruction peu claire. J'ai assisté à de nombreuses réunions, par exemple desquelles de bonnes décisions ont été prises, mais aucune instruction claire n'a été donnée a posteriori. Et donc rien ne s'est réellement passé. Examinez votre façon de communiquer et découvrez si le défaut se trouve quelque part dans ces étapes. Voici comment procéder. Décrivez, tout d'abord, qui a participé tout partage et transfert d'informations ? Il peut s'agir de clients, certainement de collègues, peut-être de membres d'équipes, de fournisseurs ou de n'importe qui d'autre. Analysez ce qui a été communiqué dans les deux sens. Ici, vous voulez réfléchir à des choses comme les instructions qui ont été données d'une partie à l'autre. Toutes les connaissances nécessaires pour effectuer une certaine étape, mises à jour de l' avancement du projet, notamment d'une équipe ou d'un service à autre et tout autre élément en termes de flux d'informations, maintenant, analysez la façon dont cette information circulait d'un endroit à autre ou d'une personne à une autre. Où vous utilisez un logiciel de gestion de projet, une plateforme de discussion. faites-vous par le biais de courriels, d'appels téléphoniques ? Cela a-t-il eu lieu lors de réunions ? Comment les informations ont-elles circulé dans l'organisation tout au long du projet ? Enfin, regardez comment les informations ont été capturées tout au long du projet. Les informations sont-elles stockées dans un endroit spécifique, exemple sur une plateforme de gestion de projet ? Est-il facilement partagé avec toutes les personnes impliquées ? Est-ce facile d'accès pour les gens ? Par exemple, les informations sont-elles contrôlées ou sont-elles perdues quelque part dans un long fil de discussion ? Les informations correctes sont-elles étiquetées ou liées d'une manière ou d'une autre à la partie pertinente du processus ou aux personnes concernées ? Faites une liste de toutes ces informations. Ensuite, vous pourrez examiner ce que vous pouvez conclure sur les faiblesses la communication au cours du projet. Où a été perdue la communication ? Où avez-vous dû répéter la même information ? quoi l'information a-t-elle été mal comprise dans tout ce qui pourrait découler de cette analyse ? Faites une liste et gardez-la à portée de main. À la fin de cette analyse, vous aurez une bonne compréhension de tous les domaines dans lesquels votre communication manque de structure appropriée. 10. Examen des Distractions: Il y aura toujours quelque chose que tu oublieras. Plus le projet est long ou complexe, plus il est probable qu'il s' agisse d' erreurs de distraction . Pourquoi est-il important de passer également en revue ces types d'erreurs ? Est-ce vraiment quelque chose que tu peux réparer ? Eh bien, peut-être, en fait, probablement. Mieux vous comprenez les conditions dans lesquelles vous êtes distrait et les conséquences de cette distraction, moins vous êtes susceptible de les répéter. Mais il y a plus encore. Vous ne voulez pas prendre le risque de changer quelque chose qui fonctionne réellement. Si vous diagnostiquez à tort une erreur de distraction comme autre chose. Eh bien, c'est le risque que vous rencontriez quelque chose qui n'a pas besoin d'être réparé. Ainsi, lorsque vous les isolez des zones réelles qui ont besoin d'être corrigées, vous obtenez un meilleur résultat. Comment analysez-vous vos distractions ? Vérifiez s'il y a eu des moments où vous n'avez tout simplement pas pensé au travail. Tu l'as déjà fait. Un examen assez détaillé du projet pour examiner les étapes procédurales et le flux de communication. À l'aide de cette analyse, avez-vous révélé des moments où vous ne vous concentriez tout simplement pas correctement ? Peut-être que vous faisiez plusieurs tâches à la fois ou que vous vouliez régler quelque chose très rapidement et que vous n'y avez donc pas accordé l'attention requise. Une autre façon de voir les choses est de les problèmes que vous avez identifiés jusqu'à présent, ils étaient dus au fait que la personne impliquée n'était tout simplement pas concentrée. Il ne s'agissait donc pas d'un problème de processus ou de communication, mais simplement d'une erreur humaine. Il s'agit d'une différence sans importance pour garantir que vous corrigez la bonne chose. Si l'erreur est due à une distraction plutôt qu'à une erreur procédurale ou structurelle, vous devez vous assurer ne pas corriger quelque chose qui fonctionne. Portez un regard critique sur votre travail et déterminez les moments où vous avez simplement fait la mauvaise chose ou fait la bonne chose mais mal, dressez une liste et gardez-la à portée de main. À la fin de cette analyse, vous aurez des notes et éventuellement des corrections sur les problèmes que vous avez identifiés jusqu'à présent. 11. Examen des Forces extérieures: Tout n'est pas de ta faute. t'arrive parfois des choses. Parfois, les problèmes sont causés par des forces extérieures que vous ne pouvez absolument pas contrôler. Mais vous pouvez contrôler la façon dont vous choisissez d'y réagir. Si votre problème est dû événement indépendant de votre entreprise et indépendant de votre volonté, vous voulez savoir comment vous pouvez protéger vos pratiques contre cet événement ou un événement similaire . encore une fois dans le futur. C'est bien de savoir ce que l' on ne peut pas contrôler. Ainsi, vous pouvez renforcer votre position grâce à ce que vous pouvez contrôler. Comme pour l'analyse des distractions, utilisez le matériel et les données dont vous disposez déjà. Ce que je veux que vous fassiez ici, c'est de dresser deux listes de forces extérieures. Une liste de tout ce qui était autrefois en votre faveur, ce qui vous a été utile, de ce qui vous a été utile, et une liste de tout ce qui a joué contre vous et nui à chaque élément que vous ajoutez à l'une ou l'autre liste. Expliquez ce qui l'a causé. Expliquez comment cet événement a changé les choses dans votre projet. Expliquez comment vous avez réagi, ce que vous avez fait pour vous adapter. Et aussi, pensez-vous que cela se reproduira ? Et si c'est le cas, comment pouvez-vous l'anticiper ? Faire une liste et la garder à portée de main ? À la fin de cette analyse, vous serez mieux préparé à toutes vos futures inconnues. 12. Et si vous avez manqué quelque chose ?: Mais si j'ai oublié quelque chose ou si j'ai oublié quelque chose, ou si j'étais à nouveau distrait et qu'il y a encore d'autres choses à découvrir ? Révisez après action tout en faisant rapidement le point sur tout ce qui pourrait être exceptionnel. Commencez par revenir à votre séance de remue-méninges initiale. Regardez ces quelques paragraphes que vous avez écrits dès le début, relisez-les. Y a-t-il quelque chose que vous avez noté qui n'est pas pris en compte dans votre évaluation après action ? Est-ce que ce que vous lisez maintenant change votre point de vue sur tout ce qui figure dans votre évaluation après action ? Si nécessaire, effectuez les mises à jour requises. Ensuite, scannez à nouveau les informations. Examinez les entretiens que vous avez menés dans le cadre de votre évaluation après action. Et jetez également un coup d'œil aux données une fois de plus, vous les avez déjà examinées en détail. Ce que vous faites actuellement est plutôt un remue-méninges de fin de tâche de haut niveau pour voir si vous avez oublié chose ou si cette évaluation changer d'avis sur quelque chose que vous avez déjà, et prenez en compte les commentaires que vous entendu, que ce soit de première ou de seconde main. Je pense à la fois aux initiés et aux outsiders. Qu'ont dit les personnes liées au projet pendant toute la durée des travaux, ainsi qu'une fois celui-ci terminé et après avoir pu en voir les résultats ? Mais aussi quelles ont été les impressions des personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le projet, mais qui l'ont vu de l'extérieur. Avec cette dernière critique, vous ne trouverez peut-être rien de nouveau. Vous trouverez peut-être de nouvelles idées qu'en y regardant de plus près, vous pourrez simplement vous débarrasser. Vous pouvez également trouver des informations supplémentaires qui affectent ou modifient une partie de votre évaluation après action. 13. Créez vos leçons retenues: Vous avez maintenant terminé votre évaluation après action. Vous allez utiliser ces informations pour compiler les leçons que vous avez apprises. Et c'est l'objet de cette section suivante. Au cours des prochaines leçons, vous apprendrez comment développer et utiliser les leçons que vous avez apprises. Nous allons aborder à la fois les bonnes leçons apprises, les points qui ont fonctionné, ainsi que les leçons apprises en matière d'amélioration. Ensuite, nous discuterons de la manière de mettre en œuvre les changements que vous jugez urgents ou non. Tout au long de ces leçons, je continuerai de souligner l'importance de reconnaître la différence entre ce que vous avez fait ce qui vous est arrivé. En d'autres termes, vos bonnes décisions et les choses qui relèvent de la pure chance, qu'elles soient bonnes ou mauvaises. est essentiel de comprendre cette différence pour tirer des leçons apprises de manière efficace. 14. Leçons sur ce qu'il faut conserver: Commençons par les leçons positives que vous apprises, les éléments que vous avez trouvés qui ont bien fonctionné et que vous souhaitez conserver pour de futurs projets. Ne sautez jamais cette étape. Vous voulez toujours partager les leçons apprises sur ce qui a bien fonctionné, les choses que vous voulez conserver. Il y a deux raisons principales à cela. La première est de vous assurer que vous les retenez réellement. N'oubliez pas que cette fonctionnalité particulière dont vous parlez a été spécifiquement conçue pour être conservée. Donc, ne le sautez pas ou ne le supprimez pas au service de quelque chose d'autre la prochaine fois, ou du moins pas sans une bonne raison. Deuxièmement, tu veux le fêter. Reconnaissez que vous prenez de bonnes décisions et que vous travaillez bien. De toute évidence, davantage d'attention et temps seront consacrés à ce qui doit être corrigé. Il est donc utile de se rappeler que tout n' est pas réellement corrigé. Présentez et partagez les leçons apprises sur les choses à conserver. Ils porteront sur le processus, les étapes procédurales détaillées et les décisions qui sont bénéfiques et utiles pour votre travail dans son ensemble. En guise de parenthèse rapide, j'utilise à la fois les mots processus et procédure dans ce cours. processus est la structure globale que vous utilisez. Les procédures sont des étapes détaillées, toutes deux pertinentes. Cela couvrira également la communication, bien entendu, les méthodes efficaces de sous-titrage, capture et de partage d'informations. Vous allez regarder les distractions. Maintenant, si des distractions se sont produites, elles figurent sur la liste négative. Mais ce que vous pouvez souligner ici, c'est tout exemple de méthode de correction immédiate qui vous d'éviter les problèmes en vous adaptant au cours du projet lui-même. Et vous passerez en revue les forces externes lorsque vous avez fait face à des forces externes avec succès. Cela peut être dû à deux raisons principales. Premièrement, ils ont joué en ta faveur. Dans ce cas, pouvez-vous reproduire ces conditions la prochaine fois ou pouvez-vous compter sur le fait que cette force extérieure se reproduira ? C'est aussi là qu'ils ont travaillé contre vous. Mais comme pour les distractions, vous vous êtes bien adaptée à la situation. Ce sont toutes des choses à noter et à célébrer. Cela nous amène à un autre point que vous devez souligner tout au long de cet exercice, à savoir faire la différence entre ce qui est une force que vous avez utilisée et ce qui relève de la pure chance. Vos points forts sont ceux que vous souhaitez conserver et reproduire. Quand tu as eu de la chance. Ce que tu peux faire, c'est chercher comment tu peux reproduire les circonstances qui t'ont amené à paraître, et en faire une force pour la prochaine fois. 15. Leçons sur ce qu'il faut améliorer: Cette leçon est au cœur de tout le cours consacré aux leçons apprises. Dans cette leçon, vous allez apprendre à compiler votre liste d' améliorations en fonction de ce que vous avez appris de l'exécution du projet. Notez que nous ne faisons pas encore la différence entre les améliorations immédiates et les améliorations à plus long terme qui seront apportées à l'étape suivante. améliorations signifient que des modifications sont apportées et que les modifications ne peuvent pas être apportées par le processus ou qu'elles ne peuvent pas être apportées par une entreprise. Les modifications sont apportées par des personnes. L'objectif de ce système de leçons apprises est d'apporter ces changements et ils doivent donc être spécifiques. Les gens doivent savoir exactement quoi faire pour apporter les changements. Et surtout, comment reconnaître que le changement a été apporté. C'est pourquoi nous utilisons actuellement des catégories différentes dans les leçons apprises à l'évaluation après action Nous utilisons des catégories qui permettent d' isoler facilement le changement spécifique qui doit être apporté. Le premier concerne la prise de décision. Beaucoup dans le domaine des améliorations en matière de planification des processus. Mais pas seulement, cela se produit également dans toutes les situations nécessitant une adaptation rapide, telles que les forces extérieures et les distractions. Sur la base de votre évaluation après action, devez-vous améliorer votre façon de prendre des décisions ? Vous avez besoin de plus d'informations ? Devriez-vous impliquer plus de personnes ? Devez-vous impliquer différentes personnes ? Avez-vous besoin d'une meilleure liste de vos avantages et inconvénients ? Précisez exactement comment vous allez mettre à jour votre processus de prise de décision. La catégorie suivante est celle des compétences. Qu'avez-vous découvert au sujet des faiblesses que vous et votre équipe possédez actuellement dans certaines compétences ? Vous pouvez commencer par mettre en place les compétences requises pour accomplir le travail , puis recruter les personnes qui ont besoin d'une formation et dans quels domaines spécifiques. Notez également s'ils ont besoin d'une formation supplémentaire, s'ils ont besoin d' apprendre quelque chose de nouveau ou s'ils ont besoin de plus d' expérience dans ce domaine, puis expliquez précisément comment cela sera dispensé à eux. Et Glenn, que devez-vous améliorer en termes de connaissances ? Y avait-il des lacunes évidentes dans vos connaissances dans ce que vous avez fait ? J'entends par là des lacunes dans les connaissances qui n'auraient pas dû exister, des choses que vous auriez dû savoir, mais que vous ne saviez pas quand cela importait. Pourquoi ne les connaissiez-vous pas ? N'avez-vous pas regardé assez attentivement pour ne pas parler aux bonnes personnes, n'avez-vous pas bien compris quelque chose que vous auriez dû comprendre , ou n'avez-vous pas posé les bonnes questions ? Dans cette liste de leçons apprises ? Expliquez les mesures que vous prendrez prochaine fois pour vous assurer que ces lacunes dans les connaissances ne se répètent pas. Il y a la catégorie de la communication. Maintenant, il s'agit évidemment également de l'une des catégories d'examen après action. Et cela a du sens en tant que catégorie de changement car cela nous donne une liste de choses sur lesquelles nous pouvons agir. Quels sont les cas de perte ou de mauvaise communication ? Que ferez-vous pour améliorer la saisie et l'accès aux informations, enregistrant les informations et en les faisant au bon endroit ? Que ferez-vous pour améliorer la circulation de l' information entre les parties intéressées ? Et comment communiquerez-vous dans le cadre du prochain projet ? Soyez précis en ce qui concerne les rôles individuels qui doivent communiquer les informations spécifiques à chaque étape. Et n'oubliez pas que cela peut également inclure le renforcement de la confiance en termes de communication avec les bonnes personnes de la bonne manière. Considérons les outils. N'aviez-vous pas les bons outils pour votre travail ? Vous aurez appris au cours de votre examen après action s'il existait des outils de soutien et processus de communication ou dans toute autre partie du projet. Et ces outils vous font défaut à l'époque. Tu en auras besoin la prochaine fois. Créez un plan indiquant en quoi consiste l'outil, car il s'agit d'un logiciel, d'un manuel, etc. Pourquoi en avez-vous besoin ? Et comment vous allez sélectionner la bonne solution, ainsi que la manière dont les parties concernées seront formées à son utilisation. Et quoi d'autre. Jetez un coup d'œil à votre évaluation après action. Y a-t-il des domaines à améliorer qui ne rentrent dans aucune des catégories précédentes ? Et si c'est le cas, ajoutez-les à la liste et créez la nouvelle catégorie. Le fait de classer l'amélioration dans une catégorie comme celle-ci permet de la comprendre et de la poursuivre plus facilement. Cet exercice et les leçons apprises ne vous donneront pas simplement une liste d'améliorations. Au contraire, pour chaque amélioration, vous devriez également avoir une explication de la manière dont cette amélioration sera apportée. Quel est le processus d'amélioration, qui est impliqué et quelles sont les ressources nécessaires ? Indiquez également le calendrier prévu. Ensuite, vous devez sélectionner ce sur quoi vous souhaitez travailler en ce moment et ce qui peut attendre. 16. Améliorations immédiates: Quelle est la longueur de votre liste d'améliorations ? S'agit-il de cinq objets ? Il est 1025. Il n'y a pas de réponse correcte ou incorrecte ici. Mais ce qui compte, c'est ce que vous pouvez faire de façon réaliste maintenant et ce qui doit attendre. Sélectionnez les améliorations qui sont vraiment urgentes. Nous allons suivre les quatre étapes dont vous avez besoin pour prendre cette décision. Comment déterminez-vous ce qui est urgent ? Commencez par examiner les conséquences de l'absence de cette amélioration. Posez-vous la question suivante : que se passera-t-il si vous n'apportez pas cette amélioration ? Quelles sont ces conséquences directes, mais approfondissez la question de savoir cela pose un problème encore plus grave ? Ce problème aggrave-t-il ou augmente-t-il la possibilité d'en avoir un autre ? Cela crée-t-il un obstacle si vous ne réparez pas ce problème, cela vous empêche-t-il de faire quelque chose ? Et surtout, quand le problème survient-il ? Le défi à relever ici est d'être réaliste. Soyez honnête avec vous-même quant à l'ampleur du problème lorsque les conséquences négatives se présenteront. Discutez également de ce qui se passe si vous ne le corrigez pas. Et ce résultat en soi pose-t-il problème ? Y a-t-il un problème maintenant ou dans le futur ? Cela dépend-il d'autres choses ? Comprenez parfaitement les conséquences de ne pas régler ce problème et de ne pas le régler immédiatement. Mettez-vous également au défi d'être sélectif. De combien de temps disposez-vous pour travailler sur ces améliorations ? Alors, devez-vous vraiment régler ce problème maintenant ? Au fur et à mesure de cette analyse, il peut également être utile d' avoir un adversaire désigné dans la salle dans le cadre de la réunion. Quelqu'un dont la position est que rien n'est urgent. Et c'est une façon de vous aider à voir les deux côtés de cet argument. Chaque changement que vous ferez prendra du temps. C'est pourquoi vous devez être sélectif dans ce sur quoi vous travaillez immédiatement. Mais vous finirez par avoir votre liste finalisée des améliorations et, à ce moment-là, vous créerez votre liste finalisée des améliorations et, à ce moment-là, un plan de projet pour chacune d'entre elles afin d'inclure ce que vous faites. Vous voulez que le plan explique comment vous allez réaliser cette amélioration. Assurez-vous d'indiquer qui doit participer et dans quels domaines. Dressez une liste des outils nécessaires et incluez toujours le calendrier prévu. Maintenant que c'est prêt, il ne vous reste plus qu'à commencer. 17. Articles du parking: Et maintenant, qu'en est-il de toutes les améliorations qui ne sont pas urgentes ? Ils peuvent toujours être importants, même si leurs effets ne se feront pas sentir avant un certain temps ou jusqu'à ce qu'un autre événement particulier se produise dans un avenir lointain. Ces objets que nous avons mis dans un parking. Le parking est une technique de productivité. Il est utilisé pour limiter les réunions, les projets et les discussions. Le parking est une liste d' idées qui méritent d' être discutées plus avant, mais pas pour le moment. Et c'est une façon de reconnaître toutes les contributions et de s'assurer qu'elles ne sont pas ignorées sans les laisser faire dérailler une discussion en direct. Nous utiliserons l'outil du stationnement pour séparer améliorations immédiates des importantes mais non urgentes. L'objectif principal est de ne pas essayer d'en faire trop à la fois. Par conséquent, assurez-vous que nous établissons correctement les priorités. Prenez tout ce qui reste après avoir déterminé vos améliorations immédiates, puis dressez un tableau pour les éléments d'amélioration du parking. Vous souhaitez inclure dans ce tableau quelle est l' amélioration. Expliquez où, dans votre évaluation après action vous avez identifié ce problème à améliorer. Décrivez pourquoi c'est important et ce qui va changer pour votre entreprise. Et réfléchissez également aux conséquences si vous ne finissiez pas par apporter cette amélioration. Dites quand cela se produira. Quand ces conséquences se produiront-elles ? est donc moment est donc venu de s'attaquer à cette amélioration. Et enfin, l'action. Qu'est-ce que le plan d'amélioration ? Que doit-il se passer ? Qui est impliqué ? Qu'est-ce que cela implique et combien de temps cela prendra-t-il ? Il s'agit du même plan de projet que celui que nous avons utilisé dans la leçon précédente. Mais à ce stade, il peut s'agir d'une vision de haut niveau à intégrer plus en détail lorsque vous aborderez réellement le problème. Une fois que vous avez terminé ce tableau, il reste une dernière étape qui consiste à consulter la liste complète. Chaque amélioration est-elle vraiment importante ? Les conséquences sont-elles vraiment importantes ? C'est votre dernière chance de supprimer tout ce qui ne lui correspond pas en y regardant de plus près. À la fin, vous aurez votre liste pour les améliorations futures. Et l' important est de planifier des révisions régulières de cette liste tous les mois, moins très cordialement tout au plus. Et assurez-vous d'adresser et corriger les éléments de cette liste. 18. Projet final: Tu as presque terminé. Mais avant de te laisser partir complètement, diriez-vous d'un essai ? En tant que projet final, vous préparerez une lumière sur les leçons apprises. Cet exercice vous permettra combiner l'examen après action et le remue-méninges initial dans un examen post-action bien pensé. Considérez-le comme un amidon ou un exercice pour vous préparer à une analyse plus approfondie dans le monde réel. Prenons un projet récent. Il peut s'agir d'un argumentaire de vente, d'une initiative spéciale, d'un livrable client, d'un événement que vous avez organisé ou de quoi que ce soit d'autre. À l'aide des modèles PDF joints, remplissez le tableau et dressez une liste des actions qui ont été entreprises, des résultats souhaités pour chacune de ces actions, puis des résultats réels de chacune de ces actions. Une fois que vous avez terminé, notez les endroits où les colonnes 2.3 ne correspondent pas et expliquez pourquoi elles ne correspondent pas. Notez également dans un coin s'il s'agit d'un problème de processus, communication, de distraction ou de force extérieure. 19. Conclusion: Félicitations, vous avez terminé ce cours sur les leçons apprises. Vous avez appris tellement de choses grâce à la différence entre les leçons apprises et les évaluations après action. Vous avez également appris pourquoi ces deux choses sont maîtresses et comment les faire, comment les utiliser. Et vous disposez d'un système et de tous les modèles dont vous avez besoin pour appliquer ce travail à votre propre entreprise. Maintenant, souvenez-vous que les seules erreurs sont des erreurs répétées. Soyez donc ouvert au changement, soyez ouvert aux expériences dans votre entreprise et soyez toujours ouvert à l'apprentissage. Assurez-vous de terminer votre projet et de partager les résultats de ce projet. Je suis heureuse de recevoir des commentaires. Je suis ouvert à tout commentaire et à tout type de question. N'hésitez donc pas à me contacter directement. Si vous voulez continuer à apprendre, jetez un œil à mes autres cours et pour savoir plus sur moi, ce que je fais et mes conseils, vous pouvez vous abonner à mon e-mail hebdomadaire. 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