Introducción a la gestión de proyectos

1. Introducción: Hola allá, y bienvenidos a clase sobre Introducción a la Gestión de Proyectos. Yo soy Nicole, y voy a estar dando esta clase así que un poquito sobre mí. He trabajado aquí en cuota de habilidad desde hace unos cuatro años. Ah, y hoy dirijo el equipo que apoya a toda nuestra comunidad docente. Antes de eso, también trabajé en Google y un par de otras starups y he gestionado una variedad de proyectos desde cambiar nuestro modelo de negocio. Aquí. Es cool share toe lanzando nuevos mercados a reorganizar equipos en. Quería compartir con ustedes algunas de las mejores prácticas que he aprendido a lo largo de los años. Entonces empecemos con lo que es la gestión de proyectos. Encontré esta gran cita de un artículo sobre lo que hace a grandes gestores de proyectos, y he compartido ese artículo en los recursos de clase, pero realmente resonó conmigo en lo que significa ser una buena gestión de proyectos. Entonces ah, se supone que el gerente de proyecto es un líder, un facilitador y asesor y un abogado no sólo por el proyecto sino también por el equipo, el negocio en la causa. Y creo que esto es realmente genial porque muestra cómo ser un buen jefe de proyecto es mucho más que solo completar un proyecto a tiempo y en alcance, lo cual es una trampa en la que caen muchos nuevos gerentes de proyecto pero realmente enfatiza cuánto de un líder tienes que ser como un gran PM. Entonces, ¿cuáles son las responsabilidades de un buen proyecto? Gerencia Número uno es entregar los resultados del negocio. Por lo que obviamente asegurándose de que el proyecto que te has propuesto para completar sus objetivos esté terminado. Gestionar las expectativas también es realmente importante. Como gerente de proyecto, mucho puede salir mal en un proyecto en Es tu trabajo comunicar eso y hacer saber a la gente lo que está pasando y dónde bailan los proyectos. La satisfacción del cliente es realmente, realmente importante. Por lo que es importante asegurarse de que el cliente esté satisfecho y sepa lo que está pasando. Um, si el cliente es tu jefe, el equipo exacto de una empresa o un cliente externo que te está pagando por tus servicios. Obviamente, estén satisfechos con el trabajo que tú y tu equipo brindan es súper importante. Pero también es asegurarse de que el equipo con el que estás trabajando esté satisfecho también. Por lo que como gerente de proyecto, estás manejando a mucha gente diferente en buenos PM encuentran formas de construir confianza y abogar por los equipos con los que están trabajando, así como por los clientes. Están trabajando para oficios de la exitosa organización del PM, por lo que todos proporcionan un montón de herramientas para realizar un seguimiento de proyectos más adelante en la clase, pero con un montón de piezas en movimiento y plazos. La organización es la comunicación clave otra vez. Acabo de mencionar esto, pero se puede configurar. No se puede decir que la comunicación suficiente es crucial para el éxito es un PM ya sea gestionando arriba sobre cambiar prioridades o hacia abajo a su delegación de equipo. No puedes hacer todo tan bueno PM's o grandes Della Gators, y te daré algunos consejos para aprender a compartir la carga de trabajo con tu equipo y colaborar. Y por último, siempre surgirán las cosas para resolver problemas. Siempre habrá barricadas. Es tu trabajo resolver esos y despejarlos. Si le quita algo a esta clase, debería ser la regla número uno de la gestión de proyectos, lo cual no es sorpresas. Las cosas salen mal, se retrasan y supongo que harás lo mejor para asegurarte de que esas cosas no sucedan. Pero cuando dieron, es tu trabajo comunicarte y asegurarte de que no haya sorpresas ¿qué cubrirá en esta clase? Entonces cómo configurar tu proyecto para el éxito, cómo obtener la compra de clientes y partes interesadas, herramientas útiles para mantener organizado tu proyecto y cómo delegar y construir influencia, Así que empecemos. 2. Primeros inicios: la especificación de proyecto: bien, así que empezar a gestionar tu proyecto. Por lo que hay muchas maneras diferentes de armar un proyecto de vuelta o lo que algunas personas llaman una carta de proyectos. Pero básicamente una mota de proyecto es una visión general de alto nivel de las partes más importantes de tu proyecto. Ah, y es una ubicación o documento donde todos los involucrados en el proyecto pueden alinearse en el alcance y los detalles. En realidad he proporcionado una plantilla que eres bienvenido a usar en el recurso es. Pero sea cual sea el formato que utilices, asegúrate de que tus proyectos beck incluyan las cosas importantes más siguientes. Entonces el número uno es el objetivo. ¿ Cuál es el objetivo empresarial de tu proyecto? Número dos? ¿ Cuál es el alcance? Lo que está incluido en el proyecto y lo que no. A veces puede ser igual de importante aclarar lo que no estás haciendo. El recurso es lo que es el recurso. ¿ Necesitarás completar el proyecto? Estamos hablando de recuento de tiempo, espacio de presupuesto, tu nombre. Todo puede caber aquí en esta sección. Cronología. ¿ Cuánto tiempo tomará el proyecto y finalmente arriesga qué? ¿ Qué podría salir mal y cómo vas a planear en contra de eso? Entonces, para esta clase, en realidad he reunido un ejemplo de un proyecto que estoy gestionando en este momento, que es planear una recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro. He usado mi plantilla y incluido en el Recurso es. Pero para una visión general de alto nivel, sólo pasaré por los principales inconvenientes del proyecto. Entonces número uno el objetivo del objetivo para esta gala es recaudar 10 mil dólares para la lucro con la que estoy trabajando porque la organización es una caridad. Esta es una de las únicas corrientes de ingresos que permite a la organización acceder a los servicios prestados. Entonces ya sabes, es realmente importante que esté declarando el objetivo y por qué es importante, porque al final de la línea es realmente fácil perder esto a veces. Entonces un ejemplo podría ser que alguien piense en las decoraciones, su gasto y en el pensamiento. Oye, ya sabes, quiero asegurarme de que esta gala sea la más bonita que pueda ser, lo que podría hacer más justificable que gasten mucho dinero en decoraciones. Pero si volvemos al objetivo, es fácil volver y decir, Hey, Hey, esa en realidad no es la meta en Aquí es por qué si gastamos ese dinero extra, no recaudaremos tanto para Ah, la caridad y no vamos a cumplir con nuestro objetivo de alcance. Um, he incluido todo lo que sabes solo demasiado debido a planear para el evento como comida y bebida y decoraciones y clavar por el recinto, invitando a la gente y luego real que sí mismo. El recurso es lo que necesitará presupuesto sabio y tiempo sabio de la gente planeando el evento con B. ¿Cuánto tiempo para seis semanas y otra vez el mayor descanso. Por lo que atando de nuevo al objetivo, no logramos alcanzar nuestros objetivos de recaudación de fondos. Entonces ahora es tu turno. Así que toma un proyecto en el que estás trabajando e intenta llenar el ejemplo Plantilla, um, incluye estos lineamientos clave de cualquier buen proyecto de vuelta. Si lo compartes conmigo en la galería de proyectos, estaría encantado de darte comentarios. 3. Definir la responsabilidad: De acuerdo, Entonces una de las cosas más importantes que hay que hacer al arrancar un proyecto es definir la rendición de cuentas. Es importante porque define tu alcance como el gerente del proyecto y te permite saber qué poder de toma de decisiones tienes. En primer lugar es su gerente el cliente. Entonces si surge algo, sabes si puedes tomar una decisión de tiempo de juego o si tienes que subir de nivel, también ayuda a limitar la confusión entre las partes interesadas sobre quién es el responsable de qué, y todos sabemos qué pasa cuando no está claro quién es responsable de algo. Simplemente no se hace. Y si eres el encargado del proyecto y algo no se hace, última instancia eres el responsable. Por lo que es una gran manera de asegurarse de que las pelotas no se caigan. Hay muchos marcos geniales para designar la responsabilidad, pero he incluido uno de mis favoritos, que es el marco rápido, que fue desarrollado por la consultora Bain. En este marco, existen cinco designaciones de responsabilidad. Recomendar, acordar, realizar, iniciar y decidir. Entonces para la recaudación de fondos, mi trabajo es recomendar que el comité tenga insumo, um, y realizará diferentes tareas. Pero en última instancia el director es el decisor. Um, y Al final del día, todos necesitamos ponernos de acuerdo. Por lo que ahora en su especificaciones de proyecto, adelante y designe a los grupos de interés niveles de responsabilidades utilizando este marco. Si alguna vez trabajas en un proyecto y simplemente no sabes quién es quién es el responsable de cosa fácil de hacer es solo preguntarle Hey, ¿ quién es el último tomador de decisiones aquí? 4. Planificación: ahora para la planificación. Por lo que para cada proyecto necesitarás abordarlo en tres pasos. primer paso es descomponer el proyecto en cada una de las tareas que hay que hacer. El segundo paso es asignar estas tareas a diferentes partes interesadas, y el Paso tres está organizando estas tareas en una línea de tiempo. Por lo que esta sección de la clase pasa por unos marcos y herramientas útiles para planear tu proyecto y mantener todo organizado. Cuando primero lo bajas y comienzas a gestionar un proyecto, necesitas sentarte y pensar en todas las tareas que hay que hacer. Ah, estructura de desglose del trabajo es un marco útil para organizar todas estas tareas en secciones manejables. Aquí. He tomado el evento que estoy planeando y organizado todas las tareas en secciones temáticas. Entonces tenemos todo lo que necesitamos hacer antes del evento en el evento, y luego todo está organizado en secciones. Eso tiene sentido. Entonces, cuando estés en esta fase del proyecto, asegúrate de tener en cuenta los resultados previstos y luego volver a todo lo demás que se necesita hacer. Si lo deseas, puedes pausar la clase aquí y dirigirte al recurso es donde hay una plantilla para hacer esto para tu propio proyecto. Adelante y organiza toda la tarea que tengas usando la estructura para luego compartirla en la galería de proyectos. Por lo que una vez que desgloses tu proyecto en cada entrega a base de hierbas, puedes empezar a asignar estas tareas y formatearlas en una línea de tiempo. He organizado mi tarea en gráfico de nuevo aquí donde he guardado la estructura que usé antes pero ahora he agregado propietarios y fechas clave a las tareas Al planear una línea de tiempo para un proyecto. Es tan, tan importante para asegurarte de que estás asignando tiempo suficiente. El número uno por el que fallan los proyectos es porque las líneas de tiempo son demasiado ajustadas. Algunos consejos para administrar una línea de tiempo es el número uno en líneas de tiempo ajustadas de nivel por adelantado. Ya sabes, ya sabes, por algo que yo podría decir, Hey, podríamos tener un momento difícil conseguir vendedores de comida, así que voy a empezar eso un poco antes de lo que necesitamos sólo para darme un buen ventana. Hemos indicado que en el gráfico dándole unas semanas donde la barra es amarilla. Por lo que comptel. Oye, estamos empezando esto temprano así que nos aseguramos de que tenemos tiempo para terminarlo al hacer una línea de tiempo. También es un buen momento para resaltar si hay alguna fecha que no sea negociable. Entonces en mi ejemplo, estamos haciendo todo antes de la fecha principal que no es negociable es el día del evento. Um, para que lo sepas, podemos decir, Hey, podemos ser flexibles. Y tal vez, ya sabes, podemos hacer la comida, ya sabes, la última semana o, ya sabes, llegando al evento. Pero al final del día, todo tiene que hacerse para el día del evento. Es realmente importante que todos los que trabajan en el proyecto entiendan cuáles son no negociables. Por lo que en la misma hoja de cálculo con la estructura de desglose del trabajo, he incluido un gráfico que puedes usar para formatear eso en una línea de tiempo para tu proyecto. Entonces ah, adelante y pausa y luego rellena eso como siguiente paso para el proyecto en el que estás trabajando para esta clase. Si bien espero que les parezcan útiles estas herramientas que armé. En realidad son aton de herramientas disponibles que hacen un gran trabajo de ayudarte a planear un proyecto. Um, y puedes hacerlo todo en un solo lugar. Por lo que dos de estas herramientas he seleccionado y he querido compartir con la clase. Entonces primero es asana, que es genial tanto para enumerar tareas, desgloses de trabajo como para asignar esas tareas a las personas en fechas. Puedes organizarlo en calendarios, gotear recordatorios por correo electrónico y soltar comentarios. Ah, y es gratis hasta para 15 personas. Por lo que es una gran opción para cuando estás trabajando en un proyecto con un grupo pequeño. Ah, y el problema también era una gran herramienta, que los ojos organizaron apenas más horizontalmente. Pero también es fantástico, y tienen una característica gratuita y limitada virgen que puedes usar para tantos usuarios como quieras. He incluido un enlace a ambos en el recurso es de una clase, así que adelante y echa un vistazo antes de empezar tu próximo proyecto. 5. Colaboración: Está bien. Entonces para los finalistas. Y quiero hablar de colaboración. Entonces aunque no seas un gerente de personas, cuando estás manejando un proyecto para tener éxito, tienes que aprender cómo funciona el dedo del pie con los demás. Si pudieras hacer todo por tu cuenta, solo estás haciendo tu propio trabajo. No estarías manejando un proyecto. Por lo que una de las mejores cosas que puedes hacer al ejecutar un proyecto es tener una reunión de kickoff de potro donde vas sobre el proyecto con todos los involucrados juntos en una habitación. Este es un buen momento para presentar al equipo, revisar esta espalda y abrir el piso para preguntas. Se quiere despejar todas las incertidumbres al inicio del proyecto, por lo que abrir las preguntas y la entrada de Florida en este momento es lo mejor que se puede dio. Este es también un buen momento para revisar la matriz de rendición de cuentas con todos para asegurarse de que su ah súper clara, y en realidad empezar a planear el proyecto juntos. Cuanto más titularidad pueda delegar, mejor irá el proyecto, Por ejemplo, trabajar en ciertos proyectos, podría tener sentido llenar juntos la estructura de desglose del trabajo o incluso un signo secciones a diferentes partes interesadas, cuanto más propiedad se sienta la gente sobre lo que está trabajando y su capacidad para llegar a su propia solución, más comprados en general sentirán lo que hará que todo funcione más suave mientras delegando un super grande porque obviamente no se puede hacer todo solo. También es importante no perder el toque de lo que está pasando. Aunque no estés haciendo el trabajo, sigues siendo responsable de mantener el pulso en lo que está pasando. Programar check ins regulares es una gran manera de hacerlo, donde se puede revisar el progreso y los bloqueadores en la línea de tiempo y persona todos juntos como grupo. Pero incluso fuera de esas reuniones, intenta mantener un canal abierto de comunicación aquí en escala share. Utilizamos negro Ah, y para cierto proyecto se iniciará un canal donde todos puedan hablar de cosas que están sucediendo relacionadas con el proyecto en tiempo real. Es una gran manera de mantenerse conectado y para que te asegures de que todo esté bien encaminado. Bueno, espero que esta clase haya sido útil para empezar con la gestión de proyectos, y recogiste algunos consejos que pueden ayudarte en tu camino. No puedo esperar a ver cómo van tus proyectos en la galería de proyectos. Y si tiene alguna pregunta, por favor déjenlas para mí. Estaría encantado de ayudarte. Muchas gracias.