Uso de hojas de Google para tus pequeñas empresas

1. INTRODUCCIÓN: Hola, soy Vicky. Soy contable y entrenador de contabilidad. Muestro a las pequeñas empresas cómo mantenerse al tanto de sus finanzas, desarrollando diferentes prácticas simples de contabilidad. Yo les ayudé a organizarse y tener la mejor visión de sus finanzas. Si estás viendo este video, tal vez ya hayas decidido intentar hacer la contabilidad de tu propio pequeño negocio por tu cuenta. O tal vez ya has tomado la decisión de dar unos pasos más allá y comenzar tu propio negocio de contabilidad. Por lo que esta serie de videos será muy útil para ti. Todos los materiales utilizados en este curso han sido preparados únicamente con fines informativos y no están destinados a brindar asesoría fiscal o contable antes de emprender cualquier acción, consulte a un experto en CPA en su ubicación. Ahora, ¿qué es el mantenimiento de libros? Es solo un proceso de registro y seguimiento todas las transacciones de ingresos y gastos dentro de un negocio. Pero, ¿por qué la contabilidad es tan importante para el negocio? Ayuda a las empresas a organizarse y mantenerse al tanto de sus finanzas. Sólo de esta manera, los dueños de negocios pueden tomar las decisiones comerciales correctas. Ahora, un poco sobre el contenido que puedes esperar en los siguientes videos. Esta serie de videos se centrará únicamente en la contabilidad en efectivo, que es aplicable para las pequeñas empresas. La contabilidad en efectivo es más que símbolo. Además, requiere 0 inversión y puede ser realizada por todos aunque no tengan ningún conocimiento de contabilidad. Entonces veamos el horario de este curso. En primer lugar, aclararé qué empresas pueden utilizar la contabilidad en efectivo. Segundo, explicaré cómo funciona el ciclo de mantenimiento de libros de efectivo. Entonces presentaré las plantillas de Google Sheets que utilizaremos en este curso. En cuarto lugar, pasaré por la plantilla de factura y te diré qué funciones he utilizado para esta plantilla. A continuación, hablaré sobre el gráfico de cuentas. Se trata de reunión en contabilidad de efectivo y cómo agregarlo a tu libro de ingresos y libro gastos en Google Sheets. Después de eso, te mostraré cómo configurar el informe de Ganancias y Pérdidas para sacar automáticamente información del libro de ingresos y del libro de gastos. Una vez que estemos listos con la comprensión de contabilidad en efectivo y la parte técnica de crear plantillas de Hojas de cálculo de Google. Te guiaré por el uso práctico de las plantillas. Esto significa que te mostraré cómo registrar y rastrear de manera precisa y efectiva el dinero de tu negocio dentro y el dinero fuera usando las cuatro Hojas de Google , plantillas de contabilidad, te daré algunas sugerencias sobre cómo debe hacer registros y su sistema de contabilidad. último pero no menos importante, te mostraré cómo leer la información financiera de tu estado de pérdidas y ganancias. Como se puede ver, tenemos mucho trabajo. Empecemos. 2. Quién puede usar Google Sheets como herramienta de contabilidad: Si decides trabajar como freelancer o propietario único, puedes beneficiarte de Google Sheets y utilizarlo para rastrear tus cuentas. O si quieres iniciar tu propio negocio de contabilidad, pero eres completamente nuevo. Puedes comenzar con algunos clientes de pequeñas empresas y hacer su contabilidad usando Hojas de cálculo de Google. Desde el punto de vista contable, los freelancers, los propietarios únicos y los contratistas independientes no necesitan hacer contabilidad de doble entrada. Sólo tienen que rastrear sus ingresos y gastos y estimar los pagos de impuestos. Este tipo de sistema de contabilidad se conoce como contabilidad única. Es simple, fácil de seguir, y lo suficientemente precisa. Dado que la contabilidad única está basada en efectivo, registra transacciones solo cuando el dinero entra o sale. Esta información se utiliza al presentar el Horario C. Ayuda a las pequeñas empresas a maximizar las deducciones fiscales y minimizar también los impuestos. Por lo tanto, la gestión y el proceso efectivo de contabilidad es esencial para las pequeñas empresas. No importa si eres dueño de una pequeña empresa o un contable cuyos clientes son dueños de pequeñas empresas, debes intentar ahorrar dinero cuando puedas. Se puede decir desde el software de contabilidad mientras opta por usar Hojas de cálculo de Google, es una poderosa herramienta que simplifica el proceso de creación de facturas, seguimiento de ingresos y gastos, y elaboración de informes financieros. De esta manera, usted está al tanto de su propia situación financiera empresarial. Estás bien preparado para el tiempo fiscal y puedes tomar las decisiones comerciales correctas en caso de que uses Google Sheets para hacer la contabilidad de tus clientes de pequeñas empresas. Les ofrecerás una visión precisa de sus finanzas y les ayudarás a mantenerse organizados y al tanto de sus finanzas. Si no estás seguro de si Google Sheets es la herramienta de contabilidad adecuada para ti. El resto del video te ayudará a encontrar la respuesta correcta. Si eres dueño de una pequeña empresa y no tienes empleados o solo tienes unos pocos. Puedes usar Google Sheets como herramienta de contabilidad. Lógicamente. Si eres contable y tienes clientes de pequeñas empresas que no tienen empleados o solo tienen unos pocos, entonces puedes usar Google Sheets como herramienta de contabilidad. Google Sheets es adecuado para empresas que no necesitan rastrear inventario también. El volumen de transacciones también puede afectar la elección de una herramienta de contabilidad. Supongamos que tu pequeña empresa solo tiene unas pocas transacciones a la semana. Definitivamente puedes usar Hojas de cálculo de Google para grabarlas. Es lo mismo si eres contable y tus clientes de pequeñas empresas tienen solo unas pocas transacciones a la semana. Permítanme darles algunos ejemplos. Una pequeña tienda en línea que ofrece productos digitales o imprimir iones bajo demanda puede rastrear sus ingresos y gastos utilizando Hojas de cálculo de Google. Un instructor en línea que vende cursos en línea o coach que vende diferentes programas de coaching, puede utilizar Google Sheets como herramienta de contabilidad a todos los negocios que he mencionado. No tienes inventario y no tienes empleados. Por supuesto, estos cuatro negocios son sólo una pequeña parte de todos los ejemplos de pequeñas empresas por ahí. Si optas por trabajar como freelancer o propietario único. 3. Más sobre el contabilidad de efectivo: La contabilidad de efectivo es adecuada para pequeñas empresas que no deben rastrear el inventario y no tienen empleados. Aclaremos qué es la contabilidad en efectivo y cómo funciona. Si utiliza la contabilidad en efectivo para registrar sus transacciones comerciales o las transacciones de sus clientes de pequeñas empresas. Deberías registrar todo el dinero fuera en el momento en que se han ido y todo el dinero en el momento en que se reciben. Es decir, si tienes una factura por servicios de mercadotecnia en octubre, pero pagaste la factura en noviembre. Usted registraría esos gastos como un gasto de noviembre. Supongamos que entregas un servicio a un cliente en octubre, pero pagaron la factura y noviembre. De acuerdo con los principios de mantenimiento de libros de efectivo, usted registraría esos ingresos como ingresos de noviembre. Veamos cómo puede verse un sistema de contabilidad en efectivo de una pequeña empresa. En primer lugar, debes crear una factura cada vez que hagas una venta. Para registrar el monto de la factura como ingresos, hay que recibir un pago. Por cada compra o servicio que obtienes. Necesitas conseguir una factura, pero registras el monto de la factura, no en el momento en que obtienes la factura, sino en el momento en que haces un pago al proveedor, cuando sumas ingresos y gastos a sus registros de contabilidad o los registros de contabilidad de sus clientes. Deberías categorizarlos. Esto significa que pones cada pago realizado o recibido en un grupo. De esta manera, usted o sus clientes obtendrán información detallada sobre las finanzas de su negocio. Usando esta información detallada, cada pequeña empresa puede mantenerse organizada y administrar sus finanzas de la mejor manera. Y siempre cuando como propietario de un negocio, necesita encontrar alguna información relacionada con un gasto o ingresos en particular. Lo puedes encontrar rápido. O cuando eres cliente de pequeñas empresas pide alguna información financiera en particular. Usted como contable, puede responder de inmediato y proporcionar la información necesaria. La diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales es el beneficio neto del negocio. Esta información debe resumirse en un informe llamado estado de pérdidas y ganancias. En este reporte, se ve claramente cuánto ha ganado el negocio, cuánto ha gastado, y la diferencia entre la entrada de efectivo y la salida de efectivo. Muestra cómo está el negocio. Con base en este estado de ganancias y pérdidas, su contable fiscal le ayudará a presentar un Horario C que necesita presentar junto con su cono 1099. Por supuesto, tienes la libertad de optar por usar Google Sheets o software de contabilidad para registrar y rastrear tus ingresos y gastos. Pero en este curso, te mostraré cómo puedes hacer tus cuentas usando Hojas de cálculo de Google. En mi opinión, esta es la mejor solución para startups y pequeñas empresas, sobre todo en el primer año. Vamos a resumir cómo funciona el sistema de contabilidad de caché. Cada vez que obtienes un pago de un cliente. En caso de que seas dueño de un negocio, o cuando tu cliente recibe un pago. En caso de que seas contable, ingresas la transacción en los registros de contabilidad. Una vez ingresada, esta transacción necesita ser categorizada para mostrar exactamente de dónde proviene el dinero. Cada vez que haces un pago a un tercero. En caso de que seas dueño de un negocio o tu cliente realiza un pago. En caso de que seas contable, ingresas la transacción en los registros de contabilidad. Una vez ingresada, esta transacción necesita ser categorizada para mostrar dónde sale exactamente el dinero. Para estar seguro de que has registrado todas las transacciones durante un período determinado, debes conciliar el extracto bancario y tus registros de contabilidad. El depósito bancario total durante el período particular deberá igualar el monto total de ingresos que aparece en los registros de contabilidad. Exactamente de la misma manera. El total de los pagos bancarios durante el período particular deberá igualar el monto total de gastos que aparece en los registros de contabilidad. Si hay alguna diferencia, necesario encontrar el error y corregirlo. El informe más importante en el sistema de mantenimiento de libros de caja es el estado de pérdidas y ganancias. Este es un resumen de todas las transacciones que has ingresado en el sistema y muestra el beneficio empresarial. En este video, he hecho una visión rápida de todo el proceso de contabilidad. Te guiaré por cada parte de ella en los siguientes videos. Así que sigue observando. La contabilidad de efectivo es adecuada para pequeñas empresas que no deben rastrear el inventario y no tienen empleados. Aclaremos qué libro de efectivo lo mantiene. 4. Por qué deberías usar Google Sheets para el contabilidad: Si estás haciendo contabilidad de doble entrada de un negocio con muchos empleados e inventario, definitivamente te aconsejaría usar software de contabilidad. Pero cuando se trata de un único propietario o un freelancer, no hay una mejor solución que Google Sheets. En primer lugar, usar Hojas de cálculo de Google es completamente gratuito. No debes pagar ninguna cuota mensual o anual. Todo lo que necesitas hacer es crear una cuenta de Google. Una vez hecho esto, tienes acceso gratuito a Google Sheets. Segundo, puedes acceder a tus archivos de Hojas de cálculo de Google desde cualquier dispositivo, desde cualquier ubicación. Al igual que cada software de contabilidad en la nube, solo necesitas una conexión a Internet, navegador y tu correo electrónico y contraseña para acceder al archivo. Por ejemplo, estás de vacaciones pero quieres introducir algunos datos relacionados con tu propio negocio o negocio de tus clientes. No hay problema. Puedes hacerlo en cualquier momento usando ya sea tu laptop o tu teléfono móvil. A continuación, Google Sheets permite compartir documentos. Por un lado. Si eres contable, puedes dar a tus clientes acceso a la mesa con su información financiera. Por otro lado, si eres dueño de un pequeño negocio y estás haciendo tu contabilidad por tu cuenta. A lo mejor te gustaría que un experto revisara tus registros. Basta con hacer clic en el botón Compartir en la parte superior de la pantalla y eso es todo. Otra ventaja de usar Hojas de cálculo de Google es el hecho de que acabas de configurar las tablas una vez. Y después de eso, solo ingresas los datos de manera diaria, semanal o mensual. Con base en las fórmulas que hayas integrado, Google Sheets muestra todos los datos ingresados. Como se puede ver, las hojas de Google proporcionan las características más importantes que ofrece el software de contabilidad para propietarios únicos. Si estás haciendo contabilidad de doble entrada de un negocio con muchos empleados e inventario, definitivamente te aconsejaría usar software de contabilidad. Pero cuando se trata de un único propietario o un freelancer, no hay una mejor solución que Google. 5. Gráfico de cuentas: Antes de empezar a crear plantillas, voy a explicar qué es un plan de cuentas. Un plan de cuentas es una herramienta que la contabilidad utiliza para registrar todas las transacciones que ocurren dentro de un negocio. Dado que la mayoría de los propietarios únicos y autónomos están haciendo contabilidad en efectivo, el plan de cuentas es solo un montón de categorías que ayuda a contabilidad a dividir todas las transacciones comerciales en diferentes grupos. Como ya he explicado, un negocio que aplica este tipo de contabilidad, registra sus transacciones cuando causan entrada de efectivo real o una salida de efectivo. Para entender mejor el significado de las categorías, te daré la siguiente ilustración. Si un negocio vende tres productos y ofrece servicios, sería bueno que el negocio crea cinco categorías de ingresos separadas para cada producto y servicio. Por lo general, las categorías de gastos son más que las categorías de ingresos. Algunas categorías de gastos típicas son publicidad, renta, servicios públicos, seguros, teléfono e internet. Todas estas categorías de ingresos y gastos o simplemente un ejemplo, y se pueden cambiar dependiendo del tipo de negocio que esté ejecutando. A lo mejor te preguntarías, ¿por qué un negocio necesita agrupar sus gastos e ingresos cuando solo puede resumirlos y tener los valores totales? La respuesta es, de esta manera su propio negocio o su negocio de clientes pueden obtener información detallada sobre de dónde proviene el mayor ingreso del negocio y de dónde gasta la mayor parte de su dinero. Agrupar todas las transacciones ayuda a un negocio a realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos y tener información detallada utilizada para la toma de decisiones. Las categorías de transacciones permiten a un negocio comparar información financiera detallada entre diferentes periodos fiscales y encontrar lo que ha causado la diferencia. He preparado un ejemplo muy sencillo. El total de gastos de negocio en 2021 son superiores a los de 2020. Comparando cada categoría de gastos, puede averiguar de inmediato qué gastos han causado este aumento. Una vez que hayas descubierto qué categoría ha aumentado, el dueño del negocio, sin importar si éste eres tú o tu cliente, puede tomar una decisión para reducirlos. Supongamos que descubriste que los gastos publicitarios han aumentado rápidamente. El propietario del negocio, sin importar si es usted o su cliente, mostró o bien negociar con la agencia de publicidad para intentar reducir el precio o encontrar una nueva agencia que ofrezca lo mismo servicios publicitarios pero a un precio más bajo. Me gustaría compartir una razón más por la cual las transacciones deben ser categorizadas. Categorizar todo el dinero de negocios gastado es el requisito más importante para pagar impuestos más bajos a la renta. El motivo es que sólo se reconocen algunos gastos con fines fiscales para saber qué monto de los gastos se puede deducir de los ingresos para efectos fiscales. Es necesario ponerlos en diferentes categorías. Ahora, un poco sobre cómo agregar el gráfico de cuentas y tu sistema de contabilidad con Google Sheets. Deberías crear un menú desplegable con categorías de ingresos y gastos e integrarlas en algunas de las plantillas. De esta manera podrás elegir la categoría más adecuada para cada transacción. 6. Vista rápida de las plantillas que vamos a crear: En este video, te acompañaré rápidamente a través todas las plantillas de contable que vamos a utilizar en este curso. En la primera hoja se incluye una plantilla de factura. Como puedes ver, una factura creada con Google Sheets también puede verse elegante. El plantilla de factura es editable. Permite introducir cualquier información que desee. Puedes añadir información sobre el vendedor y el cliente. También puede escribir la fecha en el número de factura. Al agregar artículos, cantidad y precio por unidad, la plantilla calcula automáticamente el importe total del artículo en particular. La plantilla calcula automáticamente el importe total de todos los artículos. El impuesto sobre las ventas, en su caso, el precio de factura que debe pagar el cliente. Veamos la siguiente plantilla que usaremos. Se llama libro de ingresos e incluye información para todos los artículos o servicios que hayas vendido. Es necesario introducir la fecha, descripción, monto y categoría de cada transacción de ingresos. En las tres primeras columnas, es necesario introducir manualmente la información. Y en la cuarta columna, usarás un menú desplegable con todas las categorías de ingresos. En esta tabla, ingresarás todo el dinero que entra en tu cuenta bancaria. El tercer plantilla que usaremos se llama Libro de gastos e incluye información para todos los gastos que realice. Es necesario introducir la fecha, descripción, monto y categoría de cada transacción de gastos. En las tres primeras columnas, es necesario introducir manualmente la información. Y en la cuarta columna, usarás un menú desplegable con todas las categorías de gastos. Aquí ingresarás todo el dinero que sale de tu cuenta bancaria. El cuarto plantilla se llama Hoja de Ganancias y Pérdidas. Extrae automáticamente toda la información de los libros de ingresos y libro de gastos y calcula los ingresos brutos totales, los gastos totales y el beneficio neto. Como se puede ver, las plantillas son simples pero realmente poderosas. 7. Factura: Cuando se trata de facturación, personalmente creo que hay dos puntos principales que necesitan atención. El primero es el diseño de factura. El aspecto de tus facturas cuenta mucho sobre tu negocio y tu actitud hacia los clientes. El proceso de facturación en sí es el segundo que quisiera mencionar. Debe ser lo más simple posible. Por eso buscaba una autopista para crear facturas de aspecto profesional. Y a menos de un minuto, entonces encontré que Google Sheets es la herramienta adecuada para estos fines. Google Sheets ofrece una variedad de fuentes y colores. También puedes agregar una imagen. Todas estas características te ayudan a crear una apariencia impresionante de tu factura. Google Sheets ofrece funciones que puedes integrar en tu factura y ahorrar tiempo en cálculo de todos los montos de la factura, solo agregas la cantidad y el precio por unidad. Y la factura calcula automáticamente el monto que el cliente debe por toda la cantidad del artículo en particular. Cuando vendes dos o más artículos, la factura puede calcular el monto total que tu cliente debe pagar después descuentos y aplicar impuestos. Vamos a pasar por las fórmulas que se utilizan en esta plantilla. La primera fórmula que he integrado en esta plantilla es la fórmula multiplicar. Esta fórmula multiplica la cantidad vendida de un artículo en particular por el precio por unidad y muestra el resultado en la columna de cantidad. La segunda fórmula que he usado es la fórmula de suma. Se resume todos los números en la columna de cantidad y muestra el monto total del SOP. Esta plantilla de factura calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas. Acabo de usar la fórmula multiplicar de nuevo. Esta vez multiplica el monto subtotal por el porcentaje de impuestos. Por supuesto, la plantilla de factura calcula el monto total de la factura que debe pagar el cliente. Gas. Lo que he usado de nuevo la fórmula de suma, resume el monto subtotal y el monto del impuesto. En conclusión, puedo decir que las dos principales fórmulas utilizadas en esta plantilla o la fórmula multiplicar y la fórmula solar. Usando solo estas dos fórmulas simples, he creado unas facturas completamente funcionales. 8. Libro de ingresos: Este es un libro de ingresos. El primero que te mostraré es cómo agregar una moneda a la columna de cantidad. Hay dos maneras. El primero es corto y el segundo es un poco más largo. Empecemos con la parte fácil. Seleccione la primera celda de esa columna, y luego el icono del dólar. Para aplicar este formato al resto de la columna, solo necesitamos hacer click en la esquina derecha con la celda seleccionada y tirar a la ruta que queramos. Es posible que tu menú superior haya desaparecido. En este caso, debe utilizar la segunda forma de agregar una moneda. Una vez que hayas seleccionado la primera celda de la columna, haz clic en formato y en el menú superior. Seleccione el número y haga clic en moneda. Ahora haga clic en la esquina derecha con el plus de la celda seleccionada y tire al valor en. La parte más emocionante de esta hoja es en realidad la columna de categoría. Esta columna le permite elegir una de unas pocas categorías de ingresos. Para agregar esta funcionalidad, es necesario crear un menú desplegable y agregar todas las categorías de ingresos que se ajusten a su negocio. Para aplicar esta opción, debes dar algunos pasos. Empecemos. Vaya a los datos y seleccione Validación de datos. En el campo de rango de celdas, ingrese el área donde se aplicará el menú desplegable. Para ello, haga clic en el campo y después de eso, seleccione la columna donde aparecerá el menú desplegable. En este caso, esta es la columna de categoría de la hoja de transacciones. Desde el menú de criterios, selecciona lista de ítems y en el campo correcto escribe todas las categorías de ingresos relacionadas con tu negocio. Recuerda, debes separar las categorías con una coma. Ahora Ahorra y eso es todo. Como puede ver, todas las celdas de la columna de categoría tienen una flecha pequeña en el lado derecho. Y al hacer clic en algunas de las celdas, aparece el menú desplegable y podrás elegir la categoría de ingresos que coincida con la transacción en particular. 9. Libro de costo: En este video, te mostraré cómo crear un menú desplegable con categorías en el libro de gastos. Ya has visto el proceso de agregar categorías de ingresos a un menú desplegable. Ahora debes hacer lo mismo, pero con categorías de gastos. En primer lugar, es necesario agregar una divisa a la columna de importe. Seguro que recuerdas lo que te he mostrado en el video anterior. A pesar de que te mostraré una vez más para estar seguro de que lo harás bien. Seleccione la primera celda de la columna y, a continuación, el icono del dólar. Para aplicar este formato al resto de la columna, solo tienes que hacer click en la esquina derecha con el plus de la celda seleccionada y tirar al Raúl que quieras. Si quieres, puedes hacerlo al revés. Haga clic en formato y en la parte superior del menú. Seleccionar número. Y después de eso haga clic en moneda. Después da click en la esquina derecha con el plus de la celda seleccionada y tira al Raúl que quieras. Pasemos a la columna de categorías y agreguemos un menú desplegable con todas las categorías de gastos que se ajusten a tu negocio. Sólo así tendrás información detallada sobre tus gastos y podrás deducir tus impuestos, ir a Datos, y luego seleccionar Validación de Datos. Y el campo de rango salarial. Entra en el área donde se aplicará el menú desplegable. Para ello, haga clic en el campo y después de eso, seleccione la columna donde aparecerá el menú desplegable. En este caso, esta es la columna de categoría de la hoja de transacciones. Desde el menú de criterios, seleccione lista de artículos y en el campo correcto, escriba todas las categorías de gastos relacionadas con su negocio. Debe separar las categorías con una coma. Basta con hacer clic en Guardar para agregar el menú desplegable. Al hacer clic en la flecha pequeña del lado derecho de cada celda de la columna de categoría, aparece el menú desplegable y se puede elegir la categoría de gastos que coincida con la transacción en particular. Por lo que estamos listos con el libro de gastos. En el siguiente video, verás cómo crear un estado de cuentas de pérdidas y ganancias. 10. Declaración de beneficios y pérdida: El estado de pérdidas y ganancias muestra lo que ha hecho tu negocio y lo que ha gastado. Compara estos dos componentes y calcula si ha obtenido una ganancia o pérdida dentro de un rango de tiempo determinado. Se detalla la información en este reporte y se puede ver de dónde ha venido el dinero del negocio y de dónde ha gastado su negocio la mayor parte de su dinero. El estado de pérdidas y ganancias proporciona esta información detallada utilizando un diseño realmente simple. Consta sólo de dos columnas. Y estas dos columnas te dan información clave. El primero muestra todas las categorías de transacciones, y el segundo muestra el monto total de cada categoría. La parte más interesante es que el estado de pérdidas y ganancias saca automáticamente la información del libro de ingresos y del libro de gastos. Y en este video, te mostraré cómo agregar esta funcionalidad. Creemos la fórmula que jalará sobre el monto total de cada categoría de ingresos y gastos y la pongamos en la segunda columna del estado de pérdidas y ganancias. Usaré la fórmula de suma, que es realmente fácil de entender y muy potente al mismo tiempo. Esta fórmula pasa por un rango de células para encontrar aquellas que coinciden con una condición dada. Después toma los números relativos a las celdas de partido y los resume. Hay tres argumentos entre corchetes. El primer argumento es el rango de datos que debe evaluarse por criterio. En este caso, este rango es una columna de categoría en la hoja de ingresos o hoja de gastos. El segundo criterio de llamada argumental, es la condición a cumplir. En este caso, este argumento cambiará para cada fila, y será el nombre de la categoría del que desea sacar información. Supongamos que desea sacar información de los gastos publicitarios. El padecimiento será publicitario. Debes tener cuidado y escribir las categorías de la misma forma que aparecen en la columna de categoría de la hoja de ingresos. El argumento denominado rango de suma muestra el área en la que resumir los números. Esta será la columna de cantidades y el libro de ingresos y de gastos. Veamos cómo se ve esta fórmula cuando se aplica a las categorías de ingresos. Esta fórmula le dice a Hojas de cálculo de Google lo siguiente. Mire las celdas de D6 a D ocho en la hoja de ingresos y sume todos los importes de la columna de importes relacionados con la categoría de ingresos, se muestra como segundo argumento. Por cada categoría de ingresos en el informe de Pérdidas y Ganancias. Necesitas ajustar las fórmulas, cambias el argumento condicional. El requisito para la primera categoría de ingresos debe ser producto de venta 1. El requisito para la segunda categoría de ingresos debe ser producto de venta a. De la misma manera. El requisito para la tercera categoría de ingresos será producto de venta tres. Siguiendo esta lógica, debe ajustar la fórmula para todas las categorías de ingresos. Usaré la misma fórmula para las categorías de gastos en el estado de pérdidas y ganancias. Pero voy a añadir argumentos. Esta versión de la fórmula dice, mira las celdas de desexed 2008 en la hoja de Gastos y algunos son todos montos de la columna de cantidad relacionada con la categoría de gastos. Se muestra como segundo argumento. Por cada categoría de gastos del informe de Ganancias y Pérdidas. Es necesario ajustar las fórmulas. Cambias el argumento condicional. El requisito para la primera categoría de gastos debe ser la publicidad. El requisito para la segunda categoría de gastos debe ser la educación continua. El requisito para la tercera categoría de gastos debe ser la suscripción. Siguiendo esta lógica, debe ajustar la fórmula para cada categoría de gastos. Una vez que haya ajustado la fórmula en todas las celdas a partir de la columna de monto, puede agregar el monto total de ingresos, el monto total del gasto, y el ingreso neto, que es la diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales. Para calcular el total de ingresos y gastos, utilizará la función de suma. En primer lugar. Seleccione la celda que mostrará los ingresos totales y agregue la fórmula de suma. A continuación, selecciona todo el rango de ingresos que quieras resumir. Para calcular los gastos totales. Seleccione la celda que mostrará este número y agregue la fórmula de suma. A continuación, seleccione todo el rango de gastos que desee resumir. Para calcular el ingreso neto. Usa la fórmula de restar. Seleccione la celda que mostrará el ingreso neto y agregue las celdas que desea restar. Aquí. Se desea restar los gastos totales del total de ingresos. Una vez aplicadas todas las fórmulas, la información en el estado de pérdidas y ganancias actualiza cada vez que cambia la información en el libro de ingresos y libro de gastos. 11. Añade transacción al libro de ingresos: Puedes hacer registros y los libros de ingresos tantas veces como quieras. Depende de qué tipo de persona seas y cuántas transacciones de ingresos obtienes. Si un negocio recibe algunos pagos todos los días, entonces tal vez sería razonable ingresarlos diariamente. Si un negocio recibe algunos pagos de clientes a la semana, entonces te sugeriré que hagas registros en tu libro de ventas una vez a la semana. Y si el negocio recibe unos cuantos pagos de clientes al mes, entonces puedes ingresarlos al libro de ingresos una vez al mes. No hay una manera correcta y equivocada. Simplemente prueba diferentes opciones y ve cuál funciona para las necesidades de tu negocio. Cuando registre la entrada de efectivo del negocio, necesita un estado de cuenta bancario para el periodo en el que ingresará datos. Una vez que lo tengas, puedes empezar a ingresar a la transacción de venta. Es esencial concentrarse y trabajar con precisión. Todas las transacciones bancarias están en orden cronológico, exactamente de la misma manera que debes introducirlas en el libro de ingresos. En primer lugar, se escribe la fecha de la transacción en particular. En descripción, se puede escribir el número de factura y el nombre del cliente. Después escribes la cantidad que el negocio ha recibido. Y por supuesto categorizas la transacción de venta. Como puedes ver, ingresas una transacción en menos de un minuto. Sólo imagínate. Si tienes diez transacciones de venta al día, necesitas menos de 10 minutos diarios para registrarlas. Si tienes 20 transacciones de venta por semana, necesitas menos de 20 minutos por semana para registrarlas. No es tanto tiempo, supongo. Estos diez minutos de trabajo te ayudarán mucho cuando llegue el momento de impuestos y tienes que presentar tu Horario C. Una vez al mes, podrás conciliar las transacciones de ingresos en los registros contables con el ingresos en el estado de cuenta bancario. Si el monto total de ingresos en el error de ingresos es igual al monto total de ingresos en el estado de cuenta bancario. Tus transacciones de ingresos son reconciliables. Si hay alguna diferencia, debes encontrar el error y corregirlo. Hay algunos errores comunes que suceden muy a menudo. Incluso si estás enfocado en lo que estás haciendo, es probable que ingrese una cantidad incorrecta para una transacción en particular. Otro posible error es ingresar el mismo precio de transacción. O tal vez no has ingresado una o más transacciones en absoluto. Un error muy común es introducir una transacción de gastos en el libro de ingresos. No importa cuál sea el error, es importante encontrarlo y corregirlo. No necesitas tener preocupaciones. Está absolutamente bien si has cometido algún error, solo es importante encontrarlo y corregirlo a tiempo. Por lo tanto, conciliar es una parte esencial de tu proceso contable. 12. Añade transacciones al libro de cadena: Similar al libro de ingresos. Puedes hacer registros en tu libro de gastos dependiendo de qué tipo de persona seas y cuántas transacciones de gastos realices. Su propio negocio o el negocio de su cliente paga solo unas cuantas facturas por Internet, teléfono, utilidades, y suscripción de sitios web. Podrás registrarlos en el libro de gastos al final del mes. Pero si hablamos de un negocio de impresión bajo demanda, cada vez que el negocio hace una celda, necesita pagar a las empresas de impresión bajo demanda para producir el artículo y enviarlo al cliente. En este caso, sería razonable registrar los gastos pagados a las empresas impresas diariamente los gastos pagados a las empresas impresas bajo demanda. Cuando las transacciones no son tantas, puede ingresar datos en el libro de gastos de forma semanal. No hay una manera correcta y equivocada. Simplemente prueba diferentes opciones y ve cuál se ajusta a las necesidades de tu negocio. Cuando registre la salida de efectivo del negocio, necesita un estado de cuenta bancario para el periodo en el que ingresará datos. Una vez que lo tengas, puedes empezar a ingresar las transacciones de gastos. Similar a las transacciones de ingresos. Debe registrar manualmente las transacciones de gastos. Por eso es fundamental concentrarse y trabajar con precisión. Todas las transacciones bancarias están en orden cronológico. Exactamente de esta manera debes introducirlos en el libro de gastos. En primer lugar, se escribe la fecha de la transacción de gastos. En descripción, se puede escribir el número de factura y el nombre del tercero. Después escribes la cantidad que has pagado. Y por supuesto, categorizas la transacción de gastos. Ten mucho cuidado con la categorización de gastos porque esto refleja los impuestos que debes pagar. Cuando categorizas con precisión tus gastos de negocio, Estás unos pasos más allá de pagar menos impuestos. Como puede ver, ingresa una transacción de gastos tan rápido como una transacción de ingresos. El proceso es sencillo y no consume mucho tiempo. Cuando lo hagas regularmente, definitivamente tendrás un efectivo sistema de teneduría de libros que permite a un negocio mantenerse al tanto de sus finanzas. De esta manera, usted o sus clientes, dependiendo de si usted es dueño de un negocio o un contable, pueden tomar las decisiones empresariales correctas y mejorar la situación financiera del negocio. Y no sólo esto, sino que esos registros contables regulares te ayudarán mucho cuando llegue el momento de impuestos y tienes que presentar un Horario C. Una vez al mes, puedes conciliar todas las transacciones de gastos que has puesto en el sistema de contaduría con los que figuran en el estado de cuenta bancario. Si el monto total del gasto en el libro de gastos es igual al monto total del gasto en el estado de cuenta bancario. Se concilian las transacciones de gastos. Si hay alguna diferencia, debes encontrar el error y corregirlo. Hay algunos errores comunes que ocurren muy a menudo. Incluso si estás enfocado en lo que estás haciendo, es probable que ingrese una cantidad incorrecta para una transacción de gastos en particular. Otro posible error es ingresar las mismas transacciones de gastos. O tal vez no has ingresado una o más transacciones de gastos en absoluto. Un error muy común es introducir una transacción de ingresos en el libro de gastos. No importa cuál sea el error, es importante encontrarlo y corregirlo. No necesitas tener preocupaciones. Está absolutamente bien si has cometido algunos errores y el libro de gastos. Pero es importante encontrarlo correctamente y a tiempo. 13. Comprender la información de la declaración de beneficios y pérdidas: Una vez aplicadas todas las fórmulas, la información del estado de pérdidas y ganancias actualiza cada vez que cambia la información en los ingresos y gastos que ella cambia. Si agrega una nueva transacción de ingresos, este monto aparecerá en el estado de pérdidas y ganancias y aumentará los ingresos totales y los ingresos netos. Cada vez que añadas una nueva transacción de gastos, este monto aparecerá en el estado de pérdidas y ganancias y aumentará los gastos totales y disminuirá el ingreso neto. Por ejemplo, si agrega una nueva transacción que muestre 1 $1000 ingresos por servicio uno, los ingresos totales por servicio uno en el estado de pérdidas y ganancias también aumentarán en $100. Veamos cómo funciona. Acude a la hoja de ingresos y agrega la nueva transacción. En primer lugar, agregue la fecha de la transacción, luego al número de factura de la transacción. Ahora puedes escribir la cantidad de la celda. En este caso, son 1000 dólares. Para completar el registro, es necesario seleccionar una categoría de ingresos. Echemos un vistazo al estado de pérdidas y ganancias. Se ve que el ingreso total de las encuestas uno ha aumentado en $100. También se han incrementado los ingresos totales. Por supuesto, el ingreso neto se ha incrementado automáticamente en 100 dólares también. El estado de pérdidas y ganancias se actualizará de la misma manera cuando agregue una nueva transacción de gastos al libro de gastos. Supongamos que ha pagado una renta mensual de $100. Debe agregar esta transacción al dinero de gastos. Empezar con la fecha de la transacción. Segundo, a la derecha. El número de pagados. Agrega el monto que has pagado, y selecciona una categoría de gastos. Ahora ve al estado de pérdidas y ganancias y ve qué ha cambiado. El total de los gastos de renta se ha incrementado en 800 dólares. El total de gastos se ha incrementado a por supuesto, el ingreso neto también ha cambiado y ha disminuido en 800 dólares. Ves lo dinámicamente funciona este estado de cuentas de pérdidas y ganancias y lo poderoso es exactamente este es el mayor beneficio de Google Sheets como asistente de contadores. 14. Extra 1: visualización de datos: Bienvenido al primer video bonus. Aquí te diré unas palabras sobre visualización de datos y por qué es necesario. En el segundo video de bonificación, te mostraré paso a paso cómo agregar gráficos a tu estado de pérdidas y ganancias. Y en el tercer video bonus, les mostraré cómo leer la información del gráfico. Empecemos. Vemos gráficos y gráficos por todas partes en las noticias, en la portada del periódico en el libro de texto y en muchos otros lugares. Toda su visualización de datos. visualización de datos es la representación de la información en forma de gráficos y gráficos u otros objetos visuales. Esta es la forma más accesible que los propietarios de negocios pueden usar para ver y comprender tendencias y patrones en su negocio. Por lo tanto, las empresas suelen preparar visualizaciones de datos en sus informes y presentaciones. Datos mostrados en forma de visual cuenta una historia detrás de los números. Cuenta todos los momentos esenciales que debes conocer para entender tu negocio. Analizar la información de negocios ayuda a los propietarios a enfocarse en las áreas que requieren atención. Las formas visuales les ayudan a entender los puntos clave necesarios para su negocio. Ya sea un reporte de ventas o un reporte de compra. Una representación visual de los datos ayuda a las empresas a aumentar sus ganancias a través de un mejor análisis y mejores decisiones de negocio. Al presentar sus datos y gráficos de ingresos y gastos, puede transmitir la información financiera más rápida y eficaz. Tener tu información financiera en forma de visuales te ayudará a consumir fácilmente todos los números que tienes. Te permitirá ver todos tus montos de ingresos, montos de gastos y tendencias con un solo look. Puedes usar la visualización de datos para hacer mejores preguntas y tomar mejores decisiones relacionadas con tu negocio. Hay muchas herramientas de visualización de datos y Hojas de cálculo de Google es una de ellas. Permite mostrar tus números en forma de diferentes gráficos con tan solo unos clics. Si te interesa ver cómo puedes crear y leer un gráfico con hojas de Google. Mira los siguientes dos videos bonificados. 15. Extra: cómo crear una tabla de Extra.: En este segundo video bonus, te mostraré paso a paso cómo agregar gráficos a tu estado de cuenta de pérdidas y ganancias usando Hojas de cálculo de Google. Suena complicado, pero no lo es para nada. Solo debes saber qué rango de datos usar y dónde encontrar la funcionalidad del gráfico en Hojas de cálculo de Google. El software se encarga de todo lo demás. La información que quiero mostrar se relaciona con las categorías de ingresos y gastos. En primer lugar, quiero comparar todas las categorías de ingresos y ver qué producto o servicio proporciona los mayores ingresos. Segundo, quiero comparar todos los gastos y ver donde mi negocio gasta la mayor parte de su dinero. Para visualizar toda esta información, crearé dos gráficos separados en la hoja de ganancias y pérdidas. Para crear el gráfico de ingresos, necesito seleccionar las columnas qué información quiero mostrar. Voy a Insertar. Y luego hago clic en Gráficos. Quiero cambiar el nombre del gráfico. Voy a Personalizar en el editor de gráficos y selecciono Título de gráfico y eje. Entonces en el campo de texto del título, escribo el nombre. El término que aparece es un gráfico circular. El gráfico circular es adecuado para los datos que estoy visualizando. Pero en caso de que quiera cambiarlo, voy al editor de gráficos y desde el menú desplegable de la sección Configuración, elijo el tipo de gráfico que se ajuste a mis necesidades. Si bien el gráfico circular encaja perfectamente con los datos de ingresos, esta información también se puede mostrar en forma de otros gráficos. Por ejemplo, puedo elegir el gráfico de líneas. Se ve bien, pero sigo pensando que el gráfico circular es la mejor solución. Veamos cómo se ve la información de ingresos, nos veremos en forma de gráfico de columnas. La información de ingresos es fácil de leer, pero realmente me gusta el gráfico circular. Por lo tanto, lo volveré a seleccionar. Como puedes ver, hay algunas opciones para elegir. El primero es gráfico circular, el segundo es gráfico de rosquillas, y el tercero es gráfico circular 3D. A pesar de que hay una gran variedad de gráficos, prefiero usar el primero. Estoy listo con la visualización de la información de ingresos. Ahora voy a crear un gráfico que represente todos los gastos. Selecciono la columna con todas las categorías de gastos y la columna con todo el monto de gastos. Después voy a Insertar y doy clic en Gráficos. Para cambiar el nombre del gráfico. Voy a Personalizar en el editor de gráficos. Selecciono Título de gráfico y eje. Entonces en el campo de texto del título, escribo el nombre del gráfico. En menos de un minuto. Visualizo todos los datos de gastos. Siéntase libre de seleccionar otro tipo de gráfico. También puedes personalizar el aspecto de los gráficos utilizando la sección personalizada en el editor de gráficos. En el siguiente video. Y te mostraremos cómo leer información de los gráficos. Si te interesa, sigue vigilando. 16. Extra 3: cómo leer un gráfico: En este tercer video extra, te mostraré cómo leer la información de los gráficos. Echemos un vistazo rápido al gráfico de ingresos. Cada producto o servicio tiene un color diferente y está representado como parte de todo el pastel. Además, el gráfico muestra qué porcentaje de los ingresos totales es generado por cada producto o servicio. En la parte azul del gráfico se visualizan los ingresos generados por el producto uno. Es obvio que la parte azul del gráfico es la más grande. Esto significa que el producto uno ha generado la mayor parte de los ingresos. El gráfico muestra que este producto ha ganado 47% de los ingresos totales. La segunda gran parte del gráfico está coloreada en naranja y representa los ingresos generados por el servicio a. Servicio a también ha generado gran parte de los ingresos totales. Este servicio ha ganado casi un 20% de los ingresos totales. servicio uno está representado en verde y ha generado 12% de los ingresos totales. producto tres es coloreado en amarillo y ha ganado 16% de los ingresos totales. La parte más pequeña de la tríada está coloreada en rojo y muestra los ingresos obtenidos por producto a que este producto ha ganado 4% de los ingresos totales. El artículo más rentable es el producto uno. producto dos ha obtenido los ingresos más bajos. Con base en esta información, el negocio puede tomar la decisión dejar de ofrecer producto también y concentrarse en productos y servicios más rentables. Pasemos al siguiente gráfico. Cada gasto tiene un color diferente y se representa como parte de todo el pastel. Además, el gráfico muestra qué porcentaje del total de gastos es generado por cada categoría de gastos. Las partes más grandes del gráfico son coloreadas en naranja y azul. La parte naranja representa la cantidad que el negocio gasta para rata. Estos gastos son el 21% del dinero total que el negocio ha gastado. La parte azul representa los gastos publicitarios. Han generado 23% del total de gastos. Las dos partes más pequeñas de las gráficas representan los gastos de franqueo y envío y los honorarios legales y profesionales. Los gastos de envío son tres por ciento del total de gastos y los honorarios legales y profesionales son sólo el 2% del total de gastos. Todos los demás gastos están entre el 4%, 11 del total de gastos. Ya ves lo comprensible que puede ser la información financiera usando colores y figuras geométricas. Google Sheets hace que la información de los informes financieros sea integral y fácil de comparar. La visualización de datos no es algo que debes hacer, pero es muy útil y te ayudará a ver las tendencias en tu negocio solo con una vista rápida.