Introducción a la gestión de proyectos

1. ¡Introducción!: Hola a todos. Mi nombre es sí, Condado Benito. Y estoy aquí para contarte un poco sobre mi experiencia con la gestión de proyectos. Sé que hay tantos cursos por ahí. Hay cursos de gestión de proyectos con fundaciones que son muchas impresiones, dos cursos, hay muchas metodologías que siguen diferentes empresas, pero estoy aquí para simplemente darle un poco más destacado de mi experiencia con la gestión de proyectos como principiante, como alguien en sus primeras carreras. Y para que tipo de tengas una idea para que lo apliques ya sea en tu universidad o en cualquier lugar de tu proyecto que puedas tener. Y lo que te darás cuenta es que muchas de estas técnicas son cosas que llevas aplicando durante los últimos meses o años. Simplemente no les llamas gestión de proyectos. Simplemente hablaré un poco sobre iniciar un proyecto, mantener un proyecto y cerrar el proyecto, y algunas herramientas y trucos el camino sin ningún fondo, una certificación que fui capaz de entender rápidamente, captar y aprender a lo largo de mi viaje. 2. Conceptos clave.: Algunos de los conceptos a los que me gustaría presentarles, para que hagan más investigaciones, para que comprendan lo que hay que hacer dentro de un proyecto. Algunas de ellas que se pueden aplicar tanto para la industria como para su proyecto general que pueda tener en la universidad o en la escuela. Entonces, a partir, lo primero es, ¿cuál es el alcance del proyecto? Eso es simplemente significa, ¿cuál es el objetivo del proyecto? Cuál es toda la sustancia del proyecto está hecho de cuáles son las cosas que hay que hacer el camino para lograr ese objetivo final. Segunda cosa que es muy importante para que usted entienda es los recursos que se requieren para el proyecto. Cuando estás planeando el proyecto, cuáles son las diferentes áreas que podrías necesitar, personas que podrías necesitar, materiales que podrías necesitar, tal vez ciertos laboratorios, etcétera, que investigues. Esto requiere una planificación adicional para que usted pueda entender cuáles son las diferentes áreas en las que se necesita aprovechar para lograr el objetivo final del proyecto. Entonces otra cosa que también es muy importante es finanzas para que te asegures de que tu proyecto esté en línea. ¿ Cómo sabes si se va en línea? Y una de las cosas clave que hay que mirar aquí es las finanzas. Y esto a menudo se mide por tus KPI, cosas como tu IPC, SPI, etcétera, que entraré en detalle más adelante, se trata más de entender dónde está tu proyecto en cuanto a tu horario y tu costo que hayas estimado al inicio de tu proyecto. Algo más que también puedes mirar es sobre formas de mantener tu proyecto. Digamos que en caso tu proyecto no vaya según lo planeado, ¿qué puedes hacer para traerlo de vuelta? ¿ Qué puedes hacer para decir que aún lograremos un objetivo para una fecha determinada que hemos mencionado ya sea a un cliente o si tienes un plazo para tus profesores. Y esto es algo que es muy importante y muchas veces hay que hacer sin comprometer el objetivo final. Más bien, buscando formas de mejorar lo que tienes. A lo mejor podría estar buscando alterar tu alcance. Tal vez podría estar agregando recurso adicional dependiendo de su situación. Esto es algo que debes mirar también. Y otra cosa importante a saber es cerrar un proyecto. Necesitas saber lo que significa para ti decir que cerrar un proyecto, porque un proyecto es algo que tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. Por lo que es importante saber que tienes una idea de cuándo puedes decir que tu proyecto está completo. ¿ Es cuando entregamos algo al cliente? ¿ O es simplemente cuando logramos un cierto objetivo dentro de ahí? O cuando tenemos un prototipo que es muy importante definir desde el principio. Lo último que quiero mencionar es tu equipo, la gente con la que estás trabajando, necesitas poder construir una relación de confianza y necesitas trabajar unos con otros para lograr la final meta para el proyecto. 3. Ciclo de vida simple.: Vamos a pasar por un ciclo de vida simple de cómo podría verse un proyecto potencialmente. Y lo haré tanto en términos de industria en términos de un proyecto universitario en el camino. Entonces lo primero es recibir tu breve, y en este caso, se trata más de qué requieren del proyecto. Por lo que esto implicaría que queremos lograr. Tomemos, por ejemplo, un simple bolígrafo. Dirían que, está bien, queremos, al final del día tener listo un bolígrafo y esto hay que hacer dentro de unos seis meses de tiempo. Entonces, lo que necesitas hacer básicamente en este punto es que tienes un breve inicial y tienes una comprensión de lo que quieres, te alejas de esto. ¿ Tienes un mapa inicial donde tratas de entender qué quiere el proyecto? ¿ Cuál es el objetivo final del proyecto? ¿ Cuáles serían los recursos potenciales del proyecto? Y yo mismo puedo, en este caso, si eres estudiante o la empresa, si estás trabajando para la industria, manejar este proyecto. ¿ Tenemos la capacidad de ejecutar realmente este proyecto? Y ese es cuál sería tu primer paso inicial? Esto sería casi como una matemática muy áspera que tienes frente a ti para que veas qué te estás metiendo . Por lo que este es un paso muy inicial, pero en este punto podría tener más preguntas para el cliente. Es posible que puedas ir y mirar diferentes áreas que quieras ver como gestor de proyectos. Y luego en este punto, una vez que ambas partes estén de acuerdo y estés contento con lo que vas a hacer. Es entonces cuando vas adelante y usas pico a otras personas dentro de tu empresa, te aseguras de que todos tus presupuestos estén hechos y te aseguras de que estás listo para que comience este proyecto. Aquí es donde entra tu equipo. Y se trata de un grupo de personas que tienen experiencia en diferentes áreas que tienen diferentes habilidades. Y todos ustedes se unen y ustedes, como gestor de proyectos, es su deber asegurarse de que todo el mundo entienda lo que se supone que deben hacer. Y esto no es para ti entrar actualmente en todos los detalles técnicos. Esto es más de asegurarse de que entiendan el objetivo final, cómo se haría esto se basa en sus áreas de especialización, ese es su trabajo para analizarlo. Simplemente estás asignando este deber y estás diciendo, esto es lo que estamos tratando de lograr y este es el objetivo final del proyecto. Entonces aquí es donde entra el equipo y es muy importante para ti asegurarte de que todos contentos con lo que están haciendo. Todo el mundo está deseando lo que están haciendo y mantener moral dentro del equipo y el proyecto en general. Ahora una vez que el proyecto haya comenzado, mantendrás tu proyecto usando ya sea Microsoft Project Plan o podrías usar diferentes herramientas como roadmaps usando Visio, realmente depende del tamaño de el proyecto, depende de lo que se sienta más cómodo con como gestor de proyectos. Estas son algunas de las herramientas de las que hablaré un poco más adelante. Y iremos a través de ellos y entenderemos lo que probablemente sería mejor para ti. Por lo que al mirar eso, estás en este punto manteniendo el proyecto. Ahora tu equipo está mirando cosas diferentes. ¿ Cómo levantarse, cómo sacar este bolígrafo? ¿ Qué colores necesitamos? A lo mejor cuál es el objetivo final de la pluma y cuánto tiempo necesita para durar, etcétera. Tu equipo está haciendo todo esto y te estás asegurando de que estén cumpliendo los entregables o hitos que puedan tener en el camino antes de que lleguen a la meta final. Entonces digamos en este punto todo va sin problemas. Eso significa que tu trabajo es casi nada en este punto yo diría, pero ese nunca es el caso. Siempre va a haber algo que surja. Su equipo podría requerir recursos adicionales. Tu equipo podría requerir que un experto estudie algo o tal vez alguien está enfermo, etc. Así que aquí es donde comienzas a ajustar tu plan. Mira diferentes cosas que tú como gestor de proyectos puedes hacer. Algunas de las preguntas que puedes a tu equipo para que sea muy inclusivo y asegurarte de que todos estén contentos con lo que están haciendo es ¿qué es lo que puedo hacer para ayudarte? ¿ Necesitas ayuda en alguna zona? ¿ Hay algo que pueda hacer que te beneficie a ti y a tu equipo? Hay algo que pueda hacer para asegurarnos de que cumplimos con nuestro horario o que nos aseguremos de que nos quedemos dentro del presupuesto. Estas son algunas preguntas que puedes hacer para asegurarte de estar en línea con tu equipo. Y digamos que no vas de acuerdo al plan y estás a este ritmo, no vas a terminar de acuerdo a la línea de tiempo. Dijiste, aquí es cuando necesitas empezar a ajustar tu proyecto. Probablemente investigues en diferentes áreas donde puedes agregar un número de personas o puedes eliminar cierto número de personas que tal vez no encajen el rol de experto exacto que requieres que encajen. Y hay que entender esto hablando con diferentes personas. Te comunicas con líderes, te comunicas con ingenieros, etcétera, a quien tengas dentro de tu proyecto. O si es universidad, miras a tu equipo y dices, acuerdo, ¿hay alguna otra área en la que puedas ayudar? Y luego tratas de mover a la gente por ahí. Al final de la jornada, todo el equipo está trabajando para terminar la meta. Digamos que has superado esto y ahora estás mirando finalmente entendiendo el objetivo final. Y estás diciendo, está bien, hemos llegado al final de nuestro proyecto. Ahora, ¿cómo evalúas esto al mirar los requisitos que inicialmente fueron dados por el cliente y te aseguras de que se hayan cumplido todos los requisitos. Y en esta etapa, si todo se ha cumplido, estás contento y el proyecto está completo, lo que sigue adelante, lo sometes al cliente y él tiene que cerrar oficialmente el proyecto. Esto se debe a que como dije, un proyecto tiene un inicio y un fin y hay que asegurarse de que siga todos los trámites en el camino. Ahora este es el ejemplo más sencillo que te he dado para que solo entiendan cómo sería un ciclo de vida. No obstante, en el camino, encontrarás muchas dificultades, te enfrentarás a muchos retos. Y todos estos vendrán a ti dependiendo de la situación y de la gente y los recursos que tengas en el camino para ayudarte. Entonces aquí es donde la lectura adicional o certificación o investigación podría ayudarte a equiparte con herramientas para que lo entiendas, vale, para esto, podría haber un cierto procedimiento, podría haber un de cierta manera que pueda ir de acuerdo con ella. ¿ Qué hizo la gente antes que yo para pasar por este proceso? Entonces este es un ejemplo muy sencillo, como dije, del ciclo de vida. 4. ¿En seguida? ¿Fuera de la prisa?: Algunas de las formas de asegurarse de que su proyecto esté bien en buen camino o fuera de pista para que usted pueda entender esto es mirando los KPI. Por lo que hay muchos de ellos y diferentes empresas prefieren usar otras diferentes. Y una de las cosas que me gustaría mencionar es que cualquiera que estés usando, asegúrate de que esté en línea con lo que tu empresa requiera. Se asegura de que tenga sentido para su proyecto dependiendo de su tamaño, alcance y el objetivo final del proyecto. Hay un par de los que me gustaría hablar hoy. Y los más famosos, SPI y el CPI aparecen más. Cpi es índice de rendimiento de costos. Esto depende en realidad del valor ganado, esa es la cantidad de trabajo que realmente se completa por el costo que se supone que debes usar para esa cantidad de trabajo. Ahora esto te da una estimación de lo bien que estás haciendo en términos de usar el costo que has presupuestado para esa cantidad de trabajo. Esta relación se mide y si está por debajo de uno, eso significa que no has logrado el objetivo que deseas. Es decir, la cantidad de trabajo que has hecho no coincide con la cantidad de dinero que ya has utilizado. Y esto significa que necesitarás poner en tiempo extra o esfuerzo para asegurarte de que esto se logre. No obstante, si lo tienes por encima de uno, en este caso, eso significa que estás desempeñando por encima de tu escala. Esto no siempre es bueno porque eso significa que has sobreestimado tu presupuesto. En algunos casos. Esto es algo que hay que mirar si es menos o más, aún necesitas mirar a los conductores que están empujando esto y asegurándote que te quedes dentro de los límites de lo que sea su empresa requiere. No todo el mundo busca uno. Podrías estar buscando algo justo por encima 0.90 y eso sería lo suficientemente bueno. Por lo que hay que mirar lo que está buscando. ¿ Cuál es tu objetivo cuando miras a tu IPC? Otro que me gustaría mencionar es SPI, que es un índice de rendimiento. Ahora, como su nombre indica, y creo que como ya se puede adivinar, se trata de mirar lo bien que está haciendo en contra su horario de acuerdo a lo que planeó o realmente entregar lo que usted planeado. Entonces es de nuevo, una estimación del valor que es tu progreso que tienes sobre el progreso que planeas tener. Entonces, una vez más, es lo mismo en términos de ratio. Necesitas entender que sea cual sea cual sea el número, necesitas saber si vas por delante de programado o si estás atrasado y ¿cuáles son los conductores para esto? Si se trata de un proyecto grande, es necesario mirar en diferentes áreas. Hay un área que puedas empujar hacia adelante o hay una zona que será lenta para los próximos dos meses pero que se volverá más rápida. Por lo general al final, se sumará. Otra que me gustaría mencionar es una cosa llamada reserva de riesgo. Ahora ningún proyecto está completo sin riesgo. Es necesario entender que sobre todo dentro de la industria que estoy en una ingeniería, hay cambios constantes y hay cosas nuevas que surgen. Entonces en este punto, es necesario entender y siempre tener en cuenta el riesgo dentro de su plan y dentro de su presupuesto. Tienes una reserva de riesgo que puedes usar cuando algo sale. No obstante, no significa que solo esté ahí y se pueda usar constantemente cada vez que surge algo nuevo. Necesitas poder factorial y necesitas poder decir que cuando ejecuto esta prueba en particular o cuando ejecuto esta parte en particular del proyecto, existe el riesgo de que esto pueda ir mal y tal vez tengamos que hacerlo de nuevo. Entonces aquí es donde entra tu resultado de riesgo y todavía vas a estar de acuerdo al plan porque has hecho el esfuerzo para faccionarlo en el mismo principio. Otra cosa que la gente mira es el recurso. Entonces para cada proyecto tienes un cierto número de recursos que es solicitado por un subequipo. Algo que hay que mirar es, es que el proyecto sea capaz entregar esa cantidad de recursos, ese equipo en particular, digamos, según una determinada sección dentro del proyecto, un sub equipo ha solicitado a 40 personas. No obstante, el proyecto simplemente es capaz de darles sólo 20 personas. Por otro lado, vemos que son SPI es de aproximadamente 0.6. Entonces esta es una explicación donde tú como gestor de proyecto puedes mirarla y decir, vale, así que me han pedido 40, soy capaz de darles sólo 20, lo que significa que obviamente no son capaces para entregar la obra por horario porque no son capaces de tener el recurso puesto en ese lugar en particular. Esto es cuando necesitas ir a hablar con tus APM individuales y luego les preguntaste sobre lo que puedes hacer como gerente de proyecto. Puedes preguntarles tal vez para el próximo, si puedo darte 20 recursos adicionales, hay alguna manera de que podamos empujar nuestro SPI? ¿ Hay alguna manera de que podamos empujar hacia arriba nuestro IPC? Y esto se sumará al proyecto general SPI y CPI. Sólo para que lo sepas, para un gran proyecto, cada uno de los subequipos y toda su gente debajo de ellos, podrían dar y KPI también. Y esto se sumará al proyecto general KPI. Y eso es lo que normalmente le gustaría ver a tu gerencia o personas por encima de las que estabas pagando por el proyecto para asegurarte de que el proyecto esté en buen camino. 5. Muestra el progreso.: Ahora que hemos hablado de algunas de las herramientas, otra cosa importante que la gente a menudo quiere ver cuándo va el proyecto es ¿cómo va el proyecto? Pero esto no puede ser simplemente por, oh, va bien, hay que ser capaz de cuantificar estos datos. Y es aquí donde las métricas juegan un papel muy importante. Hay diferentes formas en las que puedes mostrar métricas, puedes mostrar tablas, puedes mostrar números, pero los gráficos suelen ser muy efectivos para mostrar datos. Entonces algo que me pareció muy útil donde quemar y quemar gráficos. Ahora, esta es una representación de cuánto trabajo has hecho y cuánto trabajo te queda. Por lo que esta es una gran manera de mostrar el botón hacia arriba. Por lo que los burndowns tal vez para ciertos hitos y entregables. No tiene que ser para todo tu proyecto si tienes un proyecto realmente largo. Por lo que esto demuestra que ya sea en pista o fuera de pista y lo que está haciendo para llegar a ella. Entonces tendrías algo así como una línea donde estás mostrando lo que se supone que es. Y luego tendrás una línea si estás por encima o por debajo de ella, que muestra tu real. Ahora esto muestra que si estás en la línea exactamente, eso significa que vas de acuerdo con el plan y no necesitas ninguna ayuda. No obstante, si estás por debajo o por encima de la línea, es entonces cuando necesitas mirar si necesitas ajustar tu plan, si estás arriba o si estás por debajo, entonces ¿qué puedes hacer para asegurarte de que estás en línea? Entonces esto se trata de quemar y quemar gráficos. Y otra gran manera de mostrar tu progreso o cuál es tu plan como hoja de ruta. Esto es muy parecido a qué consejo hablaría de invisible. Se trata de mostrar toda la hoja de ruta para que alcances la meta final. Y esto podría ser el uso entregables o hitos en el camino donde dices, Ok, así que los primeros tres meses hemos logrado esto. Para los segundos tres meses nos gustaría lograr esto y por el tercer tres meses nos gustaría lograr lo que sea. Y luego se muestra esto usando un poco de líneas de progreso donde se muestra que hemos hecho el 60% del trabajo. Estamos en camino de terminar para esta fecha. Esta es una gran manera para que muestres el progreso que tienes el camino sin salir completamente fuera de pista a la vez. Esto realmente permite a la gente mirarlo y decir, está bien, sí tienen una idea de qué áreas es en las que están investigando. Otra cosa que me gustaría mencionar, nuestras cartas de Gantt. Los gráficos de Gantt son extremadamente importantes para poder mostrar toda tu cronología y sobre mostrar tus hitos clave son las fechas que te gustaría destacar a cualquiera que estés presentando a. Por lo que esto muestra el progreso día a día o mes a mes o semana a semana, dependiendo de cuánto quieras mostrar y qué áreas te gustaría destacar dentro de tu gráfico de Gantt. Pero esta es una gran manera que se puede utilizar tanto en la universidad. Se puede utilizar en la industria y realmente le permite tener una comprensión de qué área necesita o bien enfocarse o en qué área es primaria porque se pueden destacar ciertas con una estrella, por ejemplo, tan sencillo como eso, pero estás mostrando que ese es un paso importante dentro de tu proyecto. lo que un gráfico de Gantt es otro ejemplo de una gran manera de mostrar una representación visual de tu plan, de tu horario y lo bien que te va en contra. 6. ¡Conclusión!: Eso me lleva hasta el final de este video. Gracias a todos por ver, y espero que esto les haya dado un poco de perspicacia y que tomen algunos consejos y trucos y lo apliquen a un rol diferente, en lo que pueda estar. Gracias a todos.