CONSEJOS PROFESIONALES de Excel parte 2: formato

1. Introducción a los consejos de formateado: Todos en esta sección hablarán sobre consejos de formato, que son todo sobre personalizar el aspecto y la sensación de tus libros de Excel. Hablaremos de dolores congelados, diseñaremos informes y cuadros de control pulidos y trabajaremos con tipos de datos complicado como fechas, códigos zip y números telefónicos. Por último, nos sumergimos en algunos consejos de nivel experto como reglas de formato basadas en fórmulas y tipos de números personalizados . Empecemos. 2. Atajos de formato: todo bien. Siguiente pro tip. Usando atajos de control para aplicar el autoformato. Tan bastante simple. Este es un consejo de una estrella. Muy sencillo. El punto es, puedes acceder a algunos de los formatos numéricos comunes de Excel usando atajos de control con turno por lo que presionar control Shift one o punto de exclamación de control va a formatear tu selección como un cambio de control de formato de número común a lo haría formato como tiempo tres formaría como fecha cuatro moneda. Cinco. Su porcentaje y seis es científico, así que tiendo al poder X Eso es un tipo científico de formato numérica. Y en cualquier momento que quieras revertir tus formatos a una especie de estilo general no formado, enmarañado, podrías usar el cambio de control. Tilda, que es la clave que cree en la mayoría de los teclados, vive a la izquierda del número uno. Entonces aquí hay una demo rápida estaban en la práctica esto en Excel. Digamos que tienes cuatro columnas como esta fecha de lanzamiento. A Facebook le gustan los ingresos brutos y R A y todos los diferentes tipos de formatos ahí dentro, y quieres convertirlo en algo como esto al menos es el primer pase es una gran manera usar los atajos de turno de control que podrías seleccionar columna un turno de control de uso. Tres. Para convertir esos valores de fecha de varilla en fechas correctamente formateadas, podría usar el control. Cambia uno en la columna B para convertir esos gustos de Facebook en un control de formato numérica estándar. turno cuatro convertiría esos valores de ingresos brutos en moneda y finalmente, control Shift cinco convertiría esos decimales brutos en valores porcentuales reales. Entonces el caso de uso obvio aquí es realmente solo para aplicar rápidamente esos formatos numéricos comunes sin usar el mouse sobre hacer clic y sin trabajar a través del cuadro de diálogo de celdas de formato . Así que tomemos dos minutos y practiquemos rápidamente la aplicación de algunos de estos accesos directos de formato . Está bien, así que si has estado siguiendo, abre tu archivo Excel pro tip Excel. Dirígete a una tabla de contenidos, y este es el primer atajos de formato de punta. Adelante y haga clic. El enlace te llevará al primer tipo de pestaña naranja aquí dando formato a atajos y verás cinco columnas muy similares a las que acabo de describir. Película de fecha de estreno le gusta presupuesto de ingresos brutos y nuestro aliado, y como puedes ver, estos aires todo tipo de formatos no formados, enmarañados, estilo general en este punto. Entonces todo lo que necesitamos hacer es recordar esas teclas de acceso directo para convertirlas en formancia que tengan más sentido. Entonces para empezar, sigamos adelante y seleccionemos toda la columna A y usemos el turno de control. Tres. Corto. Y eso va a convertir esos valores de fecha en bruto en fechas que en realidad son un poco más legibles. Y puede o no gustarle el formato de fecha predeterminado que seleccionó para usted. Yo soy así desde aquí puedes hacer click derecho e ir en tus opciones de formato. A mí me gusta el control un atajo para llegar al mismo lugar, y se puede seguir adelante y elegir fecha y tal vez formatear algo como esto, que personalmente, prefiero un poco más. Ahora vamos a Facebook me gusta ¿verdad? Formato numérica estándar. Um, todo lo que necesitamos hacer aquí es controlar el Turno uno. Y ahí tienes. Se agrega el decimal con dos marcadores de posición que coma entre miles de separadores otra vez . A lo mejor no es tu formato favorito, pero puedes seguir adelante en tu menú de inicio aquí. Ya sabes que este caso tal vez quieras deshacerte de esos decimales, y ahí lo tienes. Ingresos brutos y presupuesto. Estos airean ambas divisas. Adelante y sostenga turno Agarra columna D. Así que tengo a ambos a la vez hacer un poco de un dos por uno especial aquí. Control turno cuatro, que es el signo del dólar, y que aplica el formato de moneda. Otra vez. Realmente no tengo estos datos a nivel de los sentidos. Se acaba de redondear al dólar para que pueda seguir adelante y quitar esos decimales. último pero no menos importante, pero seleccione columna E control turno cinco, que usted adivinó que es el símbolo de porcentaje. Y ahí tienes. Ahora tenemos un porcentaje debidamente formateado. Sharon columna Comer. Así que recuerda, si quieres volver atrás y revertir estos dos tipos de un estilo general no formateado, podríamos simplemente seleccionar todos estos datos a a a través de E y usar el turno de control hasta la opción llevarnos de vuelta a donde empezamos. O podríamos controlar Z deshacer ese cambio. Y ahí tienes. Tenemos unos formatos adecuados. Imprimación tan rápida sobre cómo usar esos atajos de control para formatearse rápidamente 3. Envoltura a la cuadrícula: todo bien. Un siguiente pro tip es uno realmente sencillo. Este es un consejo de formato de una estrella, muy, muy básico, pero también muy útil. Va. Habla sobre alinear objetos de libro de trabajo usando snap to grid, y suena un poco elegante, pero es extremadamente simple. Todo lo que necesitas hacer es sostener la llave del altar mientras arrastras para redimensionar y objetos para ajustarlos a los bordes de la celda. Entonces aquí hay un ejemplo. Digamos que tienes un gráfico en una hoja de trabajo, que es un ejemplo de un objeto, y ese tiburón está flotando ahí, forma libre en la parte superior de tu cuadrícula. Si agarras todo el gráfico o un borde específico del gráfico y mantienes Ault, esencialmente puedes ajustarlo directamente a esos bordes de columna y fila. Esta es una gran herramienta para el espaciado y alineación y consistencia para asegurarse de que todos sus objetos aerolíneas a esa misma cuadrícula de comentarios. Por lo que un par de pasos de bonificación aquí también. Si en lugar de sostener a Ault, mantienes el control mientras dragones objeto. Lo que eso va a hacer es realmente crear una copia duplicada de ese objeto al mismo tiempo. Así que realmente rápido, forma de tipo de crear versiones duplicadas del mismo objeto en lugar de copiar y pegar . Y luego segundo consejo aquí. Otra punta relacionada con la alineación. Si mantienes pulsada la tecla shift mientras arrastras un objeto, va a limitar ese movimiento a un solo plano, ya sea horizontal o vertical. Por lo que los casos de uso obvios aquí de nuevo, asegurándose de que sus objetos de hoja de cálculo estén todos alineados con esa cuadrícula común y también diseñen y limpien y pulidos herramientas o dashboards orientados al usuario. Ya sabes, a veces estas pequeñas cosas estos pequeños consejos de formato, como el espaciado en alineación pueden ir muy lejos hasta producir trabajo de calidad profesional. Así que vamos a saltar a nuestro cuaderno de trabajo pro tip y practicar chasquear algunos objetos a nuestra cuadrícula. De acuerdo, así que si has estado siguiendo junto con el curso, vas adelante y abres Tu libro de trabajo de Excel pro tip tenía el contenido de tu tabla iba a saltar a la demo de snap to grid en nuestra categoría de consejos de formato y enlace de prensa. Y cuando aterrices en esa pestaña de snap to grid, verás tres gráficos que son algo así como flotando aquí en la hoja. Y si seleccionas uno de ellos y anotas, debes tener cuidado, tipo de donde haces clic y quieres hacer click justo al lado del borde donde ves esa flecha de cuatro puntas que te va a permitir mover todo el objeto a la vez. Observe cómo se mueve suavemente sobre la hoja, mientras que cuando sostengo, Ault comienza a ponerse un poco más rápido a la derecha y se ajusta a la cuadrícula de la hoja de trabajo real detrás de ella. Sigamos adelante y alineemos la esquina superior izquierda derecha ahí para que sean tres. Y ese fue un ejemplo de mover todo el objeto. Pero también podemos simplemente agarrar ya sabes, el borde inferior, por ejemplo, por ejemplo, viejo Ault y ajustarlo a la Fila 13. Agarra el borde derecho. Vas a buscar la flecha de dos cabezas en este caso. Aguanta y chupémoslo bien llamarlo F. Así que ahora tenemos un gráfico que mide exactamente cinco columnas de ancho y unas 10 filas de alto. Simplemente voy a hacer muy fácil seguir el mismo proceso con estos otros dos gráficos. Adelante y agarremos este gráfico azul. Es moverlo un poco cerca del verde. Vamos a sostener todo menos la esquina superior izquierda en H tres y luego pasar por ese mismo proceso exacto agarró el sostén inferior todo a la fila 13 desde el borde derecho Hold. Ault aplicó a la columna l Y ahí tienes. Ahora tenemos que gráficos formateados consistentemente. Todo lo que tenemos que hacer ahora es aplicar ese mismo proceso a este tipo naranja de aquí, y vamos a dejarlo caer en n tres pergamino todo el camino. También lo sacaremos para peinar son y llevaremos el borde inferior hasta la Fila 13. Y ahí lo tienes. Acabamos de crear gráficos de tamaño consistente usando esa opción de ajuste a cuadrícula. Además, ten en cuenta que tienes otras herramientas en la pestaña de diseño de página para alinear diferentes objetos. Por ejemplo, si fuera a seleccionar y mantener el control para agarrar los tres podría usar herramientas como una línea superior o distribuir horizontalmente para lograr el mismo efecto. Y estas herramientas pueden ser realmente, realmente útiles, sobre todo si los anchos de columna no son exactamente los mismos que son aquí mismo. Entonces, como la mayoría de las cosas en excel, muchos enfoques diferentes que puedes usar para resolver la misma tarea. Por lo que ahí lo tienes usando Ault para acoplar objetos a la cuadrícula 4. Colocar elementos de trabajo de la: el siguiente pro tip que quiero cubre bastante rápido. Se habla de ocultar elementos individuales del libro de trabajo para ayudar a reducir el desorden. Por lo que en la pestaña de vista de tu cinta, verás un grupo de casillas de verificación bajo la categoría show. Se ve algo así en ese grupo de casillas de verificación permite ocultar elementos individuales de la vista, incluidas las líneas de cuadrícula, barra de fórmulas o los propios encabezados. El epígrafes de columna romana. También puede contraer la cinta en sí desde la vista. Hay un pequeño icono de zanahoria en la esquina inferior derecha para luego fijarlo de nuevo en su lugar seleccionando una pestaña y luego fijando donde ese ícono de zanahoria WAAS. Te mostraré exactamente cómo se ve eso en tan solo un segundo, pero básicamente la idea aquí es tomar algo que se parezca a esto, que sabes obviamente está diseñado para ser pulido panel de informes frente al usuario. Pero todavía se siente mucho como una hoja de cálculo. Tienes la barra de fórmulas tienes tus encabezados de fila y columna. Estás mirando tus líneas de cuadrícula por lo que se siente mucho como una hoja de cálculo. De verdad quiero que esto parezca ser un informe más limpio, más pulido, algo así. Entonces simplemente apagando las líneas de rejilla, ocultando la barra de fórmulas y los encabezados y colapsando la cinta. Terminas con algo como esto que se siente más como algo que verías saliendo de una herramienta B I, como un tableau o power bi I a pesar de que todavía estamos aquí dentro del entorno de Excel. Sugerencia tan fácil, pero también una muy útil, sobre todo si trabajas en analítica y construyes informes y paneles como este ahora una cosa rápida para notar algunas de esas líneas de cuadrícula de configuración y rumbo específicamente en Lee impacta la hoja en la que estás. Pero otros, como la barra de fórmulas y la cinta colapsando en la configuración de la cinta. Esos impactan cada hoja de todo el cuaderno de trabajo. Por lo que sólo tengo eso en mente. Y de nuevo, los casos de uso común creando esas vistas limpias y pulidas de estilo de tablero y luego también ocultando esas líneas de cuadrícula y encabezados ayudaron a evitar que los usuarios realmente modificaran filas, columnas o fórmulas en tu herramienta. Entonces con eso, saltemos a excel y te mostraré cómo ocultar algunos de estos elementos del cuaderno de trabajo. De acuerdo, así que aquí estamos en el libro pro tip vamos a ir a elementos ocultos del libro de trabajo en nuestra sección de consejos de formateo PressLink. Saltarás a esa pestaña de elementos de libro oculto y esto es justo como describimos. Tienes a este usuario enfrentando gráficos de informes y, ah, números y cifras e insights, pero todavía se siente como una hoja de cálculo. Ya sabes, todavía puedo ver las celdas y los encabezados y barra de fórmulas. Entonces lo que vamos a hacer es dirigirnos a nuestra pestaña de vista, vamos a de seleccionar las líneas de cuadrícula. Ya sabes, eso solo hace una gran diferencia. De seleccionar esos encabezamientos porque no queremos estar agregando o modificando filas y columnas en este punto. Y esos dos cambios que acaban de hacer líneas de cuadrícula y encabezados notarás si haces clic en otras pestañas no afecta a esas otras hojas de trabajo, ¿ verdad? Por lo que todavía veo las líneas de cuadrícula y los encabezados aquí en mi pestaña de snap to grid, pero no en mi pestaña de elementos de libro oculto. Por el contrario, si desmarco la barra de fórmulas, ese es un cambio que impacta en cada hoja de trabajo. Y no tengo acceso a esa barra de fórmulas en ningún otro lugar de este archivo. Por lo tanto, ten eso en cuenta. Lo mismo vale por colapsar la cinta. Se puede recorrer todo el camino hasta este pequeño ícono de zanahoria. Presiona para colapsar esa cinta, y ahora me queda con una especie de este lienzo en blanco y limpio. Y para recuperar mi cinta, todo lo que necesito hacer es navegar a cualquiera de estas pestañas, y eso me tirará temporalmente de la cinta hacia atrás. Y donde estaba ese ícono de zanahoria, ahora es un pequeño alfiler. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en ese pin, y ahora está arreglado de nuevo en mi hoja de trabajo. Por lo que ahí lo tienes. Es un simple es que así es como puedes ocultar elementos individuales de la hoja de cálculo para crear este tipo de informes polacos o reducir el desorden en tus hojas de trabajo. 5. Pintor de formato: next pro tip es uno de mis favoritos, replicando formatos con el pintor de formato. Ahora este es un consejo de una estrella, muy básico, muy sencillo, pero también muy poderoso una vez que sabes que existe. Entonces esencialmente, el pintor de formato. Todo lo que hace es copiar toda la configuración relacionada con el formato de una celda o rango seleccionado de celdas que incluye el color de relleno, las fuentes, ese formato numérica que bordea, los estilos, el alineación. Toda esa información se copia y luego se aplica de un rango seleccionado a otro. Entonces, por ejemplo, vamos a estar buscando una demo donde tenemos una serie de columnas, cada una con 0 a 5 puntuaciones de calificación. Y en este caso, hemos aplicado una escala de color simple esa columna E. Y queremos aplicar esa misma escala de color a la misma lógica de formateo condicional dos columnas , F, G y H. Así a empezar, todo lo que tenemos que hacer es seleccionar las celdas que contienen el formato que queremos, que es Valores y Colin E. Y entra en su ficha de inicio y haz clic en ese botón pintor de formato que se parece a un pincel Now. Algo a tener en cuenta es que si haces clic en ese botón una vez va a agarrar y copiar esos ajustes de formato una vez, por lo que el siguiente lugar en el que haces clic es donde se aplicarían esos formatos y luego se desactivaría la herramienta . Si tienes casos como este donde quieres tomar ese formato y aplicarlo varias veces como dos columnas F, G y H, G y H, puedes hacer doble clic en ese botón pintor de formato para especie de bloquearlo en su lugar, que te permite para aplicar continuamente ese formato una y otra vez hasta que vuelvas a hacer clic en el botón para desactivarlo. Herramienta tan útil que nos va a permitir hacer algo como esto y aplicar esa escala de color de Colin E toe, F, G y H simplemente haciendo clic tres veces. Ahora, los casos de uso común nuevamente aplicando rápidamente formatos a través de múltiples columnas sin tener que ir manualmente y ajustar cualquiera de esos ajustes de formato usted mismo y para asegurarse de que vender por mentas sean exactamente iguales, incluyendo todos esos criterios o configuraciones diferentes como Borders, número de Phil, formatos y así sucesivamente y así sucesivamente. Así que vamos a saltar a nuestro cuaderno de trabajo pro tip y darle una oportunidad a esto. Muy bien, así que una vez que hayas abierto tu libro de trabajo pro tip, dirígete a la primera pestaña del contenido de tu tabla, y deberías ver una demo de pintor de formato justo aquí en la sección de consejos de formato. Adelante y presione link. Te va a llevar a la pestaña de pintor de formato. Y lo que estamos viendo aquí son las calificaciones de burrito de revisores individuales y de estos revisores que deben ser, ah, fanáticos del burrito. Están fuera en San Diego. Han revisado todos estos diferentes tipos de burritos en fechas dadas que vienen de diferentes ubicaciones o restaurantes. Y la clave aquí, las columnas que realmente nos importan en este caso, um, um, son las propias calificaciones, que viven en columnas e a través de l Y básicamente lo que ha hecho cada revisor se anota cada burrito en una escala de 0 a 5 en cuanto una serie de criterios diferentes. Entonces tortilla, los rellenos de temperatura del burrito, el volumen de carne, uniformidad, sinergia de salsa, que no están seguros de lo que eso significa y la calidad del rap. Por lo que tenemos parece como ocho criterios de puntuación diferentes, y esta es una gran oportunidad para usar algo como el formato condicional para visualizar realmente algunos de los patrones y tendencias que podrían existir aquí. Ya sabes que son difíciles de ver cuando solo estamos mirando los datos brutos en sí. Entonces lo que vamos a hacer aquí es en realidad sólo seleccionar a Oliver Tortilla Data. Voy a hacer clic en la primera fila y luego usar el atajo de control de desplazamiento flecha hacia abajo que va a seleccionar toda la columna allí y volver a desplazarse hacia arriba. Y ahora, en lugar de solo usar una escala de color básica, en realidad quiero usar algunas de las reglas de celda de resaltado, y voy a usar la regla entre. Entonces la primera regla que vamos a establecer es una de celdas de formato que están entre una puntuación de cero y dos con un relleno rojo con texto en rojo oscuro. En realidad, cambiemos eso a 2.5. Entonces eso es bastante malo. Esos burritos herederos que obtuvieron puntajes muy, muy bajos para este criterio en particular. Esa tortilla estoy presionando OK, no, no, nuevo en su menú de formato condicional. Simplemente vamos a añadir otra entre regla. Esto no sobrescribirá el existente. Esto sumará un 2do 1 y ahora queremos formatear puntuaciones entre 2.5 y 3.5 como tipo de promedio ahí, como en el medio. Entonces vamos a hacer un relleno amarillo con texto amarillo oscuro presione OK, y luego mismo proceso. Añadamos una regla de formato condicional más para entre 3.5 y cinco, que son puntuaciones muy altas. Recuerdo esos verdes llenos de texto verde oscuro y prensa. OK, así que aquí vamos podemos ver que está poblando, como esperaríamos que tenga un buen rango de puntuaciones altas, medias y bajas aquí para los criterios de tortilla. Y ahora queremos aplicar esa misma lógica, ese mismo formato condicional a los empastes temp, meet volume y así sucesivamente y así sucesivamente, todo el camino hacia alces de columna. Ahora hay un par de maneras en las que podríamos hacer eso. Podríamos seleccionar los valores en la columna F y trabajar a través de ese mismo proceso exacto que acabamos de hacer ,lo , cual obviamente es un poco ineficiente. Podríamos ir a nuestras reglas de formato condicional, podríamos manejar estas reglas y cambiar las propias referencias, lo cual también es un poco desordenado. La forma más fácil de hacerlo va a ser agarrar toda esa columna e ir al menú de inicio formato pintor y ver esto sobre hacer clic una vez y luego seleccionar la columna F. Se va a aplicar ese formato, pero ahora mi formato. Pintores desactivados, ver, pero porque quiero aplicarlo a seis columnas más ahora, un mejor enfoque es hacer doble clic en ese formato pintor, click G, click cada click Cocino J, K y L. Y ahí van. Observe cómo también cambió la columna con porque, técnicamente, eso es parte del formato que he copiado aquí de call math. Entonces ahora para desactivarlo, todo lo que hago es volver a hacer clic en ese botón pintor de formato, y ahí lo tienes. He tomado mis reglas de formato condicional personalizadas de la columna E, y lo he aplicado a siete columnas adicionales en cuestión de segundos. Tan realmente gran caso de uso para cómo usar ese pintor de formato y la herramienta de doble clic para aplicar muy rápidamente el formato de un rango de celdas a otro. 6. Diseño de colores y bordes: todo bien. Oigan, todo el mundo. Siguiente pro tip que quiero cubrir es cómo usar el color y los bordes de una manera reflexiva para crear informes de Excel pulidos. Ahora es importante tener en cuenta que los colores de Phil y la configuración de bordes no son solo herramientas estilísticas. Cuando los usas con cuidado y estratégicamente, en realidad puede recorrer un largo camino para ayudar a mejorar la legibilidad de tus informes. Eso puede ayudar a crear un espaciado importante entre las celdas y, lo más importante, llamar la atención sobre métricas o tendencias o patrones clave que de otra manera podrían haberse perdido en el ruido. Y un consejo en particular que uso todo el tiempo es ocultar las líneas de cuadrícula de la hoja de trabajo y luego agregar bordes blancos para crear un aspecto agradable, limpio y pulido. Déjame mostrarte cómo sería eso aquí. Digamos que tienes una gama de células. Tienes las cosas espaciadas un poco bien. Tengo algo de auto enfermo. Están viendo algunas métricas de tráfico en algunas métricas de leads. Si seleccionas ese rango completo yendo a tu ciudad natal perforando a esas opciones de frontera abajo donde ves esas herramientas de borde de caída, verás la opción de color de línea al seleccionar blanco. Puedes usar esa herramienta y aplicar esos bordes blancos para crear efecto que se vea algo así. Y nota. También he agregado un sombreado más oscuro aquí para llamar la atención sobre algunas columnas. Pero básicamente lo que hemos hecho es utilizar fronteras en especie de manera no tradicional. No estamos usando fronteras, también. Agregar líneas entre celdas. Estamos usando bordes para crear esencialmente la ilusión de espaciar entre celdas que realmente puede ayudar con la legibilidad y con la creación de calidad profesional, informes realmente agradables y limpios. Entonces los casos de uso aquí diseñando herramientas y dashboards que no tienen ese aspecto de hoja de cálculo , y luego nuevamente creando separación entre celdas o columnas o valores sin tener que agregar manualmente filas o columnas redundantes extra. Vamos a seguir adelante y darle una oportunidad a esto en su cuaderno de trabajo de propinas pro. Muy bien, así que adelante y dirígete a la pestaña de contenido de tu tabla el inicio del libro de trabajo y busca la demo de color y borde en la sección de consejos de formato y adelante y presiona link para saltar directamente a la pestaña. Y lo que estás viendo aquí es básicamente solo un trozo de datos crudos, no formados, emparejados, y aquí tenemos algunas métricas de tráfico como impresiones y clics. Esa es una ventaja. Metrics consiguió transacciones. Y este tipo de sigue. Ah, Embudo de compra. Correcto, Así que tal vez estamos conduciendo el tráfico a un sitio web aquí y estamos viendo los datos semana tras semana, y algo de ese tráfico convertirá los leads del dedo del pie, y algunos de esos leads en última instancia se convertirán en lo que nos importa, que son transacciones reales. Entonces en su formato actual, esto es muy, muy difícil de interpretar. Como usuario, realmente no se deriva ningún valor de ella porque el cerebro humano simplemente no está diseñado para ver patrones cuando los datos están formateados en un estilo crudo, tabular como este s Entonces lo que vamos a hacer es usar herramientas básicas de formato, weenies, colores y bordes para ayudar realmente a pulir esto un poco más y ayudar al usuario a digerir la información, llamar su atención sobre las métricas y las columnas que más nos importan. Entonces empezando por el color, Um, una cosa que me gusta hacer es formatear mis columnas más importantes con un bonito verde. Es una forma sutil de decirle al usuario Hey, estas células de aire que más me importa este caso, esas serían nuestras transacciones. Vamos a seguir adelante en nuestra pestaña de inicio. Dale a esas transacciones un tono claro de verde, y luego podemos darle al encabezado un tono verde también por el bien de la consistencia. Pero para hacer estallar un poco más. Vamos un tono más oscuro. Entonces ahí lo tienes. Tenemos una transacción. Las métricas en prospectos verdes también son importantes, pero no son del todo tan importantes. Son como una parada a mitad de camino a una transacción. Entonces sigamos adelante y tal vez usemos algo como en naranja o amarillo. Aquí, después de pistas, lo mismo con el hetero hacen que pop un poco más con un tono ligeramente más oscuro. Y entonces el tráfico es algo que no necesariamente optimizamos, también. Entonces podemos usar más de un tono natural, neutro aquí, como tal vez un como un azul grisáceo claro, y luego formatear ese encabezado en línea. Por lo que incluso sólo esos sencillos pasos han ayudado a crear cierta separación entre este tipo de categorías de métricas, que realmente ha comenzado a recorrer un largo camino ya. Y ahora qué pasa si aquí hay algunas columnas que nos importan más? Ciertamente se preocupan por el volumen de impresiones y clics o Leeds o transacciones. Pero lo que es más importante para nosotros y quizás para nuestros clientes, son las tarifas que cuestan por clic en el clicker. Ocho Cosper mintió y mintió tasa y el costo por transacción y transacción leyó. Ese es el caso. Un pequeño consejo que podemos usar aquí continuando usando solo colores y vendiendo rellenos es resaltar este tono ligeramente más oscuro, igual que hicimos con el encabezado que básicamente le dice al usuario que estas columnas siguen relacionadas con nuestro otro métricas de tráfico. Pero oye, presta un poco más de atención a estos porque estos son los que realmente se preocupan . Vamos a hacer lo mismo con nuestros números de plomo aquí, ese amarillo más oscuro y con nuestros números de transacción con un verde más oscuro. Por lo que de nuevo, incluso sólo unos sencillos pasos y estamos empezando a realmente dar vida a estos datos usando herramientas muy fundamentales. A continuación, quiero mostrarles cómo usar esa herramienta de borde, ese enfoque de borde blanco para convertir esto de una especie de conjunto de números de hoja de cálculo en algo que se parece más a un informe pulido y primer paso para hacer eso es en realidad para ocultar aquí las líneas de cuadrícula, lo que puedes hacer en tu pestaña de vista solo de seleccionar el cuadro de línea de rejilla. Y ahora parece que estamos trabajando en un lienzo blanco en blanco. Después vas a volver a casa, vas a seleccionar todas las celdas donde te gustaría aplicar estos bordes y luego perforar en la configuración del borde justo aquí en la categoría de fuente. Y lo que queremos hacer es bajar al color de línea y seleccionar el blanco. Y luego antes de hacer algo, taladre de nuevo en su configuración de frontera. Vamos a ir en estilo de línea de remolque y seleccionar opción de borde ligeramente más grueso aquí en el medio. Y luego de nuevo, una vez más volver a las fronteras y hacer clic en el botón de todos los bordes. Y ahí lo tienes. Hemos aplicado esos bordes a toda la selección de celdas, y esto ha creado ese efecto de generar espacios casi entre esas celdas y crear una agradable separación para que estos valores sean un poco más legibles. Por lo que sin duda podrías aplicar tus propios tipos de estilos a esto, o podrías llevarlo desde aquí e ir aún más lejos. Pero esa es una buena manera de usar algunas de esas herramientas más simples como Phil y Borders, para crear informes agradables, limpios y de aspecto pulido 7. Congelación de panes: todo bien. Siguiente pro tip. Want Hablar de dolores de congelación para mantener a la vista ciertas filas y columnas. Ahora estás congelando los panes Las opciones, que encontrarás en tu pestaña de vista, se suelen usar para adivinar que se congelan o arreglan la primera columna de remo en su lugar mientras permites que el resto de tu hoja de trabajo se desplace. Por lo que si tienes seleccionada una hoja de trabajo, puedes dirigirte a tu pestaña de vista y verás tres opciones diferentes de panes congelados. Ahora dos de estos aire Muy sencillo. Puedes congelar solo remar una la fila superior, que casi siempre es tu sala de cabecera. O bien puedes congelar tu primera columna A. Ahora, la tercera opción es un poco menos intuitiva. Lo que hará es esencialmente congelar todas las celdas arriba y a la izquierda de la celda seleccionada . Entonces esa es la única que realmente se preocupa por dónde está tu cursor o qué venta has seleccionado cuando eliges esa opción. Entonces si hiciéramos clic en esa primera opción congelar los panes en este caso donde tenemos Selby a seleccionado, terminaríamos con algo como esto donde la fila uno y la columna A siempre son visibles en la ventana sin importar a dónde se desplaza el usuario. Entonces en este caso, realidad estamos viendo datos de Colin P. 32 para vender s 48 pero seguimos viendo los títulos en la Columna A y los encabezados en la fila uno. Para que congelen los panes esa opción genérica en la parte superior de la lista. Esa es una gran herramienta para usar cuando se quiere arreglar tanto filas como columnas. Entonces si usas casos aquí, el más común es realmente solo mantener ese hetero, visible especial. Si tienes un conjunto de datos muy grande con muchas filas y una cosa a tener en cuenta, esta es una de las características predeterminadas de formatear organizar como una tabla, y luego el segundo caso de uso es ventajoso columnas importantes o clave cuando tus tablas podrían ser muy ancho o contener un gran número de columnas o campos. Así que saltemos a nuestro cuaderno de trabajo pro tip y practiquemos congelar algunas de estas filas y columnas. Muy bien, entonces en una tabla de contenidos, busca la demo de Freezing Pains y su sección de consejos de formateo. Otra vez. Esta es una dificultad de dos estrellas, no muy mal enlace de prensa. Ahora salta directamente al pueblo y lo que estamos viendo aquí. Se trata de datos de películas de la base de datos de películas I M D B. Ahora, cualquiera que haya tomado mi análisis de datos con Excel Pivot tablas curso estoy seguro de que lo eres. Ah, muy, muy familiarizado con este conjunto de datos porque se trata de los mismos datos, misma información que utilizamos a lo largo de la mayor parte de ese curso. Para aquellos de ustedes que aún no han visto esto. Esencialmente, lo que estamos viendo aquí son títulos de películas en cada fila así como todo un montón de atributos y métricas relacionados con esa película s o la fecha de estreno. Ya sea color, lenguaje de género en blanco y negro, información de calificación de país sobre los actores y directores y luego algunas métricas como me gusta de Facebook. Yo soy DB puntuación revisiones, duración, un presupuesto de ingresos, etcétera. Los detalles realmente no importan. En este caso. El punto es, tenemos muchas columnas con las que trabajar todo el camino a Columnas E. Y tenemos alrededor de 1000 filas de datos aquí también. Y lo que notarás es que a medida que me desplaza hacia abajo así de repente, estas métricas pierden su contexto porque a primera vista, no tengo idea de lo que ese número 1000 y vendo s 98 incluso significa que tengo que desplazarme hacia arriba tipo de mapa al encabezado de columna arriba en la fila uno para decir, OK, que representa película Me gusta de Facebook. Y ahora con qué título está ese asociado? Bueno, misma historia. Tengo un pergamino todo el camino a la izquierda y di: Está bien, eso fue de No puede parar la música Ahora ¿qué sería realmente útil? Lo que sería ideal es que pudiera mantener a la vista los títulos de las películas todo el tiempo así como mis encabezados y la Fila Uno. Entonces congelar los panes nos va a permitir hacer eso. Ahora vayamos a nuestra pestaña de vista. Se puede perforar en las opciones de dolor de congelación para ver esas tres opciones de las que hablamos . Y el 1er 1 solo por el bien de la demostración es simplemente congelar la fila superior. Y cuando seleccionas esa opción mientras te desplazas hacia arriba o hacia abajo, fila uno nunca sale de la vista. Se mantiene fijo o congelado en su lugar. Pero si te desplazas bien la risa, esa columna a está oculta a medida que te mueves hacia la derecha, por lo que se pone la mitad del trabajo hecho, pero no todo el asunto. Misma historia. Si volvemos a congelar los panes y simplemente congelar la primera columna, va a mantener la columna a y ver a medida que se desplaza a la izquierda o a la derecha, pero perderás esos encabezados a medida que se desplaza hacia arriba o hacia abajo. Entonces de nuevo se hace la otra mitad de la tarea, pero no todo el asunto. Vamos a volver a congelar los panes. ¿ Qué es descongelar? Y ahora recuerden, porque queremos congelar ambas filas y columnas y usar esa opción genérica de congelar los panes. Aquí es donde nuestra selección celular es importante. Y debido a que vamos a congelar las celdas arriba y a la izquierda de la celda seleccionada, eso significa que necesito seleccionar celda ser a si quiero que todo subió por encima significado Fila uno y todas las columnas a la columna izquierda A para permanecer congeladas, invisibles en lugar. Esencialmente, lo que estoy haciendo aquí es que estoy definiendo la esquina superior izquierda de la ventana de mi hoja de trabajo que quiero que Teoh permanezca Scroll herbal, si eso tiene sentido, así que con be to selected. Volvamos a congelar los panes y usemos esta primera opción aquí y ahora. Vigila esto. Echa un vistazo cuando nos desplazamos hacia abajo. Seguimos obteniendo nuestro encabezado. Nos desplazamos a la derecha. Todavía obtenemos su título y mira lo mucho más fácil que es interpretar. Conoce algunos de estos valores más profundamente en nuestros datos. Set 12,000. Ese es el director Me gusta a Facebook para Star Trek. Tres 1 38 Esa es la valoración total para una pesadilla en la calle Elm. ¿ Eso de verdad? Lo que hemos hecho es usar una herramienta sencilla como dolores de congelación para que esta hoja de trabajo sea mucho, mucho más fácil de usar. 8. El centro en toda selección: Quiero compartir un pro tip que me encontré hace unos meses que me pareció realmente interesante. Y se trata de centrar el texto a través de múltiples celdas, pero no de la forma en que normalmente lo podrías hacer. Entonces, en términos generales, mayoría de los usuarios cuando quieras centro del dedo del pie, texto a través de múltiples celdas, comenzaremos fusionando esas celdas y luego alineando el texto con el centro de esa celda surgida . Y no hay nada de malo en eso. Está totalmente bien. Se hace el trabajo. Sólo lado abajo es que de vez en cuando eso puede causar algunos problemas y dolores de cabeza. Si sí necesita modificar otras celdas en esa hoja de trabajo, por lo que un enfoque alternativo aquí es en lugar de fusionarse. Podrías hacer algo como esto donde tengas tu texto en una celda, en este caso sí D a, y puedes seleccionar el rango de celdas que normalmente habrías fusionado. Pero en lugar de fusionar realmente, sigue adelante y usa el control un atajo o navega al cuadro de diálogo de celdas de formato y ahí mismo en la segunda pestaña, la pestaña de alineación, verás algunas opciones horizontales, y una de esas opciones es centro a través de la selección. Ahora, cuando haces clic en esa opción, donde vas a ver es exactamente el mismo efecto que fusionar y centrar sin fusionar realmente las celdas subyacentes. Por lo que terminas con el mismo resultado con más flexibilidad. Ahora puedes editar todas esas celdas individualmente, como lo harías normalmente. Así que realmente bonito, consejo útil para hacer cosas como formatear tus encabezados de texto dentro de informes y tableros estaban comiendo para editar otras celdas dentro de la hoja o personalizar tu alineación en casos donde, tal vez para sea cual sea el motivo, no puedes usar celdas de fusión. Entonces saltemos para sobresalir. Te voy a mostrar un rápido ejemplo de cómo se podría usar esto. Muy bien, Así que dirígete a tu tabla de contenidos. Busca el centro a través de la demo de selección. Adelante y pulsa vinculado para saltar a la pestaña. Y aquí tenemos una actuación básica. Dashboard. Um qué? Estamos poniendo atención a nuestras celdas de cabecera, ¿verdad? Tenemos este encabezado principal aquí también. A sub encabezados para diferentes categorías de métricas o columnas, tráfico y leads, y finalmente, otro encabezado aquí. Esa es una especie de desglose del segmento del indicador parte el informe, y como estoy seleccionando estas celdas, posible que note que estas son de hecho celdas fusionadas, y el problema con estas celdas de fusión es que se ven bien. Pero si quisiera, digamos, digamos, reorganizar el orden de algunas de estas columnas como Swap cost per click and click rate, por ejemplo, ejemplo, una columna de clic derecho cada una podría cortar, y obtengo un error que dice, No podemos hacer eso para emerger. Tan misma historia. Si quiero borrar algunos de los contenidos de estas celdas, haga clic derecho en borrar contenidos. Mismo error. Y es por estas celdas de fusión que estaban recibiendo esos errores. Así que sigamos adelante y tratemos de usar ese consejo de formato en el centro a través de la opción de selección para lograr este mismo resultado visual mientras permitimos que todas las celdas de tu tablero permanezcan editando herbal. Entonces para hacer eso vamos a hacer es navegar a nuestra pestaña de inicio con esta fusión Vender seleccionado, Que va a desclip Centro de emergencia que va a mover el texto hacia la izquierda. La mayoría celular. Ahora mismo es D a y luego hacer lo mismo para los otros tres encabezados. Aquí puedes revisar el botón o usar F four para repetir la última acción, y allá vamos y ahora para lograr ese efecto de selección cruzada central. Vamos a seleccionar ese mismo rango de celdas que habríamos seleccionado para fusionarlas y ya sea haga clic derecho o use control one tow iniciar el cuadro de diálogo de celdas de formato. Voy a saltar a la segunda alineación de tabulador y justo aquí en las opciones horizontales hacia abajo cerca la parte inferior, vas a ver centro a través de selección presiona OK, y nota cómo ese texto aún vive en la celda D dos. Pero ahora se muestra, centrado a través de las celdas seleccionadas, que es exactamente lo que queremos. Adelante y hagamos lo mismo aquí. Voy a seleccionar las opciones de tráfico. Aquí tienes una gran manera de usar ese atajo F cuatro. Ni siquiera tienes que volver al cuadro de diálogo de celdas de formato. Puedo repetir esa misma acción que acabo de hacer para los otros tres encabezados y ahí la tenemos . Entonces ahora si quería intercambiar el orden de estas dos columnas, derecha, click, cortar, insertar, cortar. Y estamos bien. Lo mismo. Puedo borrar contenidos si quiero. Puedo editar cada una de estas celdas individualmente. Entonces ahí lo tienes. Bonito puntito centrado texto a través de una selección de celdas 9. Formatos de texto invisible: todo bien. Tiempo de compartir uno de mis tips pro favoritos. Es uno realmente simple, pero en realidad úsalo bastante. Se trata de usar reglas de formato personalizadas para hacer invisible tu texto. Entonces, lo que vamos a hacer es básicamente usar un formato de número personalizado y establecer un tipo definido por tres semicones consecutivos para esencialmente decirle a Excel que no muestre el texto en una celda. Entonces tal vez te estés preguntando, Bueno, ¿cuál diablos es el punto de ocultar por completo tu texto o tus valores? Bueno, en la demo, estoy a punto de mostrarte que vamos a ver un mapa de calor como este, ¿ verdad? Estamos viendo temperaturas promedio mensuales a lo largo de una serie de ciudades diferentes y básicamente revisiones a regla de formato condicional para generar este mapa de calor estilo visual justo donde tenemos estas bajas temperaturas y azul oscuro y altas temperaturas en rojo. Y eso se ve genial. Pero si queríamos mantener realmente el formato, mantener el efecto de mapa de calor real, pero no mostrar los números, esta es una oportunidad perfecta para hacerlo. Entonces lo que podrías hacer es el control de prensa. Uno. Iniciar el cuadro de diálogo de celdas de formato. Vas a dirigirte a esa última categoría esa categoría personalizada de la izquierda y simplemente teclear esos tres semi puntos en la barra de tipos. Cuando hagas eso, vas a entrar en efecto así. Ahora es importante tener en cuenta que en realidad no estás eliminando los valores por sí mismos. Todavía están ahí. Todavía las verás en la barra de fórmulas, pero esta regla de formato evita esencialmente que esos valores se muestren en las propias celdas . Entonces ese es un caso de uso muy común. Crear estos mapas de calor para visualizar bien los datos y patrones y tendencias, oscureciendo en realidad los valores subyacentes. Otros casos de uso común para transformar columnas de valores en cosas como barras de datos o conjuntos de iconos para volver a visualizar patrones sin mostrar los números mismos. Entonces vamos a saltar o pro Tips libro de trabajo y darle una oportunidad a esto. Está bien, así que aquí estamos, en la tabla de contenidos íbamos a ir a nuestra demo de texto invisible y consejos de formateo. PressLink. Y aquí vemos ese mapa de calor de temperatura, igual que te mostré. Tenemos datos para pensar en 10 ciudades diferentes de todo el mundo, con estas temperaturas promedio mes a mes y de nuevo, la idea es seguir mostrando este patrón visual esta tendencia, pero sin tener la distracción del puntos de datos de los propios valores. Por lo que no podemos simplemente eliminar los valores correctos, porque el formato era condicional en base a esos valores. Entonces vamos a deshacer eso. No podemos simplemente encogernos nuestros valores. Eso es una especie de tratar de engañar. Realmente no funciona. Y realmente no podemos formatear el color de nuestra fuente algún color en particular porque siempre va a ser visible en algún lugar, ¿ verdad? Entonces esas son algunas opciones que podrían acercarte, pero no del todo el camino hasta ahí. Además, si estuviéramos trabajando con una herramienta o opción de formato como barra de datos o un conjunto Nikon, sí tienes opciones que aire básicamente casillas de verificación que dicen, Solo tienes que mostrar la barra o simplemente mostrar el icono, no el valor. Desafortunadamente, aquí no tenemos esa opción con nuestra escala de colores, que se basa en el autorelleno, pero sin preocupaciones. Todo lo que tenemos que hacer es seleccionar estos valores controlar un dedo lanzamiento que formato celdas cuadro de diálogo . Tenía que personalizar y donde dice General aquí, basta con borrar el general y escribir tres semicones consecutivos presionar OK, y ahí tienes. Ahora solo tenemos el efecto de mapa de calor. El formateo condicional sigue funcionando porque los valores se airean todavía ahí. Se podían ver en la barra de fórmulas. Acabamos de ocultarlos a la vista. Entonces ahí lo tienes, uno de mis tipos favoritos de tips rápidos y excel usando ese formato numérica personalizado para hacer invisible tu texto. 10. Codos zip y números de teléfono: hay puñado de tipos de datos que son notoriamente difíciles de trabajar en Excel. Una de ellas es fechas, y las otras son códigos postales y números telefónicos. Y la razón por la que este tipo de datos son desafiantes que deberían funcionar con un Excel es que se ven como números. Parecen campos de valor cuantitativo, y debido a eso, Excel los convierte a menudo en valores numéricos de la misma manera que convertiría datos de ventas o Leeds o clics o dólar gastado. Y el hecho es que, realmente no queremos tratar cosas como códigos postales o números telefónicos de esa manera, porque nunca vamos a querer aplicar ningún tipo de operación estadística o agregación o ización de verano a esos valores. En otras palabras, nunca en un 1,000,000 de años tiene sentido sumar a números telefónicos juntos, a pesar de que sus números y ellos parezcan valores. Nos gustaría tratarlos más como texto en este caso. Entonces, aquí hay un ejemplo de cómo se ven los códigos postales y los números de teléfono a menudo cuando los carga en excel. El reto con el campo de código postal es que puedes tener un cero líder en un código ZIP de cinco dígitos que se ha dejado porque Excel está diciendo: Oye, Oye, este es un valor que no necesitas ese cero inicial Significa nada. Pero de manera realista, sabemos que como parte de un código postal, ese cero es significativo y es importante y significativo. Un caso similar con el número de teléfono. En términos generales, no querrás que tus números formateen como cadena continua de valores como este. Lo más probable es que quieras agregar guiones o espaciado entre el código de área y el resto número, dependiendo exactamente cómo te gustaría darle formato. Entonces la buena noticia es que la mayoría de las versiones de Excel en realidad tienen una categoría de formato especial en el cuadro de diálogo de celdas de formato, y está justo encima de la categoría personalizada en la parte inferior de la lista. Y dentro de esa categoría especial, encontrarás códigos postales encontrarás números de teléfono y números del Seguro Social. Y el hilo común entre todos estos diferentes tipos de datos es que sus tipos de datos que parecen valores pero no deben tratarse numéricamente. Entonces si tomáramos estas dos columnas, aplicáramos esos formatos especiales para código postal y número telefónico, terminaríamos con algo como esto, por lo que los ceros principales serían restaurados para los códigos postales, y el teléfono se formatearía con esos paréntesis alrededor del código de área, algún espaciado extra y esos guiones antes de los últimos cuatro dígitos. Ahora, una cosa a tener en cuenta. Si no tienes acceso a estas opciones especiales de formato, o si quieres dar formato a las cosas en un poco de un estilo diferente a tu manera, tienes algunas alternativas diferentes. Podrías escribir tus propias reglas de formato personalizadas, o podrías usar fórmulas celulares. En este caso, podríamos usar una función de texto para formatear correctamente, aunque los códigos postales y fórmulas como la izquierda media o derecha para formarse en el número telefónico. Entonces, para resumir los casos de uso común aquí nuevamente reformateando cremalleras y números de teléfono que se convirtieron automáticamente en números y agregando esos ceros principales para forzar tus códigos ZIP nuevo a un formato consistente de cinco dígitos. Así que practiquemos ensuciarse las manos con algunos datos de código postal y número telefónico realmente. Muy bien, así que dirígete al contenido de tu tabla. Busca ese código postal y número de teléfono demo y sigue adelante y haz clic en enlace. Esto te llevará a una muestra básica de datos de clientes. Tenemos columna de nombres, un tiene apellidos, direcciones de calles y luego esos clásicos campos de código postal y número telefónico también, y notarás que nuestro código ZIP ha perdido su cero inicial. Por eso vemos aquí algunos códigos postales de cuatro dígitos y algunos de cinco dígitos y nuestros números de teléfono se avisan simplemente como un tipo largo de cadena de valores tratados como números. Entonces todo lo que tenemos que hacer aquí de nuevo, es aplicar esa regla especial de formato. Entonces, empecemos con el código postal. Seleccionar todo de Control de uso de Colin D. Una es el atajo para iniciar ese cuadro de diálogo de celdas de formato, y todo lo que necesitamos hacer es bajar un código especial y postal. Entonces estamos lidiando con simples cinco cabras Zip. No tenemos los cuatro dígitos extra en los extremos. Esta primera opción funcionará muy bien. Presiona OK, y ahí tienes. Todo lo que se hace es restaurado esos ceros principales en los casos en que había sido un poco despojado a cuatro dígitos. Para que todo se vea bien. Sigamos adelante y sigamos un enfoque similar con la columna del número de teléfono llamando a e así que controle uno para lanzar celdas de formato. Número telefónico especial. OK, Y ahí tienes. Se le agregan los paréntesis, se agrega algo de espaciado y un guión, por lo que esto debería hacer el trabajo, ya sabes, 99% del tiempo. Pero de nuevo, si querías algo un poco más personalizado, recuerda que siempre podrías usar funciones como texto izquierdo a medio o derecho para personalizar exactamente cómo se ven los códigos postales y números de teléfono y cómo se muestran en las celdas. Si quieres conocer más sobre esas funciones, echa un vistazo a mis fórmulas y funciones avanzadas. Curso de lo contrario, uso de esta opción especial de formato celular debería hacer el trabajo. 11. Agrupación de columnas y filas: todo bien para nuestro próximo pro tip. Hablemos de agrupar columnas o filas para ayudarte a simplificar tus informes de Excel. Y para ello, vamos a utilizar las herramientas de grupo de nuestra pestaña de datos para ocultar las filas o columnas seleccionadas de la vista. Y una razón común por la que quizá quieras hacer esto es que si tienes un reporte que se ve algo así, es simplemente abrumador. Es denso. Ahí hay demasiada información empaquetada, y tenemos que simplificar las cosas para nuestros usuarios finales. Entonces, en un caso como este, una cosa que podríamos hacer es seleccionar grupos o trozos de filas o columnas y usar esas opciones de agrupación de la fecha intentan convertirlo en algo así. Ahora, esencialmente, lo que Excel ha hecho aquí es consolidar y colapsar. Esas columnas surgieron pero generadas automáticamente alterna aquellos signos más y menos que permiten al usuario mostrar u ocultar esos grupos individuales. Y luego también en la esquina superior izquierda de esa captura de pantalla, verás botones etiquetados uno y dos, y lo que esos harán en realidad es ocultar y unocultar todos los grupos de carreteras o todos los grupos de columnas con un solo clic del ratón. Casos de uso tan comunes aquí. Utilizo bastante estas herramientas porque diseñé muchos informes que por necesidad, contienen una gran cantidad de datos para mis clientes. Pero el hecho es que solo quiero mostrar la información más crítica, la más relevante de antemano. Entonces lo que hago es usar estas herramientas de agrupación para tipo de colapsar o consolidar esas columnas extra detrás de bambalinas para que sigan ahí para que los usuarios accedan. Si les gustaría perforar más profundo y luego segundo caso de uso aquí es de nuevo, regala a estos usuarios demasiado rápido. Alternar entre vistas que conoces, desde una vista de detalle hasta una vista de resumen sin tener que hacer clic manualmente con el botón derecho Ocultar una fila, hacer clic derecho sobre ocultado de nuevo. This alterna producidos por la herramienta de agrupación. Hacer que esa interacción sea muy fácil y muy suave. Así que vamos a saltar a nuestro cuaderno de trabajo pro tips y darle una oportunidad a esto. Muy bien, entonces en tu tabla de contenidos, adelante y busca la demo de columna de grupo y fila en nuestra sección de consejos de formateo ¿quién tenía enlace a esa pestaña? Y lo que encontrarás es una bestia absoluta de un reporte aquí consiguió algo así como 30 columnas de datos diferentes . medida que nos desplazamos, se puede ver que estamos desglosando las cosas por semanas por segmentos por regiones. Es sólo camino, demasiada información, ya sabes, Mira las métricas. Tenemos cinco tipos de leads de componentes diferentes tiene transacciones para algo así como 10 productos diferentes. Cuando de manera realista, la información más importante es ese número de plomo total en ese número total de transacción. Entonces conseguí mucha información aquí. Eso es realmente solo crear ruido y hacer más difícil para el usuario final derivar cualquier tipo de valor de este informe. Y escucha, he trabajado en analítica durante mucho tiempo. He construido toneladas de estos informes para clientes y clientes y colegas, y entiendo la sensación de querer incluir métricas solo porque las estás rastreando . Ahora aquí está la cosa. Hay un terreno medio entre excluir datos del reporte y mostrarlo en una vista de monstruo como esta. Y esa solución media está usando estas columnas y filas de grupo para consolidar y ocultar algunos de esos datos de la vista. Pero la clave es que no lo estamos borrando. Lo vamos a mantener ahí. Todavía va a ser accesible si y cuando el usuario final quiera perforar ese nivel de detalle. Por lo que es una opción realmente genial en casos como este ahora, para que esto suceda, sigamos adelante y ocultemos o consolidemos algunos de los datos adicionales. Eso quizá no sea tan crítico. Entonces, por ejemplo, mirando nuestro desglose por segmentos, tal vez sólo queremos comparar a a frente a B para la semana en curso. Y es menos importante entender cómo cada segmento individual ha tendido a lo largo de los últimos cuatro. Entonces, por ejemplo, puedo agarrar Fila 21 mantenga pulsado Shift Select 23. Estas son las tres filas que quiero ocultar o colapsar. Utilizando la herramienta de agrupación puedes navegar a mis datos TEM y grupo de acierto desde las opciones de esquema y presionar la herramienta de grupo. Y ahí tienes. Se creó este pequeño toggle, este mango que ahora me permite ocultar o mostrar esos tres grupos rosa con el clic de un botón. Ahora pasa por ese mismo proceso. Destacar Rose 26 a 28 y uno de mis atajos favoritos. El F cuatro clave sólo va a repetir esa última acción. Entonces solo voy a agrupar a esos Rose. Lo mismo con mis regiones Selecciona Imprimir a las cuatro. Selecciona las tres filas a las cuatro, simplemente repitiendo el proceso para cada una de estas secciones agrupadas de Rose. Y luego, una vez que haya pasado por todas las filas que quiero un grupo puedo desplazarme hacia arriba y echar un vistazo a éste y para etiquetar aparecer en la esquina superior izquierda. Pero eso me va a permitir hacer presionando el que colapsa todos esos grupos de Rose con un solo clic. Y como cabría esperar si hago clic para, va a expandir todos esos grupos de Rose con un solo clic. Es una herramienta realmente útil ahí. adelante y pongámoslo en uno y mantengamos estas filas colapsadas y pasemos por ese mismo proceso con estas columnas de métricas adicionales. Entonces, por ejemplo, podemos seleccionar columna a través de em, que contiene nuestros tipos de plomo de componentes individuales aquí Grupo. Ahí vamos último, pero no menos importante, que a través de Z, con todas nuestras transacciones individuales de producto, agrupa esas también y ahí lo tienes. Por lo que ahora echa un vistazo a este tipo de tiro antes y después. Esencialmente hemos recortado una enorme cantidad de información para realmente llamar la atención sobre las métricas que importan. Ya sabes, el débil desempeño actual para el Segmento A versus B o Regiones A versus B, C, D y E. Estamos viendo el total de leads y el total de transacciones. Pero aquí está la belleza de la misma. Si y cuando nuestros clientes dicen que eso es genial, ese total de leads van subiendo semana tras semana. Pero, ¿qué pistas individuales impulsaron ese juego? Bueno, tenemos la opción aquí. Simplemente lo hemos consolidado en esas columnas de grupo. Entonces ahí lo tienes. Esa es tu imprimación sobre agrupar filas y columnas. Realmente gran manera de simplificar tus informes para tus usuarios finales. 12. Cómo dar Formatting con IFERROR: todo bien. Y este siguiente pro tip quiere hablar de volver a formatear errores usando la función if error. Y en esta demo, te voy a mostrar cómo envolver fórmulas con una sentencia if error para personalizar esencialmente cómo se mostrarán esos mensajes de error en las celdas. Entonces, por ejemplo, en lugar de mostrar hashed de cero o numb o error de referencia, puede personalizar cómo se mostrarán esos errores. Al igual que con un simple guión, por ejemplo. Ahora realmente, muy importante nota aquí es que tienes que usar este consejo con cuidado y en Lee cuando entiendes y esperas la fuente del error. Entonces en este caso de uso en particular estamos usando if error como herramienta cosmética, no lo estamos usando como Band Aid para tratar de arreglar fórmulas rotas o engañar a los usuarios de ninguna manera . Entonces echemos un vistazo rápido a un ejemplo donde, usando si el error podría ser apropiado Ahora, si has estado siguiendo junto con el curso, esto debería parecer bastante familiar. Tenemos nuestro reporte interactivo de beisbol aquí. Estamos mostrando métricas para ello dado jugador seleccionado, y este es un caso en el que sí esperamos y entendemos que habrá hecho cero errores. Vamos a tener jugadores que no jugaron en un año dado. Vamos a tener jugadores que no intentaron una base robada, en cuyo caso tendremos ecuaciones que tengan un denominador de cero, que a su vez evaluarán a un mensaje de error div cero. Y eso está bien. No significa que haya algo malo con nuestra lógica o cálculos. Entonces en un caso como este, qué podríamos hacer. Tomemos una columna como porcentaje base robado y esencialmente envolvió esa función, que está dividiendo las bases robadas por los intentos totales. Envuelva eso en una declaración if error tan esencialmente diciéndole a excel. Si recibes un error al evaluar esta fórmula, luego devuelve un guión. Ese es el guión y dos comillas. En lugar de devolver tu mensaje de error predeterminado, y cuando aplicas este cambio al resto de las fórmulas del informe, terminas con algo como esto, que simplemente se ve mucho más limpio y mucho más pulido para los usuarios finales. Por lo que casos de uso común este es realmente uno de los más comunes limpiando estos años están enfrentando reportes, o dashboards, donde se esperan y entienden errores ocasionales y luego. Además, es importante tener en cuenta que si el error también se puede usar por otras razones que no son simplemente cosméticas, como, por ejemplo, si se quiere producir una salida completamente diferente basada en si una prueba condicional produce o no un error, también puedes usar esto de maneras mucho más complejas. Así que saltemos a nuestro libro de trabajo pro tip y practiquemos envolver algunas funciones en una declaración de amorío . Muy bien, así que desde tu pestaña de tabla de contenidos, adelante y encuentra esa demo de error de reformato en nuestra sección de consejos de formateo y pulsa link que nos va a llevar a nuestro tablero de béisbol. Aquí y de nuevo, estamos viendo seis años de datos de rendimiento del béisbol, y tenemos la capacidad de bajar este menú y seleccionar a cualquier jugador que elijamos de la lista. Y en muchos casos, como aquí Adam Jones, todo se ve bien. Se trata de un jugador que jugó todos los seis años en la muestra. No hay diff zero ni ceros y denominadores, así que no vemos ningún error, y esto se ve perfectamente bien. Pero ¿y si cambiamos la selección por alguien como A J. Pierzynski? Por ejemplo, aquí hay un tipo que no es mucho corredor base no roba muchas bases. Entonces como resultado de fórmula como porcentaje base robado, que tiene un denominador calculado como columnas A B más A C lo va a ceder. Div cero error en casos en los que este jugador no intentó una sola base robada toda la temporada. Y luego tendremos casos similares para jugadores como Víctor Martínez todo el camino aquí abajo en la parte inferior que no jugaron toda una temporada en este caso. En 2012 arrancó un ligamento en la rodilla, no jugó ni un solo juego. Por lo que obtenemos estos errores div cero para tres de nuestras métricas de tasa ponches, dos caminatas, porcentaje base robado y promedio de bateo. Entonces sigamos adelante y aplicemos esta declaración si error a esas tres columnas y reformemos en cómo se muestran esos errores al aire. Entonces vamos a seguir adelante y empezar con el promedio, básicamente sólo tomando los hits divididos por los al murciélagos. Todo lo que necesitamos hacer es colocar son cursor justo después del tipo de signo igual si error y abrir un paréntesis, estás diciendo que si obtienes un error al realizar este cálculo, comente al valor si errores. Esto es lo que queremos que se muestre la celda en lugar del mensaje de error predeterminado. Entonces algo así como citar un simple tipo de guión rodeado de dos comillas. Cierra el paréntesis prensa OK? Y entonces podemos seguir adelante y agarrar esa primera fórmula y arrastrar y aplicarla todo el camino hasta la carretera 10. Y ahí tienes. ¿ Ves eso? matrimonios DIV cero desaparecen por completo. Misma historia con porcentaje base robada si error abrir paréntesis, coma, pequeño guión y citas Ciérrelo. Presione enter y arrástrelo hacia abajo. Deberíamos ver esos a nuestros mensajes Convertirse en guiones. Ahí vamos Y luego por último pero no menos importante, K dos b b, que es ponche a pie ratio. Si consigues su coma le devolvió un guión cerrar el paréntesis pulsa OK y estamos bien para ir. Entonces ahora, no importa qué jugador, uso su selecto aquí si lo juegan cada año en la muestra o no, no van a recibir ese tipo de mensajes de error feos duros. Simplemente conseguirán un simple guión en su lugar. Por lo que ahí vas rápido poco imprimación sobre cómo usar la sentencia if error. Limpia tus mensajes de error 13. Convertir el texto a la fecha: todo bien. Este siguiente pro tip es uno que me emociona mucho porque es uno de los consejos más valiosos de todo el curso, va a hablar de cómo convertir cadenas de texto en valores de fecha. En otras palabras, vamos a tomar campos que sobresalen reconocidos como texto recto y los convirtieron valores de fecha adecuados. Ahora esto debería venir como ninguna sorpresa. Pero las fechas son una de las más desafiantes, si no las más desafiantes tipo de datos trabajo del dedo del pie dentro de Excel. Y la razón por la que es tan desafiante es porque los formatos de fecha tienden a ser muy considerablemente no sólo a través de diferentes regiones, sino incluso dentro de regiones o locales individuales. Entonces en EU, podríamos usar mes slash day slash year en Europa, podrían ser días slash mes slash año, y en otros casos, puede que tengas datos entrando en formatos totalmente aleatorios, como día, día, mes, mes, año, año, tu año o alguna variación de eso. Ahora, la buena noticia es que Excel fue construido para entender una gama bastante amplia de formatos de fecha específicos para tu configuración regional. El no tan bueno noticia es que no siempre obtendrás datos con fechas en tu configuración regional , Es posible que tengas que volver a dar formato a unas fechas de reestructuración para que Excel las entienda. Otras veces podrías obtener datos que solo están en un formato totalmente loco que Excel no tiene más remedio que formatear como texto. Al igual que estos datos, por ejemplo, aquí hay un fragmento rápido de la demo que vamos a ver en tan solo un segundo. Echa un vistazo a la columna A. Estas fechas están formateadas tu año, tu año , mes , mes, día. Y desafortunadamente, ese no es un formato que Excel esté diseñado para entender. Entonces, como resultado, todos esos valores de la columna A están siendo tratados como texto, al igual que la columna de tipo o la columna de país en B o C. Pero aquí está la cosa. No todo está perdido. Si tienes un caso como este, lo que vamos a hacer y lo que te voy a mostrar es usar funciones de texto como izquierda media derecha. Y puede Katyn ocho toe realmente reorganizar físicamente las piezas de esa cadena de texto en un formato que mi versión de Excel entenderá. Y luego finalmente, voy a envolver esa función en algo llamado dedo del pie del valor de la fecha, realidad convertir el resultado en una fecha adecuada. Y una vez que haga eso, podré usar funciones de fecha y hora e inteligencia de tiempo para tratar esa fecha igual que una haría cualquiera de. Entonces, en otras palabras, quieres tomar lo que tenemos aquí en la columna A y convertirlo en algo así en la columna B, que hemos etiquetado nueva fecha. Y para hacer eso, te voy a mostrar cómo escribir una función como esta. Por lo que parece un poco una bestia. Pero confía en mí, no es tan malo, y lo volvemos a descomponer. Solo estamos agarrando pedazos de esa cadena de texto, reorganizándolos y luego diciéndole a Excel, Hey, esto es una cita. Trátalo como tal. Entonces, para recapitular, casos de uso común reformatear campos que Excel no pudo reconocer como uno de esos tipos de fecha comunes o convertir fechas de texto a valores de fecha para que pueda utilizarlos para tiempo, inteligencia, de fecha, análisisde fecha, hora o series de tiempo. Así que vamos a saltar a nuestro libro de Excel y ver si realmente podemos usar estas funciones para convertir una cadena de texto en una fecha adecuada. Está bien, así que abre ese cuaderno de Excel pro tip en la tabla de contenidos. Verás la demo de conversión de texto hasta la fecha hacia la parte inferior de la lista de puntas de formato. Esta es una dificultad de cuatro estrellas. Por lo que nos estamos acercando al lado desafiante del espectro. Adelante y haz clic en enlace para salir a la pestaña de conversión de texto a la fecha. Y lo que estamos viendo aquí son datos de ataque de tiburones. Y para quienes han tomado mi análisis de datos con curso de tabla pivot, reconocerá que esto se utilizó en uno de nuestros casos prácticos para el curso. Básicamente, tenemos registros de cada ataque de tiburón que data de alrededor de 1950 tanto si fue provocado si no. Y sí, al parecer algunas personas optan por provocar tiburones por alguna razón. qué país y zona se llevó a cabo, qué hacía la víctima nombre, género, descripción de la lesión y un poco morbosa, sea o no un ataque fatal. Pero realmente no nos importan estas diferentes columnas en este momento por el bien de esta demo , realmente solo queremos mirar la columna A, que está etiquetada como columna de fecha. Pero tengo mis dudas. Entonces lo que queremos hacer primero es confirmar si excel es o no tratar estos valores en columna A como fechas o no, y así tenemos algunas formas diferentes de hacerlo. Una opción es seleccionar uno de los valores de fecha y utilizar el acceso directo de control uno para abrir o dar formato al cuadro de diálogo de celdas. Y aquí tenemos dos opciones diferentes. En primer lugar, podemos entrar a la categoría general, y si ésta fuera una fecha adecuada, lo que veríamos aquí en la caja de muestra es un valor de fecha, que sería un número de cinco dígitos en este caso. Eso indica el número de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900 que en el mundo de Excel es el inicio de los tiempos. En este caso, eso no es lo que estoy viendo. Solo estoy viendo la cadena exacta en la celda devuelta aquí, Así que esa es una bastante buena pista de que esto no está siendo tratado como una fecha adecuada y otra opción. Si intentamos simplemente seleccionar uno de los tipos de fecha estándar aquí, presione OK, no pasa nada ahora. Otra forma de comprobar es insertar una nueva columna e intentar usar una función de fecha como el año, por ejemplo, y hacer referencia a ese campo. Por lo que el año de un dos equivale a un error numérico porque un dos no es una fecha adecuada. Ese tipo de sella el trato. Ahora sabemos con certeza que estos valores en la columna A no son fechas adecuadas estas cadenas de texto aire disfrazándose de fechas. Pero no te preocupes podemos arreglar esto que vamos a hacer es etiquetar esta nueva columna B algo como New Date. Y de nuevo, lo que vamos a hacer aquí es realmente agarrar físicamente pedazos de este texto cadena la pieza del mes ese día, Peace the year piece. vamos a forzar a un formato que Excel reconoce como fecha adecuada. En mi caso particular, voy a utilizar el mes de dos dígitos la varilla la varilla de dos dígitos día y el año de cuatro dígitos . Y para hacer eso, voy a usar thes funciones de texto como izquierda media derecha y ampersand. O puede capitanear ocho. Entonces vamos a darle a esto un tiro y tipo de trabajo a través de él pieza por pieza. Empieza con el signo igual, y el primer componente que necesito es el mes, y sé que el mes vive en medio de mi cadena de texto en la columna A. Así que cuando usas una función media aquí y mi texto vive justo aquí en ocho a y empieza en el quinto personaje porque el 1er 4 son el año y el número de caracteres que quiero devolver lo son, también, porque quiero un mes de dos dígitos aquí. Cerrémoslo, deténgase ahí mismo y solo presione enter. Toca eso hacia abajo. Esta será una buena manera de especie de spot. Comprueba que esté funcionando correctamente. Por lo que éste debería ser uno para enero de 2345 todo el camino hasta el 12. Eso se ve bien. Entonces tengo mi mes ahí dentro. Ahora la siguiente pieza de esta fecha formateada que necesito es la slash seguida del día. Entonces voy a insertar manualmente esa slash usando, como en Katyn ocho símbolo y luego una slash rodeada de comillas. Y ahora necesito mi día. Entonces uno más y por ciento y el día básicamente se representa como los dos últimos personajes o el derecho más dos personajes de esa columna de encordado A. Así que lo adivinaste. Voy a usar una función correcta ahí va a decir, dame algún texto desde el derecho de a a quiero a los personajes. Ciérralo, presiona enter. Y como pueden ver, estamos empezando a acercarnos un poco más. Enero 12 Enero 16 Febrero 18 Julio 21. Entonces vamos a llegar A continuación, necesitamos el año. Por lo que de nuevo necesitamos una segunda slash primero rodeando cotizaciones y por ciento. Y ese año está representado por la izquierda más cuatro personajes. Por lo que me fui Tener un a y queremos cuatro personajes esta vez. Ciérralo. Centro de prensa, tranquilo. Y ahora esto empieza a parecer un riel. Correctamente formateados nosotros fecha de estilo. 1 12 1956 25 1950 Pero aún no estamos del todo ahí. Lo último que necesitamos hacer es tomar esta cadena de texto porque todavía realmente es solo una cadena de texto y envolver todo en una función llamada valor de fecha. Y eso lo hacemos. Nosotros decimos, Muy bien, Excel. Echa un vistazo a este texto de fecha que he creado y conviértelo en un valor que puedas entender bien cuando aplicamos eso todo el camino hacia abajo. Echa un vistazo a eso que se ve bastante malditos prometedores en este punto. Entonces ahora todo lo que queda por hacer es confirmar si hemos llegado o no. Podemos usar esas mismas herramientas que te acabo de mostrar hace un minuto. Puede hacer clic derecho en formato Estas celdas echan un vistazo al formato general, y ese es un valor de fecha adecuado. Entonces esto me está diciendo que el 12 de enero de 1950 ocurrió 18,275 días después del 1 de enero de 1900 que de nuevo es el inicio de excels. Cronología. Entonces eso se ve bien. Presiona OK, y podríamos simplemente deshacer. En realidad no lo queremos. Mostrar como Thea Fecha Valor uno para mostrar un formato más apropiado, legible. Y vamos a revisar una vez más insertando una nueva columna. Y vamos a tratar de usar la función como el año y hacer referencia a este nuevo campo y presionar OK, se ve un poco funky aquí. Podría estar preguntándose por qué dice 1905 Eso es sólo porque esta nueva columna está formateada como un mes, día, año estilo fecha. No queremos ese tipo de formato. En este caso. Simplemente queremos formato general o numérico, y eso lo convertirá en algo que haga un poco más. Desde como 1950 1951 todo el camino hasta 2015. Entonces ahí lo tienes. Eso acaba de confirmar que efectivamente hemos convertido con éxito esta cadena de texto y columna A en una fecha de Excel correctamente formateada en la columna B. Vamos a seguir adelante y eliminar ese campo de año, y ahí lo tienes realmente gran herramienta que podría ser un salvavidas absoluto cuando lo necesites. 14. Formatos basados en Formula-Based: Muy bien, Este próximo pro tip es uno de mis favoritos. Voy a hablar de definir nuestros propios formatos impulsados por fórmulas. Ahora, estamos arriba en la categoría de nivel experto de cinco estrellas ahora, así que esto no va a ser fácil, pero es una herramienta realmente poderosa una vez que aprendas a aprovecharla. Y lo que vamos a hacer en esta demo son las reglas de fórmula utilizadas para dar formato a las celdas, utilizando lógica compleja que son formateo estándar y las herramientas de formato condicional simplemente no pueden manejar. Entonces, por ejemplo, vamos a aplicar formato a filas enteras en base a valores y otras columnas. Vamos a aplicar formatos a celdas que cumplan múltiples criterios basados en fórmulas, usando cosas como sentencias condicionales y operadores lógicos. Y en este ejemplo, íbamos a hacer es echar un vistazo a un ejemplo para hacer lista, verdad? Tenemos una lista de tareas, categorías, categorías, prioridades y fechas de vencimiento. Y para poder aplicar estas reglas de formato basadas en fórmulas, lo que vamos a hacer es seleccionar el rango de celdas a las que queremos aplicar formato. Vamos a perforar nuestro menú de formato condicional desde la pestaña de inicio y hacer clic en Nueva regla y luego en la parte inferior de la lista. Hay una opción que dice usar una fórmula para determinar qué vende dar formato ahora. Regla de oro aquí, un pequeño consejo en Tell a sense, que es básicamente esa caja auxiliar de fórmulas que aparece cuando estás escribiendo una fórmula en la barra de fórmulas estándar. Uh, eso no existe aquí en el cuadro de diálogo de formato condicional, así que es como el Salvaje Oeste por ahí. Asegúrate de conocer la sintaxis de tu fórmula antes de empezar a escribir tu regla de formato. Y lo que esta opción va a hacer es permitir crear reglas complejas como esta. En este caso, estamos resaltando filas enteras con relleno rojo en los casos donde ha pasado una fecha de vencimiento y ser el estado y la columna E es cero o incompleta. Y eso es algo que simplemente no puedes hacer con tus herramientas de formato condicional estándar . Entonces, para resumir, algunos casos de uso común nuevamente aplicando esos formatos personalizados o complejos más allá de las opciones estándar o resaltando celdas que cumplan con un conjunto específico de criterios múltiples. Entonces sigamos adelante y abrimos, excel y veamos si podemos escribir una de nuestras propias reglas de formato impulsadas por fórmulas. De acuerdo, así que si has estado siguiendo, adelante y Abre tu libro de Excel Pro Tips. Vamos a saltar a nuestra conferencia de formatos impulsados por fórmulas aquí abajo en nuestra sección de consejos de formateo enlace de prensa que nos llevará directamente a nuestra lista de cosas que hacer. Y aquí tenemos una lista de alrededor de 20 tareas diferentes. Están categorizados como trabajadores personales. Tenemos prioridad donde Uneness High tres es baja. Tengo aquí una lista de fechas de vencimiento, y luego un icono establecido para el estado cero está incompleto y uno está completo. Ahora, una cosa notar que esto se basa en una función de hoy que es volátil, y eso significa que no vas a ver exactamente las mismas fechas que estoy mostrando en mi pantalla. Pero debes ver las mismas tendencias y relaciones entre tu día de hoy y tus fechas de vencimiento en tu libro de trabajo. Ahora lo primero que quiero hacer es resaltar o dar formato a esta columna de fecha de vencimiento para llamar la atención sobre fechas importantes, y empecemos con dos reglas diferentes. Primera regla es resaltar cualquier fecha que haya pasado, lo que significa que la fecha de vencimiento está atrás. Entonces para hacer eso, sigamos adelante y seleccionemos todo el rango de celdas que quieres aplicar formateo para ir al formato condicional de su ciudad natal. Y como regla general, siempre debes comprobar para ver si existe una herramienta estándar para servir a tus propósitos. De hecho, hay reglas de celdas destacadas que usan fechas específicamente, y hay una serie de opciones que puedes usar aquí. Entonces formateando celdas que contengan una fecha ocurrida ayer o hoy o mañana o los últimos siete días. Pero nada. Eso es bastante lo que necesitamos, porque lo primero que queremos hacer es resaltar cualquier celda que esté antes de hoy cualquier celda o fecha que esté en el pasado. Y luego después de eso, vamos a hacer un conjunto más de reglas de formato para resaltar fechas que casi lo hacen fechas donde la fecha de vencimiento es dentro de los tres días de hoy, y ni esas opciones están disponibles aquí, que nos dice que vamos a necesitar usar reglas basadas en fórmulas. Entonces cancelemos. Mantendremos activa esta selección, volveremos al formato condicional. Ahora vamos a entrar en nueva regla, usar una fórmula para determinar qué vende dar formato. Por lo que nuestro 1er 1 donde la fecha es anterior a hoy la fecha se pasa igual que cualquier fórmula . Vamos a empezar con un signo igual, y necesitamos seleccionar una de las celdas de nuestro rango que contenga una fecha. Seleccionemos la primera celda aquí D tres y digamos si profundo tres es menor que hoy, abra forense cerrado, entonces formatee eso de cierta manera. Entonces si la fecha de vencimiento ha pasado, sigamos adelante y llenemos estas celdas con algo así como un tono naranja rojizo claro podría escoger lo que quieras aquí. Presiona OK, presiona bien? Nuevamente, Te darás cuenta de que toda la columna formateó la derecha. Eso no parece correcto, porque hoy es 10 15 y tenemos 10 16 10 21. Esos realmente no deberían destacarse. Entonces, para diagnosticar lo que está pasando, volvamos a volver a administrar reglas. Selecciona esa camarilla gobernante en ello, y lo que está pasando aquí es que cuando hacemos clic en d tres, aplicaba automáticamente referencias fijas. Entonces lo que esto está haciendo es por cada célula en esa selección. Es chequear. Esta condición es D tres antes que hoy, y debido a que D tres es 15 de septiembre y hoy es 15 de octubre esto volverá verdadero cada vez, lo que significa que este formato se aplicará a cada fila, cada en esta selección. Entonces todo lo que tenemos que hacer para combatir eso se cambia la referencia Roe a relativo quitando ese signo de dólar antes de los tres y eso nos permitirá revisar las fechas no sólo en la fila tres, sino también 45678 todo el camino abajo a la carretera 24 y ahora presionando OK y aplicando esa regla actualizada. Ahora vemos lo que queremos. Ya se destaca cualquier fecha anterior al 10 15. Cualquier fecha del 10 15 o después no está resaltada, así que eso está funcionando exactamente como esperábamos. Ahora trabajemos en esa siguiente regla. Por lo que ahora queremos destacar fechas que casi lo hacen dentro de los próximos tres días. Por lo que de nuevo queremos resaltar ese mismo rango de celdas de nuevo en un formato condicional en otra nueva regla usando una fórmula. Esto va a ser similar pero un poco diferente. Entonces vamos a decir, si la fecha en esta columna y recordar, tenemos que quitar esa referencia de fila fija menos hoy. Entonces la diferencia entre esa fecha y la fecha actual Esa diferencia es menor o igual a tres días. Entonces sabemos que se acerca la fecha de vencimiento. Se está acercando. Entonces, formateemos eso con algo así como sin filetes amarillos, como una señal de advertencia. Derecha Pulse OK. Y presionamos Ok, va a pasar. Es que esa nueva regla va a tener precedente y esencialmente sobrescribir el relleno rojo que habíamos creado en nuestra primera regla. Todo lo que necesitamos hacer es volver a gestionar nuestras reglas y simplemente cambiar el orden para que nuestra regla roja vuelva a datar en el pasado. Toma prioridad. Entonces presiona aplicar y OK, y ahí tienes. Entonces esto se ve exactamente como esperaríamos estos aires. Las tres tareas que se avecinan consiguieron proceso. Esos reportes de gastos contactan I t. Y entonces tenemos que reabastecer esa comida de peces dorados, ¿ verdad? Entonces esos son dos ejemplos de cómo usar reglas relativamente simples en la fecha y aplicarlas a una columna en este caso son fechas de vencimiento en la columna D. Ahora vamos a hacer un ejemplo más y ponernos un poco más más fantásticos. Abanderemos rosa entera donde tres condiciones son verdaderas Primero, donde ha pasado el plazo. Sabemos hacer eso ya segundo, donde el estatus cero, lo que significa que esa tarea no se hizo. Y tres, donde la prioridad es una. Por lo que buscamos tareas de alta prioridad donde haya pasado la fecha de vencimiento y no se terminaron . Ahora, para hacer eso, necesitamos seleccionar todo el rango de celdas donde queremos que se aplique el formato. Y como queremos que el formato se aplique en toda una fila, vamos a agarrar todo este rango desde un tres d 24. Vamos a añadir una nueva regla basada en fórmulas. Y debido a que queremos probar por tres criterios diferentes todos siendo cumplidos, vamos a usar una declaración. Entonces empieza con eso y abre un paréntesis y luego a la derecha son tres condiciones. Por lo que la condición número uno que hemos visto antes de la fecha de vencimiento con una fila relativa debe ser menor a la de hoy. Es pasado esa es condición. Una condición, también, es que el estatus esté incompleto. Por lo que vender E tres con una referencia de fila relativa equivale a cero y son de tercera condición. Es que la celda de prioridad C tres con una referencia de fila relativa debe ser igual a una. Entonces esas son tres condiciones aquí. Cerremos el paréntesis, fijemos una vista previa, determinemos el formato Y esta vez, en lugar de un Phil, sigamos adelante y solo hagamos una fuente negrita. Y hagamos que el color de la fuente sea brillante, rojo brillante y presione. OK, entonces y D tres es antes de hoy, E tres es igual a cero y C tres es igual a una prensa. OK, y echa un vistazo. Por lo que se han destacado dos de la Rosa y nuestra lista de cosas que hacer, y ambas filas no estaban completas. Ha pasado la fecha de vencimiento y su prioridad. Por lo que debimos haber coordinado esas entrevistas el pasado 26 de septiembre lo cual no hicimos. Y, uh, no enviamos invitaciones para el cumpleaños de Billy. Se suponía que lo enviarían fuera el 11 de octubre. Entonces si tan sólo hubiéramos creado estas reglas de formato condicionales impulsadas por fórmulas y nuestra lista de Excel para hacer antes, podríamos haber cogido esto y Billy habría tenido el cumpleaños que se merecía. Obviamente, estos transmiten solo un par de ejemplos de cómo puedes usar reglas de formato basadas en fórmulas para hacer cosas realmente interesantes como esta en Excel. Esperemos que eso haga girar tus engranajes y te inspire a crear algunas reglas de formato condicional interesantes propias 15. Formatos de números avanzados: Muy bien, Así que este siguiente consejo es un consejo de formato de cinco estrellas, nivel experto. Vamos a hablar de algunos de sobresaltos formatos de números personalizados avanzados. Ahora bien, si has estado siguiendo junto con el curso, hemos utilizado algunas de estas opciones de formato personalizadas en el pasado. Por ejemplo, cuando usamos el tipo de formato personalizado triple semi colon para hacer invisible nuestro texto. Técnicamente, estábamos usando uno de estos formatos numéricos personalizados, pero de manera realista apenas estábamos rayando la superficie de lo que estas herramientas son capaces de hacer . Y de hecho, hay un lenguaje o sintaxis completamente diferentes detrás de bambalinas que impulsa formatos de números personalizados mucho más complejos. Y lo que los usuarios no se dan cuenta es que tienes la capacidad de dar formato a números basados en cuatro condiciones diferentes positivas, negativas, ceros o texto. Y eso es lo que nos permitirá crear reglas personalizadas que podamos Onley quiera aplicar a los positivos o negativos o a cualquier otro tipo de valor que hayamos seleccionado. Ahora, en esta demo, voy a cubrir las cosas muy rápidamente, mantener las cosas muy alto nivel. Si quieres aprender más y realmente indagar en la sintaxis, sigue este enlace aquí. Te llevará al sitio de soporte técnico de Microsoft Office, donde tienen alguna documentación realmente profunda, realmente completa donde podrás aprender mucho más sobre las capacidades de estos formatos personalizados. Entonces en esta demo, vamos a echar un vistazo a algunas columnas diferentes de datos, a ver ingresos brutos, presupuesto y ganancias. Y básicamente, queremos convertir estos valores agregados no formados de roca en algo así. Y básicamente, lo que estamos haciendo es redondear estos números muy grandes y agregar etiquetas como una M para significar millones. Pero la clave es que en realidad no estamos dividiendo el valor subyacente. Siguen siendo tres millones solo usaban un formato numérico personalizado para cambiar la forma en que se mostraban los números para que sea 3.0 con una etiqueta M. Ahora. Una cosa a tener en cuenta. medida que trabajamos a través de esta demo, ten en cuenta que tus números pueden verse un poco diferentes en función de tu configuración regional . En lugares donde estoy usando una coma para significar miles, puede usar un punto o viceversa. Sólo ten eso en cuenta. Entonces vamos a caminar por cada uno de estos ejemplos paso a paso. Pero esencialmente, esto es lo que vamos a estar haciendo. Vamos a seleccionar columna de Valles. Vamos a lanzar el formato de número Cuadro de diálogo puede usar ese control Un atajo. Vamos a entrar en una categoría personalizada y aplicar aquí una regla como esta con fines de lucro para formarnos a esos valores de una manera que no pudiéramos hacer con las herramientas estándar. Tan misma historia con ingresos y presupuesto. Vamos a entrar en esa categoría personalizada, ¿verdad? Nuestra propia regla personalizada, y transformarla en algo como lo que se ve aquí. Casos de uso tan comunes. A lo mejor quieres aplicar formatos personalizados a los positivos Onley versus solo negativos para llamar la atención sobre ciertos patrones o tendencias. O quizás el caso de uso más importante o más común aquí es como he demostrado abreviar valores muy grandes con esas etiquetas K o M para significar miles o millones sin usar una fórmula y sin modificar el valor subyacente real. Entonces con eso, saltemos a excel y veamos cómo funciona esto en realidad. Muy bien, así que en tu libro de trabajo pro tip dirige tu tabla de contenidos, buscas la demo de formatos personalizados avanzados en nuestra sección de consejos de formateo. Adelante y haz clic en el enlace y lo que estamos viendo aquí es un conjunto de datos bastante sencillo. Tenemos alrededor de 50 filas de datos. Mira títulos de películas con ingresos brutos, presupuesto y ganancia actualmente sin formar, enmarañado me gustaría hacer primero es jugar con esta columna de ingresos brutos y mostrar una versión de la misma que se redondea a la baja con esa etiqueta de millones. Entonces eso es un poco más legible, que podamos comparar números un poco más claramente uno al lado del otro. Entonces lo primero que voy a hacer es realmente creado duplicado. Entonces, cuando haga clic derecho y copie Colin, sea e insértelo justo al lado, solo quiero poder detectar chequeo contra mi columna original y asegurarme de que estas reglas personalizadas estén operando como se esperaba. Por lo que vamos y seleccionamos esa columna entera C el clic derecho elegir celdas de formato o usamos el control un atajo y navegar todo el camino hacia abajo a nuestra categoría personalizada. Lo primero que recomendaría hacer antes de empezar a escribir cosas en la caja aquí es mirar realmente la lista de opciones personalizadas pre pobladas aquí porque en la mayoría de los casos tienes algo que te va a acercar a lo que necesitas y luego puedes modificar o modificar a partir de ahí. Entonces para tener un sentido de cómo funciona realmente esta sintaxis, veamos lo que algunos de estos ejemplos realmente hacen. Por lo que el 0.0 esencialmente forzará a los puntos decimales sean o no valores significativos . Para que pueda mostrarles cómo sería eso. Simplemente añade el punto decimal. Controlemos uno para volver ahí. El hash con una coma esencialmente fuerza un separador de comas por miles, y eso es algo que definitivamente vamos a querer. Entonces sigamos adelante y probemos esa. Ahí vas. Se ha deshecho de los decimales, pero se añade esos separadores de coma. Volvamos a saltar de nuevo. Este formato aplicaría tanto los decimales como los separadores de coma, y ahora nos estamos metiendo en algunos casos más complejos. ¿ Eran los positivos en retroceso de manera diferente a los negativos? Tenemos etiquetas que lo aplican color rojo al funt. Si tienes curiosidad, este pequeño guión bajo paréntesis abierto. Lo que realmente está haciendo es agregar un espacio igual al ancho de un paréntesis para todos los valores positivos, que tanto los positivos como los negativos, que siempre están rodeados de paréntesis, estén alineados. Entonces sólo un pequeño teaser, Ya sabes, por lo compleja que esta sintaxis puede llegar realmente. Pero en este caso, sigamos con nuestro separador de miles por ahora. Y todo lo que vamos a hacer es agregar un signo de dólar para simbolizar la moneda en la prensa de inicio. OK, y ahí tienes. Entonces estamos en camino, pero nada realmente innovador. No obstante Este es un formato que podríamos haber aplicado de manera muy, muy sencilla. Entonces si queremos ponernos un poco más complejos aquí, sigamos adelante y sumémosle un poco a esto. Íbamos a añadir un espacio y decir: Ponga una K ahí entre paréntesis. Todo lo que haría es sólo en una etiqueta K al final, ¿ verdad? Y eso no tiene mucho sentido en este punto porque seguimos viendo el número completo . No estamos redondeando para nada. Si queremos decirle a Excel que redondee los últimos tres dígitos, podemos hacerlo simplemente agregando una coma después del cero. Así que mira estos números 82,300,000 presionar OK, eso se convierte en 82,300 con miles simbolizados en decadencia. Entonces técnicamente, este número es correcto, pero sigue siendo demasiado grande para ser realmente legible. Entonces, en lugar de usar la etiqueta K, volvamos a saltar de nuevo a nuestro cuadro de diálogo personalizado. Lo que vamos a hacer aquí es redondear otros tres dígitos usando una segunda coma. Vamos a cambiar esa K a una M por millones y presionar OK, ahora estamos llegando a algún lugar. Entonces tenemos 82,000,016 millones, 17 millones. El último ajuste que quiero hacer aquí es realmente traer de vuelta esos puntos decimales porque ahora estamos redondeados un poco demasiado. Entonces volvamos en una vez más. Todo lo que necesitamos hacer después de ese cero es en el periodo 00 lo que va a forzar a puntos decimales . Presionar OK y Walla. Tenemos nuestros valores de ingresos brutos bellamente formateados, redondeados a la baja con ese indicador de millones de m y en realidad no hemos cambiado el valor subyacente. Esa es la clave aquí. Hemos preservado el valor en sí. Acabamos de mostrarlo de una manera realmente interesante. Y esta regla de formato se aplica y se puede copiar igual que cualquier otra. Por lo que podríamos seleccionar toda la columna C cabeza a nuestra pestaña de inicio, usar el pintor de formato y aplicar esa misma regla. Dos columna B el presupuesto, Kahlan y todas esas condiciones se arrastran. Entonces ahora. Un último ejemplo. Vamos a jugar un poco con esta columna de ganancias. Llamar a e clic derecho tenía que formatear las celdas yendo a la costumbre. Y en este caso, quiero llamar la atención sobre cualquier película que posiblemente haya atraído una pérdida. Entonces, en otras palabras, un beneficio negativo. Este es un buen lugar para usar estos formatos personalizados y otro buen ejemplo de cuando no quiero reinventar la rueda cuando conozco sus opciones aquí, eso me acercará muy a lo que necesito. Entonces, por ejemplo, este de aquí, es un formato de moneda. No tiene puntos decimales, lo cual es buena causa. Quiero esto redondeado a números enteros, y ya tiene este formato rojo con paréntesis para valores negativos. Sé que es negativo porque es la segunda condición después del semi colon. Entonces sigamos adelante y empecemos con este y presionemos OK y eso me acerca realmente a lo que quiero. Me está mostrando todas las ganancias positivas como formato de moneda tradicional y cualquier negativo. Este caso sólo hay dos tan rojos con paréntesis y a partir de aquí, se podría modificar esto como le parezca conveniente. Ya sabes, si quisiéramos volver a la costumbre y hacer verdes nuestros números positivos, literalmente podrías agregar corchetes y escribir. Había verde y prensa. OK, y ahí tienes. Funcionó. No es bonito. De hecho, es realmente difícil de leer, y es bastante feo. Pero eso aplicaba un formato verde a los valores positivos y volvamos atrás. Y debido a que ese verde era un poco duro, tal vez en lugar del verde, sólo queremos un signo más para los positivos. Y luego, por el contrario, podemos agregar un signo negativo antes de que los números negativos rojos presionen. OK, Y ahí tienes, que puedas empezar a ver toda la flexibilidad aquí para crear sus propios formatos numéricos muy dinámicos, muy complejos usando esta sintaxis personalizada. Entonces de nuevo, si quieres aprender más, asegúrate de dirigirte a ese enlace de soporte de oficina. Ahí tienen alguna gran documentación. De lo contrario, esa es tu imprimación rápida en formatos de números personalizados avanzados.