Transcripciones
1. Introducción: Hola y bienvenidos a esta
clase sobre lecciones aprendidas, tu guía paso a paso
sobre cómo analizar tu trabajo y cómo mejorar
continuamente ese trabajo. En esta clase,
aprenderás una manera sencilla realizar revisiones posteriores
a la
acción y de
aprovechar al máximo
esos esfuerzos con lecciones aprendidas
detalladas y efectivas. Llevo años probando
formas de mejorar el
análisis de
lecciones aprendidas, tanto cuando dirigía un pequeño negocio de
software ahora en mi trabajo como consultor de gestión de
otras pequeñas empresas, Descubrí que el
mayor reto es analizar tu propio trabajo con un
enfoque completamente neutral sin traer ningún sesgo preferencial o usar una práctica retrospectiva
en el momento. El método que he
desarrollado y que
aprenderás en esta clase obliga mis clientes y a mis
alumnos a pensar su trabajo en su verdadero contexto. Si eres propietario de una pequeña
empresa, si eres un líder de departamento o jefe de equipo o de
alguna manera responsable del desempeño de
tu equipo
y los resultados del proyecto. Entonces este curso es para ti. Quieres los mejores resultados. Quieres estar tomando
las mejores decisiones. Y quieres formar a los mejores empleados para grandes
líderes del futuro. Y por supuesto,
quieres mejorar el rendimiento general de
un proyecto a otro. Este curso te
enseñará a hacer todo eso. Y lo hará dándote una sencilla
guía paso a paso que podrás utilizar para analizar los
resultados de un proyecto. Lo usarás para
saber qué funcionó bien y averiguar
qué se puede mejorar. Y claro, cómo hacer esos cambios específicos para mejoras para
el próximo proyecto. Como tu proyecto final de clase, crearás un plan para tu primer conjunto de
lecciones aprendidas. Utilizarás los pasos que aprenderás a
lo largo de la clase y lo harás en un proyecto de trabajo de
la vida real por tu cuenta. Todo lo que hacemos, ya sea
el éxito, el fracaso, o cualquier punto intermedio, siempre se
puede mejorar. Y un
sistema efectivo de lecciones aprendidas significa que
constantemente estás encontrando
áreas de mejora. Como resultado, tu negocio
será más efectivo, será más innovador y será más
creativo en general. Empieza ahora mismo. Salta directamente a las
lecciones iniciales de esta clase. Y esas lecciones te explicarán exactamente qué
son las lecciones aprendidas y por qué quieres
utilizarlas en tu negocio. Feliz aprendizaje.
2. Qué es la mejora de los procesos: Una vez que tenga un
proceso en su lugar, necesita mejorar el proceso. Como aprendiste en
la lección anterior, esta es una razón para asegurarte de
que todos tus procesos
estén escritos y documentados porque
es la única forma de mejorarlos continuamente y así mejorar tu negocio. Comencemos con una
simple comprensión de qué es la mejora de procesos. mejora de procesos de negocio es la práctica de identificar e implementar cambios
o mejoras su proceso de
negocio existente, ya sea para
el trabajo continuo de su negocio o
proyectos específicos o tipos de proyectos. Quieres estar implementando la mejora de
procesos porque hará que tu
negocio sea más eficiente. Estarás encontrando
formas más fáciles de hacer las cosas. También hará que tu
negocio sea más efectivo. Encontrarás mejores
formas de hacer las cosas. Hará que tu negocio sea
más preciso porque encontrarás
formas más específicas de hacer las cosas y hará que tu
negocio sea más confiable porque estás encontrando formas más
consistentes de hacer las cosas. Y finalmente, también
hará que tu negocio sea más receptivo porque
estás encontrando formas
más rápidas de hacer las cosas. Todas estas mejoras
harán felices a tus clientes, a tus empleados y a tu
negocio más exitoso. Pero, ¿de qué sirve escribir un proceso si cambia
constantemente? Bueno, ahí realmente radica
el quid del asunto. Si no lo escribes, simplemente no puedes mejorarlo. Y si no puedes mejorarlo, tu negocio quedará
estancado o incluso Hacer esto requiere crear una cultura de
mejora continua. Entonces usted y sus empleados están todos abiertos y todos tienen curiosidad. Realmente significa cambiar
la mentalidad de los problemas para que
se conviertan en oportunidades, y eso tiene que
venir de arriba
3. ¿Por qué las lecciones aprendieron?: Una cosa que quiero
que saquen de esta clase es una nueva forma
de ver todos sus esfuerzos comerciales. Quién recuerda la noción de que muchos de ustedes y muchos de ustedes probablemente
hayan oído hablar de él, incluso fue el
primer dispositivo portátil de Apple. Fue el precursor
del iPhone. Ahora, de manera gerencial hizo
todo bien. Y sin embargo este producto
fue un enorme flop, pero la marca no desapareció. Y 13 años después, lanzaron el iPhone, que desde entonces ha establecido el estándar para los dispositivos
portátiles. Está bien que las cosas
salgan mal en los negocios. Incluso cuando un error se siente
como un puñetazo en el intestino. No entres en tus esfuerzos de
negocio
pensando en buenos o malos
éxitos o fracasos. En cambio, dar a cada
resultado individual las mismas consideraciones. Pregúntate, ¿por qué? Pregúntate ¿cómo? Pregúntate ¿qué podría
haber sido diferente? Pregúntate qué podría haber
en él para el cliente, y mucho más. Pregúntate qué sucedió
realmente como resultado de las acciones
individuales. Lo que encontrarás
es que siempre aprendes algo nuevo de
ese tipo de análisis. Y también siempre
encontrarás algo para celebrar. Las lecciones aprendidas no tienen que
ver con el éxito o el fracaso. Simplemente se trata de
¿por qué pasó algo? En términos generales, siempre
empezarás desde el principio
con una lluvia de ideas de lo que sucedió en tus impresiones de lo que hiciste bien y
lo que puedes mejorar. Qué aprendiste en
el camino sobre el proyecto, sobre tu negocio, sobre el entorno en el
que estás trabajando. A continuación, examinará
esos resultados reales. Quieres entender
cómo ocurrieron, por qué tus expectativas eran correctas o por qué
eran incorrectas. Esta es la
información que
podrás usar para determinar qué cambiarás la próxima vez que te encuentres en esta situación. De hecho, al final
tendrás esa lista, no una lista de éxitos
y fracasos. Una lista que mira al pasado, tendrás es una lista de
repeticiones y mejoras, que es una lista que
mira hacia el futuro. En la siguiente lección, veremos cómo esta práctica de lecciones aprendidas cae en la gestión de proyectos.
4. Terminología: Es posible que ya hayas oído hablar
tanto de las revisiones posteriores a la acción como a
las lecciones aprendidas. Si te estás preguntando exactamente cuál es
la diferencia, no
estás solo. Esta es una pregunta común, y he escuchado que estos dos
términos se usan indistintamente, pero no son exactamente
lo mismo. Déjame explicarte la diferencia
entre estos dos. En contexto. Tienes una secuencia de eventos que conducen a
lecciones aprendidas. Esos eventos son, en primer lugar
, el proyecto. Eso es lo que pasa primero. A continuación le sigue
una revisión posterior a la acción. Y la revisión después de la acción
da como resultado lecciones aprendidas. Este es el orden en el que
tienes que entrar. Permítanme explicar brevemente cada paso para delinear más claramente
las diferencias. El proyecto es
lo que pasa. Ahora. Podría ser un proceso actual
que está a punto de ser revisado, o podría ser un proyecto
especial de alguna vez. El punto principal para
nuestros fines es que el proyecto se trata de
un objetivo determinado. Hay un resultado esperado o entregable de este proyecto. Y los detalles del proyecto incluirán entonces cosas como tareas y herramientas y personas
y marco de tiempo y mucho más. La revisión posterior a la acción es
el análisis de ese resultado. En otras palabras, cuál es
el objetivo alcanzado por
el proyecto
y cómo el
propósito principal de la revisión
posacción es
comparar el resultado previsto de ese proyecto con
el resultado real y luego analizar
qué te llevó ahí. Y eso lleva a
lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas son los resultados de su revisión posterior a la acción. Las lecciones aprendidas son
una lista de qué retener de ese proyecto
y lo que necesitas mejorar en el siguiente. Esta es la
secuencia correcta y
tiene que suceder en
este orden, proyecto. Después de la revisión de
la acción y lecciones aprendidas. Para el propósito de esta clase, nos interesan
estos dos últimos pasos después de las revisiones de acción
y las lecciones aprendidas. Y eso es lo que
vas a estar aprendiendo.
5. Los desafíos: Si estás tomando
esta clase para crear un sistema de lecciones aprendidas
por primera vez, entonces querrás conocer los desafíos más típicos para que puedas
evitarlos de inmediato. Si, por otro lado, has estado ejecutando lecciones
aprendidas sin éxito, entonces es probable porque
te has topado con uno o más de los desafíos que estoy a punto de enumerar
en esta lección. Seguiremos averiguando
cuáles
son y cómo superarlos. De cualquier manera, cuanto más sepas
sobre lo que podría salir mal, más podrás hacer
para que salga bien. La mayoría de los problemas con los esfuerzos de
lecciones aprendidas caerán en una de las
siguientes categorías. El primero es la falta de tiempo. Una vez que se completa un proyecto, tienes prisa por
pasar a lo siguiente, así no te tomas el
tiempo ni el tiempo para detenerte, por así decirlo y
analizar lo que pasó. El segundo es la falta de acceso. No puedes obtener comentarios o datos
de las personas necesarias. O tal vez no se puede
obtener la implicación
del jefe sin acceso a la información correcta
y a las personas correctas, no se
puede realizar un análisis adecuado de
las lecciones aprendidas. Y finalmente, falta de estructura. Quizás recoges alguna
información y luego compartes ya sea en un
correo electrónico o un divertido. Pero no hay una
estructura formalizada para ello. No hay
próximos pasos formalizados y gente no sabe realmente
qué pasa a partir de ahí. Estos son retos comunes, pero lo cierto es que
solo son problemas si no los
cuentas por adelantado. Si bien son difíciles de
superar una vez que han sucedido, son bastante simples de
evitar en primer lugar. Si pensamos en la falta de tiempo, ya
hemos mencionado que
después de las revisiones de acción y las lecciones aprendidas son parte
de todo el plan del proyecto, implantar un esfuerzo adecuado de
gestión del proyecto que incluya estos
pasos por adelantado. De hecho, el proyecto no termina hasta que está completo y solo
está completo. Después de las lecciones aprendidas. Se puede combatir la falta de acceso
asegurándose de que los
esfuerzos vengan desde arriba. Si eres líder
en tu organización, ya sea el dueño de la pequeña empresa, el líder de la unidad o el gerente, entonces tienes que modelar el
comportamiento que quieres ver. Crea el nuevo
formato de proyecto que hemos mencionado y lidera la
carga sobre las lecciones aprendidas. Asegúrate de que
eres la persona que constantemente resalta
lo importante que es esto. Si no eres el líder, entonces encuentra un patrocinador, consigue que alguien en una posición
influyente sea el principal impulsor de las lecciones aprendidas desde
el inicio
del proyecto y para combatir la
falta de estructura. Bueno, por eso estás aquí. Sigue el resto de esta
clase y
tendrás la estructura para ejecutar
unas lecciones aprendidas adecuadas. Aprenderás todo lo
que necesitas saber para construir esos dos últimos pasos de la secuencia en
tu plan de proyecto.
6. Por qué son importantes las lecciones aprendidas: Muchas empresas reflexionan sobre sus experiencias pasadas o repugnan
los resultados generales de un proyecto. Pero lo cierto es que no
suficientes negocios realizan un plan adecuado de
lecciones aprendidas en profundidad. Lo que van a hacer es
mirar un proyecto en general. Y entonces podrían decidir que si ha tenido éxito,
lo repetirán. Y si el proyecto en general no
tuvo éxito, entonces nunca lo volverán a hacer. El problema con este
enfoque es que
terminas repitiendo errores
o descartando buenas ideas. Nunca será la
totalidad de un proyecto que fue excelente o
un completo desastre. En realidad, se reduce a pasos y decisiones
individuales. Cuando haces una lección aprendida, quieres analizar en
esos pasos individuales. Lecciones aprendidas de nuestras
experiencias de eventos pasados, y deben ser utilizadas
para informar eventos futuros. Como tal,
también deberían formar parte
del plan general del proyecto. Las etapas finales de ese plan deberían ser la revisión
posterior a la acción. Y las lecciones aprendidas. No menos importante porque los errores reales
son errores repetidos. El problema no es hacer
algo incorrectamente. Eso va a suceder
naturalmente a medida que intentas cosas
nuevas o a medida que cambien
las circunstancias, el problema va a ser hacer exactamente lo
mismo mal. Nuevamente, un error solo ocurre cuando estás repitiendo el
mismo error más de una vez, cuando no has aprendido
de experiencias pasadas. Una
lista adecuada de lecciones aprendidas evitará todo esto. Además de
eso, también aumentará
sus datos y ofrecerá información sobre lo que está haciendo y cómo está tomando decisiones. Mejorará la
comunicación tanto dentro tu equipo como entre
los diferentes equipos del negocio. Obviamente, ofrecerá mejoras
de negocio. Traerá innovación, manteniéndote a la vanguardia del desarrollo de la industria
y del desempeño. Encontrarás que ya
no estás desperdiciando dinero. Aprender de tus errores
significa no tirar dinero a algo que
aún no ha funcionado. Y además, también
significa que
documentarás tus éxitos. No se trata sólo de
lo que salió mal. También llegarás a
destacar lo que salió bien. Y todo el mundo aprecia que estas razones y más sean la razón por que quieres tomar el
resto de este curso.
7. ¿Qué es una revisión de After Action: Anteriormente hemos afirmado
que una revisión post acción es un análisis del
resultado de un proyecto. Viene como parte del plan general de gestión
del proyecto. Y es una parte importante
de cualquier alcance de proyecto. Después de la finalización
del proyecto, las tareas de
ejecución viene
la revisión posterior a la acción. Este análisis
te dirá lo que pasó. Tu proyecto a nivel
micro
podrá comprender las
actividades y ocurrencias individuales, pero también por qué
sucedió de esa manera. Esta es la información
que
usarás para tus lecciones aprendidas. Con la información que
obtendrás de este análisis, podrás
extraer lo que salió bien, mirando tanto tus fortalezas lo que pasó por suerte, es importante entender la diferencia
entre estos dos. Y también te dirá
lo que puedes mejorar. Generalmente, al observar las
áreas de habilidades, conocimiento
y comunicación, las averías de
comunicación son una causa muy común de puntos de tropiezo del
proyecto. Esta es la información
que
usarás para construir tus
lecciones aprendidas, esa lista de mejoras
y cosas para retener. Ahora, la mayoría de las guías de
revisión después de la acción
le indicarán el proceso de
una revisión posterior a la acción. Usted define el
alcance, usted realiza, la investigación que analiza. Eso es en realidad todo parte
de tu plan de proyecto. Es decir, cómo
pasar por los pasos de la revisión
posacción. En esta clase vamos a
aprender específicamente cómo llevar a cabo el
análisis en sí. Cómo tomar los datos
del proyecto y mirarlos
en todas sus pequeñas partes. Lo haremos desglosando
el análisis en cuatro áreas que son proceso. Veremos la comunicación a
lo largo del proyecto, consideraremos distracciones, y también
consideraremos fuerzas
externas. Si necesitas diferenciar
entre fuerza y suerte, es igual de importante
diferenciar entre errores y cosas
fuera de tu control. las próximas lecciones, veremos cada una de
ellas en detalle y cómo
llevar a cabo esa parte particular
de su revisión posterior a la acción.
8. Comienza con una lluvia de ideas: Comience su
revisión posterior a la acción
básicamente con una lluvia de
ideas con cerebro sus primeras impresiones
justo en la parte superior de su cabeza. Asegúrate de
hacer esto rápidamente. Apenas cinco minutos más o menos. Aún no estamos en
la fase de análisis. Solo queremos recopilar
tus primeras impresiones. Esto también tendrá
la ventaja de meterte en la mentalidad
correcta. Te estarás reembolsando
la experiencia
del proyecto y por lo tanto mejor preparada para lidiar con el análisis
más profundo. Escribe uno o dos párrafos sobre la experiencia
del proyecto, lo que crees que funcionó bien y las áreas que
crees que necesitan mejorar. Estos son tus primeros pensamientos. Una simple lluvia de ideas. Vamos.
9. Revisión de procesos: En primer lugar, quiero
que entiendas que tu problema nunca será
el proceso en su conjunto. Pero más bien, en todo caso, un paso particular dentro de
su proceso general. Revisar paso a paso el proceso de
los proyectos. Empieza por tomar tu plan de
proyecto y examinarlo con la
sabiduría de la retrospectiva, con lo que ya sabes, fue este el
procedimiento correcto para el proyecto? ¿Las cosas, por ejemplo, sucedieron
fuera de orden en la realidad de la ejecución o los pasos se movieron de
lo que había esperado, donde hay pasos que se
agregaron a medida que
avanzaba por el proyecto, ¿tuvo que
pasar más de lo que usted había contabilizado originalmente? Y también donde se perdieron los pasos. Qué hiciste que no estaba
en tu procedimiento original. Haga una lista de los pasos procesales que
no coincidieron con el proceso original, y manténgalo a mano. Ahora empieza a mirar cada paso
individual por su cuenta. ¿Qué se suponía que iba a pasar? ¿Por qué se
incluyó este paso en particular en el procedimiento
detallado? ¿En cuál fue el
resultado ideal de ese paso? A continuación, determinar ¿ocurrió
ese desenlace? ¿Sucedió realmente lo que se
suponía que iba a pasar? Y si es así, genial. Y si no, ¿por qué no? ¿Por qué el resultado de
ese paso no fue lo que
esperabas que fuera? ¿Fue por una debilidad
procesal? Es decir, ¿fue porque el paso estaba
en el orden equivocado, era completamente
redundante o
algo más que ver con esos
detalles del proceso? Una vez más, haz una lista
y tenla a mano. Al final de este análisis, tendrá una lista de
buenas decisiones de proceso y los errores cometidos en el proceso y en esos procedimientos
más detallados.
10. Revisión de comunicaciones: La comunicación parece tan sencilla. Hablamos, solo
estipulamos que nos comunicamos. Pero lo cierto es que
en un contexto empresarial, necesitamos compartir información y necesitamos transferencia de
información. Y esto debe hacerse de
manera estructurada. falta de comunicación es probablemente la causa más común de error, y puede tomar muchas formas
diferentes, como olvidar
decirle algo a alguien. Podrías decirle a alguien
algo que es incorrecto, la información
equivocada. Podrías decirle a alguien
algo
que malinterprete. Podrías dar por sentado
que alguien sabe algo, pero en realidad no lo hacen, o puedes dar una instrucción
poco clara. He sido testigo
de muchas reuniones, por ejemplo donde se tomaron buenas decisiones, pero no se
dieron instrucciones claras para después del hecho. Y así,
en realidad no pasó nada. Examina cómo te comunicas y descubre si la falla está en
algún lugar de esos pasos. Aquí te explicamos cómo hacer eso. Describir, en primer lugar, ¿quién estuvo involucrado, quién formó parte de cualquier
intercambio y transferencia de información? Estos podrían ser clientes,
ciertamente colegas, tal vez a través de equipos, cualquier
proveedor y cualquier otra persona. Analizar lo que se
comunicó de ida y vuelta. Aquí se quiere
pensar en cosas como instrucciones que se daban
de una parte a otra. Cualquier conocimiento que se
requiriera para realizar
un determinado paso, actualizaciones de
progreso a
lo largo del proyecto, especialmente de un
equipo o departamento a otro y cualquier otra cosa en
términos de flujo de información, ahora, analizar cómo
esa información
fluía de un lugar a otro o de una
persona a otra. Dónde estás usando un software de
gestión de proyectos, una plataforma de chat. ¿Esto lo haces a través de
correos electrónicos, llamadas telefónicas? ¿Se llevó a cabo en reuniones? ¿Cómo se movió la información a través de la organización a
lo largo del proyecto? Por último, fíjese en cómo se capturó
la información
a lo largo del proyecto. ¿La información se almacena
en algún lugar específico, como una plataforma
de gestión de proyectos? ¿Se comparte fácilmente con
todos los involucrados? ¿Es fácil para la gente acceder? ejemplo, ¿hay guardianes la información o se pierde en algún lugar de algún hilo de chat
largo? Es la información correcta
ya sea etiquetada o de alguna manera conectada a la parte
relevante
del proceso o a
las personas relevantes. Haz una lista de toda
esta información. Y luego puedes echar
un vistazo a lo que puedes concluir sobre cualquier debilidad en la comunicación
durante el proyecto. ¿Dónde se perdió la comunicación? ¿Dónde tuvo que repetir
la misma información? ¿Dónde se
malinterpretó la información en cualquier otra cosa que pudiera
salir de este análisis? Haz una lista y mantenla a mano. Al final de este análisis, tendrás una buena
comprensión de todas las áreas en las que tu comunicación
carece de una estructura adecuada.
11. Revisión de las distracciones: Siempre va
a haber algo que simplemente olvidas. Cuanto más largo o más
complejo sea el proyecto, más probabilidades hay de que sean errores de distracción en
algún lugar de ahí. ¿Por qué es importante revisar también este
tipo de errores? ¿De verdad es algo
que puedas arreglar? Bueno, posiblemente, de
hecho, probablemente. Cuanto mejor entiendas
las condiciones
en las que estás distraído y las consecuencias de esa
distracción que menos probabilidades tienes de repetirlas
nuevamente. Pero hay más. No quieres arriesgarte a cambiar algo
que realmente funciona. Si diagnostica mal un
error de distracción como otra cosa. Bueno, ese es el riesgo de
que te encuentres arreglando algo que
no necesita ser arreglado. Entonces, cuando
los aíslas de las áreas reales que
necesitan corrección, estás creando un mejor resultado. ¿Cómo analizas
tus distracciones? Revisa si hubo momentos en los que tu cabeza simplemente no
estaba en el trabajo. Ya lo has hecho. Una revisión bastante detallada
del proyecto para examinar los pasos procesales
y el flujo de comunicación. Usando ese análisis, ¿
ha revelado algún momento en el que
simplemente no se estaba concentrando adecuadamente? Quizás estabas multitarea
o tal vez querías pasar algo muy rápido y así no
le diste la debida atención. Otra forma de
ver esto es de los problemas que
has identificado hasta ahora, fueron alguno de ellos
en realidad porque la persona involucrada
simplemente no estaba enfocada. Entonces no fue un problema de proceso o
comunicación, solo
fue un error humano. Esta es una
diferencia sin importancia para asegurar que estás corrigiendo
lo correcto. Si el error fue distracción más que procedimental
o estructural, entonces quieres asegurarte no arreglar algo que funcione. un
vistazo crítico a su trabajo y determine esos
momentos en los que puede que
simplemente haya hecho lo incorrecto o hecho
lo correcto pero mal, haga una lista y manténgalo a mano. Al final de este análisis, tendrás notas y posiblemente correcciones
sobre los problemas que has identificado hasta el momento.
12. Revisión de las Fuerzas externas: No todo es tu culpa. A veces te pasan cosas. A veces los problemas son causados por fuerzas
externas que no
puedes controlar en absoluto. Pero puedes controlar cómo
eliges reaccionar ante ellos. Si tu problema fue
causado por algo fuera de tu negocio y
fuera de tu control, quieres saber cómo puedes asegurar tus prácticas contra ese evento o evento similar suceda de nuevo en el futuro. Es bueno saber lo que no
puedes controlar. Para que puedas fortalecer
tu posición a través de lo que puedas controlar. Al igual que con el análisis de
distracción, usa el material y los datos
que ya tienes. Lo que quiero que
hagan aquí es hacer dos listas de fuerzas externas. Una lista de todo lo
que una vez a tu favor, así cosas que te fueron útiles, y una lista de todo lo que
funcionó en tu contra y fue dañino para cada ítem que
agregas a cualquiera de las listas. Explique qué lo causó. Explica cómo ese evento cambió
las cosas en tu proyecto. Explica cómo reaccionaste, qué hiciste para ajustarte. Y además, ¿crees
que volverá a pasar? Y si es así, ¿cómo
puedes anticiparlo? Hacer una lista y tenerla a mano? Al final de este análisis, estarás mejor preparado
para todas tus incógnitas futuras.
13. ¿Qué pasa si te perdiste algo?: Pero si olvidé algo
o si me perdí algo, o ¿y si
volvía a distraerme y aún hay
más por descubrir? Aguanta después de la revisión de acción con un rápido repaso a cualquier cosa
que pueda ser sobresaliente. Empieza por volver a
tu lluvia de ideas original. Mira esos pocos
párrafos que escribiste justo al principio,
releerlos. Hay algo que
escribiste que no esté contabilizado en
tu revisión posterior a la acción ? ¿Lo que estás leyendo
ahora cambia tu punto de vista sobre cualquier cosa que esté en
tu revisión posterior a la acción? Si es necesario,
realice las actualizaciones requeridas. A continuación, vuelva a escanear la
información. Mire las
entrevistas que realizó como parte de su revisión
posterior a la acción. Y también echar un vistazo a
los datos una vez más, ya
has pasado por
ambos en detalle. Lo que estás haciendo ahora es más
una lluvia de ideas de fin de tarea de alto nivel para ver si te perdiste algo o si esta revisión cambia tu opinión
sobre algo que
ya tienes y considera
cualquier comentario que escuchado, ya sea de primera o segunda mano. Pienso tanto en los
iniciados como en los forasteros. Qué
dijeron las personas
conectadas al proyecto a lo largo de la
duración de la obra, así
como después de que se completó y
pudieron ver los resultados. Pero también cuáles fueron
las impresiones de personas no directamente
involucradas con el proyecto, sino viéndolo desde afuera. Con esta última revisión, es posible que no encuentres nada nuevo en absoluto. Puede encontrar nuevas ideas
que al realizar una inspección más
cercana, simplemente puede descartar. O puede encontrar alguna información
adicional que afecte o cambie parte de
su revisión posterior a la acción.
14. Crea tus lecciones aprendidas: Ya has completado tu revisión
posterior a la acción. Vas a usar
esa información compilar tus lecciones aprendidas. Y ese es el foco
de esta siguiente sección. En las próximas lecciones aprenderás a construir
y usar tus lecciones aprendidas. Vamos a cubrir tanto
las buenas lecciones aprendidas, las cosas que funcionaron, así
como el área de
mejora lecciones aprendidas. Y luego discutiremos
cómo implementar los cambios que encuentres
tanto urgentes como no. A lo largo de estas lecciones,
voy a seguir resaltando la importancia de reconocer la diferencia
entre lo que hiciste, lo que te pasó. Es decir,
tus buenas decisiones y cosas que fueron pura suerte, ya sea buenas o malas. Comprender esta
diferencia es esencial para un ejercicio efectivo de lecciones
aprendidas.
15. Lecciones sobre qué guardar: Comencemos con tus lecciones
positivas aprendidas los elementos que
encontraste que funcionaron
bien y que
quieres conservar para
futuros proyectos. Nunca te saltes este paso. Siempre quieres compartir las lecciones aprendidas
sobre lo que funcionó bien, las cosas que
quieres conservar. Hay dos
razones principales para hacer esto. El primero es
asegurarse de que realmente los
retienes. Recuerda que esta
característica en particular de la que estás hablando ha sido específicamente prevista
para ser retenida. Así que no lo saltes ni lo retires servicio de
otra cosa la próxima vez, o al menos no sin
una razón excelente. Número dos,
quieres celebrarlo. Reconoce que estás tomando buenas decisiones y que
estás trabajando bien. Obviamente se dará más enfoque y tiempo a lo
que hay que corregir. Por lo que es útil
recordar que en realidad no todo se
está corrigiendo. Presentar, y compartir las lecciones aprendidas sobre las cosas a mantener. Estos cubrirán el proceso, los
pasos procesales detallados y las decisiones que son beneficiosas y valiosas
para su trabajo en general. Como paréntesis rápido aquí, estoy usando tanto el proceso
de palabras como el procedimiento a
lo largo de esta clase. Proceso es la
estructura general que estás usando. Los procedimientos son los
pasos detallados, ambos son pertinentes. Esto también cubrirá la
comunicación, por supuesto, los métodos exitosos
de subtítulos de información, captura e intercambio de información. Verás distracciones. Ahora bien, si ocurrieron distracciones, esas van en la lista negativa. Pero lo que puedes destacar
aquí es cualquier instancia de
formas de corrección
inmediata en las que evites problemas al adaptarte
durante el propio proyecto. Y revisarás fuerzas
externas donde trataste con
fuerzas externas con éxito. Esto puede deberse a
dos razones principales. Uno, trabajaron a tu favor. En este caso, ¿puedes replicar
esas condiciones la próxima vez o puedes confiar en que esa fuerza externa vuelva a
suceder? También es donde
trabajaron en tu contra. Pero como con las distracciones, te adaptabas bien
a la situación. Estas son todas las cosas a
tener en cuenta y para celebrar. Esto nos lleva a
otro punto que
tienes que hacer a lo largo de
este ejercicio, que es diferenciar
entre lo que es una fuerza que has usado
y lo que es simplemente pura suerte. Tus fortalezas son
cosas que
quieres retener y
quieres replicar. Cuando tuviste suerte. Lo que puedes hacer es
mirar cómo puedes replicar las circunstancias
que te trajeron mirar, convertirlo en una
fortaleza para la próxima vez.
16. Lecciones sobre qué mejorar: Esta lección es el núcleo de toda
la clase aquí
sobre las lecciones aprendidas. En esta lección,
aprenderás a compilar
tu lista de mejoras
en base a lo que aprendiste de tu ejecución
del proyecto. Obsérvese que aún no estamos
diferenciando entre mejoras
inmediatas
y las de más largo plazo que vendrán en el siguiente paso. Las mejoras significan que
se están haciendo cambios y los cambios no
pueden ser realizados por el proceso o no pueden ser
realizados por un negocio. Los cambios son hechos por las personas. El objetivo con este sistema de lecciones
aprendidas es hacer esos cambios y por lo tanto
tienen que ser específicos. La gente tiene que saber exactamente qué hacer
para hacer los cambios. Y lo más importante, cómo reconocer que se ha hecho el
cambio. Por esta razón, ahora usamos
diferentes categorías en las lecciones aprendidas que las que
usamos en la revisión posterior a la acción, estamos usando categorías
que facilitan aislar el cambio específico
que se tiene que hacer. El primero es la toma de
decisiones. Mucho en el
área de planeación de procesos de mejoras. Pero no sólo,
también surge en cualquier situación que requiera
una rápida adaptación, como las fuerzas externas
y las distracciones. Con base en tu revisión
posterior a la acción, ¿tienes que mejorar la forma en
que estás tomando decisiones? ¿Necesitas más información? ¿Deberías estar
involucrando a más personas? ¿Deberías estar involucrando a
diferentes personas? ¿Necesitas una mejor lista
de tus pros y contras? Sea específico sobre cómo actualizará
exactamente su proceso de toma de
decisiones. La siguiente categoría son las habilidades. ¿Qué has descubierto
de alguna debilidad en habilidades particulares que tú y tu equipo
tengan ahora mismo? Puedes comenzar estacionando las habilidades
necesarias para
hacer el trabajo y luego extraer a
las personas que necesitan capacitación y en
qué áreas específicamente. También tenga en cuenta si
necesitan capacitación adicional, si necesitan que se
les enseñe algo nuevo, o si necesitan más
experiencia haciendo algo, y luego indicar específicamente cómo se
proporcionará eso a ellos. Y Glenn, ¿qué necesitas mejorar en términos
de conocimiento? ¿Había claras
brechas de conocimiento en lo que hiciste? Y con esto, me refiero a brechas de
conocimiento que no deberían haber existido, cosas que
deberías haber sabido, pero no sabías
cuándo importaba. ¿Por qué no los conocías? ¿No miraste lo
suficiente como para
no hablar con las personas adecuadas o no entendiste correctamente
algo que deberías haber entendido, o no hiciste
las preguntas correctas? En esta lista de lecciones aprendidas? Explique los pasos
que tomará próxima vez para asegurarse de que estas brechas de conocimiento
no se repitan. Ahí está la categoría
de comunicación. Ahora bien, esta obviamente también es una de las
categorías de revisión posterior a la acción. Y tiene sentido
como categoría de cambio porque nos da una lista
de cosas sobre las que podemos actuar. Cuáles son los casos de
pérdida o falta de comunicación. Qué harás para mejorar la captura y el acceso a la
información, registrando la información y
haciéndola en el lugar correcto. ¿Qué hará para mejorar flujo de
información a través
de los interesados? Y ¿cómo te comunicarás
en el próximo proyecto? Sea particular sobre los roles
individuales que necesitan
comunicar la
información particular en cada paso. Y recuerda que
esto también podría incluir el fomento de la confianza en términos de comunicarse con las personas correctas de la
manera correcta. Consideremos las herramientas. ¿No tenías las herramientas
adecuadas para tu trabajo? Habrás aprendido durante
tu revisión post-acción, si había herramientas
para apoyar y proceso de
comunicación o en cualquier otra parte del proyecto. Y en ese momento te faltan
esas herramientas. Los necesitarás la próxima vez. Crea un plan para
lo que es la herramienta, porque es software,
manual, etc. ¿Por qué la necesitas? Y cómo
seleccionará el adecuado, así
como cómo se
capacitará a las partes relevantes para usarlo. Y qué más. un vistazo rápido a su revisión
posterior a la acción. ¿Hay áreas de
mejora que no encajan en ninguna de
las categorías anteriores? Y si es así, sigue adelante y agrégalos a la lista y
crea la nueva categoría. Empujar la mejora
en una categoría como esta hace que sea más fácil de
entender y perseguir. Este ejercicio y las lecciones
aprendidas
te darán no solo una lista
de mejoras. Más bien por cada mejora, también se
debe
tener una explicación de cómo se
hará esa mejora. ¿Cuál es el proceso
de mejora, quién está involucrado y qué
recursos se necesitan? Incluir también el
plazo esperado. A continuación, hay que
seleccionar
en qué trabajar ahora mismo y qué puede esperar.
17. Mejoras inmediatas: ¿Cuánto dura tu lista
de mejoras? ¿Son cinco artículos? Es 1025. Aquí no hay una respuesta correcta o
incorrecta. Pero lo que importa es lo que puedes hacer de
manera realista ahora
y lo que hay que esperar. Seleccione aquellas mejoras
que sean realmente urgentes. Sigamos los cuatro pasos que necesitas para tomar esa decisión. ¿Cómo decides
lo que es urgente? Empieza por mirar
las consecuencias de no hacer esta mejora. Pregúntate, ¿qué pasa si no haces
esta mejora? ¿Cuáles son esas
consecuencias directamente, pero profundiza en ellas, causa un problema
aún mayor? ¿Este problema exacerba o aumenta la posibilidad
de otro? ¿Crea un impedimento
si no arreglas esto, te impide
hacer algo? Y también muy importante, ¿
cuándo ocurre el problema? El reto aquí
es ser realistas. Sea honesto consigo mismo
sobre lo grande que
es este problema cuando se presentarán las consecuencias negativas. También discuta qué pasa
si no lo arreglas. ¿Y ese resultado
en sí mismo es un problema? ¿Es un problema ahora
o en el futuro? ¿Depende de otras cosas? Entender
a cabalidad las consecuencias de no arreglar esto y no
arreglar esto, de inmediato. Desafíate a ti mismo
también para ser selectivo. ¿Cuánto tiempo tienes para
trabajar en estas mejoras? Entonces, ¿realmente tienes que
arreglar esto ahora mismo? Al pasar por este análisis, también puede ayudar
tener una
contraria asignada en la sala
como parte de la reunión. Alguien cuya posición es
que nada es urgente. Y esa es una manera de ayudarte a ver ambos lados de ese argumento. Cada cambio que
hagas llevará tiempo. Y por eso quieres ser selectivo con lo que
trabajas de inmediato. Pero eventualmente tendrás tu lista finalizada de
mejoras y en ese momento, crear un plan de proyecto para cada una de ellas para incluir
lo que estás haciendo. Quieres que el plan te
explique cómo
vas a lograr
esta mejora. Asegúrate de indicar quién necesita involucrarse
y en qué partes. Haga una lista de las herramientas necesarias e incluya siempre
el plazo esperado. Ahora que ya está listo, Todo
lo que tienes que hacer es empezar.
18. Parking Artículos de estacionamiento: Bueno ahora, ¿qué pasa todas las mejoras
que no son urgentes? Podrían seguir siendo importantes, aunque sus efectos no
se sintieran por un tiempo o hasta que alguna otra cosa en particular
ocurra lejos en el futuro. Esos artículos los metemos
en un estacionamiento. El estacionamiento es una técnica de
productividad. Se utiliza para mantener
reuniones, proyectos y discusiones
dentro del alcance. El estacionamiento es una lista de ideas que amerita
mayor discusión, pero no en este momento. Y es una manera de reconocer todas las contribuciones
y asegurarse de que esas no sean ignoradas sin dejar que descarrile una discusión en vivo. Utilizaremos la herramienta de
estacionamiento para separar las mejoras
inmediatas
De las mejoras que son importantes
pero no urgentes. El objetivo principal es no
tratar de hacer demasiado a la vez. Por lo tanto, asegurar que
estamos priorizando correctamente. Toma todo lo
que queda después de determinar tus mejoras
inmediatas, y luego construye una mesa para los artículos de mejora del
estacionamiento. Se quiere incluir en esa tabla cuál es la
mejora. Explique dónde en su revisión
posterior
a la acción identificó este
problema para mejorar. Describe por qué importa, qué cambiará
para tu negocio. Y también considera cuáles serían las consecuencias si no
lograras esta mejora
eventualmente. Di cuándo va a pasar. ¿Cuándo ocurrirían esas
consecuencias? Y por lo tanto, uno es el momento adecuado para abordar
esta mejora. Y finalmente, la acción. ¿Cuál es el
plan de mejora? ¿Qué tiene que pasar? ¿Quién está involucrado? ¿Qué implica y cuánto tiempo tomará? Este es el mismo plan de proyecto que usamos en la lección
anterior. Pero en esta etapa, puede ser
una vista de nivel superior para ser incorporada en más detalle cuando realmente
aborda el problema. Después de tener esta
tabla completa, hay un último paso que
es revisar la lista completa. ¿Cada mejora es
realmente importante? ¿Importa
realmente la consecuencia? Esta es tu última
oportunidad de cortar cualquier cosa que no coincida con ella
en consideración más cercana. Al final,
tendrás tu lista para
futuras mejoras. Y
lo importante es programar revisiones
regulares de
esta lista mensualmente, al
menos realmente
cordialmente como mucho. Y asegúrate de que
estás abordando y corrigiendo los
ítems de esta lista.
19. Proyecto final: Ya casi terminaste. Pero antes de que
te deje ir por completo, ¿qué tal una prueba? Como tu proyecto final, prepararás una luz
lecciones aprendidas. Este ejercicio hará que combine la revisión
posterior a la acción y la lluvia de ideas original en una revisión
posterior a la acción bien pensada. Considéralo un almidón
o ejercicio para prepararse para un análisis más profundo
en el mundo real. Toma un proyecto reciente. Puede ser un discurso de venta,
una iniciativa especial, un entregable al cliente, un evento
que realizó o cualquier otra cosa. Utilizando las plantillas
PDF adjuntas, rellene la tabla y haga una lista de las acciones
que se tomaron, los resultados deseados de
cada una de esas acciones, y luego los resultados reales
de cada una de esas acciones. Una vez que hayas terminado,
anota dónde no coinciden las columnas 2.3 y explica
por qué no coinciden. También anotar en una esquina, si esto era un
problema de proceso, comunicación, distracción
o fuerza externa.
20. Conclusión: Enhorabuena, has completado esta
clase de lecciones aprendidas. Has aprendido
tantas cosas diferentes a partir de la diferencia entre las lecciones aprendidas
y las revisiones posteriores a la acción. También has aprendido por qué
ambas cosas dominan
y cómo hacerlas, cómo usarlas. Y tienes un sistema y
todas las plantillas que necesitas para aplicar ese trabajo
a tu propio negocio. Ahora recuerden, los únicos Errores
son los errores repetidos. Así que esté abierto al cambio, esté abierto a los experimentos
en su negocio y esté siempre abierto al aprendizaje. Asegúrate de completar
tu proyecto y compartir los
resultados de ese proyecto. Doy la bienvenida a los comentarios. Doy la bienvenida a cualquier comentario
y cualquier tipo de pregunta. Así que no dudes en
contactarme y contactarme directamente. Si quieres seguir aprendiendo, echa un vistazo a mis
otras clases y para más sobre mí y lo que
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Rebecca Brizi, Strategy and Business Growth
