Cómo tener una reunión exitosa

1. Introducción: Hola, soy Mitch Lippman. Bienvenido al curso. Cómo ejecutar una gran reunión. Este curso está diseñado para cualquier persona, en cualquier nivel, en cualquier negocio que realmente montara y dirigiera una reunión. Llevo más de 30 años en el negocio, y soy entrenador ejecutivo y organizacional, formador de liderazgo y facilitador de reuniones, y busqué en tantas industrias diferentes que trabajan en tecnología y finanzas en entretenimiento en la edición y la publicidad. Restaurante legal médico en hostelería, manufactura al por menor, ingeniería. Oh, Dios mío, la lista sigue y sigue, y dondequiera que funcionó, veo muchos de los mismos temas. Recurriendo en uno de esos temas es lo que yo llamo reunión itis. El mal de las reuniones. La gente me dice que van a demasiadas reuniones, reciben reuniones invitadas. A veces ni siquiera saben por qué están invitados. Y aunque sí sepan por qué están ahí, no sienten que nada pasa en la reunión. Eso es útil. Y se van sintiendo como si fuera una pérdida de su tiempo. Entonces pensé ¿No sería genial si pudieras dirigir una reunión donde la gente supiera por qué estaban ahí? Uh, cuál era el propósito de la reunión Waas, y había una agenda clara. Y cuando salieron de la reunión, sintieron que algo se había logrado en el negocio. Avanzar. Se sienten bien al respecto. Se sienten bien contigo, y seguro que quieren volver a tu próxima reunión. Entonces de eso se trata el curso. Para tu proyecto de clase, estarás subiendo una invitación a una reunión que ejecutarías que incluya un plan y propósito para la reunión. Ah, bien pensado lista de asistentes y una agenda. Y luego más tarde, después del curso, puedes subir comentarios adicionales sobre cómo fue tu reunión y qué más aprendiste, Así que empecemos. 2. Descripción del curso: De acuerdo, entonces hablemos de nuestro curso para comenzar con lo que les gusta a sus reuniones. Ahora bien, si sus reuniones son típicas, no necesariamente hay un sentido claro de cuál es el propósito de la reunión y por qué la gente está en la sala y los individuos tal vez no sepan por qué están invitados y cuál es su papel. O peor, Pueden pensar que su papel en la reunión es diferente a lo que piensas, que podría crear confusión y algunos problemas. Algo más que puede suceder en reuniones típicas es que hay un acuerdo sobre las decisiones que se tomaron antes de esta reunión en curso, y se podría dedicar mucho tiempo a rehashing viejas decisiones, que realmente pueden ser disruptivas y frustrante para todos los asistentes. Otra cosa que puede pasar es que la gente introduce temas que no están relacionados con este encuentro. Puede ser algo que esté en su mente, o algo que salió de una discusión previa que acaba de suceder antes de que caminen la puerta. Pero eso también puede descarrilar realmente tus reuniones. Eso sucede mucho en las reuniones, y como resultado nada se decide y la gente siente que es tiempo se desperdició y están molestos, y eso es mucho una reunión típica. Entonces lo que buscamos es lo que yo llamo el encuentro ideal. Y en una reunión ideal, hay un propósito claro para este encuentro. La gente entiende lo que es eso, y también entienden su papel en la sala. Hay acuerdo sobre lo que se decidió en el pasado, y a menos que tengas una razón muy específica para hacerlo ahí, no deberías volver atrás y volver a decidir decisiones antiguas. Eso es una pérdida de tiempo, y vuelve a la típica reunión en contraposición al ideal. Hablaremos de algunos consejos para eso. Hablamos de dirigir la reunión. También se quiere tener preparada una agenda clara y poder seguirla, y eso te ayudará a superar la reunión y lograr el propósito de la reunión. Y como resultado, se logra el propósito y se tiene la documentación de cualquier decisión que se hizo compromisos que se hicieron en una acción, planes que están saliendo de la reunión con los pormenores sobre esos y la gente se siente como han logrado algo y el negocio avanza. Ese es un encuentro ideal. Entonces echemos un vistazo a cómo esto se alinea con nuestro programa de estudios, Entonces vamos a empezar por hablar de plan y propósito. Ahora soy entrenador ejecutivo y organizacional. Entonces muchas cosas son temas recurrentes y para mí la planeación, alineación de propósitos, que el negocio avance, ese tipo de cosas surgen por todo el liderazgo y la planeación y propósito para una reunión es un crítico cosa. Si vas a conseguir un montón de gente de un negocio en una habitación durante una hora para hablar de algo, vale la pena que pases unos minutos planeando para que haya claridad. De lo siguiente que vamos a hablar es de la lista de asistentes y cómo seleccionar a los asistentes en función de lo que necesites en la reunión. Si hay tomadores de decisiones que necesitan hablar, entonces deberían estar ahí. deben tomar ese tipo de decisiones sobre quién debe estar en la sala. Hablaremos de eso. De lo siguiente que hablaremos es cómo crear una agenda que te ayude a lograr el propósito de la reunión. De lo siguiente se hablará es de la comunicación en general crear algún tipo de comunicación o invitación a tu reunión que incluya los pormenores y la logística para que todos estén alineados antes de que entren a la sala. Nuestra próxima parada serán consejos para dirigir realmente la reunión y mantenerse en el buen camino. Y luego vamos a hablar de artefacto o algún tipo de documentación de lo ocurrido en la reunión, qué decisiones y compromisos se tomaron en la reunión y los pormenores en torno a eso. Entonces hay alineación saliendo de la reunión, y luego hablaremos de seguimiento para que haya rendición de cuentas. Entonces si tienes una gran discusión en tu reunión, Pero si la gente está de acuerdo o se compromete a hacer ciertas cosas como resultado de la reunión y no las hacen, entonces acabas de tener una gran discusión. Pero el negocio no avanza y efectivamente, como que borra el valor de tu reunión. Entonces hay mucho valor y seguimiento, y vamos a hablar de eso. Después vamos a hacer un viaje paralelo para hablar de algunos elementos opcionales para algún tipo específico de reuniones, y luego vamos a discutir tu proyecto de clase y te daré algunos consejos sobre eso, y luego terminaremos con el resumen y ese es nuestro curso 3. Plan propósito: De acuerdo, así que saltemos con plan y propósito. Ahora, como entrenador ejecutivo y organizacional y formador de liderazgo, hablo mucho de planeación y propósito en muchas áreas. Vamos a hablar de ello en lo que respecta a reunión. Pero esta es una habilidad específica que es realmente crítica para un liderazgo efectivo. Entonces, por ejemplo, si vas a recibir una llamada telefónica o, um o escribir un correo electrónico tardando unos minutos antes de hacer eso para averiguar cuál es tu plan o cuál es tu propósito para esa llamada telefónica o correo electrónico será increíblemente valioso para ayudarte a establecer el tono correcto y acercarte a él de la manera correcta. Y lo mismo es cierto para las reuniones, que es de lo que vamos a hablar. Y como dije antes, si vas a meter a un montón de gente en una habitación durante una hora, digamos, o más para hablar de algo relacionado con el negocio, sí quieres tomarte algún tiempo y pensarlo un poco y hacer un plan. Entonces vamos a hablar de cómo hacemos un plan aquí. En primer lugar, quiero decir que la planeación es la mitad de la clave del éxito, y la segunda mitad se está ejecutando en el plan con flexibilidad. Tienes que lidiar con lo que hay frente a ti en la sala, y yo solo tomo un momento aquí y digo que voy a hablar en la sala Y no importa qué medio esté tomando tu reunión, uh, forma aquí. Y podría ser gente reunida en una habitación. Podría ser personas, videoconferencias o personas por teléfono, o una mezcla de los tres planeadores Propósito no cambia en absoluto en que puede que tengas que ejecutar un poco diferente, porque si alguien está en el teléfono, no los puedes ver, así que quizá quieras hacer cosas un poco más específicas. Hablaremos de eso más adelante cuando hablemos de dirigir la reunión. Pero en cuanto a la mayoría de todo, vamos a hacer el medio en sí no importa. Entonces sólo ten eso en cuenta. No quiero, ya sabes, ala nada. Creo que la planeación es un aspecto realmente importante para el liderazgo. Ya lo he dicho. Probablemente lo vuelvas a decir y realmente quieres tomarte algún tiempo, pensar algo y anotar cosas, y creo que algo pasa entre tu cerebro y y el periódico. Si estás escribiendo en longhand con un bolígrafo y papel, eso no sucede cuando estás escribiendo. Entonces mi recomendación es que pases algún tiempo y des algún pensamiento con un bolígrafo y papel o, si quieres, un estilista en una pantalla, pero algo antes de teclear y no compartes eso con nadie. Pero creo que pasa algo que es diferente. Por lo que sí te recomiendo que hagas con esa forma ahora. Entonces lo siguiente que queremos hacer es darte un poco de estructura de qué tipo de preguntas podrías querer hacerte. Entonces, ¿qué hay que lograr? ¿ Cuál es la razón por la que nos estamos juntando todos? Uh, ¿cómo nos vamos a ir? ¿ En qué necesitamos decidir acordar? Eso si eso es lo que va a pasar. Y luego qué debería pasar Ahora Esto procede agenda. Entonces, por ejemplo, si vamos a seleccionar de entre tres opciones diferentes de lo que vamos a hacer a continuación en nuestro proyecto, la reunión necesita dedo del pie, tener una revisión de esas tres opciones y luego quizá una discusión, tal vez una votación o algún otro método de selección que proceda que vaya a informar al orden del día, pero que el plan aquí es que vamos a escuchar sobre las tres opciones que nos vamos a poner de lado sobre las tres opciones. Eso es parte de tu plan. De acuerdo, lo que nos estamos alejando. Mencioné que antes y después hay otra forma de que hagamos esto? Y si hay alguna forma de que hagamos esto aparte de reunirnos o convocarnos, hagamos eso salvará al mundo de una reunión extra. Piénsalo de esta manera. Si la comunicación es direccional unitaria, no necesariamente necesita ser una reunión a menos que el tema sea lo suficientemente importante como para que quieras asegurarte de que todos te escucharon y quieres medir su respuesta. Pero una vez que estás evaluando su respuesta, la comunicación se vuelve multidireccional, por lo que hay una necesidad de lo multi direccional, y eso es lo que impulsaría la necesidad de la reunión. Pero en general, si vas en un solo sentido en comunicación, envía un correo electrónico si es necesario. Tú Teoh, escucha de otras personas, ve su respuesta, mide la respuesta, o haz que discutan o haced fuera o hagan preguntas sobre algo, entonces esa es tu reunión. De acuerdo, así que piensa algo en estas preguntas y otras preguntas que puedas tener. Entonces hablemos de algunos ejemplos de plan y propósito de reunión. Una reunión de lanzamiento es una gran oportunidad para, um, ejemplo de una reunión. Vamos a iniciar un nuevo proceso. Eso lo pateamos. Pensamos en cuál sería el plan o propósito. Vamos a decidir sobre los próximos pasos para un proyecto. Tu iniciativa. Acabo de mencionar eso antes en un ejemplo donde tenemos tres opciones. Por lo que queremos decidir sobre los próximos pasos de entre esas tres opciones. Tenemos que notificar a todos la información o cambios que aire nuevo. Ese es un ejemplo de una reunión donde si es lo suficientemente importante para que podamos medir respuesta, entonces tenemos una reunión sobre eso. Uh, hablamos de esto antes, seleccionando de en adelante opciones y luego algunas cosas que la gente necesita discutir. En ninguna parte deciden. Entonces esas fueron algunas cosas en las que pensar. Ahora veamos tipos de plan y propósito. Sus dos tipos principales, ah, plan estratégico y propósito y declarado plan y propósito, y queremos hablar de la diferencia entre ambos. Entonces la estrategia es ah, plan que haces para lograr er y lograr un objetivo. Ahora, puede o no compartir su estrategia. Con un grupo más grande, se puede afirmar un propósito que más simple y no es revelador. Entonces aquí hay algunos ejemplos. Dos equipos van a estar trabajando juntos en un proyecto, por lo que tu plan o propósito estratégico podría ser que la gente entienda las metas y los rollos y el plan del proyecto para que las personas trabajen juntas y se conozcan. Uh, conocernos como equipo. Por lo tanto, crear una mejor dinámica de equipo para que el equipo sea más efectivo. Y todo el mundo debe entender lo importante que es este proyecto para el negocio que tal vez su plan estratégico, sus planes declarados probablemente van a ser más sencillos, lo cual se introduce. El proyecto consigue, ya sabes, que el equipo revise la línea de tiempo y los entregables. Entonces, uh, tienes una diferencia en lo que estás pensando frente a lo que estás diciendo otro ejemplo de propósito de planeación de reuniones. Por lo que acabamos de tener una gran reunión de empresa donde se hizo un gran anuncio. Vamos a tener una reunión de equipo más pequeño sólo nuestro equipo para dar seguimiento a eso y discutir cómo nos impacta y responder preguntas que pudieras tener. Por lo que el propósito del planificador estratégico para eso sería brindar apoyo para el cambio a los integrantes del equipo, para suscitar esperanzas e inquietudes en un grupo más pequeño, para invitar a la gente a hacer preguntas y decir lo que está en sus mentes para que puedes abordarlo y ayudarlos y unificar al equipo. Pero no vas a decir que esa es tu estrategia. Tu estrategia va a ser más sencilla. Si tu estado y tu plan van a ser más sencillos, va a ser que vamos a revisar lo que pasó en la reunión más grande y responder preguntas te dan la oportunidad de discutirlo es un diente más pequeño. Entonces esa es la diferencia entre plan y propósito estratégico y declarado. Ahora solo quiero hablar de esto. Esto no se supone que sea torpe o sucio. Se trata de darte la oportunidad. Piensa en cómo y por qué estás haciendo algo, y el estratégico lo informará al estado Así. Por ejemplo, si vas a entrar en una reunión donde tu plan estratégico incluye desarrollar las relaciones de los individuos en la sala, eso va a informar cómo te manejas o manejas la reunión dentro de esa reunión? Entonces, um, usted podría animar a la gente a ser más amables el uno con el otro. O podría animar a los individuos que generalmente están tranquilos a hablar con el propósito de desarrollar este tipo de mejor relación en el equipo. Pero no vas a entrar a la habitación diciendo: Oye, Oye, estoy aquí para hacer mejor la relación que sea un poco obvio. Entonces otro ejemplo, un tema completamente fuera aquí sería, Digamos que estás entrevistando para un trabajo. Eres el candidato a la entrevista de trabajo. No vas a decir, Oye, Oye, estoy aquí para presumir y contarte todo sobre lo mejor de mí y por qué soy mejor que nadie . Vas a decir que vas a simplemente hacer contestar las preguntas y cotizar, hacer la entrevista con eso en mente como tu estrategia. Otro ejemplo podría ser. Si te voy a pedir un favor, no te lo voy a decir. Te voy a halagar, pero quizá te halaga. No digo Hey, realmente te gusta tu camisa. Me puedes hacer un favor? Sabrás que eso es lo que está pasando, pero no lo voy a decir así que esa es una especie de diferencia entre el propósito estratégico y el declarado. De acuerdo, así que quieres dar un poco de pensamiento a tipos específicos de reuniones, provocar una sola reunión, fuera de las reuniones, digamos, lanzar un nuevo proyecto o lo que sea. Esas eran más claras, pero las reuniones con las cosas de Peyton como actualizaciones semanales o mensuales para adolescentes interdependientes o ah, grupos más grandes o incluso reuniones de equipo. Es posible que quieras darle algún pensamiento a Teoh para planear y proponerlo en lugar de solo una especie de dejarlo seguir y luego reuniones especiales como un nuevo equipo. Quieres pensar en cuál podría ser el propósito estratégico es que hablamos en un nuevo equipo. Quizá quieras tener una no oportunidad. Teoh, también, consigue que la gente se conozca mejor, Pero no vas a decir necesariamente que ese mismo tipo de cosas va para equipo y conflicto. No vas a decir que están en conflicto o cambiando Director de prioridades. No quieres decir esa planeación a largo plazo, lluvia de ideas y selección de ideas u otras cosas en las que quieras dar un poco de pensamiento a lo que quieres lograr. Por lo que la lluvia de ideas elegirá eso como Addison. Un ejemplo. Podrías tener como propósito estratégico o plan que quieras escuchar ideas de algunas de las personas que normalmente son más tranquilas, lugar de dejar que dominen a un par de las personas más ruidosas. No necesariamente vas a decir eso, pero vas a estructurar la reunión o manejar la reunión de manera diferente. Si sabes de antemano que eso es parte de tu plan. Por lo que de nuevo podría no declarar. Oigan, chicos, quiero escuchar de algunas de las personas más tranquilas, pero podrían crear ah, estructura donde la gente aporta individualmente de manera ordenada como todos dando un giro. Uh, eso logrará su plan estratégico sin que usted lo diga. De acuerdo, así es como quieres pensar en eso. Por lo que quieres considerar comidas para llevar, y puede haber más de un llevar. Es muy raro que una reunión tenga solo un propósito, Así que quieres separar diferentes propósitos, y entonces quizá quieras ver si hay un tema unificador, ya sea para el propósito estratégico o para el propósito declarado o ambos. Entonces es importante que pienses en eso, porque raramente o reuniones solo sobre un tema, por lo que quieres pensar en eso para tu reunión. Entonces aquí hay un ejemplo para una reunión de equipo. Entonces nos encontramos. Solo su equipo necesita cada semana, y siempre tenemos un ponerse al día y tenemos actualizaciones y cosas por el estilo. Bueno, para esta próxima reunión, vamos a tener un tema específico de aprendizaje o discusión o una revisión de las mejores prácticas o algo así. Por lo que a medida que empiezas a mejorar en la planificación, puedes integrarte. Tejer esto hasta en tus reuniones en curso, y eso te puede ayudar con el desarrollo de tus individuos o el desarrollo de procesos y y hacer que el equipo sea mejor para el negocio. De acuerdo, entonces para tu plan, quieres pensar en el propósito más estratégico y declarado, y quieres pensar en el resultado deseado y ahí está el asterisco. Es posible que sepas o no ese resultado específico, por lo que quieres dejar algo de flexibilidad ahí para lo que se le ocurra al grupo. De acuerdo, así que no seas demasiado rígido. Quieres que tu plan y propósito tenga estructura, pero no tanto estructura que no permita la flexibilidad de lo que sucede cuando el grupo se reúne y la gente hace preguntas y trae cosas que tú no habías pensado. ¿ Quieres dejar espacio para eso? De acuerdo, entonces para la primera parte de tu proyecto de clase, quieres escribir un plan estratégico y propósito para la reunión que vas a ejecutar y para la para el proyecto, queremos que pienses en una reunión. De acuerdo, ¿ Entonces quieres escribirlo en realidad? Y y, um tan bien, el propósito y derecho del planeta estratégico, el plan y propósito declarados. un par de consejos. No lo regales todo. Mantenlo simple y manténgalo convincente. Especialmente en esto. El propósito declarado. Debe ser simple y convincente. Y luego permitir espacio para el insumo, el crecimiento y el cambio como discutimos. De acuerdo, así que eso es plan y propósito, y vamos a seguir adelante de ahí, tomarnos algún tiempo, pensar algo y recordar que la primera vez que escribas plan y propósito, va a tomar más tiempo de lo que jamás volverá a hacerlo. Y apuesto a que podrías hacer esto en 10 a 15 minutos para empezar. Y una vez que te pongas bien en ello, podrías hacerlo en 2 a 3. Está bien. Hablar con ustedes pronto. 4. Asistentes: seguir adelante con cómo dirigir una gran reunión, echando un vistazo a nuestra celeb nosotros. Acabamos de hablar de plan y propósito, y nuestro siguiente tema son los asistentes. Ahora, el plan y el propósito es tan crítico que va a informar todo lo demás que hacemos. Y eso comienza con la selección de asistentes. Entonces, tradicionalmente, podríamos decir, cuanto más mejor. XYZ conseguir un montón de gente en una habitación resolvió esto o podríamos ir por el camino opuesto y decir: Hey, Hey, sólo tengamos en la habitación a esa gente que nos gusta o que piensa de la manera que hacemos o algo así, pero los propósitos de planear nos van a ayudar a reenfocar. Por lo que se me ocurrió cuatro tipos o categorías de asistentes. Eso es solo por tu estrategia, y estás planeando que no vas a compartir esta información, pero esta es una forma para que lo pienses en términos de plan y propósito. Por lo que se requieren los cuatro tipos sustitutos deseados, N F Y. yo, y vamos a hablar de cada uno de estos individualmente, y luego tendremos algunos ejemplos, y ojalá quede bastante claro, por lo que se requiere. Estas son las personas que necesitamos para lograr el propósito de la reunión. No podemos tener la reunión sin ellos. Eso puede ser porque no podemos tomar decisiones sin ellos o tienen que tener insumo o que tienen información clave para nosotros. Ellos son los principales jugadores en nuestra decisión o propósito de nuestra de nuestra reunión Desde propósito práctico , podemos programar la reunión si estas personas no están disponibles en general, requiere significa que movemos el horario alrededor para acomodar el asistentes requeridos. Ahora, en esa nota, puede haber algunas personas de nivel superior en su organización que quieran formar parte de ella, y puede que no sean a sus ojos necesarios para lograr el propósito. Pero queremos por deferencia y desarrollo de relaciones. Uh, queremos acomodarlos lo mejor posible cuando eso suceda. Por lo que desea incluirlos en la categoría requerida en su propio pensamiento y asegurarse que estén disponibles en el momento en que seleccione la reunión. Ah, la segunda categoría es sustituta, por lo que si tienes un par de individuos que no pueden hacerlo quienes se requieren, pueden seleccionar a alguien para sentarse por ellos. Ahora quieres asegurarte si eso sucede que entiendes si esa persona tiene autoridad para tomar decisiones, tomar acciones o compromisos o si existe un proveedor de información recolector de información. Esto va a afectar cómo diriges la reunión. Entonces digamos que tenemos una reunión donde el jefe de finanzas necesita tomar una decisión en cuanto a si podemos seguir adelante con esto y con el jefe de finanzas y disponible. Pero va a mandar a alguien de su departamento. Por lo que necesitas saber, ¿Tiene esa persona la autoridad para aprobar o no? Um, porque yo, podrías llamar a votación y la persona podría decir que no estoy autorizado para votar o tomar una decisión. O peor aún, pueden elegir votar o tomar una decisión, y luego después el jefe de finanzas dice: Whoa, whoa , whoa. Se suponía que yo fuera parte de esto. No estamos avanzando. Tenemos que retroceder y repensar esto. Entonces, para que el negocio siga avanzando, quieres asegurarte de entender los roles, y eso va a, como dije, como dije, impactar cómo diriges la reunión, y luego el otra cosa, quieres asegurarte de que la persona que está actuando como sustituto esté al día de lo que estás hablando. No puedo simplemente agarrar a nadie de la calle y tener al sustituto. Se quiere realmente trabajar con la persona para la que están llenando para asegurarse de que estén al día para el momento en que ocurra la reunión. Entonces esos dos tipos requeridos en suplente realmente quieres pensar en prácticamente programar la reunión para que tiendan intento? De acuerdo, se desea siguiente categoría. Estos amigos del aire, podrían agregar valor a tu reunión. Ah, pueden tener información valiosa. Podrán tener conocimientos de experiencia para proporcionar insumo en perspectiva. Podrán tener conocimientos institucionales que podrían ser muy útiles. Y, um entonces queremos realmente, uh, incluirlos. Uh, pueden ser capaces de, a través de su competencia y experiencia, a un valor adicional a nuestro ah, plan y propósito. Por lo que los incluiríamos. Y, uh, así que quieres pensar en, uh, uh, cómo invitas a la gente que podría ser de ayuda, y entonces si no están disponibles en el momento en que tu reunión está siendo programada, entonces te ayudaría a desarrollar la relación para hacerles saber. Oye, sería realmente bueno tenerte en esta reunión, pero lo estamos teniendo,ya sabes, ya sabes, el miércoles a las 11. Por la mañana y no estás disponible, está bien? Y así, además de un plan y propósito de engaño, también quieres pensar en otros dos factores. Desde el punto de vista del liderazgo, cuando estás dirigiendo una reunión, una está desarrollando relaciones y la otra está haciendo avanzar el negocio. Entonces con el propósito de desarrollar relaciones, queremos ir a las personas deseadas para los asistentes deseados y decir: Hey, Hey, realmente nos gusta tenerte en esta reunión, Pero, um, pero no vas a estar disponible en ese momento. Está bien, Así que estás haciendo este check in, pero la reunión no puede pasar sin ellos. Y así es como quieres categorizarlo en tu cabeza. De acuerdo, El final es f y I. Estas son personas que les fue bueno saber qué está pasando en la reunión. Podrán tener una implicación periférica en el propósito también sus relaciones en desarrollo . Esto tal vez alguien, por ejemplo, que ahora no va a estar activamente involucrado, pero tal vez envuelto en el camino y ser bueno tenerlos en el proceso desde el principio o antes en el proceso. Y entonces pueden ser capaces de ofrecer información que no habíamos considerado. Entonces, um, estos aires cuatro categorías para que pienses en, uh, pero recordando que tanto el deseado un f Y i para fines prácticos de programación, si no están disponibles, tú aún podría programar sus reuniones. Quieres pensar en eso en esas cuatro categorías Y yo solo quiero repetir, No vas a dejar que nadie sepa que eres sólo un f Y I o tu solo deseado. No se te requiere tipo de cosa. Quieres simplemente pensar en eso en tu cabeza en cuanto a cómo montarías la reunión y a quién invitarías. De acuerdo, entonces hablemos de algunos ejemplos que, uh deberían ayudar a aclarar esto. Entonces el 1er 1 es una reunión donde vamos a decidir qué proveedor vamos a utilizar para cumplir con nuestros pedidos por correo. Ahora, en mi ejemplo, este vendedor va a ser manejado por un gerente de marketing, alguien que rinde cuentas al jefe de marketing. De acuerdo, entonces tenemos Ah, persona de abastecimiento que entiende las ofertas de proveedor que se les requiere. También podríamos llamarlos dependiendo de su organización. Podría llamarlos abastecimiento. Podría llamarse a la compra. Podría llamarlos compras. Es lo mismo de manera efectiva, por lo que esa persona debe estar en la habitación. La persona que va a administrar al vendedor debe estar en la habitación que esa persona se requiere. La siguiente persona que tengo es el jefe de mercadotecnia. Entonces recuerda que el gerente de vendedor, esa segunda persona en la lista, esa persona es un gerente de marketing que rinde cuentas al jefe de mercadotecnia. Tengo al jefe de mercadotecnia como persona deseada en la habitación. Sería bueno tener insumo del jefe de marketing, pero no requerido, pero lo nota entre paréntesis. interior, Dependiendo del tamaño del trabajo, puede haber un umbral financiero sobre el cual, uh, ya sabes, el gerente de marketing no puede tomar una decisión. Por lo que entonces eso podría cambiar el jefe de mercadotecnia de deseo a requerido para dar la aprobación en la reunión. O podrías descifrarlo de otra manera. Simplemente queremos tenerlo en cuenta. ¿ Necesito a esta persona en la habitación. ¿ No dejo a esta persona en la habitación? Jefe de producto? Quién sabría del producto la forma en que se construye, por lo tanto, completos cuatro propósitos de cumplimiento que persona sería útil dedo del pie tener en la habitación y luego el gerente de atención al cliente. Ahora esa persona no está involucrada innecesariamente en el proceso de toma de decisiones. Pero una vez que las decisiones tomadas y los vendedores trajeron el servicio al cliente, gerente probablemente va a estar trabajando directamente con ese proveedor para ayudar a resolver los problemas de servicio al cliente , por lo que la aportación de esa persona sería muy útil. Entonces ponemos a esta persona, como se desea asistente para la reunión y luego un asistente de la persona que está administrando el vendedor. Eso podría ser o deseo de f. Y. I. Y sólo para los fines de ayudar al empresario hacia adelante y desarrollar las relaciones, sólo tener a la persona en la habitación podría ser de mucha ayuda si lo piensas avanzando, porque esa persona, porque esa persona, este asistente o asociado del del gerente de vendedor puede estar muy activamente involucrado en la gestión de la relación más adelante, por lo que traerlos antes puede ser muy útil, y este es el tipo de consideraciones que se quiere hacer en lugar de simplemente decir que no . No. Sólo necesitamos a la gente en la habitación. En realidad vamos a tomar la decisión. Puede ayudar a abrir un poco más el proceso de nuevo con los fines de desarrollar relaciones y hacer avanzar el negocio. Y luego puede haber otros jugadores a los que podrías invitar. Y de nuevo, Recuerda, no necesariamente estás diciendo Hey, eres suficiente. ¿ Por qué, yo sólo estás diciendo que te gustaría venir a la reunión? El propósito de la reunión es éste. Y si es necesario, hablaremos de esto. Hablamos de comunicarnos. Puede estar bien decir, Hey, Hey, he preguntado a esta gente porque van a estar involucrados en ello más adelante. Pueden no estar involucrados activamente en el proceso de toma de decisiones, y se puede aclarar durante su comunicación, hablaremos de eso en comunicación, se están comunicando. Pero ese es un ejemplo. Segundo ejemplo es mi continua reunión de personal. Entonces digamos que no tengo reunión permanente de personal de cada dos semanas desde hace una hora. Mi personal se reúne, por lo que toda persona que me informe directamente es requerida para esa reunión. Pero de vez en cuando, alguien como la gente no está disponible, podría estar fuera en la carretera o con un cliente o algo así. Por lo que podría pedirles que envíen a un sustituto, alguien que pueda reportarse y dar actualizaciones de estado sobre su área del negocio. Podemos llamarlos requeridos o deseados, o f y yo dependiendo de cuál sea su papel nuevamente. Recuerda, eso está en nuestra cabeza, estas categorías, pero esto es bueno en un par de maneras. Una es que tiene alguien que nos pueda mantener al día. Pero la otra cosa es, trata de un desarrollo de empleados. Estamos buscando desarrollar a estos individuos haciéndolos ser sustitutos de su supervisor directo,para supervisor directo, que puedan entender lo que es un nivel arriba en la tabla de Nueva York para ellos, y puedan participar en reuniones que ellos podría no tener de otra manera la oportunidad participar. Entonces eso podría ser muy útil, así que en realidad podría invitar a los invitados a presentar. Por lo que no tengo propósito continuo para mi reunión de personal en curso, que es para las actualizaciones de estado y el intercambio de información de información clave. Pero podría, para que las reuniones individuales del personal tengan un propósito adicional, como reunir información de otros departamentos Así que digamos que soy el jefe de marketing. Podría decir, Oye, ¿sabes qué? En nuestra próxima reunión de personal, el jefe de investigación y desarrollo va a entrar a nuestra reunión de personal y renunciar a plática de 30 minutos sobre lo que está pasando en investigación y desarrollo y para ello se requeriría a esa persona que hecho. Podrán decidir traer a otros individuos que les reporten, tal vez expertos en materia de, uh, el grupo de investigación y desarrollo. En mi ejemplo, esas personas serían deseadas, F Y I. Y aquí es donde podría ser muy útil no sólo entender lo que está pasando en el negocio, sino también desarrollar relaciones que ayudará a hacer avanzar el negocio a medida que avanzamos por, um, el ciclo de vida de los negocios. Se requiere mi asistente de departamento para mis reuniones de personal, y esa es una práctica realmente buena, porque el agresor, la persona que está asistiendo, es un miembro activo del equipo en un rol de apoyo. Entonces no queremos excluir a esa persona. Quieres pensar en ser incluyente. Ahora podemos pedirle a esa persona que tome notas. Podemos hablar de eso más adelante, cuando hablemos de dirigir la reunión y de crear artefactos. Pero tener al asistente que va a estar apoyando las cosas sea parte de la discusión de información y actualizaciones de estado es para mí una función crítica en la que realmente quieres pensar y otra asistencia departamental que la gente de otros departamentos que nos ayudan y apoyan ya que tienen que venir a nuestras reuniones de vez en cuando como un activo tanto el reconocimiento la inclusión es algo realmente bueno en una cosa inteligente que hacer. Entonces estas fueron algunas cosas solo en las que pensar mientras armabas tus listas de asistentes a la reunión . Um, también podríamos querer invitar a otras personas a venir en remolque. Conoce nuestro departamento, Justus. Estamos aprendiendo sobre investigación y desarrollo. En mi ejemplo, podríamos invitar a otras personas a entrar y por invitación sólo a participar u observar nuestra reunión de personal. Por lo que de nuevo, estamos desarrollando relaciones para ayudar a que el negocio avance, y podemos incluir eso en nuestro propósito para cualquier reunión individual. OK, entonces espero que esos dos ejemplos lo aclaren para ustedes. Entonces para tu proyecto, quieres pensar en la reunión que estás usando como ejemplo, y quieres determinar quién vendría a tu reunión o quién debería estar viniendo y asignar un tipo o categoría, recordando eso, eso no es necesariamente algo que vas a compartir con la gente. Pero esto es por su estrategia ahora para que la empresa mantenga la confidencialidad. Si estás usando un ejemplo de la vida real, es posible que quieras cambiar los nombres de las personas o usar iniciales o algo así, pero tal vez incluir, uh, título además de, um, la categoría o tipo. Y lo otro que quiero decir de tu proyecto es que deberías estar agregando a un documento que iniciaste con plan y propósito. Vas a agregar la lista de asistentes, pero no la envíes hasta que lleguemos al tema de tu proyecto de clase, en cuyo momento podrás, uh, resumir y armar uh, todo el asunto y luego subirlo. Agregar como un solo documento terminado. De acuerdo, así que esa es la lista de asistentes 5. Agenda: Bienvenido de nuevo a cómo dirigir una gran reunión. Mirándonos, Elvis, Ya hablamos de plan y propósito y asistentes, y vamos a hablar de agenda. Entonces adivina qué agenda se informa mucho por plan y propósito. Ya sé, sé que sigo repitiéndome, pero es así de simple y tan importante. Entonces esto es lo que debe incluir una agenda. Qué se va a cubrir sobre cuánto tiempo va a tardar cada tema. Quién va a presentar tu liderato, cada tema o sección y lo que terminamos al final de la reunión. Muy sencillo. Entonces tomémoslos de uno a la vez. ¿ Qué se cubrirá? Esto es realmente importante porque le ayuda a establecer límites. Por lo que te recomiendo que envíes esto antes de la reunión, y así esto te permite asegurarte de que tienes algo a lo que la gente pueda referirse. Y mientras estás dirigiendo la reunión desde que recibieron con anticipación, puedes ayudar a mantener a la gente en el camino. Entonces no estamos hablando sólo de lo que estemos sintiendo o lo que sea lo más actual o apremiante en nuestras mentes. Pero estamos hablando de lo que se relaciona con el orden del día de la reunión donde el propósito de la reunión. Y también brinda seguridad de que algo de lo que alguien quiere hablar realmente va a ser incluido. Entonces alguien podría traer algo y tú dices: Oye, Oye, ¿ sabes qué? Ese es el tercer punto del orden del día. Vamos a hablar del primer punto en el segundo ítem, y luego llegaremos a eso. Por lo que te permite la estructura para eso, y crea una hoja de ruta para toda la conversación, que es lo que es una reunión y que le permite a cada asistente prepararse para la reunión, sabiendo lo que va a pasar para que tal vez las personas que se van a presentar prepárate para presentar . Pero otras personas pueden leer información o comprobar si va a haber actualización de estado de lo que vienen ya preparados, después de haber hecho la pregunta. De acuerdo, voy a esta reunión donde tengo que dar una actualización de estado, dime dónde estamos con esto. Por lo que ahí son capaces de reunir información que van a estar presentando. Y además de eso, publicar en un anticipo del IVA permite a la gente mirarlo y decir: Oye, Oye, te olvidaste esto o tienes aquello o lo que sea y hacer correcciones para que puedas hacer tus correcciones por adelantado más bien que tener a la gente verlo por primera vez en la reunión . Es como, Bueno, Bueno, ¿qué pasó con esto? Oops, me olvidé de eso. Por lo que te da un poco en buffer extra para asegurarte de que sea preciso. Entonces tomar estos este es el siguiente paso. Aquí te explicamos cuánto tiempo se dedicará a cada tema. Esto es realmente valioso para proporcionar límites y limitar la discusión y cuando se llega a moverse en ella, que porque a veces a la gente le gusta simplemente seguir hablando de algo, que es la naturaleza humana, por lo que nosotros honrar eso. Pero también entonces decimos: Oye, Oye, ¿sabes qué? Teníamos muchos 15 minutos para esto. Se acabó el 15 minutos. Tenemos que encontrar una manera diferente de discutir esto porque necesitamos seguir adelante para que esa sea solo una buena forma profesional de dirigir una reunión. Por lo que la siguiente sección sobre quién presentará su liderato cada sección permite que los presentadores preparen, pero también permite que todos los demás entiendan cuál es su papel y y entiendan. OK, esa persona va a hablar sobre este tema, no yo. Tan bueno, creamos el y establecemos las expectativas de antemano. Y además de eso, también puedes simplemente delegar como parte de las oportunidades de desarrollo de empleados, que hablamos en el módulo de asistentes. Pero esto es algo que podrías incluir aquí para que la gente sepa de antemano. Está bien, esta persona se está presentando, y vamos a honrar eso. Sea respetuoso de ello. Esta es la forma en que Expecto han sucedido en la reunión. Entonces eso es sólo un beneficio Nadig aquí. ¿ De acuerdo? Entender lo que se completará para el final de la reunión es realmente útil tanto para mantenerse al día como para asegurarse de que todos entiendan el objetivo compartido. Si waken no está de acuerdo en muchas cosas, pero si estamos de acuerdo de antemano en cuál es el objetivo, nos ayuda a mantenernos mucho más en el camino y y y no apartarnos del propósito de la reunión . Una de las características importantes siete una organización funcional versus una organización funcional disfuncional de Minnesota es capaz de adherirse a algunos límites y de lograr lo que se establece frente a ellos y así algo tan simple como un agenda. Ser publicado puede ser una estructura realmente genial para ayudar a la organización a mantenerse funcional y hacer cosas. De acuerdo, un par de consejos aquí. Quieres asegurarte de que recuerdas que todo tarda más de lo que creemos que lo hará . Por lo que desea incluir buffers en su agenda en su agenda para permitir eso. Y al mismo tiempo, se quieren los límites que se establecen por el marco temporal. Por lo que solo estás incluyendo algunos buffers. Para que lo sepas, tienes tiempo para repasar. Piensas en que quieres incluir algún tipo de calentamiento, um, que nunca llamarías calentamiento. Pero ¿quieres pensar en eso? Ah, hola. ¿ Un saludo? Um, intrasección. Como quieras llamarlo por el 1er 3 a 5 minutos. Esto podría ser especialmente útil para equipos que normalmente no trabajan juntos o equipos remotos que están trabajando juntos para poder decir, Hey, ¿cómo van ustedes o qué está pasando? Um sabes incluso algo tan sencillo como decir, Oye, estabas en L. A. Estás en Nueva York. ¿ Cómo es el clima? Y solo establecer un reporte, uh, uh, puede ser algo humanizante y ayudar al equipo a funcionar mejor. Entonces no quieres pasar demasiado tiempo en ese personal social. Pero un poco de calentamiento podría ser muy útil. No intentes meter todo en una sola reunión, mantente enfocado y entiende que puedes diferir. Si alguien trae un tema que no estaba en tu agenda, podrías crear una reunión separada. O si tienes una reunión regular en curso, es posible que quieras incluirla en la reunión futura. Entonces y estoy haciendo un ejemplo en unos momentos, y estoy incluyendo en eso algo donde alguien trajo algo sobre una reunión anterior y él dijo: Oye, Oye, ¿ sabes qué? Um, no tenemos tiempo para eso ahora, pero te dejaremos hablar de eso y en la próxima reunión. Entonces eso es algo que podrías hacer fácilmente. De acuerdo, así que quiero hacer un pequeño viaje lateral y hablar de la relación de una organización con el tiempo . Cada organización tiene su propia relación única con el tiempo, y vas a pensar en tu organización. Si una reunión programada para las 10 de la mañana ¿Comienza exactamente a las 10 de la mañana o comienza cinco después o para iniciar tres después? No arranca 1/4 después de querer entender la relación de la organización con el tiempo y luego quieres decidir si quieres honrar eso o romperlo. Entonces como ejemplo, si todo en tu organización tiende a iniciarlo 10 después de las horas de nuevo. Si se supone que la reunión debe comenzar a las 10 en punto, ¿la gente como que pasa por ahí y alrededor de las 10 después? ¿ Quieres hacer eso? ¿ O quieres empezar a, como, como, seis o siete después de cuando consigues un grupo core y luego empezar? Um, y la gente tiene sentimientos realmente fuertes al respecto, así que solo quieres estar al tanto de lo que es eso. Sé que como maestra, he dado clases en lugares donde estaba dando clases de ocho horas, y empezó a las ocho, y alguien me dijo cuando las manecillas del reloj golpeaban ocho, se empieza a hablar. No me importa si nadie está en la habitación. Empiezas a hablar. Estamos enviando ese mensaje de que la clase empieza a las ocho, pero muchas organizaciones dirán: Oye, Oye, ya sabes lo que Es una clase de ocho horas, empieza a las ocho. Quieres plan de comenzar un 10 después de 1/4 después, y luego quieres imaginar lo que es razonable. Entonces, que alguien me diga que como vengo desde afuera puede ser realmente, realmente útil aquí en esta organización, empezamos exactamente a tiempo o aquí en esta organización, empezamos 10 tras trimestre después de sea lo que sea, solo quieres entender la relación con el tiempo y o bien honrarlo, o si vas a romperlo, romperlo a propósito y avisar a la gente. Entonces vamos a empezar en el acertadamente a las 10 en punto, Um, estar ahí o ser cuadrado. No obstante, usted quiere hacer eso. Pero quieres pensarlo. De acuerdo, Entonces te voy a dar un ejemplo aquí. Empiezo con el plan y propósito, y luego pasaremos por la redacción de una agenda muestral. Y luego cómo averiguamos qué vamos a publicar para la agenda. Entonces para esta reunión específica, se trata de un proyecto en curso figuras de reunión, una reunión semanal de un grupo de individuos centrales que trabajan juntos en un proyecto. Por lo que mi propósito aquí sería esta semana dedo del pie de una línea alrededor y revisar el resultado de pre la reunión anterior y luego una actualización sobre el estado de los bals de entrega de esa reunión. Por lo que las personas comprometidas a hacer cosas que queremos revisar esto crea rendición de cuentas, y esta es una parte importante de planear la idea de rendición de cuentas porque si decidimos se debe hacer algo la semana pasada y nadie lo hizo, entonces realmente no podemos avanzar esta semana o puede que estemos en espera. Pero para mantenernos funcionando en el negocio avanzando, sí necesitamos hacer que las personas rindan cuentas de los compromisos que hacen en las reuniones. Um, Joe Schmo la semana pasada planteó una idea y dijimos Hey, ¿ sabes qué? No hay tiempo en la agenda pero te dará tiempo de la agenda de la próxima semana. Por lo que queremos que Teoh incluya tiempo suficiente para que Jota presente y luego tenga alguna discusión sobre y luego sobre un tema separado. Tenemos que tomar una decisión sobre lo siguiente que vamos a hacer para un proyecto. Tenemos que ponernos de acuerdo en eso y luego de esa decisión o el acuerdo vendrá lo entregarán Bols y partidas de acción se asignarán y quién los hará. Y entonces nuestro objetivo de relación es mantener a nuestro equipo en el camino y trabajando juntos, y nuestro oro de negocios estará manteniendo el impulso y la calidad. Ahora, estos dos últimos que mencioné cuando hablamos en el tema anterior sobre, um, los asistentes. Esto es algo de lo que nunca vas a hablar. Pero quieres tenerlo en cuenta, Va a informar cómo incluso escribes el correo electrónico, si quieres, o la invitación o la agenda. Todas esas cosas que quieres tener en cuenta. Um, y es algo que te informará cómo das seguimiento y diriges la reunión y todos los demás pasos en el proceso, así que solo ten en cuenta eso. De acuerdo, Entonces, ¿cómo hacemos esto en agenda? Entonces vamos a empezar con este buffer de cinco minutos de bienvenida intro de la que hablamos y luego, uh, unos 10 minutos sobre ti de la reunión anterior y actualizaciones. Y entonces quién va a hacer eso? ¿ Entonces? Tenemos Joe tiene Joe tiene 15 minutos en el orden del día. Entonces quieres pensar en cuanto a cuánto de eso está presentando Joe y cuánto de eso es discusión, y quieres determinar eso. Entonces, ¿no le quieres decir a Joe? De acuerdo, tienes 15 minutos para presentar. Uh, quieres a Joe Probablemente deberías pensar más en cuanto a tener una presentación de 5 a 7 minutos y luego en discusión de 8 a 10 minutos. ¿ Quieres fijar esa expectativa con Joe de antemano? Y luego estamos cambiando temas de 15 minutos de discusión sobre los próximos pasos en una idea aquí. Y luego pongo 10 minutos de asignación de entrega, Bols con un buffer de cinco minutos para resumen y, uh, próximos pasos y luego en un viaje a la una. Por lo que se trata de una reunión de un proyecto de agenda de una hora. Entonces echemos un vistazo a cómo podríamos editar un poco esto. Podría decir introducción. La verdad es probablemente voy a quitar todo esto juntos y simplemente poner en el primer tema en términos del primer tema. Probablemente me voy a deshacer de la revisión de notas de reuniones anteriores y actualizaciones y sólo decir, actualizaciones de estado de reuniones anteriores. Y entonces quién va a hablar de ellos? Y esto puede ser múltiples individuos hablando de ello porque puede haber múltiples individuos que tengan información sobre la actualización del estado. Después tenemos los 15 minutos de Joe's y quizá quieras fijar la expectativa que Joe va a presentar para cinco y luego vamos a hablar por 10. Pero quizá no tengas que poner eso en el orden del día y luego otros 15 minutos sobre ese nuevo tema. Y entonces sólo vamos a acortar esto y sólo hablar de entregables y plazos. Y luego tenemos cinco minutos un zay dicho resumen en reunión de planes, que en realidad es un amortiguador, y el abogado a la una. Entonces esto es lo que estamos pensando en ella tenía. Es así como podríamos publicar esto. Nos deshacemos de la introducción y sólo decimos: Hey, Hey, del 12 al 12. 15 estaban haciendo la actualización de estado de la reunión anterior y estas personas que lo están haciendo , entonces tenemos a Joe del 12 15 al 12. 30 vamos a cambiar temas en 12 30 para tomar una decisión. Consideraciones sobre el proyecto o acción X Y Z. Y luego pasaremos 55 minutos hablando. Pero son muy 10 minutos hablando de entregables y plazos y luego cinco minutos resumiendo, y que cinco minutos es un buffer. Puedes dejarlo ahí. Um, pero eso es esto es algo mucho más parecido a lo que publicarías y, uh, y distribuirías. De acuerdo, entonces espero que eso les dé alguna reflexión sobre cómo pueden acercarse a la creación de una agenda. Entonces para tu proyecto de clase quieres que revises el propósito de tu reunión y luego escribas una agenda estratégica para ti similar al borrador que hicimos y luego editarlo para que se publique y para tu proyecto. Se desea incluir cualquier nota sobre cualquier motivo por el que pudo haber hecho algo. Por qué has incluido o excluido alguna información y tal vez incluso lo que aprendiste en esta parte de hacerlo. Entonces, um, um, espero que esto haya sido de ayuda. Eso fue agenda. 6. Comunicar: De acuerdo, así que bienvenido de nuevo. Contamos con asistentes de plan y propósito y agenda. Y ahora es el momento de pasar a la comunicación o comunicarnos. Esta será la invitación a su reunión, y ya se ha hecho mucho del levantamiento pesado. Al pasar algún tiempo en plan y propósito seleccionando la lista de asistentes y llegando con una agenda, el siguiente paso será avisarle a la gente o invitarla a su reunión. Entonces aquí hay algunas cosas para pensar en ella. Considerar, en primer lugar, la programación. Quieres asegurarte de programar tu reunión en un momento en que todos los individuos requeridos y subrogados puedan asistir y el mayor número posible de los ojos deseados y f y puedan asistir. También quieres pensar en dónde se llevará a cabo la reunión y todo ese tipo de cosas. lo que la propia invitación da una cabeza a los individuos y les permite tiempo y oportunidad para prepararse para el encuentro. En ocasiones se quiere pedir ayuda. Uno pidió ayuda dentro de la invitación. Quizás quieras pedir ayuda por separado, y hablaremos de eso. Pero para cualquiera que no te informe o no forme parte de una reunión regular, en curso o recurrente. Es bueno pedir a la gente que participe en lugar de decírselo. Y entonces sí quieres considerar comunicar uno a uno por separado con los individuos. Entonces sólo porque alguien tenga una hora libre en su horario no significa que cotice tenga que venir a tu reunión. Es realmente bueno que vayas con ellos y digas: Oye, Oye, en realidad voy a estar teniendo esta reunión. Parece que tienes algo de tiempo libre jueves por la tarde, ¿verdad? Asistiría usted? Y hablaremos de eso cuando hablemos de ejemplos. Pero la idea de que la comunicación ocurra uno a uno, seguida de una invitación que confirme y firme esos detalles podría ser muy, muy útil en el desarrollo de relaciones. Por lo tanto, hacer avanzar el negocio más fácil. De acuerdo, entonces, ¿qué queremos hacer saber a la gente? En primer lugar, el movimiento. Hágale saber a la gente. ¿ Por qué estamos teniendo la reunión como se relaciona con el negocio? Y ya lo hemos averiguado. Simplemente queremos ponerlo en palabras aquí para la invitación. ¿ Por qué las personas son personas específicas incluyen er invitado? Si es apropiado ahora, si tienes una reunión recurrente para tu personal. No es necesario poner esto en cada invitación de reunión individual, pero si tienes algo que es ligeramente diferente, quieres incluir eso, o si tienes un tipo diferente de reunión, quizás quieras incluir esa también. Echaremos un vistazo a esto en ejemplos, acuerdo, y ojalá quede muy claro ahí. Cualquier logística y toda la logística debe estar en un solo lugar en la invitación a la reunión, si es posible. Y eso debería incluir dónde está la reunión, cómo llegar si la gente necesita saber morir. Elaine si la gente está marcando en cómo toe Video conferencia en, si la gente está haciendo conferencias en. Y también si tienes gente que está asistiendo a la reunión de diferentes modas, ya sea en persona o marcando en lo que sea, es bueno que la gente sepa que otras personas estarán asistiendo por diferentes medios. Entonces eso es muy útil. Un oleaje solo para establecer expectativas. Uh, sí quieres incluir la agenda ya sea en el cuerpo de tu invitación o es un apego o ambos, y esto te permite establecer reglas de base para lo que va a pasar en la reunión, y esto será de mucha ayuda cuando vayas a dirigir la reunión. Pero de nuevo, ya establece expectativas. Ahora, con cualquier comunicación comercial, quiero que te tomes algún tiempo y vuelvas a leer tu invitación antes de que la envíes para encontrar algo que aún pudiera estar en tu cabeza que no hayas escrito o cualquier suposición te han hecho que no son necesariamente supuestos válidos. Esto es importante en cualquier comunicación empresarial. Nosotros también lo estamos incluyendo aquí. Y luego a veces vas a estar pidiendo entrada a tu agenda, por ejemplo, y quieres asegurarte de que tienes claro los plazos y tenemos algo al respecto en el ejemplo. Entonces veremos eso. De acuerdo, Así que primer ejemplo es un ejemplo de usado ya, que es una reunión de selección de proveedores para encontrar un proveedor para cumplir con nuestro producto por correo. Y, uh, las consideraciones aquí cuestan calidad y cumplir con nuestro requisito de entrega de tres días. Esas son esas consideraciones para la selección de proveedores volviendo a nuestro módulo sobre asistentes. Ya hemos hecho esto, pero le he agregado nombres falsos a la gente. Entonces en este ejemplo, soy el encargado de marketing. Voy a estar administrando al vendedor. Mary es la directora de abastecimiento. Hemos establecido que es una asistente requerida. Mi jefa, la VP de marketing, se llama Celeste, y hemos establecido que es deseada. Um, el gerente de producto que sabe mucho del producto y será útil en la selección del vendedor. Por eso. Se llama Patrick. Se le desea. Nuestro gerente de atención al cliente es Evelyn. Hemos establecido que ella es un deseo de 10 D porque estará trabajando con el proveedor muy de cerca después en la resolución de temas de atención al cliente y luego finalmente, son asistente de departamento. Michael es un slash deseado F Y. yo porque va a estar trabajando conmigo en la gestión de ese vendedor un infierno de mucha comunicación o contacto con el vendedor. Entonces esos son los jugadores. Este es el esquema general aquí, y entonces la logística son este jueves de la 1 a las 2 de la mañana en nuestra sala de conferencias 4 de bombas A. Y aquí está la agenda. Durante cerca de los 1er 20 minutos, Mary va a evitar presentar la RFP para solicitar propuestas y revisará las diversas . Y luego, durante aproximadamente los próximos 10 minutos estará hablando. Habrá algún insumo Cubano A y discusión de todos durante unos 20 minutos que vamos a empezar a seleccionar. Vamos a hablar de pros y contras, y luego finales 10 minutos, vamos a tener una selección final. Por lo que podría haber un poco de variantes en el momento de esos segundos y terceros ítems. Entonces otra Mary la consigue llena 20 minutos los siguientes, uh, 30 minutos más o menos de 1 20 a 1 50 Es realmente discusión. Por lo que no necesariamente voy a sujetar a la gente a tiempo exacto sobre eso, sino dando solo una sensación de unos 10 minutos de nosotros Q y A etcétera y luego unos 20 minutos de discusión y consideración. Pero los últimos 10 minutos son bastante sólidamente una decisión se va a tomar. Entonces esa es una especie de la que se armó para la reunión. Entonces aquí está y esto cubre dos diapositivas. Pero aquí hay un ejemplo de lo que voy a hacer por una invitación, y te hablaré a través de esto aquí. Hola. Como he discutido con cada uno de ustedes, me gustaría realizar una reunión para hacer la selección final del vendedor para cumplir con nuestro producto por correo. Tener programado de reunión de una hora el jueves a la 1 de la tarde En conferencia desde una en el cuarto piso. Entonces hablemos de esto. Entonces, en primer lugar, empieza con, como ya he discutido con cada uno de ustedes ya ido a estas personas, recuerda que la mayoría de estas personas no trabajan para mí. Entonces probablemente fui a Patrick la oficina de gerentes de producto, y le dije: Oye, Patrick, voy a estar seleccionando el cumplimiento del proveedor. Me encantaría tu implicación en esto. Creo que tienes mucho que sumar en términos de valor. ¿ Estás bien con eso? Y luego me he ido Teoh Celeste, mi jefe y le dije: Hey, Hey, uh, ¿quieres ser incluido en esta reunión? Creo que podrías ser de ayuda. Entonces etcétera, etcétera. Pero esta comunicación pone eso todo en conjunto. Pero cada una de estas personas sabe ya que los voy a incluir en la reunión. Y creo que eso es realmente importante para que pienses en cuanto a cómo armarías una reunión efectiva en lugar de simplemente despedir invitación y la gente oyendo hablar de ella por primera vez. Además de eso, tengo aquí la logística de dónde y cuándo así se va a presentar Mary. Las opciones de los proveedores son vastas. Celeste para unirse a nosotros así como Patrick y Evelyn. Ya que podemos beneficiarnos de tu perspicacia, Michael estará uniéndonos a nosotros un oleaje ya que estará trabajando directamente desde el vendedor. Entonces esto permite que todo el mundo lo sepa todo. Por lo que pude haber tenido conversaciones uno contra uno con cada una de estas personas. Pero esto es que todo el mundo sepa quién va a estar en la habitación y cuál es su propósito. Y por si acaso en la instancia de Michael, alguien podría pensar, Oh, el asistente, no es tan importante. Le estoy dando importancia diciendo que va a estar ahí porque va a estar trabajando directamente al vendedor y luego mirando el último párrafo aquí antes de mudarme al siguiente en vivo. El objetivo es hacer la selección final para el final del encuentro. Realmente aprecio tu ayuda con esto. Entonces un poco mantecoso aquí arriba pero también el gol. Ahora bien, si recuerdas desde un par de lados anteriores, tengo algunos criterios que incluyen calidad de costo, etcétera. Ni siquiera necesito poner eso en la invitación que tal vez sobrecargar la invitación cuando estemos en la reunión va a llegar con esos y va a establecer esos es como criterio de selección, pero no se quiere sobrecargar. Podemos hablar de eso en la reunión. Sí quieres pensar en eso. Es lo que se necesita contar de antemano frente a lo que se puede decir en la habitación. De acuerdo, aquí está continuando con el correo electrónico o la invitación, la agenda exactamente como lo hemos discutido. Entonces no necesito cubrir eso, seguido por favor avísame si tienes alguna pregunta. Gracias, Mitch. Y así hay un poco de amabilidad social aquí, pero hay estructura. De acuerdo, así que algunas opciones aquí, es posible que desee poner esto en un correo electrónico separado en lugar de incluirlo en la reunión. Invitación de la segunda opción sería, como dije, como acabo de mencionar poner su nota en la invitación a la reunión, también se podría adjuntar el orden del día o incluir en el cuerpo de la misma. Podría incluso hacer ambas cosas. Uh, adjuntar la agenda da a la gente la oportunidad de imprimirla o abrirla como PDF y trabajar con ella en la sala. Eso podría ser útil para que todo el mundo esté siguiendo le dé la oportunidad de tomar notas o un lugar para tomar notas. Por lo que hay un buen beneficio para las personas que siguen el orden del día como parte de la reunión. El modo en que lo haces sí depende de la cultura de tu empresa. Y así en algunos casos encontrarás que mis recomendaciones tu organización sin dinero hace esto. Por lo que quieres encontrar una manera que funcione mejor en tu organización. Entonces, por ejemplo, trabajo con organizaciones donde nadie lee las notas y las invitaciones de reunión, por lo que no querrías hacer esto en la reunión. Notas de invitación con las que quieres hacerlo es un correo electrónico separado y probablemente comenzó con. Les he enviado a todos una invitación aquí en los detalles. Pero lo que sea que funcione para tu organización, creo que es importante que lo consideres. Y luego te darás cuenta. El siguiente punto aquí es que he discutido esto con todos uno en uno que le hace saber a la gente hay un par de cosas aquí es que hay un tema de respeto y luego, pero deja que todo el mundo sepa que nadie ha sido sorprendido y que todo el mundo está en el mismo página ahora. Mi preferencia sería incluir las notas en la invitación si es posible, y adjuntar la agenda así como o en lugar de incluirla nuevamente en el cuerpo de las de las notas para que la gente pueda imprimirla o abrirla como un PDF en su on su dispositivo y seguir junto con No importa. Simplemente esa es mi sugerencia. OK, segundo ejemplo. Entonces esta es una reunión de equipo recurrente, y esta vez tenemos un orador invitado. Por lo que normalmente tenemos una reunión de una hora donde tenemos actualizaciones de estado, información, compartir y preguntas, y puede que tengamos un par de otros temas. Pero para este, um, vamos a sumar investigación y desarrollo. Matilda, quien es la titular de R y D, estará hablando de nuevas iniciativas. Entonces, ¿quiénes son los asistentes? Todos mis reportes directos excepto uno de ellos. Mi gerente de marketing digital, Alicia, no está disponible, por lo que va a mandar a un sustituto Martin, quien es un especialista en marketing digital que le reporta, y él va a sentarse en para ella. Y luego tenemos a Matilda de R y D, y a ella le han pedido dos especialistas de productos de R y D Stephen Vikram para participar, dijo esos aire los jugadores. De acuerdo, entonces la logística de mi reunión todos los lunes de 2 a 3 en la sala de conferencias de marketing y la agenda para esta reunión. Va a ser un poco diferente a la agenda habitual de las reuniones de equipo. Durante los 1er 20 minutos, vamos a hacer actualizaciones de estado en proyectos clave, que es algo que hacemos en cada reunión de equipo. Y luego por los próximos 10 minutos vamos a hacer preguntas clave para mí y para el otro . Pero entonces, a las 2 30 vamos a parar, y vamos a entregar el piso a Matilda y luego a Matile que va con Stephen Vikram, Um, hablar de lo que sea de lo que quieran hablar en cuanto a lo que sale de la investigación y el desarrollo. Y esto, 30 minutos se completa incluirá una Q y A etcétera. Entonces configurando las expectativas, quiero decirle a Matilda, Ustedes tienen 30 minutos, incluyendo Q y A y discusión etcétera. Entonces si estás haciendo una presentación, no quieres 30 minutos de presentación. Quizás quieras hacer una presentación de 10 minutos, seguida de comino de 20 minutos, A lo que sea que creas que es mejor usado. Pero quieres asegurarte de que las expectativas fijaron que la reunión termine a las tres. De acuerdo, entonces aquí un ejemplo de la comunicación que puedo enviar a mi equipo para esta reunión. Hola, equipo en esto. reunión de equipo del lunes tendrá invitados de investigación y desarrollo para hacernos saber qué viene por el oleoducto. Matilda en Steve y Vikram se estarán uniendo a nosotros para darnos algunos antecedentes sobre proyectos en las obras. Empezaremos con nuestras actualizaciones habituales del estado del equipo y mantendremos preguntas. Y luego, de 2 30 a 3, Matilda toma la palabra con Stephen Vikram. Una correa va a estar en un sitio de cliente, por lo que Martin se estará uniendo a nosotros, representando el marketing digital. adjunta el orden del día. Por favor avísame si tienes alguna pregunta. Gracias, Mitch. Y luego hay otra diapositiva que avanza a la que dice como recordatorio. Si desea agregar algún punto a cualquier agenda de reuniones de equipo, por favor envíeme un correo electrónico antes de que finalice el jueves para la reunión del siguiente lunes, haré todo lo posible para incluirlo. Entonces esto es de lo que hablamos antes. Voy a volver a esta diapositiva anterior, que es que aquí pasaban muchas cosas. En primer lugar, no le hice saber a nadie que lo elegí hasta eso. Y eligió a Stephen, Vicario en mis ojos y en mi comunicación allí tres iguales que fueron invitados a la reunión . Cualquier cosa que sea importante en lugar de decir que he elegido a Matilda y ella es elegida para arrastrarse . Stephen. Vikram, Um, no quieres hacer eso. Estas tres personas son bienvenidas es invitados ¿vale? Ah, y luego también estableciendo aquí los límites, que es a 30 puntiagudo Matilda se hace cargo. Y así, um, lo otro que le estoy haciendo saber a la gente es que Martin se va a unir a nosotros por representar el marketing digital, y eso le da alguna credencia. Y le da un grito, si se quiere, que se está uniendo Nuestro equipo es miembro de esta reunión de equipo. Entonces esto es una especie de lo que estoy pensando en cuanto a establecer cuáles son los propósitos de planeación , quiénes son los asistentes, cuál es la agenda, pero también cuáles son las expectativas. Y estoy creando desarrollo de relaciones y, uh, relacionándolo todo de nuevo con el negocio. Entonces no solo estamos teniendo una conversación sobre r y D sin razón alguna, ¿ verdad? este momento, haciéndonos conocer algunos antecedentes sobre proyectos en las obras para que tengamos algún conocimiento del negocio. Esto está desarrollando la perspicacia empresarial. Entonces ese es el propósito de esta invitación. Voy a saltar hacia adelante, y vamos a ver qué vas a hacer por tu proyecto en base a esta información, incluyendo estos ejemplos que espero fueron de ayuda. Entonces quieres incluir el texto de tu comunicación y tal vez algunas notas sobre por qué te estás comunicando o cómo lo estás comunicando y por qué lo estás haciendo de esa manera. Entonces, por ejemplo, voy a incluir esto en las notas de mi invitación a reunión a lo largo. Mira, o voy a incluir esto en las notas a través de Google Calendar o lo que sea. Pero lo otro sería realmente útil para ti sería incluir cualquier nota sobre cosas que consideres, Y eso podría ser Normalmente no lo haría de esta manera. Pero después de pensar en esto, esto es lo que he decidido incluir o he decidido hacer las cosas de cierta manera por bla , bla, bla, , así que eso incluye lo que has aprendido a través de esto. Pero no subas tu proyecto aún. Tenemos un poco más que ir, así que espero que cubra bien la comunicación y voy a temporada gracias 7. Ejecución de la reunión: Está bien, así que ahora es el momento de hablar de lo que realmente hacemos dirigiendo la reunión. Por lo que mi primer consejo para ustedes, digo varias veces, comienza la reunión a tiempo. Ya hablamos de la idea de que diferentes organizaciones tienen relaciones diferentes con el tiempo. Para algunas organizaciones, eso está exactamente en la hora de inicio del DOT para otras organizaciones, significa un par de minutos en cada vez que sea para su organización. Se quiere honrar eso, y se quiere marcar la diferencia entre este es el momento. No estamos teniendo el significado. Y ahora empezamos para que quede muy claro para todos que ustedes están empezando la reunión. Ahora quizá quieras iniciar la reunión, fueron precedidos a la reunión, si se quiere, con un poco de charla o bienvenida. Y esto es especialmente útil si estás trabajando con, digamos, equipos remotos que trabajan juntos en un proyecto. Pero nunca nos veamos realmente. Hay oportunidades para un par de minutos, el inicio de una conversación, y la gente se está reuniendo conveniente para tener una conversación general que humanice los individuos a ambos lados de la llamada. Um, esto es que puedes usar algo que simple es el clima o eventos especiales para solo decir, Cómo va y otra vez humanizando a las personas que trabajan remotamente y y están trabajando juntas como grupo funcional, puedes lijar un poco las ruedas y desarrollar relaciones y ayudar al negocio antes del trabajo, por lo que podría ser muy útil. Pero entonces, cuando es hora de empezar, cambias el tono y la forma en que estás haciendo las cosas, y comienzas con el primer tema de tu agenda. Por lo que el primer tema de tu agenda quieres asegurarte de quedarte con la agenda. Pero el primero arriba, el tema del orden del día, bien puede ser una breve revisión de lo sucedido en la reunión anterior, y muchas reuniones formales comienzan con esto. Por lo que muchas reuniones de la junta, por ejemplo, pueden comenzar con la revisión de las actas de la reunión anterior. No necesariamente tienes que ser tan formal, pero si es apropiado decir algo así, aquí es donde lo dejamos y aquí es donde empezamos, eso es bueno. lo único que no quieres hacer cuando ya hablamos de esto es que no quieres retomar viejas conversaciones o revisitar decisiones que ya se han tomado a menos que haya una razón empresarial específica para hacerlo. Por lo que este es un elemento opcional en su agenda que podría incluir. Pero no tienes que hacerlo. Quieres asegurarte de que lo mejor que puedas, te mantengas al horario. Tienes el orden del día, tienes horarios en él, y todos tienen la misma hoja de ruta, si quieres. Por lo que mantener el horario te ayuda a lucir bien y profesional en la reunión, y lo mantiene. Muestra respeto a los individuos en la reunión, y vuelve a dar estructura a la reunión que podría ser muy útil para lograr su propósito de negocio. Vamos a hablar de un par de métodos estacionamiento y conversaciones fuera de línea así como otras reuniones. Aziz como herramientas que puedes usar para hacer avanzar tu reunión. En ocasiones la gente trae temas que no corresponden a tu agenda, o requieren más profundidad, dijo conversación. Quieres asegurarte de usar estas herramientas y hablaremos de ellas y de reuniones adicionales con algo más que mencioné, y luego algo que es realmente crítico es cuando surge algo que necesita hacer. Ese es el momento de decidir quién lo va a hacer. Y para cuando. Por lo que esto permite la rendición de cuentas y la responsabilidad, y evita que las cosas se caigan, caigan a través de grietas y no se les aborde. Se quiere tener a alguien designado para tomar notas. Ahora que tal vez alguien que haya traído específicamente como tomador de notas, podría ser un administrador o un asistente donde podría ser un miembro del equipo. Y en una reunión de equipo, decides que hay una oportunidad para el desarrollo profesional a través de la no toma. Suena raro, pero la idea de poder escuchar una reunión descifrar que la pepita de oro del tema que se está discutiendo para luego identificar cuáles son los bles de entrega y quiénes son las personas las fiestas. Esa habilidad es una habilidad de desarrollo profesional para poder descifrar lo que está pasando y resumirlo. Entonces eso es algo en lo que pensar. No siempre es genial que la persona que dirige la reunión tome notas, porque puede ser distrayente. De hecho, no lo recomiendo, pero sí se quiere tener a alguien que tome notas durante la reunión y se quiere tener eso descubierto al principio antes de que comience la reunión. Y luego quieres asegurarte de lo mejor de tu capacidad que termines la reunión a tiempo . Muestra respeto. Empiezas a perder gente también si tienen otro compromiso. Si han permitido cierta cantidad de tiempo para tu reunión y vas a pasar por encima de Julie para perderlos o vas a evitar que hagan lo siguiente que tienen que hacer, así que quieres hacer lo mejor que puedas y a tiempo. Y si tienes cosas que el aire colgando, quieres averiguar cómo vas a manejar eso. Y a veces incluso es bueno decir, Ya sabes, no llegamos a hablar de esto. Esto y todo esto enviar un email on lo resolverá, ya sea se incluirá en esa reunión de la próxima semana o lo que sea que vamos a hacer. Pero quieres unas manchas, puedes tratar de terminar a tiempo. Por lo que en cuanto a establecer límites, se puede recordar a la gente el propósito de la reunión y el orden del día. El orden del día es una hoja de ruta. Se trata de un conjunto de reglas de base. Si alguien está sacando algo que no está en tu agenda. Puedes usar la agenda y el propósito para traerlos de vuelta, y hablaremos de un par de otros métodos. Pero se puede decir que ese en realidad no es nuestro tema de la agenda. Eso es algo separado. Es algo importante, y tenemos que averiguar cuándo se va a hablar de eso. Vale, sí, Quieres asegurarte de que tú, como líder de la reunión, guardes un espacio seguro en la sala, Así que quieres asegurarte de que las cosas se mantengan profesionales y no personales? Quieres asegurarte de que recuerdes a la gente el propósito y los objetivos de la reunión, y si las cosas empiezan a salir de las manos eso lo llamas y dices: ¿ Sabes qué? Seamos profesionales en esto y no nos pongamos personales y sigamos con el orden del día y con el propósito de la reunión. Entonces esa es solo una forma de que tipo de gente de rally de corral si las cosas se empiezan a salir de las manos, lo cual no sucede muy a menudo, pero se quiere desarrollar una reputación por ser alguien que sólo puede saborear simplemente aguantar un segundo. Mantengamos a este profesional no personal, y apegémonos a nuestra agenda y luego sigamos adelante. De acuerdo, así que muchas veces tenemos conversaciones de fondo han pasado en una habitación lo quieres solo que a veces solo puedes usar la frase. ¿ Podemos tener una conversación, por favor, por favor, para recordarle a la gente que las distracciones pueden ser grandes ya sea de conversaciones de fondo o conversaciones paralelas que ocurren en la sala? Y esto es una especie de cliché, pero es como si vale la pena decírselo a la persona a tu lado, probablemente valga la pena quedarse en la habitación o no vale la pena decir de nuevo que es un poco escuela primaria para que mucha gente diga, Pero puedes encontrar la manera de simplemente quedarte. Oye, ¿podemos tener una conversación, por favor? Para que podamos pasar por nuestra agenda. Si la gente está haciendo cosas que distraen, sólo pídales cortésmente que no lo hagan. Ves, quieres ser conocido como alguien que puede encontrar una manera de hacer saber respetuosamente a la gente que estás ahí para un propósito específico y que lo que están haciendo no es con ese propósito. Lo mejor que puedes no pasa todo el tiempo. Tienes algo Tienes a alguien muy mayor en la habitación que no eres capaz de decir, Oye, ¿ podrías guardar tu teléfono? Pero ¿quieres hacer esto lo mejor que puedas? Hablamos de esto antes. No dejes que entreguen bolas o compromisos no sean reclamados. No dejes que las cosas pasen por ahí. Si la persona que necesita hacer algo no está en la habitación y necesita que se le diga que se está voluntariando, entonces quieres que alguien en la sala sea dueño de esa conversación. Entonces alguien dice: Vale, Vale, Celeste, vas a volver y decirle a Vladimir que él que estaba solicitando que participara en esto para que tengamos un dueño de la delegación. Si nada más, si falta alguien que se requiere para la conversación, determine si todavía puede tener la reunión. Y si no puedes tener la reunión, quieres pensar en cancelar tu terminación anticipada de la reunión o saltarte ese punto del orden del día porque esa escena es extremadamente respetuosa con todos en la sala. Si necesitas que Celeste tome una decisión sobre un punto específico del orden del día y Celeste solo puede asistir a tu reunión, entonces es una especie de pérdida de tiempo que un montón de gente hable de cosas que no se pueden decidir. Se llega a determinar lo que se puede hacer y lo que no se puede hacer en la reunión. Pero cuando llegas cuando golpeas una pared y hay algo que no puedes hacer, es bueno decir, ¿ Sabes qué? Podemos lograr esto. Descubramos una forma diferente de hacerlo. Aprenderás mucho respeto haciéndolo así también. De acuerdo, entonces tenemos esta herramienta llamada estacionamiento. Por lo que esta no es oportunidad para que captes elementos por escrito que ya sea fuera de tema requieren mayor profundización o que quizás estés llegando más adelante. Por lo que no quieres un cambio el tema en este momento. Entonces, ¿quieres hacer esto? Como decían por escrito visiblemente. Entonces recomiendo pizarra blanca, pizarra blanca electrónica, rotafolios, algo donde la gente pueda ver que has escrito lo que han sacado. Y o vamos a encontrar un tiempo más tarde en nuestra reunión para dirigirnos a ellos, o vamos a manejarlos por separado. Pero aquí hay una idea de respeto que es importante, que tu aseguro a la gente que eso vas a llegar así que lo estamos anotando. Vamos a volver a nuestra agenda y estábamos asegurando a la gente que el tema se cubrirá ya sea en una guerra de reunión separada más adelante en esta reunión en curso. De acuerdo, lo otro que podemos hacer es que podamos tener un grupo central de personas, un grupo más pequeño de personas que necesitan hablar de algo por separado. No queremos tomarnos el tiempo en este encuentro con todos estos individuos. Queremos ser respetuosos, respetuosos de su tiempo. Por lo que queremos tener que discutir tener una conversación fuera de línea, lo que significa que tal vez dos o tres personas que están en la reunión actual discutirán esto por separado. De acuerdo, para que puedas captar eso por escrito, tal vez cerca de tu estacionamiento, que a menudo son conversaciones. Y quieres asegurarte de que se tomen notas sobre eso y la gente realmente tendrá la conversación. Entonces capturamos ese tema y luego volvemos a nuestra agenda. Reconocemos que es tiempo el que se necesita gastar, pero no todos en la sala necesitan sentarse ahí. Bueno, unas pocas personas hablan de esto así de nuevo , brinda seguridad de que el tema será cubierto. De acuerdo, Algunas cosas adicionales para pensar en todas las preguntas aire bueno. Simplemente tal vez no puedan ser respondidas en esta reunión. Por lo que capturarlos ya sea en su estacionamiento o en una lista de conversaciones a menudo, o incluso simplemente en las notas de la reunión y reconociendo que hay que abordar algo. Está perfectamente bien cuando los presentadores que te representan quieren agradecer eso, y la idea aquí está en el negocio. Queremos recompensar el comportamiento que queremos agradeciendo a la gente dando sinceros felicitaciones en cualquier forma que funcione en tu organización. Se quiere asegurarse, y hablé de este par de veces de que cualquier cosa que se decidiera previamente se queda la forma en que waas. A menos que haya nueva información o nueva razón para cambiarla. Se quiere pedir insumo, opiniones y pensamientos, y luego se quiere escuchar. Entonces una de las señas de identidad de un líder realmente grande del encuentro es alguien que diga: ¿ Hay algún pensamiento? ¿ Hay alguna pregunta o entrada y luego pausas hace que el contacto visual con la gente fuera apropiado? Um, tú. La otra cosa que podrías hacer es que si alguien está llamando por teléfono a una reunión, podrías preguntarle por su nombre. Oye, Muriel, ¿tienes alguna pregunta al respecto? ¿ Cómo funciona esto sentado contigo? No puedo ver tu cara porque estás al teléfono que quizá no digas eso, pero eso está implicado en la pregunta. Entonces en lugar de poner a alguien en el acto diciendo, ¿ sabes qué?, quiero asegurarme de que estamos considerando cualquier insumo de ustedes. Se desea utilizar preguntas abiertas para obtener información adicional. Entonces, ¿y si no consideramos ni nada más? Deberíamos saber algo. Puntera agregar. Por favor agréguelo ahora. ¿ O hay algo en lo que no hayamos pensado? ¿ Algún impacto en el que no hemos pensado? Y lo otro que puedes hacer es invitar a las personas a que te envíen eso después por correo electrónico o una llamada telefónica o mensaje de texto. Er estuvimos en persona, sea lo que sea, si a veces la gente no se siente cómoda en una reunión más grande dándote entrada. Pero quieres asegurarte de que vas a permitir para que eso vaya de la mano en él con la idea de retroalimentación, que es la gente haciéndote saber lo que pensaban de algo o cómo piensan que algo fue. Cuando obtienes retroalimentación, quieres aceptarla sin defensividad, y quieres un modelo, el comportamiento que quieres que otras personas exhiban cuando regresen, que es, di gracias y luego considerarlo. Y si estás de acuerdo, haz cambios. Pero si no estás de acuerdo, no lo hagas. Pero no hay que discutir al respecto. Simplemente gracias a la gente, ahorra lo considerarás. Esta es una parte realmente importante del liderazgo. Es útil en reuniones. Entonces es tres idea de que alguien pueda decirte,Ya sabes, Ya sabes, la idea de que corriste 10 minutos de largo, me creó un problema en mi agenda. No llegué a participar en esta discusión porque tuve que irme temprano. Sea lo que sea, agradece a esa persona por el insumo y reconoce que lo pensarás que quieres abordarlo, sea lo que sea que hagas cuando estás pidiendo retroalimentación, no digas, Do tienes alguna retroalimentación porque eso se carga? Podrías preguntar, Fue útil esto? ¿ Logramos lo que querías lograr, o hay algo que pudiera hacer diferente o mejor que pudiera ayudarnos a lograr nuestro objetivo? Este es este aire algunas maneras de abordar la idea de retroalimentación sin usar realmente la palabra feedback. ¿ Tienes algún comentario para mí? De acuerdo, así que el sentido común en mi trabajo, creo que veo que faltan mucho sentido común en muchas cosas. Entonces a veces es bueno tener gente que puede no ser experta en materia de lo que sea su reunión, um, y les preguntó, y les preguntó, Invítelos a que proporcionen insumos de sentido común. ¿ Tiene sentido esto? ¿ Qué opinas de esto, etcétera que puede ser realmente útil y fomentar soluciones simples e identificar áreas donde las cosas se airean innecesariamente complejas? Eso podría ser algo realmente efectivo de hacer. Fue un líder de reunión, que es decir, Hey, eso suena como que se está poniendo muy complicado. A ver si podemos simplificar. De acuerdo, entonces esos son algunos consejos en cuanto a cerrar la reunión. Quieres que Clara aclare algún método de seguimiento, si estarás hablando con individuos, si va a haber una conversación fuera de línea, si hay artículos de estacionamiento que no se abordaron, sea lo que sea, lo aclararás. Aunque estés diciendo te enviaré un correo electrónico para que sepas el estado de bla y bla involucrada que puede ser de mucha ayuda. Se quiere asegurarse de que los compromisos, Air reiteró y reconoció, Uh y luego se quiere agradecer a la gente y reconocer el hecho de que usted ha logrado el propósito de las metas en la reunión. Agradece a la gente. Esto es muy útil. Agradece a la gente su ayuda. Su tiempo, su insumo, algo muy sencillo, ya que agradecer a la gente puede hacerte un mejor líder y un mejor líder de reunión. Entonces, para tu proyecto, ¿tenías tu significado? Si lo haces, si sí incluyste algunas notas sobre salud fue y cómo lo corriste y lo que aprendiste y sobre todo mirando cosas que tal vez hayas hecho de manera diferente como resultado de este material. De acuerdo, así que no pongas tu proyecto aún, pero estamos bastante cerca. Entonces eso son algunos consejos para dirigir la reunión. Genial. 8. Artifacts: De acuerdo, entonces sostuviste tu reunión, y ahora es el momento de hablar de artefacto. Entonces, en primer lugar, ¿qué es un artefacto? Un artefacto es un registro o documentación de que algo sucedió. Y en el caso de una reunión, es un registro que ocurrió la reunión. Y incluye una documentación de cualesquiera compromisos, plazos, plazos, decisiones y discusiones que sucedan, especialmente las Nuggets de Oro. A lo que llamé los Nuggets de Oro los puntos clave de discusión. Por lo que no incluye cada cosa de la que se habló, sino la idea de recapitular o resumir lo ocurrido en la reunión, y te da algo a lo que referirte y te permite mantener el impulso. Por lo que el flujo es que planeamos para la reunión. Nosotros sostenemos la reunión, y en la reunión tenemos discusión, debate, descubrimiento, y de eso vienen decisiones y temas de acción. Y así salir de la reunión, crea un artefacto que documenta esas decisiones y unos ítems de acción y permite mantener el impulso a su alrededor. Por lo que nos realinea en torno al propósito de la reunión, y nos da un punto de referencia para la rendición de cuentas y para el seguimiento. Entonces si piensas en el orden del día como una hoja de ruta para la discusión en la reunión. El artefacto es una hoja de ruta para dar seguimiento después de la reunión. Por lo que documentar esas pepitas de oro los puntos clave de discusión así como las decisiones y los ítems de acción. Por lo que sin artefactos, la gente puede olvidar lo ocurrido en la reunión. Olvida que se comprometieron a hacer algo o posiblemente no piensen que no era importante. La gente está ocupada. Ver uno incluir eso en tu pensamiento y tu planeación. Entonces sí quieres sacar el artefacto ahí fuera para que recuerdes a la gente lo que pasó sin artefactos. Perdemos alineación en torno a los goles, y nos veíamos desorganizados como líder. Por lo que quieres asegurarte de que obtienes un artefacto creado. Entonces, ¿quién es el responsable de esa voluntad? En última instancia, como corredor de reunión que eres, se puede delegar esto? Absolutamente. Justus toma notas se puede delegar a un administrador o asistente o a un miembro del equipo. También puede la creación de un artefacto. Y vamos a hablar de la diferencia entre un artefacto y y notas en breve. Pero la idea general aquí es que la creación de un artefacto es la destilación de la conversación en esos puntos de Nugget dorados, esos puntos clave así como los compromisos en ítems de acción junto con los detalles de quienes es responsable invitar, fue. Entonces esto puede ser algo que tengas tu administrador o asistente. Haz nuestro número de equipo A hacer o en realidad puedes tenerlos. Toma notas y te dan las notas, y puedes hacer la destilación. Crea el artefacto. No importa. Lo que importa es que entiendas que la capacidad de destilar una conversación ahora y 1/2 o una hora a hora hacia abajo en ah breve resumen a nivel ejecutivo con todos los puntos clave es una gran competencia de liderazgo. Entonces o lo estás haciendo tú mismo y lo estás desarrollando tú mismo o estás desarrollando en y personas que trabajan para ti. Pero esto no es trabajo de trabajadores gruñidos. Se trata de un trabajo crítico, la capacidad de capturar esta información de manera digerible y un documento de tamaño razonable . De acuerdo, así que algunos consejos para artefactos que incluirán una diferencia entre notas y artefactos también . Entonces, primer lugar, se quiere tratar de conseguir que el artefacto se cree y distribuya dentro de un día hábil. Mantiene el impulso en marcha. No importa exactamente qué formato uses. Sí quieres usar el mismo formato cada vez. Lo más importante es que quieres hacer algo que ya está en existencia en tu organización, en tu organización, cuanto a formato y ubicación de tiendas porque, um, um, si la gente tiene que buscar de una manera diferente, no lo van a buscar, y entonces la gente lo va a encontrar. Por lo que quieres honrar a los sistemas que ya están en marcha dentro de tu organización en cuanto a distribución y almacenamiento del artefacto, Quieres pensar en esto como un registro permanente. Por lo tanto, no utilices texto u otras formas temporales de comunicación en las que quieras pensar. Vas a necesitar esto la próxima semana y la semana siguiente, y entonces quizá quieras poder referirte de nuevo al mismo un año o dos por el camino y decir: Oye , , espera un minuto, ¿por qué tomamos esta decisión o cuándo tomamos esta decisión y quién estaba en la habitación? Entonces, ¿definitivamente quieres pensar en esto como un artefacto permanente de registro permanente? Uh, quieres asegurarte de que sea accesible, y mencionamos esto, cuanto más difícil es para alguien encontrarlo o recibirlo o leerlo, menos probable es que lo hagan. Entonces quieres asegurarte de que es fácil para alguien leer eso, que en términos de formato, ubicación e incluso la longitud del documento, no pienses en todas esas cosas. Por lo que tu artefacto va a incluir todos los ítems de acción, compromisos, responsables en den lights. Quieres todo ese detalle ahí dentro. Y entonces en dónde nos diferenciamos de las notas? Es más corto que las notas. Quieres volver a destilar la conversación hacia abajo en esas pepitas doradas o puntos clave. Por lo que es realmente alto nivel y no tanto detalle. Pero sí quieres los resúmenes. Por lo que esto y la gente debería poder leer esto y entender el resultado de la discusión . Aunque no lo hicieran, no lo hicieron aquí y no quieran leer todos los puntos de discusión individuales, es posible que desee agregar información faltante que sucedió. Te falta en la reunión que sucedió después, por lo que la gente pudo haber hecho una pregunta que no pudiste contestar en la reunión. Si tienes la respuesta que podría incluirse en tu artefacto. Es posible que desee resaltar cualquier elemento abierto, pero también es posible que desee resaltar los elementos que están cerrados. Entonces si vamos a delegar algo a alguien que no está en la reunión, podríamos incluir eso en el artefacto y darle a esa persona una copia de los artefactos que están incluidos en el proceso. Eso Esa es una buena manera de desarrollar relaciones y ser incluyentes de individuos que estaban trabajando juntos en un proyecto. Es una oportunidad para agradecer a la gente y para llamar o identificar y reconocer una participación o acciones particularmente exitosas. Siempre quieres recompensar el comportamiento que quieres. Esto podría ser simple pero de nuevo, desarrollo de relaciones. Llevando el negocio a lo largo. Están relacionados. Entonces aquí hay un ejemplo. Esto repasa un par de diapositivas. Te darás cuenta de que no llamo a esto un artefacto en mi mente y en nuestras discusiones por el liderazgo y dirigir una reunión. Creemos que este es un artefacto al que vamos a llamar un resumen de reunión. Por lo que este es un resumen de reunión basado en el ejemplo que utilicé antes de la selección de proveedores para cumplir con nuestro producto. Por lo que se llama el resumen de la reunión, y tengo el título de la misma, que es una reunión de selección de proveedores de cumplimiento de este producto y luego la fecha y la hora y la lista de los asistentes. Entonces hablamos de esto. Esta soy yo, Mary Celeste, Patrick, Evelyn y Michael. Por lo que esto avanza en el mismo documento, Mary presentó tres Vendor Options Company A company B. Ver, Entonces enumeraremos las empresas. Los criterios de selección incluyeron la calidad de los costos y cumplir con nuestro requisito de entrega de tres días . Ahora, este es el criterio de mis metas. Recuerda que no incluí esto en mi invitación a la reunión, pero sí dije que lo discutiríamos en la reunión. Por lo que aquí lo he incluido como disco y ya verás que avanzamos. El grupo discutió los tres vendedores. Empresa A no pudo cumplir con lo requerido el requisito de tiempo la empresa se convirtió en por debajo de precio. Pero el grupo coincidió en que o se trataba de una estimación baja o que la calidad podría sufrir. Y luego las empresas parecen que todos nuestros requisitos Así seleccionamos empresas. Ve, puedes ver esto incluye los aspectos más destacados y no el detalle individual. Entonces aquí los siguientes pasos, y aquí es donde nos metemos en más detalle. Por lo que Mary va a notificar el contacto en la empresa antes de fin del día viernes y determinar quién será el contacto para las negociaciones de contrato. Y verás muchas de estas. Todos estos, creo, incluyendo la fecha. Entonces no sólo el viernes. Acerca de qué? Viernes. Por lo que quieres asegurarte de incluir el noviazgo, todos estos. Por lo que Mary va a notificar tanto a empresa como a empresa sea que no lograron superar el contrato, y eso va a estar comprando hoy. El lunes, y obviamente se incluirá la fecha. Y estamos incluyendo a una nueva persona aquí. Ephraim de legal se iba a poner en contacto con la empresa. Contacta a una empresa C para la mañana del lunes para iniciar ese vendedor a bordo proceso, que incluye contrato y todos los demás trámites de vendedor, Um, e incluye esa fecha y luego tenemos un día de 10 para la finalización del contrato y cuál es esa fecha del día 10 y luego lo siguiente es tan pronto como Ephraim me dé el go adelante, voy a contactar con el gerente de cuentas de la Compañía C para establecer un plan de acción en materia de transferencia de información. Entonces esto es una dependencia. Estoy esperando a que Ephraim en legal me diga cuándo está bien llegar a ellos porque no quiero llegar a ellos demasiado pronto porque están en negociaciones de contrato. Y luego el oro para el primer envío es de 30 días a partir de hoy e incluir esa fecha y luego gracias. Por lo que estos airean las tomas específicas que salieron de esa discusión, probablemente la mayoría de éstas fueron discutidas en los últimos cinco minutos de esa reunión. Pero son los elementos de acción más importantes que salen del proceso de toma de decisiones. Entonces este es mi artefacto ejemplo para esa reunión. Entonces ahora es tu oportunidad de pensar en la creación de un artefacto que sale de tu reunión. Entonces para tu proyecto de clase, no sé que quieras subir un artefacto riel de una reunión real. Creo que podrías violar la confidencialidad en tu organización, pero depende de ti. Definitivamente querrías hacer es incluye y notas sobre lo que aprendiste respecto al artefacto. Entonces eso son artefactos, y vamos a pasar a dar seguimiento 9. Seguimiento: Por lo que tuvimos nuestra reunión y distribuimos nuestro artefacto en forma de resumen de sesión. Y ahora es momento de dar seguimiento. Por lo que tú, como corredor de la reunión, quieres dar seguimiento a cualquier compromiso, entregables y partidas de acción que salgan de tu reunión para asegurarte de que todo funcione sin problemas. Ahora, la forma en que vas a dar seguimiento va a ser diferente, dependiendo de quién sea. El carácter de la relación y la naturaleza de la estructura informativa ¿ Te informan ? ¿ Tienen puro de años, superior tuyo? ¿ Gráfico de Nueva York? ¿ Cómo funciona eso? Eso va a ser algo a considerar, y vamos a echar un vistazo a eso. Pero quieres asegurarte de que estás registrando elementos de acción para asegurarte de que están en buen camino para asegurarte de que las personas que se supone que los hagan estén a bordo. Y si recuerdas en nuestro ejemplo anterior, a veces las personas que tienen que hacer cosas ni siquiera están en la reunión, por lo que quizá quisiéramos llegar a ellos. Echaremos un vistazo que en ejemplos en un momento, pero también Nuestro objetivo aquí es descubrir cualquier bloque para completar esos ítems y escalarlos para saltar, para asegurarnos de que sí se logren para que el negocio se mueva hacia adelante. Si no hacemos un seguimiento, gente podría pensar que no fuimos serios o no es tan importante y podrían sentir que no hay rendición de cuentas. Por lo que queremos demostrar que hay rendición de cuentas y hay diferentes formas de hacerlo. Por lo que podemos hacer esto hablando con alguien en persona o llamándolo por teléfono, o podemos enviar un correo electrónico. Podemos incluirlo como punto del orden del día en la próxima reunión. Si tenemos reuniones que ocurren regularmente, o si tenemos uno en uno con un individuo, podemos ponerlo en el orden del día para uno en uno. Por lo que son un montón de maneras diferentes de hacer esto. Echemos un vistazo a algunos ejemplos y a los ejemplos que voy a usar. Van a venir de esa misma reunión de ejemplo que usamos en módulos anteriores, que es la reunión de selección de proveedores. Ahora, si recuerdan, esa reunión ocurrió un jueves, e incluyó a Mary de abastecimiento o compras y Mary iba a estar notificando al vendedor que seleccionamos el viernes de la selección. Esa era su fecha límite. No voy a contactar con ella el viernes. Mary no trabaja para mí. Es una compañera mía en la organización. No quiero microadministrarla. Voy a esperar unos días hasta el martes o el miércoles. Voy a enviarle un email de agradecimiento. Muy amable, educado. Gracias. Correo electrónico que dice, María, muchas gracias por su ayuda en la selección de Vendedor. Espero que todo saliera sin problemas con conectarte con ellos. Eso abre la puerta para que María me vuelva a escribir y me diga: Es un placer trabajar contigo y todo fue sin problemas o para decir, ¿ Sabes qué? No pude ponerme en contacto con ellos donde había un problema. En ese punto, ahora podemos trabajar juntos. Las posibilidades son realmente buenas de Mary y yo tengo una buena relación. Ella habría escalado esto antes si hubiera un problema. Pero esta es solo una buena manera para que yo me acerque a ella y me haga el check in. Entonces eso es una cosa. Lo segundo que voy a hacer es enviar una nota al esfuerzo. Ahora bien, si recuerdas Efraín no estuvo en nuestra reunión. Mary iba a estar poniéndose en contacto con Ephraim y poniéndolo en contacto con la persona adecuada del vendedor para conectarse en el contrato. Entonces otra vez, no quiero microgestionarlo. Voy a esperar casi una semana. Por lo que el próximo miércoles o jueves, le voy a enviar una nota simplemente diciendo Hola, Efraín. Tan solo quieres asegurarte de que todo esté funcionando sin problemas contigo y con el vendedor y asegurarte de que se conectaron contigo respecto al contrato y que estamos en camino. Simple, no microadministrar E, pero simple le da la oportunidad de volver a escribir y decir: Sí, Sí, estamos en el camino o no, hay un problema o lo que sea, pero entonces podemos arreglarlo. Y así es como dando seguimiento a alguien que ni siquiera estuvo en la reunión. Y notarás que dejo pasar algún tiempo, asumiendo que estas personas son profesionales y eligiendo específicamente no microgestionar. Y luego lo tercero que voy a hacer es tener uno regular en uno con nuestro ayudante de departamento Michael, y voy a incluir en nuestro próximo en uno, que va a ser la próxima semana, uh, uh, en la agenda punto para discutir cómo prepararse para los próximos pasos, que es la creación de un plan de acción en conjunto con el vendedor. Por lo que no podemos hacer nada hasta conseguir un ir adelante de Efraín ilegal. Por lo que queremos asegurarnos de que estamos listos para irnos una vez que nos dé el ir adelante. Entonces esa es mi forma de dar seguimiento con Michael, y tal vez le pida que presente el plan de acción, o podemos trabajar en ello juntos o lo que sea que nos funcione. Pero se puede ver que estoy siguiendo con él de alguna manera. Entonces esos son algunos ejemplos de cómo podría dar seguimiento y otra vez. Ellos sí toman cualquier consideración, la naturaleza de la relación, y tú estás queriendo ser apropiado para los negocios y no microgerentes. Por lo que aquí te dejamos algunos consejos para dar seguimiento. Quieres asegurarte de que pones plazos en tu calendario o que hagas lista que eso es algo que para una buena limpieza quizá quieras hacer al mismo tiempo que creas o distribuyes ese artefacto. Porque ese artefacto contiene los plazos, así que quieres pensar en cuáles serán tus cronometrajes al mismo tiempo, así que nada cae por las grietas que definitivamente quieres. Considera la naturaleza de la relación, y eso va a impactar. Cómo se da seguimiento a cómo está apagado para tocarte o más tarde tocarte. Utilizas en ese seguimiento, pero quieres pensarlo como un seguimiento, aunque sea una nota de agradecimiento o check in ahora y después queremos recordar que fue tu reunión, así que sí la tienes. Pero también quieres ser respetuoso con otras personas y sus áreas de especialización y sus negocios, Así que eso es dar seguimiento. Entonces para tu proyecto de clase, solo algunos agregan algunas notas a tu documento de proyecto de clase sobre lo que aprendiste sobre el seguimiento de este módulo. Estupendo. 10. Elementos opcionales: Hemos hablado de ideas, sugerencias, estructuras y mejores prácticas para dirigir cualquier tipo de reunión. Y también hay algunos tipos específicos de reuniones que requieren consideraciones especiales. Por lo que este pequeño viaje lateral en elementos opcionales. En realidad se trata de algunas cosas a considerar para tipos específicos de reuniones, y el primer tipo del que vamos a hablar es la lluvia de ideas. Entonces una sesión de lluvia de ideas es un tipo especial de reunión donde se junta a un montón de personas en una sala, y el propósito es llegar a sus muchas ideas como sea posible. Y en general, se quiere mantener la generación de ideas muy amplia y creativa. Y la forma en que lo haces es pidiéndole a la gente ideas locas locas, Crayola lo lo más fuera de la caja pensando lo más posible. Y siempre tendrás la oportunidad de modificar, refinar y seleccionar ideas. Pero durante la sesión de lluvia de ideas en sí, tu oro es fomentar la creatividad y conseguir que esos jugos creativos fluyan. Entonces quieres configurar eso una regla za ground efectivamente que son ideas locas lo que estás buscando, y luego necesitas limitar las críticas. Necesidad de evitar la crítica a las ideas porque la crítica a las ideas en realidad impide que fluyan los jugos creativos . Entonces en el momento que alguien diga, Nah, eso nunca funcionará. O aquí la razón por la que no podemos hacer eso. Necesitas parar y decir Aguanta. Esta no es una oportunidad de crítica. Esto es esto es creatividad. Oportunidad. Por lo que quieres asegurarte de mantener la habitación segura y eso fomenta la creatividad. Se pueden sumar ideas juntas y voltear juntos y modificar. Es que simplemente no se puede limitar, negar o eliminar ideas de la mesa, porque eso es lo que detiene el proceso creativo. Por lo que realmente quieres fomentar la idea de que todas las ideas se airen bien y tener en cuenta una de mis frases favoritas, que son las ridículas sugerencias de hoy, se conviertan en las realidades del mañana y de nuevo en lluvia de ideas o generación de ideas. Se quiere no pensar en el hecho de que más tarde por el camino, se va a hacer modificación de ideas, estrechamiento y selección de ideas. Entonces eso es lluvia de ideas para sitios fuera y otras reuniones largas. 1/2 al día, día completo y múltiples días. Ella algunos consejos en los que pensar. Es una gran idea tener un conjunto de reglas básicas que se le ocurra al grupo y luego nosotros el corredor de encuentro facilitamos en lugar de contar. Entonces esta es una oportunidad para que empieces la reunión diciendo: Oye, Oye, ¿cuáles te gustaría que fueran nuestras reglas básicas? Y cuando haces eso, primero que nada ganas su compromiso. El pueblo se dedica a la facilitación de las reglas básicas. En realidad empiezan a trabajar juntos como grupo al instante, y también te ganas el derecho de aportar algunas ideas a las reglas del suelo tú mismo si no se les ocurren algunas de las cosas que esperas que sí se les ocurra, y nosotros vamos a hablar de eso en un rato. Esto también hace que sea mucho más fácil sujetar a las personas a esas reglas básicas se hicieron cumplir las reglas básicas. Es mucho más fácil hacer cumplir las reglas de Brown que la gente ha ayudado a crear que es hacer cumplir las reglas de Brown que les has impuesto. Esa es una manera realmente buena de pensar en las reglas básicas para reuniones más largas. Hablaremos de reglas de suelo Maurin un poco cada vez que en una reunión más larga, tu alguien aporta algo honestamente, sea ah factor, pieza de información o una idea o una sugerencia que realmente quieres fomentar eso? Ese tipo de comportamiento de contribuir honestamente a la reunión por parte de los asistentes es uno realmente, realmente importante para mantener tu reunión desacelerada. Por lo que a veces se necesita separar el comportamiento de contribución honesta del contenido de esa contribución, ya sea una buena idea o mala idea. Porque el momento en que te enfocas en si la idea es buena o mala, especialmente mala, entonces comienzas a simplemente es en lluvia de ideas. Empiezas a disminuir la cantidad de participaciones. Casi hay que separar el acto de contribuir honestamente del contenido de la contribución misma. Entonces estás gratificando el comportamiento. Y a veces encuentro una de las mejores prácticas es agradecer a la gente sus contribuciones honestas y valientes y ni siquiera lidiar con el contenido de la idea en ese momento para que estuvieras alentando la reunión a salir adelante para algún tipo de reuniones. Es posible que desee utilizar al facilitador como un tercero neutral o alguien que esté bien versado en navegar conversaciones difíciles o conversaciones desafiantes. Por lo que como facilitador, podría decirte que hubo momentos que sí sugiero usar a alguien como yo y ahí veces que puedes ejecutar la reunión tú mismo. Mucho depende del grupo, deltema, tema, la duración de la reunión y de cómo la quieres, cómo querías correr. ¿ Qué esperas sacar de ella, Cuál es el propósito de tu reunión. Por lo que solo considera un facilitador para ciertos tipos de cosas. Aquí te presentamos algunas reglas de terreno de muestra que tal vez quieras usar o pensar y otra vez. Sí quieres facilitar las reglas básicas. Pero estos airean algunas que quieres tener especie de en tu bolsillo trasero como cosas que si gente no te llega, pueden o bien alentarlas a aportar o puedes contribuir tú mismo. Como dije, si estás facilitando el desarrollo de reglas básicas, te has ganado el derecho de sumar uno o dos tú mismo. Por lo que estar en la tecnología de cronometraje dedo un mínimo. ¿ Son útiles esos conceptos básicos del aire que el aire estando abiertos a las posibilidades? Es una especie de declaración amplia, pero de nuevo, estás buscando un par de cosas con tus reglas de fondo que buscas establecer sí, la forma en que vamos a operar. También estás buscando establecer pautas que puedas obligar a la gente a, en caso de que citen, romper las reglas básicas. Y también estás buscando una manera de marcar el tono para toda tu reunión. ¿ Otro? No, no hay críticas de las que hablamos en lluvia de ideas. Pero también es realmente una buena idea en la mayoría de los tipos de reuniones y luego no hay ataques personales, que realmente se trata de un comportamiento profesional, y luego decir explícitamente que nos vamos a centrar en nuestros objetivos compartidos, estos aires, algunas reglas básicas que podrían resultar útiles. Tengo etcétera aquí arriba a propósito porque creo que es importante que cada vez que facilites el establecimiento de reglas de base, te des cuenta de que vas a conseguir cosas que ni siquiera consideraste, así que quieres estar abierto a eso posibilidad. A continuación, quiero llevarte a través de una lista de algunas de las reglas de terreno favoritas que he conseguido de la gente cuando facilité a lo largo de los años, que tal vez solo te den algunas cosas para pensar en aprender algo nuevo. Alguien aportó eso al dominio de tierra, y hay tantas maneras de ver eso. Aprende algo nuevo sobre ti mismo cuando algo nuevo un voto. Cuando otros aprendizajes aprendieron algo nuevo sobre el negocio que hay, hay muchas maneras de enmarcar eso que puede abrir tu reunión y establecer un tono realmente bueno . Considera que no eres perfecto. Considera que eres tú. A veces alguien aportará una idea, y me parece que la gente tiene dos tipos de respuestas. O es que no soy yo, no está hecho que haga eso. Y entonces el otro es, ¿Y si soy yo? Y cuando encuentro esto que la gente que tiene más éxito de la gente que toma un momento para decir: Bueno, Bueno, ¿y si soy yo? ¿ Qué puedo aprender o qué? ¿ Puedo sacar de eso de esa observación o hecho o sugerencia? Es sólo algo para pensar en el presente estar presente en la reunión 80 20 participación. A mí me encanta esta regla. Entonces esta es la matemática no funciona, pero esta es una gran manera de pensar al respecto, que es el 80% del tiempo. Deberías estar escuchando y 20% del tiempo deberías estar hablando, y esta es una gran manera de hacerlo por ti. Es el corredor de la reunión para navegar quizá algunas personas que puedan más participar en plática, demasiado. En realidad puedes decir algo simplemente como sabes qué? Eres una especie de más de 20% EUR. Me gustaría escuchar de alguien que está por debajo del 20% y eso evita que tengas que decir algo un poco más crítico. También te permite animar a la gente que generalmente está tranquila a participar diciendo: Oye, hemos escuchado de ti y estás por Oye, debajo de tu 20%. Por lo que es solo una gran regla de terreno que el dedo del pie tiene que te ayuda a establecer un poco más de equidad en la sala en cuanto a la participación de peticiones. Esta fue una genial que me dieron de alguien que es Haz tus preguntas en la habitación, no en descansos y en ella comidas. No cuando terminemos al final del día, sino a menos que sea personal y muy de compañía o personal o confidencial. Quieres que agreguemos tus sugerencias, tus ideas, tus observaciones a la sala mientras todos están ahí. Otras personas pueden aprender de otras personas, inventar si de ella. Para que así Esa fue una regla de terreno realmente útil que yo que descubrí divertirse. Me encanta cuando la gente en este estos cuando nos estamos divirtiendo nuestra caída de defensas fueron más productivas, y podemos pasar por temas incluso difíciles o desafiantes más fácil. Permanecer en el tema. Esta es una gran regla de terreno que el dedo del pie tiene a la que se puede referir en caso de que la gente empiece a preguntarse, prestando atención al tiempo. Y eso te puede ayudar con las reuniones, palabra. Ya sabes dónde hay una nueva agenda. Espero que no tengas Jennifer todas las reuniones, pero cuando nos estamos quedando sin tiempo en un tema y estamos listos para, um, empezar una nueva o cuando nos vamos de descanso y luego uno asegúrate de que despierta de nuevo en tiempos quienes podamos iniciar ese tipo de cosas. Y luego hablamos de esto cuando hablamos de dirigir la reunión. Si tienes una regla de tierra que dice una voz a la vez, es mucho más fácil manejar la conversación ocasional de fondo o conversación lado a lado que ocurre en la sala. Entonces estas son solo algunas de las cosas que he descubierto que quería compartir con ustedes algunas sugerencias para reuniones regulares o recurrentes que tipo de equipo se reúne cada semana o lo que sea cada mes. Sea lo que sea, es una gran idea establecer reglas de base para el grupo, y lo harías de la misma manera facilitándolas, y puedes facilitarlas una vez y luego usarlas una y otra vez. Es posible que quieras publicarlos o tenerlos a mano. A modo de recordatorio. correo electrónico los refería cada semana o cada reunión individual, pero sabes que están ahí, y eso podría ser muy útil. Algunas de las que hemos hablado en el pasado par de diapositivas para ser muy útiles. Es posible que desee volver a examinar las reglas básicas de vez en cuando. Uh, medida que los grupos o equipos se desarrollan, uh, podrías tener nuevos temas para agregar a tus reglas básicas. Muchas veces cuando un equipo es nuevo, ni siquiera consideramos cómo va a manejar el conflicto. Pero después de que llevamos un tiempo siendo equipo, sí nos involucramos en conflictos, y tal vez queramos establecer algunas reglas de fondo en torno a cómo se ve eso. Ese es sólo un ejemplo de la oportunidad que tienes de revisar las reglas básicas después de un periodo de tiempo. Esto podría ser cada trimestre o dos veces al año, o simplemente para volver a visitarlos cuando ha habido algún conflicto por ejemplo. Entonces esto es solo algo que puedes hacer es parte de dirigir una reunión recurrente. Sí te recomendamos que mantengas la misma agenda general para tu para tu reunión recurrente y también permitas que las personas aporten ideas para temas especiales para estas reuniones y que compartas las responsabilidades de toma de notas y para la creación de un artefacto. Y hablamos un poco de eso en el pasado, así que estas son algunas cosas en las que pensar. Cuatro. Está repitiendo reuniones periódicas para una a una reunión. Aquí te dejamos algunas ideas, y esto es específicamente un gerente con la persona que rinda cuentas a ese Gerente llamará. Esa persona es subordinada. Y así aquí están mis ideas para qué? ¿ Qué podría pasar en eso? Yo sí recomiendo que los directivos se reúnan regularmente con sus informes directos. Podrían ser 20 minutos cada semana. Podría ser una hora cada semana. Podrían ser 20 minutos de lo que sea. Pero la idea de tener uno regular sobre uno es algo que recomiendo encarecidamente para todos los líderes. Um, así que recomiendo que el subordinado recapite la reunión por escrito después de la reunión, generalmente por correo electrónico, y luego el directivo lo revisaría, lo editaría y contribuiría a ella, y esto es un It's una gran manera de, de crear rendición de cuentas y muchas otras cosas, pero también sólo asegurarme de que ustedes estaban en la misma página. Entonces la versión final de esto se convierte en tu artefacto, dices , Vale, estamos de acuerdo. Ha habido ediciones del manager ediciones del subordinado, y ahora tenemos una versión final. Puedes mantener eso un correo electrónico, o si tienes otro, uh, dispositivo o mecanismo para almacenarlo, eso también está bien . Pero sí te recomiendo que tengas un documento son de hecho, de esa conversación. Esto crea alineación entre los dos partidos, por lo que se asegura de que estemos en la misma página saliendo de la reunión. También crea la documentación de la conversación, lo que podría ser muy útil para ambas partes. Y desarrolla en el subordinado la capacidad de resumir y pensar críticamente sobre el encuentro. Por lo que a veces esto algunos el resumen Una recapitulación puede ser una oportunidad para que el subordinado piense en lo sucedido. A lo mejor pasó algo que tomaron personalmente, y da la oportunidad de pensarlo de manera más empresarial. Póngalo escribiendo y reacondicionado con él. Lo están mirando a través de este proceso de aportación compartida entre el directivo y subordinado. Por lo que es una herramienta realmente buena que recomiendo encarecidamente. Yo uso esto y mi coaching a cualquiera que yo entrenador tenga que recapitular la conversación para que me asegure que estamos en la misma página y les dé la oportunidad. En realidad es un ejercicio para ellos al pensar en lo que hablamos y lo que dijeron que iban a hacer y ponerlo por escrito. Es una gran herramienta, así que a veces la gente vendrá a mí y me dirá que quiero tener una reunión pero no creo que haya una buena razón de negocio para hacerlo. Por lo que se me ocurrió esta lista que quería compartir con ustedes de algunas cosas que son razones legítimas de negocios para tener una reunión. Por lo que la formación de equipos es una razón legítima para tener una reunión, y no necesitas gastar montones de dinero en esto. Lo haría cada semana, Pero desarrollar y construir un equipo está en lo importante, y las oportunidades de creación de equipos son razones legítimas de negocios para las reuniones, resolver conflictos. Muchas veces cuando ocurre un conflicto en el lugar de trabajo, quieres tomar una reunión o hacer una reunión con el propósito de hablar a través de eso. Trabajando a través de eso, a veces eso es usar un facilitador, a veces no. Pero no creas que no puedes hacer esto. No creo que tengas que abordar el conflicto en el acto. En realidad se puede tomar por separado en remolque una reunión y no de manera punitiva, sino de manera productiva. Reconocer a la gente o agradecer a la gente es una gran oportunidad para un encuentro que específicamente se enfoca en eso. Podría ser una reunión corta. Si estás haciendo esto, quieres ser específico, no solo decir, Hey, ese fue un gran trabajo. Pero realmente hablar de por qué, en relación con el negocio, algo era realmente bueno. cualquier momento que el negocio esté cambiando, quieres reunirte con personas, quieres reunirte con ellas varias veces para asegurarte de que lo entiendan. Si ahí hay una oportunidad para que aporten ideas al cambio en el negocio, quieres reunirte con gente y y entender que dirigiendo esa reunión tienes que ser muy específico y enfocado en propósito, no es que eso sea diferente a cualquier otra reunión. Pero hay un poco más de rigor que necesitas que Teoh tenga alrededor de entender tu propósito y tu agenda en esa reunión. A veces necesitamos simplemente darnos cuenta en torno a nuestros objetivos, recordarles a todos por qué estamos aquí y cuáles son sus roles y metas compartidas. Entonces esta es una idea de un refresco. Por lo que todos estos son propósitos para las reuniones que son reuniones empresariales legítimas. No son todos ellos, pero son sólo unos pocos que la gente me trae a mí que quería compartir contigo, así que eso realmente se ocupa de los elementos opcionales, y vamos a pasar a tu proyecto de clase. 11. Tu proyecto de clase: Entonces es hora de hablar de tu proyecto de clase y asegurarte de tener todos los elementos antes de subir. Espero que como hemos ido avanzando, hayas estado agregando a un documento que tienes, pero no importa mientras todo esté ahí cuando estés listo para subir. Entonces, solo echemos un vistazo a la lista de tu proyecto. En un documento, deberías tener la siguiente declaración de propósito Ah para una reunión que ejecutarías, Uh, así que esto sería un propósito para ti mismo. Podría incluir alguna estrategia o pensamiento estratégico o planeación sobre su reunión. Esto no sería lo que necesariamente compartirías con los asistentes a la reunión, una lista de asistentes que asistirían. Y cuál es tu razón para invitarlos a pensar en esas categorías y funciones. Ahora, cuando se te ocurre tanto el propósito como la lista de asistentes, sí quieres eliminar información confidencial Así que no estás subiendo información confidencial sobre tu negocio para que puedas usar iniciales o títulos o algo así. Uh, entonces el siguiente punto sería una invitación en sí. Hemos discutido la invitación resumiendo el propósito, y los asistentes y cualquier logística. Y si hay algo que necesite ser llevado a la reunión, cosas como esa y otra vez, quiere quitar información confidencial de esto, entonces algunas notas sobre lo que aprendiste de algunos de dirigir la reunión basado en el módulo que tuvimos al ejecutar las reuniones o cualquier cosa que hicieras de manera diferente y todo lo que aprendiste o descubriste como resultado de eso. Algunas notas sobre el artefacto sí recomendaron que no necesariamente subas el artefacto porque contendría probablemente alguna información confidencial que querrías revelar . Si eres capaz de subir una especie de artefacto genérico, eso es genial. Pero es posible que realmente quieras enfocarte más en algunas notas sobre lo que aprendiste sobre la creación de un artefacto e incluir algunas notas sobre lo que aprendiste sobre el seguimiento, cualquier cosa que hiciste que funcionó cualquier cosa que probaste que recomiendes o cualquier cosa que hicieras que no funcionara, cualquier cosa que aprendieras del módulo o de hacerlo sería útil. Y luego pones eso todo en un solo documento y lo subiste, y estamos todos listos 12. Resumen: genial. lo que hemos completado nuestro curso, y solo quiero resumir es una forma de cementar esta información ahí dentro. Espero que hayas pasado de lo típico a lo ideal en cuanto a tus reuniones, y sé que ese es un proceso en curso, no un interruptor de luz que vuelves de apagado a encendido. Pero espero que tus lecturas fueran pasando de, uh, uh, gente teniendo una gran noción del propósito a la gente entendiendo un propósito claro de los invitados, no saber realmente por qué están invitados a una reunión a gente que sabe por qué están asistiendo a reunión de la gente, no estar de acuerdo o entender lo que pasó la última vez. claridad en torno a lo que se decidió en la última reunión, desde los temas entrantes hasta una agenda clara, desde que nada se decidiera en la reunión hasta un sentido de propósito, que logramos algo y que se documentara a través de un artefacto de la reunión siendo una lista molesto de tiempo. Dos personas teniendo sentido de logro a partir de ese encuentro y nuevamente solo para revisar los temas. Hablamos de plan y propósito para una reunión, elegir a los asistentes, con cuidado, crear una agenda sólida, comunicar eso a través de una invitación que quede clara ejecutando las reuniones y consejos para cómo hacer esa creación de un artefacto que documente la reunión, dar seguimiento a los ítems de acción y entregar bols y compromisos. Y luego, finalmente, alguna discusión sobre elementos opcionales para algunos tipos específicos de reuniones. Entonces espero que haya salido mucho del curso. Sé que me divertí haciéndolo, y aquí está mi información de contacto. En caso de que tenga alguna pregunta específica para mí, muchas gracias.