Redacción de correos electrónicos: 4 consejos para redactar un correo electrónico de trabajo efectivo

1. Introducción: En esta era de mensajes de texto, tuiteo, abreviaturas y emojis, escribir un correo electrónico efectivo se ha convertido en un arte un poco perdido como alguien que recibe cientos de correos electrónicos Te puedo decir de primera mano, hay muchos correos electrónicos mal escritos por ahí. Pero con este curso, ojalá, te voy a dar las herramientas y trucos que necesitas para ser más efectivos con tu correo electrónico. Hola. Soy Melinda Emerson, y mi apodo es Small Blady y me consideran la experta número uno en pequeñas empresas de Estados Unidos Estoy emocionado de estar hoy aquí con ustedes. Soy un orador principal, un coach experto y un experto en marketing en redes sociales Dirijo un negocio en línea desde 2008 ya que el editor de éxito es tu boss.com, y el marketing en redes sociales y correo electrónico siempre han sido parte integral de mi negocio Esta clase es para cualquiera que tenga que enviar un correo electrónico a su jefe, un colega o a cualquier persona en la América corporativa. Quería dar esta clase porque correo electrónico es una buena herramienta de comunicación, pero a menudo se usa mal. La gente se mete en problemas con el correo electrónico. Así que quería proporcionar algunas mejores prácticas para que las personas pudieran obtener la información que solicitan o transmitir su punto de manera mucho más efectiva. Quiero que mis alumnos bajen la velocidad cuando están haciendo sus correos electrónicos. Si pasan solo uno o dos minutos extra para simplemente verificar todo, serán más efectivos. Enviarán menos correos electrónicos con error tipográfico, y conseguirán que sus solicitudes respondan mucho más rápidamente Quiero que los alumnos usen los consejos que hoy voy a compartir para escribir un correo electrónico efectivo, y voy a darte un escenario de práctica. Digamos que tu jefe te ha invitado a una reunión obligatoria que entra en conflicto con un día de vacaciones previamente programado. ¿Cómo le comunicarías eso por escrito a tu jefe? Por favor, redacte su correo electrónico de muestra y publíquelo en la galería del proyecto. Ahora, saltemos a ello y empecemos. Bien. 2. Desglose de un correo electrónico inadecuado: Los correos electrónicos malos suelen tener varios elementos. O son demasiado curtas, tienen el tono equivocado, demasiado informales, no hay saludo Hay todo tipo de errores tipográficos, áreas gramaticales o mi CC favorito para demasiadas personas No quiero que esto te pase a ti. En la lección de hoy, vamos a descomponer este tipo de cosas para evitar. La próxima vez que envíe un correo electrónico, será bien recibido. Este es un ejemplo perfecto de un mal correo electrónico. Primero y ante todo, no hay personalización. Simplemente dice signo de interrogación de espacio alto. Bueno, si le estás enviando un correo electrónico a alguien, ¿por qué no te molestarías en al menos poner su nombre en el correo electrónico Entonces inmediatamente entran en un terreno de juego. Hola, tenemos un webinart en unas semanas que pensamos que te podría interesar Entonces dice que vas a escuchar a los gerentes de estas empresas sobre qué tipo de soporte de gerente realmente quieren. Compartirán ideas sobre por qué ha funcionado el coaching entre pares y qué otras soluciones han fallado junto con estas poderosas historias de cómo esta herramienta ha desbloqueado y aumentado la pertenencia a la colaboración y el crecimiento del liderazgo. Entonces consiguieron tres logos, y luego dice: Regístrate aquí para unirte a nosotros. Bueno, antes que nada, ni siquiera se han molestado en averiguar si soy o no el cliente adecuado ni siquiera para este contenido No se han molestado en personalizarlo para mí, y va demasiado tiempo. Para mí, esto es un fracaso de un correo electrónico porque ni siquiera me importa lo que tengan que decir porque dice coma alta Parece un correo electrónico no deseado. Malas noticias. Aquí hay otro correo electrónico. Curiosamente, este es un correo electrónico en realidad de alguien que sí conozco Ves aquí, dice Melinda, pero no es el espacio propiamente Esto es mala gramática. Quieres asegurarte de que si estás haciendo un correo electrónico, es como escribir una carta. Necesitas poner mi nombre en una coma y luego un espacio para que puedas comenzar un párrafo completamente nuevo Matar todas estas cosas juntos me hace pensar que tenías prisa y no te importaba más que enviártelo así Mira cuánto dura este correo electrónico. Oh, Dios mío. Sigue y sigue y en lo que estoy leyendo, lo que estoy escribiendo, libros que voy a recomendar. Entonces oh por cierto en la parte inferior, dice, en orden mi libro. No estoy leyendo esto, y no estoy dando click en nada en este correo electrónico. Porque de nuevo, esto es spam casi para mí. Esto en realidad es de alguien que conozco, pero están hablando de algo que no me importa nada, parte de la razón por la que no me importa es porque cómo se acercaron a mí en el correo electrónico. Entonces esto importa, enviar correos electrónicos con problemas de gramática y errores tipográficos, enviar cosas que sean demasiado informales o que no tengan ninguna personalización en absoluto Todo esto son ejemplos perfectos de por qué esta no es la forma en que quieres comunicarte a nadie dentro de tu negocio o externamente a tu negocio. Cuando se trata de correos electrónicos malos, no dejes que tu mal comportamiento de mensajes se convierta en tu comportamiento de correo electrónico. Sin abreviaturas ni mojes. Mantenlo amigable, no demasiado casual, y serás mucho más efectivo con tu correo electrónico. A continuación, vamos a hablar sobre la etiqueta adecuada del correo electrónico 3. Etiqueta adecuada para los correos electrónicos: ¿Alguna vez has recibido un correo electrónico que te dejó preguntándote quién en el mundo envió esto o peor? ¿Alguna vez has enviado un correo electrónico que lamentaste haber enviado después del Enviar un mal correo electrónico puede hacer que alguien realmente piense dos veces sobre ti, ¿ ser la persona que lo envió? Es como tener una mala primera impresión. Una vez que alguien tiene una mala primera impresión de ti, eso podría tener repercusiones en el futuro La velocidad del correo electrónico y la conveniencia del mismo lo han convertido la opción número uno para comunicación en la América corporativa? Pero debes asegurarte de conocer la etiqueta adecuada del correo electrónico Porque cuando envías un correo electrónico efectivo, te pones en una luz positiva y nunca se sabe que eso podría configurarte para una posible promoción en el futuro. Solo quiero que todos pasen uno o dos minutos extra para volver a leer sus correos electrónicos. De esa manera, no te arriesgas a la falta de comunicación o a la vergüenza Déjame darte un escenario. Digamos que necesitas solicitar un par de días libres a tu jefe. Bueno, enviar un correo electrónico es realmente efectivo para eso porque quieres asegurarte de que no se mezclen las fechas. Pero digamos que tienes una situación con un compañero de trabajo, tal vez digamos que podrían estar tratando de acosarte para que asumas parte de su carga de ¿Eso es algo que deberías poner un correo electrónico? Absolutamente no. Solicita una reunión con tu jefe, o solicita una reunión con RRHH y pide ayuda sobre cómo manejar la situación. Solo hay ciertas cosas que no debes poner por escrito. Siempre piensa si es o no apropiado enviar un correo electrónico. A la hora de tomar la decisión de ir no ir por si debes o no enviar un correo electrónico, te voy a dar un par de tácticas a considerar. Primero, Si es un secreto, no lo pongas en un correo electrónico. Cualquier cosa que pongas en el correo electrónico se puede reenviar a otra persona. Los secretos deben ser contados a alguien cara a cara, no ponerlos por escrito. También quieres evitar comentarios ofensivos. Si alguien te envía un correo electrónico así, elimínalo. No lo reenvíes, no lo compartas. Realmente no pases mucho tiempo ni siquiera mirándolo. Alguien te envía algo racista, sexista, pornográfico, algo así Inmediatamente deshazte de él. No quieres que te atrapen con nada eso en el correo electrónico de tu negocio. No grites en tus correos electrónicos. Cuando usas todas las mayúsculas o un montón de signos de exclamación, gente percibe eso como Siempre quieres ser educado y amable y tener una especie de tono parejo No quieres sonar emocionalmente feliz o emocionalmente triste o enojado. Siempre quieres mantenerte fáctico. Y no emocional en tus correos electrónicos. Tampoco quieres responder demasiado rápido al correo electrónico. Tómate el tiempo para leerlo. Tal vez necesites volver a leerlo, pero presta atención ¿quién es CCD en este correo electrónico? Porque tal vez alguien CCD a un montón de gente, pero solo necesitas responder a una o dos personas en ese correo electrónico. Además, quieres asegurarte de que cada vez que envíes un correo electrónico, firma tu nombre. No quieres que alguien tenga que desplazarse hasta el final para averiguar quién envió este correo electrónico, pon tu nombre ahí. Alguien puede averiguar quién lo envió. Entonces también quieres tomar para responder, no reenviar correos electrónicos en cadena. Comienza un nuevo correo electrónico para que estés en la cima. A veces es muy difícil pescar a través de una cadena de correo electrónico. Facilita la respuesta a la persona a la que estás enviando el correo electrónico. Por último, use las banderas de prioridad con precaución. Si siempre quieres hacer algo urgente o siempre quieres poner una bandera roja en algo en el correo electrónico de alguien, Eventualmente, la gente te desconectará. Te vas a convertir en el chico que lloraba lobo. Quieres tener mucho cuidado con cómo haces las cosas urgentes, gritando a la gente Quieres asegurarte de mantener tus correos electrónicos apretados y que tengan un propósito. Si no sabes cuál es ese propósito, no envíes el correo electrónico. Como resumen, no pongas ninguno de tus secretos en el correo electrónico. Asegúrate de no gritarle a la gente. Siempre firme sus correos electrónicos, no reenvíe todas estas cadenas de correo electrónico. Y solo asegúrate de pensar siempre en si debo o no enviar un correo electrónico o debo levantar el teléfono o solicitar una reunión? Quieres asegurarte de que te estás comunicando manera efectiva para que no te malinterpreten A continuación, vamos a hablar cómo elaborar un correo electrónico efectivo. 4. Redacta un correo electrónico efectivo: Todos tienen la capacidad de enviar un correo electrónico que está abierto y respondido rápidamente y los deja en una luz positiva. Lo que voy a hacer es darte algunas tácticas. Entonces, la próxima vez que tengas que enviar un correo electrónico a tu jefe, a un colega, o incluso a un cliente externo, vas a enviarles un correo electrónico que va a ser bien recibido y bien hecho. Ahora bien, este es un ejemplo de un correo electrónico exitoso. En primer lugar, veamos su línea de asunto. ¿Está funcionando tu estrategia de contenido? Bien. Creo que eso es algo justo que me llevaría a hacer clic y abrir un correo electrónico. Ahora, vamos a desplazarnos hacia abajo y veamos cómo se dirige a mí. Ella dice: Oye, Rojo Fam. Casa reutilizada es el nombre de la empresa. Cuando me llaman Rojo Fam, creo que probablemente así es como se refieren a sus prospectos en clientes existentes. De hecho no me importa porque es muy consistente con la marca de esta compañía. Veamos cómo hacen este correo electrónico. El nombre de nuestro cliente increíble es una hechicera de marca. Como tal, ella realmente sabe lo que se necesita para crear contenido que hable con el público objetivo. Ahora bien, ustedes sí ven en la primera línea de este correo electrónico que están usando algunos amges Sin embargo, lo entiendo. Esta compañía es muy peculiar y tonta de todos modos. Eso en realidad va de la mano con su marca. Si esto no es algo que normalmente harías, no lo hagas porque eso realmente no es apropiado en la comunicación empresarial. Pero porque estoy familiarizado con la marca, esto no me apaga porque es consistente. Solo quieres asegurarte de no hacer cosas que te innecesariamente la atención negativa Esto es básicamente un correo electrónico perfila a uno de sus clientes Dijeron que sobresale al asegurarse de que tanto sus propios clientes como su propio negocio se destaquen en el ajetreado panorama de las redes sociales con una gran marca y contenido Ella valora el poder de mensajería para hacer contenido para ti, razón por la cual somos tan humildes compartir la historia de Chantel de su experiencia con nuestro equipo No pudimos evitar compartir, quiero decir de verdad. Cuando alguien te llama épico, posible que quieras compartirlo con el mundo. Ahora, aquí hay algo interesante. Ponen aquí hay una cama A P P pensamientos dueños de agencias. No maldijeron en el correo electrónico. Ponen asterx pero sabemos cómo se referían a esta empresa Pero mi punto es que todo esto está en marca. Tienen un video incrustado y este correo electrónico es bastante corto. Todas esas cosas son buenas. No estoy seguro de que hubiera usado los emojis alrededor de hechiceros de marca, pero que llama a uno de sus clientes hechiceros de marca, una empresa que usaría emojis en un Ciertamente, no hay reglas duras y rápidas a las cosas, pero creo que lo que quieres ser más que nada es consistente con tu correo electrónico. Veamos otro ejemplo. Aquí hay uno. La línea de etiqueta de correo electrónico es alerta de tendencia. Alerta de tendencia. Quiero saber cuál es la última tendencia. Oye, Melinda, Mantente a la moda, esta próxima temporada. primavera y el verano son el momento perfecto para presumir de lo que tienes. Eche un vistazo a nuestras nuevas pestañas magnéticas y manténgase armado en largos viajes por carretera con nuestra bolsa organizadora para asiento de automóvil o haga que su patio sea lo más fresco que pueda, con los fuegos artificiales permanecen livianos. ¿Estás listo para convertirte en la cima de la ciudad? Haz clic aquí para comprar los más vendidos de hoy, tu amigo. Ahora, no conozco a Ian, pero déjame decirte lo que aprecio del correo electrónico de Ian. Número uno, me refirió por mi nombre en este correo electrónico. Número dos, su correo electrónico es corto y dulce. Me encantan los correos electrónicos que son breves y apretados. Puso enlaces a cualquier cosa que pueda necesitar y lo firmó, tu amigo Ian. Creo que este es un correo electrónico efectivo porque es corto, es al grano, sé lo que necesita. Está siendo amigable, no está siendo ofensivo ni siquiera insistente Él está diciendo: Oye, solo quiero que sepas que estas cosas están por aquí y disponibles. Así que hay muchas formas diferentes de hacer el correo electrónico. Pero estas son algunas de las otras tácticas que quiero compartir contigo en las que quizás quieras pensar mientras estás construyendo un correo electrónico. Número uno, la línea de asunto del correo electrónico es importante. No quieres hacer cosas como un cebo y cambiar. No pongas una promesa en un correo electrónico, y luego cuando alguien lee el correo electrónico, no tiene nada que ver con la línea de asunto que pones para que lo abran. No hagas eso. No quieres agravar a alguien a quien intentas conseguir que se comprometa contigo o que haga algo por ti Lo segundo que quieres hacer es no escribir estos correos electrónicos que son cuatro, cinco, seis párrafos. Usa balas. A veces la gente está hojeando el correo electrónico muy rápidamente, y quieres asegurarte de que tengan toda la información que necesitan rápidamente para que sepan cómo pueden ayudar o puedan decidir si quieren Otra cosa que quieres hacer es asegurarte mantener tus correos electrónicos a un tema. Se supone que los correos son rápidos y breves. No quieres que se te ocurran dos o tres números diferentes en un solo correo electrónico. Eso suena como una llamada telefónica o una reunión. Asegúrese de mantener su correo electrónico a un número y hacer una solicitud en su correo electrónico. Y lo último en lo que quiero que piensen son las ramificaciones legales Cada vez que envíe un correo electrónico desde su lugar de negocios, ese es un registro legal de correspondencia. Y lo que eso significa es que está sujeto a citación en caso de que algo suceda, si ocurre una demanda, si un vendedor o un compañero de trabajo se esfuerzan por demandar a la empresa Entonces quieres asegurarte de que nunca te comunicas en un correo electrónico de una manera que va a poner a ti mismo o a tu empresa en cualquier tipo de responsabilidad o peligro financiero Así que asegúrate de que si no quieres que tu abuela lo lea, tampoco lo pongas en el correo electrónico en el trabajo. De esa manera, siempre te aseguras no estar sujeto a ningún tipo de demanda ni a ninguna sospecha en absoluto con respecto a cómo te comunicas con los demás. Ahora bien, si sólo hay una comida para llevar que te pueda dar de esta lección, es ésta. Mantenga sus correos electrónicos breves, menos es más. Nadie quiere leer todo eso. Asegúrate de que eres específico y directo y no belabors con un montón de detalles innecesarios Si haces tu solicitud rápido, alguien puede decir, sí, rápido. 5. Herramientas para correos electrónicos efectivos: Esta lección, voy a prepararte para el éxito con tu correo electrónico. Voy a compartir contigo mis mejores herramientas para asegurarme de que nunca envío un correo electrónico con un error tipográfico, y te voy a mostrar las aplicaciones que uso para establecer citas rápidamente con la gente para que no tengamos demasiados correos electrónicos de ida y vuelta sobre la programación Aquí verás, estoy redactando un correo electrónico a mi amiga Erica. Le estoy diciendo a Erica que fue un placer trabajar contigo. Estoy seguro de que estás ocupado. Pero vamos a juntarnos. Bien. La próxima semana para una reunión de recapitulaciones Ahora, normalmente, cuando le envías a alguien un correo electrónico como este, entonces tienes que ir a tu calendario y averiguar cuáles podrían ser los recordatorios o algunas fechas que quieres tirar Lo que hago en cambio es que tengo esta aplicación realmente genial llamada Max. Déjame mostrarte lo que hace. Doy click en Max y digo compartir disponibilidad. Me lleva a mi calendario de correo electrónico y solo puedo ir y sacar una fecha la próxima semana y le voy a enviar a Erica dos opciones para que tengamos una reunión de recapitulación rápida Entonces voy por aquí para compartir disponibilidad, y voy a hacer que sea una reunión de Zoom y mi Zoom personal ya está ahí y golpeé Insertar estos tiempos. Boom. Ya terminé. Ahora mira aquí donde pongo mi mezcla Max, corta mi mensaje. Voy a volver aquí abajo y voy a traer mi correo electrónico de nuevo arriba sobre este correo electrónico y voy a borrar esto aquí y se lo voy a enviar. Lo genial de esto es que se lo va a mandar a ella, y va a dejar que elija a qué hora quiere reunirse conmigo. También puso algunas líneas debajo de algo de mi comunicación y me lo hizo saber. Tengo algunos errores gramaticales aquí, así que déjame ver. ¿Qué tengo? Oh, lo estaba. ¿Sabes lo que está apareciendo, dándome la sugerencia Es mi gramática. Mi gramática me está ayudando a asegurarme de que no me avergüence con este correo electrónico Oh, encontré algo más que tengo aquí que es redundante. He dejado entrar aquí dos veces. Llegué a lo dije, vamos a llegar. Entonces arregla eso para mí. Entonces puse mi invitación MxMx aquí, mi gramatical, que es mi software gramatical que corrige cualquier error tipográfico o gramatical que corrige cualquier error tipográfico o Revisa mi correo electrónico, y luego voy a cerrar siempre mi correo electrónico con un saludo. Bien. Y voy a decir que lo espero con ansias. Y voy a darle a Enviar. Lo mejor de mi mezcla de recursos Max es que en cuanto haga clic en qué cita quiere, automáticamente irá en su calendario y en el mío. Ahora bien, si usa Outlook, tiene que usar un adaptador especial para ello a Outlook, pero yo uso el calendario de Google, pero yo uso el calendario de Google, por lo que funciona a la perfección con el calendario de Google. Otra aplicación realmente genial que he usado que me ha salvado muchas veces de sentirme avergonzado con un mal correo electrónico es esta aplicación llamada Hemingway Déjame mostrarles la app de Hemingway porque esta app es realmente genial Ciertamente, gramaticamente atrapará errores ortográficos y gramaticales, pero la aplicación Hemingway realmente va a no solo ayudarte con tu gramática y la estructura de tu oración, sino que también te dará una calificación cuán legible es tu correo electrónico y hace sugerencias para tal vez algunos otros verbos publicitarios que quizás quieras usar, ya sea que estés usando pactive o no voz o voz activa. Y te mostrará el recuento de palabras de tu correo electrónico. Esto es realmente importante porque más importante que quieres ser es breve. Si te puede mostrar todas estas cosas y resaltará cómo hacerlo mejor codificándolo por color. Si quiere que cambies los adverbios, eso es azul. Si quiere que frasees algo más sencillo, lo pondrá en morado. Si tu frase es realmente difícil de leer, pondrán roja, y eso es como alerta alerta necesitas fijar esta frase en este correo electrónico. Todas estas cosas, realmente lo descomponen y creo que te ayudan a entender un poco mejor el tono de tus correos electrónicos. Esta es otra gran aplicación para usar. Ahora, otro que mucha gente usa para programar es en realidad Calendar. A mí también me gusta mucho esta app. Prefiero mezclar Max solo porque abre mi calendario y puedo ver cuando estoy disponible para mandar una cita. Pero el calendario funciona muy bien también porque permite a las personas establecer realmente cuando quieren tener una cita con alguien, y es gratis. Puedes usar Calendly para ayudarte a programar reuniones sin correo electrónico de ida y vuelta Puedes configurarlo para qué días vas a estar disponible, y cualquiera que quiera agendar una cita contigo podrá simplemente entrar y hacer clic en tu calendario y ver qué horarios tienes disponibles. Ahora, tienes que recordar volver a entrar y actualizarlo a medida que obtienes gente que se toma tiempo fuera de tu horario. Pero definitivamente quieres usar una herramienta porque si estás solicitando una reunión, quieres facilitar que la gente haga negocios contigo y agendar una reunión. Lo que quiero que hagas es que averigües si tu empresa ya está suscrita a alguna de estas herramientas que he mencionado Si no es así, averigua si tu jefe o TI te firmarán para que puedas ser más efectivo la próxima vez que tengas que enviar un correo electrónico a alguien. Bien. 6. Reflexiones finales: Muchas gracias por inscribirte en mi clase de marketing por correo electrónico Espero haberte dado todos los consejos y trucos que necesitas para ser efectivo con el correo electrónico. No hay razón para que vuelvas a ser malinterpretado o avergonzado con tus correos Si tienes alguna duda, asegúrate de dejármela en el tablero de discusión, y no olvides publicar esa tarea de correo electrónico que te di antes en la galería del proyecto. Te deseo lo mejor con tu marketing por correo electrónico.