Transcripciones
1. Introducción: potencia tu productividad: Hola, y bienvenidos. ¿Estás listo para desbloquear todo
el potencial
de Microsoft Excel? Tanto si eres
principiante, recién comenzando o alguien que lleva años
usando Excel, esta clase está repleta diez poderosos consejos esenciales que
transformarán tu forma de trabajar. Mi nombre es Blake Charles, y llevo más de diez
años usando
Microsoft Excel profesionalmente. Estos consejos elevarán
tus hojas de cálculo de Excel, potenciarán tu eficiencia y aumentarán tu
confianza en Ahora no necesitas
ser un maestro de Excel para seguir junto con mis consejos. Esto está dirigido a principiantes
completos. Desgloso cada punta una por una con ejemplos
del mundo real. Al final de esta clase,
no solo ahorrarás tiempo sino que también te sentirás empoderado para abordar
incluso las tareas de Excel más complejas con facilidad. Así que toma un café,
encienda tu Excel y vamos a sumergirnos en mis diez mejores consejos para potenciar
tu productividad Te veré en
la primera lección.
2. Lección 1: formatea las tablas de la manera correcta: Entonces el primer consejo que quiero
mostrarles es cómo
usamos algo llamado
formato como tabla. Efectivamente, lo que esto hace
es tomar una tabla de datos y la formatea en
lo que Excel llama como tabla. El beneficio de hacer
esto es que en lugar de simplemente ejecutar informes de una serie de filas y
columnas con tus datos adentro, en realidad
suena efectivamente cerca tus datos y puedes
nombrarlos como una tabla en sí, que significa que si vas a
actualizarla o agregarla en el futuro, es fácil cambiar cosas
como tablas dinámicas que
se están escapando de eso Déjame mostrarte cómo funciona eso. Frente a ti aquí,
verás que hay un conjunto de datos de
ejemplo. Este es un ejemplo de datos
de personal de una compañía ficticia que
tiene como ejemplo los nombres de los empleados, la
fecha de nacimiento, la fecha de inicio, la
fecha de nacimiento, la fecha de inicio, los títulos de
trabajo y el
salario anual Entonces, para poner estos
datos en una tabla, todo lo que necesitas hacer es seleccionar una celda en algún lugar de la
tabla, seleccionar seleccionar aquí. Si entonces mantienes pulsado el Control A, ahora lo que
eso hará es que seleccionaremos todas
las filas y columnas
de nuestros datos. Entonces si vamos a la
cinta en la parte superior, verás que hay una opción
que dice formato como tabla. Si seleccionas eso,
verás que hay varios colores diferentes y combinaciones de
mesa que puedes elegir. Ahora, todos hacen
exactamente lo mismo. Sólo tenemos que escoger
uno que nos guste. Voy a ir por esta
naranja en el medio. Si selecciono eso,
verás
que aparece esta pequeña
ventana dice crear tabla. Ahora, simplemente tiene sus columnas
y filas resaltadas allí de
manera efectiva. Ahora, todo lo que necesitas hacer es
seleccionar Bien y ahora
verás que ha formateado
nuestros datos en una tabla. Si me alejo un poco, verás que tienes esta barra
naranja en la parte superior, y ahí está esta
filas y columnas naranjas. Ahora para que este poco sea más claro, si voy a ver arriba y
desato líneas de cuadrícula, verás que la tabla está
un poco más clara para ver Ahora bien, ¿cuáles son los
beneficios de hacer esto? Bueno, los beneficios son
que si vamos a agregar filas o
columnas
adicionales a nuestros datos, automáticamente
expandirá esa tabla. Como ejemplo, si voy
al fondo aquí,
y tecleo otro número de
empleado. Digamos que es 116, siete, verás que
automáticamente poblará una nueva fila de nuestra tabla Esto sería lo mismo si
agregara otra columna. Si quisiera decir comentarios
aquí como ejemplo,
tecleé comentarios,
y verán
que automáticamente
expandiría esa tabla. Ahora bien, cuando voy a
la siguiente parte de esta lección y te muestro
cómo crear una tabla pivote, esto es beneficioso
porque si vas a agregar datos adicionales, digamos que haces otra
descarga de datos de empleados y hay nuevas filas y lo
copias en tu tabla de Excel. Al tenerla
formateada como una tabla, todo lo que necesitas hacer es actualizar tu tabla pivote y automáticamente
extraerá los nuevos datos. Si no lo tuvieras,
tendrías que entrar en la tabla pivote y agregar nuevas filas o columnas
si se han agregado. Un consejo superior que siempre tengo es cuando estás trabajando con tablas de
datos en Excel, siempre
es formatearlo como una tabla. Recuerda, cuando
tengas tu tabla, selecciona todos los datos y luego en la parte superior de la cinta
debajo de la sección de estilo, hay una opción
para dar formato a la tabla, seleccionarla y
ponerla en una tabla. Ahora, una última cosa que puedes hacer, y esto es útil si vas
a manipular tus datos en una consulta de poder o
vas a usarlos para construir informes de
Power BI es en realidad
nombrar la tabla para que
podamos encontrarla fácilmente. Ahora, para hacer eso, todo
lo que necesita hacer es seleccionar en cualquier lugar de
su tabla de datos. Y en la parte superior debajo de la cinta de
fórmulas aquí, verás que en el medio, hay una opción que
dice administrador de nombres. Ahora si seleccionas esto, ahora
verás cuando se abre
la ventana, solo tiene una mesa aquí
en este momento. Es
solo que dice la tabla uno. Y lo verás
como una hoja uno, y tiene tus filas
y columnas resaltadas. Ahora lo que me gustaría hacer es cambiar el nombre de esto así que
es algo que es un poco más obvio porque si
estás consultando estos datos, quieres
poder encontrarlos fácilmente No quieres saber, mis datos son tabla uno o tabla dos, quieres llamar a esto
algo más como datos de plantilla Fácil cambio. Todo lo que necesitas
hacer es tenerlo resaltado. Ve a Editar y donde
tiene el nombre, solo tienes que escribir ahí headcount No quieres espacios,
sino subrayar datos. Si selecciono Bien, esta tabla ahora
se conoce como datos de
guión bajo de plantilla No lo voy a estar cubriendo en
esta lección en particular, pero si vas a
construir consultas de Power o informes de
Power BI y
necesitas acceder a tus datos, cuando vinculos esos programas
a esta tabla de Excel, fácilmente aparecería y diría, esta tabla está formateada
como datos de recuento Nuevamente, si vas a
actualizar esos datos, agregar nuevas filas o columnas, automáticamente
se
extraerán todos dentro de
esa tabla única. Este es un muy buen
top tip número uno, me gustaría mostrarles.
3. Lección 2: tablas dinámicas: Entonces ahora que tenemos nuestros
datos formateados como una tabla, mi siguiente consejo superior,
te
voy a mostrar es como haces
una tabla pivotante. Y una tabla pivotante es una excelente manera de resumir los datos
que están en una tabla Entonces, donde tienes
muchas filas y muchas columnas y
quieres consolidarlas en un fragmento fácil de
ver, tabla
dinámica es el camino a seguir Ahora, una cosa que voy a hacer
rápidamente solo para que podamos
leer fácilmente las columnas de nuestra tabla aquí es que
solo voy a
formatearlas para que estén muy bien espaciadas y puedas leer cada uno de los encabezados de columna. Hacer eso fácilmente
es un buen truco. Si vas arriba a la izquierda y
seleccionas esta flecha aquí en la parte superior izquierda que selecciona todas las filas
y todas las columnas. Si solo eliges una de
las columnas y simplemente haces doble clic en la
línea entre las dos, verás que todas se ajustan a un punto en el que están
empalmadas de manera uniforme para efectivamente cuál es el
elemento de mayor ancho allí Las cerdas lo leen fácilmente. Entonces punta superior. Ahora para hacer una
tabla dinámica, normalmente, si tuvieras tabla de
datos sin formato, tendrías que
seleccionar efectivamente todos los datos,
pero debido a que esta está formateada como una tabla en sí,
no necesitamos hacerlo Simplemente podemos seleccionar
cualquier lugar de la mesa. Y entonces lo que hacemos es arriba por
la parte superior en la cinta, vamos a Insertar, y
en el extremo izquierdo, deberías ver una opción
que diga tabla pivotante. Si seleccionas esta opción, ahora hay una ventana que
viene de otra pantalla. Si solo lo tiro hacia abajo,
verás que tenemos esta caja se abre aquí, dice, selecciona una tabla o rango, y puedes ver aquí no dice como lo hacía antes de
las filas y columnas. De hecho, dice nuestro nombre de tabla
, datos de subrayado de plantilla y te da dos opciones
para abrirla en una nueva hoja de trabajo o abrirla
en una hoja de trabajo existente Si selecciona este aquí, dice Hoja de trabajo existente. Permite seleccionar a dónde quieres que vaya la tabla pivotante. Entonces como ejemplo, si lo quisiera en esta hoja actual en la columna P, puedo seleccionar una celda ahí y
ahí es donde inserto
la tabla pivotante. Pero para este ejemplo, quiero crearlo en una nueva hoja de trabajo. Entonces, si selecciono
eso, seleccione Bien. Verás ahora va a crear
una nueva hoja número dos, y luego voy a tener
esta pequeña ventana aquí y esta opción en
el lado derecho, dice tabla dinámica Filds Ahora bien, aquí es donde simplemente
puedes arrastrar y soltar las columnas que
quieras mostrar en
tu tabla pivotante. Entonces volvamos
a la mesa y escojamos una vista que
tal vez queramos ver. Entonces antes que nada,
digamos que queríamos ver por nombre de departamento los costos salariales
totales. Ahora bien, como ejemplo, si quisiera decir ver salario
total anual de
manufactura, tendría que ir por
nombre de departamento. Tendría que hacer clic en el menú
desplegable para manufactura y luego sumar toda la
columna y
ahí se puede ver , dice 980,000 Si voy a mi tabla dinámica, lo que puedo hacer es seleccionar las opciones para nombre de
departamento y salario
anual y
verlas todas resumidas juntas. Si voy a la Hoja dos aquí, da clic en la
opción de tabla dinámica y todo lo que necesito hacer es entonces tomar
lo que tengo aquí, nombre del
departamento y es
muy sencillo hacer esto. Puede resaltar efectivamente el nombre y arrastrarlo
al campo que desee. Si lo tomo aquí abajo y lo
voy a poner en filas, y te voy a decir por qué lo
voy a poner en filas
porque verás ahora
en nuestra tabla dinámica, si la hago un poco más grande
y selecciono de nuevo en ella, puedes ver que tengo mis filas aquí son todos los nombres de departamento. Ahora el valor que quiero
es el salario anual, y las otras opciones en las
que puedo poner esto son valores, columnas o filtros. Porque estoy queriendo
sumar los valores, quiero poner
salario anual en el cuadro de valores. Si tomo salario anual, haga clic en eso y puedo
arrastrarlo y soltarlo a valores, ya
verá, tengo el
salario anual total por departamento. I Destaco la columna B y
puedo formatear esta en moneda. Lo voy a bajar un par
de algunos lugares más, re seleccionar y aquí, ya verás, ahora
estoy fácilmente resumido por nombre de departamento, el salario
total anual. Verás aquí
fabricando 980,000. Lo mejor de la
mesa pivotante es efectivamente, ahora
podemos cortar y cortar
esto de una manera diferente. Si vuelvo a la hoja, digamos que
quería ver la división del salario
total por
departamento, por género. Si vuelvo a la mesa pivotante, lo que puedo hacer es que en
realidad pueda entonces poner en
mis columnas, género. Si voy a género y pongo esto
en columnas, ya ves, tengo una tabla y el
valor total sigue siendo el mismo, pero lo divide entre masculino,
femenino, y el nombre del departamento De nuevo, otra poderosa
herramienta que utiliza la mesa pivotante. Ahora vamos a cubrir este
último campo, los filtros. Aquí es donde podemos cambiar
efectivamente la totalidad de
la tabla pivotante para que se
filtre a lo que seleccionemos. De nuevo, si volvemos
a mi hoja aquí, ahora probablemente podamos
escoger una columna. Vamos por grupo de empleados,
permanente, plazo fijo. Son las únicas dos
opciones que tenemos ahí. Si vuelvo a la hoja dos, y voy a ir al grupo de empleados y voy a poner esto en filtros. Ahora bien, si quería
ver a todos los
que son de plazo fijo o en realidad, tengo contratista
también, permanente. Si quiero ver mi conjunto de datos filtrado solo por uno de estos,
puedo seleccionarlo fácilmente. Ahora, para que aparezca el cuadro de selección
múltiple, solo hay que marcar esta casilla aquí, dice seleccionar varios elementos. Ahora bien, si desmarco todos y
solo marco contratista y O, ya
verás que ahora filtra todos mis datos a los que son
clase como contratista y me demuestra que
solo son machos porque hembra ahora se ha ido y
tiene el nombre del departamento Si hago clic en
plazo fijo, desmarca contratista, ya
verás ahora me
da los que son de término fijo,
masculino o femenino Si quisiera cambiar esto y realmente
poner el género como filtro y luego
el grupo de empleados en columnas, eso es bastante
fácil de hacer. Déjame quitarme
esto para que
veas el total son 2 millones. Si solo tomo el género en el lado
derecho de las columnas y me quedo a los filtros y
arrastro al grupo de empleados, ahora
verás, lo
tengo dividido por nombre de
departamento y grupo de
empleados con género. Entonces simplemente puedo filtrar, de nuevo, haga clic en la opción seleccionar varios
elementos. ¿Quién es femenino? ¿Y quién es Maya? Como dije, las tablas dinámicas
son una manera realmente genial de
mostrar tus datos cuando tienes muchos de ellos y
quieres resumirlos Ahora, tal vez recuerdes en la
primera parte de esta lección, estaba diciendo sobre cómo
quieres poner tus datos en una tabla de datos porque
si vas a agregar filas o columnas adicionales, automáticamente
lo sacará por ti. Ahora, déjame
mostrarte cómo funciona eso. Si quisiera vamos a crear
un nuevo empleado falso y voy a darles un nuevo nombre de
departamento y un rol. Si vuelvo a la
hoja uno aquí y me quito el filtro que tenía, si voy a datos, en realidad puedo ir a borrar y borrar
todos mis filtros. Si creo un nuevo
empleado y
llamémosle al número 10167 No me preocuparé por un
nombre por el momento, pero voy a poner un título laboral, los
llamaré gerente
y grupo de empleados, los
pondré como permanentes. Diré que son masculinos
y nombre de departamento. Voy a llamarlo.
Vamos a llamarlo algo. Vamos a llamarlo
oficina central como ejemplo. 40 horas a la semana y
pueden estar en 60 K. Acabamos de poner ahí.
No es necesario rellenar todas las filas porque
no estamos mostrando todas las de
la tabla pivotante. Pero ahora lo que he
hecho es que he agregado un nuevo campo aquí y si
vuelvo a mi
mesa pivotable en la hoja dos, si ahora hago clic derecho en
esto y pulso refrescar, ahora
verás en
la parte inferior ahí, ha aparecido la
oficina central. Oficina central, rol permanente, 60 mil al año y si me filtro en el correo porque los
dejo como correo, verás que se quedan ahí Y eso es
lo clave de tener tus datos formateados
como una tabla de datos. Imagina que trabajas en
una empresa y eres responsable de hacer
nómina como ejemplo. Tienes que descargar tus datos de
nómina
del sistema que utilices. Esto podría estar cambiando semanalmente
o incluso a veces diariamente. Y quieres que todos tus informes
que puedas construir tu hoja de cálculo de Excel solo
para que se actualicen automáticamente No querrás
cambiar cada gráfica o
tabla o tabla pivotante que puedas
tener para las nuevas filas y
columnas que vienen a través. Entonces al tener esto
formateado como una tabla, puedes agregar tantas como quieras, filas o columnas, y automatizará pull through a cualquier cosa
que tengas corriendo de ella. Entonces ese es mi segundo consejo superior
es cómo usar tablas dinámicas y por qué usarlas y qué tan beneficiosas
son para tu reporte.
4. Lección 3: tablas de búsqueda: Ahora mi siguiente consejo superior que
quiero cubrir es cómo puedes usar algo llamado tabla de búsqueda y combinarlo con
una gran fórmula en Excel llamada V lookup. Esto es lo que me parece una habilidad realmente útil para saber cómo puedes
transformar la forma en que
trabajas y te permite construir tablas y documentos
que pueden
actualizarse fácilmente y rápidamente
refinarse y editarse. Lo que quiero
hacer es que estoy queriendo
agregar una nueva columna
a mi mesa aquí. Eso voy a llamar bandin
lo que me va a dar una banda. Basado en el título
individual del
puesto, me dirá qué
banda en ellos son, y voy a
llamarlos ya sea banda A, banda B, banda C,
banda B, etcétera Como dije, esto va
a estar basado en el título del puesto. Esto va a ser una variable, el título del puesto impulsa
lo que es la banda. Ahora para hacer esto,
voy a crear algo llamado tabla de búsqueda. A veces cuando
construyo mis informes, tengo estos en pestañas separadas, pero para Es, voy a poner esto en la misma mesa aquí. Ahora, déjame mostrarte cómo
voy a hacer esto. En primer lugar, quiero tomar
aquí
todos los títulos de trabajo e insertarlos en una
columna como una tabla separada, y luego a la derecha
de la misma, voy a darle una banda a cada título de trabajo. Ahora hay diferentes
maneras de hacer esto. Podrías bajar y elegir
individualmente
cada título de trabajo diferente
y copiarlos. Pero una manera rápida de
hacerlo es si resalta toda
la columna y controla C para copiarla.
Vayamos por aquí. Si solo pego estos
como valores por ahora, si entonces voy a datos en la parte superior, y hay una opción
que tengo aquí, que dirá efectivamente
eliminar valores duplicados. Es este de aquí
sé que esto está oculto de la forma en que
esto se resume abajo, pero aquí hay una opción debajo DataTols llamada
eliminar Si selecciono esto y
solo hago clic en
Aceptar, ahora eliminará todos
mis valores duplicados. Ahí vas. Lo
que voy a hacer, simplemente
voy a
centralizar esto aquí Ahora voy a
poner a la derecha otra columna que voy a llamar
a esta banda. Ahí vas. Permítanme
centralizar esto ahora Nuevamente, como lo hice antes donde formateé esto como una tabla, quiero formatear esto como una
mesa y llamarlo banda de trabajo. Lo destaco ahí.
El formato Go es tabla. Déjame ponerla como
un color diferente, selecto. Ahora en realidad esto
es interesante. Ya ves que lo que está hecho es, se desplaza hacia abajo mis filas aquí, la fila superior y solo se llama esta columna uno y columna dos, que no es lo que
quiero que sea. Quiero que este sea título de
trabajo en banda. Déjame cambiar
esto hacia arriba Control C, anularlo, y eliminaré la
seguridad como el fondo. Ahora, quiero darle a cada uno
de estos su propia banda. Gerente, solo voy a llamar,
llamémoslo banda A, gerente de
calidad banda B, control de
calidad puede ser una banda, C, puede un líder de equipo, supervisor puede ser un grado D. Logística E, técnico E, admin E, Office E, y seguridad, los
pondré como D nuevamente. Acabo de asignar aleatoriamente
estas diferentes bandas, y quiero que estas se
busquen en esta mesa de aquí. Ahora bien, la mejor manera que puedo hacer
eso es a través de la fórmula de búsqueda. Ahora para hacer eso, voy
a crear una nueva columna aquí y voy a llamar
a esta banda. Yo lo llamo banda en realidad. Me gusta la columna N.
Déjame centralizar esto, expandirlo un poco.F click. Y lo que quiero hacer es seleccionar la
primera celda disponible. Ahora, quiero
instalar digamos instalar. Quiero escribir aquí
la fórmula Vu. Hay dos formas de
hacerlo. escribirlo manualmente por código, y si haces esto mucho, te has vuelto muy
competente con él, o puedes usar la barra de
fórmulas incorporada en Esta función Insertar que está
aquí, está en la parte superior. Y voy a usar
esto para hacer mi búsqueda V. Entonces, si selecciono este botón de
función aquí, podrías tenerlo
cerca de la parte superior como una fórmula que se usa a menudo
o puedo escribirla aquí. Sólo voy a
escribir simplemente, borro esto. Simplemente voy a escribir
V L hasta mi Muster. Si selecciono ir,
verás que dice Seleccionar función
V L. Doy doble clic sobre esto. Lo que esto hace es que trae a
colación una caja de funciones
para que escribas tu fórmula de manera efectiva. Esta es una manera fácil de
hacerlo porque esta es una guía
paso a paso sobre
cómo construir la fórmula. En primer lugar, quiero buscar un valor y el valor
que quiero buscar está en la columna G. Voy
a seleccionar la celda G dos. Y verás aquí porque
formateé mi tabla
como una tabla de datos, en vez de decir celda G dos, dice aquí
entre corchetes en el título del puesto. Yo lo puedo dejar así y lo
voy a dejar
así para este propósito, o tú puedes, si realmente
quieres poner en la columna
referencia G dos. Ahora, array de tablas, quiero seleccionar la tabla en la que
voy a tener mi búsqueda. Ahora necesitas seleccionarlo
desde una perspectiva de columna, y necesito seleccionar
ambas columnas, título de
trabajo y banda, así es la columna R y S. Y propina aquí, si
quieres bloquear estas columnas. Por ejemplo, si inserté nuevas
columnas antes de esto y desplazaba con
la función F four, si selecciono en RS, verás aquí aparecen los pequeños signos de
libra, y lo que hace es que bloquea las columnas de esta tabla
a
la columna R y la columna
S para que no se muevan. Índice de columna, esto es
efectivamente cuántas columnas a
la derecha de la columna estoy buscando en la tabla quiero que sea
la salida. Entonces, por ejemplo,
tengo la columna R aquí es la primera columna,
esa es la columna uno. La columna S es la columna dos. Esta columna de banda
S es la columna dos. Quiero poner en la
columna número dos. Si tuviera un dato en la columna T
y quiero verlo,
tendría que poner aquí tres,
pero también necesitaría mover la matriz de tablas para que sea
R a T. Rango de mirada. Ahora puedo decir el 99% de las veces solo
quieres poner aquí un cero. Efectivamente,
solo te dice cuál va a ser
la salida
ya sea verdadera o falsa, y si mira el valor. Ahora si hago clic en Bien,
ya verán que
lo que ha pasado es que todas las columnas de esta banda ya
se han poblado y se puede ver que cambian en función
del título del puesto aquí. Basado en esta tabla de consulta. Ahora de nuevo, el gran beneficio de usar una tabla de búsqueda
como esta es el número uno, si pongo más datos a continuación, esta búsqueda
simplemente
continuará y seguirá buscando
en base a esta tabla, no tiene que seguir
entrando manualmente y cambiando estos. Pero también número
dos, si quiero el cambio el banding
déjame darle solo otras letras como llamemos manufactura, perdón, déjame llamar supervisor Pueden ser una R como ejemplo. puede ver que
la R simplemente cambia aquí automáticamente si
digo, llamémoslo una Q, eso cambia a Q. Quiero volver
a ponerla para decir E, quiero a E o D, lo que sea, cambia automáticamente, y ese es el beneficio
de tener una tabla de búsqueda. Así que de nuevo, aquí está mi consejo principal
cuando estás trabajando con muchos datos y
descargas un conjunto de datos, y luego quieres
manipularlo o agregarlo
y quieres que eso
sea manipularlo o agregarlo
y quieres que eso repetible en el
futuro cuando
lo actualices para nuevos datos, siempre usa una tabla de búsqueda y la
fórmula de búsqueda V juntas Es una combinación genial y
poderosa para que la uses y aprendas.
5. Lección 4: SUMIFS: Entonces mi siguiente consejo superior que quiero
mostrarte es cómo usas una fórmula SummiF y más
específicamente una fórmula SUMFS Es una
fórmula increíblemente poderosa que uso diario en mi vida laboral
cuando estoy usando Excel. La diferencia clave
entre un summiF si
usas un cuatro y un
Sumi S es que puedes agregar más variables
en él y puedes seguir construyendo las variables
para buscar un valor desde donde buscar un valor La forma más fácil es dejarme
mostrarte cómo funciona. Entonces lo que voy a hacer es lo que
voy a hacer como ejemplo, solo
voy a usar los
datos que hemos estado usando hasta ahora. Estoy deseando buscar el salario total anual de
los diferentes departamentos. Entonces lo que quiero hacer
es que voy a poner todos los
nombres de departamento en una columna, y voy a usar un Saif
para buscar un valor de él Así que de nuevo, como
lo hicimos anteriormente, voy a destacar toda
una columna. Control C, vaya a una columna de
aquí, pruebe como valores, vaya a la pestaña de datos para eliminar
duplicados. Mover duplicados. Ves aquí Ahora
tengo todos los
nombres de mis departamentos resumidos aquí. Déjame sacar un par
de estas columnas en blanco para
que las mueva a través. Ahora lo que quiero
hacer es incluir aquí
una columna que
diga salario total. Ahora podrías estar
pensando para ti mismo, ¿por qué estás haciendo
esto y por qué no
estás usando una tabla pivotante? Porque fácilmente podría
simplemente pivotar estos datos y tenerlos por
nombre de departamento y salario total, como te mostré en la
lección número dos. Pero solo estoy usando
mis datos y esto tiene propósito
de mostrarte los
SumiFS y cómo funciona La fórmula Sumi es ideal para si estás
buscando datos entre dos documentos separados o si quieres construir informes donde las variables cambian
constantemente Solo estoy usando mis datos para
mostrarte cómo funciona esto. Entonces ahora quiero incluir
efectivamente aquí el salario total
que va a buscar y
sumar la columna L a
los datos salariales para nombre del departamento. Ahora lo que voy a hacer es volver a
usar la barra de fórmulas. Selecciono la
barra de fórmulas. Voy a escribir la fórmula que quiero. Quiero suma hago clic en Ir. La razón por la que estoy haciendo eso
es porque verás aquí, tienes dos valores, tienes Sumi y suma
si S. Puedes ver aquí suma suma suma la celda especificada por una
condición o criterio dado Suma si S agrega una celda especificada por un conjunto dado de
condiciones o criterios. Siempre usaría
en cada escenario un suis sobre un Sumi
porque si quieres, siempre
puedes agregar más
variables si es necesario Así que sólo voy a hacer click Bien. Esta es una fórmula realmente
simple de usar. Todo lo que necesitas hacer algún rango, resalta esta columna que
quieres sumar, columna L. Rango de
criterios,
quiero nombre de departamento. El criterio, el
nombre del departamento estoy buscando. Entonces aquí, la administración
primero. Haga clic en Bien. Y ya puedes ver, ahora
lo que se hace si lo centralizo y solo lo
formateo a moneda Ahora está
resumiendo todo en columna L para la administración del
nombre del departamento Nuevamente, esto es muy parecido lo que hicimos con
la mesa pivotante. Pero si filtro administración, ya ve el total ahí llega a 110 mil y ahí tienen 110 mil Yo sólo me quito los filtros. Si luego arrastro
esta fórmula hacia abajo, verás que resume el
total de todas las áreas El total ahí es de 2,012,500, que es que destaco la
columna L es exactamente la misma Esta es una
herramienta realmente poderosa para usar la suma. Ahora, donde decía antes, el beneficio de usar un suf es que te permite
poner más variables en Si entonces quería decir, bueno, cuántos por nombre de departamento
son masculinos como ejemplo. Si entonces incluyo una columna
entre estos dos aquí, y pongo aquí género, y digo, solo quiero que
cada uno de estos sea masculino. deletrea bien. Varón.
Y voy a arrastrar esto hacia abajo. Si ahora hago clic en mi celda de fórmula y
vuelvo a esta fórmula, así puedo hacer clic en este botón
FX en la parte superior. Si vuelvo a entrar aquí y
voy al criterio inferior, ves que ahora
abre otra opción cual tiene rango de criterios dos. Entonces esto es para mi
segundo criterio. Entonces ahora lo que quiero hacer es
seleccionar criterios rango dos, que es género columna E, seleccionar Columna E. Criterios
dos ahora va a ser masculino. Entonces si hago clic en Bien, otra vez, si arrastro esto
hacia abajo hasta el fondo, verás que ahora está actualizado
todas las fórmulas. El total es ahora de 1.1492500. Si lo lleno al género
solo por varón, verás el salario total
anual 1,492,500 De nuevo, permítanme simplemente tomar el
filtro de todos estos. De nuevo, pueden ver,
he agregado un criterio. Si quiero agregar otro
criterio a esto y quería el grupo de empleados, grupo de
empleados. Solo quería conocer todos los jefes
de plazo fijo en
cada una de estas áreas. Copia plazo fijo
ahí. quitarme eso y pegar
como valores que está limpio. Si me muevo un poco a
la derecha. Nuevamente, si quiero agregar otra variable a
aquí, estoy bien para FX. Puedo ir al criterio
dos en la parte inferior aquí. Verás en realidad
no me permitirá agregar más a esta pantalla aquí. Ahí vamos. Déjame
desplazarme hacia abajo. Ahí vas. Criterios libres Quiero
tener el plazo fijo, entonces quiero columna Destaco
columna I y criterios libres, quiero decir plazo fijo ahí. De nuevo, si hago clic Bien, ahora, vea que este número ha
bajado drásticamente sólo a 102,500 Porque si selecciono a todos
los que son de plazo fijo y masculino, salario
total es de 102,500 Entonces puedes ver así es
como funciona un SumiF, y es realmente
útil porque si estás buscando varias tablas de Excel
diferentes, quieres resumir rápidamente tu tabla donde no
quieres usar una tabla pivote Como dije, podrías obtener exactamente
este mismo resultado si estás usando
estos datos en una tabla pivote, y siempre te propondría
usarlo como solución, pero esta es una excelente manera
de mostrarte cómo funciona la suma IF y cómo siempre
debes usar una fórmula de Sumi S
solo porque
puedes seguir agregando más
criterios cuando sea necesario
6. Lección 5: concatenar: Ahora mi siguiente consejo superior que
quiero mostrarte es cómo usas una fórmula
llamada concatenar Y lo que esto te permite hacer es unir dos cadenas de
datos diferentes o más de dos cadenas
diferentes de datos juntas para
crear un nuevo conjunto de datos. Esto es increíblemente beneficioso
si está buscando
crear un valor único en un conjunto de datos para
realizar una búsqueda, o si desea hacer su vida más fácil si está haciendo algún análisis
o informes. Por ejemplo, lo
que voy
a hacer para demostrarte esto
es tomar nombre y apellido de
alguien y combinarlo
en su nombre completo. Por ejemplo, el primer individuo
aquí, Luke Spencer. Si quisiera su nombre, quiero a Luke Space Spencer Ahora bien, es una
tarea bastante tediosa si vas hacia
abajo manualmente y o bien lo escribas
o lo copias y pegas Entonces quiero un formato sencillo y aquí
es donde concatenar obras. En la columna N aquí,
solo voy a escribir en el encabezado fname Y lo que voy a hacer es, como hemos hecho con
nuestras otras funciones. Voy a ir a la función
FX aquí arriba. Voy a escribir Cat. No hace falta
deletrear toda la palabra, pero aquí estamos, se le ocurre
concatenar Nuevamente, esta es otra función realmente
simple de usar. Todo lo que tienes que hacer
es seguir seleccionando los cuadros de texto que
quieras. Entonces quiero ir aquí. Quiero escoger nombre, texto uno, texto dos, apellido. Ahora bien, esto puede parecer lo
obvio que hay que hacer, pero puedes ver que te da este pequeño adelanto aquí
y lo que está hecho es que me ha dado Luke Spencer pero sin espacio en el medio. Se combina para que sea una sola palabra. Pero quiero un espacio entre
nombre y apellido. Para ello, lo que quiero que sea el
texto dos es
efectivamente sólo un espacio. Ahora, puedo insertar eso simplemente
poniendo aquí
usando las marcas del habla, el
espacio, y luego
otra marca del habla. Y luego para texto libre,
seleccione apellido. Ahora puedes ver en
la vista previa aquí, tiene a Luke Spencer para el espacio. Ahora bien, si hago clic en Bien, de nuevo, gran beneficio de que esto esté
formateado como una tabla. Corre una fórmula
hasta el fondo para mí. Lo que puedes ver es que ahora tiene incluido el nombre
completo de todos. Ahí vas. Ahora, de nuevo, puedes seguir sumando a
esto tanto como quieras. Si lo dijiste, también me gustaría tener el
número de empleado al final. Pero en vez de que
solo sea un espacio, quiero espacio, guión
espacio número empleado De nuevo, eso es fácil de hacer. Volvamos a hacer clic en la
primera celda, vaya al botón FX,
seleccione esta. Entonces donde tengo el texto cuatro, quiero que sea miembro
porque no estamos eligiendo un valor, queremos
un espacio,
quiero el apóstrofo, el espacio, el
espacio del guión, marcación
del discurso
luego el texto cinco, quiero que este sea
el De nuevo, haz clic en Bien. Ahora tenemos el nombre completo del individuo, guión, y luego su número de
empleado Mm, si estás construyendo
un informe y quieres los nombres completos de
todos ahí o quieres
su nombre completo, departamento agregado o
algo así, puedes concatenar fácilmente tus datos para que te
dé esta vista Piensa en cuánto tiempo
te ahorra frente
a tener que hacerlo manualmente. De nuevo, otro top
tip que me gustaría mostrarte que puedes usar en
tu vida laboral diaria.
7. Lección 6: función F4: El siguiente consejo que me gustaría
mostrarles es realmente rápido, y es algo que
sí me parece muy útil, y es usar la tecla de función F
four. Y lo que eso hace es
repetir tu última acción. Entonces por ejemplo, si digo que tenía una celda aleatoria y
quería resaltarla y la
resalté amarilla. Si entonces seleccioné otra
celda y presioné F four, verá resaltados en amarillo. Si lo hago por aquí por aquí, efectivamente
recuerda
su última acción Y esto es realmente útil. Entonces si tienes una serie de datos, digamos que
tenemos algunos números aquí, abajo, uno, dos, tres, y luego digamos que quiero
escoger algunos números, yo lo seleccionaría
como amarillo primero, y después si quisiera
escoger este número, F F cuatro. Es una
manera muy rápida de recordar tu último paso sin decir, en esta instancia, subiendo al relleno de
color y retrocediendo de nuevo. Pero se puede utilizar en cualquier
otra acción que hagas. Entonces por ejemplo, digamos, tengo la columna aquí
y hago este
ancho de columna un poco más grande y
quiero que la columna L sea la misma. Literalmente puedo resaltar
la columna L y presionar F cuatro, y recuerda esa acción Si especificara el ancho
en términos numéricos, lo
recordaría. Lo mismo con filas. Y luego resalté esta
otra prensa F cuatro. Recuerdo la última acción. Yo sí. Por lo que es una característica realmente
útil de conocer. Y dije, solo es útil cuando estás haciendo algo
que es repetible y tienes que seleccionar varios elementos
diferentes y quieres hacer efectivamente la
última transacción que hiciste, entonces sí, F cuatro,
es genial saberlo
8. Lección 7: formato condicional: Ahora otro consejo superior que
me parece increíblemente útil y uso todo el tiempo es algo llamado formato
condicional. Y lo que eso te
permite hacer es aplicar
efectivamente
ciertas condiciones a tus datos y te mostrará visualmente cuáles
son en formato de color. Déjame mostrarte a lo que
me refiero. Por ejemplo, tengo una columna
aquí en la columna E, que es género,
masculino
y femenino, y quiero que
sea fácil que eso
destaque lo que es. Entonces quiero que el hombre sea un color y
que la hembra sea de otro color. Ahora bien, esto es muy
fácil de hacer usar una fórmula incorporada en formato que tienen en Excel
llamada formato condicional, que está aquí arriba en la cinta. Ahora bien si destaco la columna E, género, toda la columna ahí, y voy al
formato condicional, puedes ver aquí
hay varias
opciones diferentes que tengo. Pero el que voy a
elegir y mostrar en este momento es uno aquí que dice igual dos. Si selecciono eso, puedes ver que
aparece esta opción dice Formato de celdas son iguales a, y dice con relleno rojo
claro con texto rojo
oscuro hay algunas opciones de color
preestablecidas aquí,
o en realidad puedes hacer
tu propio formato personalizado. Pero por ahora, sólo voy a ir con las opciones preestablecidas. Por ejemplo, si
esto es igual al masculino, se
puede ver inmediatamente que
resalta todo lo que es masculino con
relleno rojo claro con texto oscuro. Hago clic en Bien. Si entonces quiero que la hembra
sea de un color diferente, mantén en la columna E resaltada, formato
condicional
resalte celdas, igual a. Si tecleo en la hembra se
puede ver que enseguida las
puso rojas. Pero si quiero ser
otro color como el amarillo, se
puede ver, resalta
abajo y bien. Ahora bien esto es genial
porque te
permite cuando estás visualmente
solo mirando los datos, puedes mirarlos e irte, Oh, si, es femenino,
femenino, femenino. Realmente te permite ver
rápidamente lo que está pasando. Y esto funciona para cualquier
dato que le digas. Entonces, por ejemplo, en
el grupo de empleados, si solo quiero
ver claramente mientras escanea a través del conjunto de datos quién era plazo
fijo, nuevamente, resalte celdas iguales a, y puedo escribir
ahí plazo fijo, ves resaltados escondidos en rojo. Pero como se nota, cuando
seleccioné el formato condicional, también
hay diferentes
opciones ahí. Por ejemplo, mayor que, menor que entre. Echemos un
vistazo a uno de estos. Con sueldo, si
quisiera destacar quien gana más de
40 mil fácilmente. Nuevamente, puedo resaltar la columna L, ir al formato condicional, resaltar ventas y quiero
la opción mayor que. Si selecciono eso, bastante
gracioso, ya lo
tiene ahí dentro. Resalta celdas
que son
mayores a 40,000 y puedes ver que está resaltado todas aquellas cantidades que son
mayores a 40,000. También puedo hacer lo contrario y destacar cualquier cantidad que sea inferior a 30 mil. Voy ahí y
tecleé menos de 30 mil, y quiero que resalten
en verde como ejemplo. Se puede ver que resalta
esto en verde. Ahora, puedes jugar
con estos porque ahí hay varias opciones
diferentes, pero todas hacen exactamente
lo mismo. También puede eliminar cualquier formato condicional
que pueda tener. Entonces, por ejemplo, si
quiero
quitar el formato
condicional de esta columna e ir al
formato condicional, puedo borrar reglas ya sea
de celdas seleccionadas, hoja
entera o esta tabla. Yo solo quiero
sacarlo de la columna, si solo voy a celdas seleccionadas,
se ve que lo borra Si quiero sacar
todo el
formato condicional de toda esta hoja, puedo ir al
formato condicional, reglas claras. De toda la hoja y
ahí, los borra a todos. Realmente poderosa función incorporada del
formato condicional de Excel y uso todo el
tiempo y ojalá funcione para ti en
lo que usas Excel para
9. Lección 8: función IF: Ahora bien, en esta lección, lo
que voy a mostrarles es otra gran fórmula para aprender
y esa es la función I. Ahora bien, para mostrarles esto,
vamos a volver
a los datos que
estábamos usando anteriormente en estas lecciones y para
demostrar la fórmula, lo que voy a hacer
es insertar una columna
en la columna N y tener una condición
en nuestros datos salariales aquí. Ahora bien, las condiciones
van a ser si el salario es mayor a
35 mil, dirá que sí Si es menor de 35 mil o
35 mil, dirá que no. Vamos a entrar en los
datos y te voy a mostrar cómo usamos la función I. En la columna N, lo que voy a hacer es escribir algo
como punto de referencia salarial. Expande la columna N aquí y
solo centralizaré los datos. Ahora, voy a insertar una
fórmula aquí, la fórmula I. Como dije, si el salario
anual en columna L es superior a
35 mil, fue un sí Si son 35 mil por debajo, dirá
que no. Para ello, como
hemos hecho antes, selecciona la celda en la que
queremos poner la fórmula. Ir a la fórmula,
la función de inserción. Verás aquí, ya
tengo la fórmula I en la parte superior, pero si necesitas
buscarla, simplemente puedes escribir
I en la
barra de funciones, vas. Ahí tendrás varias opciones
diferentes, pero solo vamos a usar
esta que dice que funciono. Entonces puedes ver el
cuadro de argumentos de función se abre como hemos tenido antes y lo
hemos tenido antes y es muy sencillo
escribir esta fórmula. Todo lo que tenemos que hacer es decir cuáles queremos que sean las condiciones. Entonces si
se cumplen las condiciones y son ciertas, cuál queremos que sea la salida, si no lo son, cuál
queremos que sea esa salida. Empezando por la primera,
¿cuál es la condición? Pues queremos que
sea que si la columna L en el sueldo anual
es superior a 35 mil, queremos tener sí, si
no, queremos que sea no Entonces todo lo que tenemos que hacer es
seleccionar celda primera celda. puede ver que viene ahí arriba.
Entonces aquí es donde necesitamos usar la notación para
mayor o menor que. Estos son los dos soportes de flecha
orientados hacia la izquierda o hacia la derecha en tu teclado. El salario anual
es mayor que, puedes ver aquí tenemos
el signo mayor que. 35 mil. Todo lo que tenemos que
hacer es poner eso ahí. Después vamos a la siguiente
casilla. Quiero decir que sí. Ahora porque esto es texto, tenemos que poner esto
en las marcas del discurso. Si abro marcas de discurso, escriba sí, cierre
las marcas de discurso. Si es fuerza, marcas de discurso
abierto, no, marcas de discurso cerradas. Entonces todo lo que necesito
hacer es seleccionar sí. Ahora se
ve claramente que lo que se hace
es donde tenemos el
salario superior a 35 mil, nos
ha dado un sí, donde está 35 mil o menos, nos ha dado un
no Puedes ver aquí tenemos algunos de
los salarios más de 35 mil aquí Ahora lo que podemos hacer es en realidad hacer esto un poco
más visible y más claro, es que podamos usar lo que aprendimos en la última lección sobre el formato
condicional. Si es sí, quiero
que sea verde, si no es, quiero que sea rojo. Nuevamente, para hacer eso, solo
necesito resaltar toda
la columna. Voy al formato condicional, resalto las reglas de celda,
y luego aquí igual a. Escribo en sí. Ya ves
que viene con rojo,
pero quiero que sea verde. Si es no, resalte
celdas iguales a, no rojas. Como dije anteriormente,
si quieres, puedes hacer cualquier otro color que quieras en la celda de
formato personalizado aquí. Abre tus opciones para seleccionar diferente fuente o relleno, etcétera, pero solo
voy a usar el rojo preestablecido Nuevamente, lo hace realmente claramente visible
para ver tus datos. Ahora podemos hacer que este
bit sea más dinámico. Mientras que si quisiéramos
cambiar fácilmente cuál es
el punto de referencia donde en
esta fórmula, dice 35,000 Si dije quiero
cambiar esto a 30. Ahora solo puedes entrar en la
fórmula y cambiarla ahí. Digamos que esto era parte
de una fórmula más grande o alguien que no usa regularmente tu hoja de cálculo la
abriría. Quieres una caja simple
donde puedas tener la variable muy
parecida a lo que hicimos en la lección anterior
en la tabla de búsqueda. Ahora, para hacer eso, muy sencillo. Lo que hay que hacer es poner el valor en alguna celda en alguna parte
así lo llamamos 30,000. Déjenme centralizar
eso. Voy a formatear eso como moneda. Voy a
darle un bonito título, llámalo variable de
referencia salarial. Y para el propósito de esto, sólo
voy a
ponerlo en negrita y luego resaltarlo en amarillo
para que podamos verlo fácilmente. Ahora, todo lo que necesitamos hacer es
en lugar de tener 35,000 aquí, solo
necesitamos cambiar
esto para que la variable
sea cell co quarter Es muy fácil de hacer. Todo lo que necesitas hacer es entrar en
la barra de fórmulas. En realidad ahora podemos
simplemente eliminar los 35 mil. Podemos seleccionar celda odquar dos. Entonces lo que queremos hacer es que
en realidad queremos bloquear esto. Aquí es donde queremos usar la función FN donde suban
los signos del dólar Tiene $1 frente a la Q
y $1 frente a los dos. Eso quiere decir que está encerrado
en el cuarto de Seco. Si ahora presiono Enter, puedes ver que nuestra fórmula ahora
ha cambiado. Cada salario que sea de 30
mil o más, ahora se muestra como sí. Ahora bien, si acabo de poner
aquí un valor bajo, llámalo 100 libras, ya
verás que
ahora todo va a sí. Puedo cambiar esto para que sea 50 mil. Se puede ver que sólo
tengo unos cuantos síes aquí abajo. De nuevo, ojalá esto
realmente te muestre
lo poderosa que es una función if. Esto se puede ampliar aún más. No lo haré ahora en la lección, pero lo que puedes hacer
es poder incrustar más si funciona
en una función if. Efectivamente, puedes decir
si se cumple una condición, pon sí y en vez
de que sea no, entonces
puedes tener otra si
funciona en otra cosa. Puedes seguir
incrustando funciones I y entre sí para
que sea bastante complejo, pero yo diría que es realmente
poderoso para tu trabajo diario usar una función
I con el propósito de
algo como esto Si estás revisando datos
que copias y pegas, puedes tener la
función I ejecutándose y te permite ver
fácilmente
la salida de tus datos, particularmente cuando se combinan con formato condicional. Pasemos a
la siguiente lección.
10. Lección 9: funciones izquierda, media y derecha: Ahora algo que quiero
mostrarles ahora es la fórmula que me encanta y es realmente
poderosa y de hecho se divide en
tres separadas, y es la función izquierda, media y derecha Si solo escribo cuáles
son las funciones aquí, las funciones izquierda, media
y derecha. Ahora bien, para lo que estos
se utilizan es
tomar efectivamente un número determinado de caracteres de una
celda ya sea a la izquierda, en el medio o a la derecha. Ahora para mostrarles cómo funciona esto, solo
tengo algunos números de
pieza de ejemplo aquí. Está completamente maquillada,
pero esto es útil para mostrarte cómo funciona
esta fórmula. Ahora, digamos que en un
negocio o en tu vida diaria, tratas con
números de parte como estos, u otro ejemplo donde
podrías tener algo con múltiples campos de texto y números y pueden significar cosas
diferentes. Por ejemplo, aquí, se puede ver los tres primeros personajes son iguales abajo a la fila siete, ABC, luego ocho a 11, es DEF Entonces se puede ver en el medio, dice AB, AB, AB, luego va BC, B, C, luego DD y al final, hay
números y letras aleatorias. Ahora bien, podría darse el caso que las
tres primeras letras aquí, por ejemplo, signifiquen la ubicación. Los dos caracteres del medio
significan el tipo de pieza, y luego los últimos siete
caracteres significan el ID de parte. Por ejemplo, digamos
entonces tenemos ubicación, tenemos tipo de pieza y
luego ID de parte, digamos. Ahora, quiero poder extraer esos diferentes bits de
información a través de una fórmula. Porque entonces una de las cosas que
discutimos anteriormente
en esta serie de lecciones fue cómo
podemos tener una tabla de búsqueda. Digamos que extraigo
la ubicación, ABC o DEF de aquí, entonces
puedo tener esto mirando
hacia arriba a una tabla diferente, que luego me dice la dirección
postal como ejemplo, o el tipo de pieza puede ser
el grupo en, etcétera Entonces esta es una manera realmente poderosa. Nuevamente, si digamos que
extraes datos de un sistema ERP o los descargas o envías los datos, podrías simplemente copiar y pegar
esos datos y luego estas fórmulas actuarán para extraer los datos que quieras. Déjame mostrarte cómo se usan. Ubicación. Columna
B, quiero tomar los tres primeros caracteres desde el principio
aquí y para ello, quiero usar la función left. Ahora la razón por la que quiero usar
la función left es porque estos caracteres en
el lado izquierdo y quiero tomar un
número establecido de caracteres en. Para ello, seleccione
celda yendo a B aquí, llegó a la opción de
función de inserción. Entonces déjame escribir
aquí a la izquierda y me voy. El primero que aparece dice a
la izquierda, haga doble clic en esto. Es una
función realmente simple de usar. Todo lo que necesito hacer
es seleccionar el texto izquierda y luego el
número de caracteres. Quiero el primero gratis, así que solo
escribiré gratis. Ya puedes ver me da el
pequeño adelanto aquí, ABC. Haga clic en Bien. Porque esto
no está formateado como tabla, solo
voy a
arrastrar esto hacia abajo. Ahora puedes ver aquí, acabo de extraer ABC ABC y DEF hasta el fondo aquí Para el tipo de pieza, debido a que esto se encuentra en el
medio de este número de pieza, necesito usar la función mid. Nuevamente, fácil de usar. Ve a insertar función,
busca la función, escribe en mid Go y podrás ver la
primera, viene a mediados. Ahora, como hicimos
con el primero, necesito seleccionar el
texto. Establecer texto, dos. Ahora bien, la diferencia con mid es o bien ahora necesito escoger el número
inicial de caracteres, hasta dónde quiero que empiece y luego cuántos
personajes quiero que tome. Si contamos esto en, puedes ver si empecé por la izquierda, necesito ir uno, dos,
tres, cuatro caracteres adentro. Y entonces el número de caracteres que
quiero tomar es dos. Ahora, verán que de
inmediato lo que he hecho aquí es que he dicho que solo
necesitaba comenzar cuatro personajes en,
cuatro espacios en. Pero recuerda, este es el
número de caracteres en. Se puede ver en la
pequeña vista previa, en realidad tiene el guión A porque comenzó en
el cuarto personaje De hecho quería comenzar el quinto personaje, que es A. Si entonces solo
cambio esto a cinco, ahora puedes ver que comienza
en el quinto personaje, donde obtuve esta A, y
lleva dos a lo largo de A y B, y ves que la vista previa es AB. Eso es todo lo que necesito para hacer
eso clo arrastra esto hacia abajo. Ahora verás la función mid. Toma la sección media aquí. Ahora, para que esto sea más fácil
y la ubicación, solo
voy a poner
aquí entre paréntesis, función
izquierda, tipo de pieza. Escribo aquí la función media solo para que sepamos
cuáles estamos usando, y luego para la función D derecha. Si sólo expando esas columnas. Ahora para la correcta, esta va a
ser muy similar a la función izquierda excepto que
solo va a decir derecha. Ahora bien, en esta instancia, vamos a escribir la fórmula en lugar de
usar la función insert. Podemos ver que en
la función left, simplemente equivale a paréntesis abiertos
izquierdos. Selecciona el texto que queremos que tenga coma y luego el
número de caracteres. Ahora, para la función derecha, en
lugar de comenzar por
el lado izquierdo, realidad
es comenzar por
el lado derecho. Va a iniciar este lado en el lado derecho del
texto y trabajar su camino de regreso. Ahora bien, los números que
queremos tomar, por ejemplo, usamos
esta primera opción, se
puede ver aquí
en realidad hay siete caracteres, siete X libre Z 92. Quiero ir desde la
derecha y siete a lo largo. En la celda D dos, puedo
escribir iguales, derecha. Ya ves, se le
ocurre el avance aquí. Abrir corchetes,
seleccionar la celda A dos, y se puede ver que me
da una pequeña vista previa de lo que necesito ingresar. Ya estoy en la función de
texto. Si hago clic en coma, me
llevará al número
de caracteres. Ahora destaca
número de caracteres. Quiero que sea siete
del lado derecho, corchetes
cerrados, igual hecho. Y desplázate esto hacia abajo. Ahora, puedes ver que toma entonces el ID de pieza que quiero de estos números de
pieza automáticamente. Entonces puedes ver ahora
que está perfectamente funcionado. Usando las funciones izquierda, media
y derecha, se extrae la información que quiero de estos números de parte, y si estos cambiaran
por cualquier razón, la fórmula
se actualizaría automáticamente. Entonces solo como ejemplo, si yo en la parte inferior de aquí, copia eso, y lo
pegaré en la parte superior. Se pueden ver estos actualizar
automáticamente. Si estás usando datos descargados, podrías tener cientos,
incluso miles de filas. Podrías simplemente copiarlo aquí. Esto extraerá la
información que desee. Entonces como dije, si lo combinamos con fórmula de antes
con una función de búsqueda, si tuviera a la derecha
aquí ubicación y
dije que ABC y DEF, digamos que la ubicación ABC, país es USA y DEF
es UK como ejemplo Si entonces quisiera insertar eso, todo lo que puedo hacer es simplemente
ir al país. Entonces lo que aprendimos
antes con la búsqueda V, voy a insertar función. Aquí está la V mirar hacia arriba ya. Puedo hacer doble clic en eso.
Todo lo que tengo que hacer es decir ,
Bueno, quiero
buscar este valor. Mesa es mi ubicación
y país. Columna dos, porque
quiero ir a la
segunda columna a lo largo. Quiero que sea una
pareja perfecta en cero. Haga clic en Bien. inmediato, se puede ver
cómo combinando lo que
aprendimos anteriormente con
la búsqueda V y la tabla de búsqueda y las funciones izquierda
media y derecha, realmente
podemos expandir nuestros datos. Ahora, querrías
formalizar esto y
hacer las cosas más claras
y podrías tener
esto en una pestaña separada
y en un bonito formato de mesa Pero esta es una manera
rápida de mostrarte cómo lo que he cubierto en estas
lecciones hasta ahora, luego
podemos
combinarlo para crear hojas de cálculo realmente
poderosas Pasemos a
mi siguiente consejo superior.
11. Lección 10: personaliza la barra de herramientas: Ahora mi consejo superior que te voy a mostrar ahora no es necesariamente una fórmula o función
o manejo de datos. En realidad, solo tiene que ver
con cómo usas Excel, algo que encontré realmente ha hecho que mi uso de Excel sea más eficiente mi vida diaria es personalizar la barra de
herramientas de acceso rápido y es esta sección a lo largo de la
parte superior aquí, esta barra verde Ahora te habrás dado cuenta que tengo algunos comandos populares aquí arriba. Ahora bien, lo que esto te
permite hacer es efectivamente los comandos de tecla que uses estén
ocultos en la cinta. Por ejemplo, debajo de insert, tenemos la tabla dinámica aquí. Yo uso esto con bastante frecuencia. En lugar de seleccionar datos, luego vaya e inserte datos de pivote. Ya lo tengo
en la parte superior aquí y usando los filtros y la función
clear all filters, que tal
vez me hayas visto usar antes, si tengo un montón de datos
y hay un filtro ahí y quiero simplemente no borrar el filtro en una sola
columna de todos los filtros, tengo la opción de
hacerlo en la parte superior aquí. Puede poner cualquiera de los comandos dentro de la cinta hasta su barra de herramientas de acceso rápido. Ahora déjame mostrarte
cómo haces eso. Cuando estás en la
cinta en la parte superior, si simplemente haces clic derecho en algún lugar y vas a
personalizar la cinta, ahora aparecerá esta caja. Ahora, hay varias opciones
diferentes que puede hacer para personalizar la
cinta y cambiar la configuración. Pero lo que voy a hacer
es ir a este de aquí,
dice Barra de herramientas de acceso rápido. Ahora verás que
tienes un cuadro a la izquierda, que actualmente está filtrado
en todos los comandos populares, y aquí realmente puedes filtrar todos los comandos pero volvamos al comando
popular para
mostrarte cómo funcionan estos. En el lado derecho, se encuentra el bate de
herramienta de eje rápido tal como está. Puedes ver aquí en mi pantalla, tengo el guardado y
tengo el rehacer deshacer Tengo las opciones de
calculadora manual automática aquí. Tengo una macro
que ya he especificado y macros que
puedo cubrir en una lección completamente diferente
separada. Entonces también, tengo
mis filtros de aplicar y borrar filtros hit. Ahora es muy sencillo
actualizar esto. Todo lo que necesitas hacer es
seleccionar lo que quieras. Haga clic en Agregar y,
a continuación, aparece. Por ejemplo, permítanme seleccionar algo que
uso con bastante frecuencia, que es el pintor de formatos. Si selecciono eso, simplemente
voy a agregar, lo copia a través. Se puede ver que aún no ha
aparecido en la parte superior. Si hago clic Bien,
Wila ahí vamos. Parece que el
pintor de formatos está ahora ahí. Ahora para volver a esto, haga clic
derecho en la cinta, personalice la cinta, barra de herramientas de acceso
rápido. Si lo dijera, en realidad, ya no
quiero eso, quiero algo más
como pasta especial. Seleccionas ese formato pintor, eliminas, seleccionas lo que
quieras, agregas Bien. Aparece ahora
que son de pago especial. Esta es una habilidad realmente simple, pero es una de las cosas que encuentro
me ayuda en mi día a día en la vida de Excel. Particularmente las claves
que utilizo como filtros de cabeza y filtros de limpieza porque si estás en
algún lugar de una mesa grande, literalmente
puedes simplemente
hacer clic en ella de
inmediato y está hecho por ti. No tienes que subir a
la cinta y luego encontrar un filtro porque cuando estás usando muchos comandos
diferentes, todo ese tiempo se
suma eventualmente. Espero que
te resulte muy útil porque es algo que uso todo el
tiempo y una vez que está ahí arriba, es
difícil prescindir de él.
Blake Charles, Chartered Accountant
