Transcripciones
1. Introducción: ¿ Estás frustrado
y agotado por
estar fuera de control
reunión tras reunión? No a tiempo y simplemente
francamente no es efectivo. No te preocupes, no estás
solo en sentirte así. Mi nombre es Matt Robinson. Soy
gerente de proyectos profesional y pasé los últimos 15 años trabajando
en proyectos técnicos. Esta personalmente ha sido una de las
habilidades más difíciles en las que he tenido
que trabajar en mi carrera y sigo construyendo
sobre esto hoy. La facilitación de reuniones es una habilidad que se puede construir con el tiempo. Es alcanzable por todos
con un poco de determinación y
en realidad puede ser divertido y fructífero, lo
creas o no, una vez que te agarras el truco y
está funcionando bien. Al finalizar este curso, tendrás las
herramientas necesarias para planificar y dirigir reuniones
efectivas. crearán varias plantillas juntas. Y
construiremos una lista de verificación para apoyar sus propias
reuniones en el futuro. A continuación te presentamos los temas
de alto nivel que trataremos juntos. Análisis y
determinación de las partes interesadas ,
planeación de la reunión, preparación
mental,
consejos y trucos, consideraciones
logísticas y de programación. Establecer reglas básicas
y gestión del tiempo, aprovechar las ayudas visuales, actividades de
seguimiento y garantizar que exista un
ciclo de retroalimentación. Asegúrate de apegarte al n rho, comparte algunas plantillas que me han
sido de ayuda en mi carrera. Agradezco cualquier
comentario que puedas proporcionar ya que así es como
todos podemos mejorar juntos. Esperamos
saltar a la primera lección, que es el análisis de las partes interesadas.
2. Análisis y determinación de los interesados: El análisis de las partes interesadas es una forma
elegante de decir identificar, comprender y comprometer a
las personas adecuadas necesarias para apoyar el objetivo. partes interesadas pueden
adoptar muchas formas. Por ejemplo, interno o
externo a su organización. Organismos gubernamentales. Estamos trabajando bajo el contexto de la reunión en este caso, pero los principios se aplican también a nivel
de planeación de proyectos. Precisamente esto probablemente
representaría un grupo mucho más grande. Existen muchas técnicas
que se pueden aprovechar para la identificación de
estos grupos de interés. Aquí algunos ejemplos
de este tipo de técnicas. Entrevistar a posibles
interesados, reunirse con personas en
persona o virtualmente. Esta es una conversación
donde puedes conocer a la persona
y su postura sobre tu tema y construir alguna documentación de relación
como artefactos aprendidos de lecciones, carta de
proyectos, negocios casos, que son documentos que a menudo lo
llaman las partes interesadas, específicamente por nombre rodante. Otra técnica es la red eléctrica, que es un marco
donde se puede cubetear a los diferentes
grupos de interés. Estos cubos describieron
su nivel de intereses y la influencia que tienen
sobre tu proyecto o tema. Manténgase informado,
monitoree, participe, consulte y manténgase satisfecho. Esto te ayudará a entender a quién
y cómo participar
en tus reuniones. Vamos a suponer
que este punto, ustedes saben quiénes
son sus grupos de interés para su reunión. El siguiente paso es
tratar de entenderlos y sus perspectivas en particular hacia tu tema a la mano. ¿ Están realmente entusiasmados con tu iniciativa o
preferirían servirles una taza de café sobre la
cabeza para luego unirse a tu reunión? Entonces tal vez te estés preguntando, bueno, ¿cómo
me ayudará esto a planear mi reunión? Bueno, esto te ayudará a
apuntar a quién invitar y potencialmente cómo
involucrarlos durante tu reunión, durante el
análisis de las partes interesadas es un buen momento para conocer al
personal con el que estás tratando si aún
no los conoces, claro,
personalmente, mi
preferencia es construir una relación uno-a-uno con mis grupos de interés antes de
tenerlos en un grupo más grande. Esto ayudará a dar
mucha información sobre cómo pueden
comportarse durante la reunión. Hay una gran
cantidad de libros sobre el tema de los rasgos de personalidad. Pero como yo lo veo, tienes
algunas cosas que considerar. Los tipos tranquilos y tímidos,
sobre habladores, negativos, sobre positivos hasta el punto, casi
te preocupa que
sean demasiado agradables. Dentro de estos grupos de personas. Es posible que tengas expertos
en tu tema, o incluso algunos que
no tengan ni idea de lo que
vas a estar hablando. Esto también
le dará una idea de
los diferentes estilos de aprendizaje como una entrada en la planificación. Entonces, ¿por qué esto es tan importante? Usted pregunta, yo sólo estoy planeando
la reunión, ¿no? El motivo es que
querrás estar preparado para tener estrategias para
manejar situaciones que inevitablemente surgirán en tus encuentros entre tipos de personalidad en
conflicto. Vamos a tocar
en estos con más detalle en breve, pero quería destacar
un ejemplo o dos para hacerte pensar en cómo jugar este insight
será de ayuda. Soy contador,
sigue sacando a colación los resultados financieros de uno. No obstante, tu reunión es sobre
el próximo equipo Potluck. Entonces, ¿cómo maneja
esta situación? ¿ Le dices a Bob que la empuje y vuelva a su cueva en
el tercer piso? No, claro que no. Se podría decir
que algo así es un gran punto, Bob, voy a hacer una nota de
esto para que podamos hablar ello en nuestra próxima reunión de resultados
financieros. Pasando al siguiente tema
importante de la agenda, ¿qué vamos a estar
trayendo al potluck? Al comprender los tipos de personalidades o pulgadas de
nivel y darnos una gran cantidad de información sobre las
técnicas que podemos querer tener en nuestro bolsillo trasero para
ir a sus reuniones. Dependiendo del objetivo
de su reunión, debe tomar una
determinación de
estos grupos de interés que deben ser incluidos para unirse a la reunión. En el caso de que se requiera contar con personas que
francamente
no deberían estar en la reunión
para lograr este objetivo. Las técnicas de manejo
serán mucho más importantes
para asegurarse de que esos contribuidores tengan
la oportunidad de
aportar el valor hacia el
logro de la meta. Ahora asumiré que has
identificado a las personas adecuadas, entenderlas un
poco y un pensamiento de al
menos un par
de estrategias para manejar algunos escenarios
potenciales. Ya estamos listos para empezar a
planear la reunión. ¿ Estás emocionado? Sé que lo soy.
3. Planificación de la reunión: Para empezar a
planear la reunión, querrás
asegurarte de tener un objetivo y un
resultado claros en mente. La comprensión básica
de la meta que realiza análisis de
las partes interesadas
será un insumo. No obstante, ahora estás en
condiciones de refinar esto aún más y poner la pluma en
papel para los
que aún lo hacen. Supongamos que
no estabas claro cuál debería ser
el objetivo de la reunión, entonces tú, amigo mío,
no estás listo para la reunión. De hecho, tener la reunión
es más probable que cause cierta frustración y haga que
otros no confíen en el proceso. Muchas veces este
paso se descuida por completo
o se omite
porque puede llevar mucho tiempo y a menudo estamos
en un crujido de tiempo. Dependiendo de la naturaleza
de su reunión. Esto puede ser de todo, desde presentaciones de
PowerPoint, demostraciones
del sistema, ayudas
visuales, e incluso el envío correos electrónicos con pre-trabajo
para su audiencia. Esto
les permitirá estar mejor informados antes de la reunión. Estas cosas ayudarán en
gran medida a establecer una
alineación clara entre los participantes y, en última instancia,
apoyar el logro de cool. Es muy importante
que te descompongas y entiendas tu objetivo
antes de tu reunión. Entonces, una forma de hacerlo es
usar el marco inteligente, que es específico, medible, alcanzable, relevante
y basado en el tiempo. Y aquí hay un diagrama que tipo de entra un poco en esos.
4. Preparación mental (consejos y trucos): Uno de los tómate un
momento antes de
saltar a la programación
de las reuniones para hablar de una habilidad que
es importante en la
facilitación de reuniones y una que
seguirá creciendo con el
tiempo en tu carrera. Esa es la capacidad de
estar mentalmente preparados para la propia reunión. Personalmente, solía ponerme
nerviosa hablando frente a la gente y muchas veces ni
siquiera sería capaz de hablar en absoluto. Mucho de esto tuvo que
ver con una falta de preparación para
la reunión misma, que cuando se haga bien, ayudará a generar
confianza a lo largo del tiempo. A continuación te damos algunos consejos para ayudar a
estar preparado mentalmente , salud
general, estar
bien descansado, anhídrido saludable. Investiga
sobre el tema para
asegurarte de tener una
comprensión razonable y tener oportunidad de hacer
algunas preguntas mientras interactúas con las partes interesadas
en la capacidad uno-a-uno. escenarios de rol corrieron a través de
un montón de escenarios confeccionados, rol
mentales
para trazar estrategias cómo manejarás situaciones difíciles
o únicas. Nunca
podrás pensar en
todo en esta actividad. Pero un top ten recorrerá un largo camino para ayudarlo en
el día de la reunión. Estos escenarios pueden ser de
todo, desde lo que la gente le
puede pedir una llamada
hasta la llamada telefónica cayendo a mitad de camino y tienes
que averiguar alternativas para la
sala de reuniones y cosas por el estilo. Puedes
divertirte mucho con esta actividad. Te animo a que lo hagas.
5. Logística y programación: Desde la pandemia global, hemos visto un aumento en los arreglos de trabajo a
distancia, así como modelos
híbridos incapaces de adaptarse y entender nuestro
entorno es muy útil. No hay diferencia en nuestra preparación para y
durante nuestra reunión. Dependiendo de la naturaleza de
la reunión o proyecto, tendrás varias
cosas que considerar. Estos son algunos de
los artículos que
a menudo necesitarán ser abordados. Tamaño de la habitación en función
del número de participantes. Remoto versus híbrido, ¿cómo
interactuarán y se comportarán los equipos? La tecnología como los teléfonos
Microsoft Teams Zoom, todos capacitados y tienen
acceso a esta tecnología. Notas adhesivas versus pizarras
virtuales. Las comidas y los tiempos de descanso, dependiendo de si estás en
persona para reuniones más largas, la disponibilidad de
salas y participantes, a menudo esto puede ser un reto, permitiendo tiempos de entrega en caso
de programación difícil. Una vez que haya tenido la
oportunidad
de evaluar todas las consideraciones logísticas y de
programación, ahora puede
enviar la invitación a la reunión, asegurándose de incluir los detalles necesarios
como Equipos o Enlace de zoom, número de
teléfono, ubicación, agenda, línea de asunto
clara
y participantes.
6. Establecimiento de reglas básicas: Establecer reglas básicas es una manera efectiva de ayudar a
mantener las cosas en buen camino. Las reglas básicas son un
conjunto de acciones o comportamientos que los participantes
acordaron por primera vez. Esto ayuda a evitar cualquier confusión y hace que sea más fácil cuando usted como facilitador necesita llamar una desviación
de estas reglas. Por ejemplo, Mark empieza a interrumpir y otros participantes
como facilitador, puedes hacer un llamado para mencionar la regla de fondo de
levantar una mano. Por ejemplo, esta
será una llamada de juicio basada en tu parte para ayudar a
mantener las cosas en movimiento. A continuación se presentan algunos
ejemplos comunes de reglas básicas. Te proporcionaré una
plantilla que he usado en el pasado para ayudar a tus
reuniones como referencia. Por lo que no hay teléfonos durante
la reunión en persona. Usar la
función de levantar la mano en equipos o sistema de confort en lugar
de interrumpir a otros. Sea respetuoso y amable durante
todas las interacciones del equipo. La mayoría, si no todos,
deberían ir sin decirlo, sin
embargo, ayuda tener
al equipo en la
misma página en estos. Entonces, dependiendo de la naturaleza de
su reunión, por ejemplo, si se trata de una reunión recurrente, posible que desee tener un conjunto más
detallado de reglas básicas. Si el significado es
más bien una sola vez, posible que desee establecer un conjunto clave de reglas básicas
como la mano alzada. Estos no están destinados a hacer que el grupo sienta miedo de hablar. Esta es una línea fina por recorrer para
asegurar que todos tengan oportunidad de sentir y en última instancia ser
escuchados en la reunión.
7. Gestión de personas y tiempo: El manejo del tiempo y de las personas es sin lugar a dudas, la
parte más difícil de la mayoría de las reuniones. Todos tenemos nuestros propios rasgos de
personalidad como
discutimos en nuestra visión general del
análisis de las partes interesadas, el conocimiento adquirido sobre
las diversas personalidades es un insumo clave para apoyar el éxito de los objetivos de la
reunión . Las relaciones
que has construido a lo largo tiempo
te van a servir bien mientras estás
en la reunión. Lo clave para
darse cuenta es que tener personalidades
diferentes no
es algo malo. Por mucho que sin duda pueda
sentir que a veces es en realidad
algo muy positivo y debe ser abrazado. Por supuesto, si alguien es sólo un muy grosero e irrespetuoso, en mi opinión, esto
debe tratarse por separado y fuera
de la reunión. El motivo por el que esto
es algo bueno es que las grandes ideas
provienen del mashup de diversas
opiniones y perspectivas. El tiempo fuerte y las habilidades
de gestión de personas pueden tomar algo de práctica. Pero algunas de las cosas
clave para marcar el tono o asegurar que
tengas una agenda con marca de tiempo. Asegúrese de que está
iniciando la reunión a tiempo y terminando a tiempo. Esto demuestra un respeto
por el tiempo de todos, que es nuestro activo más valioso después de que el desafío clave en el tiempo y la
gestión de personas es a menudo encontrar una manera educada de interrumpir el
conversación o tratando de acelerar ciertas partes para
mantener el flujo innecesario. Teniendo en cuenta la meta mientras se hace esto, una habilidad que vendrá con
el tiempo con la práctica. A veces es posible que tengas una
gran conversación, pero ese tema de la agenda sólo tenía un espacio de cinco minutos
se le asigna. Hay formas de manejar esto y mi opinión personal
es que le toca a usted como facilitador
hacer esta llamada con
retroalimentación del equipo. He tenido reuniones, pude fijarlo para
ajustar el orden del día en el vuelo porque
elgrupo
se ajustar el orden del día en el vuelo porque
el dio cuenta de
que era mucho más
solidario con la meta, más que el
siguiente punto del orden del día. Por ejemplo, digamos planear un almuerzo versus cumplir con
los resultados del primer trimestre, uno reemplaza al otro. Otras veces los temas están mejor posicionados para ser puestos
en el estacionamiento, lo que esencialmente es
un atraso de temas que se van a tratar
por separado de la reunión. veces,
querrás apegarte a tu agenda que habías
planeado porque después de todo, ya
has puesto un poco de pensamiento
en esto. El riesgo de ajustar
la reunión sobre la marcha con demasiada frecuencia puede
llevar a un grupo un poco
más difícil de manejar
porque pueden volverse un poco complacientes con las cosas que
parecen no estar organizadas
y estructuradas. La forma en que he manejado
esto es declarando
entiendo que tenemos
este otro punto del orden del día, pero para esta vez,
si el grupo está de acuerdo, podemos hacer una excepción
para hacer este cambio. También restableciendo
que esto no es una ocurrencia
regular de esperar, y que es importante
valorar la agenda.
8. Aprovechamiento de los medios visuales: Aprovechar las ayudas visuales es una
forma extremadamente efectiva de abordar una reunión. La investigación ha demostrado que más del 65% de las personas son
en realidad aprendices visuales. Eso significa que las probabilidades
son una buena porción de tus participantes también
van a ser aprendices visuales. Ayudas visuales o
cualquier cosa que
ayude o complemente el
lenguaje hablado de la reunión. Por lo tanto, se pueden aprovechar cosas como las notas adhesivas
anticuadas para reuniones en persona , presentaciones de
PowerPoint,
tablas y gráficos , diagramas de
flujo , presentaciones de
PowerPoint,
tablas y gráficos, diagramas de
flujode trabajo,
videos y mucho
más. Voy a buscar dar
algunos ejemplos aquí.
9. Seguimiento de comentarios y conclusión: Enhorabuena, usted ha liderado
con éxito la reunión. No es que la reunión haya terminado. Todavía tenemos un par de
pasos que debemos dar. Tenemos que enviar primero las actas de
la reunión y notas resaltando
los elementos de acción, los plazos
asociados,
Las asignaciones son documentos relevantes. Entonces también necesitamos dar
seguimiento con los grupos de interés, ya sea individualmente
o en grupo. También es posible que desee
considerar la creación una encuesta para enviar
a la audiencia. Esto le permitirá
obtener retroalimentación ayudar
a mejorar en
futuras reuniones. Este es un segue
perfecto para terminar
este corto curso. Espero que tengan algún valor
de nuestro tiempo juntos. Agradezco si también
pudieras proporcionar algunos comentarios en la sección de
comunidad así
como tus
plantillas que
creaste como resultado de
algunas del curso. Agradezco si
pudieras proporcionar algún feedback en la sección de
comunidad. Y entonces estaré buscando
hacer más curso si eso es algo que
te interesa. También estoy considerando hacer más gestión de proyectos
a las cosas en Agile project
management así como algunos intereses personales como diseño
gráfico y
otras cosas también. Te interesa, por favor
házmelo saber si quieres sumergirte en algún detalle o si tienes alguna duda sobre alguno
de los temas tratados, siéntete libre de
agregarlas a los comentarios y te mirar para responder.
Muchasgracias.
Matt Robinson, Tech, AI, 3D Printing, & Laser Engraving
