Transcripciones
1. Te damos la bienvenida a la clase.: En los últimos años, he estado a cargo de cientos de eventos offline y online. Estos eventos abarcan desde mesas redondas a nivel del mar que van por apenas varias horas, hasta 1000 personas, series de
webinar que duran varios meses. Si bien estos pueden sonar como eventos muy diferentes, lo genial de
la gestión de eventos está en la estructura que usas y el proceso que sigues, más o menos permanece igual. Es sólo una escala que es muy diferente. Hola Ryan, mi nombre es Jeff. Soy Gerente de Marketing de Producto en una gran empresa de tecnología. Y por un lado hago videos de YouTube sobre los temas de carrera y productividad. Este curso está diseñado para principiantes sin experiencia en gestión de eventos. Te mostraré paso a paso cómo usar una herramienta gratuita y popular, Hojas de cálculo de Google, para planear y gestionar un evento hipotético que sea muy representativo de eventos reales de los que soy responsable en el trabajo. Específicamente, este curso se desglosa en tres partes. En primer lugar, repasaré la estructura de la hoja de cálculo y hablaré del método pre, durante y post. Entonces profundizaré en cada pestaña y explicaré el propósito de esas pestañas antes de finalmente compartir algunos consejos de administración de proyectos más avanzados que se extenderán más allá de solo eventos. He vinculado a la plantilla de Hojas de Google abajo la pestaña de proyecto y recursos abajo abajo. Por lo tanto, siéntete libre de hacer una copia y seguirla. Y aunque ya he llenado la mayor parte de la información para ahorrarte un tiempo impresionante, estaré haciendo algunas ediciones y ajustes clave a lo largo del curso para que puedas ver cómo trato con las situaciones de la vida real. La idea es que esta plantilla y los conceptos de este curso sean aplicables si estás planeando una fiesta de cumpleaños, tu próximo equipo fuera del sitio o anuncio de proc a gran escala. Empecemos.
2. Proyecto de fondo y clase: Hola, muchas gracias por inscribirse. Antes de comenzar, por favor haga una copia de mi plantilla de Hojas de cálculo de Google. Y a medida que sigues, te
recomiendo encarecidamente que hagas tuya esta plantilla al llegar a su propio evento, planeó un plan de fiesta sorpresa, próximo gran evento de lanzamiento de
Apple. Y a medida que paso por estos conceptos, vea cómo se aplican a su escenario específico. Porque confía en mí, vas a aprender mucho más rápido de esta manera. Por ejemplo, para mi hipotético evento offline, los mensajes de confirmación se envían por correo electrónico. El correo electrónico es el canal de comunicación aquí. Si estás teniendo un evento menos formal,
por ejemplo, happy hour, tu canal de comunicación va a ser algo así como WhatsApp o iMessage, asumiendo que no tienes amigos Android, descargo de responsabilidad de
smog para evitar cualquier confusión, ya que nos estamos quedando con las Hojas de cálculo de Google todo el tiempo, no
vamos a estar hablando de esa ejecución, como cómo configurar un escenario para un evento offline, o cómo configurar una transmisión en vivo, ¿verdad? Eso se mete demasiado en las malas hierbas. Y para los comercializadores, generalmente trabajamos con agencias de eventos
dedicadas que se especializan en la ejecución de eventos con todo eso fuera del camino, vamos a sumergirnos en la gestión de pestañas de hoja de cálculo.
3. Gestión de la Tab de plancha: Enseguida del bate, notarás que he dividido esta doble hoja en seis secciones diferentes. Visión general, información clave, pre-evento, durante el evento, eventos de publicación, y datos sin procesar utilizando estas pestañas vacías como encabezados de sección. Y estos también están todos codificados por colores, ¿verdad? Y hacer esto por dos razones. Número 1, vas a recibir muchas preguntas sobre el evento de diferentes partes interesadas y necesitas encontrar la información lo más rápido posible. Y número dos, porque hay tantos equipos involucrados en la planeación de eventos, quieres que la hoja de cálculo sea lo más autoexplicativa posible. La idea de la pestaña de resumen es muy simple. Imagina que alguien con 0 antecedentes del evento se encuentra esta hoja de cálculo después de que revisaran la información de esta pestaña, deberían tener una comprensión general de lo que se trata el evento sin tener que preguntarte directamente Los grifos de información clave incluyen RSVP, instantánea, agenda, canales de promoción y cronología de las comunicaciones. Y la forma de pensar en estas cuatro pestañas también es muy sencilla. Simplemente imagínate si alguien fuera muy senior como tu manager o el director de otro equipo te mensaje sobre el evento? ¿ Por qué estarían preguntando? Nada yo por ciento del tiempo, la respuesta se puede encontrar en una de estas cuatro pestañas. Podrían preguntar por cuántas personas se han inscrito hasta el momento. Rsvp snapshot, cómo viene el contenido. Pestaña de agenda, qué canal de promoción está impulsando más silos, canales de
promoción y uno reenviando la siguiente conformación o recordatorio de correo electrónico sale la línea de tiempo para nosotros, los gestores de proyectos, cada una de estas pestañas dentro de la hoja de cálculo es importante, ¿verdad? Pero confiando te quiero decir, muy pocos altos directivos se preocuparán por todos los detalles específicos y solo
querrán como la información de alto nivel que tienes. Por lo que pensadamente ya consolidada en la sección de información clave aquí, grifos
previos al evento, aquí es donde entra el método pre, durante y post. En términos generales, esta parte simplemente te ayuda a organizar todas las cosas que necesitas planear antes de que el evento realmente se lleve a cabo. De ahí que el pre-evento durante las pestañas
del evento enumeren las cosas que debes cuidar durante el evento y lo adivinaste, post aquí significa postoffice. No hay pestañas posteriores al evento te ayudan a organizar las cosas que necesitas hacer después de que el evento esté completo. Nota rápida estas pestañas amarillas, moradas y verdes no son de ninguna manera una lista exhaustiva de pestañas que necesitas para cada sección. Pero esto proporciona un muy buen inicio. Y mientras lo pienses de esta manera, como antes, durante y después del evento, disminuimos las posibilidades de faltar algo importante. Rod, como pestañas, esto es exactamente como suena. Aquí es donde guardas todos los datos brutos que
recolectas a lo largo del proceso de planeación y ejecución de eventos, como datos de registro, datos de asistentes, datos de
engagement, datos de una encuesta posterior al evento que todos guardaban aquí. Y me gusta marcar estos en gris. Durante las próximas lecciones, voy a sumergirme en profundidad en cada una de estas pestañas y explicé que las pestañas tienen como propósito, repasar el formato y las fórmulas dentro y hacer ajustes basados en situaciones de la vida real. Está bien, vamos a bucear.
4. pestaña de resumen: Como se menciona en la pestaña de resumen, proporciona contexto para alguien que absolutamente ningún fondo y tiene toda la información básica. Definitivamente quieres el título del evento, la fecha del evento, la hora, la ubicación, y los días hasta el evento, y simplemente restar la fecha de hoy de la fecha del evento. Por lo que todos están muy claros en lo lejos que está el evento de hoy. Existen dos razones para incluir aquí los objetivos del evento. Una, recuerdan a todos por la que todos estamos trabajando y a los objetivos en realidad influyen en la ejecución de eventos. Por ejemplo, si uno de los objetivos clave es aumentar la retención de usuarios durante el evento, se deben invertir
más recursos hacia el contenido, los juegos, y
la Q&A durante el evento mismo, ¿no? En lugar de gastar ese dinero en medios de pago para aumentar las inscripciones. Porque las inscripciones no lo hace. Más inscripciones no significa más retención de usuarios, formato de
evento y temas son notas de reunión de equipo bastante autoexplicativas. Por lo que normalmente tendrías reuniones semanales de actualización de proyectos con equipos multifuncionales. Y es genial vincular las notas de la reunión como aquí mismo para que todos puedan verlo. Para enlaces útiles. Aquí es donde desea hipervínculo a otros documentos con información
leída que no está incluida en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si se trata de un evento anual como probablemente inteligente para incluir el del año pasado, todas las documentaciones del año pasado para que puedas referirlas, inspirarte y recordarte los aprendizajes.
5. Las Las tablas de datos brutos: Muy bien, Ahora la pestaña de resumen está hecha. En realidad vamos a saltar todo el camino hacia la derecha y mirar los datos brutos. Primero, vamos a saltar un poco aquí, pero te prometo que todo va a tener sentido. pestaña Datos de Rsvp captura toda la información de registro. Y puedo ver que he incluido dos hipervínculos aquí arriba. El primero es para un Google Forms, donde la gente realmente usa para inscribirse en el evento. Y el segundo es la hoja de trabajo de salida de los Formularios de Google. No tendrás acceso a los foros de Google, pero no te preocupes, no lo necesitas. Tendrás acceso a este formulario pestaña Respuesta, y eso es todo lo que necesitas rápidamente. Ahora tenga en cuenta que hay muchas plataformas que te ayudan a gestionar los registros de eventos. Solo estoy usando Google Forms como ejemplo aquí, mayoría de las plataformas más avanzadas te
permitirán usar algo llamado parámetros UTM, que básicamente solo nos dice ayudarte a rastrear dónde vio la gente tu formulario de inscripción. Si nunca has oído hablar de algo así, no te preocupes por ello. No vamos a usar parámetros UTM para este curso. En cambio, sólo vamos a agregar una pregunta en un foro de Google preguntándoles cómo se encontraron con nuestro evento. Y vamos a asumir que van a responder honestamente. Ahora después de que las personas se inscriban, su información automáticamente se va a poblar en una salida como hoja de cálculo. Y lo que quieres hacer es realmente querer importar esta información
de respuesta cruda a tu pestaña Datos de RSVP usando la función de rango de importación. Haces esto porque no quieres meterte con los datos de respuesta del muro, pero necesitas hacer cálculos adicionales basados en sus respuestas. La función de rango de importación es muy fácil de usar. En primer lugar, siempre tengo una celda destacada diciéndole a la gente, Hey, hay función de rango de importación justo debajo, así que no te metas con ella. Y la función rand de importación es en realidad justo aquí. Y c es igual a rango de importación. Comillas, la URL de los trucos o hoja de trabajo sobre la que desea importar. Y comillas y comillas de nuevo, el nombre de la pestaña de esa hoja de trabajo. Entonces Formar respuestas. Uno, un signo de exclamación, y las columnas que quieres importar en este caso es un todo el camino a D, ¿no? Y luego presionas Enter. Después de eso es posible que veas un mensaje de error, pero no te preocupes, solo tienes que hacer clic en Permitir acceso o lo que sea. Deberías ver la entrada de información sobre algo como esto sin el formato. Sí, claro. Ahora que la información se importa más, puedes
meterte con esto o hacer ajustes de formato sin afectar a la hoja de cálculo de salida de luz original. Y a medida que más personas se inscriban, automáticamente se poblará abajo por debajo de las cuatro columnas verdes. Aquí te presentamos los cálculos adicionales que debes hacer. En primer lugar, desea asignar un UID o ID único a cada persona para que pueda identificarlos y rastrearlos posteriormente. Me gusta usar, usar una combinación de funciones izquierda, derecha, y, y. Para hacer esto, básicamente estoy tomando dos personajes de ventas aleatorias para una persona y simplemente machacándolos juntos para llegar a una cadena aleatoria de caracteres. Y una vez que hagas esto por una persona, eliminemos esto por ahora. Simplemente puedes seleccionarlo, mantenerlo pulsado, presionar Comando D o Control D. Y esto se aplicará a todas las diferentes filas. El segmento de usuarios es importante porque por lo general hay diferentes tipos de personas que
acuden a tu evento y quieres concentrarlas en diferentes segmentos, asumirá que todos con un correo electrónico a.edu es estudiante. Todo el mundo con un correo electrónico de negocios es un profesional de negocios y alguien con, digamos que Gmail es obviamente personal y como nos dijeron cómo se encontraron o se enteraron de este evento, también
tendrá un código de canal aquí. No te preocupes, verás cómo entran en juego tanto el segmento como
el código del canal un poco más tarde. El deduplicación o columna D cubo simplemente
está comprobando si alguien se ha inscrito más de una vez. Simplemente estoy usando una función COUNTIF aquí que rastrea correo electrónico de
esta persona en relación con el que viene por encima de él. Si esta persona se inscribió dos veces usando el mismo correo electrónico, esto en realidad también lo será. Veremos un ejemplo de cómo se vuelve a poner esto en un poco. Pasando a la pestaña de datos de los asistentes. Esto es simplemente un registro de todos los que asistieron a su evento para eventos fuera de línea, esto es cuando la gente se registraría en los derechos de espacio fuera de línea. Son 10. Este 10 denso se graba y para todos en eventos es cuando inician sesión en, digamos la URL shin en vivo en línea. Y similar a los datos RSVP, por lo general hay un dato de salida sin procesar, especialmente en algún lugar, y desea importarles información antes de realizar ajustes de formato y realizar cálculos adicionales. Para los efectos de este curso, solo
voy a copiarlo y pegarlo y no tener otra función de rango de entrada para las columnas de segmento y canal. Aquí utilizo una fórmula de búsqueda v que hace referencia al ID único y su segmento y canal desde la pestaña Datos de RSVP. No te preocupes por la fórmula de error IF y la frase VIP aquí. Vamos a volver a esto. Todo se va a unir. No te preocupes. Generalmente quieres que tus asistentes llenen algún tipo de encuesta post evento después
del evento y sus respuestas se capturan aquí en esta pestaña de datos de la encuesta. Nuevamente, mismo trato. Normalmente hay un dato crudo, crudo, sobre todo en algún lugar donde importa rango que más y para cálculos adicionales, ya que las personas que meten algo en la encuesta sólo pueden ser una función de los asistentes. En realidad, puede usar una fórmula simple de VLookup en la pestaña de datos del asistente. Esta vez, ahora que tenemos todas las pestañas puestas y en marcha para el asistente de RSVP y la encuesta. Podríamos volver a las pestañas de información clave y ver cómo todo esto se vincula.
6. Guardadas de información clave: La pestaña de instantáneas de RSVP te da números de registro como de un vistazo. Entonces no para cavar a través de todos los datos brutos. Y como puedes ver esto desglosado a resumen tipo RSVP y resumen de canales de promoción. Y dentro del resumen de tipo RSVP, lo desgloso aún más para adaptarse a dos tipos de inscripciones. Inscripción elegible como personas Quiero venir a mi evento y otros que pueden no ser adecuados para venir a mi evento. Y esto depende de su segmento de usuarios, ¿verdad? Y aquí es donde entra en juego el segmento que mencioné anteriormente para la columna de registro porque somos capaces de segmentar nuestros datos de registro en la pestaña Datos de RSVP. Simplemente podemos usar una función COUNTIF que haga referencia a la pestaña Datos de RSVP y a la columna de segmento. Si recuerdas aquí una columna G, y cuentas a todas las personas que hemos definido como estudiante. Y por tanto estudiantes, aplicamos lo mismo para los negocios. Y eso son otros cuatro, ¿verdad? Suponiendo que este evento ya se ha producido y el evento se ha completado, podemos hacer exactamente lo mismo para un número de asistentes fuera de estos segmentos haciendo referencia a la pestaña de datos de los asistentes, derecha. Y cuántos de esos llenaron una encuesta basada en pestaña de datos de
la encuesta para VIPs una nominaciones. No te preocupes por esto por ahora. Vamos a volver a esto una vez que lleguemos a la pestaña de nominaciones, ojalá ahora veas por qué pasé por las pestañas de datos sin procesar antes de volver a información clave y en particular pestaña de instantáneas de RSVP. Mudando aquí abajo se puede ver que tenemos como dos inscripciones totales. ¿ Qué significa esto? ¿Cuál es la diferencia? Bueno, total RSVP simplemente como una suma de todos los que inscribieron y total elegible es más significativo debido a la, algunos de los segmentos que realmente quieren venir a mi evento, correcto. Entonces ya que aquí hay dos inscripciones personales, quienes quizá no quiera asistir a esta mesa redonda de tubérculos tecnológicos. No los incluimos en total elegibles. ¿ Y cuál es este punto culminante amarillo, objetivo de caída del
30 por ciento? Bueno, si alguna vez has tenido algún tipo de evento, sabes que la gente cancela lo de último minuto. Y por lo general el referente de la industria para tasa de presentación de eventos
offline es de alrededor del 70 por ciento, ¿verdad? Entonces, por lo tanto hay una caída del 30 por ciento. Entonces simplemente multiplicamos el total de inscripciones elegibles por 0.7 o 70% para guesstimate cuántas personas se presentarían y se prepararían en consecuencia. Ahora, de nuevo, asumiendo que el evento ya ocurrió, en realidad
podemos simplemente utilizar el número de asistencia para dividir por total de inscripción elegible para obtener la tasa de asistencia. En este caso, es 50 por ciento bastante bajo. Y la tasa de llenado de la encuesta es el número de personas que llenaron una encuesta dividida por el número de personas que realmente llegaron. Grandes noticias es tiempo, un 100 por ciento de nuestros asistentes llenó una encuesta post-evento para el resumen de canales de promoción, aquí es donde se puede ver qué canales de promoción impulsaron más inscripciones. De nuevo, utilizo aquí una fórmula COUNTIF. Y recuerda, para los datos crudos, para los datos de RSVP más bien tenemos la chow que solía apuntarse, ¿verdad? Entonces todo lo que necesitamos hacer es usar countif y contar el número de inscripciones por canal y grabarlo aquí. Si realmente quieres hacerte fantasía, en realidad
puedes resaltar todo esto y usar formato
condicional y darles una escala de color. Y digamos asignar la mayoría de las inscripciones usando el color verde y el rojo siendo lo menos. Ahora algunos de ustedes podrían haber notado ya que el número total de RSVP aquí, diez no coincide hasta el total de horas. Nosotros pin número aquí 12. Recuerda que no hay total elegible, esta RSVP total. Y esto es por la fila de nominaciones aquí. De nuevo, no te preocupes, vamos a volver a esto, te lo prometo. Para la pestaña de agenda, este es solo un lugar para hacer un seguimiento de todo el contenido que se va a compartir durante el evento. Tienes la hora de inicio, el tiempo que va a tardar cada sección, el tema, los ponentes, y su papel. Las columnas verdes son de lo que tú como gerente de proyecto responsable. Los tiros a la cabeza de los ponentes, escriben su guión, sus diapositivas, y la columna de estado, no comenzaron a trabajar avance hecho. Entonces desde el punto de vista del diseño, me gusta usar like, me gusta usar colores alternos aquí, como blanco, azul, azul blanco para separar las filas como visualmente. Y para el estatus, para la columna Status podemos hacer. También puede agregar formato condicional. Por ejemplo, si el texto es WIP, que es trabajo en curso, puede cambiarlo a amarillo, por ejemplo, ¿verdad? Por lo que esto también es capaz de mostrar a otras personas de
un vistazo cuál es el estado de esa pieza de contenido en particular. En la pestaña del canal de promoción se enumeran todos los canales de promoción que estás utilizando para promocionar el evento. Por ejemplo, tienes el tipo de canal, nombre de
canal y código de canal para, digamos Márquez. Ella va a utilizar su canal VHD de YouTube vacío y su Instagram para ayudar a promover el evento enviando compartir el enlace al formulario de Google del que hablamos antes. Dave, a través de sus boletines de correo electrónico, página web, e incluso hemos pagado medios como el borde y la policía de Andrew ayudando a la columna de entregables de formato de activos slash es solo el formato del activo. Es un video, publicaciones de Instagram o historia o simplemente texto puro, ¿verdad? El go-live date, el link a los activos para que podamos referirlos fácilmente, el último dueño y la columna de status otra vez, me gusta tener esa fecha de hoy usando esa fórmula de hoy de top para ver qué tan lejos estamos de las fechas go-live y la columna de comentarios es solo notas. Quiero recordarme a mí mismo la pestaña Línea de tiempo
de comunicaciones enumera todos los materiales de comunicación que necesitas enviar
a personas registradas en los asistentes. Existen diferentes categorías de comunicaciones. Entonces por ejemplo, RSV convertirse en formación simplemente es un automatizado, generar
automáticamente un mensaje diciéndoles que se han inscrito, ¿verdad? El correo electrónico de confirmación, asentimiento a esas inscripciones elegibles diciéndoles que están confirmadas para venir. Y se envían correos electrónicos recordatorios más cerca de la fecha del evento recordándoles que vengan. Y generalmente quieres enviar estos correos electrónicos en diferentes ondas. ¿ Por qué? Digamos que empiezas a inscribirte hoy y tu evento es en tres meses. No quieres esperar 2.5 meses para enviar tu primer email de confirmación porque alguien podría haberse inscrito mañana, ¿verdad? Por eso quieres escalonar los correos electrónicos recordatorios de confirmación. Por lo que hay diferentes puntos de contacto para todos los individuos registrados para eventos invitacionales como este que tengo aquí. También puedes incluir como un email de rechazo y las mejores prácticas. Hay un direccionarlos a otro recurso ya que no
son capaces de asistir a este evento en particular. Pasando por encima, tengo el resumen de una línea de la comunicación en sí, el CTA o un llamado a la acción incrustado al final de esa comunicación. Material, se va a enviar
el tiempo, se va a enviar la fecha sobre el estado. Nuevamente, el enlace a la comunicación, redacción de textos para fácil revisión y aprobación por parte de usted mismo o de su gerente o del PRT. Y eso envuelve las pestañas de información clave. Afrontemos las pestañas previas al evento a continuación.
7. Pasas de sesión pre-: Elementos de acción es igual que suena, es solo una lista de acciones que usted y cualquier otra persona involucrada en el evento necesita tomar para asegurar un evento exitoso. Aunque no dejes que esta pestaña aparentemente compleja te asuste. En realidad es bastante simple. Una vez que lo descompongas a la izquierda, puedes ver categorías y subcategorías bajo categorías vale la pena pre-evento durante el evento y post evento. Como puede ver, me gusta pensar también en elementos de acción en orden cronológico. trabajo de preparación son cosas que tienes que hacer incluso antes de que podamos empezar a pensar en planear el evento. Por ejemplo, seleccionar una agencia externa si estás trabajando con una, o al menos alinearte con equipos multifuncionales para asegurarte de que obtienes su buy-in directamente desde el principio. El pre-evento se puede desglosar más en contenido. Quién dice qué promoción, Los canales de promoción que acabamos de hablar creativo, los elementos de diseño en general del evento y la logística. Simplemente uso como catch-all para cosas que no caen en las otras subcategorías por hacer evento. Definitivamente son necesidades logísticas de las que cuidar o tomar nota durante el evento en el lugar, por supuesto. Y para el post evento, es necesario
analizar, limpiar los datos, y tal vez escribir un resumen del evento para compartir tanto interna como externamente. Pasar a las otras columnas. No voy a pasar por cada uno de estos ítems de acción. Uno porque no es integral, pero debería darte un muy buen punto de partida. Y para, el punto es pensar a través de tantos pasos como sea posible usando la estructura, escribirla y refinar a medida que avanza por la estructura como lo que
te va a ayudar a tener un evento exitoso y no las filas específicas y elementos de acción en esta pestaña, el dueño es la persona en última instancia
responsable de ese plazo de partida de acción, ¿qué se debe? Referencia, vinculación a diapositivas o documentos relevantes, la columna común y la columna de estado, por supuesto, haciéndote saber qué se ha completado y qué hacer a continuación. Está bien, Ahora, hablemos de dinero. El dinero, el dinero, el dinero debe ser divertido en él, vale, para cambiarlo de alguna manera. En marketing y la pestaña de costos, una gran parte de su trabajo es administrar el presupuesto que se le asigna. Por lo que necesitas primero averiguar cuánto podrías necesitar gastar en este evento y ver si incluso puedes permitirte gastar esa cantidad en base al presupuesto que tienes. Y de nuevo, se quiere recortar el costo en diferentes categorías. Aquí tengo promoción, comunicaciones, creativos, deslocalización, y configuración offline. Y obviamente hay muchos más artículos que caigo en cada una de estas categorías, ¿no? Por ejemplo, para la configuración offline, eso podría ser costos de iluminación que se hacen porque para comprar las materias primas, podría
haber costos laborales de agencia de marketing, ¿no? Todas esas optimizaciones deben vincularse en un documento de propuesta diferente. Aquí. Esta pestaña solo debe servir como una visión general de alto nivel de cuánto va su costo total a cada cubo de costos. Porque para ser muy honesto, tu manager sólo le va a importar este número de costo total aquí, bien, y la pestaña inalámbrica total. Entonces esto algo que mucha gente echa de menos. Básicamente si estás organizando un evento, tiene que
haber un canal interno para que tus otros miembros del equipo o tu, para que tus compañeros se inscriban. Esto tiene benéfico por muchas razones. Por ejemplo, el número 1, puedes enviar rápidamente un correo electrónico interno a estos miembros del equipo diciéndoles qué esperar durante el evento y cómo pueden
ayudar incluso o cuando inician sesión si se trata de un evento offline, pueden conseguir un insignia de empleado que ayuda a identificarlos ante otros invitados. Como pueden ver, aquí arriba hay unas instrucciones de prueba ficticias. Y normalmente cuando esté planeando un evento, enviaré un correo electrónico a todos los equipos relevantes con un ítem de acción hipervinculado a esta pestaña directamente, diciéndoles que se inscriban y pongan a su equipo, su correo electrónico y su nombre. Y tengo una deduplicación o D do pero columna aquí que atrapa a gente como esta que se inscriben dos veces. Como se puede ver, esto acaba de nuevo ser contada fórmula. Y debido a que esta persona tiene su correo electrónico dos veces, esto se muestra como dos y se destaca. Qué puedo hacer antes de enviar una explosión de email, solo
puedo crear un filtro. Elige esto, desselecciona todos los dos o tres o patas si la gente lo vio cuatro veces, presiona. Está bien. Y ahora me queda una lista de inscripciones de una sola vez. Está bien. El tabulador de nominaciones de la que te he estado burlando de todo, básicamente esto es lo mismo que lista de espera interna antes externa, adivina. Si presentas algún tipo de evento corporativo grande, te
garantizo que van a ser personas enviándote mensajes, preguntando si pueden traer a alguien que sea como no elegible u otro VIP que solo necesita venir a este evento. Esta ficha es para ellos. Entonces cómo funciona esto es que el empleado interno nomine a ese invitado, ahí nominaciones al ingresar su propio equipo y correo electrónico aquí, la información de los invitados aquí. Y aquí es donde de nuevo, la comercialización D Duplica, confirma o rechaza a esa persona y asigna una identificación única. Algunos de ustedes podrían estar preguntándose, ¿por qué esta gente no acaba de establecer el camino normal? Bueno, algunas de estas personas podrían ser muy mayores y
no están a la baja para introducir información en Google Forms. O como mencioné, no
son relevantes para el negocio, pero un líder senior quiere que se unan y realmente no se puede decir que no. Ahora que sabemos cuáles son las nominaciones, podemos volver a algunas de las otras pestañas y actualizar la fórmula empezando por los datos de los asistentes. Recuerda, para un dato diminuto, estamos usando los datos de RSVP en el vLookup. Pero para las nominaciones, no caen bajo las RSVP normales. Y por eso tengo aquí la fórmula de error IF, que si no aparecen en RSVP, que no deberían. Tendremos el VIP asignado a ellos y se inscriben usando canal de nominación. Tiene sentido ahora, Sí, por la misma lógica y la pestaña de instantáneas de RCV para los VIPs para registrados. Ahí, no los vamos a encontrar en la pestaña Datos de RSVP, ¿verdad? Al igual que los negocios y los estudiantes, más bien, llegamos realmente a ir a la pestaña de nominaciones y
contar, contar todas las nominaciones confirmadas. Y así es como se actualiza. Aquí. Al bajar, aplicamos la misma lógica para el resumen del canal de promoción. Por nominación. No deberíamos estar haciendo referencia a la pestaña de datos del RCP, sino más bien a la pestaña de nominación. Entonces voy a ir todo el camino hasta aquí a la nominación correcta, seleccionar aquí, y elegir los criterios para ser la palabra comodidad, así. Y deberíamos ver el número de g aquí y el total RSVP 12 se va a alinear con el total de Estados Unidos sería 12 aquí arriba. ¿ No te encanta cuando todo se junta?
8. Durante las pestañas de eventos: Pasando a las pestañas de eventos durante, o más bien solo la única pestaña que tengo aquí, singular. Y esto se debe a que esto durante la parte es tan dependiente del evento real que tengas que no tiene sentido ir sobre detalles muy específicos. Por ejemplo, para pequeñas reuniones fuera de línea que involucran conjeturas de alto nivel, generalmente
hay un gráfico de asientos involucra a diferentes líderes de equipo podrían querer sentarse con sus respectivos clientes y tal vez clientes de la misma industria. Se quiere estar en la misma mesa. Ahora compara eso con un evento de transmisión en vivo en línea. Pestañas que desea incluir en el apartado durante, habría incluiría información como la vida y plataforma que usted o Alto usan para el ensayo, ¿ el evento real en sí? Qué Washington según después, instrucciones sobre cómo diferentes altavoces de diferentes ubicaciones pueden marcar, etcétera.
9. Las pestañas en post Event: Sobre las pestañas post-evento, Primer puesto arriba de análisis. Por lo que esto puede basarse en los datos de la encuesta que llenan sus asistentes. Entonces imagina que creas una encuesta en Google Forms y tus asistentes los llenaron después del evento, empezando por la tabla de instantáneas arriba aquí, número de registro, estos son números de ejemplo, obviamente una serie de asistentes, número de servicio llenado, y la tasa de satisfacción logística y contenido. Entonces esto es en realidad una propina pro. Generalmente me gusta preguntar al público, de nuevo, me retroalimentación sobre logística y contenido por separado en
contraposición a darme una puntuación de cinco para el veterinario en general. El motivo por el que hago esto es si lo piensas, marketing es más responsable de la logística, ¿no? El operativo y los ponentes son más responsables del contenido. Y al sacar estas dos partes, somos capaces de obtener más visión de lo que podemos hacer aún mejor la próxima vez. Por ejemplo, si la logística puntúa baja 4.1 de cinco, pero la actual anota alta 4.8 de cinco. Sabemos que los ponentes y un excelente trabajo y necesitamos averiguar qué salió mal operacionalmente, tiempo
promedio de reloj y porcentaje de duración de vista promedio. Estos son principalmente para eventos en línea donde podemos rastrear cuánto tiempo cada espectador State Online para ello. Entonces para cada una de estas tablas siguientes, cada una representando una pregunta de encuesta, verás que desglosé las respuestas por segmento de usuarios por ejemplo, estudiantes, negocios, y VIPs. Esto es extremadamente importante hacer frente a mirar solo la puntuación general de todos los asistentes porque diferentes segmentos pueden resonar con diferentes temas. Y al mirar estos números desglosados, encontrarás muchas más ideas interesantes. Por ejemplo, si el evento general estuviera dirigido hacia empresas y profesionales trabajadores. Pero ese es un tema que recibió una calificación mucho mayor por parte de los estudiantes. Puede valer la pena exponer este tema en un evento de seguimiento con este público objetivo, ¿no? Si no desglosaste estos números por segmento, solo
te quedarás atascado con un número promedio general que te dice casi nada. Lo pone aquí. Cada una de estas preguntas, debería tener un propósito. Aka no deberías estar haciendo preguntas solo por el bien de hacer preguntas de la encuesta posterior al evento. Las respuestas deben ayudar a dar forma a cómo piensas sobre el próximo evento o cómo haces un seguimiento con estos asistentes. Por ejemplo, si quieres seguir involucrando al mismo público objetivo, pregunta qué quieren escuchar la próxima vez y ve si puedes entregar. Ve cómo qué canal de promoción recuerdan ser parte superior de la mente. Porque a pesar de que podrías haber usado parámetros UTM para rastrear dónde se inscribieron, siempre
es interesante ver lo que dicen frente a lo que rastreaste. Y siempre incluyo una pregunta, el mismo final, pidiendo a los asistentes que nos digan una cosa que podríamos haber hecho mejor estar en el evento de comida en offline o fue un poco laggy al iniciar sesión en la transmisión en vivo o con un color para el cobro un poco apagado, sabes, porque ningún evento es perfecto y siempre hay margen de mejora. La pestaña de recapitulación aquí tiene toda la información que necesitas para enviar ya sea un correo electrónico de recap interno a tus compañeros y compañeros de equipo o una entrada de blog externa, derecha, resumiendo el contenido que se compartió durante el evento similar a la pestaña de objetivos siempre es inteligente para incluir un enlace de referencia, por ejemplo, archivos o entradas de blog del año pasado que puedes hacer referencia. Por lo que realmente no tienes que reinventar la rueda. De acuerdo, Entonces eso lo envuelve para todas las pestañas dentro de la hoja de cálculo. Ahora repasemos rápidamente algunos consejos avanzados de administración de proyectos para hojas de
Google que se extenderán más allá de solo eventos.
10. Consejos avanzados de gestión de proyectos: En primer lugar, llamo a estos consejos avanzados de gestión de proyectos porque definitivamente
no son necesarios para tener un evento o proyecto exitoso, pero te harán la vida más fácil. Y otros profesionales, te prometo que tomarás nota punta número uno para hojas de cálculo compartidas que
posees, siempre es genial incluir instrucciones o notas en la esquina superior izquierda de cada pestaña, no importa lo obvio que te parezca, ya has visto ejemplos de esto. Entonces para la pestaña RSVP, he incluido los dos enlaces aquí, ¿verdad? Porque la información en estos dos enlaces está relacionada con la información dentro de esta pestaña o algo así como incluso la pestaña de recapitulación. Agrega un par de filas aquí en la parte superior izquierda, podría escribir algo como esta pestaña tiene toda la información necesaria para escribir. Recapitular correos electrónicos para este evento. El evento me suena extremadamente obvio y tú escribes, pero tenemos que asumir que alguien con 0 antecedentes se va a encontrar con la hoja de cálculo y estas pestañas. Y en realidad no quieres que estas personas aleatorias te
manden mensajes y te hagan todas estas preguntas. Por lo que en realidad es de tu mejor interés asegurarte de que cada pestaña pueda ser independiente. Punta número 2, utilice la validación de datos siempre que sea posible. Entonces un buen ejemplo de esto está dentro de la pestaña de nominaciones aquí bajo estado, tengo una validación de datos vamos a configurar donde sólo se puede escribir en rechazado o confirmado. Si he intentado escribir algo más y presionar Enter, no
lo hace. Déjame escribir. Muy buen ejemplo de por qué esto es importante es si usas una fórmula en otro lugar para hacer referencia a la información de esta columna. Si alguien más o tú haces un error tipográfico y no tienes esa validación de datos,
esa fórmula va a fastidiarse, ¿verdad? Es un efecto dominó. Por lo que bien podrías limitarte lo que puedes escribir aquí y saber con certeza que Google Sheets no
hará un error tipográfico y tu fórmula por la línea hace referencia a esta columna tampoco cometerá un error. Punta número tres. Y esto es muy relevante para la pestaña Elementos de acción. Y es que el dueño siempre debe ser una persona, no dos, no tres, no un equipo, sino uno. Para situaciones en las que tu contacto es como un alias de correo electrónico de equipo o un alias de equipo, haz todo lo posible para identificar un POC o punto de contacto que puedes responsabilizar o responsabilizar. Porque como orejas de fecha límite, necesitas a alguien derecho para llegar y darte esa información.
11. Reflexiones finales: Muy bien, unos pensamientos finales. Si bien este de ninguna manera es un curso integral sobre gestión de eventos. Los principios básicos que compartí y la estructura por la que pasé deberían ser más que suficientes para que ustedes organicen su primer evento corporativo de la historia. Y por favor avísame en la sección de revisión o en la sección de discusión, si terminas usando esta plantilla de alguna forma o forma, agilice la plantilla. De verdad espero que lo hagas tuyo planeando una boda,
un equipo fuera del sitio, o una fiesta sorpresa para Jeff. Si lo hiciste, siéntete libre de subirlo a la sección de proyectos. Y me encanta echar un vistazo y ver qué se nos ocurrió. Por último, si disfrutaste de este curso, solo
quiero conocer más sobre la gestión de eventos o proyectos en general. Por favor házmelo saber. Mientras tanto, te
veré en mi canal de YouTube. Ten uno genial.
Jeff, Product Marketing Manager + YouTuber
