Introducción a los trabajos profesionales administrativos | Parte 1

1. Introducción: Hola ahí. Bienvenidos a profesionales administrativos. ¿ Quieres uno? Mi nombre es Rosa María, y estoy tan emocionada de estar impartiendo este curso El campo de los profesionales administrativos es amplio y incluye asistencia administrativa, asistencia a programas, coordinadores de asistencia ejecutiva, Administradores de oficina de secretario y tantos más en empleos y, um, profesiones bajo él porque el propio campo Issa realmente grande en este curso vamos a aprender o realmente nos centraremos en tres oportunidades laborales principales o tipos de empleos. Y eso es asistencia al programa de asistencia administrativa y asistentes ejecutivos. Michael, para este curso es que entiendes si o no, esta es una sensación que debes considerar si, uh, uh, entender las diferencias entre un asistente administrativo, un asistente de programa y asistente ejecutivo, luego entender ampliamente el tipo de habilidades necesarias para entrar en este amplio campo y tenía un próspero lo. Y si no te interesan empleos pero te interesa contratar personal de apoyo como asistencia, esto podría darte alguna buena visión sobre el combustible en el tipo de trabajo que se realiza. Si eres alguien que ha estado trabajando como profesional administrativo y quisiera comercializar tus habilidades, esto también podría proporcionarte algún buen encuadre para que puedas hablar sobre el campo y cuáles son tus habilidades. De manera tan amplia, este curso es para egresados de bachillerato, egresados universitarios que incluye egresados de colegios comunitarios. Uh, graduados recientes que tal vez no están listos para comprometerse con, uh, trayectoria de carrera y necesitan algo transitorio, estos aires realmente buenos tipos de trabajos donde podrías hacer un año o dos o tres en un campo que que te gustaría explorar. Tienes un área de interés, pero tal vez no estudiaste. No estás seguro de, um, um, así que es que él es una muy buena oportunidad empleos. Y luego para aquellos de ustedes que están regresando al lugar de trabajo, si han estado fuera, um, cuidando a Niños o familia o simplemente se tomaron un tiempo libre y quieren leer en el lugar de trabajo, esto es Ah, estos son buenos trabajos de punto de entrada. Por lo que estoy realmente emocionado por el curso. Si te interesa, por favor en rol, y te veo en el curso 2. Acerca del instructor: Como dije, mi nombre es will alguien todavía y he creado este curso porque he trabajado en puestos administrativos durante los últimos siete años. Yo lo hice a través de la universidad, y una vez me gradué de la universidad , y cuando me graduéde Berkeley gradué , yo, um, inesperadamente me encontré en estos puestos, y había un montón de ideas erróneas que tenía sobre este campo. Mucho de lo que pensaba era trabajo administrativo. De verdad sólo lo entendí como trabajo de secretariado. Pero los campos han evolucionado y la necesidad ha evolucionado significativamente. Y así hay mucha oportunidad si creé este curso, principalmente porque, um, es un campo muy dinámico. Y cuando estaba haciendo algunas investigaciones sobre el curso, no hay muchas. El recurso está en torno a lo que significa ser asistente de cualquier momento. Habla mucho de los conjuntos de habilidades, pero no hay muchas experiencias de primera mano sobre este sentimiento dinámico y estos trabajos condenan definitivamente ser muy dinámicos, muy satisfactorio y tienen tanta oportunidad, um, tanto para avanzar en tu carrera pero también te da mucha oportunidad aprovechó crecer habilidades que puedas necesitar en otro tipo de trabajos de gestión u otro tipo de trabajos que te gustaría transitar a 3. Acerca de el proyecto: hablemos un poco del proyecto. El proyecto es bastante sencillo. Si eres alguien que ha contratado a un asistente ante un auxiliar administrativo y auxiliar programa o un auxiliar ejecutivo policial déjanos ya sea un párrafo, un párrafo de 3 a 5 frase o ah, pocos puntos de bala que nos dicen lo que hizo ellos geniales. ¿ Qué es Gil? ¿ Qué valor le aportaron al equipo o al negocio? Um, eso sería útil para que todos en esta comunidad lo sepan. Um, de fuera alguien que ha contratado especie del valor que el asistente brota para trabajar. Um, así que sólo pedir un pequeño párrafo por unos cuantos puntos de bala sobre ellos si no has sido contratado y no has trabajado con asistencia. Y te estás preguntando si estas trayectorias profesionales son para ti. Uh, déjanos una reflexión de un párrafo sobre lo que aquí se dijo. Ya sabes lo que aprendiste No si tuvieras una percepción errónea en este curso te ayudara, ya sabes, um, entenderlo mejor. O tuviste algunos pensamientos. A lo mejor que no estabas considerando un puesto administrativo antes que ninguno. Cualquier reflexión que tengas. Um estoy deseando leer. De verdad también me interesa entender cómo se perciben estas posiciones administrativas en el mundo. Sé que mis percepciones estaban terriblemente equivocadas cuando me gradué de Berkeley. Ahora es como buscar oportunidades laborales y oportunidades de carrera. Um, entonces eso es básicamente todo. Podría también tener una encuesta en, como una encuesta de preguntas finas al final del curso que puedes ofrecer algunas sugerencias para contenidos futuros y cosas así. Pero en realidad sólo estoy tratando de obtener sus pensamientos e ideas, así que por favor comparta en la sección de comentarios a continuación. 4. ¿Por qué considera el campo de profesionales administrativos?: te puede estar preguntando, ¿por qué usar? Reconsidere este campo ante todo este campo este masivo que confinó puestos administrativos en cualquier sector y cualquier campo en cualquier industria, profesión, cosa. Es tan amplio. Um, y no importa lo nicho que sean tus intereses, verdad? Si te interesa la conservación del agua hay cientos y miles de posiciones para ti. Si estás interesado en el juego o en un punto de vista tecnológico muy específico, hay Hay posiciones para eso. El campo es tan amplio que te permite pensar de manera amplia. Ya sabes, salud, tecnología, tecnología médica, justicia social, preguntas de nivel muy poblacional como Tal vez quieras trabajar con, ah, negocios. ¿ A quién le interesa apoyar a la comunidad asiático-americana? Theatricum Comunidad americana, esa comunidad latina, la comunidad LGBT. Es tan amplio. Y como es tan amplio, hay muchos empleos en cualquier tipo de área de interés que tengas. Entonces no importa lo grandes que sean tus intereses ni lo estrechos que sean. En cualquier sector hay puestos administrativos. Por supuesto, que buscarlos, pero hay afuera, y así porque fuera de la justa cantidad de empleos que hay en estos puestos administrativos , te permite alinear tus pasiones, derecho. Tu pasión o pasiones. Tu punto de vista. Ya sabes cómo percibes y entiendes el mundo y tipo de lo que quieres hacer con tu vida. Te permite encontrar esos negocios y empresas y organizaciones que son todo acerca de ti. Um, cuando me gradué de la UC Berkeley, supe que quería entrar al sector sin fines de lucro. Por lo que no busqué empleos en el sector con fines de lucro, y no los busqué en el sector público. Y el sector sin fines de lucro es probablemente lo que haré durante mucho tiempo. Um, porque los empleos que se alinean con mi sistema de valores están en el sector sin fines de lucro. Para que puedas ir un Sfar ancho o estrecho como quieras y encontrar mucha oportunidad. Entonces realmente pienso en tus pasiones, tus intereses y, um sé que hay oportunidades por ahí para ti. Y así porque, um, no podías hacer eso mucha de esta oportunidad. Muchos de estos trabajos, Como dije, son algo así como nivel de entrada o nivel medio, dependiendo a donde vayas. Aplicar hay mucho espacio para movilidad superior. Si comienzas por la parte inferior como auxiliar administrativo, podrías ascender a roles gerenciales en, o podrías ser redirigido hacia, como las reglas del proyecto, ¿ verdad? Um, si también te gusta dependiendo del campo o del sector, estos empleos podrían estar bastante bien pagados con seguridad en el sector empresarial, dependiendo de dónde te encuentres, Um, asistencia ejecutiva puede hacer en cualquier lugar desde 40 hasta 70 $80,000 al año. Um, la tecnología también está bien pagada. El sector sin fines de lucro no está tan bien pagado como el sector empresarial, pero , um, podría ser dependiendo de donde vivas. Tu geografía tiene una gran tiene que ver con la paga y también con el tamaño de la organización, así que esas son todas cosas a considerar. Pero sepa que hay mucha oportunidad de que pueda en línea su pasión, su interés derecho. Definitivamente puedes tener experiencia una buena cantidad de movilidad ascendente antes de necesitar transición hacia fuera, y estos trabajos también abrieron puertas a carreras realmente competitivas o tipo de carreras donde necesitas conjuntos de habilidades que no tienes. Entonces si hubiera querido como dije, graduado. Me gradué con la licenciatura en psicología y sociología, pero si quería entrar al sector tecnológico para hacer desarrollo web, realmente no tengo ese conjunto de habilidades. Pero podría entrar a través de una posición administrativa, entender el campo, entender tipo de las habilidades, relaciones no desarrolladas y entrar en ese campo, transitando por la vía administrativa. Um, si lo eres, si solo necesitas un tipo de trabajo de tenedor de lugar, es una muy buena oportunidad. Um, si te interesa, di que te graduaste con tu licenciatura y te preguntas como, Oye, ¿ debería ir a la escuela de posgrado? Porque quiero ser médico o quiero ser abogado? ¿ Debo invertir el dinero y mi tiempo para hacer eso? Bueno, puedes pasar a algún tipo de administrativo, profesional o auxiliar y convertirte en asistente médico o asistente legal y ver si ese combustible es de interés. Y como dije, el campo médico tan amplio y tan estrecho, por lo que definitivamente puedes buscar y tipo de interés tu área de interés. Lo mismo para, como legal el sector del derecho. Ya puedes ir Assn. Flecha como quieras, así que hay mucha oportunidad. Entonces para algo de arroz, es grande. No podías alinear tus intereses, tus pasiones, justo en estas posiciones. Hay espacio para la movilidad superior, y son buenos puntos de entrada a carreras competitivas. Y además, son realmente buenos, um, empleos cuando necesitas hacer una transición entre un trabajo, así que ahí hay muchas oportunidades. Um, pero vamos a adentrarnos profundamente en los empleos, las habilidades que se necesitan en este campo. Nos vemos en el siguiente video. 5. Ambiguidad de roles: Por lo que en este video vamos a hablar de los tres tipos de asistencia en este curso es enfocarse en asistencia administrativa de asistencia al programa y asistencia ejecutiva. Como mencioné, tuve que acostarlo porque este campo es tan amplio. Pero muchos de los trabajos que, um Así que los trabajos de los que estoy hablando también terminan solicitando a tipo de secretarios o coordinadores o jefes de oficina y, um, muchos otros tipos de asistencia. El caso es que quiero que entiendan, a medida que empezamos a ir profundamente en remolque, tipo de trabajo es que a pesar de que estoy tratando de Teoh sea claro en tratar de distinguir cuáles son los roles para estas posiciones. Sé que en el mundo real, una vez que nos metemos en el lugar de trabajo, estas reglas son muy diferentes. Um, mezclan muchas de las veces que aterrizarán en asistencia administrativa, trabajo con el programa. Um, y eso es porque las empresas intentan diseñar trabajos que se ajusten a sus necesidades o a su capacidad. Um, entonces, en términos generales, las diferencias entre estos trabajos de los que estoy hablando son muy específicas. Pero sepan que pueden estar en esto en estas posiciones, y entonces pueden estar preguntándose o pensando como, Oh, yo hago eso. Pero no soy asistente de programa. Um, no, que sólo depende. Depende del negocio, la empresa con la organización para la que estás trabajando, Um, y del tipo de necesidad que tienen. Y así diseñan estos puestos de trabajo para cubrir esas necesidades. Um, pero hay algunas diferencias muy específicas en cómo la gente hace el trabajo. Entonces cómo una persona administrativa haría el trabajo frente a auxiliar de programa y en asistencia ejecutiva porque tipo de pie en diferentes lugares de la organización. Yo quiero que pienses en estas posiciones en cuanto a un triángulo. Si piensas en intentarlo, vete a casa. Quiero que piensen en que los puestos administrativos estén en la parte inferior del triángulo asistencia del programa en la parte media del triángulo y luego en la parte superior del triángulo Asistencia ejecutiva. Y no es porque uno sea mejor que el otro. Es cuando los pongo en este tipo de triángulo es sólo para mostrar cómo los deberes, um, um, estrecharon, y luego cómo la gente termina haciendo el trabajo basado en donde se sientan, verdad? Por lo que UM que se volverá un poco más claros. Nos metemos en las comparaciones y entendiendo las diferencias, así que empecemos. 6. El rol de asistente de administración: Hola a todos. Entonces vamos a empezar por entender el papel de la asistencia administrativa. Los auxiliares administrativos tienden a ser el trabajo administrativo de nivel de entrada con más comentarios. Um, el título sí difiere dependiendo del sector en el que trabajes, pero en general, es un papel muy generalizado. Entonces en el video anterior, hablé de cómo trabajar o cualquier pensar en estas tres posiciones. Um, en términos de una pirámide. asistencia administrativa cae en el fondo de la pirámide porque apoyan en la organización si trabajan en un negocio u organización o institución realmente grande que tal vez apoyando a un departamento en lugar de todo el negocio. Entonces depende de lo grande que sea el lugar en el que trabajan y luego, um, um, qué tan divididas necesitan llegar las reglas para apoyar a todo el personal. Entonces a veces sólo tal vez departamentos. Pero toda la idea es que brinden un soporte vital general. A menudo construirán el papel de ser auxiliar administrativo de recepción ahí en recepción, saludar a la recepción, gente, dirigir llamadas, responder a cualquiera que tenga algún tipo de comunicación con el negocio. A menudo están supervisando procesos o si no están estableciendo su gestión um, organizando procesos. Están gestionando bases de datos. Están haciendo entrada de datos. Están asegurando que las personas que trabajan en el negocio obtengan las herramientas. El recurso es la información que necesitan para hacer su trabajo. Pero además de hacer todo esto, admite tareas administrativas. Si no lo hicieron, si no están estableciendo sistemas, están administrando sistema. Por lo que pueden estar gestionando un sistema de archivo para la organización. Por lo que puede ser la persona a la que la gente acude para entender dónde conoces. El último dicen que los documentos H R son donde las últimas hojas de tiempo facturas, ya sabes hacer un pedido de suministros de oficina. A lo mejor ha tenido un permiso de solicitud para usar la tarjeta corporativa como si fueran los titulares de toda esta información. El tipo de conocimiento pericia que desarrolla la asistencia administrativa es más en sistemas y basados en procesos porque tienen que saber dónde están las cosas, cómo hacer las cosas. Quién sostiene qué tipo de información, quién decide qué tienen como una perspectiva o punto de vista de sistemas y de información . Y así ese es el tipo de conocimiento que tienen. Y es el tipo de conocimiento que necesitas día a día. Si alguien tiene una pregunta sobre reservar viajes, alguien tiene una pregunta sobre tener un evento en la oficina, y no saben exactamente en qué se encuentran los clientes. Ahí está la organización, los titulares de este tipo de información generalizada, y así mucho del conocimiento que llevan es ese proceso es cómo hacemos las cosas aquí. Y así suelen ser las personas que probablemente son el mejor recurso para cualquier persona nueva en una organización, porque son ellos quienes irías a obtener la información que necesitas. Entonces ahora vamos a pasar al siguiente video. Vamos a hablar de la asistencia al programa y de cómo sus roles son un poco diferentes. 7. El rol de los asistentes de el programa: Ahora vamos a entender el papel de la asistencia al programa y sus deberes y responsabilidades. Ah, asistente de programa se mueve hacia arriba, nos mueve hasta el segundo nivel en esta pirámide. Y están en este nivel medio en esta pirámide porque hay deberes, responsabilidades y enfocados se estrechan. No están apoyando a una organización. Su trabajo está al servicio de la gente que trabaja en ese nicho muy estrecho, ¿ verdad? Entonces si se trata de un programa, están trabajando para el programa y asegurando que las personas que trabajan en ese programa específico de tutoría cuenten con las herramientas y recursos que necesitan, o esa persona que está liderando el trabajo de alimentos saludables tengan el herramientas e información que necesitan para hacer su trabajo. Entonces su trabajo ahora está al servicio de, um, esas pocas personas o incluso una persona, a veces a las que simplemente te meten estaban con alguien más. Cuando hablo de programas, estoy hablando de conocimientos o conocimientos muy discretos o específicos o programas reales. A lo mejor una nueva organización trabaja en la prevención de la obesidad o en el manejo de la diabetes o en alimentos saludables , por lo que se estrecha para que la organización pueda trabajar en muchas cosas. Pero hay un equipo específico que trabaja en cierto contenido. Si es en el sector empresarial y tal vez un proyecto real, será tal vez una campaña en redes sociales para A para una gran cuenta de Corporates. Entonces el término programas flexibles y cambiará dependiendo de dónde, qué soy sector que trabajes. Ellos también tienen muchos deberes administrativos, pero todo lo que todos sus deberes administrativos están en apoyo de esa área de trabajo. Una de las principales características distintivas del asistente de programa y del auxiliar administrativo son realmente sus conocimientos. Al igual que en el video anterior, hablamos de cómo la asistencia administrativa tenía este tipo de conocimientos de procesos de sistemas de información que construyen porque están apoyando a todo el equipo. Si bien la asistencia al programa tiene un tipo diferente de conocimiento y motor, la mayor parte de su pericia está relacionada con el programa. Apoyan el apoyo. Por lo que sí tienen un nuevo conocimiento organizacional porque cualquiera que trabaje en una organización o negocio entiende cierta cantidad de información de que necesitan trabajo de dedo derecho dentro de una organización. Pero un asistente de programa tendrá sus conocimientos se especializarán más cuando comiencen a trabajar con un pequeño número de equipos, en realidad estarán apoyando el trabajo. Sabrán quién se supone que haga y si, sobre todo si están en la coordinación real ahí. Tomando notas, están siguiendo a las burbujas de entrega. Están asegurando que el personal sepa lo que hay que hacer, recordando a la gente los plazos. Están haciendo ese tipo de, ah, coordinación para los equipos. Tienen una pericia muy específica que están desarrollando en torno a esa área de trabajo. Entonces esa es la mayor diferencia. A diferencia de la asistencia administrativa, cuya comunicación constante es con dar la bienvenida a los invitados y saludar a las personas que están entrando en la organización, La mayoría de las habilidades de comunicación y atención al cliente que usarán es con las personas asociaciones que desarrollan para salir de esa área de trabajo, ¿no? Entonces si están haciendo alimentos saludables, um y están trabajando externamente con otras personas en el mismo campo ahí, ahí es donde se están conectando, comunicando y desarrollando tanto sus habilidades de comunicación en la tasa de atención al cliente versus trabajar con personas que están entrando a la oficina para hacer preguntas. Muchas de las veces programan asistencia y convirtiéndose como los primeros van a persona en una organización para un cuerpo de trabajo. Por lo que a veces el personal puede no querer ir a preguntarle al líder de un proyecto, algo realmente sencillo, como, ¿Dónde está este reporte? ¿ Dónde está esta información? Entonces la asistencia del programa o son la primera persona de contacto dentro de la organización real también ahí? Porque saben tanto tocino directo al personal internamente sobre cómo encontrar cosas o dar actualizaciones sobre dónde están las cosas. Por lo que se convierten en especie de la primera persona con la que conectarse o con la que hablar. Si necesitas algo de inmediato y sabes que el liderato de un proyecto va a estar ocupado en reuniones o viajar. Um, y así tienen mucha pericia cuando se trata de la materia en la que trabajan y el equipo que apoyan. Por lo que ahora vamos a pasar a la asistente ejecutiva y entender su papel. 8. El rol de la persona con asistente: Hola. Y así ahora vamos a pasar a entender el papel del asistente ejecutivo. Entonces el asistente ejecutivo está en lo alto de la pirámide y están en lo alto de la pirámide porque su trabajo, se vuelve más estrecho, más especializado en más enfoque ejecutivo A sistemas que funcionan con, um, personal de alto nivel. Entonces eres tu CEO, tu presidente, tu vicepresidente. Cualquiera que sea la persona de alto nivel que trabaje en su organización empresarial, tienden a tener la asistencia ejecutiva y el trabajo que realizan. Ese aspecto administrativo, el de coordinación, el de gestión fuera de su trabajo es todo ello al servicio de esa única persona a la que apoyan . Por lo que ellos también tienen que asegurarse de que la persona a la que apoyan tenga las herramientas de recurso es la información que necesitan para hacer su trabajo. Por lo que todas las tareas administrativas que realizan están al servicio de esa persona, lo que sea que necesiten. Por lo que puede que no sean la persona libro en problemas, pero los hacen Estarían asegurándose de que o están rastreando a trump, hablando con el agente de viajes que lo hace, o hablando con el asistente administrativo de recepción que procesa viajar o averiguar cómo lo hacen, y en algunos casos sí reservar viajes. Depende de la descripción del puesto en los lados de la organización y del enfoque. Lo que separa al asistente ejecutivo del asistente de administración y al asistente de programa son dos cosas. Por una parte, están trabajando en niveles superiores. Sus deberes y responsabilidades tienen, ah, son un poco más complejos y tienen un mayor impacto. Y la razón de eso es porque están apoyando, uh, por supuesto, a personas de alto nivel, personas que tienen acceso a información organizacional y que están liderando el trabajo organizacional . Entonces porque están tan cerca de la gente con la pericia, el poder, están interactuando con personas que tienen cierto nivel de pericia en el poder. Entonces si apoyan a un CEO, es más probable que trabajen con otros CEO oh's dentro de su campo o con otros campos . Nuestros están trabajando y nos estamos comunicando más con los presidentes y vicepresidentes, funcionarios electos y personas de alto nivel dentro de otra organización asociada. Entonces porque las personas que apoyan están haciendo esta organización laboral de alto nivel, trabajan su impacto, este derecho organizacional, Um, y porque lo hacen ahora, su pericia es muy específica. Se trata de una experiencia centrada en la organización que están aprendiendo sobre retos organizacionales, temas organizacionales , pensamiento estratégico, visiones estratégicas para la organización ahí en estas discusiones de alto nivel y conversaciones alrededor de un negocio u organización, derecho al que no tendrá acceso una persona que trabaje en programas, o alguien que trabaje en auxiliar administrativo. Bueno, entonces la diferencia en exper adolescentes entre el sistema administrativo, que también tiene especie de enfoque organizacional, es que el auxiliar administrativo está trabajando en procesos reales para mantener una organización corriendo versus Están buscando procesos organizacionales para avanzar en la organización, derecho para salir adelante, para liderar. Y entonces ese es el tipo de punto de vista y perspectiva organizacional que desarrollan por las personas que apoyan en el tipo de trabajo que están apoyando. ¿ Verdad? Por lo que el presidente y CEO están gestionando probablemente el trabajo prioritario para el negocio. Más organización. Están haciendo llamadas con financiadores. Están trabajando con funcionarios electos. Están trabajando con competidores teniendo alianzas. Por lo que están haciendo este trabajo realmente de alto nivel. Y el asistente ejecutivo tiene esta, uh, esta conexión y así son de atención al cliente, y su construcción de relaciones está todo enfocado en administrar todas estas relaciones para su CEO allá. Presidente. Entonces Ese es el tipo de trabajo que le llegan a Dio. Um, si el CEO está organizado gestionando muchas veces cuando el CEO está gestionando prioridades organizacionales de lo administrativo. Pero asistente se les apoya, asegurando que entiendan los plazos de los plazos y asegurándose de que cualquier solicitud que llegue a través de ella llegue a través de ese CEO o presidente se sopesen contra de cualesquiera prioridades competitivas que hay dentro. Entonces la mayor parte del trabajo está en servicio, ¿verdad? Al servicio de ese CEO. Entonces, en realidad, las mayores diferencias entre estas posiciones es a quién apoyas, cómo lo haces en función de dónde te sientas en la organización y de la experiencia en contenido. Entonces ahora que hemos aprendido un poco, las diferencias en estas posiciones, um, um, hablarán un poco de sólo tipo de los tipos de tarea administrativa real que gente hace 9. Descripción de los cargos administrativos: hablemos un poco de los roles administrativos en el tipo más común de deberes administrativos que harán la mayoría de estas posiciones. Y luego hablaré un poco de las que son un poco diferentes. Pero te dará una sensación de cuáles son las tareas administrativas, y hay mucho más que esto, y hay algunas que son simplemente muy específicas de la industria. Entonces, ante todo, proceso de correo electrónico e toneladas, toneladas de correo electrónico, las tres posiciones harán eso. Y cualquiera que trabaje en cualquier campo procesará incluso masculino. Pero en realidad, la asistencia no sólo está procesando el correo electrónico que les va, sino el fantasma a la gente a la que apoyan. Entonces están procesando. Y eso significa leer, decidir qué hacer con un trozo de correo electrónico respondiendo y con correo electrónico. Hay muchas solicitudes de reuniones programando reuniones con personal interno,asociaciones de personal externo, asociaciones de personal externo, financiadores de miembros de la junta. Con tantos tipos de personas, una gran parte de esta asistencia do tings es programar reuniones. Administrativa it asistencia no necesitará hacerlo tanto, porque por lo general serán asistencia del programa. También trabajando en una organización y apoyando a un equipo y luego serán la asistencia ejecutiva importante el personal de alto nivel allí. Por lo que la asistencia administrativa puede hacerlo cuando se refiera a temas organizacionales ahí. Coordinación de reuniones tal vez más limitada y menor en comparaciones con un asistente de programa y seguro, un asistente ejecutivo. Entonces las reuniones son una porción enorme de, uh, el trabajo que hay que hacer. Eso y luego comunicaciones todo tipo de comunicaciones, comunicaciones internas, comunicaciones externas y es en correo electrónico. Alm teléfono a través de video. Cualquier medio que tengas te estarás comunicando. Y así programa seguro y asistencia ejecutiva están escribiendo diferentes tipos de mamíferos. Mamíferos alrededor del proceso tal vez actualiza las comunicaciones para uso externo. La asistencia administrativa lo haría, pero sólo enfocada en temas organizacionales. ¿ Verdad? Necesitan actualizar a alguien que necesitan para proporcionar al personal una actualización de las últimas cruces para reservar, viajar o lo que sea. Por lo que sus comunicaciones están todo centradas en todo proceso. Um, problemas de viaje, probablemente otra tarea que consume mucho tiempo que la asistencia ayudará a la asistencia administrativa . Si apoyan a una pequeña empresa u organización de equipo, probablemente apoyen a la gente haciendo eso y en realidad reserven viajes. Pero si el negocio es lo suficientemente grande para tener asistencia programática y asistencia ejecutiva probablemente estarán haciendo eso para uno sus equipos para el mar y el CEO. Y así los viajes incluyen de todo, desde reservar hoteles , reservar vuelos , uh , uh, reservar autos, asegurarse de que la logística de viajar esté cuidando mucho tiempo. En ocasiones, la asistencia ejecutiva puede funcionar con agentes de viajes porque personas de alto nivel como CEO Oh's suelen viajar tanto. Y así, tener un neg, Zeke yah asistente tive Hacer ese tanto viaje además de todos los deberes que tienen que realizar . A veces es demasiado para dio. Por lo que todas estas posiciones harán un cierto nivel de viajes en la contabilidad de todas las organizaciones y negocios con fines de lucro, sector público sin fines de lucro. Se espera que todo el personal haga un cierto nivel de conteo, ¿ verdad? Por lo que si están viajando, esperan ser reembolsados por los gastos en que incurren. Tienen que presentar papeleo, y como asistente ejecutivo, A se aseguraría de que su CEO obtenga todo eso cuidándolo, tal vez procesando una hoja de cálculo sobre su tarjeta de crédito. Puede estar cobrando todos los recibos. Un asistente de programa se aseguraría de que sus empleados, um estén entendiendo el proceso para, uh, buscar el reembolso y asegurarse de que obtengan su proceso de reembolso y compartir sobre la información, el proceso real y el auxiliar administrativo tal vez apoyando a personas reales. Si la organización es pequeña y lo suficiente o la pueden simplemente estar dirigiendo a la gente a los formularios o lo que sea que tenga que suceder, um, para tramitar todos esos reembolsos y detalles de facturación y contabilidad que necesitan obtener hecho. planeación y coordinación de eventos suele ser algo que harán las tres asistencias En algún momento. Administra la asistencia de bit hará la planificación de eventos cuando es probable y algo así como una asociación cuando estás trayendo gente externa. Um, y para el personal, cuando tiene que haber, como una formación de personal o algo así, eso es organización. Por qué van a hacer eso. M programa de planeación La asistencia sí habrá sido planeando cuando se relacione con el programa. A lo mejor van a tener una conferencia que van a tener una conveniente o van a tener sólo la reunión con líderes locales. Ellos van a hacer eso. Planear sobre asistente ejecutivo lo haría cuando su CEO está hospedando a personas en la organización. Por lo que todos harán un cierto nivel de planeación doblado en coordinación. Um, ya conoces las tareas básicas, adjudicar suministros de oficina de ayudar con la impresión, copia, faxing, um, escanear todo eso. Todo el mundo lo hará hasta cierto punto. Y todo el mundo sabrá hacer eso. Um, en una organización, incluso personas que no son cosas inconformes. Pero se espera que el personal de administración entienda estos procesos y apoye a todos los que necesitan ese tipo de apoyo. Y seguro, el asistente administrativo sería el ir a persona para él consiguiendo esos procesamientos, consiguiendo tecnología toe trabajo, um, y obteniendo apoyo cuando solo necesitas un poquito de apoyo adicional las tareas administrativas de la gestión de la tecnología, todo el mundo va a hacer. asistencia administrativa probablemente será el mejor recurso y apoyos para esa entrada de datos . Um, asistentes administrativos y asistencia a programas harán entrada de datos tanto, Por supuesto, ya sabes, en servicio fuera de quien apoyen asistencia ejecutiva hará entrada de datos cuando se trate de administrando cualquier información o, uh, sistemas que su CEO está supervisando. Entonces si hay supervisan alguna gran base de datos, estarán contribuyendo a eso. Un auxiliar administrativo hizo hacer entrada de datos, um, como alrededor de temas contables. Necesitan tramitar facturas o entrada de datos relacionados con H R, por lo que ese tipo de yo soy entrada de datos. El sistema del programa hará datos en triple ya que se relaciona con el equipo que apoyan en el proyecto que apoyan. Otro trabajo, más especializado que hicieron al programa. Asistencia y Asistencia Ejecutiva podrían incluir la creación de presentaciones, desarrollo de puntos de contacto y, uh, redacción de discursos. Para eso, hay un trabajo de investigación y preparación de nivel al que hay que entrar. Entonces si un asistente de programa asistente ejecutivo está creando unas presentaciones reales con imágenes y contenido real, muchas veces tendrán que reunirse con, um, um, la gente a la que van a ir sus empleados y cumplir ¿verdad? Por lo que si se le pide a su director general que vaya a dar una presentación sobre un tema, Theo Asistencia Ejecutiva estaría en comunicaciones con las personas que hicieron la solicitud . Pregunte por el público qué tipo de información necesitan, qué debe tratarse el tema de la presentación. Y luego van a empezar a desarrollar algún tipo de presentación o puntos de conversación. O en realidad se desarrollarán fuera del habla y trabajarán con su CEO viejo y para asegurarse de que el discurso tenga sentido y que resuene con quien sea necesario. Um inspirar, movilizar y, um, ya sabes, educar. Y así esas son sólo algunas de las muchas tareas administrativas que hará la asistencia. Hay mucho más. Por lo que si tienes algún comentario y pregunta, por favor vete. Déjelos en la sección de comentarios a continuación. Ahora vamos a pasar a aprender sobre las habilidades necesarias para prosperar en este campo. 10. El valor de los asistentes: Pasemos un poco de tiempo hablando del valor de un asistente ejecutivo o asistente de programa y solo del trabajo de asistencia mucho tiempo. Debido a que este trabajo, estos trabajos tienen asistente en ellos y dependientes del campo. O, um, gente. Estos puestos son juzgados, Um, porque estás asistiendo a alguien más en hacer el trabajo. Y así es importante entender tipo del valor que estas posiciones, um, proporcionan para un negocio. Una empresa de Project un equipo CEO y director ejecutivo y el ejemplo todo utiliza la asistencia ejecutiva . Y esto viene del sector empresarial porque saben cuantificar posiciones y valor determinado de una posición. Um, y así en el sector empresarial, Asistencia Ejecutiva Aérea tipo de considerados gatekeepers y gatekeeper y alguien que guarda la puerta que están gestionando que tiene acceso al tiempo la energía y la información que el CEO sostiene. Están manejando el CEO de Gate OH's obtienen toneladas de peticiones de una tonelada de personas. Están recibiendo solicitudes de compromisos de habla, asistencia a conferencias, invitaciones a reuniones, tanto virtuales como presenciales. También necesitan administrar, entregar un bles y proyectos y um necesitan administrar personas. Y así el tipo de solicitudes que llegan para un CEO son mucho. Un buen asistente ejecutivo gestiona su tiempo de CEOs y les ayuda a enfocarse en el trabajo que necesita realizar en cualquier momento dado, ahí mismo gestionando su tiempo, su energía. El recurso es que tienen, um, um, y ayudarles a priorizar su trabajo. Y en muchos casos, um, cuando el asistente es o como super competente porque he tenido años de experiencia O tal vez desarrollaron una relación de trabajo realmente buena con su CEO. Ah, terminan jugando como un papel híbrido entre ser asistente y ser personal de programa porque terminan recogiendo tanto programático, um, trabajo, trabajo organizacional. Um, que terminarán haciendo eso y terminarán influyendo en el trabajo de la organización. Yo soy significativamente porque están trabajando con la C O. Y están aprendiendo tanto y aportando sus conocimientos y pericia. Ser guardián de estas personas de alto nivel asegura que no se abrumen. No se pierden todo este tipo de peticiones e informaciones que constantemente vienen a través. Y esto es lo mismo para la asistencia al programa porque están haciendo eso. Pero están haciendo eso más proyectos y mucho tiempo la asistencia del programa Air, asumiendo todo el procesamiento de toda esta información y simplemente canalizando lo que se necesita llegar al personal principal. Y así tienen que hacer todo ese proceso de toma de decisiones. Entonces pasemos a la habilidad para que obtengas una mejor visión de cómo cada una de las habilidades necesarias para hacer bien este trabajo contribuye positivamente posible, um, a una organización. 11. Habilidades de comunicación: tener buenas habilidades de comunicación oral y Gran Bretaña es realmente importante en cualquier tipo de trabajo, y como asistente estarás haciendo mucho comunicándote en varios medios. Estarás haciendo eso por teléfono en persona m vía correo electrónico. Mucho será a través de la asistencia por correo electrónico de manera semanal diaria. Siempre están procesando correos electrónicos, um, en su procesamiento, diferentes tipos de correos electrónicos, y algunos de ellos se dirigen a ellos. La mayoría de ellos están dirigidos a la gente que apoyan cuatro asistencia programática y asistencia ejecutiva de su procesamiento diferentes tipos de mí machos que tal vez estén orientados a tareas . A veces ahí, procesar correo electrónico, eso es buscar información. Entonces alguien tiene una pregunta sobre algo o quiere una actualización sobre algo, y así lo estarán haciendo a nombre de la persona que apoya. Um, a veces hay una petición que tiene que venir, ya sabes, solicitudes de una reunión. Mucha de esta comunicación está en comunicación. Ser un buen escritor es importante y luego ser específico para algo así como un negocio o una escritura de estilo formal es realmente importante, sobre todo en el sector empresarial. Siento que es más formal. Trabajo en el sector sin fines de lucro, así que me da un poco de flexibilidad, Um, cuando se trata de mi escritura. Pero no siempre es así, porque a veces tengo que interactuar con gente de gobierno o con gente de fundación o con gente como, sólo gente de alto nivel. Entonces tengo que ser lo más formal posible, sobre todo si no sé quiénes son o si no tengo relaciones establecidas. Por lo que dependerá del tipo propio del sector en el que trabajes y luego tipo de la relación que tengas con la gente y las expectativas organizacionales. Por lo que es importante tener bueno para en comunicación. Um, o una comunicación, por supuesto, es muy, muy importante, porque siempre estarás hablando con alguien. Serás ya sabes, por supuesto, interactuando diariamente con la persona que apoyas con los equipos que apoyas con la organización, um, el personal en general, y luego cualquier tipo de las asociaciones que tengas, estarás al teléfono. Por lo que tener realmente buenas habilidades de comunicación de Orel es realmente importante porque siempre necesitas tener claro lo que necesitas para que puedas hacer tu trabajo Ser capaz de comunicar claramente tanto escrito como oral Lee es importante porque siempre estás tipo de representación de la persona que apoyas. Es la organización para la que trabajas, y así salir, claro, conciso y amable es realmente importante para tener una buena primera impresión. Lo bueno es que las habilidades de comunicación son probablemente uno de los tipos de habilidades más fáciles para trabajar porque hay tantas. Recurso es que todo el mundo está tratando de dedo tener buenas habilidades de comunicación. Entonces si escribir no es tu fuerza, tal vez puedas tomar una clase nocturna o una semana en clase. De no ser así, podrías, como, leer libros sobre mejor escritura o gramática o estructura. Sea cual sea tu reto, utilizo temprano la herramienta llamada Graham, que me permite escribir sobre ella y capturar cosas muy simples en torno a la sintaxis, gramática, nous repetitivo y cosas así. También uso personas que aman hacer que aman escribir, sobre todo lo que necesito para enviar correos importantes e o correos electrónicos que necesito que sean lo más claros posible . Tengo amigos y colegas de colegas, um, um, revisan mis cosas, gente en la que confío gente que no me va a juzgar si yo, um, um, escribí el verbo equivocado o olvidé el ya sabes, cualquiera que sea el error gramatical que haya cometido. Entonces si tienes compañeros que no son juzgadores y que tienen tu mejor interés, pedirles que revisen tu trabajo para ver documentos importantes es una buena práctica, y dejarles saber que estás abierto a la retroalimentación es probablemente una de las mejores maneras mejorar tus habilidades de comunicación de naufragio. Y eso es lo que tengo. Tengo algunas personas en mi organización en las que confío y en las que creo que tienen mi apuesta y que creen en amable de mí y ayudarme a ser el mejor empleado que puedo ser para el trabajo. Y así yo, um, honesto y pedí la ayuda cuando necesito, Um, Um, y también tengo la espalda si o una comunicación es lo más difícil que sabes, eso es lo que abarca desde como speed public hablando en un gran recinto para gustar una pequeña apuesta . Nuevo Si eso es con lo que luchas, puedes empezar con lentitud y dar, um, una especie de pequeños discursos en el trabajo, ponerte ahí fuera o frente a amigos. Si tienes amigos y eres como yo tengo una gran presentación que necesito dar. ¿ Te lo puedo dar? Y me puedes dar alguna retroalimentación que me puedas contar sobre el contenido? Usar El recurso es la gente que tienes a la mano como especie de la Ese no es el mejor recurso que tienes. Eso es bajo presupuesto y muy impacto para la violación. Si necesitas más apoyo, también podrías usar convertirte en Toastmasters. Si eres un maestro de ceremonias, di hola, pero un maestro de ceremonias es un club en club internacional dedicado a capacitar a la gente para que hable mejor. Hablar en público es su objetivo. Si quieres aprender a comunicarte mejor, están ahí para ti. Así que entra en línea a toastmaster stop o y busca un club en tu zona. Y es el espacio de club de forma más solidaria que te permite venir a practicar tu habla pública. Fui religiosamente por tres años. No puedo decir todo lo bueno que quiero de Toastmasters. A lo mejor voy a hacer curso al respecto 12. Habilidades de gestión de tiempo: Hola ahí. Vamos a estar hablando de otra habilidad muy importante en este video manejo del tiempo. Todo el mundo está tratando de manejar el tiempo, justo con el fin de hacer más. Pero la verdad es que el tiempo no se puede manejar. Administrar el tiempo realmente se trata de priorizar y enfocar en tareas que importaban en cualquier momento dado en el tiempo. Y poder manejar los tiempos de otras personas es lo más difícil de dio. Pero también es la de las cosas más importantes a dio como noces, distante como asistencia, tienes que ser bueno en gestionar o priorizar tu tiempo y el tiempo de la persona que apoyas para que ambos puedan completar lo que sea entregables te necesito todo a tiempo. Porque el concepto de administrar el tiempo es difícil de entender. Voy a usar un ejemplo que sea súper sencillo, pero que ilustra claramente cómo la asistencia ahorra tiempo a la gente y cómo les ayuda a administrar o priorizar su tiempo. Correcto, porque la gestión del tiempo se trata de prioridades y ahorrar tiempo, para que puedas hacer otras cosas, más importantes o significativas, gestionando el tiempo en sí un súper intensivo de tiempo. Cuando se trata de tareas administrativas, se requiere mucha energía mental en la que los ejecutivos y las personas de alto nivel, um e incluso personal de nivel medio no deberían estar gastando o, ya sabes, dedicando tiempo. Um, así que si eres como un CEO o una persona de alto nivel que quieres, quieres que estén enfocando su energía mental en nuestras prioridades y resultados organizacionales y logrando lo que sea entregar zehr herbal supuestamente es una ella logrando para organización. Entonces, cuando eliminas el pensamiento administrativo que se supone que deben estar haciendo alrededor cierto personal, automáticamente estás ahorrando tiempo. Vamos a tomar reuniones programadas, ¿de acuerdo? Programar una reunión per se es súper simple. Alguien puede ser como Rosa, ¿ puedes confirmar una reunión con Joe para mañana? 10. Es súper fácil para mí ir a mi calendario de Outlook o calendario de Gmail y envié a esa persona una confirmación para una reunión para mañana a las 10. ¿ Verdad? Eso es fácil. Um, lo que se complica es cuando recibes 2030 40 emails, ¿ verdad? Información buscando correos electrónicos, tareas, um, correos de referencia. Entonces cuando estás procesando tanto correo electrónico día a día, es mucho trabajo, y requiere mucho proceso mental en el primer paso, cuando los correos llegan a través de un nem box on def. Eres asistente ejecutiva. Tu problema siendo dirigido, todos los correos electrónicos que vienen del CEO o al C e O. Um, si eres asistente de programa, probablemente estés recibiendo algunos de los correos que pasa en el propio personal que acostumbraba al puerto. Por lo que teniendo todas estas peticiones de que esto es lo que tiene que pasar como asistente, hay que leer todos los correos electrónicos que están llegando a través de eso nuestra búsqueda de información. Entonces si alguien le está pidiendo algo a alguien que necesitas saber porque hay una tarea y ese correo de referencia. Entonces alguien te está actualizando en algo, o alguien te está hablando de algún proyecto o te está dando información material de referencia , también tienes que procesar que decida si eso es importante. Si, um, hay una solicitud de, como, como, una reunión o una conferencia o ah, llamar o asistir a un compromiso de habla o conferencia asistiendo a una conferencia, hay que tramitar todo eso . Una vez que, um, leas todo este contenido, tienes que determinar, como, ¿qué haces? Al igual que ¿cuál es el siguiente paso? Necesitas mirar lo que ya está en el calendario así que Si es para el CEO, tienes que mirar su calendario o llamar. ¿ Qué reuniones? Qué eventos hay ya en asistir ese día esa semana, ese mes. Y luego hay que sopesar todos estos. Por lo que te dieron 20 peticiones. Tienes que decidir. De acuerdo, ¿qué hago? Al igual que cuál de estas 20 solicitudes son de alta prioridad, Baja prioridad. Tienes que sopesar contra lo que esté en el calendario. Siguen en contra de acercarse a los plazos para los proyectos porque a veces la gente no pone sus proyectos en el calendario. Simplemente están trabajando en ellos en cualesquiera otras prioridades competitivas. Correcto. Entonces como asistencia, estás, um, um, tomando estas decisiones en nombre de la gente o persona que apoyas así sucesivamente. Excelente asistente es capaz de mirar el en el panorama general, ¿ verdad? ¿ Cuál es la persona o personas a las que apoyo haciendo en cualquier día, semana y mes dado , Derecho. Y en base a eso, necesito tomar algunas decisiones independientes como, qué podríamos acomodar justo en cualquier tiempo disponible hay s. y entonces tengo que hacer algunas sugerencias sobre cómo el CEO debería priorizar el solicitar que están llegando y llamar su atención sobre detalles específicos. Entonces hay que pensar en estas posiciones. Tipo de al menos, ya sabes, para procesar tareas, reuniones de cosas. Ese consultor, básicamente estás diciendo, Rosa, ayer recibiste 20 solicitudes de reuniones en base a tu tiempo disponible. Los eventos en tu calendario El próximo programa de Thea es que tienes esta reunión se debe retrasar dos semanas fuera, ¿ verdad? Um, pero si esta reunión es de alta prioridad, tómate el tiempo de Melinda. Si no, entonces sólo podemos programar para el pasado o, ya sabes, más adelante en las próximas dos semanas. Por lo que has condensado la cantidad de pensamiento que tiene que hacer la persona que apoyas. Les estás diciendo lo que hay en su plato, ¿verdad? ¿ Qué? Cómo ya están usando su tiempo y dándoles algunas sugerencias sobre cómo podrían hacer su tiempo de manera más eficiente. Y entonces podrán decir: Bueno, Bueno, ya sabes, es como que es una especie de alta prioridad. Entonces, solo tomemos el lugar o horario de Melinda sobre Melinda y saquemos su horario dos semanas porque esa discusión no es importante. Pero poder reducir la cantidad de tiempo que las personas que apoyas tienen que hacer en el pensamiento es ahorrar tiempo valioso, y ya les has ayudado a priorizar algo súper sencillo. Muchas veces en estos puestos, pasarás look, tal vez 20 minutos, tal vez tres días, tratando de programar una reunión sobre algo, y no lo lograrás. Y tú eres como, ¿Por qué pasé 20 minutos tratando de programar esta reunión que logísticamente debería estar tomando sólo, como 10 derecha. Pero eso se debe a que requiere la toma de decisiones y para hacer una toma de decisiones efectiva. Necesitas información. Por lo que necesitas reunir toda la información que necesitas para poder tomar estas decisiones tu cuenta y ayudar a las personas que apoyas. Priorizar el trabajo. Eso Eso Eso es sólo un ejemplo algo súper sencillo. Programar reuniones, cómo terminas ahorrando y ayudando a las personas que apoyas a priorizar su tiempo. Y eso puede suceder con solicitudes de compromisos de habla o solicitudes de asistir a conferencias, um, o incluso solicitudes de hacer proyectos. Si alguien dice, ¿ Puedes llevarte esto en realidad podrías ser un tablero de resonancia y ser como, um , ya sabes, sé que aceptaste tomar esta canción, pero sí quiero recordarte que has ya tienen estas cinco cosas que se deben en las próximas tres semanas, por lo que quizá quieras considerar pasarle otra a alguien más y ese tipo. Ese tipo de pensamiento y orientación es cómo estás priorizando y estás manejando a la gente que apoyas la lluvia, que estás manejando su tiempo. Muchas veces la gente se concentrará tanto y dirá que sí a tantas cosas y dirá, puedo hacerlo todo. Pero cuando alguien toma un momento para decir como tú ya tienes compromisos que ya has sobrecomprometido toma algo de tiempo para procesar realmente y saber que puedes hacer esto y si no, como qué debemos hacer al respecto y tener a alguien a quien cuestionar cómo factible es que hagas algo o te comprometas con todas estas cosas. Es tan valioso. Y eso es lo que um, asistencia ejecutiva y la asistencia programática deberían estar haciendo por su personal. A las personas a las que están apoyando porque así es como estás gestionando su tiempo y las estás ayudando a priorizar el trabajo que es impactante y significativo y que tendrá los mejores resultados. Por lo que espero que eso quede claro. Se trata de ser lo más claro posible cuando se trata de Gestión del tiempo porque es un tema tan grande um y hay tanta información por ahí al respecto, espero que aprendas una forma diferente de pensar en la gestión del tiempo. 13. Habilidades organizativas: Entonces vamos a hablar de habilidades organizacionales en este video. Es otro tema importante a discutir porque, como, ah, asistente, asistente, necesitas saber cómo dedo del pie ser eficiente para que puedas hacer tu trabajo de manera eficiente y ayudar a la persona que apoyas a hacer ese trabajo de manera eficiente también. El objetivo de organizar es que estés configurando un proceso o un sistema que haga que esto sea tan fácil de recuperar y tan fácil que no pierdas tiempo buscando lo que necesitas que puedas conseguir cosas, , cosas, sean lo que sean esas cosas, um, una manera fácil y sin esfuerzo, correcto. Esto incluye cualquier cosa, desde artículos físicos como suministros de oficina hasta información, derecho, tanto información de referencia, como reportes o notas o, um, cualquier material en el que trabaje. Y luego pensamientos como ideas y conversaciones y insights y reflexiones, y luego las tareas reales, Um, que tu que necesitas seguir. Hay algunas cosas de cómo la organización ocurre en el entorno de la oficina, por lo que a menudo tendrás que organizar el espacio físico para que puedas acceder a cualquier contenido, informaciones y cosas que necesites, Um, y que tal vez tu cubículo o tu oficina o si eres un auxiliar administrativo, la recepción o donde se guarden los útiles de oficina. También organizarías las tareas para todo lo que constituya una solicitud que tendrías que organizar. Y entonces, um, te consolidarías para que pudieras tomar decisiones al respecto. Organizarías ideas para ti y para tu supervisor, um, y luego tipo de compartirlas. Y estas ideas a menudo se comparten verbalmente sus compartidas en reuniones, en notas, en correos electrónicos en todos estos diferentes lugares. Y si pudieras, um, reunir todas estas ideas en papel y sacarlas de tu mente, estás esencialmente de abarrotar tu mente. Y así es la organización de la mina. También organizarías el desorden digital, y eso incluye cualquier tipo de documentos, presentaciones y cualquier cosa digital. Ya sabes, um y normalmente lo organizarías, como en un sistema basado en la nube o un servidor. Y toda la idea realmente es hacer las cosas sin esfuerzo, ¿ verdad? recuperación debe ser un proceso sin esfuerzo para reducir el estrés para que cuando alguien te pida algo, sepas dónde están las cosas. Ya sabes cómo conseguirlo. El acto de reorganizar y organizar el espacio y um uh, Y la mina de desorden es súper importante en cualquier posición, y esta a esta posición no es la excepción. Y así siempre apuntan a organizar las cosas para que con recuperarlas sea súper fácil. Y no toma ah, mucho tiempo y mucho pensamiento mental ni nada por el estilo. te puedo decir cuántas veces la gente viene a mí ahí dentro. Oye, me puedes decir dónde podría conseguir ah, ¿me puedes decir dónde podría conseguir ah,código de presupuesto o cómo consigo esta pieza aleatoria de información y el Oh, sí, sí, el código de presupuesto aquí y luego yo solo, como, me lleva, me gusta, dos segundos para copiar pegar y enviarles un código de presupuesto por correo electrónico. Oh, Dios mío, Eso fue como tan rápido. Ese es el tipo de cosas impresionantes que puedes hacer cuando estás organizado y las cosas son sin esfuerzo. Entonces poder pensar como, si alguien me preguntara Ah, pregunta información de referencia, ¿qué tan rápido puedo conseguir? Consíguelo a ellos. Eso te hará impresionante. Dos personas. Entonces, pero una de las cosas importantes de organizar en este entorno de oficina es que hay que reconocer que para estar organizado, tienes dedo del pie tienes comportamientos que te permiten mantener un nivel de organización. Entonces si vas a usar un gestor de tareas o calendario para organizar Taschen, sabes cualquier cuaderno que necesites para adoptar hábitos que te permitan usar bien esas herramientas, así que la herramienta en sí, no te va a ayudar a ser organistas. Tienes que usarlos. Entonces si vas a usar una agenda y um, un calendario y un gestor de tareas virtual, tienes dedo del pie tienes un sistema en su lugar que podrías que utilizas regularmente, um, um, para hacer avanzar tu trabajo y el trabajo de los demás. Entonces se trata de hacer tu hábito, como tener hábitos que te permitan ser organizado y eficiente. Entonces hay mucho que se podría decir sobre organizar y sobre las diferentes herramientas que hay por ahí para organizar algunas de mis favoritas o para hacer ist, al menos para herramientas, un rastro. Ah, um, yo uso Evernote para cuatro captando ideas. Usé perros de Google para capturar documentos finales y cosas así. Entonces hay muchas herramientas, y puedo hacer totalmente un video. Si es de interés para ti, sólo avísame um, pero en general, siempre pienso, Cómo podría hacer las cosas es súper fácil de recuperar para mí y para la para la persona de apoyo. Si puedes crear sistemas que sean simplemente sin esfuerzo para que la persona recupere, su eficiencia va a mejorar tanto. Algo que sí quiero reconocer que en plataformas como YouTube, hay mucha organizadora que se trata de embellecer espacios. Reconocer que organizar se trata de eficiencia, no embellecer cuando se trata de su espacio de trabajo. Es maravilloso si pudieras tener un hermoso espacio que te inspire y, um, um, te haga emocionado por el día. Pero reconoce que hay una diferencia entre hacer un hermoso espacio organizado y hacer un espacio organizado funcional para que puedas hacer tu trabajo. No tiene sentido tener un hermoso espacio de trabajo si estás desorganizado y no puedes hacer cosas. Entonces si hay que priorizar algo priorizado el aspecto real de organizar lo que se necesita organizar 14. Sabor de tecnología: en este video, vamos a hablar de una escala a la que no necesariamente tienes que venir, pero que puedes desarrollar en el trabajo y eso se está volviendo un poco más conocedor en tecnología. Si no lo estás, lo que quiero decir por conocedor de tecnología es simplemente no tener miedo a la tecnología. Por ser una temporada de noces de cualquier tipo, serás la persona la cara de ayuda. Serás el primer respondedor de cualquier emergencia tecnológica, um, . Eso sucede porque apoyas a ciertas personas para, ya sabes, reuniones y todas estas otras cosas que siempre serás la más cercana. Entonces, aunque estés en una gran organización donde hay un departamento de tecnología, siempre estarás más cerca que esa persona en el departamento de tecnología a menos que les hayas pedido que estén en la habitación. Um, entonces lo que estoy pidiendo es que abras la tecnología que hay en tu organización. Y así cuando quiero decir por tecnología son sólo las cosas básicas. El impresor, el escáner, la copiadora, el mailer, cualquiera que sea el sistema FedEx o UPS que utilicen el sistema telefónico, las computadoras, una alfabetización informática básica, ya sabes saber conectar una computadora a una impresora sabiendo imprimir color, panfletos de doble cara y todas esas etiquetas de cosas. Entonces sé que lo que digo es como aprender a usar la tecnología actual en tus organizaciones y a solucionar problemas cuando surgen problemas y porque tener ese conocimiento y experiencia te hará más eficiente en tu trabajo te ayudará a resolver problemas y en realidad será impresionante para el personal que apoyas. La mayoría de las emergencias que ocurren en el lugar de trabajo son bastante menores. La gente no sabe como dedo del pie a un velatorio de tres. No saben cómo conectar la computadora a la impresora o se conectaron a la impresora equivocada O, um, ya conoces sus cabezas. Eso ya no funciona. O no pueden conectarse a un enlace de webinar o no pueden la cantidad de emergencias de técnica son interminables, pero suelen ser muy simples. Rara vez tendrás una um realmente complicada, emergencia. Si sabes solucionar problemas, cuanto mejor estará. Entonces lo que pido es que abras la tecnología que hay en tu organización. No hay necesidad de que vayas haciendo investigación sobre las últimas herramientas más recientes y llevarlas de ningún comienzo con los sistemas de software que estén en tu organización. ¡ Qué diablos ya está ahí! Cuanto más puedas aprender sobre tu impresora y tu copiadora en computadoras, mejor. Um, así que la razón por la que te pido es o te pido que consideres esto es porque ha habido tantas veces donde algo así que ha habido alguna emergencia técnica. O no podíamos conectar o el audio estaba apagado o lo que sea ISS. Y entonces la gente de la sala siempre recurrirá a ti porque básicamente estás ahí para ayudar a cada, ya sabes, hacer las cosas eficientes. Estás ahí para ayudar a todos, tu corazón, a tu ahí, también. Hacer que las cosas funcionen, ¿verdad? Entonces cuando surjan este tipo de emergencias, gente te mirará y te mirarán y estarán como, hacer algo al respecto. No lo van a decir, pero te mirarán y esperando que mires y la cosa y que hagas algo al respecto . El caso es que la expectativa de saber resolver problemas tecnológicos no está realmente en la descripción del puesto de asistente de ningún tipo. Um, tal vez sepas que te pueden pedir aprender, ya sabes, imprimir y cosas pero para saber realmente cómo resolver una gama de tecnología, no está ahí dentro. Simplemente algo que surge. Y porque eres la persona más cercana que, um puede conseguir ayuda, siempre serás la persona a la que buscan para resolver un problema. Entonces si le pones atención a esos momentos de emergencias, le preguntas honestamente a quien ayude a resolverlos. Si no fuiste tú, lo que hicieron, ¿cuál fue el tema? La próxima vez que algo suceda, puedes hacerlo tú mismo. Y ha habido varias veces en las que eso ha podido resolver tema atacado ha sido más impresionante que estar a tiempo O, sabes, después entregar algo porque las emociones se elevan. Um, gente se pone ansiosa como ya sabes, el nivel de tasa de estrés sube y cosas como esa en la gente lo consigue todo y lo ve. Y manejar el pánico es duro, ¿verdad? Um, y así no tomes cuando la tecnología te falla, el pánico se pone aumenta significativamente. Entonces, cuanto más puedas abrazar estas ideas de tecnología aprendiendo a solucionar problemas mejor para ti. Um, así que haz lo que hago. Yo ya sabes cuando? Pero voy a tener alguna gente de alto nivel a la que te involucraste en una reunión o en una conferencia virtual o lo que sea, siempre pido a mi departamento tecnológico realmente diminuto que esté ahí. Lo puse en su calendario. Recibo confirmación verbal de que estarán ahí el día anterior. Yo soy como, ¿Vas a estar aquí a tiempo en este momento? Y aunque sea una simple como una conferencia telefónica, siempre, um, um, les pido que sean para que uno de ellos esté cerca para solucionar cualquier cosa. Porque técnicamente, se supone que son hábiles en tecnología, um, temas. Por lo que deberían ser como los más eficientes en resultarlos. Entonces cuando tú cuando estás programando tal reunión con gente de alto nivel, um, no quieres tu cara y tú seas la persona que ahí, dependiendo conocido. Si no sabes cómo resolver problemas como este, entonces están todas las demás herramientas. Las organizaciones ahora en días probablemente tengan como 10 o 20 herramientas que están utilizando para hacer su personal sea más eficiente para gestionar proyectos. Dependiendo del equipo, usarán, um, um, algunos equipos o más conocedores de tecnología que otros, y querrán usar la última herramienta más moderna, pero sepan que ninguna empresa va a esperar que sepas cómo utilizar todas las herramientas. Por lo general si necesitas un muy especializado algún software l B en la descripción del trabajo. Pero aparte de eso, todas las demás herramientas que usaron serán cosas que puedes aprender en el trabajo. Que debas poder obtener entrenamiento si no ofrecen capacitación es algo que puedes obtener entrenamiento al entrar a ti mismo. Te vas a compartir habilidad y aprendes a hacer adobe. O puedes ir en YouTube y aprender a hacer muy especializados,ya sabes, ya sabes, vender fórmulas o lo que sea. Entonces no tengas miedo de usar recurso externo es aprender a usar la tecnología en la que tu empresa utiliza en términos de tecnología. En realidad, los “takeaways” es la tecnología de abrazo. Um, abrazó el aspecto de innovación de esto. No tengas miedo. Lo peor que eso puede pasar es que simplemente no sabías cómo arreglarlo. Um, pero cuanto más de lo que puedas apreciar el poder de la tecnología, es una valiosa contribución a tu trabajo. Y cuanto más puedas aceptar que hay temas que no podrás controlar, estarás bien y poder, um, respetar um, las complejidades tranquilas de la tecnología y el comportamiento humano. Um, estarás bien. No voy a decir eso. Es un requisito para que seas súper conocedor de la tecnología. Yo quiero que abrazes cualquier tecnología que esté en tu organización y luego aprendas qué herramientas adicionales necesitas aprender Te hará invaluable. 15. Cierre: Hola a todos. Por lo que muchas gracias por inscribirse en el curso. Pasé un rato tan divertido tratando de crear este curso, y estoy muy emocionado de que llegué a compartir mis pensamientos y mis ideas contigo. Como dije, el tema es realmente amplio. Entonces, ya sabes, deja cualquier comentario y pregunta que tengas a continuación cualquier reflexión, Por favor completa el proyecto pro que busco saber de ti. Cuales han sido tus experiencias con la asistencia antes de su valor, su aportación, si lo eres. Si no has trabajado ni superior con un asistente y has aprendido algo en este curso, deja eso en la sección de proyectos a continuación. Me emociona saber de todos ustedes. Y si tiene un extra acuñado, por favor haga completar la encuesta de cinco preguntas, um, vinculada a continuación. Um, busco más orientación sobre qué tipo de contenido quieren todos. Y muchas gracias por quedarse conmigo. Espero que llegues a aprender y a tener una comprensión más amplia del campo administrativo , el tipo de trabajo que se hace, ese tipo de oportunidad que hay ahí. Y si esto no es para ti, Pero ya conoces a alguien que pueda beneficiarse del curso. Definitivamente. Mándelo a ellos. Um, y compartido ampliamente, no hay demasiados. recurso está alrededor del campo de los profesionales administrativos, y estos son excelentes Sientes para comenzar tu carrera en, um, o para usarnos tipo de posicionadores o para entrar en nuevos campos. Por lo que hay tanta oportunidad en puestos administrativos. Entonces espero que te hayas sacado algo de ello. Seguro que sí. Fue un placer desarrollar el curso, enseñarlo y, uh, aprender de este proceso. Entonces te veré en otro video de Siri.