Productividad Desatado: estrategias poderosas para hacer cosas

1. Introducción: Bienvenido a la productividad y las estrategias menos poderosas para hacer las cosas. Vivimos en un mundo ocupado hoy en día en el trabajo, se supone que la multitarea se espera y se considera normal. Los compañeros de trabajo y amigos esperan que estemos disponibles cuando nos necesiten. Pasamos todo el día, todos los días moviéndonos de un lado a otro entre las prioridades propias y las de otras personas. ¿ Cómo navegas por todo eso y haces algo o mejor? ¿ Cómo puedes asegurarte de que lograste lo que importa en lugar lo que no y cómo sabes la diferencia? ¿ Qué pasa con esos grandes proyectos que llevamos? ¿ Cómo te acercas a esos sin quedar lisiado por la dilación? ¿ Cómo se hace el trabajo duro? ¿ Fácil? Después están las reuniones. ¿ Realmente necesitamos todas esas reuniones a las que la gente nos invita? ¿ O hay una mejor manera de comunicarse? Al menos parte del tiempo, si alguna vez has luchado con alguna o todas estas cosas, sé cómo te sientes. Entonces, ¿quién soy yo? Mi nombre es Frank McKinley. Soy escritor independiente, autor publicado y profesor en línea. También soy marido, padre y amigo. En este curso, voy a compartir los principios rectores que me han ayudado a hacer las cosas. Me gusta escribir libros y cursos mientras trabajo de tiempo completo. También he compartido lo que he aprendido en el camino para que otros escritores puedan tener éxito. Creo que los principios de este curso son universales y los aplicaremos a cualquier trabajo que tuvieras que hacer. Listo para comenzar. Nosvemos en el curso. 2. El proyecto: Hay muchas técnicas en esta clase para que las uses en este proyecto. Elige una cosa que te gustaría mejorar ahora mismo, encuentra una técnica y úsala durante una semana y haz ajustes si es necesario. El punto aquí es que queremos que veas el cambio que deseas en tu vida y tu productividad. Mi una semana? Bueno, podrían ser cinco días para tomarse el fin de semana libre. A menudo se necesitan unos días para ver resultados medibles. Además, si haces lo mismo una y otra vez, se convierte en un hábito. Cuanto mejores sean tus hábitos, mejores serán tus resultados. No te preocupes por hacerlo perfecto. No tienes que hacer un cambio enorme. El movimiento es lo que buscamos. Cuando termines, comparte lo que pasó en cualquier formato que te guste puede ser una imagen, un video o simplemente texto sin formato. Queremos escuchar tu historia. Lo que tomes acción animará a otros a jubilarse. Espero con ansias ver lo que hiciste. 3. La verdad sobre la multitarea: El mayor reto que todos enfrentamos en el trabajo es la multitarea. Los expertos dicen que debemos evitarlo. La ciencia dice que nuestro cerebro sólo puede hacer una cosa a la vez. Incluso los procesadores de computadora reflejan esto en su diseño. El problema es que nuestros empleadores a menudo esperan que hagamos múltiples tareas. Aquí hay algunos ejemplos. Enseñar mientras reparte tareas y trabajos. Un empleado de servicio de restaurante que se encarga de cinco pedidos a la vez, tiene que contestar el teléfono mientras completas otras tareas o informes, escribe un artículo, mientras investiga para verificar hechospor teléfono, hablar con un cliente mientras toma notas o ingresa datos, llamando a los clientes mientras embolsan sus pedidos. A menos que pienses que la multitarea se detiene en el trabajo. Considera estos ejemplos. Hacer ejercicio mientras ve televisión o escucha música, lee un libro, mientras cena, habla por teléfono, mientras cocina, construye muebles, mientras lee las instrucciones. Te habrás dado cuenta de que puedes hacer cosas simples simultáneamente. Por ejemplo, puedes ordenar los correos electrónicos mientras escuchas un podcast. Pero si estás haciendo algo complejo, necesitas darle tu propia atención dividida. ¿ Cómo puedes hacerlo si se espera que atiendas el teléfono todo el día en el trabajo? Aquí hay algunas cosas que puedes hacer. Pregúntale a tu equipo si puedes tener un bloque de tiempo para trabajar en tu proyecto, idealmente, programe esto cuando el teléfono no suene tan seguido. También puedes turnarte para ser el primero en contestar el teléfono. Esto permite a todos un poco de tiempo para trabajar en cosas más difíciles. A continuación, realza tu enfoque. Puedes hacer esto limitando el desorden en tu escritorio. Algunas personas dicen que un escritorio desordenado puede hacerte más creativo. Esto es cierto hasta cierto punto, pero la mayoría de las veces simplemente te da más cosas por las que distraerte. Si debes tener papel cerca, asegúrate de que se relacionen con lo que estás trabajando. Otros papeles y carpetas, preferiblemente en un cajón. Si tienes uno. Si no tienes un cajón, un rack de almacenamiento funcionará. Otra cosa que debes hacer es hacer un seguimiento de la prueba en la que estás trabajando. Puedes usar una app para hacer esto, o puedes escribirla en papel. La mayor victoria aquí es que cuando suena el teléfono, puedes detener lo que estás haciendo y volver a donde lo dejaste mientras estás hablando por teléfono o hablando con su compañera de trabajo que acaba de acercarse a ti, tomar notas, entonces puedes volver a lo que estabas trabajando. Una vez terminada la interrupción. Al completar cada tarea, márcalo. Mantener una lista como esta hace dos cosas. Reduce la carga en tu cerebro. Y entonces no tienes que recordarlo todo. Solo tienes que acordarte de consultar la lista. Esto te mantiene encaminado sin preocuparte de que interrumpa y reducirá tu productividad a 0. ¿ Cómo puedes expandir tu enfoque? ¿ Cuándo trabajas en un proyecto complejo? Braquial grande, abajo en pedazos, establece un temporizador y trabaja hasta que se apague. De esa manera. Cuando te distraigas, solo recuerda a ti mismo que puedes volver a eso. Cuando termina el temporizador. Después en momentos Pivotal durante el día revisa tu progreso. Necesitas reorganizar tus tareas. ¿ Qué hay que hacer primero? ¿ Qué puede esperar? ¿A quién puedes llegar a ayudar? Sigue estas pautas? Y puedes realizar múltiples tareas como lo hace tu cerebro. En nuestra siguiente lección, veremos cómo planificar tu día. Nos vemos ahí. 4. Cómo configurar tu plantilla diaria: Todos los días como oportunidad de logro. ¿ Cómo planificas tu día para obtener la máxima productividad? Una cosa que puedes hacer es crear un mapa de cómo pasarás el día. Una plantilla, si se quiere. ¿ Por qué una plantilla y no una lista de tareas pendientes? Debido a que la plantilla como guía, puedes usar para programar las actividades que llenan tu día. El diccionario define una plantilla como un formato preestablecido para un documento o archivo utilizado para que el formato no tenga que ser recreado cada vez que se utilice. ¿ Eso significa que tu plantilla está escrita en piedra? En absoluto. Puede y será un documento creciente que se adapte a usted y a sus tareas. Cuando tu trabajo cambia, tu plantilla puede cambiar con él. A medida que aprendes tus niveles de energía, puedes emparejar tu trabajo pesado cerebral más duro con tus niveles de energía más altos. Rutina, se puede hacer menos trabajo cognitivo cuando tus niveles de energía son naturalmente más bajos, probablemente tardará una semana en establecer tu plantilla. Presta atención a tus ritmos naturales. Experimenta con tiempos para hacer tu trabajo. Fue lo que hiciste efectivo. ¿ Hay algún momento en el que puedas hacerlo mejor? Puede estar limitado por nuestros requisitos de trabajo, pero tratando de ser lo más flexible posible dentro de las limitaciones que ofrece su lugar de trabajo. Primero, organice sus tareas. Qué cirujano o qué no, qué es importante o no. Las tareas urgentes deben hacerse primero, las tareas importantes deben completarse antes de que se vuelvan urgentes. Tareas que no son ni urgentes ni importantes ni derrochadoras de tiempo. Agrupar actividades similares, planificar reuniones en horarios similares. Hay miembro programado fuera del sitio, por lo que reuniones similares en el mismo pueblo pueden ocurrir el mismo día. Tus finanzas a la misma hora, todos los días. Revíselos regularmente para que sepas que vas por buen camino y puedas detectar problemas antes de que se salgan de control. Realizar llamadas telefónicas durante un período de tiempo específico. Pon una sonrisa en tu rostro y se mostrará a través de tu voz. Siguiente. Agregar en Fudge time. Puedes usar esto para ponerte al día, lidiar con lo inesperado y corregir errores. Cuando construyes una casa o haces proyectos como ese, te encontrarás con gastos inesperados. Los materiales pueden retrasarse. Es posible que tu equipo no se presente a trabajar algún día. Tenga en cuenta estos posibles costos en su presupuesto general de tiempo, dinero y error. Horario, pensamiento pesado para cuando tengas más energía, se debe hacer un trabajo no cognitivo, repetitivo y cuando tu nivel de energía sea más bajo, como puede ser por la tarde, planifica descansos regulares. La Técnica Pomodoro es un gran modelo para esto. Trabajas 25 minutos sin parar. Entonces te tomas un descanso de cinco minutos. Este ciclo cuatro veces, y luego se puede tomar un descanso prolongado, 15 minutos. Eso podría ser cuando almuerzas, luego haz cuatro más antes de dejar de fumar por el día. Puede sonar contrario a la intuición, pero los descansos en realidad te hacen más productivo. Alejarse de tu trabajo por tan solo cinco minutos puede darle tu cerebro suficiente tiempo para salir y un momento a-ja. Por último, establecer un tiempo para dejar de fumar y nunca violado. Tu vida es más que trabajo. Conoce cuándo planeas parar e irte, siempre habrá tiempo para hacer más trabajo mañana y algunas pruebas nunca están terminadas. Haz lo mejor que puedas si el tiempo que tienes, el resto se cuidará solo. En nuestra siguiente lección, veremos cómo crear un ambiente de trabajo productivo. Nos vemos ahí. 5. Crear un entorno productivo: ¿ Cómo se puede crear un ambiente productivo? Primero, hay ambiente externo. Hablaremos de eso en un momento. Antes de llegar a eso, veamos el entorno interno que necesitas para ser productivo. Empiezas con un gol. ¿ Qué quieres lograr una vez que realices tu trabajo? Tómate unos minutos y descríbalo en detalle. ¿ Cómo se verá cuando lo logres? ¿ Cómo te va a ayudar? ¿De otras maneras? ¿ Qué te va a liberar para hacer? ¿ Cuando haces preguntas como estas? Ves tu trabajo en cuanto al panorama más amplio. Ese es el contexto que importa. Cuando veas tu trabajo así. También puedes pensar en cómo enfrentarás los contratiempos antes de que lleguen. El camino hacia el logro no siempre es liso y recto. ¿ Qué tan comprometido estás? Decidir antes de empezar? Y no te descarrilarán después. A continuación, establece algunos bloques de tiempo para tu día. ¿ Cuándo vas a estar ocupado? ¿ Cuándo vas a tener tiempo tranquilo? Horario de las actividades que requieren menor concentración? Cuando esperes más interrupciones, ten a mano un bolígrafo y papel para que puedas tomar notas cuando alguien te acuda con una solicitud. De esa manera no tendrás que cargar tu cerebro con los detalles. Solo tendrás que recordar para volver a tus notas. Qué haces cuando no te sientes motivado para tomar un descanso rápido y hacer una de las siguientes cosas. Toma un trago de agua, da un paseo, charla brevemente con un compañero de trabajo, limpia tu escritorio, hagas lo que hagas, asegúrate de que te recargue para que puedas volver a trabajar con renovado vigor. Ahora, echemos un vistazo a algunos asesinos externos de productividad. Primero son las reuniones. ¿ Cómo los haces más productivos? Si es posible, obtenga la agenda con anticipación, luego podrá preparar cualquier duda o comentario que tenga. Si no consigues la agenda hasta que la reunión empiece a funcionar puedes mantener la discusión sobre el tema. Si puedes abordar el tema con un correo electrónico o una llamada telefónica en lugar de un apareamiento, elige esa opción. El punto de discusión en el trabajo es hacer avanzar las cosas, encontrar la manera más eficiente y considerar las necesidades de las personas con las que trabajas. Aquí hay algunas formas en las que puedes considerar las necesidades de otras personas. Conoce sus personalidades. Si bien hay un montón de rasgos de personalidad y perfiles que puedes estudiar, el más simple y efectivo es el perfil del disco. Quizás lo mejor es que solo hay cuatro tipos para recordar. Esto es lo que necesitas saber. ¿ La otra persona está más preocupada por las tareas o las personas? ¿ Quieren moverse rápido, o prefieren moverse lenta y deliberadamente? Los cuatro tipos corresponden con las letras en disco. D es para el dominio. Estas personas quieren que las cosas se muevan rápido y están más preocupadas por las tareas que por las personas. Así que ve al grano. Evite las charlas pequeñas y prometa resultados rápidos. Yo, es muy influyente. estas personas les encanta charlar, construir una buena relación y hacer que la gente se sienta bien. Ellos son a los que llamas cuando necesitas vender tus ideas rápidamente. S es para establo. Ellosaman a la gente. Cada decisión que tomen considera lo que piensa la gente y cómo les afectará la decisión. Tienen muchos amigos y suelen decir que sí, cuando pides un favor. C es para concienzudo. Sólo van por el libro. De hecho son ellos los que escribieron el libro. No quieren platicar ni escuchar sobre lo que hiciste este fin de semana. Querían hacer las cosas de la manera correcta y van a ir tan profundo como sea necesario para asegurarse de que lo hacen. Cuando veas estos patrones en las personas con las que trabajas, sabrás cómo comunicarte eficazmente con ellos. Usa estas ideas, y podrás tener un día productivo todos los días. En nuestra siguiente lección, veremos cómo establecer las prioridades correctas. Nos vemos ahí. 6. Cómo establecer tu prioridad: Me pregunto si podrías hacer una cosa que haga que todo lo demás salga bien. Una es esa única cosa, tu máxima prioridad. ¿ Qué significa establecer prioridades? La palabra prioridad proviene de una palabra raíz que significa antes en el tiempo. También es la raíz de la palabra prior. La definición del diccionario establece que una prioridad es algo que tratas como más importante que el resto. Por lo tanto, tiene derecho a presembrar e ir antes que otras cosas. En el libro, sin embargo, una cosa, Gary Keller sugiere que no se puede tener más de una prioridad. Demasiados pueden diluir tu enfoque. Entonces hoy vamos a responder a la pregunta, ¿cómo se establecen múltiples prioridades? Cuando solo puedes concentrarte en una cosa importante a la vez. El problema de tener múltiples prioridades es que nada se vuelve más importante que cualquier otra cosa. Cuando eso sucede, tienes que elegir arbitrariamente qué hacer cuando estás inundado. O en una situación de crisis. Con un enfoque principal, puedes decidir una prioridad orientadora que dará a luz y dirigirá el resto de tus actividades. Y la manera fácil de hacerlo es preguntar, ¿cuál es mi lema o cuál es mi misión? Cuando estás definiendo aquí es tu sentido de propósito. ¿Por qué lo haces? haces, ¿qué estás haciendo exactamente? ¿ Lo haces por? Esto puede sonar como marketing. Y los marketers sí usan lemas con la estructura. Para nosotros, un lema o declaración de misión pone límites claramente definidos en su lugar. Entonces sabemos qué hacer cuando llega una situación desconocida. ¿ Cómo se ve una buena declaración de misión? A lo mejor tu patrón tiene uno en la pared en alguna parte. Quizás estés familiarizado con algunos de estos Dollar Shave Club, Shave time, Shave Money. La empresa Mosaic, ayudamos al mundo a cultivar los alimentos que necesita, diseño BMW para conducir placer. Estas afirmaciones logran varias cosas con unas pocas palabras. Primero, describen a su cliente ideal. Algunos hombres se afeitan regularmente. En segundo lugar es cómo Dollar Shave lo hace fácil enviando lo que necesitan a su puerta automáticamente. Eso les ahorra tiempo yendo a la tienda. Ahorra dinero porque no están comprando gasolina ni gastando tiempo, lo que también cuesta dinero. Tercero, su concentración es clara. Venden suministros de afeitado. Lo están vendiendo por suscripción. Eso es. Estas declaraciones en parte, un sentido de propósito y establecen límites que excluyen actividades externas. Al definir lo que es importante. También se define lo que no es importante. Si tu empresa no tiene lema. Aquí te explicamos cómo descubrirlo. Presta atención a lo que se hace y a qué se hace. Hacer. ¿ Ves una tendencia? ¿Hay algún tipo particular de persona o empresa a la que atienda? ¿ Qué tipo de conversaciones tienes con los clientes y cómo se llevan a cabo? ¿ Porque por teléfono o por correo electrónico o ambos? Tener. Entonces, ¿cuándo usas cada uno de estos? Usas lo que aprendes para elaborar tu propia declaración de misión. Una vez que tengas eso, puedes ordenar tus otras actividades en orden de importancia. Al hacer esto, pregúntate, ¿cómo contribuye esto a mi misión de hoy? Entonces puedes dividir tus tareas de acuerdo con un modelo de gestión del tiempo conocido como la matriz de Eisenhower. Tiene forma de cuadrante y se ve así. Ves que tiene dos filas y dos columnas. Es bastante simple. ¿ Verdad? En la columna de la izquierda es urgente. Taft's, la columna derecha tiene tareas no urgentes. Apropiadamente, la fila superior tiene las tareas importantes, mientras que la fila inferior tiene tareas sin importancia. Entonces, una vez que organices tus tareas, ¿ dónde pasas tu tiempo? ¿ Hacer lo que es importante? Delegado, lo que no es importante. Bien a tu declaración de misión, para decidir lo que es importante o no. Si no es importante o urgente, no deberías estar haciéndolo en absoluto. Para concluir, respondamos algunas preguntas más que pueda tener sobre cómo establecer prioridades. ¿ Cómo te emocionas con tu máxima prioridad? Especialmente cuando estás cansado? Enfócate en los beneficios que obtendrás. Cuando te enfocas en lo que importa. probable es que cuando pases más tiempo haciendo cosas que te mueven hacia adelante, te sentirás más energizado y menos neumático. Y luego cuando llegues al final del día, la sensación de logro te ayudará a dormir mejor por la noche. ¿ Cómo se hace espacio para lo inesperado? Seamos sinceros, pasan sorpresas. Cree flexibilidad en su horario. Idealmente, pasarás ese tiempo haciendo cosas importantes que aún no son urgentes. También puedes aprovechar nuevas oportunidades que te ayudarán a cumplir tu misión y aprovechar el tiempo para salir adelante cosas sin importancia antes de que se conviertan en IRT. ¿ Cómo se vuelve a encarrilar cuando te distraes? Tómese un breve descanso, aléjese de su escritorio si puede, y dé un corto paseo, tome un poco de agua o café. Publicó una declaración de tu misión donde puedas verla que debería inspirarte a comenzar una nueva. Una vez que vuelvas al trabajo, ¿cómo te apegas completamente, comunicas tus prioridades a tus compañeros, tus amigos y tu familia? Cómo nos imprimimos y colgamos en la pared permite que otros también lo vean. Cuando puedes resumirlo en una oración, puedes usar esa oración para responder cuando la gente te interrumpa, di algo así como, me encantaría hablar de eso contigo. ¿ Podemos hacerlo mañana a la comida? Eso les permite saber que te preocupas por tu misión y les darás tiempo indiviso después cuando ninguno de los dos esté involucrado con otras cosas. ¿ Cómo evita que tu celo te queme? ¿ Recuerdas que hay un tiempo para trabajar y otro para jugar? Sí, lo hice al principio del día. qué hora iniciarás y pararás tu trabajo. Es tentador trabajar horas extras cuando estás bajo presión. Pero todos tenemos nuestros límites. Después de ocho o diez horas o la productividad comienza a disminuir. Deja de trabajar antes de que tu cuerpo se rinda. La gente a la que sirves y tu propia salud son más importantes que estar ahí. 24-siete, establece tus prioridades antes de ir a trabajar. Si no lo haces, puedes estar seguro de que otros los establecerán para ti. En nuestra siguiente lección, veremos algunas formas efectivas de hacer su trabajo más duro. Nos vemos entonces. 7. Hacer las tareas difíciles: Cuando estaba en la escuela, este consejo estaba en el tablón de anuncios del pasillo. Haz el trabajo más duro. Primero. Ese es un buen consejo, pero no es lo suficientemente bueno. No toma en cuenta por qué el trabajo fue duro. ¿ Qué te viene a la mente cuando piensas en lo duro? A lo mejor ves algo que no se rompe fácilmente, como una roca gigante junto al océano. O tal vez veas a alguien corriendo un maratón. Una tarea que requiere una cantidad de esfuerzo hercúleo. trabajo duro, requiere mucho de nosotros, tal vez más de lo que tenemos para ofrecer. Es natural resistir, pero la tarea fuera y hacer algo divertido en su lugar. Parte del problema está en las palabras que usamos para describir la tarea. Nosotros decimos que es difícil, agotador, o incluso imposible. Estas palabras invocan imágenes negativas en nuestras mentes. Un pensamiento lleva a otro y a otro. Esto puede hacernos cansar y deprimirnos incluso antes de empezar. ¿ Y si nos colocaran esas palabras con palabras positivas? En lugar de decir que es difícil, di que es desafiante. Un reto nos invita a jugar. Dan lo mejor de nosotros y van tras una posible recompensa. En lugar de decir que el trabajo es agotador, digamos que es vigorizante. De esa manera la energía fluye hacia ti en lugar de drenar lejos de ti. En lugar de decir Imposible, digamos que el proyecto está lleno de posibilidades. Eso abre la puerta a soluciones creativas que te ayudan a lograr más de lo que imaginabas. Puede sentir que se está mintiendo a sí mismo. Y a lo mejor tú lo eres. Considera esto. Y si te estás mintiendo cuando dices que es difícil, agotador e imposible. Usar las palabras adecuadas cuando hablas contigo mismo sobre tus proyectos más desafiantes sienta las bases para que todas las demás estrategias cuenten. Eso en mente, veamos dos retos más que nos presentan los proyectos duros. El primero es el análisis, la parálisis. ¿ Te ha costado el perfeccionismo? Ya conoces este. Quieres hacer lo correcto, dar a tu trabajo lo mejor y pulirlo hasta que brille. Pero, ¿realmente necesitas invertir tanto esfuerzo? El reloj siempre corre. Descubre lo que necesitas para lograr. A menudo un proyecto llega a parecerse un set de Lego mientras aún está en la caja, la imagen te dice cómo es el éxito. Y si la caja es grande, ya sabes, hay mucho trabajo entre ese montón de piezas y la obra maestra terminada. También sabes que necesitas hacer ajustes cuando el mapa de instrucciones no se parece al territorio que tienes frente a ti. Si bien puede que no haya un plazo difícil, puede estar seguro de que hubo un punto en el que ya basta. Tómese el tiempo para describir el resultado y suficiente detalle que sepa cuando lo haya logrado. Haz una lista de los recursos que tienes a mano y los que necesitarás. Una vez que conozcas estos detalles, podrás planificar y medir fácilmente tu progreso sin dar vueltas en círculos. Seth Godin sugiere que golpees al principio de un proyecto. Eso significa que haces una lluvia de ideas y ajustas el comienzo. Pero una vez que te mudes, sigue moviéndote. Los únicos ajustes en ese punto, nuestras correcciones de rumbo. La segunda barrera a superar es el tamaño del proyecto. ¿ Cuánto tiempo tardará de principio a fin? ¿ Cuáles son todas las partes del proyecto? Trocearlo en pedazos del tamaño de un bocado. Asignar los recursos necesarios para cada pieza. Crea un calendario para que puedas marcar cada pieza medida que termines para ayudarte a mantenerte motivado, recompensarte en hitos predeterminados en el camino. No tiene que ser nada enorme, solo hazlo algo fuera de tu rutina ordinaria. Si vas a utilizar estas estrategias, sacarás el máximo partido a cualquier tarea difícil. Y nuestra siguiente lección, veremos cómo aprovechar al máximo el tiempo desestructurado. Nos vemos ahí. 8. Agregue margen a tu calendario: Cada día tiene sus ritmos. A lo mejor por la mañana pasas tiempo al teléfono mientras la tarde es tiempo de proyecto. Sea cual sea tu día, ¿ incluye algún margen? El margen te confunde al final. He aquí un ejemplo que puede ayudar a mi esposa y a mí construimos una casa hace varios años. Esperábamos que tardara un año. Realmente pasó de un invierno al cuello y a la primavera siguiente. Los proyectos de construcción tienen muchas partes móviles. Probablemente no puedas hacer todo tú mismo, y las posibilidades son buenas. Noquieres. Es inteligente presupuestar retrasos, sobrecostos y mal tiempo. Si no lo haces, te vas a quedar atrás y nunca podrás ponerte al día. El margen es el tiempo de contingencia. Algunos comunes que la gente experimenta en el trabajo son sorpresas. Tu computadora falla, la conexión a Internet cae por una hora o más. Un cliente que acaba de hacer un pedido enorme cambió de opinión y quiere que le devuelvan el dinero. No puedes saber todo de antemano, así que es prudente presupuestar para los retrasos inesperados, pero ¿necesitarías que tu **** esté agotado por un mes? ¿ En qué más puedes trabajar mientras tanto, hay algún proveedor alternativo que puedas usar? Necesitarás tiempo para resolver estas cosas. Problemas. A veces te encuentras con una situación que es totalmente nueva y no tienes idea de qué hacer primero. No tienes que encontrar a alguien que sepa la respuesta y es posible que tengas que esperar una respuesta, retrasa que tu pareja no haya recopilado todos los datos que necesitas para pasar al siguiente paso de tu proyecto. Necesitarás tiempo para contactarlos y averiguar qué está pasando. En el peor de los casos, puede que tengas que colaborar con otra persona, lo que te cuesta aún más tiempo. Interrupciones. Tu compañero de trabajo necesita una respuesta este momento. Pero estás en una reunión. Manejas las solicitudes, pero te lleva unos minutos volver a encarrilar lo que estabas haciendo antes. A lo mejor es reprogramar la reunión para un mejor momento. Estos son algunos de los costos que el margen ayudó a cubrir. A menos que pienses que el margen es solo para eventos negativos. Aquí hay algunos aspectos positivos. Puedes aprovechar el tiempo para hacer el trabajo importante pero aún no urgente. Esto te mantendrá preparado con más frecuencia. Si haces esto regularmente, posible que descubras que rara vez pasas tiempo haciendo algo urgente. También puedes usar el margen para aprovechar nuevas oportunidades. No puedes hacer eso si reservaste tú mismo cada hora, todo el día. Blog de tiempo flexible para forjar tiempo para pensar, observar y estudiar su mercado. Se pueden generar nuevas ideas y nuevas fuentes de ingresos. Entonces tus compañeros de trabajo y supervisores se levantarán y te llamarán bendecidos. Y una parte crucial del margen son los descansos. Hora programada para no hacer nada. No tiene que ser largo, cinco minutos aquí y allá, te mantendremos más fresco que quedarte en tu escritorio diez horas seguidas. Tomar descansos largos puede parecer contrario a la intuición. Pero considera esto. Cuanto más tiempo te quedes en una tarea, más probable que tu mente se aburra y considere la tarea. Menos importante. Estudio de la Universidad de Illinois encontró que breve difiere de una tarea mejora dramáticamente uno centrado en la tarea por períodos prolongados. Entonces, ¿cómo sabes cuánto margen agregar? Aquí hay una manera sencilla de resolverlo. Mantener un registro de tiempo de todo lo que haces durante una semana debería ser lo suficientemente largo como para recopilar los datos que necesitas para detectar tendencias y tu horario. Toma nota de cuánto tiempo te toman las interrupciones. Cuenta los minutos y divídalo por el total de minutos que trabajaste. Ahora te daremos un porcentaje con el que trabajar. Por ejemplo, si te interrumpen el 30% del tiempo, no agendes nada que te lleve más del 70% restante. Estas cifras te darán un punto de partida para agregar margen a tu horario. Si necesitas tiempo para ponerte al día, considera eso. Cuando establezca sus bloques de tiempo, programe el tiempo de películas que se pueda usar para cualquier cosa que necesite. Eso podría ser el 10% de tu tiempo dependiendo de cómo vayan las cosas. El punto de hacer esto es evitar trabajar más tiempo, usa el tiempo que tengas lo mejor que puedas. Y no tendrás que renunciar a más de tu vida hogareña para hacer tu trabajo. Cuando añades algún margen a tu día, puedes decir que sí a lo que importa y no a lo que te distraiga de él. Y nuestra siguiente lección, veremos cómo los plazos pueden hacerte más productivo. Nos vemos ahí. 9. Plazos como motivadores: trabajo de hoy está lleno plazos y otras personas a menudo los fijan para nosotros. La muñeca, nos fijamos ya sea a propósito o por el reloj. ¿ Alguna vez te has preguntado de dónde viene la palabra plazo? Originalmente, era la línea trazada alrededor del penal donde los internos serían fusilados si iban más allá. La mayoría de nuestros plazos de hoy no tienen consecuencias pesadas como esa. Pero la palabra es instructiva, ¿no? Cuando se cierra la ventana de oportunidad, tu oportunidad de aprovecharla se ha ido, se han violado suficientes plazos y probablemente no va a tener trabajo. Quizá por eso acercarnos a los plazos nos pone nerviosos. En esta lección, minimizaremos el miedo y aprenderemos técnicas que te ayudarán a usar los plazos para hacerte más productivo. Lo más importante que hacen los plazos es establecer límites. Si luchas con el perfeccionismo, ya sabes lo verdadera que es la ley de Parkinson. Sea cual sea el tiempo que permita para nuestro proyecto, nos llenaremos de actividad relacionada con el proyecto. El perfeccionismo no es del todo malo. Si puedes apuntar alto y hacer tu mejor trabajo, Eso es genial. Sin embargo, por otro lado, puede atascarte analizando algo por mucho más tiempo del que vale. De cualquier manera, el reloj sigue corriendo. La mejor manera de superar la tentación de pasar demasiado tiempo en una parte del proceso es dividirla en bloques de tiempo. Tomemos por ejemplo escribir una entrada de blog. Digamos que tienes cinco horas para escribirlo y publicarlo. Primero, enumere las partes del proceso, investigación, redacción, borrador, edición, pulido y publicación. A tu lado. Desde el momento en que tienes, decidiste cuánto tomará cada parte. Digamos, dedique la primera hora a investigar la secundaria, o pasarás escribiendo un borrador. la tercera hora harás revisiones. El cuarto poder, puedes editar y pulir esas revisiones. La hora final, pasarás formateando el artículo y subiéndolo a tu sitio web. Lo que nos hace trabajar es que tienes mini plazos incorporados para evitar que te quedes atascado en cualquier parte del proceso. Mientras el reloj corre, tienes que seguir moviéndote. Si crees que vas a tener problemas en el camino, presupuestar tiempo para pedir ayuda. Esto lleva a otro principio que mencionamos en una lección anterior. Necesitas establecer una meta sobre cómo pasarás tu tiempo. Qué es lo que quieres lograr en nuestro ejemplo de publicación de blog, posible que quieras crear conciencia sobre nuestro producto que verán los nuevos visitantes de tu sitio web. Obtienes lo más específico que puedas, entonces no perderás tiempo en actividades irrelevantes. Si hay algo, los plazos nos exigen esto, te obligan a enfocarte en ser efectivo y alejarte de perseguir la perfección. Lo que eso significa suele ser lo suficientemente bueno y entregado es mejor que perfecto e inédito. Si estás en un campo que requiere la perfección absoluta, dedica tiempo a actividades que te lleven a ese resultado. Cualquier cosa extra es una distracción. Mantén lo primero lo primero y las cosas secundarias te pueden descarrilar. Ahora, veamos qué hacer cuando tus plazos involucran a otras personas. Cuando trabajas en equipo, necesitarás colaborar con otros para hacer tu trabajo. Lo primero que querrás considerar es qué tan rápido tus compañeros de equipo generalmente responden a tu solicitud. Esto es importante porque necesitarás presupuestar esa cantidad de tiempo en tu proyecto. Una buena regla general es construir un tiempo extra para dar cuenta retrasos inesperados y sorpresas. Ahora, aquí hay un ejemplo de la vida cotidiana. Tienes un pariente que llega tarde. Siempre que tengas una fiesta. Si planeas comer a la una, les dices que estaría ahí a las 12, sabiendo que habrá una hora tarde de todos modos. Si tienes un proyecto que vence el jueves diciéndole a tu colega necesitas que informe mi martes, entonces será menos probable que encuentres tu respaldo contra la pared cuando llegue el momento de darle la vuelta al proyecto. Y también te da tiempo para hacer cualquier ajuste de última hora. Pero la presión del tiempo en la parte delantera de nuestro proyecto, entonces puedes imponerte esa presión en lugar de sentirla de los demás. Tendrás más control y menos estresado. Saber el tiempo está funcionando para ti y no en tu contra. Y nuestra siguiente lección, hablaremos sobre cómo aprovechar al máximo el tiempo de reunión. Nos vemos ahí. 10. Maximizar las reuniones: Stephen raga ganga como colegas hicieron un estudio en la Universidad de Carolina del Norte. Encontraron que la manera en que los trabajadores se sentían sobre las reuniones a las que tenían que asistir afectaba la forma en que se sentían sobre sus Encuestaron a 182 directivos de diferentes industrias. El 65% de ellos dijo que las reuniones les impidieron terminar sus trabajos. El 71% informó que las reuniones fueron improductivas e ineficientes. 64% dijo que las reuniones impidieron el pensamiento profundo. sesenta y dos por ciento afirma que las reuniones no lograron acercar al equipo. Lo que nos dicen estas estadísticas es que más de la mitad de las reuniones que tenemos son en el mejor de los casos una pérdida de tiempo. Peor, destruyen la moral y matan la productividad. En esta lección, veremos por qué deberías tener reuniones, cómo ejecutarlas de manera efectiva y ¿qué hiciste cuando las reuniones no son la mejor opción? ¿ Por qué algunas reuniones son improductivas? Primero, les falta un enfoque claro. Se preguntó, ¿por qué queremos lograr aquí? ¿ Cuál es el mejor resultado posible? ¿ Qué podemos hacer o discutir para ayudarnos a llegar ahí? Cualquier cosa que caiga fuera su enfoque elegido no debe ser discutido. Programe otra reunión u otra ocasión para discutirla. Otra cosa a recordar es mantener la reunión bajo control. Nombra a alguien para que lidere o hágalo usted mismo. Comparte la agenda antes de la reunión o asegúrate que todos sepan lo que vas a discutir. Establezca límites de tiempo para cada artículo. Y si necesitas más tiempo, ten un plan de respaldo. Pídale a la gente que piense las cosas y programe otro momento para discutir sus ideas. Siempre es mejor cuando las cosas están bien pensadas. Si necesitas una sesión de lluvia de ideas, programa una, pero no la combines con otra reunión. Segundo, decide a qué hora empezarás y a qué hora terminarás la reunión. De lo contrario, entrará en juego el lado negativo de la ley de Parkinson. Si no estás familiarizado con la Ley de Parkinson aquí lo es. trabajo se expande para llenar el tiempo que le das. Comience a tiempo y termine a tiempo. Si llegas a tu resultado temprano en la reunión, cuanto más dura una reunión, menos productiva se vuelve. Una hora suele ser lo suficientemente larga. ¿ Puedes hacer un trabajo de una hora en 45 minutos si te mueves con propósito, puedes hacer 30 minutos y 20? Cuando terminas temprano, liberas a los participantes de tu reunión para que procedan con su propósito. Tercero, e invitar a las personas adecuadas. Los tomadores de decisiones deben participar en el proceso que conduzca a una decisión. Los subordinados pueden ser consultados antes de la reunión. Si tienes demasiada gente en la habitación, algunos intentarán hacerse cargo, otros no dirán nada y otros se desconectarán mientras esperan para volver a sus escritorios. Fueron las personas adecuadas en la asistencia. Cubrirás tu agenda de manera rápida y efectiva con menos interrupciones, distracciones adelante. No tener una reunión cuando un correo electrónico o una llamada servirá. Cuando haya una actualización de estado que anunciar, no llame a una reunión a menos que anticipe que la gente tendrá preguntas. E incluso entonces, puedes pedirle a la gente que envíe sus preguntas por correo electrónico. Si el tema es más complejo, programe un uno-a-uno con quienes lo necesiten. ¿ Cuáles son algunas alternativas a las reuniones? Mencionamos el correo electrónico para mensajes cortos. Aquí hay una cosa a tener en cuenta. Mantenga el correo electrónico breve y cubra un asunto. Si tienes otro tema, envía otro correo electrónico. Esto ayudará a las personas a realizar un seguimiento de tus mensajes por tema. También permite espacio para conversaciones extendidas en el mismo hilo. Graba un mensaje en video para que fuera divertido anuncio. A veces es bueno celebrar y pasar un buen rato. Si estás colaborando en un proyecto, comparte un documento de Google o puedes compartir un documento en Microsoft 365. Esto te da una ubicación central para tu equipo recoja sus pensamientos y contribuya y puedan hacerlo en un momento que funcione para ellos. Las reuniones pueden ser útiles si las necesitas. Si no encuentras otra manera de los consejos que has aprendido para hacer las cosas. Respeta el tiempo de otras personas y habrá más probabilidades de respetar el tuyo. En nuestra siguiente lección, aprenderemos algunas formas efectivas de monitorear su progreso. Nos vemos ahí. 11. Revisa tu progreso: Dijo el popular orador motivacional Jim Rhone, no te pagan por la hora y te pagan por el valor que aportas a la hora. Todos tenemos el mismo número de horas cada día. forma en que elegimos pasar esas horas determina qué valor les aportamos. No puedes simplemente asumir que estás haciendo tu mejor trabajo todo el tiempo. Necesitas revisar tus actividades para saber si estás progresando o simplemente manteniéndote ocupado, empieza haciéndote tres preguntas. ¿ Qué funciona? ¿Qué no lo y qué puedo mejorar? Recuerda la prioridad que dijiste en una lección anterior, compara tus actividades y los resultados que aportan a tu prioridad. Estás avanzando o girando tus ruedas van hacia atrás. Empieza con lo que está funcionando. Celébrelo. Entonces pregunta, ¿puedo hacerlo aún mejor? Si es así, ¿cómo ahora mismo? Solo ajusta una parte de ella. ¿ Puedes hacer una llamada más al día o reducir la cantidad de tiempo que lleva hacer una llamada? La razón por la que quieres ajustar una cosa a vez viene del método científico. Si cambias dos cosas a la vez, no sabrás cuál marcó la diferencia. Intenta cambiar el tiempo suficiente para ver cómo afecta tu resultado. Eso puede significar que lo haces por unos días o incluso una semana o dos, obtener suficientes datos para una decisión informada en el futuro. Ahora, pasa a lo que no está funcionando. ¿ Por qué no funciona? ¿ Cómo te aleja de tu resultado deseado? ¿ Cuáles son los factores que te impiden obtener los resultados que deseas? Si no estás seguro. Nuevamente, pruebe una cosa a la vez y vea qué marca la diferencia. Hacerlo el tiempo suficiente para recopilar datos útiles que puedan ayudarle a tomar una decisión informada. Quizás te preguntes por qué te sugiero que hagas el bien antes que lo malo. Noimporta. Cuando examinas lo que funciona y lo celebras, tendrás más energía para abordar lo que no funciona. Tu sentido de posibilidad te guiará mientras consideras alternativas a lo que no salió tan bien como esperabas. El elemento principal de la productividad es el tiempo. Cuando las cosas van bien, puedes recortar los desechos de cómo pasas tu tiempo. ¿ Puedes moverte un poco más rápido? Y si es así, ¿deberías? No quieres sacrificar la precisión por la velocidad. A veces, moverse un poco más lento te da tiempo para mirar algo que quiere, que suele ser lo suficientemente largo como para hacerlo bien. A menudo, cuando tus actividades son improductivas, es porque estás pasando tu tiempo ocupado en lugar de obtener resultados. Ahí, cualquier trabajo ocupado puedes eliminar o delegar a otra persona. A lo mejor la dilación es el problema. Y nuestro libro más vendido, The Five Second Rule, Mel Robbins describe cómo se hacen todo tipo de cosas. Asíes como funciona. Cuando sientes la necesidad de hacer algo, ya sabes, debes contar atrás de cinco a uno. Contando hacia atrás. Te estás preparando un final definitivo. Una vez que llegues a uno, salta a lo que sea que necesites hacer. La belleza de este enfoque es que pasas por alto el tiempo que pasas asustándote, temyendo la tarea o diciéndote un millón de razones por las que no puedes hacerlo. En cambio, solo lo haces. experto en comunicación Gary Goodman tiene un enfoque similar antes de dar un discurso. Cuando empieza a sentir sus nervios se levanta, se dice a sí mismo, Está bien. Puedes ponerte tenso después. Más cerca del tiempo de inicio. Se mantiene en ello hasta que llega el momento de dar el discurso. Dice, de verdad le ha ayudado a relajarse como nada más que haya intentado jamás. Es posible que aún te sientas nervioso o asustado mientras trabajas. Eso está bien. Considera este miedo y emoción. Siente lo mismo en tu sistema nervioso. Así que piensa en la experiencia estresante como una maravillosa oportunidad para brillar. ¿ Con qué frecuencia deberías revisar tu progreso? La respuesta es, depende. Hazlo todos los días para el trabajo de rutina, hazlo semanalmente. Si estás trabajando en un proyecto grande, podrías asignar a la frecuencia dos marcadores, dijiste en el camino. Por ejemplo, cuando tienes un proyecto grande, lo divides en tareas diarias. Una revisión rápida al final del día es un buen momento para evaluar tu progreso y detectar cualquier desviación temprano. Cuanto antes hagas las correcciones necesarias del curso, mejor. Y encontrarás que los ajustes son más pequeños de lo que podrían ser si esperas a revisar tu trabajo, revisiones regulares y seguro que haces tu mejor trabajo todos los días. Hazlos parte de tu rutina diaria. Y puedes lograr tus metas con más frecuencia y con más precisión. En nuestra lección final, veremos cómo puedes obtener todo lo que quieras y descubriremos una razón crítica por la que no lo has hecho. Te veré ahí. 12. Cómo obtener lo que quieres: Si alguna vez te has preguntado por qué no puedes conseguir lo que quieres, a veces podrías establecer metas en enero como una época popular para eso. Queremos bajar de peso, correr un maratón o limpiar o desordenado bandeja de entrada. Suena bien, señor. Pero después de una semana o dos o tal vez incluso unos días, nos volvemos a caer en nuestros viejos roces. ¿ Por qué sucede esto? Estaba conversando con mi hijo y hablamos de esto. Entonces repetí algo que otros dicen una y otra vez, quizá tú también lo hayas escuchado. Va así. Si quieres hacer algo, encontrarás la manera. Si no quieres, encontrarás excusas. Desempaquetemos eso y veamos para qué funcionó. Hearst. Si realmente quieres hacer algo, considerarás lo que te costará hacerlo. Bueno, causó dolor físico o malestar. Bueno, te puso en territorio inexplorado por un tiempo. Bueno, hace que tu marca camine al otro lado de la calle. Ponte una máscara para que no las veas. Si el costo no te asusta, encontrarás la manera de conseguir lo que quieres. Si el costo es demasiado alto, encontrarás que no puedes tener. Segundo, pregúntate qué necesidades estás tratando de satisfacer. Debajo de todo hay alguna emoción esperando ser satisfecha, identificarse, y sabrás cómo lidiar con ella cuando la inevitable decepción te saluda en el camino. Tercero, considera la recompensa que obtienes por tu tiempo y esfuerzo. No pagamos por algo sin esperar algo a cambio. Es lo mismo con tus metas. Si el rendimiento no supera la inversión. Lo que nos hace tropezar no es que estas cosas formen parte del trato. Que no los consideramos. Cuando nos dimos cuenta, queremos un poco de conciencia si es la llave que abre las puertas a la oportunidad. Recuerda estas tres cosas. Y se puede conseguir de todo. 13. Conclusión: Enhorabuena. Has llegado al final del curso. Cuando los alumnos tienen ceremonias de graduación, los llaman ejercicios de inicio. La escuela puede haber terminado, pero tu educación sigue comenzando, es comenzar un nuevo capítulo. Has aprendido estrategias para establecer prioridades, navegar por distracciones e interrupciones, y asegurarte de mantener el rumbo hasta el final. Puedes usar lo que has aprendido para tener éxito en el trabajo, para encontrar más equilibrio en tu vida y lograr cualquier gran objetivo que quieras establecer para ti mismo. Espero que revisen y apliquen este material regularmente para mantener estas ideas frescas en mente. Úselos, retocarlos, hacerlos suyos. Te deseo todo el éxito que deseas, y me encantaría saber cómo va. Bien me en Amazon medio y redes sociales.