Transcripciones
1. El impacto de la gestión del tiempo: ¿Alguna vez te encontraste
a la mitad de tu jornada laboral? Y te dices a ti mismo Hoy
he logrado algo? Es decir, ¿he hecho algo importante
con mi tiempo hoy? Este es un pensamiento común
o problema común porque no siempre somos
inteligentes en la gestión de nuestro tiempo. Este tema es tan importante
ya que el tiempo bien puede ser nuestro activo más preciado
que tenemos en nuestra vida
y en nuestra carrera. Cada minuto que pasa es un minuto no
puedes volver. Y para ser honestos,
perdemos tanto tiempo en nuestra vida diaria en
variedades de formas. A veces nos enfocamos en el trabajo equivocado o en el
trabajo correcto en el momento equivocado. O tal vez dedicamos
demasiado tiempo a temas
personales o socializar El punto aquí que estoy
tratando de hacer es que luchamos con
esto tanto que toda
una industria
ha crecido a nuestro alrededor para
ayudarnos a usar nuestro
tiempo de manera más eficiente. Cada año, los equipos y
organizaciones individuales gastan
millones
tratando de mejorar sus habilidades de
gestión del tiempo. Y tiene que haber
mejor manera que esta. Hola, Hola Manten Pate, un
orador de gestión del tiempo, y entrenador Pensemos en
lo que significa para ti obtener claridad en este medio de caos
que estás en tu día. Se trata de conseguir
más concentración y ser más intencional sobre
cómo te acercas al día. De hecho, sí me gustó comenzar nuestro curso sugiriendo
un enfoque muy sencillo o una técnica muy simple
que he compartido con otra profesión que solo
podría trasladar tu día. El resultado es menos tiempo perdido. Más del trabajo correcto
completado en el momento adecuado y una sensación positiva de que has manejado
tu tiempo correctamente. Este curso es de todos
los que quieran aumentar su eficiencia en la gestión del tiempo y maximizar su productividad. Si eres un estudiante o
una persona de nueve a cinco puestos de trabajo
o incluso dueño de un negocio. Este curso es aplicable a
todos porque en la vida, tenemos tiempo, y todos están enfrentando problemas alrededor del sistema de gestión del
tiempo. Bien,
te veo en la primera lección.
2. Dominar la regla 80/20: dar prioridad a la productividad máxima: El
sistema de gestión del tiempo que he creado es muy sencillo
y directo. El primer paso es
entender la regla del 80 20. La idea es que no todo el trabajo
se crea por igual. Algo simplemente
importa más que otros. Mira cada tarea,
cada persona, o cada proyecto, y
hazte estas dos preguntas. Primero, es este poco de un trabajo, algo que es tan vital, que es de una importancia estratégica
para ti o para tu equipo. Eso significa que cuando
complicas este trabajo, estás haciendo un progreso real
y avanzando Esto es lo que llamo buenas cosas y merece su atención. Vamos a llamarlo 20%. La segunda pregunta
irá así. ¿Esto es solo un
trabajo que tengo que hacer? No estoy diciendo que el trabajo sea
poco importante o poco vital para todos. Estoy sugiriendo que
podría ser relativamente
menos importante, y si es así, no puedes invertir demasiado tu limitado
tiempo completándolo. Llamemos a esto 80%. Piensa en tu trabajo real. Es bastante fácil detectar
todo el 80% de trabajo. Eso es más como trabajos más
mundanos o simples,
sobre todo trabajos que
haces repetidamente, y no debería estar ocupando más tiempo del
absolutamente necesario Esto podría ser
rellenar un informe, compilar una hoja de cálculo o alguna otra tarea sencilla También hay que
pensar en la gente en el trabajo. Tu interacción
afecta tu estado de ánimo, y luego afecta
tu productividad. Si eres realmente honesto, probablemente
puedas pensar
en alguna conversación, estás disfrutando demasiado, y otros det bien, y es muy positivo
o productivo. Aquellos negativos o no
productivos forman parte del 80%. La verdad es que a menudo pasamos demasiado tiempo en temas
de menor importancia. La regla general para todas y
cada una de las tareas y relaciones es
preguntarse si está
mirando algo en 20% pila o en la pila 80%. Si no
piensa en esto regularmente, es probable
que
asigne mal su tiempo Déjame darte una gran
visión general o una gran orientación. Nunca invierta más de la mitad de su tiempo en cosas en 80% pila. Prueba esto, por ejemplo, como
por una semana. Haz algunas notas sobre
exactamente cómo estás pasando tu tiempo
en el trabajo por ho. Y al final de la semana, haz un recuento y ve
con qué frecuencia pasas
tiempo en la pila del 80%. El resultado podría
simplemente sorprenderte. Entonces eso es simple. mires tu trabajo,
sé intencional. Pregúntate, ¿
esto es 20% o 80% c? De esa manera, te quedas
claro sobre lo realmente importa para que
puedas obtener más de
3. Cómo encontrar tu ventana de Einstein: Ya sabes, mucho
entender la gestión del tiempo se trata de saber en qué
trabajar y cuándo. Pensemos en el
tema del tiempo por un momento. El momento adecuado para trabajar en
sus temas más importantes es un período del día conocido
como la ventana de Einstein Hay un momento todos los
días en el que estás en tu pico mental donde el
trabajo se siente casi divertido. Los problemas son más
como rompecabezas divertidos, y haces las
cosas en el orden correcto. Es una gran sensación de ser
capaz y productivo. Este pico suele durar dos a 4 horas y
ocurre en diferentes
momentos para todos. Digamos de mi parte, es temprano en la mañana. Ahí es cuando mi cerebro funciona
al más alto nivel. Así que pasa un poco de tiempo e identifica cuándo te sucede esa
ventana. Una vez que sepas que tu ventana de hojalata sucede, aprende a protegerlo. Empecemos de
vez en cuando diciendo
que no, para que no
permitas interrumpir tu trabajo por nadie en ningún momento. Eso sí sucede a menudo. Estás trabajando en
algo importante y entra
un colega o tu jefe y te pide ayuda. Dices seguro y comienza la
interrupción. Si el tema no es realmente
importante, cortésmente diga que no, y dígales que pronto dará
seguimiento para que pueda completar la importante
tarea que tiene frente a usted Otra idea o
solución que funciona es alejarse de su espacio de oficina
normal. Es algo gracioso porque las oficinas parecen extrañamente diseñadas
para maximizar la disrupción Lo que necesitamos es el enfoque. Pero debido a que valoramos
la colaboración y la creatividad, las oficinas suelen ser demasiado ruidosas, lo que
dificulta que las
personas se concentren. Si trabajas en un cubo, ocasionalmente te levantas, te
alejas y encuentras una oficina que actualmente
nos llene o tal vez una sala de conferencias al otro lado del edificio
que nadie está usando Cierra la puerta,
siéntate y disfruta del silencio
mientras te pones a trabajar. También puedes ir un paso más allá. Digamos, piensa todas las cosas que te
golpeamos en el trabajo. Quiero que intentes
asegurarte de que
no te restrinjan tantas
veces como puedan. Empecemos con tu teléfono. Está haciendo demasiado ruido. El correo electrónico, texto, llamada, notificaciones, y así sucesivamente. Si quieres maximizar tu capacidad cognitiva
durante tu ventana de Einstein, tienes que arriesgarte
poco al tiempo donde te
permitas apagar el teléfono Prometo que el mundo no se acabará. Escribe durante 13 minutos
o incluso una hora, y mira qué tan bien te concentrarás. La funcionalidad mental máxima es un activo
muy valioso en un mundo
muy distraído Si sabes cuando tu mente alcanza su punto máximo y recuerdas proteger
esa ventana de Stan, no se sabe
cuánto puedes lograr. La gestión del tiempo es
la gestión de la vida.
4. Comunicación de límites para eficiencia del tiempo: Cuando alguien te ve en el
trabajo, ¿qué opina? Quiero decir, ¿creen que siempre
estás disponible que está bien caminar
hacia ti e interrumpir
lo que estás haciendo? No sé la respuesta
de esa pregunta. Aunque sí sé que
deberías estar pensando en ello. Vamos un paso más allá. ¿Es hora de que
empiezas
proactivo sobre la
difusión de tu capacidad? Si no lo haces, la gente
tenderá a asumir que está bien caminar
hacia ti e interrumpirte. No estoy sugiriendo a Heidi, constantemente diciendo no
a tus collages, o encontrando otra manera de no
estar disponible Puedes creer en
una cultura positiva
y una gran
relación profesional, pero aún así tratar de manejar la
frecuencia con la que te interrumpen. Entonces pensemos cómo
podemos hacer eso o cómo podemos enviar la
señal correcta a nuestros compañeros. Voy a compartir un ejemplo
interesante que usamos en nuestra oficina. Utilizamos tarjetas de color para expresar
nuestro nivel de disponibilidad. Primero, coincidimos en
lo que significa el color. Por lo general, es rojo,
amarillo y verde. Rojo significa que estás
súper bizzy y solo para que te interrumpan por
algo muy importante Amarillo significa precaución. Estoy bastante mareado y
no deseo socializar, pero siéntete libre de
interrumpirme si es necesario Y verde indica que
estás en el buen lugar, haciendo mucho,
sin enfrentar plazos de última hora, y está bien
interrumpirte y adjuntar esa tarjeta
frente a tu cubo o cubículo para que todos
conozcan tu Sí, es cierto
que la gente tiene que usar este tipo de
sistemas con integridad. No se puede simplemente poner una tarjeta
roja todo el tiempo. Pero un sistema como este, aunque
imperfecto, realmente ayuda. Por supuesto, también puedes
aprovechar la tecnología
bloqueando algún tiempo necesario en el calendario compartido que otras personas
conozcan tu estado,
tu disponibilidad, o tal vez
puedas enviar algún mensaje
a tu grupo, por
ejemplo, correo electrónico, slack, o cualquier canal de
comunicación que tu equipo utilice habitualmente. Por último, no olvides la forma anticuada de
manejar esta tarea. Simplemente pasa por la oficina
y dígale a una persona o dos que estás disponible para este
periodo específico de tiempo. Recuerda, es tu momento. Entonces B al pasar cada
minuto de tu día, y siguiendo algunas de
las técnicas anteriores, podemos ayudar a otros a
apreciar este hecho. Ya sea que uses tarjetas de colores, mensajes
digitales o
una conversación de patada, deja que otros conozcan tu
situación para que
puedas controlar la cantidad de
interrupciones que experimentas.
5. Gestión estratégica de la carga de trabajo: Todos sabemos que no todo el
trabajo es de igual importancia. También sabemos que
sólo tenemos tantas horas en un día. En ocasiones, es
útil pensar de manera más estratégica sobre cómo
gestionamos nuestro trabajo
y nuestra carga Quiero enfocarme en
la parte en tu día pasas haciendo el trabajo
que solo tienes que hacer. Es importante, y
por eso te están pagando, pero es más del lado aburrido
o del lunes. No es ese tipo de
trabajo convincente. Eso es importante para un éxito. Es sólo un trabajo que tienes que hacer. Bien, para este tipo de trabajo, quiero que
piensen en la posibilidad de automatizar, externalizar
o delegar Empecemos con la automatización. Hay tantas
oportunidades con la ayuda de la tecnología que
podemos automatizar nuestro trabajo. Por ejemplo, la redacción de
informes puede
automatizarse mediante el uso de herramientas de IA
como Cha GPT y Cloud hoja de cálculo puede
usar algunas herramientas AA para automatizar el cálculo, así
como las reuniones se
pueden programar electrónicamente o en
reuniones en línea en lugar de manualmente O tal vez podamos usar
contratos digitales en lugar de papeles. Dado tu
tipo específico de trabajo, busca formas de ahorrar
tiempo a través de la automatización El siguiente paso es la externalización. Es probable que haya oído hablar del
sistema para describir cuándo una firma elige no hacer
algo como el marketing Ventas o logística,
eligen enfocarse en sus competencias principales al permitir que expertos externos
ayuden con ese trabajo Bueno, la misma idea puede aplicarse a un
profesional individual como tú. Puedes encontrar a alguien
interno o externo a tu organización que esté bien adaptado para hacer alguna
parte de lo que haces. Considere la
presentación común con diapositivas producidas
dentro de Microsoft PPT. Crear diapositivas no es
un proceso tan complejo, pero puede tomar
un poco de tiempo. En lugar de hacer
diapositivas todo el día, considera simplemente terminar tu
esquema de una o dos páginas en Microsoft Word, algo que
puedes hacer muy rápidamente. Luego entregue ese
experto dedicado en Microsoft PPT, y ellos crearán
la primera pista de tus diapositivas mientras te quedas
enfocado en tareas más importantes. Si piensas creativamente
en tu trabajo, es probable
que encuentres
más oportunidades como esta para subcontratar Por ejemplo, permítame darle un ejemplo de cómo
subcontrato mi trabajo Como saben, en la creación de cursos, tenemos que hacer edición de video. Bueno, obviamente, sé
cómo editar mis videos, pero tardará días o incluso meses o incluso
semanas para editar mis videos. Por eso subcontrajo
mi proceso de edición de video a
un experto en edición de video, y ellos se encargarán de todo
mi proceso de edición de video Mientras me estoy enfocando en tareas
más importantes que
es filmar la película, crear el contenido,
y etcétera Espero que hayas entendido mi punto. Por último, considere delegación. Incluso si algún ritmo de e work no
es de desarrollo para ti, podría representar una
oportunidad de desarrollo para otra persona. No quieres delegar trabajos
ocupados o trabajos gruñidos. Así que sé pensativo sobre eso. Si tienes una buena
tarea a tu alcance, busca a la
persona adecuada a la que quieras delegar y luego
entablar una conversación. Te puede ahorrar algo de tiempo, así
como ayudarles a
construir una nueva escala. Dado que el tiempo siempre es limitado, hay
que ser bastante electivo
sobre cómo usar su tiempo Dése un
poco más de espacio a su trabajo al encontrar
oportunidades para automatizar, subcontratar o incluso delegar De esa manera, te quedarás
enfocado en lo que más importa. Al camino,
te veo en la siguiente.
6. Consejos clásicos de gestión del tiempo: Buenas noticias porque la
gestión del tiempo es muy importante. Hemos desarrollado tantas
prácticas a considerar. Déjame compartirte algunas de mis prácticas
favoritas y mejores. Primero, considere llegar
temprano a la obra. Simplemente hay algo
mágico en la tranquilidad que
experimentas en el trabajo
antes de que llegue la mayoría de la gente Es tan pacífico y
te permite ser extra productivo. Pruébalo un día a la semana
y mira qué pasa. A continuación, definitivamente haga una auditoría de tiempo una o dos veces al mes. Haga algunas notas todos los días durante al
menos dos semanas hora por hora. Para bien o para mal, tendrás una buena idea
de cómo estás usando tu tiempo perdiendo el tiempo y cuándo eres
más productivo. Otra gran cinta es comenzar tu día
con un planificador diario. Papel o digital
no importa. Antes de saltar a tu trabajo, referencia al planificador
para que recuerdes tus citas y hagas
ajustes, luego ponte a trabajar. Un poco de planificación como esa
puede mantenerte encaminado. A continuación, piense en
trabajar ocasionalmente en casa o
trabajar de forma remota. Puedes hacer que eso suceda, puedes hacerlo una vez a la semana
o pocas veces al mes. Permite un cambio de ritmo y oportunidad para sentirse separado
de todo el ruido, distracción e
interrupciones al Si tienes la habilidad, toma tu laptop
y pruébalo. Aquí hay un consejo para usar cuando realmente estás
atascado en ese problema. En la medida de lo posible, no
pierdas mucho tiempo
girando tu rueda. Suelta y cambia de tarea. Cuando finalmente dejas ir
esa sensación de estar atascado, en realidad
aumentas
la probabilidad de progresar
cuando vuelves a cambiar. Otra idea consiste en retrasar algo hasta que
termines tu llamada de deseo Por ejemplo, podrías
simplemente decirte a ti mismo, no
voy a almorzar
hasta que termine este reporte. Ese poco de motivación
extra a veces
puede funcionar positivamente. Bien, aquí hay uno clásico. Recuerda tomar descansos, mantenerlos cortos y
sencillos, pero úsalos. Ponte de pie y aléjate
de tu espacio de trabajo. Podrías ir al exterior o
tal vez simplemente ir a la sala de descanso. Resulta que cuando te
desconectas y usas este
descanso de manera efectiva, realidad
eres más
productivo en el trabajo. Otra gran táctica es
usar límite de tiempo para tu tarea. Puedes mirar
tu trabajo, estimar cuánto tiempo debe tomar, agregarle algunos minutos, y luego escribirlo
y hacerlo visible. Pequeños contratos
contigo mismo así a menudo producen
un enfoque extra que necesitas. Por último, no hay multitarea. A veces piensas
que obtendrás
más que si haces de tres a
cuatro cosas a la vez. Bueno, en realidad no. Cuando divides tu enfoque, trabajas más lento por tarea. Tiendes a cometer más errores, y eres menos creativo. Entonces, cuando sea posible,
una tarea a la vez. Bien, eso son muchas ideas. Puede que todos ellos no
solo funcionen para ti. Pero si lo haces, bueno, ese es el tiempo que se está ahorrando, y ese tiempo puede ser usado con tus amigos
y tus familiares.
7. Proyecto de clase: Es momento de poner en acción un
plan que te ayude a administrar
tu tiempo de manera más efectiva. Hemos cubierto muchas ideas, pero a veces lo
mejor es empezar poco a poco. Esta conferencia es una especie de conferencia de
tarea o proyecto. Entonces, a partir de la próxima semana, quiero que hagas
estas tres cosas. Primero, identifica la primera
o las dos tareas más importantes que tienes que completar
en las próximas semanas. C hoose qué día de tu tiempo trabajarás en esta tarea Piensa en tu ventana de einstein y póngalas en tu calendario A continuación, identificar un comportamiento. Sabes que pierdes el tiempo y comprometes a detener
ese comportamiento. Pueden ser almuerzos largos, socializar
tumores
o compras en línea Bueno, ¿quién sabe? Sea honesto y elija no involucrarse con ese comportamiento en
las próximas semanas. Por último, piensa a
lo largo de los tips que
hemos cubierto y elige un
tip que adoptes. Esto podría ser
límite de tiempo para tu tarea, llegar temprano o tal vez
externalizar. Depende de ti. Pero solo prueba uno. Bien,
durante la próxima semana, cuando hagas diligentemente
esta pequeña cantidad de cosas, construirás una nueva rutina Estás cómodamente adaptado
a tu nueva rutina, vuelve aquí y elige otro consejo o dos,
y luego pruébalo. Déjalo por ettle, estás haciendo
algo de tiempo para ti mismo. Eso significa que estás siendo
más productivo y progresando más en
tu carrera y en tu vida.
8. ¡Lo lograste! Momento de cierre: Chicos increíbles. Llegaste
hasta aquí a este curso. Y antes que nada, quiero
felicitarle por completar todo este
curso de gestión del tiempo. Obviamente, ya no voy a
perder su tiempo, pero siéntase libre de revisar mis otros cursos sobre
gestión del tiempo y otros nichos. Y siéntete libre de hacerme
cualquier pregunta si tienes, y no olvides darme tu opinión escribiendo
reseña a este curso. Nuevamente, muchas gracias
por ver este curso. Tintas realmente emocionantes
para estar contigo. Una luz, te veo en
otro curso. Adiós.
Manthan Patel, AI Instructor
