Comunicación escrita para los líderes: técnicas y ejemplos

1. 1. Introducción: Hey ahi, mi nombre es Andre. Tengo cerca de 15 años de experiencia técnica y de gestión en la industria del software. Y durante los últimos seis años, he tenido mi propia consultoría de liderazgo. Mira, me encanta escribir. Escribí el siguiente libro de edición temores, voy a comprarlo, y cientos de artículos y publicaciones y documentos como parte de mi trabajo. Incluso escribí puntero atrás en el día y quiero un tercer lugar en la entrada del concurso de poesía de Econ IT de pila de llamadas, que sí, nunca has oído hablar de ello. Pero el punto es que me encantó escribir. Un líder necesita buenas habilidades de escritura, y esto es lo que quería enseñarte aquí. Este curso no se trata de chats rápidos o correos electrónicos rápidos, aunque sí tengo otro curso al respecto. Pero éste se trata del tipo más deliberado de comunicación escrita, los mensajes importantes, de los que escriben con cuidado, los que cada palabra importa. Te llevaré por varias iteraciones, lo contrario, pero arranque, el manejo de crisis pidiendo mañana, reconociendo y felicitando y comunicando el cambio. Te daré técnicas y construiré un ejemplo para cada situación, que también proporcionaré como documento adjunto. Vamos. 2. 2. ¿2. ¿Por qué la comunicación escrita bien elaborada?: Como líder, te comunicas de muchas maneras, pero hay tres ventajas principales en la comunicación bien elaborada y cuidadosamente escrita que estamos abordando en este curso, puede llegar a muchas personas más que puede dirigirse en un chat o en un discurso. Es completo y claro porque está bien elaborado y pulido y es persistente. Ahí está gustos. La gente puede leerlo y releerlo días y semanas y meses después. En cuanto a formato, podría ser un correo electrónico, podría ser una publicación en un foro, un blog, o un documento. El formato también importa, pero no es tan difícil elegir el correcto. El mensaje es la clave. Este tipo de comunicación escrita bien elaborada y deliberada no es algo que se hace a diario. Está reservado para las ocasiones o mensajes importantes de la mañana . A lo mejor lo haces una vez en un mes, tal vez más, tal vez menos. Pero cuando importa, cuando sea hora de ello, puede ser el borde que necesites y marcará la diferencia. 3. 3. La actualización: Quieres actualizar a tu equipo, departamento o empresa sobre lo nuevo. Estoy hablando de actualizaciones más grandes, no de los informes diarios o semanales de estado de un proyecto. Esas son de naturaleza bastante técnica y práctica. Tomemos el siguiente ejemplo. Aquí está el jefe de desarrollo para un departamento de 100. Los diversos equipos de nuestro departamento trabajan en diferentes proyectos. Usted es responsable de las prácticas generales, estándares, y calidad de cómo se realiza el trabajo en todos los equipos. Estás enviando la actualización mensual del departamento en caso de estas actualizaciones recurrentes fueran nada importante necesariamente ha sucedido. Es sólo un resumen del mes pasado y algunas ideas para este mes. La mejor manera de pensarlo. Es como escribir un boletín. Ustedes Gente Estrictamente hablando, no necesitan su actualización. No lo están esperando ansiosamente. No es por sí mismo alto en su lista de prioridades. No hay nada específico que los retenga que resolver este tipo de comunicación para ellos. Tienes que hacerlo interesante. Tienes que escoger la curiosidad para que lo lean. Necesitamos elaborar mensajes cortos, fáciles de entender, fáciles de leer mensajes significativos, y tener que abordar las cosas más relevantes que puedas. Aún así, este no es el tipo de comunicación donde se puede esperar tasa de apertura al 100% o algo cercano a eso, si se le puede llamar tarifas abiertas, por cierto, eso será de ayuda para medir el éxito de su mensaje, considerando este hecho que no todos los leerán. Si tienes un mensaje que es particularmente importante prepárate para repetirlo no de manera idéntica, sino abordarlo repetidamente en unas cuantas comunicaciones consecutivas para asegurar que llegue a la mayor cantidad de personas posible. También establecer consistencia. Un horario consistente siempre el primer lunes del mes o lo que sea. Una estructura consistente, siempre las mismas 23 secciones. También es el tipo de mensaje que puede beneficiarse de un poco de trabajo visual. Usa secciones, colores, tamaños de fuente, tal vez imágenes para que sea aún más fácil de leer. Por ejemplo, algo como esto es solo un ejemplo, pero se obtiene la idea. Otra cosa que puedes hacer con este tipo de comunicaciones es usar un tema general. Si digamos que aumentar la calidad es la gran iniciativa del año, ¿cómo va? ¿ Qué hay de nuevo? ¿ Cuál es el siguiente hito? 4. 4. El inicio: Querías empezar algo nuevo, un nuevo proyecto o una nueva iniciativa. Y este es tu mensaje de arranque a la gente que será parte de él. Continuemos con el ejemplo del capítulo anterior. Vas a encabezar el desarrollo de nuevo y quieres dar inicio a esa iniciativa de mejora de calidad. Antes de entrar en el contenido, vamos a discutir canal. Quieres que tantas personas como sea posible para leer este mensaje. Vas a utilizar el canal más directo y en tu rostro. Tienes correo electrónico, por ejemplo. No vas a poner esto en un foro interno en alguna parte, esperanza de que la gente tropiece con él. Este es el mensaje que no es opcional. Todo el mundo debería conseguirlo. Se adhieren a un mensaje y solo un mensaje. Si arrancar la iniciativa de calidad es el mensaje, entonces esto es lo único que abordas un mensaje o dejas todo lo demás para otra comunicación. Al elaborar este mensaje, su trabajo es responder las siguientes preguntas con la mayor claridad, pero al mismo tiempo de la manera más concisa posible. ¿ Por qué estamos haciendo esto? ¿ Qué estamos haciendo? ¿ Cómo se ve el éxito? ¿ Cuál es el primer paso? Fue lo primero que puedes esperar que te pegue. lo que un ejemplo podría verse así. Esa es una buena manera de dar inicio a una iniciativa. Este ejemplo resulta ser impulsado por problemas. Tenemos un problema y un fin para arreglarlo. También puede ser impulsado por la oportunidad, en cuyo caso, los cambios y por la estructura general y el enfoque se mantienen iguales. 5. 5. Gestión de crisis: Cambiemos el ejemplo y asumamos que eres el gerente a cargo de una unidad de negocio o acompañar y la epidemia de COVID. Y la pandemia de COVID es tu inicio. Es muy, muy temprano, mucha incertidumbre, pero está claro que podría ser grande. Cuando se trata de gestión de crisis, el tiempo es crucial. El tiempo importa en todas las situaciones, pero en ninguna parte casi tanto como en una crisis. ¿ Cuándo se dirige a ella? ¿ Cuándo se comunica al respecto? La respuesta es temprana, pero no demasiado pronto, y definitivamente no demasiado tarde. Demasiado temprano puede resolver el pánico. Y en realidad no tienes mucho que decir porque aún no sabes mucho. Sí, estaban al tanto de esto y observándolo atentamente, tipo de mensajes tiene su papel, pero es limitado. Si bien deberías mirar rápidamente, no deberías apresurarte. Si son las etapas muy tempranas. Algunos reportes de China no están seguros de cuándo y cómo y si llegará al resto del mundo. Dale un poco de tiempo. No mucho tiempo, sino un poco de tiempo. obstante, no esperes un mes completo hasta que su gobierno ya haya exigido el trabajo desde casa. Y sólo entonces también vienen con un mensaje como, Hey chicos, que tienen que trabajar desde casa, Eso es ridículamente tarde. Una vez que lo estés, digamos que 75% seguro que algo se desarrollará en algún tipo de crisis. Puedes abordarlo. No tienes que estar al 100%. Pero si tienes 75 deseos, en términos generales, claro que no estoy diciendo que lo calcules cuando tu gente también está setenta y cinco por ciento o más y luego preocupándote y pensando en ello y lo han estado por un tiempo . Su comunicación ahora es urgentemente necesaria. Las cosas de crisis pueden cambiar rápidamente. A lo mejor hoy es un poco gira poco reaccionar. Pero mañana por la tarde hizo ya llegar demasiado tarde. Mañana por la mañana es el momento adecuado. Tienes que estar rápido de pie en una crisis y adaptarte a todo lo que está pasando. La clave de una gran comunicación de gestión de crisis radica en la franqueza, la simplicidad y el equilibrio correcto entre confianza y vulnerabilidad. Palabras sencillas, lenguaje directo, cosas específicas, hechos concretos, sin fanciness, y definitivamente sin jerga corporativa. Esa es la línea de base. Entonces tienes que ser competente. Tu gente necesita saber que no estás enloqueciendo y tener algún tipo de plan. No obstante, no se puede decir que nos hayamos preparado para todo porque eso posiblemente puede ser cierto en una situación como esta. Nadie puede predecir exactamente lo que sucederá y nadie puede prepararse para todo lo que será confianza falsa y exagerada. Y tendría lo contrario al impacto previsto. No sería creíble. Y en lugar de fortalecer la moral, debilitará. Aquí es donde entra la vulnerabilidad. Debes admitir la incertidumbre sin dejarte abrumarte por ella. El fondo de tu mensaje, el GIF de tu mensaje de gestión de crisis es algo así. Esta cosa está sucediendo. Se está desarrollando, no tiene precedentes. No sabemos exactamente cómo va a evolucionar. No obstante, sí sabemos algunas cosas. Hemos identificado algunos problemas y estamos tomando algunas medidas. Y aquí están. A la hora de comunicar las medidas de Decidido, sean específicos y darles algo concreto para agarrar. Dígales quién va a contactarlos por Wang, quién vinieron se ponen en contacto, etcétera No lo dejen abierto. Una crisis trae suficiente incertidumbre de todos modos, no le añadas con decisiones vagas. Si no estás listo para decidir, no te decidas. Pero si tú decides, sé decisivo y terminaste con, nos mantendremos en contacto. Es muy probable que se sigan nuevas medidas y actualizaciones sobre esto y los anime a que se acerquen con ideas, a hacer preguntas, etc., y a crear los canales para eso. Si no están ya en su lugar. La comunicación constante para abordar la incertidumbre y los temas a medida que surgen está esencialmente en una crisis porque en las primeras etapas de una situación en desarrollo, todo puede cambiar muy rápidamente. 6. 6. Píde más de de forma: Tu equipo ha estado trabajando muy duro en un proyecto difícil por parte del cliente no es más feliz porque todavía hay problemas y quedan días más duros por delante. Necesitas decirle a tu equipo de trabajo que más duro se va a requerir. hace falta decir que debes cuidar a tu equipo y no empujarlos demasiado fuerte. Pero eso a un lado, se trata de cómo les dices que seguirá más trabajo duro. Nos estamos centrando en el aspecto de la comunicación aquí. En primer lugar, en estos difíciles proyectos, es fácil sentirse abrumado por los problemas. Se arregló una cosa y otras tres se rompen. Todo el mundo está estresado para que la gente pierda perspectiva y entierra en el aparentemente interminable flujo de temas. Una vez que las personas pierden perspectiva poco después pierden la motivación. Entonces una cosa que debes hacer en esta situación y tu comunicación es recuperar alguna perspectiva. Di algo como, Hey, empezamos esta cosa hace dos meses con la a, hicimos B, pero C aún queda. Arreglamos diez de cada 30 bugs una vez que los arreglemos, o C también se hará. Este tipo de resumen, dando un paso atrás, incluido en tu mensaje, cuando no es súper detallado, proporcionará perspectiva. Entonces vas a ser positivo en tu mensaje. Tienes que creer que se puede hacer y se hará si te pegas al negro. No obstante, tienes que ser real al mismo tiempo, tu positividad no debería ser este vecino, ¿verdad? Sí, podemos, sí, lo hará sin nada detrás de él. Es un tipo diferente de mensaje, pero aquí también se aplica la mezcla de confianza y vulnerabilidad de la que hablamos en el capítulo de crisis. Tienes que estar seguro de que puedes hacerlo, pero eres vulnerable al admitir que no va a ser fácil. También me gusta mencionar las cosas en este tipo de mensajes sin hacerme demasiado formal al respecto. Por ejemplo, si vuelvo a ese resumen, no voy a decir algo así, este es el avance del proyecto hasta ahora. Bla-blah-bla. Es un poco demasiado rígido. En cambio, lo traeré de una manera más casual. Como si lo hubiera pensado. Como si fuera casi como un pensamiento tardía. No fue una idea tardía. Yo sabía exactamente lo que estaba haciendo, pero tal vez quería que suene un poco así. No fue un pensamiento después. Yo sabía lo que estaba haciendo, pero tal vez quería que suene un poco así. Por ejemplo. 7. 7. Reconoce y felicita: Digamos que quieres destacar el gran trabajo o algún tipo de logro sobre el equipo o un individuo. Quieres mandar un mensaje público a todos al respecto. Eso es lindo. Un par de cosas a considerar. En primer lugar, no felicites a la gente o a los equipos por cosas fáciles. No digas simplemente un trabajo impresionante para todo. Es genial para ti ser amable. No me malinterpretes al decir gracias por apreciarlos y todo eso. Pero un mensaje público enviado a todos los demás básicamente diciendo, oigan a todos, detengan lo que estén haciendo y miren a este equipo o a esta persona que hicieron esta cosa impresionante. Esta cosa especial no debe ser enviada. Es probable que deba significar algo, deberían hacer algo especial y de esta manera apreciarán tu mensaje porque significará algo para ellos también. Si se crea una inflación de felicitaciones. Y todos están felicitando a cada uno que dejé y derecho todo el tiempo cuando ya no va a significar mucho, siempre una historia detrás de ella. No se limite a decir que hicieron exhales o entregaron el proyecto en x días. Si bien esa x puede ser impresionante, no es suficiente porque otros pueden aprender de ella. Proporcionar una historia detrás de ella. ¿ Cómo lo hicieron? ¿ Qué hicieron de manera diferente? Al hacer esto, se logran dos cosas. Uno, lo convierten en una oportunidad de aprendizaje para todos los demás. Y dos, lo haces más humano y relacionable. Por ejemplo, algo como esto. 8. 8. Anunciar cambios: Cuando anuncias un gran cambio, hay algunas cosas específicas a considerar. ¿ A qué me refiero con el gran cambio? Tal vez estés cambiando la plataforma tecnológica donde estás cambiando la estructura organizacional, donde tal vez estés cambiando el enfoque empresarial. Este tipo de cambios inevitablemente creará incomodidad porque toman casi todo el mundo zona de confort automatizado, gente tiene que aprender cosas nuevas. Las responsabilidades laborales pueden cambiar. Las estructuras de poder serán volteadas al revés y así sucesivamente. En el 99% de los casos las personas, incluso las buenas inicialmente serán al menos algo resistentes a este tipo de cambios. Esperar un largo proceso de comunicación con múltiples interacciones, preguntas, etcétera. Pero por ahora, centrémonos en el gran anuncio que lo quita. Las tres ideas clave que necesitas tener en un mensaje. Y no creo un gran cambio. Nuestro, por qué, ¿por qué estamos haciendo esto? ¿ Por qué no me llevo a las cosas que hemos estado haciendo hasta ahora? Tal vez sea porque la industria está cambiando y tengo que seguir el ritmo. A lo mejor los clientes han cambiado o tal vez la competencia sea lo que sea. Asegúrate de empezar explicando por qué es necesario el cambio. Porque si eres un ahí proactivamente, entonces quieres cambiar las cosas antes de que se conviertan en un enorme punto de dolor. Quieres estar por delante de la curva. Pero eso también significa que el cambio puede parecer apresurado y no llegar a ser innecesario para algunas personas. Por eso tienes que explicar que si bien el cambio no parece necesario hoy, no es necesariamente para mañana inevitabilidad. Este cambio se acerca. Vendrá. No se puede optar por no hacerlo. Todos tendremos que pasar por ella, respeto. Pero queremos hablar con todos ustedes, escuchar sus inquietudes, sus ideas, y ajustar el plan basado en ellas. Te queremos como socios. Si le das a la gente una opción para no participar en el cambio, muchos de ellos no participarán en el cambio o llegarán tarde o habrán adoptado. Y de nuevo, mira, esto no soy yo siendo pesimista mientras gente que no Hawaii, en realidad soy muy optimista sobre la naturaleza humana, pero se trata de zonas de confort y cómo cambian grandes grupos de personas. Hablo basado en la experiencia. Si quieres grandes cambios rápidamente con grandes grupos de personas, entonces tiene que ser inevitable. No obstante, sí quieres hacerlos parte del proceso y respetar sus opiniones, obtener sus ideas porque tendrán buenas ideas. Puedes pensar en todo por ti mismo o con tu pequeño Grupo de Estrategia. Necesitas que estén a bordo con él y necesitas que sean parte de ella. Algunos de ellos incluso querían convertirse en líderes en el proceso de cambio. El rumbo general puede ser inevitable, pero exactamente cómo llegamos allí y se debe discutir. 9. 9. Conclusiones: Líder necesita buenas habilidades de comunicación y la capacidad de elaborar mensajes pulidos y efectivos adecuados a la situación. Esto no es algo que pueda necesitar hacer diariamente, tal vez semanas que pasan sin la necesidad de este tipo de comunicación. Pero cuando llegue el momento y llegue, suele ser algo importante y si lo estás manejando bien, marcará la diferencia. Gracias por pegarse. Espero que lo hayan disfrutado. Espero que lo hayas encontrado útil y eso es todo. Ahora vete a hacerlo.