Excel para el mundo real II: duplica tu velocidad en Excel con los atajos de teclado

1. Avance: Hola. Mi nombre es Al Chen. Bienvenido a mi serie Skillshare, Introducción a Excel. Ahora, solía pensar que usar Excel era para nerds de datos y personas que no tenían habilidades sociales y después de empezar a trabajar, me di cuenta de que Excel es algo que usaré todos los días. En la clase dos, nos vamos a centrar sólo en los atajos de teclado. Entonces, esto es usar pulsaciones de teclas para ser más rápido y más productivo, y también solo para navegar por la interfaz sin usar el mouse que está sujeto a error humano y te hace mucho más lento frente al uso de atajos de teclado. Excel es una herramienta útil sin importar en qué línea de negocio te encuentres, si estás trabajando para una empresa de publicidad, una organización sin fines de lucro. Te encontrarás usando una hoja de cálculo en un momento u otro. Entonces, por favor toma esta serie y sé mejor y más rápido en Excel. 2. Introducción a los accesos directos: Bienvenido a la unidad uno, Comenzar con Atajos. En esta unidad, veremos cómo configurar su entorno de Excel para utilizar mejor los atajos de teclado en el Mac. Esta lección, toda esta clase es en realidad solo sobre atajos de teclado y antes de entrar en los atajos reales, solo voy a tener una lección rápida sobre cómo empezar a usar atajos de teclado y cómo pueden ser realmente útiles para usted usando Excel. Ahora bien, si solo haces una copia de seguridad por un segundo, cuando estás usando Excel, el mejor método para usarlo como realmente usando el teclado versus el mouse, donde usar el mouse, está sujeto a error humano, podrías haga clic en cosas en las que no quieres hacer clic, y simplemente no es tan rápido como usar el teclado. Solo vamos a hacer algunas operaciones básicas en Excel con el mouse y luego con el teclado, y te mostraremos la diferencia entre ambos y lo potentes que pueden ser los atajos de teclado. Entonces, si nos fijamos en el primer paso, sólo vamos a hacer algunas operaciones básicas de formateo numérico. Quiero que tomes el número en L4 y solo apliques un formato rápido de porcentaje o coma a ese número. Entonces, puedes hacer eso fácilmente simplemente yendo aquí en la cinta y haciendo clic en la coma o el porcentaje, y ahora quiero que hagas un negrita o subrayado y eso también es realmente sencillo simplemente yendo aquí y presionando la B o la U. Ahora, digamos que quería que te ocuparas de todo eso usando sólo el teclado. Ahora, la razón por la que el teclado es mucho más rápido es que no tienes que mover el ratón por toda la cinta y todo a través de los gráficos y los menús y cosas así para que la operación funcione. Entonces, si quisiéramos agregar el formato numérico, vamos a hacer el atajo en una lección futura, pero es solo control, turno, y 1 o control, turno, y 4 para el número, para el formato de moneda; y audaz y subrayando las cosas, probablemente las tengas antes en el pasado, que es solo comando B y comando U. Estoy haciendo todo esto sin tocar el ratón en absoluto, solo estoy usando el teclado. Se puede ver que es mucho más rápido que tener que mover el ratón y ir a diferentes partes de la cinta como te mostré antes. Entonces, solo para demostrar lo potentes que son los atajos de teclado en cuanto a analizar datos y hacer análisis de datos, muchos nuevos entrevistados en bancos e instituciones financieras realmente te preguntarán lo bueno que eres en Excel usando atajos de teclado, y he estado en situaciones donde un manager me pedirá que haga algo en Excel y él va a desenchufar el mouse o decirme que no puedo usar un trackpad y me dice que tengo que hacer todo en Excel construyendo el modelo, haciendo algo de formateo usando sólo unos atajos de teclado solo para ver lo disciplinado que estaba con el uso de atajos de teclado. Entonces, primero vamos a configurar nuestro entorno en Excel para que sea mejor utilizado para atajos. Hay algunos tipos de ajustes pequeños que debes cambiar para asegurarte de que puedes usar los atajos a la mejor ventaja en Excel. Entonces, lo primero que quieres hacer es ir a las Preferencias del Sistema para Mac, si estás usando un Mac, y esto es haciendo clic en el icono de Apple en la parte superior izquierda, ve a Preferencias del Sistema, y luego ve al teclado, que está en esta sección justo aquí, y luego vas a ver un montón de cosas relacionadas con la configuración de tu teclado. Ahora, en lo único en lo que quieres hacer clic son los atajos. Entonces aquí, vas a ver todos los atajos relacionados con el uso de cosas en Mac OS. Ahora, el único ajuste que quieres estar al tanto es el botón de radio de todos los controles en la parte inferior. Para un acceso completo al teclado, por lo que solo quieres hacer clic en el botón de radio Todos los controles, y eso te permite usar la tecla de tabulación para moverte por diferentes menús cuando estés en Excel. El tabulador es una de las teclas más poderosas Excel porque permite pasar de menú a menú, de cuadro de selección a botón de radio mucho más rápido que usar el ratón. Entonces, solo asegúrate de que en tus Preferencias del Sistema, hagas clic en teclado, atajos, y luego en el botón de radio Todos los controles, y luego simplemente salgas de las Preferencias del Sistema. El siguiente paso es ir a las herramientas y luego personalizar el teclado, y esto es en realidad en Excel mismo no las Preferencias del Sistema Mac. Así que ve a Herramientas y luego Personaliza Teclado en la parte inferior allí. Aquí es donde verás prácticamente todas las operaciones de excel que puedes hacer junto con los atajos de teclado para hacer esa operación. Entonces, si estás buscando por ejemplo el formato que significaba para esa categoría y el atajo Aumentar tamaño de fuente, verás que el comando + shift más el signo de punto es el atajo de teclado. Entonces, si te encuentras haciendo mucho algo en Excel, digamos que estás haciendo mucho funcionamiento de Herramientas y Lenguaje en Excel, en realidad puedes asignar tu propio atajo de teclado a esa operación para que puedas acceder a esa operación sin usar el ratón. Entonces, esta es en realidad una característica que solo está disponible en el Excel en el Mac y no en el PC. Por lo tanto, definitivamente utiliza esta característica de Excel en Mac para personalizar aún más los atajos de teclado que usas en Excel. Por último, hay herramientas que están disponibles para ayudarte a aprender los atajos. Obviamente, si no sabes hacer algo en Excel en cuanto a los atajos de teclado, puedes buscarlo en Google para saber cuál es el atajo. También hay muchos foros de ayuda y tipo de hojas de tramposos que puedes descargar. Un producto que desarrollamos se llama desde KeyCuts es esta funda de teclado de goma de silicona, y es un tipo muy delgado de cubierta de teclado que va encima de MacBook Airs y Pros así como las pantallas retina en 13 pulgadas a 15 pulgadas modelos. Va justo encima de tu teclado y en realidad te muestra los 20 teclado de uso más frecuente para formatear y manipular datos. Entonces, por ejemplo, si quieres ver la fórmula aquí, es solo la tecla de control más la letra U. Entonces, vamos a caminar por muchos de estos atajos de teclado en esta clase, pero solo ten en cuenta que hay otras herramientas puedes usar para ayudarte a aprender atajos. Si vas a www.thekeycuts.com, verás nuestro producto de cubierta de teclado por si eso es algo que te interesa usar para ayudarte a aprender los atajos. Entonces, esa es la lección uno para Empezar con los Atajos, y pasaremos a los propios atajos reales. 3. Cómo desplazarse: Bienvenido a la unidad dos, Moverse Around. En esta unidad, antes de hablar de fórmulas, vamos a aprender a movernos más rápido y eficientemente dentro de Excel. En la clase uno, hablamos de tipo de seleccionar las cosas y la estructura del libro de trabajo y cómo se utilizan las hojas de trabajo en un libro de trabajo. Pero moverse por sí mismo de una manera rápida y eficiente, te ayudará a construir tus modelos más rápido y solo te ayudará a moverte por la hoja de trabajo de una manera más metódica. Entonces, vamos a hablar de simplemente movernos y meternos en una hoja de trabajo usando atajos de teclado. Entonces el primer atajo de teclado del que vamos a hablar es ver la fórmula en una celda. Por lo que esta clase está pensada para Excel en un Mac, pero también he incluido los atajos de Windows por si acaso estás usando un PC o portátil con Windows para utilizar estos atajos también. Pero nos vamos a centrar sólo en los atajos de Mac en esta clase. Entonces, si verás aquí en las columnas E y F, tienes los números 3 y 3 que están codificados de forma dura. En la celda G3, tenemos una suma de estos dos números. Como puedes ver si hago doble clic, es solo una suma de E3 más F3. Si hago clic en la barra de fórmulas, también es lo mismo, la suma de esos dos números. Pero de nuevo, queremos usar sólo el teclado y no el ratón para hacer doble clic o hacer clic en la barra de fórmulas. Entonces, voy a presionar la tecla Ctrl con mi mano izquierda y la letra U con mi derecha, y verás que puedes acceder a la fórmula de esa manera y para salir del modo de fórmula de edición, solo puedes pulsar la tecla Escape. Entonces de nuevo, Ctrl+U y luego Escape para ver la fórmula, entonces una vez que estés en el modo de edición de fórmulas, puedes editar lo que quieras. Pero luego una vez que hayas terminado o presiona Enter o presiona Escape. El siguiente atajo se está moviendo hacia atrás y hacia adelante a través de hojas de trabajo. Entonces, el atajo de teclado para aquí es Function plus Command con la mano izquierda, y luego una flecha hacia arriba y hacia abajo con la mano derecha. Por lo que esto permite pasar de hoja de cálculo a hoja de cálculo de una manera mucho más rápida que usar un ratón como lo estoy haciendo ahora mismo con el cursor. Entonces de nuevo, vamos a mantener pulsada Función y Comando con la mano izquierda, y luego flecha abajo y Flecha arriba con la mano derecha. Se puede ver que puedo recorrer entre todas las diferentes hojas de trabajo de mi libro de forma más rápida que usando el ratón. Otra opción es en realidad mantener presionada la tecla Opción e izquierda y derecha, pero prefiero usar el comando Función porque es más consistente con otros atajos que vamos a estar aprendiendo en esta lección. Ahora, el siguiente atajo es ir a la parte superior a la izquierda de una hoja de trabajo. Por lo que es algo similar al último, estamos sosteniendo Función y Comando con nuestra mano izquierda. Pero ahora vamos a presionar la flecha izquierda con el dedo índice derecho, y automáticamente irás a la celda A1 de cualquier hoja de trabajo en la que estés. Entonces, digamos que a veces estás todo el camino en la celda, digamos, estamos en la celda ahora mismo un 1,048,000, y en lugar de desplazarte hasta el final para volver a la celda A1, solo puedes pulsar el comando Función con la mano izquierda, y luego tecla de flecha izquierda con tu mano derecha y tú de vuelta en la celda A1, que es donde estás haciendo la mayor parte de tu construcción de fórmulas y gráficos y cuadros de mando y así sucesivamente y así sucesivamente. Es un atajo útil, solo para volver a la primera celda. El siguiente atajo es subir y bajar una hoja de trabajo rápido. Ahora esto es probablemente algo que estás acostumbrado a usar, ya sea que estés usando un navegador de Internet vas subiendo y bajando una página, es realmente simple solo tienes que mantener presionada la tecla Función con mano izquierda y luego las teclas Flechas Arriba y Abajo con tu mano derecha, y básicamente te saltas una página de datos y filas a la vez. Entonces ese es un atajo rápido para ver rápidamente una gran cantidad de datos si tienes un conjunto de datos largo y quieres ir rápidamente por páginas y páginas de filas. Por último el último atajo se está moviendo al último valor de una fila o columna. Este atajo básicamente le permite omitir todas las celdas vacías de su conjunto de datos. Es un atajo realmente simple de usar pero uno realmente poderoso si comienzas a usarlo con más regularidad. Todo lo que necesitas hacer es mantener presionada la tecla Comando con mano izquierda y luego todas las teclas de flecha con la mano derecha. Entonces, por ejemplo, si miras en la celda E8, a través de J11, hay todos estos A's dispersos por la hoja de trabajo. Obviamente puedes usar tus teclas de flecha para pasar de celda a celda, pero digamos que querías saltarte todas las celdas vacías. Entonces, si mantienes presionada la tecla Comando con mano izquierda y es que estás presionando las teclas de flecha, en realidad saltas todas las celdas vacías hasta llegar a la siguiente celda con un valor. Entonces, esta es una forma rápida de navegar por un enorme conjunto de datos si tienes un montón de espacios vacíos o hay una gran brecha entre tus datos, solo puedes mantener presionada la tecla Command más las teclas de flecha y te dejaré saltar por las diferentes partes de tu hoja de trabajo. Por lo que esta lección, de nuevo, se trataba de simplemente moverse de manera eficiente en Excel y moverse entre hojas de trabajo muy rápido. Entonces, una vez que hayas dominado esto, podemos pasar a usar realmente atajos de teclado para filtrar y ordenar datos y editar fórmulas. 4. Cómo seleccionar objetos: Bienvenido a Unidad Tres, Seleccionando Cosas. Esta unidad se trata de seleccionar datos utilizando atajos de teclado para que nunca más tengas que tocar un ratón cuando estés seleccionando datos. En la primera lección que hablamos de moverse y navegar Excel de una manera más eficiente y esta sección, esta lección, se trata de seleccionar datos de una manera más rápida y automatizada. Entonces, pasemos al primer atajo. Primero vamos a aprender a seleccionar una columna o fila completa en Excel usando solo el teclado. Entonces, los accesos directos de Windows y Mac son lo mismo aquí y es esencialmente Control más la barra espaciadora o Shift más la barra espaciadora. Entonces, si estás intentando seleccionar una columna o fila completa en Excel, normalmente pasas el cursor sobre la letra superior en Excel y harás clic en la columna para seleccionar esa columna o fila entera, ¿verdad? Lo mismo aquí con la selección de las filas. Ahora, en lugar de hacer eso, para seleccionar toda la columna presionas Control con la mano izquierda y Barra espaciadora con la mano derecha y seleccionarás toda la columna de una sola vez. Por el contrario, al presionar Mayús y Barra espaciadora, seleccionará toda la fila en un atajo rápido de teclado. Atajo bastante útil para seleccionar datos. Ahora, el siguiente atajo es una especie de bocado es mientras estás en una celda, seleccionando todas las celdas adyacentes a la última celda con valor. Ahora eso suena realmente complicado pero estoy te muestro lo que significa en Excel será mucho más fácil de entender. Por lo tanto, el atajo implica mantener presionada la tecla Comando y la tecla Mayús con el dedo medio izquierdo y el dedo índice izquierdo, y luego usar las teclas de flecha para seleccionar los datos que desee. Entonces, tenemos todos estos a's aquí derecho que queremos seleccionar de manera rápida. Entonces, si voy a la primera celda de ese rango que es G5, voy a mantener presionada Comando y Shift con mano izquierda y ahora voy a presionar una vez la tecla Flecha derecha, y te darás cuenta de que selecciona rápidamente todas las columnas para la derecha en ese rango pero se detiene en la columna J. Si presiono una vez la Flecha abajo mientras aún mantiene presionada la tecla Comando y Mayús, ahora selecciona todas las filas de abajo arriba hasta la última celda con el valor. Entonces, si solo mantienes presionadas Comando y Mayús y solo presionas las teclas de flecha ahora mismo, como una y otra vez, notarás que selecciona todas las columnas y filas hacia la derecha y hacia abajo, izquierda, abajo, arriba, dondequiera que estés presionando las teclas de flecha. Entonces, este definitivamente es un atajo útil al que acostumbrarse. Va a llevar algún tiempo entenderlo porque te vas a mover por todo el lugar así, pero una vez que entiendas cómo usar el atajo Shift y Command, te va a ahorrar tanto tiempo con la selección de datos. Ahora, una salvedad es que si sueltan la tecla Comando, solo voy a mantener pulsada la tecla Mayús y Comando a la izquierda para ir a la tecla Comando con mi mano izquierda y ahora presiono las teclas de flecha, notarás que selecciona una columna y una fila a la vez presionando las teclas de flecha. Entonces, eso es otra cosa a tener en cuenta es que cuando mantienes presionada la tecla Comando, le dice a Excel que quiero seleccionar todo hasta esa celda con el valor, pero si sueltas la tecla Comando y solo mantienes pulsada Mayús, Shift hace el selección de una sola fila y una sola columna al presionar las teclas de flecha. Entonces, en este momento solo estoy presionando Shift con la mano izquierda y luego las teclas Flecha con mi mano derecha para seleccionar varias celdas en ese rango. El siguiente atajo es agrupar y desagrupar filas o columnas después de haber seleccionado las filas o columnas. Entonces, agrupar es básicamente te permite colapsar o agrupar columnas juntas para que puedas ocultarlas de tal vez es que estás tratando de presentar los datos a un cliente o presentar los datos a la gerencia superior y no quieres ellos para ver lo que algunos de los datos que has introducido en la hoja de trabajo. Entonces, lo primero que vamos a hacer es seleccionar todas las columnas que queremos agrupar. En este caso, vamos a seleccionar todos los J, H e I. Voy a hacer esto presionando primero Barra espaciadora de Control aprendimos que para seleccionar toda la columna y luego voy a sostener la tecla Mayús con mano izquierda y la tecla Flecha derecha con mi mano derecha y presiona a la derecha dos veces. Observe que seleccioné las tres columnas con solo el teclado. Y ahora voy a presionar Comando, Shift, y la letra K para agrupar estas columnas. Y lo que verás es que crea este pequeño símbolo menos en la parte superior de Excel y al hacer clic en este símbolo menos, colapsa las columnas de grupos y ahora pasa de la columna F a la columna J. Pero si vuelves a pulsar ese signo más simplemente expande esas columnas agrupadas. Ahora, para desagrupar y agrupar rápidamente solo tienes que mantener presionadas Comando y Shift como te mostré aquí y solo presiona J y K. Así que, solo estoy en bicicleta entre agrupar y desagrupar estas tres columnas presionando Comando, Shift, J, y K. Nuevamente, esto se aplica también a agrupar y desagrupar filas. El siguiente atajo es eliminar una fila o columna seleccionada. Entonces, digamos que quiero eliminar toda la columna H, datos inútiles, no lo quiero. Entonces, quiero eliminar esto de mi conjunto de datos. Voy a presionar Control más Barra espaciadora y columna H. Ahora, tengo toda la columna H seleccionada. Entonces, voy a presionar Control más el signo menos. Entonces, Control con mi mano izquierda y el signo menos con mi mano derecha, elimina automáticamente toda la columna de tu hoja de trabajo. Simplemente voy a hacer deshacer para recuperar mis datos pero solo piensa en menos como resta o eliminación. Simplemente estás borrando cosas de tu hoja de trabajo o libro de trabajo. Lo contrario de eliminar es obviamente insertar una nueva columna o fila. En ocasiones se quiere insertar nuevas columnas entre algunos datos que se tienen. Entonces, lo primero que quieres hacer es seleccionar la columna que deseas insertar los datos antes. Entonces, quiero insertar una nueva columna entre la columna G y H como ven aquí. Entonces, voy a seleccionar la columna H. Voy a presionar Control con la mano izquierda, la letra I con la mano derecha, y ahí tienes, insertarás una nueva columna completamente en blanco con la que podrás empezar a jugar y añadir más datos. Esto sucede muchas veces si estás construyendo un tablero y tu público quiere ver los datos desglosados por meses en lugar de años. Entonces, en ese caso, tendrás que volver a tu conjunto de datos e insertar un montón de columnas vacías en tu hoja de trabajo y rápidamente solo puedes presionar Control I un montón de veces e insertarás nuevas columnas en la hoja de trabajo para jugar alrededor dentro de Excel. Entonces, eso termina la Lección Tres en cuanto a seleccionar las cosas de manera eficiente en Excel. Aprender estos accesos directos sin duda hará que tus vidas sean mucho más rápidas porque cuando estás moviendo datos y manipulando datos, necesitas saber cómo seleccionar los datos rápidamente para que luego puedas manipularlos, y filtrarlos, y ordenarlo, así sucesivamente y así sucesivamente. 5. Cómo autofiltrar y crear listas: Bienvenido a la unidad cuatro, filtros automáticos y listas. En esta unidad estamos usando atajos de teclado para filtrar y ordenar rápidamente nuestros datos utilizando la barra espaciadora y las teclas de flecha y nunca tener que tocar el mouse. Por lo que hemos hablado de moverse rápido en Excel, hemos hablado de seleccionar las cosas rápido en Excel. Ahora vamos a meternos en la tontería de filtrar una lista, ordenando una lista de datos. Todas estas cosas que normalmente vas a hacer cuando estás analizando un montón de datos en Excel. Entonces lo primero que vamos a hacer es crear un Auto Filter en Excel. Esto es después de mover el cursor a la primera fila de su conjunto de datos. Entonces tuvimos esta lista aquí la cual has visto que tiene una lista de personajes; Will Smith, Ashley Banks, Philip Banks y los espectáculos en los que aparecen así como la calificación para esos espectáculos. Entonces, con el fin de filtrar esta lista de datos, probablemente lo haya hecho, haga clic en Datos y luego haga clic en el icono Filtrar aquí. Una forma mucho más rápida de hacerlo es simplemente pulsando Shift Command F en el Mac. Entonces Shift Comando con tu mano izquierda y luego F con tu mano derecha y ahí vas. Tienes las flechas desplegables que puedes usar para filtrar tu lista por cualquier valor en el que quieras filtrar. Ahora, con el fin de acceder realmente a estos menús de flechas desplegables, al menú de filtro, puede presionar la opción más el atajo de teclado de la tecla de flecha hacia abajo para acceder realmente a los menús. Entonces digamos que quiero filtrar sólo el show guardado por la campana. Voy a presionar. Primero voy a pasar por G tres el cual contiene el campo que quiero. Voy a presionar opción con mi mano izquierda, flecha abajo con mi mano derecha y ahí tienes, trae arriba el menú de filtros que has visto con solo hacer clic en la flecha desplegable hacia abajo. Ahora bien, ¿cómo se accede realmente a todos los diferentes elementos dentro de este menú de filtro usando el teclado? Entonces aquí es donde usamos la tecla Tab y ese ajuste que cambiamos antes en las preferencias del sistema en Mac, que permite usar la tecla Tab aquí en este menú. Entonces si presiono la tecla Tab estoy presionando la tecla tabulación ahora con mi mano izquierda y noto que el tipo de contorno azul se desplaza entre unas cuantas casillas diferentes. Por lo que quiero otra vez filtrar en sólo el show guardado por la campana aquí. Entonces lo primero que haremos es que voy a esperar hasta que mi resaltado azul vaya a la caja de elegir uno justo ahí. Voy a presionar la barra espaciadora ahora con la mano izquierda y ahora quiero que esto sea igual porque quiero que mi show sea igual a salvado por la campana. Ahora voy a presionar enter y ahora el contorno azul se movió automáticamente a este campo lo que me está permitiendo especie de entrar en lo que será mi filtro. Pulsa la barra espaciadora aquí o flecha abajo, y entonces ahora puedo acceder en realidad a todos los diferentes espectáculos únicos individuales que estaban en mi lista original. Por lo que nuevamente quiero solo filtrar en el show guardado por la campana. Entonces me voy a desplazar hacia abajo con mis teclas de flecha, salvo decir por la campana. Hit enter y tus listas ahora serán filtradas solo por ese campo que querías. Entonces en este caso Guardado Por La Campana y ahora para salir de este menú de filtros, solo voy a presionar escape con mi mano izquierda y ahí tienes. Donde ahora podemos ver todos los datos filtrados usando sólo los atajos de teclado. Entonces de nuevo lo clave aquí es usar siempre la tecla Tab para moverse por tu Menú de Filtro y luego usar la tecla de la barra espaciadora y unas teclas de flecha hacia abajo para acceder realmente a diferentes tipos de selecciones dentro del menú de filtros. Entonces otra vez igual y luego voy a presionar la flecha desplegable hacia abajo y voy a ir a guardado por la campana, Entrar y luego escapar para salir de ella y ahora tengo mi lista ordenada. Para salir del menú de filtros, si quieres rápidamente, digamos que has filtrado tu menú, has filtrado o enumerado un montón de cosas y quieres salir rápidamente del estado filtrado, solo tienes que pulse de nuevo Comando de Mayús F. lo que Shift Command con mi mano izquierda y luego F con mi mano derecha y verás rápidamente desfiltro de tus datos ahora y solo te permite borrar los datos como si fueran frescos. El siguiente atajo es ordenar una lista por orden ascendente o descendente. Por lo que lamentablemente en realidad no hay atajo para el Mac. Hay uno para la versión Windows PC de Excel, pero para el Mac realmente tendrás que asignar un atajo especial que puedes hacer a través de herramientas, personalizar teclado y puedes encontrar el ítem de menú para ascender y orden descendente y asigne su propio atajo de teclado personalizado para usar la operación. Pero Excel no viene con un tipo de atajo de teclado integrado para ordenar una lista por orden ascendente o descendente. Entonces por eso hay una cara fruncida en esa celda. El último atajo de esta sección va a ser que aparezca el menú de ordenación avanzado. que sepas hacer avanzado para que puedas ordenar las cosas por orden alfabético, ascendente descendente. Pero queremos hacerlo de una manera más automatizada mediante el uso de atajos de teclado. Entonces volvamos a nuestros datos. Vamos a ir a la primera fila y el atajo de teclado aquí es shift plus command con tu mano izquierda y luego la letra R con tu mano derecha. Aparecerá este menú de ordenación avanzado que quizás hayas visto antes y aquí es donde puedes usar la tecla de tabulación y la tecla de barra espaciadora para empezar a acceder a diferentes partes del menú aquí. Entonces voy a presionar algunas veces la tecla Tab y notarás en el menú que hay como un resaltado azul realmente claro que aparece alrededor de algunos de estos botones aquí. Ahora si presiono Shift Tab, en realidad con mi mano izquierda, se mueve hacia atrás en el proceso de selección. De nuevo, la pestaña se mueve hacia adelante y la pestaña de turno se mueve hacia atrás. Entonces digamos que quiero ordenar solo por el show asuntos familiares, ¿verdad? Entonces voy a presionar la tecla tabulador hasta que llegue a la selección de columnas allá y luego voy a ahora que veo el resaltado azul alrededor de la columna, voy a presionar la barra espaciadora y aquí puedo decir, vale, quiero filtrar, quiero para ordenar mi lista solo por mostrar y voy a presionar Entrar aquí. Ahora sí quiero ordenar la lista por orden alfabético o orden alfabético descendente. Digamos que quiero hacerlo por orden alfabético descendente. Voy a presionar la tecla Tab dos veces más, 1, 2 y ahora te das cuenta de que el resaltado se mueve alrededor de la parte del menú de orden del menú de ordenación y ahora voy a presionar otra vez la barra espaciadora y hacer Z a A en lugar de A a Z. Estoy presionando el flecha abajo una vez. Voy a golpear Enter y luego ahora tengo mi clase todo configurado. Entonces solo puedo presionar Enter para que esté bien. Ahora verás que mi lista ha sido ordenada en función de show desde en orden alfabético descendente. Por lo que nuevamente el atajo de teclado es Shift Command con mano izquierda R para la mano derecha y luego usando la tecla de tabulación para moverse por los diferentes botones o elementos de menú dentro del menú real. Entonces, una vez que entras al menú real, presionas la barra espaciadora para acceder realmente al diferente tipo de campos dentro de ese menú. Por lo que eso termina esta lección en cuanto a filtros automáticos y listas. Nuevamente, se trata de formas rápidas de filtrar tus datos para que puedas encontrar los datos que necesitas y encontrarlos de manera ordenada, y así el atajo Shift Command F, Shift command R, te permiten crear rápidamente el filtro y también rápidamente crea el menú de ordenación para que puedas obtener los datos que necesitas en lugar de usar la tecla, en lugar de usar un mouse para hacer clic en todos estos diferentes botones de la cinta. 6. Pegado especial: Bienvenido a Unidad 5, pega especial. En esta unidad, estamos aprendiendo a utilizar los atajos de teclado para acceder a todos los diferentes botones de radio dentro del menú Pegar Especial. Pegar especial es una operación realmente especial, sin juego de palabras destinado en Excel, que te permite copiar y pegar ciertas partes de datos, que deseas en tu libro de trabajo o hoja de cálculo. El menú Pegar Especial es, notarás un patrón aquí es que se levanta presionando Control más Comando más la tecla letra V. Ahora, vamos a tratar de hacer un pegar valores especiales utilizando sólo el teclado. Si estás usando el ratón en el Mac, probablemente estás acostumbrado a hacer algo como esto, donde seleccionas los datos, presionas Comando C para copiar los datos, sabes que se copia cuando tienes a las hormigas marchando alrededor de las celdas. Voy a pasar a la columna J y puedes hacer un pegado valores especiales haciendo edición, pegar especial, y luego golpeando los valores aquí con el botón de radio y pulsando “Ok”. Eso está todo bien y práctico, pero quieres hacer esto solo con el teclado. ¿ Cómo se hace esto mediante el uso de atajos de teclado? Hagámoslo desde el paso 1. Paso 2, voy a seleccionar los datos aquí, seis, nueve y ocho. Se nota rápidamente que estas son sólo fórmulas básicas de adición, que suman estos números anteriores, tres más tres, cuatro más cinco y dos más seis. Yo quiero hacer un pegar valores especiales y poner estos números, seis, nueve y ocho solo en la columna J. El primer paso es seleccionar tus números, que quieras copiar, pulsa Comando C con la mano izquierda, y luego pasar a la columna que quieres hacer el pegado y aquí es donde haces el atajo. Control Comando V abre el menú Especial de Pegar. Normalmente hago comando de control con mi mano izquierda, y luego V con mi mano derecha y eso trae arriba el cuadro de menú Pegar Especial, que ya has visto antes. Una vez que estés aquí, quieres encontrar rápidamente una manera de mover el botón de radio de todos para pegar los valores. En lugar de hacer click en valores aquí, una vez que estés en el menú Especial de Pegar, pulsa Comando y la letra V. Hago Comando con mi mano izquierda, V con mi mano derecha, y mueve automáticamente el botón de radio a los valores selección, y luego una vez que presiono Enter, solo dice bien y ahora verás que todos los números seis, nueve y ocho se movieron. Ningún otro formato, ni las fórmulas. Por lo que ahora tenemos sólo los valores especiales de pasta. Ahora intentemos hacer los formatos Paste Special. Nuevamente tenemos seis, nueve y ocho copiados. Vamos a hacer un Comando C para copiar los formatos. En realidad antes de eso, entra en la columna K y ponlo en algunos números aquí, hagamos como 10, 20, 30. Nuestro objetivo aquí es copiar básicamente la fuente roja y el color de relleno amarillo a la columna K. ¿Cómo lo hicimos? Primero seleccionamos seis, nueve, y ocho, queremos copiar este formato de fuente roja y color de relleno amarillo a los números 10, 20, 30. No suena demasiado duro, ¿verdad? Comanda C con la mano izquierda, y luego pasa a la columna de formatos, y luego presiona Control Comando V. De nuevo, vimos esto con Pegar valores, Control Comando con la mano izquierda, V con la derecha mano. Ahora quieres presionar Command con tu mano izquierda y T con tu mano derecha para mover el botón de radio a formatos. Una vez que hagas eso, presiona Enter, y ahí tienes, tendrás tu formato real de la columna H moviéndose a columna K. Fórmulas es una especie del mismo concepto. De nuevo, estás viendo un patrón aquí, Control Command V para subir el menú Especial de Pegar y Comando F en realidad hace un pegado fórmulas especiales. Entonces, ¿cómo hicimos esto? Primero seleccionamos nuestros datos de los que queremos copiar la fórmula. Nuevamente, son seis, nueve, ocho y estas son, nuevo fórmulas que suman las dos celdas anteriores. Voy a hacer un Comando C. Entonces se copia cuando tenga las cabezas marchando por ahí. Ahora voy a pasar a la columna L. Control Comando con mi mano izquierda, V con mi mano derecha, y luego voy a presionar Comando con mi mano izquierda y F con mi mano derecha. Ahí vas. Mueve el botón de radio hacia las fórmulas. Después presionas Enter, y notarás que sólo se copió sobre las fórmulas de la anterior, que es sumando las dos celdas anteriores y no el formato, no los números, solo las fórmulas. El atajo final en la sección especial de pasta de la que vamos a hablar es, la transposición de datos. Transponer datos es útil cuando se desea cambiar los ejes de sus datos. Por ejemplar, digamos que aquí quiero transponer estos datos y quiero hacer los valores ante todo fórmulas a lo largo del lado izquierdo y quiero que los números y esas cosas se muestren en el lado derecho. Esto será más claro cuando te muestro lo que esto significa en Excel. Primero seleccionemos estos datos. Voy a presionar el Comando C para copiar. Notarás a las pequeñas cabezas marchando alrededor de la selección. Pasaré a una parte en blanco de la hoja de trabajo y ahora presionaré Control Comando V. De nuevo, hacemos esto mucho para que aparezcan el menú Pegar Especial, y luego hagamos primero un pegado valores especiales. Entonces hagamos un Comando V. Notarás que el Comando V mueve el botón de radio a valores. Ahora quiero comprobar la casilla de verificación de transposición con el atajo de teclado. Ahora voy a presionar Comando E, E para Edward. Te darás cuenta de que cuando presiono el Comando E, comprueba la transposición. Ahora si presiono Enter, notarás que básicamente cambia la orientación de los datos para que ahora los valores, formatos, y fórmulas estén a lo largo de las filas y los valores mismos ahora estén a lo largo de las columnas. Transponer básicamente te permite cambiarlo a ejes usando un especial de pasta y luego Comando E te permite aplicar rápidamente esa operación. Nuevamente, esta lección se trató de usar el menú Especial de Pegar. Obviamente hay otros atajos que puedes usar para acceder al cuadro de menú Pegar Especial. las letras que corresponde a cada una de estas operaciones, puede que tengas que buscar en Google, pero las más comunes utilizadas son fórmulas, valores, formatos, y también transponer. 7. Rellenar fórmulas: Bienvenido a la unidad seis: Formula llena. En esta unidad, estamos usando atajos de teclado para crear rápidamente fórmulas sobre la marcha en Excel. Entonces, vamos a meternos en ello. El primer atajo es llenar una fórmula hacia abajo o hacia la derecha. Ahora, es lo mismo tanto para Windows como para Mac, es solo la tecla Control, y las letras D y R. Normalmente lo hago con mi mano izquierda solamente, pero si quisieras usar tu mano izquierda o derecha depende de ti, pero yo generalmente lo encuentran bastante rápido solo para usar la mano izquierda tanto para los atajos. Entonces, veamos cómo funciona esto en acción. Ahora, aquí mismo tenemos algunos datos básicos, tenemos los números tres, cuatro, dos, tres, cinco, seis etc. Quiero que hagan una fórmula de suma en I5, y escriban la fórmula para la suma de las dos celdas anteriores. Entonces, quiero que esto sea una suma, vértices izquierdos de G cinco y H5. Entonces, entonces el resultado debe ser seis. Genial. Ahora, digamos que quiero aplicar esta fórmula a las celdas I6 , I7, I8, I9 etc. Ahora, obviamente no quiero reescribir las fórmulas una y otra vez, porque eso va a llevar mucho tiempo. Puedo reutilizar el trabajo que he realizado en la celda I5, y crear esta fórmula sobre la marcha para todas las demás celdas de abajo usando un relleno de fórmula. Entonces, usando el ratón puedes hacer esto manteniendo obviamente presionado este signo más inferior derecho, y simplemente arrastrándolo hacia abajo así, y notarás que puedes obtener la fórmula de suma solo haciendo un arrastrar y soltar. Ahora bien, ¿cómo se hace esto con los atajos de teclado? Entonces, lo primero que quieres hacer es, la primera celda tiene que ser la fórmula que quieres copiar. Entonces, va a ser el número seis I5, y ahora voy a presionar Turnos con la mano izquierda, y flecha abajo algunas veces a mi mano derecha, para seleccionar todas las celdas por debajo de ese número seis al que quiero aplicar ese relleno de fórmula. Entonces, otra vez Shift, y la flecha abajo, y ahora tengo todas estas celdas vacías a las que quiero aplicar esa fórmula de suma. Entonces, esto es lo que voy a aplicar la fórmula de relleno hacia abajo pensando en llenar la fórmula abajo abajo lo que tengas, para crear la fórmula sobre la marcha. Entonces, voy a presionar Control con mi meñique izquierdo, y normalmente hago D con mi dedo medio izquierdo. Verás que automáticamente crea esta fórmula sobre la marcha, y si miras en esta prensa Control U, verás que es hace exactamente eso. Te muestra la fórmula de suma que resume los dos números anteriores a eso. Ahora, lo mismo se aplica a la fórmula de llenado a la derecha. Entonces, digamos que tengo esta fórmula de suma en G12 igual suma paréntesis izquierda, quiero sumar todos estos números aquí arriba. Genial! Tengo el número 26. Ahora, digamos que quiero aplicar esta fórmula a esta celda en H12. Es un concepto similar a la fórmula de relleno hacia abajo, vamos a llenar fórmula ahora mismo. Entonces, me voy a quedar en la celda que tiene la fórmula G12, voy a sostener Shift con la mano izquierda, y golpear una vez la tecla de flecha derecha, y ahora sé que tengo una celda vacía que quiero llenar la fórmula a ese Originalmente escribí en la celda G12. Entonces, ahora voy a presionar Control con la mano izquierda, y luego R también con la mano izquierda, y automáticamente crea la fórmula sobre la marcha, y si hago un Control U para ver qué hay en esa celda, ahí tienes un fórmula de suma que creamos originalmente en la celda G12. Entonces, como una forma rápida de crear fórmulas al vuelo, a veces tendrás fórmulas realmente complicadas y no quieres volver a escribirlas, y quieres aplicar esa fórmula a varias celdas dentro de tu libro de trabajo. La función de fórmula de relleno es una herramienta realmente útil porque no tienes que usar el ratón, y es una forma rápida de crear las fórmulas. El siguiente y final fórmula, lo siento atajo de teclado, en esta lección es crear un autosome de un rango de valores. Entonces, vamos a deshacernos de estos números aquí, digamos que quiero resumir rápidamente estos números. ¿ Verdad? Ahora, en el atajo anterior acabamos de hacer igual suma, los paréntesis de la izquierda, y luego tuve que seleccionar el número de celdas que quería sumar, seleccionando esto y subiendo aquí. Una forma rápida de hacerlo, es presionar el comando Shift y la letra T y luego entrar. Entonces, comando Shift T está encendido presionando comando con el dedo índice izquierdo, Shift con el dedo anular izquierdo, luego la letra T con la mano derecha. Notarás que Excel sabe inteligentemente que quieres sumar todos estos números arriba dondequiera que estuviera tu cursor. Entonces, en este caso quiero sumar todo desde G5 hasta G11 que es lo que quiero hacer. Presiono Enter, y ahí vamos, automáticamente crea alguna fórmula para mí no tuve que escribir la fórmula de suma, no tuve que seleccionar ninguna celda. Excel sólo sabía enseguida que quiero sumar todos esos números, y simplemente hizo todo el trabajo por mí. Otra gran manera de ahorrar tiempo cuando estás sumando muchos números todos juntos a la vez. Esto se aplica también a sumar números a través de columnas. Entonces, digamos que quiero sumar los números tres y tres en venta I5. Nuevamente presiono Command Shift con mi mano izquierda, T con mi mano derecha, y automáticamente crea la fórmula de suma a través de estas dos columnas. Golpeo Enter, y tiene el resultado correcto que quiero. Entonces, eso es realmente todo para esta lección, queríamos enfocarnos en cómo crear fórmulas sobre la marcha de una manera realmente rápida y eficiente, y esto definitivamente es mucho más rápido que usar un mouse, y seleccionar las celdas para la que desea aplicar la fórmula porque, podría ir accidentalmente también hacer celdas abajo, o podría no seleccionar las que necesita. Por lo tanto, asegúrese de usar atajos de teclado como fórmula de relleno y autosuma demasiado rápido resumir sus datos. 8. Formato: Bienvenido a la Unidad siete, formateo. Esta unidad se enfoca solo en formatear tus datos dentro de Excel usando atajos de teclado. Formatear los datos como aprendimos en la clase uno es realmente importante porque queremos poder ver claramente los datos en nuestra hoja de cálculo, y si no sabes dar formato a los números correctamente de manera rápida entonces podrías terminar tomando mucho tiempo simplemente haciendo clic alrededor de diferentes menús para formatear rápidamente los datos que desea y los formatos numéricos y las alineaciones y los bordes que necesita. Entonces vamos a hablar de algunos atajos realmente rápidos y fáciles para agregar formatos numéricos y bordes y contornos a tus datos. Entonces el primer atajo es simplemente agregar una coma a un gran número que tienes en Excel. Entonces, tengo estos dos números aquí y se puede ver que son muy grandes y tienen decimales y no hay comas, no puedo decir si esto son 2 millones o 200,000, obviamente son 200,000 pero si quiero dejar esto más claro para alguien para leer podría usar control más turno con mi mano izquierda y número uno con mi mano izquierda también. Entonces, normalmente uso esto con un turno de control de una mano con mi dedo meñique y anular en mi mano izquierda, y luego uno con mi dedo medio. Si presiono ese turno de control aquí y luego uno, notarás que Excel crea este formato numérica con la coma para que puedas ver rápidamente dónde están los cientos y miles de lugares. Otra opción nuevamente es usar ambas manos control turno con la mano izquierda y luego una con la mano derecha y rápidamente creará ese formato de dólar. Ahora de igual manera también podemos sumar signos y porcentajes de dólar a nuestros números también. Entonces digamos que quiero convertir este número de $129.99 en formato de moneda. En lugar de usar la pantalla de inicio y presionar aquí el símbolo de moneda, voy a decir en esta celda y presionar control y turno con mi dedo medio e índice en mi mano izquierda, para luego presionar el número cuatro con mi mano derecha, y verás que Excel creó automáticamente el formato de moneda del dólar que quiero. Hagamos también los porcentajes para la celda F5, 0.67 queremos mostrar eso como 67 por ciento. Voy a presionar control y a desplazar mi con mi mano izquierda, cinco con mi mano derecha y ahí van tenemos 67 por ciento. Una forma rápida de recordar o ver más bien, los formatos numéricos son cuatro tiene símbolo de signo de dólar en él, cinco tiene el signo de porcentaje en él así, esa es una forma rápida de recordar qué formatos numéricos se utilizan por qué números. El siguiente atajo es aprender a alinear las cosas centro, izquierda y derecha. Entonces en el Mac, en realidad es un atajo realmente simple que es comando más letra E para dar formato a algo, comando L para alinear algo a la izquierda o comando R para alinear a la derecha algo. Entonces tratemos de centrar alinear estos datos de prueba en la celda E6. Por lo que normalmente solo presiono comando con mi mano izquierda y luego E con mi mano izquierda también, y luego verás Excel automáticamente centro alinea los datos ahí. Nuevamente podemos hacer Command L para alinear a la izquierda, R para alinear a la derecha y solo es cuestión de presionar la tecla de comando con E, L y R para recorrer en ciclo las diferentes opciones de alineación en Excel. El siguiente atajo es agregar bordes a tus datos. Por lo que agregar bordes realmente es como una cosa estética pero te permite segmentar tus datos de otros datos de tu hoja de trabajo. Por lo que la forma rápida de agregar un borde de contorno alrededor de tus datos es presionar la opción de comando con tu mano izquierda y el número cero con tu mano derecha. Entonces digamos que quiero agregar un borde alrededor de estos datos aquí mismo, todo lo que tengo que hacer es presionar comando con mi índice izquierdo, tecla de opción con mi dedo medio o es la tecla alt, y luego presiono el número cero. Entonces si te alejas de tu selección verás que aplica un contorno de borde negro delgado a tu a tus datos. Para deshacerse del contorno, simplemente selecciona los datos que tienes de nuevo y presiona la opción de comando con la mano izquierda y luego el signo negativo que está justo al lado de la tecla cero, por lo que es fácil de recordar. Entonces si presiono la opción de comando menos signo, Excel se deshace de cualquier borde alrededor de esa selección. Ahora lo mismo aplica para agregar un mortero a la derecha, izquierda o arriba o abajo. Simplemente puede presionar comando y opción más las diversas teclas de flecha para obtener el borde que desee. Entonces digamos que quiero aplicar un borde superior solo a estas dos celdas E4 y F4. Voy a presionar comando con mi opción de mano izquierda y solo la tecla de flecha arriba con mi mano derecha. Ya verás que Excel me ayudó a agregar un pedido superior a mis datos. Por lo que este es un atajo realmente útil para saber cuándo quieres agregar bordes rápidamente a tu conjunto de datos. El atajo final en esta sección es cómo abrir el menú de formato. Una vez que aparezca el menú de formato usando la tecla de tabulación y tecla de barra espaciadora y las teclas de flecha te ayudarán a navegar por el menú, y veamos qué significa eso. Entonces, digamos que quiero convertir estos datos. Quiero que estos datos aquí tengan solo celdas E4 y F4 para tener formato de moneda sin decimales, correcto. Entonces voy a seleccionar primero estos números y voy a abrir el menú de formato con el comando un atajo de teclado. Normalmente hago esto presionando comando con pulgar izquierdo y luego uno con el dedo medio en la mano izquierda, va a abrir el menú de celdas de formato que ya has visto antes en Excel. Ahora en lugar de usar el mouse para seleccionar todos estos diferentes elementos de menú en el menú de celdas de formato, aprende a usar la tecla Tab para moverse por diferentes partes del menú. Entonces, nuevamente vimos esto con los avanzados atajos de teclado de filtro dolorido y avanzado. Si presiono la tecla Tab, notan que hay un resaltado azul claro que se mueve por el menú. Ve cómo las categorías primero resaltaron ahora, vuelvo a presionar Tab, está bien resaltado, luego cancelar se resalta y luego se resaltan los números. Entonces, una vez que llegues a la sección en la que quieres desplazarte, solo dejas de presionar las teclas Tab. Entonces voy a detener la tecla Tab una vez que llegue a la categoría. Entonces ahora una vez que esté en los contornos azules de la categoría, voy a empezar a presionar la tecla de flecha hacia abajo para acceder realmente a estos diferentes formatos. Ahora dije antes quiero aplicar un formato de moneda sin decimales, ¿verdad? Entonces voy a ir al ítem de la lista de divisas y ahora quiero editar básicamente los decimales para que solo tenga cero decimales. Entonces ahora si presiono la tecla Tab una vez más, la tecla Tab cambia el enfoque, el contorno azul a los decimales. Ahora puedo presionar ya sea cero o la tecla de flecha abajo dos veces para obtener el número de decimales que quiero que es en este caso cero. Ahora tengo el formato de moneda correcto, presiono enter y ahí tienes. Ahora tienes tu formato de moneda sin decimales. Entonces el concepto clave aquí es que una vez que aparezca el menú Formato Celdas con el comando uno, aprenda a usar la tecla Tab para moverse por las diferentes selecciones de menú dentro del menú. Entonces por ejemplo una vez que estoy en el número, ve que el número está resaltado aquí mismo, puedo usar la tecla de flecha derecha para acceder en realidad a diferentes partes de este menú moviéndose para digamos fuente, presionando el espacio , puedo presionar de nuevo Tab para desplazarme realmente a las diferentes partes del menú y acceder a diferentes menús usando las teclas de flecha. Eso termina formateando para esta lección. Nuevamente, usar los atajos te ayudará a aplicar formatos numéricos, contornos de bordes y alineaciones. Simplemente juega con el menú de celdas de formato también porque ese será uno de los menús más utilizados a la hora de formatear tu conjunto de datos. 9. Atajos especiales: Bienvenidos a la unidad ocho, los atajos especiales. En esta unidad, vamos a ver algunos atajos especiales como redo que harán que tus vidas sean aún más rápidas usando Excel. Entonces, el primer atajo en realidad solo está disponible en la máquina Windows, autofitting columnas y filas y desafortunadamente, no hay nada para el Mac y creo que en realidad se puede usar el elemento del menú de teclado personalizado dentro de Excel para encontrar uno para el Mac, pero en realidad no hay acceso directo de Excel Mac nativo para automontar una columna o fila. El atajo de Windows es esencialmente la tecla Alt y luego O, C, A para autoajuste de una columna. Entonces, eso es algo a tener en cuenta cuando estás usando Excel en la PC, pero no existe nada para el Mac. Ahora, el formato redo es otro atajo que realmente está destinado para formatear, obviamente y es un poco diferente a Pegar Especial porque permite rehacer el formato una y otra vez con un trazo de un atajo de teclado. Por lo que probablemente estás acostumbrado a usar Command Z para deshacer algo. Probablemente creaste una fórmula que no querías crear, escribiste algo que no querías escribir y presionas Comando Z para deshacer algo, mientras que redo, que es Comando Y en el Mac, es casi tan útil como deshacer algo. Entonces, ¿cómo usamos redo para rehacer el formato que hemos hecho en una celda anterior? Entonces, veamos este ejemplo en la celda E5, tenemos las palabras hola mundo con como una fuente roja, un color de relleno azul, y un contorno de borde negro. Entonces digamos, quiero aplicar ese mismo tipo de formato a, este es texto de Excel aquí. Entonces, ¿cómo hago eso? Lo primero que voy a hacer es presionar Comando C. Sabemos hacer eso para copia. Una vez que haga eso, lo verás y empezarás a marchar alrededor de la celda. Entonces, sé que no copié algo. Ahora, vamos a hacer un formato especial de pasta y aprendimos en una lección anterior que esto es Control plus Command con tu mano izquierda y V con tu mano derecha y eso trae arriba el menú Pegar Especial. Ahora, para hacer un pegado formatos especiales, voy a presionar Comando con la mano izquierda y T con mano derecha y el botón de radio se mueve a Formato. Ahora, voy a presionar Enter, Ok. Ahí tienes, copié sobre el color rojo de la fuente, el relleno azul, y el contorno del borde negro a la celda. Ahora, digamos que quiero copiar este formato a las celdas I5 y L5 también. Ahora, no quiero volver a hacer un especial de pasta porque eso tomó tantos trazos de teclado, donde tuve que presionar Control, Command V, Command T, Enter, demasiados atajos y mis dedos se van a cansar, no quiero hacerlo. Entonces, aquí es donde puedes usar el atajo de teclado Command Y para rehacer algo que has hecho en el pasado. Entonces, hagámoslo aquí mismo. Entonces, voy a presionar Comando con mi mano izquierda y Y con mi mano derecha y notarás que todo lo que hizo bien ahí fue aplicar ese mismo formato de esta celda G5 a I5. Leí la operación de formateo de datos que hice en el pasado. Hagamos lo mismo con L5. Comando Y, quiero hacer esto ahora con mi mano izquierda solamente, Comando Y y ahí tienes. Puedo hacer esto por todas partes en mi archivo Excel que quiero porque Excel sabe que mi última operación de formateo fue esta fuente roja, color de relleno azul con contorno de borde negro, y solo estoy rehaciendo esta operación una y otra vez por todo mi Archivo de Excel. Siguiente atajo es este atajo especial, que está recorriendo referencias celulares absolutas y relativas. Ahora, esto permite básicamente agregar el signo del dólar a la columna, la fila, o a ambos. Entonces, veamos lo que esto significa en Excel. Voy a estar en la celda de columna G6. Si miras el contenido celular, al igual que un Control U, es sólo la suma de E y F, E6 más F6. Ahora, digamos que quiero crear una referencia absoluta tanto para E6 como para F6. Ahora, mientras sigo en modo de celda de edición, voy a pasar a E6, ves que mi cursor está parpadeando ahora dentro de E6 y ahora, voy a presionar Command con la mano izquierda y T con la mano derecha. Notarás que Excel agregó automáticamente los signos de dólar a las letras E y al número seis. Si vuelvo a presionar Comando T, solo mostrará el número seis con un signo de dólar, si vuelvo a presionar T, solo muestra la letra E, y si vuelvo a pulsar T, Comando T, no aparece nada. Entonces, si solo sigues presionando el Comando T aquí, básicamente circula a través de una referencia absoluta y relativa para esa celda dada. Una vez que tengas lo que quieres, solo puedes soltarte y luego desplazarte a otras partes de la fórmula y presionar Comando T para hacer también referencias absolutas y relativas para esas celdas. Una vez que hayas terminado, solo tienes que pulsar Enter. El siguiente atajo es para aumentar y disminuir el tamaño de fuente. Ahora, este es un especial de nuevo, atajo que no está disponible en la PC. Entonces, para ustedes los usuarios de Mac por ahí, están en un buen regalo. Esto es algo que solo tienen los usuarios de Mac y es un simple atajo de hacer Command y Shift con la mano izquierda y luego las teclas de punto y coma. Por qué es punto y coma, lo sé, pero esto es lo que está disponible en el Mac. Entonces, vamos a presionar Command con el dedo índice izquierdo, Shift con el dedo medio izquierdo, y luego presione el punto un par de veces, y notarás que aumentarás el tamaño de la fuente realmente grande. Ahora, hagamos lo contrario, disminuyamos el tamaño de la fuente. Entonces, Comanda con tu mano izquierda, Shift con tu mano izquierda, y luego presiona el signo de coma, notarás que disminuirás rápidamente el tamaño de la fuente, y puedes alternar entre aumentar y disminuyendo simplemente manteniendo presionada Comando y Mayús con mano izquierda y luego presionando periodo y coma para ir de ida y vuelta. El atajo final no es realmente un atajo, pero para los de la PC, haz una búsqueda rápida en Google para la Barra de herramientas de acceso rápido. En realidad, puedes acceder a las operaciones más comunes que usas en Excel presionando la tecla Windows más un signo de número. Esto no está disponible en el Mac desafortunadamente, pero para los de la plataforma Windows, haz una búsqueda rápida en Google para Barra de herramientas de acceso rápido, y esa es otra forma en que puedes ahorrar tiempo rápidamente usando los atajos de teclado. Entonces, esto termina esta lección. Se trata de una sección más sobre atajos especiales para que tus vidas sean más rápidas. Se trata de atajos que los analistas, los banqueros y las personas con las que hemos consultado utilizan en día a día para hacer su vida más rápida a la hora de formatear, bloquear ciertas referencias celulares, y también simplemente aumentar y disminuir los tamaños de fuente para ayudarte a que tu formato en Excel sea mucho más rápido. 10. Ejercicio final: Esta es la lección final en la clase de atajos de teclado. Vamos a tomar todo lo que aprendimos de las lecciones de una a ocho, alrededor del formateo, alrededor de Paste Special etcétera, fronteras. Vamos a ver rápidamente cómo podemos crear algunos datos, hacer algunos datos sin procesar, y hacer que se vea presentable a tu cliente, tu gerente, a tu jefe, quienquiera que sea. Entonces, veamos algunos datos en este momento en las celdas B3 a las celdas F9. Te darás cuenta de que básicamente es un montón de números de ingresos por este tipo de categorías de viajes. Entonces, tenemos Ingresos para viajes aéreos, Cruises & Charters Revenue, Specialty Travel Revenue y está roto por los primeros seis meses de 2011. Nuestro objetivo es convertir estos datos, y hacer que se vea un poco más presentable para que se vea como estos datos aquí mismo. Este dato como puedes ver, vamos a redimensionar un poco esto. Esta tabla es que hemos destacado aquí, se ve un poco más de bien formateada. Tiene algunos contornos fronterizos, tiene el número de formatos que están en millones porque estos números son tan grandes y peludos. Quieres que se vean un poco más bonitos. Entonces, tenemos un lugar decimal, y tenemos un signo de dólar con el formato de moneda, con un lugar decimal y también tenemos las sumas que son realmente importantes tener porque quieres saber si la suma de cada mes es y para cada tipo de categoría. Entonces, ¿cómo convertimos? Quiero que pienses algo en cómo convertirías estos datos en esta tabla a continuación. Entonces, ¿por qué no simplemente recreamos básicamente esta mesa? Entonces, te voy a guiar por cómo lo hago en los atajos de teclado de Excel. Tu orden de operaciones podría ser diferente al mío pero las operaciones siguen siendo uniformes sin embargo. Entonces, déjame guiarte por cómo lo haría en cuanto a convertir estos datos brutos en este resultado como nuestro ejercicio final. Entonces, lo primero que queremos hacer, noté que los meses en realidad están a lo largo de la parte superior y las categorías de ingresos están a lo largo de las filas. Aprendimos la lección especial de Pegar que se trata de utilizar la operación de transposición especial de Pegar. Entonces, lo primero que vamos a hacer es copiar los datos. Entonces, voy a seleccionar todos estos datos aquí mismo, comando C para copiar y me voy a mover aquí abajo y un área en blanco de Excel y voy a hacer una transposición especial de Pegar. Entonces, este es el Comando de Control V, Comando E para la casilla de verificación de transposición justo aquí, entra y ahí vas. Ahora tenemos los meses a lo largo de la parte superior y tenemos las categorías Travel Revenue a lo largo de los lados, que se parece más a la salida que tenemos aquí. Entonces, ahora intentemos hacer un poco más de formateo y construcción de formatos para asegurarnos de que tenemos esto en el formato correcto que quieras. Entonces, queremos estos formatos de datos y no ser el formato tradicional de mes, día, año. Queremos mostrar las letras reales en el mes. Entonces, voy a subir el menú de celdas de formato, primero seleccionaré estos datos pulsando Comando Uno y luego me voy a asegurar que tengo mi punto culminante sobre el menú numérico. Voy a presionar Tab hasta llegar a mi tipo y luego voy a seleccionar el formato que quiero. En este caso, quiero tener el formato de tres letras más el año, así que es este formato Mar-01. Golpea entrar y ahí vas. Hagamos esto audaz, así que voy a hacer un Comando B. Queremos que esto sea en millones. Entonces, hagámoslo en millones. Simplemente teclea eso, no hay un atajo ahí, solo escríbalo. Comando B a negrita también, y aquí todos estos números están en realidad en millones. En realidad queremos hacer estos números en millones y ahora mismo se acaba de escribir ahora en el formato largo. Entonces, vamos a hacer una división especial de Paste la cual no repasamos en el menú Especial de Pegar pero lo haremos aquí mismo. Qué hace una división especial de Pegar, aplica alguna operación a los números o datos en los que estás intentando hacer un especial de pasta. Entonces, en este caso, sabemos que queremos convertir estos números aquí mismo en millones. Entonces, ¿cómo hacemos eso? Tenemos que dividir cada número por el número uno millón. ¿ Verdad? Entonces, voy a escribir el número uno millón aquí abajo uno, dos, tres, uno dos tres. Voy a hacer un comando C para copiar y ahora quiero hacer una división especial de pasta que le dice a Excel Quiero dividir todos estos números aquí por el número uno millón. Entonces, Control Comando V para Pegar Especial, comando I para dividir, se nota que el botón trasero se mueve para dividir. Voy a presionar enter, y ahí van ahora los tengo en un millón de decimales. Entonces, ahora tratemos de aplicar formato de moneda a esto. Entonces, podemos deshacernos de todos estos decimales así como agregar un signo de dólar. Voy a presionar el comando uno. Ahora voy a pasar a la categoría de moneda, decimales es sólo un lugar decimal. Golpea entrar y ahí vas ahora. Se ve un poco más bonito, más ordenado sin todos esos decimales. Voy a eliminar esto por ahora y aquí vamos a ir, vamos a escribir la palabra total, porque queremos que esa columna sea el total. Quieres que esto también sea un total y vamos a hacer la función de fórmula de suma automática que aprendiste en una lección anterior y eso es Shift Command T que construye automáticamente una suma para nosotros. Yo pego enter y quiero atrevir esto, ¿verdad? Ahora bien, ¿cómo aplico la misma fórmula a todas estas otras células a la derecha? Aprenderemos eso en la lección de llenado de fórmula. Entonces, nos vamos a quedar en la celda con la fórmula que acabamos de construir. Voy a seleccionar todas las celdas a la derecha manteniendo la tecla Mayús con la mano izquierda y la tecla de flecha derecha unas cuantas veces y ahora voy a presionar Control con la mano izquierda y R con la mano izquierda también. Bam! Tienes todas estas fórmulas construidas sobre la marcha listas para que las utilices. No es necesario mecanografiar. Vamos a hacer lo mismo en todas las categorías Shift Command T, Enter y vamos a construir esto también. Esta vez vamos a llenar la fórmula. Entonces, voy a seleccionar todas las celdas debajo de esa celda con una fórmula Control y la letra D y ahí vamos. Yo debería querer que estos sean sin negrita y lo último que necesitamos hacer en realidad es simplemente aplicar la frontera todas las líneas. Entonces, pensemos en esto quiero aplicar un borde alrededor de todo este conjunto de datos, ¿verdad? Entonces, voy a seleccionar todo mi rango y aprendimos que es Opción Comando cero para aplicar todo el borde superior o el contorno del borde. Correcto. Ahí lo tenemos. Hay una frontera alrededor de nuestros datos y por último, queremos tener estos pedidos individuales inferiores y superiores para los meses y la línea total. Entonces, voy a aplicar un borde inferior a esta línea aquí mismo seleccionando los datos y luego presionando el comando de opción y la flecha abajo. Ahora tengo esa parte superior, el borde inferior y aquí voy a aplicar una parte superior o en la línea total presionando, datos de primera/segundo, Opción, Comando y flecha superior y ahí lo tenemos. Entonces, ese fue el ejercicio final para empatar para reunir todo lo que aprendimos las primeras ocho lecciones sobre cómo usar atajos de teclado y ojalá pudieras seguir junto con este ejercicio final. Si no sólo una especie de rebobinado y mira algunos de los pasos que tomamos para llegar a la salida final, que es esta tabla aquí mismo y ojalá puedas usar estos atajos de teclado para hacer tu vida más rápida cuando se llega a formatear y escribir fórmulas. Está bien. Terminaste la clase dos. Eres superrápido en Excel. ¿ Qué vas a hacer con todas estas habilidades impresionantes? clase tres se trata de analizar algunos datos reales. Termina esta serie de tres partes haciendo análisis reales sobre algunos datos reales y estarás en Excel wizard al final de esta clase.