Transcripciones
1. Introducción: Bienvenido a esta clase sobre gestión de proyectos y tareas. Un sistema que te ayudará a incrementar tus niveles de productividad y organización. Aprenderás a gestionar con éxito tus proyectos y a realizar las tareas que convertirán esos proyectos en una realidad. Pero primero, Hola, realmente elijo un, estoy ayudando a más de 30000 estudiantes en línea creando contenido sobre productividad, alto rendimiento, y adquisición de habilidades, estoy completamente obsesionado con encontrar nuevas formas de producir mejor trabajo en menos tiempo. Esta clase va exactamente a ese propósito. Y a pesar de que estoy completamente obsesionado con la productividad, aún
conozco a muchas personas que luchan todos los días para gestionar sus proyectos, cumplir sus tareas y alcanzar sus metas. Y para ser honesto, he sido una de esas personas desde hace mucho tiempo, teniendo tantos sueños, ambiciones, y compromisos, a menudo me encontraría en ese lugar donde en realidad no logras nada significativo. Porque cuando tienes demasiadas cosas en tu plato, es muy fácil descuidar los artículos más importantes. obstante, no creo que esta dura realidad tenga que ser la realidad para mí en para ti. Y por eso me comprometí con el proceso de aprender a manejar mis proyectos y mis tareas. Y me encontré teniendo éxito sólo porque estaba mejor manejando las cosas que tenía que hacer. Durante los siguientes videos, aprenderás cómo la gestión de proyectos y tareas será lo que necesitas para avanzar en los proyectos que quieres lograr. Durante los próximos videos, aprenderás qué es realmente la gestión de proyectos y tareas y cómo pueden ayudarte a lograr tus objetivos tanto personales como profesionales. Por lo que aprenderás los principios principales de la gestión de proyectos y tareas. Aprenderás a aplicarlos en tu vida y lo que realmente pueden hacer por ti. Y debido a que algunos de ustedes preguntaron, decidí integrar a esta clase un proceso paso a paso sobre cómo he construido mi propio proyecto y gestión de tareas dentro de Notion. Y podrás replicar la misma estructura que sigo para gestionar mis proyectos y tareas. No obstante, aunque no uses Notion para administrar tu vida, seguirás tomando muchas ideas de ese video porque verás exactamente mi proceso de pensamiento construyendo un sistema de gestión de proyectos y tareas. No quiero sonar pretencioso, pero cuando empecé a implementar este sistema, vi resultados visibles en la primera semana de poner esto en práctica. Por fin empezaron a avanzar los proyectos que tuve desde hace mucho tiempo. Logré hacer todas las tareas que he planeado para la semana y ver avances
visibles en algunas de las cosas que realmente quería completar en esa semana, también
me embarqué en nuevos proyectos ambiciosos porque estaba más motivada que nunca. Y hábitos como meditar o ir al gimnasio también comenzaron a
reforzarse porque creé una estructura que me ayudó a lidiar con esos. Y así si buscas incrementar tus niveles de productividad, organización
y gestión del tiempo, definitivamente te recomiendo que veas esta clase y la lleves
a tu propia vida. No me gusta hacer promesas, pero puedes esperar grandes resultados en los proyectos en
los que estás trabajando actualmente después de implementar este sistema. Y estoy muy, muy emocionado de ir en este viaje contigo. Si esto es algo que estás buscando, te
veo dentro de la clase. Gracias.
2. Por qué necesitas los sistemas: Me emociona tener la oportunidad de compartir esta valiosa información contigo porque realmente creo que esto puede revolucionar la forma en que estás gestionando tus tareas, tus prioridades, tus proyectos y tu tiempo. Este primer video será todo sobre las razones por las que debes incorporar este sistema a tu vida antes de enseñarte a implementarlo, creo que es crucial que entiendas lo que realmente puede hacer por tu esposa. Y estoy bastante seguro de que dejarás este video más motivado para poner en práctica este sistema y para aprender más al respecto. Aún así, a pesar de que este sistema es accesible para todos, aún
conozco a personas que luchaban diariamente con su tarea, con sus proyectos, con la forma de manejar su tiempo, pasan por el día con intenciones poco claras. Y así al final del día sin hacer avances
reales en los proyectos que quieren desarrollar y no me malinterpreten. Yo estaba en el mismo lugar, que tantos proyectos y ambiciones, a menudo
terminaría en ninguna parte. Un montón masivo de tareas que no sabía a qué proyecto pertenecían. Una larga lista de metas y ambiciones que ni siquiera sabía si quería alcanzarlas. Y por supuesto, la sensación de que las 24 horas que me dieron en el día no fueron suficientes para las cosas que tenía que manejar. Pude persistir en encontrar una solución para este problema. Mis días no se detienen por falta de claridad, aunque algunas tareas sean mundanas o aburridas, sé exactamente dónde pertenecían en el esquema global de cada proyecto. Y así por ello, los proyectos que me comprometo a hacerse más rápido y más rápido porque
sé exactamente cómo cada tarea contribuye a los resultados globales. Y así estoy aquí para enseñarte exactamente cómo lograr los mismos resultados en tu vida. Pero primero, quiero darte una pista sobre cómo la gestión de proyectos y tareas te ayudará en tres dominios de tu vida, en tu vida personal, en tu vida profesional, y en las metas que te fijaste para ti mismo. A nivel personal, cuando decidas hacerte cargo de tus proyectos y de las tareas que te llevarán allí. Tus niveles de motivación y disciplina
aumentarán sólo porque tu cerebro sabe que estás haciendo lo correcto. Cuando decides que quieres tareas ligeras, abrumadoras, todo
el sistema se vuelve digno de inmediato porque este sistema promueve la acción inmediata y te ayudará a convertirte en la mejor versión de ti mismo. Además, desde que empecé a implementar el sistema que ya no necesito, pierdo valioso tiempo y espacio en mi mente para decidir qué voy a hacer a continuación. Por lo que cada mañana solo necesitaba sentarme, abrir mi computadora y ver qué tareas requiere cada proyecto de mí. Y en base a ello, puedo empezar de inmediato a trabajar y no necesito perder el tiempo pensando qué debo estar haciendo o qué necesito hacer en un par de horas? Pasando al dominio profesional, probablemente
hayas visto personas que tienen la misma historia, las mismas metas, los mismos compromisos, el mismo camino similar, todavía un par de años adelante. Algunas de esas personas están por delante en el juego, mientras que otras siguen en el mismo lugar que cuando comenzaron. El contraste es evidente en la mayoría de los tiempos. Lo que realmente separa a estos dos grupos no
es habilidad, no es pasión, y no es inteligencia. Lo que realmente hace la diferencia son las acciones diarias que cada uno de estos grupos realiza. Y estas acciones agravadas producirán resultados muy diferentes para ambos. El primer grupo prefiere leer en la misma cinta de correr todos los días esperando llegar a la playa. Y el segundo grupo, toman más riesgos, prueban las cosas todos los días. Ellos refinaron sus estrategias. por ahí y finalmente llegarán a la playa. Ahora por favor dime a qué grupo prefieres pertenecer. ¿ Son los que corren en una cinta de correr esperando llegar a algo o los que realmente salen por ahí y hacen lo propio para alcanzar sus deseos en ambicioso. Y probablemente te pueda decir que pertenecerás al segundo grupo. ¿ Por qué? Porque estás viendo esta clase en este momento y eso ya demuestra que eres un alto nivel de compromiso y disciplina para hacer algo por tu futuro todavía. Y por supuesto, realmente necesitas poner en práctica este sistema. De lo contrario, es sólo mirar y leer y no implementar realmente lo que aprendes. Porque la mayoría de las veces lo que realmente separa a los grupos no es en realidad son menos número de horas trabajadas. Se trata más de lo que hacen en esas mismas horas. Y por eso la gestión de proyectos y tareas te ayudará en ese sentido. Porque el sistema te ayudará a definir tus prioridades y entender exactamente qué acciones te llevarán a donde quieras ir. Y por supuesto, no es solo el sistema el que cambiará toda tu vida, sino que el sistema es el combustible que encenderá tu fuego mientras hagas el trabajo. Antes pongas en práctica el sistema, cuanto antes verás resultados desde un punto de vista profesional, podrás crear un proyecto para cada una de tus metas profesionales en trabajos profesionales. Entonces, en lugar de luchar por darle sentido a decenas de clientes, informes, reuniones, o llamadas, tendrás un proyecto y luego habrás dividido tareas con un plazo que hará de esos proyectos una realidad. Ahora el menos dominio en el que puedes aprovechar tu progreso con gestión de
tareas y proyectos está en el cumplimiento de tus metas. Si hay algo que he aprendido y observado varias veces, cómo la calidad de mis sistemas actuales define mi éxito futuro. A lo que me refiero con esto es que podría tener muchas ambiciones y sueños para el futuro. Pero si mis sistemas actuales, son mis actividades diarias no coinciden con ese camino, puedo esperar todo, pero probablemente esos resultados nunca vendrán porque hay esta brecha de lo que quiero
lograr y mi actual sistema o mi peso actual de administrar mis días. Supongamos que tu objetivo es llegar a cierta escuela de fitness. Pero si tu planificación de comidas y tu rutina de entrenamiento no fomenta el logro de ese objetivo. No es realmente realista esperar que ese objetivo se convierta en realidad. Pero para aquellos que hacen el esfuerzo de emparejar sus sistemas actuales con sus metas futuras, pueden estar seguros de que lograrán sus resultados tarde o temprano. Es cuestión de disciplina, y te puedo decir que la gestión de proyectos y tareas te ayudará a lograr tus metas en será esa disciplina quizá la que necesites para hacer realidad tus metas. Entonces aquí hay un ejemplo más concreto. Digamos que estás estudiando en uni y ahora
estás en el segundo año de tu carrera de negocios. Y una de tus metas es llegar a la final el último año con un GPA de 3.8 porque eso otorgará beca que usarás para cursar una maestría. Entonces ese es básicamente tu objetivo de lograr un GPA de 3.8. Entonces, ¿qué puedes hacer hoy para asegurarte de que tu sistema respalde tus metas futuras? En primer lugar, para gestionar tus proyectos. Podrás crear un proyecto para cada una de tus asignaturas. Y esto tiene sentido porque cada una de sus asignaturas le
dará un cierto porcentaje a la calificación general. Por lo que puedes pensar en cada tema como un proyecto diferente. Después dentro de cada proyecto o dentro de cada tema, tienes un conjunto de tareas diferentes que debes completar. E idealmente las tareas de dosis serán las cosas que te
harán tener calificaciones altas en cada una de esas asignaturas. Por lo que algunas de estas tareas podrían ser tomar notas, hacer diez pasadas, exámenes previos entran a clase. Y entonces lo que importa es crear un conjunto de tareas diferentes que al final te ayudarán a lograr tu resultado final. En este enfoque se puede aplicar a cualquier meta que tengas relacionada con tu vida personal, tus finanzas, tu carrera, tus niveles de fitness, lo que sea. Lo que es crítico aquí es igualar tus sistemas actuales. El objetivo que quieres lograr en el futuro. Y estas fueron las tres principales razones por las que la gestión de proyectos y tareas te ayudará en tu vida desde una perspectiva personal, te ayudará a incrementar tus niveles de motivación y disciplina. Desde una perspectiva profesional, te ayudará a avanzar en tu carrera. Y por último, te ayudará a lograr tus objetivos con los siguientes videos, voy a cubrir cada uno de estos dos a detalle. En primer lugar, la gestión de proyectos y luego la gestión de tareas. Y por supuesto, aprenderás en el video final cómo realmente
implementé los sistemas en Notion. Nos vemos en el siguiente video.
3. PM — Marco y reglas: Bienvenido a este video sobre gestión de proyectos. Y realmente creo que este video solo puede revolucionar la forma en que estás gestionando actualmente o proyectos, y revolucionará tus niveles de productividad al video de hoy, aprenderás exactamente en qué está realmente la gestión de proyectos las cuatro reglas principales de la gestión de proyectos y cómo te ayudarán a lograr lo que quieres lograr. Y antes de enseñarte exactamente cómo hacerlo, creo que es crucial primero definir qué es realmente la gestión de
proyectos y luego enseñarte las reglas para hacerlo a Trabajar. La gestión de proyectos y tareas es mucho más que tener un software que hará las cosas por ti. Este es en realidad un marco, y este marco es lo que te ayudará a gestionar tu productividad en el futuro. Entonces si acabas de aprender a configurar esto en tu sistema digital, nunca
entenderías los fundamentos. Y básicamente eso es lo que más importa. Entonces cuando te mueves directamente al sistema antes de pensar y entender cómo ese sistema se ajusta a tu vida. Básicamente puedes terminar con un sistema que no halle tu vida y en realidad será otra cosa para que manejes y pierdas el tiempo. Y eso me pasó porque quería tener un software digital súper elegante para gestionar proyectos y tareas. Y lo que se suponía que simplificaría mi vida
en realidad se estaba convirtiendo en otro elemento de mi lista de tareas pendientes. Y esto sucedió porque no me tomé el tiempo para estudiar y entender cómo funciona realmente la gestión de proyectos y cómo se ajusta a mi vida. Entonces en realidad tenía un sistema que parecía productivo por fuera, pero no me estaba ayudando por dentro. Por lo que no tiene sentido tener el sistema perfecto que se ve realmente organizado, realmente hermoso. Si no te está ayudando a lograr tus objetivos, no te
está ayudando a manejar tu vida personal y profesional en serio, mayoría de la gente simplemente crea un montón de categorías y luego
trataron de encajar sus vidas en esas mismas categorías. Y esa no es la forma en que debería funcionar. En primer lugar, debes decidir qué cosas requiere tu vida una vista, y solo entonces pasas al software para tratar de que el software ayude a tu vida real. Porque solía tener todo tipo de tareas y proyectos que se agruparon en diferentes categorías que pensé que me ayudaban a manejar mi vida. Pero al final lo que tenía era una carpeta dentro de otra carpeta en con como una lista de tareas con algunas notas aleatorias. Al igual que el sistema no se ajustaba a mi vida. Y aquí es donde el aprendizaje profundo de la gestión de proyectos realmente me
ayudó a avanzar en los proyectos que actualmente estoy gestionando. Esto se debió a que en lugar de crear carpetas
diferentes y tratar de encajar mi vida en esas carpetas. Simplemente organizo mi vida ahora con base en proyectos. Y ahora cada proyecto tiene una cierta, una ciertas tareas requeridas que encajaban en él. Y también hay otra información que le alimentan los proyectos. Entonces no estoy tratando de alimentar categorías, categorías aleatorias. Sólo estoy tratando de alimentar el proyecto. Es decir, estoy tratando de ayudarme solo para darle un ejemplo. Esta clase actual que estás viendo en este momento es el proyecto dentro de mi sistema. Y este proyecto tiene un conjunto de tareas, tiene un conjunto de notas. También tenía el guión en el plan de estudios. Tiene todo ahí. Y así en lugar de crear una categoría principal que diga cursos, tengo un proyecto específico para esta clase específica. Entonces por eso realmente creo que es crucial entender las reglas de la gestión de proyectos. Entonces no caerás en la trampa en la
que estuve, que es crear un sistema que no se ajuste a tu vida porque ni siquiera pensaste en cómo podría ayudarte. Por lo que realmente espero que estas cuatro reglas te ayuden a manejar tu vida. Pero antes de enseñarte las reglas, es súper crucial definir exactamente qué es realmente un proyecto. Un proyecto es cualquier cosa con un objetivo concreto que dure un cierto periodo de tiempo y requiere de un conjunto de tareas diferentes para cumplirse. Entonces, vamos a explorar estas tres características en detalle. En primer lugar, debes tener un objetivo concreto cada vez que configuras un proyecto, algunos ejemplos están creando una entrada de blog específica, entregando reporte sobre el amplio tema al próximo cliente o perdiendo cinco kilos. Y cada uno de estos proyectos entra en diferentes áreas de tu vida. Pero como se puede ver, el R concreto en cuanto a la meta final. Ahora la segunda características de un proyecto es el límite de tiempo. Es decir, ¿cuánto tiempo dura ese proyecto? Cuatro. Por lo que básicamente hay que definir cuándo debe completarse el proyecto. Y eso es básicamente establecer una fecha límite en lugar de comprometerse en el pensamiento deseoso. Y por último, los proyectos están conformados por diferentes tareas. Y para ser considerado un proyecto, su proyecto necesita requerir más de una tarea. Porque si solo requiere una tarea, entonces no es un proyecto, es simplemente una tarea. Entonces digamos que el proyecto de crear un bloque
, requiere configurar un dominio. Requiere encontrar alojamiento para el sitio web. Requiere que escribas entradas de blog si eso está incluido en la configuración, el diseño, y así sucesivamente. Y estas son las tres características principales de un proyecto. Es objetivo concreto, una línea de tiempo, y un conjunto de tareas. Y estos tres componentes son exactamente por lo que necesitas un sistema para gestionar todo esto. Porque tal vez puedas usar una hoja de cálculo de Google doc, pero piénsalo cuando tengas un proyecto que dura dos años y tengas cientos de tareas que deben completarse. Cuando se tiene una hoja de trabajo sencilla, es muy difícil manejarla todo en todo momento. Y lo primero que fue fácil de manejar pronto se convierte en una carga y otra cosa en la que perder el tiempo. Por lo que la clave es desarrollar un sistema robusto que pueda manejar cualquier proyecto que desee. No importa si dura una semana o cinco años. Ahora, habiendo entendido lo que realmente es un proyecto, Pasemos por fin, a las cuatro reglas de gestión de proyectos. La primera regla es hacer que tus proyectos sean inteligentes. Entonces, ¿qué quiero decir con inteligente? Inteligente es sinónimo de específico, medible, alcanzable, realista y sujeto a tiempo. Entonces si sigues estos, tendrás un proyecto bien establecido. Ahora, empecemos en términos de la S Específica. Debes, debes hacer concreto tu proyecto en cuanto a lo que deseas que se vea el resultado final. Y esto puede ser un libro terminado o un ensayo de tres páginas. El clave es gestionar tu proyecto específicamente para ti y para aquellos con quienes compartas el proyecto. Al lado de la letra M significa mensurable. ¿ Cómo vas a medir tus resultados en el progreso diario? ¿ Es por el número de palabras escritas al día, el número de prospectos contactados, el número de horas trabajadas, el número de veces que fuiste al gimnasio, o el peso que levantaste ahí. Es crucial establecer métricas que te ayuden a medir si se alcanzó el resultado y si no, por qué la tercera letra en las siglas smart es alcanzable. Es el proyecto que se han establecido alcanzable por cualquier medio, o es dependiente de variables, no se
puede controlar. Permítanme darles un ejemplo. Digamos que eres un YouTuber y quieres
llegar a un cierto número de suscriptores para finales de mes. A pesar de que tus intenciones son geniales, tu proyecto no depende del todo de ti mismo. Podrías estar haciendo todo lo que puedes hacer para alcanzar la meta en el fracaso del acero. Entonces, seguro, preferiría un proyecto relacionado con la consistencia, como publicar dos videos de YouTube por semana e involucrar con el público. Por lo que los insights clave son establecer proyectos alcanzables. Es decir, resultados que puedes controlar. El cuarto es realista. Me encantan los objetivos ambiciosos y de ensueño, pero si los proyectos que me propongo no son, ninguna manera realistas, me
estoy preparando para el fracaso. El clave es equilibrar ambas ambiciones con los retos diarios de la realidad. He visto a demasiadas personas creer en su invencibilidad y hace las metas establecidas que van más allá de sus capacidades actuales, lo que las deja en su mayoría sintiéndose frustradas y en dudar de su ética laboral. Y así para evitar este error común de programar demasiados proyectos para un futuro cercano, me hago esta pregunta varias veces. ¿ Es esto realista? Si la respuesta es un claro no, dando la carga de trabajo que estoy manejando, simplemente no me pongo esa presión innecesaria. Y por último, la quinta letra en el acrónimo smart está sujeto a tiempo. Hay un dicho que va algo así. Si no está en tu calendario, es poco probable que se haga. Entonces lo que te hace pensar que conseguirás algo hecho cuando no lo hayas programado en esto se puede aplicar tanto para proyectos como para tareas. Insinuación a esa cena que se supone que tienes con tus compañeros desde hace un año. Por lo que la lección es siempre tener una fecha de vencimiento para cada uno de tus proyectos. Se puede programar un año a partir de ahora, pero hay que darle una fecha de vencimiento precisa. De lo contrario no es un proyecto, sino sólo un deseo de pensamiento. Y estas fueron las instrucciones para crear proyectos inteligentes. Específico, mensurable, alcanzable, realista y con un plazo determinado. Ahora la segunda regla para la gestión de proyectos es tener una línea de tiempo. Esta línea de tiempo simplemente ilustra exactamente todos los proyectos que estás gestionando y sus fechas de vencimiento. Por lo que solo puedes lucir como un año a partir de ahora en C, exactamente el proyecto que estás gestionando. En qué periodos de tu vida son más anhelados con aquellos proyectos en los que esos periodos son libres. Básicamente tener tus proyectos dispuestos en esta línea de tiempo solo te
ayuda a tener una visión más clara y objetiva de cómo se verá
tu vida futura también te puede ayudar a decidir si
debes asumir un nuevo proyecto o si tú definitivamente no puede lograrlo. Es una gran manera de salir de
la burbuja de rutina diaria y ver las cosas en un panorama más amplio, lo que te ayudará a definir mejor tus prioridades. Ahora la tercera regla de tener tu gestión de proyectos, tener una manera de tener a otras personas a tu sistema. Esto básicamente permite la colaboración y la delegación. Esto es crucial si los proyectos que estás gestionando requirieron las entradas o salidas de otras personas, porque de lo contrario tu sistema no reflejará toda la progresión de un proyecto. Sólo reflejará las cosas en las que estás trabajando, que por supuesto no es una imagen realista de lo que estás haciendo. El reto aquí es tener a las personas con las que estás colaborando o delegando a usar este mismo sistema. Porque si uno usa uno y el otro, se complica más manejarlo todo. Pero aún así la característica de agregar otras personas a tu sistema básicamente asignarlas a diferentes tareas es una característica crucial que debe tener tu software. Por lo que te recomiendo encarecidamente que aunque no uses Notion que es la que utilizo para encontrar una que permita estas características porque es muy útil y benéfica. La cuarta regla de la gestión de proyectos será la que te ayudará a consolidar todo y cada progreso que has estado haciendo a lo largo de la semana, lo largo del mes, o a lo largo del año. Todo se trata de revisar el sistema, ver qué tareas has realizado, y lo más importante, la forma de adaptar tu sistema a tus circunstancias actuales. Recuerde, su sistema es su herramienta y usted debe ser el que lo gestiona y no lo contrario. Entonces si algo cambia, debes adaptar tu sistema para que se ajuste a esos cambios. Por lo que nunca debes sentirte mal por reorganizar proyectos, reorganizar esas líneas, o eliminar por completo algo. lo que suelo revisar mi sistema muy rápidamente, dos veces al día, usualmente escribiendo la mañana cuando empiezo a trabajar. Y luego al final del día para ver qué debo hacer para el día siguiente. Pero esto normalmente me lleva de dos a cinco minutos. Es sólo una forma para mí de ver más o menos qué tareas necesito hacer hoy para hacer avanzar los proyectos. No obstante, lo que se puede hacer semanalmente, utilice revisar más a fondo el sistema y ver cómo avanzan realmente los proyectos. Por lo que este proceso de revisión de tus proyectos te ayudará de tres maneras diferentes. En primer lugar, encuentras exactamente qué cosas necesitas
hacer a diario que te ayudarán a avanzar el proyecto. Entonces básicamente esto sirve como el Daily Planet. Segundo, tienes la oportunidad de adaptar y cambiar tus planes de acuerdo a la nueva información a tus circunstancias actuales. Por lo que siempre tienes tu sistema que lo ajuste, encajando en tu vida. Y por último, al revisar tu sistema, muchas veces ves el progreso que has estado haciendo. Y esto te da más motivación y voluntad para seguir trabajando en tus proyectos. Con estas cuatro reglas principales en mente, realmente
creo que ahora quieres listo para poner la gestión de proyectos en aplicación sin hacer todos esos errores que hice. Así que tómate tu tiempo para observar estas lecciones en entender las reglas porque desgastado importante como tener el software perfecto y el sistema perfecto es realmente entender lo que hay detrás de ese sistema. Y todo el motivo para usar la gestión de proyectos y tareas es para tener un sistema por el resto de tu vida. Por lo que el enfoque inicial debe ser mucho más en los fundamentos que en las herramientas. Entonces espero que hayan aprendido mucho durante este video y estoy realmente emocionado de continuar en este viaje. Nos vemos en el siguiente.
4. PM — errores comunes: Hay dos errores comunes que las personas cometen al hacer la gestión de su proyecto. Y realmente quieren cubrirlos aquí muy rápidamente. El primer error es tener un proyecto demasiado amplio. Y para ayudarte a entender este error, te
voy a dar un ejemplo. Entonces digamos que trabajas para un negocio de consultoría y una de tus principales tareas es entregar informes a los clientes. Un proyecto que es demasiado amplio es aquel que se llama proyecto de hígado a los clientes. Entonces esto no es específico. Básicamente no dice nada de lo que debes entregar y a quién debes entregar. Entonces en este sentido, un proyecto bien hecho que no sea demasiado amplio o demasiado estrecho sería entregar un informe al cliente X sobre la producción de gas de Estados Unidos? No lo sé. Pero como puedes ver, tiene el claro resultado que es el tipo de informe estás produciendo y sobre qué y a quién lo estás entregando. En el otro espectro, tu proyecto tampoco debería ser demasiado estrecho. Tomando este mismo ejemplo, un proyecto que sería demasiado estrecho serían,
por ejemplo, empresas de investigación que trabajan en la producción de gas estadounidense. Entonces esto es demasiado estrecho porque esto no es un proyecto, esto es una tarea y el proyecto principal es ese informe que debes producir sobre ese tema. Y una de las tareas del proyecto sería
investigar a aquellas empresas que trabajan en ese campo. Entonces eso es un proyecto demasiado estrecho que en cierto sentido, es una tarea que siempre recuerda que un proyecto requiere un conjunto de tareas que deben completarse. En este caso, eso sería sólo una tarea única. Entonces no es un proyecto teniendo en
cuenta estos errores comunes en las cuatro reglas que hablamos previamente, creo que quieres en una posición perfecta para crear un increíble sistema de gestión de proyectos. Muchas gracias.
5. Gestión de tareas - cumplimiento de tus proyectos: En este video, seguiremos con el sistema, esta vez pasando a la gestión de tareas. Y esas son las tareas que ayudarán a que tus proyectos avancen. Voy a hacer uso listas de tareas pendientes. A menudo, el sistema que vas a aprender no tiene nada que ver con una lista de tareas pendientes. No tiene nada que ver con la lista de 10 artículos aleatorios por hacer con cosas desde regar tus plantas hasta escribir un capítulo de un libro o dos, llevar a tu hijo a la escuela. En cambio, todas tus tareas se organizarán en, asignadas a un proyecto específico. Y esto refinará mucho más el sistema que cualquier cosa que haya probado antes. Pero antes de enseñarte las reglas de gestión de tareas, decidí compartir contigo por qué
decidí incorporar la gestión de tareas a este sistema. Cuando empiezo a buscar gestión de proyectos, lo
vi en libros, cursos, artículos, etcétera. Por lo que seguramente fue una cosa. No obstante, después de experimentar y dedicar algún tiempo al sistema, al sistema de gestión de proyectos, encontré una brecha masiva. Y esa brecha estaba en el hecho de que cuando tienes un sistema de gestión de proyectos, tienes una forma de gestionar tus proyectos. Pero no tienes forma de ver que los proyectos están avanzando o no lo están. C, la gestión de proyectos es un aspecto crucial de la vida de cualquier persona, sobre todo si trabajas para una empresa o si tienes tu propio negocio. Pero si no combinas la gestión de proyectos con la gestión de tareas, estás creando un sistema que no soporta la razón principal para configurar ese sistema, que es alcanzar tus metas, alcanzar niveles más altos de productividad y honestamente haciendo progreso
diario lo hace cuando experimenté por primera vez con la gestión de proyectos, sabía que faltaba algo. Faltaba el avance. Y por eso decidí crear un sistema de cortesía, es
decir, la gestión de tareas. Entonces si realmente quieres que tu proyecto se complete, debes trabajar en la gestión de tareas. Para, cuando esto en mente, podemos pasar a los cinco principios de gestión de tareas que te ayudarán a crear, mantener y tener éxito dentro del sistema general. Estos principios son simples e intuitivos, pero en mi experiencia, pueden hacer o romper el sistema en general si no les pones atención y los sigues. El primer principio es que las tareas siempre deben pertenecer a un proyecto determinado. Como dije anteriormente, cada proyecto debe tener más de una tarea para ser considerado un proyecto. En ese mismo sentido, una tarea siempre debe pertenecer a un proyecto. Por lo que puede ser un informe de negocios, una reunión de negocios, o su propio ajetreo lateral. El clave siempre está haciendo coincidir la tarea con un proyecto. Y cuando no sigas esta regla, tendrás dos sistemas que no se complementan entre sí. Y también te arriesgas a tener una simple lista de tareas pendientes en lugar de tener un sistema. El segundo principio de gestión de tareas es que las tareas deben ser específicas. Cada vez que creas una tarea, debes hacerte esta pregunta. ¿ Está claro esto y es medible? La respuesta a ambas preguntas es sí, probablemente lo
estás haciendo bien? Entonces digamos que eres responsable de contactar con algunas empresas con las que tu empresa tiene algunas conexiones. Y una de las tareas que creas son los demonios de arena. Entonces la primera pregunta es, ¿es esto específico? Y la respuesta es, tal vez sea especialmente para ti quien va a mandar el correo electrónico. Entonces si ves eso, inmediatamente sabes qué tipo de correos electrónicos debes enviar. La segunda pregunta es, ¿es medible esto? Y la respuesta es no, porque ¿cuántos correos debes enviar? ¿ Es 10? ¿ Son los 50 a los 500? Por lo que no hay forma de medir tu progreso. Por lo que esta tarea debe definirse como arena 15 correos electrónicos. Y por supuesto podrías especificar la tarea aún más como decir enviar correos electrónicos para acompañar XYZ, bla, bla, bla. Pero si es como tú quien va a completar la tarea y ya sabes, puedes hacerlo en 30 minutos quizá no necesites ser tan específico después de todo porque Hay un equilibrio entre ser demasiado específico y perder tiempo detallando la tarea y solo, ya
sabes, lograrlo. Por lo que básicamente siempre debes tener el equilibrio entre estos dos, estos dos componentes. El tercer principio es que las tareas deben tener un plazo. Lo mismo se aplica a la gestión de proyectos, pero esta vez, dar plazos a las tareas es aún más importante porque Usualmente las tareas están más relacionadas con el corto plazo. Es decir, lo que vas a hacer hoy, mañana, o la próxima semana. Entonces cuando tienes plazos, realmente
te aseguras de que estás haciendo honores de progreso en forma actual y de que tus proyectos están siendo atendidos. El cuarto principio es que las tareas deben ser prioritarias. Durante esta clase, he expresado mi preocupación por las listas de tareas pendientes
aleatorias porque cuando creamos una lista de tareas pendientes, básicamente
estamos configurando una lista de cosas aleatorias. Y lo llamamos un día en que logramos lograr la mayoría de ellos. Pero en mi perspectiva, una lista de tareas pendientes tiene dos fallas principales. El primero es que está desorganizado por naturaleza. Y la segunda es que cada tarea parece que tiene la misma prioridad. Por esta razón, uno de los principios más importantes para la gestión de tareas es asegurarte de que sepas exactamente qué tareas son una prioridad y no me malinterpretes. Sigo usando listas de tareas para comprar cosas en el supermercado o para recordar artículos que debo llevar en un viaje. Pero no confío en listas de tareas pendientes para administrar el contenido que debo crear para mis cursos o entradas de blog. Y seguramente no uso listas de tareas para gestionar mi negocio. Y esto sucede porque sé exactamente qué cosas son mi prioridad. Por lo que no me meto con las tareas versus las prioridades porque son diferentes. No es lo mismo regar tus plantas para escribir una entrada de blog o llamar a un cliente. Por lo que es muy crucial que definieras desde el principio cuáles son tus prioridades. Ahora el quinto principio es que las tareas deben cumplirse. Algunas personas son planificadores perfectos. Tienen decenas de agendas. Utilizan las últimas aplicaciones de productividad. Y siempre están al día de la última innovación y no hay nada de malo en ese enfoque. El problema surge cuando esas personas que son planificadores
perfectos lograron conseguir casi nada hecho en absoluto. Se puede tener inventado el mejor sistema. Pero si no metes el trabajo y no completas las tareas que has configurado para hacer, entonces todo el sistema está configurado para fallar. Entonces si tienes la tendencia a tratar siempre de averiguar la última herramienta,
primero, pregúntate, ¿se están cumpliendo mis tareas actuales? Si la respuesta es sí, entonces tal vez puedas ir y tratar de encontrar otro sistema. Pero si la respuesta es no, por favor intenta refinar primero tu disciplina y una manera en que estás consiguiendo las cosas que deberías estar haciendo. Y estos fueron los cinco principios de la gestión de tareas. En primer lugar, las tareas siempre deben ser parte de un proyecto en curso. En segundo lugar, las tareas deben ser específicas. En tercer lugar, las tareas deben tener un plazo límite. 4to, las tareas deben ser una prioridad. Y por último, quinto, las tareas deben cumplirse. No, no necesitas memorizar todos estos cinco principios y recitarle diariamente,
sino simplemente reflexionar sobre el impacto que el sistema podría tener en tu vida, sobre todo cuando tomas en cuenta los principios. Tener un sistema bien administrado puede ser literalmente la diferencia entre lograr el proyecto y nunca terminarlo. Puede ser la diferencia entre ser promovido o ni siquiera intentar. Y puede ser la diferencia entre una vida próspera y una no muy exitosa. Ahora, realmente espero que estén entusiasmados
ambos sistemas en la práctica y comiencen a cosechar los beneficios, tanto en cuanto a su productividad como a su motivación. En no olvides que la combinación de los sistemas es lo que realmente mejora las ganancias en cuanto a tu productividad. En el siguiente video, te
mostraré cómo creé ambos sistemas dentro de Notion y cómo están conectados. Si no usas Notion, seguirá siendo una inspiración para ti independientemente del software que uses, porque verás mi patrón de pot al crear el sistema y siempre podrás replicar más o menos con un software. Muchas gracias por ver la UCIN en el siguiente video.
6. Tutorial de notion — Gestión de proyectos y tarea: Hola y bienvenidos a mi pantalla. Como dije anteriormente, les voy a mostrar paso a paso cómo crear un sistema de gestión de proyectos y tareas dentro de Notion y cómo los he unido. Y si tienes curiosidad por Notion y nunca oíste hablar de ella, te
recomiendo encarecidamente que revises esta herramienta porque es gratis. Tiene amplias funcionalidades en, se ha convertido, en el último año, la única app que uso para gestionar mis proyectos, mis tareas, las notas, tomo, los hábitos, quiero hacer un seguimiento de las metas que tengo mucho más tan noción como justo esta poderosa herramienta. De acuerdo, así que empecemos. Durante este video, te voy a mostrar cómo crear esta página, que es la página llamada áreas y verás cómo es útil entonces cómo crear la página del proyecto. Y te voy a compartir para mostrarte cómo puedes hacer esto en cómo usarlo, y luego cómo gestionar tus tareas con esta base de datos y cómo se puede utilizar. De acuerdo, así que empecemos y puedes empezar agregando una nueva página aquí. Y lo vamos a llamar áreas. Y básicamente la razón por la que estamos creando una página llamada áreas es para diferenciar proyectos que encajen dentro de mi vida personal. Entonces ese sería el área personal, mi negocio, mi vida profesional, mi tesis de maestría. Básicamente, esto me ayuda a diferenciar diferentes áreas de mi vida en básicamente ordenar proyectos a través de áreas que pueden llegar a ser muy útiles, sobre todo si manejas muchos proyectos. De acuerdo, entonces lo primero es después de nombrar las áreas de página, vas a este botón por aquí y vas a agregar una base de datos aquí. Y éste que se llama, perdón, podemos agregar una lista o una tabla. Entonces es como la forma en que más te gusta, pero prefiero trabajar con mesas. Entonces ahora puedes nombrarlo de nuevo como áreas de mi vida o como quieras llamarlo. Y luego aquí, el nombre, nombrarás las áreas de tu vida. Entonces digamos personal, digamos profesional, y digamos negocios. ¿De acuerdo? Ahora, aquí vas a agregar dos propiedades adicionales más, pero solo después de agregar los proyectos y tareas. Entonces pasemos ya a la siguiente, y luego volveré a ver cómo se puede relacionar esta base de datos llamada áreas con
la base de datos llamada proyectos en con una base de datos llamada tareas. Pero les mostraré después, chicos. Entonces vamos a la página Editar y me llevará a proyectos. Y haremos exactamente lo mismo. Pasaremos a la base de datos y agregaremos una tabla. Entonces llamémoslo de nuevo Proyectos. Y aquí vamos a tener nombre del proyecto. Por lo que estoy listo para crear un proyecto aquí. Por lo que ya puedes ver como buen ejemplo. Entonces digamos en mi vida personal, quiero, déjame pensar, crear el hábito de ir al gimnasio tres x tres veces por semana. Esto sería, por lo que esto es bastante importante. Ahora podríamos tener otras propiedades aquí en esta mesa que pueden ser muy, muy útiles. Entonces pensemos cuando,
cuando sea crítico, pensemos que hablamos una cosa crítica. Hablamos de proyectos, una necesidad de tener un plazo. Entonces vamos aquí en,
vamos a seleccionar el tipo de propiedad en Finder uno llamado la fecha, lo siento, fecha. Y lo vamos a llamar así. Entonces digamos que quiero formar este hábito hasta julio de 2021. Lo es. Entonces pensemos de nuevo. ¿ Qué sería útil tener en un proyecto? lo que puedo pensar es básicamente una propiedad que me dice que el proyecto está terminado, el proyecto está encendido, está progresando o si aún no ha comenzado. Entonces vamos por aquí y seleccionemos esta propiedad. Ese es el multi-selecto. Y lo vamos a nombrar como estado. Ahora aquí, debes crear una opción, y vamos a crear tres opciones. El primero no se inicia, por lo que sería un proyecto que aún no se han iniciado. Entonces vamos a crear otro que se
llamaría en progreso y otro llamado hecho. En realidad cambiaría los colores de esto para que coincida con nuestros propios códigos de color, ¿verdad? Porque cuando es verde, se hace amarillo en progreso y rojo no comenzó. Por lo que estas serían las tres propiedades. Pero una vez que los
hayas creado, simplemente puedes eliminarlos. Inlet solo el que se ajusta a este proyecto específico aquí. Por lo que en este caso estaría en curso. Ahora, otra propiedad de proyectos que es muy útil es compartir el proyecto con otra persona. Y entonces lo que yo haría es crear una columna que se llame como,
como esta propiedad se llama persona, lo que significa que básicamente se puede mencionar a las personas con las que se está trabajando. Y así saben que son los responsables del proyecto. Para que pudieras crear una persona y luego pondrías aquí responsable. Entonces en este caso, yo sería el que para poder seleccionarme aquí, pero eso es un poco inútil para ser honesto. Ahora, vamos a crear dos columnas adicionales aquí, y les diré que vigilen en un segundo. Pero ahora vamos a pasar a las tareas y luego
te mostraré cómo vamos a integrar las tres bases de datos. Entonces vamos a crear otra página llamada tareas. Y de nuevo, estamos haciendo lo mismo. Vamos a crear una tabla de base de datos en línea. Nuevamente, tareas. Aquí podemos poner nombre de tarea y vamos a hacer lo mismo. Entonces fecha límite. Y ahora la propiedad como fecha. Y entonces también podemos sumar el estado, que sería un multi-selecto y digamos hecho en progreso y no iniciado. Y yo en realidad daría, oops, ¿qué pasó con ese? No comenzó. Y les daría los mismos colores que lo hicimos antes. Por lo que en progreso. Aquí, se leería. Otra vez. Pongamos otra columna sobre la persona que es responsable de esto. Y podrías etiquetar, etiquetar a diferentes personas responsables de una tarea específica. Y de nuevo, vamos a crear dos columnas adicionales. Ahora, pensemos en el proyecto que
seleccioné como ir al gimnasio tres veces por semana. Pensemos en una tarea que podría, que podría ser parte de ese proyecto. Por lo que estoy pensando, podría ser apuntarme al gimnasio. Por lo que apuntarte
al gimnasio y esto sería como gen específico que tienes cerca de tu casa. Y esto será una tarea. Ahora vamos a seleccionar la fecha límite. Yo quiero apuntarme al gimnasio y hasta el final de esta semana. Está bien. Y entonces por supuesto yo sería el responsable, pero en realidad no lo voy a poner aquí a pesar de que pudiera, pero es un poco inútil ser honesto. De acuerdo, así que como recuerdas, aquí
creamos dos columnas adicionales. En realidad tenemos tres, así que permítanme borrar este. Creamos dos columnas adicionales en cada una de las páginas que no hicimos aún no llenamos. Entonces pensémoslo. Por lo que tenemos una página llamada áreas. Y dentro de cada una de las áreas tendremos diferentes proyectos, ¿verdad? Entonces lo que queremos es relacionar esta columna aquí con los proyectos que tenemos aquí en relacionar esta columna aquí con las tareas. Entonces lo que vamos a hacer es pasar al tipo de propiedad. Y vamos a crear uno que diga relación aquí. Y esto por igual como dice, permite
que las páginas de esta base de datos hagan referencia a páginas en otra, y esto es exactamente lo que queremos. Entonces necesitamos seleccionar una base de datos. Entonces llamémoslo. ¿ Cómo lo llamamos? Se denominó proyectos. Entonces éste sería el que y creamos una relación y le nombramos proyectos. Ahora, como pueden ver, ya
podemos ver el proyecto que creamos antes. Y sumémoslo aquí. Por lo que dentro de lo personal, actualmente tengo este proyecto de ir al gimnasio tres veces por semana. Y ahora si voy a proyectos, puedes ver que ya hay algo aquí. Y esto se debe a que la noción se relaciona de una manera la otra. Entonces cuando realmente creo dos columnas, no necesitaba hacerlo porque es básicamente inteligente y in-gallery hace esto por mí porque creé una relación aquí en áreas. Por lo que automáticamente lo conecta en el pitch del proyecto. Entonces sólo vamos a cambiar el nombre por áreas porque el área es personal. Y otra vez aquí, piénsalo. Tenemos este proyecto aquí en lo que queremos es relacionar lo personal, el área de personal con tareas que también forman parte del área personal. Entonces hagamos lo mismo, pasemos a Relation. Pero esta vez vamos a seleccionar Tareas. Y llamémosle tareas. Ahora porque esto es, ya
sabemos qué tarea va a aparecer, ¿verdad? Apuntando a la XX, Jim. Y lo vamos a seleccionar. Entonces como pueden ver, ya
tenemos las conexiones aquí. Ahora bien, si pasamos a proyectos, tenemos áreas, pero aún tenemos que sumar tareas aquí. Entonces vamos a hacer lo mismo. Por lo que ya lo tenemos conectado a áreas ahora necesitamos tareas. Entonces vamos a la relación de tipo de propiedad. Ahora estamos agregando tareas. Y podemos eliminar esta columna y nombrar a ésta una tarea. Ahora bien, si recuerdas, cuál fue la tarea asociada a este proyecto es que estaba apuntando al gimnasio. Por lo que ya está conectado aquí. Ahora lo único que queda son las tareas. Pero debido a que ya conectamos las tareas tanto a las áreas al proyecto, las columnas ya están apareciendo aquí por lo que en realidad podemos eliminar estas dos. me olvidó que esto ya hace esto automáticamente, pero está bien. Entonces ahora vamos. Cambiemos el nombre aquí por solo áreas. Como ya se conecta con el área personal. Y ahora proyectos, porque ya está conecta con el proyecto. Entonces, solo digamos esto, esto aún no se ha iniciado porque aún no me he puesto en contacto con el gimnasio. Y ahora puedo ver ya todas las conexiones entre las áreas, los proyectos, y las tareas. Ahora voy a crear otro proyecto y mostrarte cómo se haría esto. Por lo que esta vez voy a crear un proyecto profesional. Entonces digamos que voy a conseguir un nuevo trabajo. Por lo que este sería el proyecto conseguir un nuevo trabajo. Esto podría ser más específico como trabajo en una empresa específica con un departamento específico un específico. Pero solo mantengamos esto simple para el ejemplo. Y quiero conseguir un nuevo empleo hasta finales de junio. Y esto estaría en progreso para, um, el responsable con ello antes de que aquí, también podríamos agregarlo. Como dije, es inútil. Entonces ahora pasemos a las tareas. Perdón, olvidé mostrarte que aquí ya puedes tener acceso a las zonas. Por lo que aquí ya puedes seleccionar profesional en las áreas. Y si voy a las áreas, ya tiene el proyecto de conseguir un nuevo empleo. Por lo que esto conecta todo muy rápido de forma automática. Ahora lo siguiente es crear una tarea en la primera prueba que nos vamos a relacionar con conseguir un nuevo empleo será contactar o enviar CV para cinco empresas. Y hagámoslo hasta el domingo. ¿ De acuerdo? Digamos que no comenzó. Y aquí sólo necesitamos conectarlo con áreas, como dijimos, es profesional y luego necesitamos conectarlo con un proyecto, que es conseguir un nuevo trabajo. Ahora bien, si vuelvo a ir a proyectos, veré que esto ya está conectado con la tarea. Por lo que podría agregar como 20 tareas diferentes para un mismo proyecto. El proyecto de conseguir un nuevo empleo. Y todas las 20 tareas se mostrarían aquí. Por lo que esto hace que la conexión automática. Es por eso que este sistema es tan poderoso porque
solo necesitas sumar cosas en básicamente uno o dos lugares en. Ya conecta todo y hace que tu trabajo sea más fácil. Entonces otra vez, aquí en zonas ya está conectado para la tarea, en para el proyecto. Entonces eso es básicamente todo, como mi sistema es exactamente esto. La diferencia es que ya tengo como decenas y decenas de proyectos y cientos de tareas, pero así es exactamente como empiezas. Simplemente voy a hacer esto un poco más bonito porque sólo creo que se ve mejor. Si pudiéramos tener como esta organización como yo tenía antes. Entonces proyectos. Y entonces tal vez tareas como esta. Y esta sería como tu forma de organizar tus tareas de proyecto. Y por supuesto por área dentro noción. Como dije, la noción es igual de poderosa herramienta que puedes usar en compartir con otras personas. Entonces aquí, usando la propiedad de quién es el responsable de lo que realmente te podría gustar, darle a la gente o a muchas personas tareas muy diferentes y tenerlo todo organizado en un solo lugar. Por lo que te recomiendo encarecidamente usar Notion. Y yo, esperemos, te he mostrado paso a paso cómo puedes construir exactamente lo mismo dentro de tu cuenta de Notion. Muchas gracias.
7. Conclusión: Muchas gracias por ver esta clase hasta el final. Espero que estés emocionado de traer a tu vida
tanto los sistemas de gestión de proyectos como de gestión de tareas. Durante esta clase, aprenderás exactamente qué es realmente la gestión de proyectos y tareas. Aprendiste a implementarlos en tu vida, sus principios principales. Y también me viste creando mi propio sistema dentro de Noción. Y no sé ustedes, pero cada vez que pienso en el aumento de la productividad que puedo tener, sólo por usar este sistema, ya
me siento más motivada para seguir trabajando hacia mi personal y profesional metas. Y por ello, el proyecto para esta clase es que implementes este sistema en tu vida, en compartir tus resultados en la discusión, me encantaría ver tu sistema y cómo eligiste organizarlo. Y lo más importante, me encantaría ver los resultados que has estado teniendo con él. Y esto es todo. Estoy encantado de haber tenido la oportunidad de compartir esta información contigo porque sé que puede cambiar la forma en que manejas tu tiempo, la forma en que manejas tus tareas, y la forma en que manejas tus proyectos. Si te interesa mi contenido, puedes ir a mi blog e inscribirte en
una clase de productividad gratuita que te ayudará a triplicar tus niveles de productividad. Nuevamente, muchas gracias por ver esta clase NICU, conocemos sus clases.
Filipa Canelas, Content Strategist & Content Creator
