Habilidades prácticas de gestión de proyectos para un éxito profesional diario

1. Habilidades de gestión de proyectos de video de vídeo de introducción: la gestión de proyectos es una habilidad muy valiosa para tener para todos. No importa si eres un freelancer, si trabajas para una empresa o si eres emprendedor. Aprender a manejar un proyecto de manera efectiva te diferenciará de los demás. Eso te marcará como un valioso empleado en este curso habilidades prácticas de gestión de proyectos para el éxito cotidiano de la carrera, aprenderás todos los fundamentos para gestionar con éxito un proyecto. Hola, me llamo Ray Cut. No sólo diseñé experiencias de aprendizaje para empresas corporativas, también manejé los programas de capacitación en vivo. Antes de este rol, trabajé como gerente de proyecto para una variedad de diferentes empresas de consultoría. Y además, soy un emprendedor creativo. También manejé mis propias tiendas online en Etsy, Amazon y mi propia página web. Y déjenme decirles, tener estas habilidades de gestión de proyectos me ha ayudado enormemente a manejar de manera efectiva estas muy diferentes corrientes de trabajo. En este curso aprenderás sobre cinco fases de gestión de proyectos y qué tareas realizaron días. Te proporcionaré plantillas pdf que podrás utilizar como chico para tus propios proyectos. También compartiré con ustedes artículos con casos de estudio que me pareció interesante que muestran realmente ejemplo de World Project Management. Y para tu proyecto de clase, quiero que desarrolles un plan de proyecto detallado para algo en lo que actualmente estamos trabajando en tu trabajo o en tu negocio. Una vez que publiques, estaré encantado de criticarlo y brindarte orientación adicional. Espero poder compartir con ustedes todas las habilidades de gestión de proyectos que he aprendido largo de los años. ¿ Estás listo? Espero verte en clase. 2. Lección 1: fundamentos de la gestión de proyectos: no era uno. Ahora vamos a cubrir los conceptos básicos de gestión de proyectos. Existen cinco fases y gestión de proyectos. Esto también se conoce como el Ciclo de Vida del Proyecto, y las cinco bases son la planeación de iniciación, ejecución , monitoreo, control y cierre y las lecciones por delante. Voy a repasar cada uno de estos rostros con más detalle. Entonces, ¿qué es la gestión de proyectos? La definición oficial es la gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. Esto significa que como gerente de proyecto, debes estar organizado, orientado al detalle, orientado cruces, ser capaz de manejar un entorno de ritmo rápido y comunicarse de manera efectiva. Tu trabajo como jefe de proyecto es asegurarte de que todas las actividades relacionadas con el proyecto se completen a tiempo, con precisión y dentro del presupuesto. Ahora bien, no todas las actividades en las que estuviste involucrado se consideran un proyecto. Vamos a repasar qué es un proyecto. Un proyecto es nuevo o único. Es de naturaleza temporal. Tiene una fecha de inicio y fin definida. Típicamente implica la participación interdepartamental, lo que significa que se involucrará a personas de diferentes departamentos. Se considera exitoso y completo. Cuando se alcanzan los objetivos del proyecto y se cumplen las expectativas de los titulares del estado del proyecto ahora sus todos los días. El trabajo rutinario no se considera un proyecto. Un proyecto no son exploraciones ni investigación. No es trabajo operativo rutinario. No continúa indefinidamente sin limitaciones de tiempo, costo o alcance. trabajo que es rutinario y operativo cae bajo la gestión operativa, que es diferente a la gestión de proyectos. Ahora tómate un momento y piensa en tu comunidad local. ¿ Se te ocurre algún proyecto que se implementó recientemente? A lo mejor se anunció una nueva bicicleta ling, o se está abriendo un nuevo mercado de Whole foods O tal vez se está creando un nuevo parque. Todos estos serían considerados proyectos y deberían gestionarse como uno. Pero echemos un vistazo a por qué proyectos o incluso lanzados. Estas son algunas de las razones, por una cosa, regulación gubernamental obligatoria. Éste es uno grande, sobre todo para los servicios financieros. Empresas. Muchas veces los requisitos de informes financieros deben cumplir con las regulaciones gubernamentales, lo que luego impulsa el inicio de nuevos proyectos cuando las operaciones se están ejecutando de manera ineficiente y su mejora de procesos de cuellos de botella son razones para lanzar nuevos proyectos. Una empresa puede decidir lanzar un nuevo producto, que luego desencadena todo un nuevo proyecto y demandas del mercado con el fin de mantenerse competitivas, las empresas pueden decidir lanzar un nuevo proyecto que les ayude a cumplir con los cambios en el mercado. Entonces, ¿quiénes son los actores clave involucrados en un proyecto? Bueno, cada proyecto tendrá un patrocinador del proyecto. Esta persona tiene la autoridad para crear o terminar proyecto. Proporcionan los recursos financieros para el proyecto. Ellos son el último tomador de decisiones y trabajan muy de cerca con el gerente del proyecto. No necesariamente están involucrados en hoy en el día a día los detalles de la gestión del proyecto. Pero definitivamente están conscientes de lo que está pasando con el proyecto y deben tener una fuerte línea de comunicación con el gerente del proyecto. El gerente del proyecto es quien gestiona las tareas diarias del proyecto y gestiona el proyecto general El equipo y los interesados del proyecto son cualquier persona que tenga un interés creado en el resultado del proyecto. Están involucrados en el proceso del proyecto y en el ya sea insumo para requerimientos del proyecto. Pueden ser internos o externos y generalmente se identifican antes de que comience el proyecto. Algunos ejemplos de partes interesadas del proyecto incluyen el patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto, gerentes ejecutivos, gerentes de departamento proveedores y proveedores externos, clientes y el gobierno ahora Allí son dos enfoques principales para la gestión de proyectos. uno se le conoce como enfoque de cascada, y al otro se le conoce como el enfoque ágil. Ahora no voy a entrar en demasiados detalles sobre estos planteamientos en este curso. Pero el quitador clave es entender que la cascada se considera un enfoque tradicional donde se completa cada fase en la gestión de proyectos. En Warner secuencial, el enfoque de cascada se utiliza cuando el resultado es conocido o predecible. Agile, otro lado, es más iterativo y las fases se completan en sprints más pequeños para que puedas entender los problemas antes y hacer correcciones antes de completar todo el proyecto y tener que hacer las cosas más . La mayoría. Se proyectos relacionados siguen un enfoque ágil, y también se le llama desarrollo scrum. Ahora este método se suele usar cuando el resultado no está claro o no se sabe ahora. Al finalizar este curso, compartiré un artículo que leí que explica estas metodologías con más detalle y también habla de algunas otras metodologías también 3. Lección 2: fase de iniciación: en esta lección a Cubriremos la fe de iniciación, que es la primera fase del ciclo de vida del proyecto. Entonces, ¿qué sucede durante la fase de iniciación? Piense en la fase de iniciación como la preplaneación de alto nivel a la fase de planeación. Durante esta fase, desea en conjunto información que le ayude a responder quién, qué, dónde, por qué, cuándo y cómo se quiere definir claramente cuál es la declaración del problema o cuál es la oportunidad es. Se desea definir las metas y objetivos del proyecto. Se desea definir la estrategia de alto nivel. Se desea obtener un compromiso del patrocinador del Proyecto para iniciar el proyecto. Se desea asignar al jefe de proyecto y se va a escribir la Carta del proyecto. Este es el documento principal que se produce durante la fase de iniciación, y aquí te presentamos algunas preguntas orientativas para que tengas en cuenta cuando estés en la fase de iniciación y en proceso de pro juntar una carta de proyecto. Por lo que quieres tener claro qué problema resolverá este proyecto, o qué oportunidad podrías aprovechar. ¿ Cuál es el objetivo del proyecto? ¿ Quién quiere que suceda? ¿ Cómo se financiará el proyecto? Quién gestionará el trabajo. ¿ Quién realizará el trabajo y cuál es la estrategia y enfoque de alto nivel? Por lo que quieres poder describir claramente cuál es el problema que estás intentando resolver con este proyecto, o cuál es la oportunidad que puedes aprovechar la declaración del problema no tiene que ser un párrafo largo. Una simple frase o dos servirán. También quieres tener claro cuáles son las metas y objetivos del proyecto. El objetivo del proyecto es el resultado final que se busca, y los objetivos del proyecto definen aún más la meta al proporcionar detalles adicionales. Una vez que tengas claro el problema, enunciar la meta del proyecto y los objetivos esta información 10 alimentan directamente a la carta del proyecto. Antes de entrar en la Carta del Proyecto, pasemos por un ejemplo de lo que acabamos de hablar. De acuerdo, entonces aquí hay un ejemplo. A continuación te presentamos los hechos de este proyecto. Una empresa está trasladando a todos los empleados de su ubicación actual en Park Avenue a su nueva ubicación en Greenwich Street. Debido a que el espacio existente no tiene suficiente espacio para apoyar la expansión de la empresa. Es necesario planear la mudanza durante octubre y noviembre y los empleados deben salir de la ubicación Park Avenue ya que el arrendamiento expira a finales de año. Entonces estos son los hechos que tú conoces. Entonces tómate unos minutos y solo piénsalo. ¿ Cuál sería la declaración del problema o la declaración de oportunidad? ¿ Cuál es el objetivo del proyecto? ¿ Cuáles son los objetivos del proyecto y cuál es la estrategia de alto nivel que tomarías para gestionar e implementar este proyecto? Entonces, de nuevo, solo tómate unos minutos, piensa en estas preguntas y ve qué se te ocurre, y voy a repasar cuál es el mejor enfoque y cuál es la solución. De acuerdo, entonces echemos un vistazo a esto. El enunciado del problema. El comunicado del problema es que el espacio actual es demasiado pequeño y no puede apoyar el crecimiento de los empleados y la expansión de la empresa. Es una declaración realmente simple. No es un párrafo largo. Es sólo una frase. El Proyecto Objetivo de Transición empleados de la ubicación actual a la nueva ubicación con mínima interrupción durante los meses de octubre y noviembre. Entonces este es el resultado final que quieres de este proyecto y escuchar algunos objetivos del proyecto en la transición fluida turística moviendo empleados y fases en función de su departamento. Proporcionar una comunicación adecuada a los empleados sobre el horario de mudanza durante el verano, previo a los meses de mudanza reales. Por lo que estos objetivos solo proporcionan un poco más de detalle y apoyan la meta del proyecto. Y ahora aquí tenemos ocho pasos que son la estrategia de alto nivel. Por lo que el primer paso es obtener la lista actual de empleados por departamento y piso en la ubicación Park Avenue, producir un mapa de planta e identificar dónde cabrá cada empleado en departamento en la nueva ubicación. Establecer reuniones con los directivos de departamento y altos directivos y obtener aprobaciones en plano de planta de nueva ubicación. Elaborar un plan de comunicación en movimiento y notificar a los empleados que las fechas específicas se trasladaron Número cinco. Ponte en contacto con el empleador ponte en contacto con los mudanzas y obtén una estimación de los costos Número seis Trabaja con el personal de I T y asegúrate de que toda la red y los sistemas y cableado todas esas cosas estén en su lugar. Paso siete. Crear un horario de mudanza, y finalmente dar un paso sería trasladar empleados y fases a la nueva ubicación. Por lo que este es solo un enfoque de implementación de alto nivel que te ayudará no solo a implementar este proyecto, sino a gestionarlo ahora. Al entrar en la fase de planeación, esta estrategia de alto nivel se desglosará en mucho más detalle en forma de plan de proyecto . De acuerdo, entonces ahora hablemos de la carta del Proyecto. Este es un documento muy importante en la gestión de proyectos. Una carta de proyecto autoriza un proyecto y lo hace oficial sin carta de proyecto. No se tiene la autorización para iniciar, y el patrocinador del proyecto debe aprobar y firmar la carta del proyecto para hacer oficial este . Entonces, ¿qué debes incluir en un Project Chartered's Cuando escribo una carta de proyecto, estos son los elementos que incluyo en mi carta de proyecto, el proyecto, nombre, nombre, la declaración de problema o declaración de oportunidad, la meta del proyecto, los objetivos del proyecto y la estrategia de alto nivel. Y, como notarías desde, acabamos de hacer este ejemplo en el que pasamos por la declaración de problemas proyecto de oro objetivos y estrategia de alto nivel. Por lo que ese trabajo que sugería ahora estar directamente en la carta del proyecto. También se desea identificar la metodología su enfoque cascada er ágil. El proyecto fecha de inicio el Proyecto Fecha de finalización hitos del proyecto, que son puntos de control para ayudarte a rastrear el progreso. ¿ Cuáles son los entregables clave? ¿ Quiénes son los actores del proyecto? ¿ Quieres una lista? Quiénes son el encargado del proyecto. El nombre del gerente del proyecto. El presupuesto general del proyecto es sólo un número de alto nivel. No lo desglosa en detalle en este punto. Y luego la aceptación del patrocinador del proyecto, que básicamente es una línea de firma que acaba de hacer que los patrocinadores del proyecto se inscriban y demuestra que han aprobado esta carta del proyecto. Entonces solo un par de cosas a notar ahora los elementos que he enumerado aquí son solo una sugerencia de qué incluir. Y estas son las cosas que incluyo cuando escribo una carta de proyecto. Pero solo sabes si vas ahí y Google Project Charter, vas a conseguir todo tipo de formas diferentes de una carta de proyectos con diferentes elementos, y puede muy dependiendo de la empresa, la industria y el tipo de proyecto, y podría ser donde trabajas. Tu empresa ya tiene una plantilla de cómo se ve la Carta del Proyecto y cuáles son los elementos de la carta del proyecto. Entonces sólo ten eso en cuenta que esto es sólo una sugerencia. Es una guía, Pero las cosas pueden muy dependiendo de la empresa y la industria y el tipo de proyecto, y sólo se puede escribir una carta de proyecto en un documento de palabras. No tiene que ser nada más complicado que eso. De acuerdo, Entonces después de que la carta del proyecto esté completa y firmada, eso concluye las iniciaciones A's, y ahora estamos listos para comenzar los destinos de planeación. Ahora, antes de entrar en la Lección tres sobre la fase de planeación en el siguiente video, realidad voy a mostrarles cómo es una carta de proyecto terminada para el proyecto de movimiento de edificios . Empezamos en esta lección para que puedas tener una mejor idea de cómo crear una carta de proyectos . 4. Ejemplo de cartas de proyectos: De acuerdo, entonces echemos un vistazo a cómo podría verse un proyecto Carta. Continuamos con el proyecto de movimiento edificable que se describió en la lección anterior. Entonces escribo esto en un documento de Google y para el propósito del proyecto, tomé lo que escribimos para la declaración del problema y la meta del proyecto, y lo combiné, y lo hice el propósito del proyecto, los objetivos del proyecto. Apoyan el propósito del proyecto, el enfoque de alto nivel. Estos son los pasos que definimos en lección a. Entonces simplemente tomé esa información y la copié en la carta del proyecto. El método seleccionado para este proyecto es cascada. Por lo que para un movimiento de construcción, el resultado es bastante conocido. Y los pasos o lineales, generalmente puede proceder un paso tras otro, una fase tras otra. De ahí en este caso, el enfoque de cascada sí funciona. Fechas de inicio y fin del proyecto. Se quiere indicar el's en dos líneas separadas para el proyecto. El inicio es el 1 de junio de 2018 Fin del proyecto con el 30 de enero de 2019 y el hito del proyecto. Por lo que estos son puestos de control. Estas son cosas clave o pasos que hay que hacer que demuestran que estás avanzando. Por lo que para este proyecto, los hitos se producirían un mapa de planta para la nueva ubicación y obtendrían las aprobaciones por parte del gerente de departamento. Revisar la lista de Bender y solicitar propuestas de empresas mudanzas. Preparar y mover horario y preparar un plan de comunicación Así que la entrega bols thes aire salidas reales o entregables que se producirán sus tangibles, sus documentos reales o archivos digitales. O se entregan a alguien o se almacenan en las redes de sus archivos reales. Con las bolas de entrega para este proyecto sería un mapa de piso, un plan de comunicación y un paquete de instrucciones para empleados sobre el nuevo espacio. Los interesados del proyecto son los empleados de los gerentes de departamento. Probablemente deberías enumerar los nombres y títulos reales de los jefes de departamento y el nombre de la empresa de mudanzas. El Gestor de Proyectos. Enumeraría aquí el nombre del gerente del proyecto. El presupuesto del proyecto. Esto es sólo un monto presupuestal de alto nivel. 60 mil. En este punto, no lo estamos rompiendo línea por línea. Eso vendrá más adelante en la fase de planeación, y finalmente terminas la carta del Proyecto con la aceptación del patrocinador, y esto en realidad es una firma física y un nombre impreso y el título del patrocinador del proyecto . Entonces, como mencioné antes, si tu carta de Google Project, obtendrás diferentes formatos y ejemplos de qué incluir. Entonces usa esto como guía y solo debes saber que tal vez tengas que ajustarlo para que se adapte a las necesidades específicas de tu proyecto. Ahora he proporcionado un enlace de acceso BJU a esta carta de proyectos en la sección de notas de este video. Entonces para acceder a ella, solo tienes que ir al pasador de empuje que ves en la parte inferior de la pantalla. Es un icono del hombre de empuje. Si haces click en ese ícono que abrirá la sección de notas y habrá un enlace a este doc de Google, será acceso de vista, y de esa forma podrás referirlo más adelante cuando estés construyendo tu carta de proyectos y nosotros quieren saber cómo diseñarlo. De acuerdo, entonces hemos terminado bahías de iniciación y ahora estamos listos para iniciar la fase de planeación en la siguiente lección. 5. Lección 3: descripción de la fase de planificación: De acuerdo, entonces ya estamos listos para iniciar la fase de planeación. Después de que la carta del proyecto esté completa y firmada, la fase de planeación está lista para comenzar. Por lo que aquí se presenta un panorama general de lo que ocurre durante la fase de planificación. Durante el espacio se crea un documento de alcance del proyecto. A esto también se le conoce como declaración de trabajo o se lleva a cabo reunión S O W. Kickoff. Hay un requerimiento de recolección, uh, función. Después se crea la estructura de desglose del trabajo, también llamada WBS. Después se crea un plan de proyecto. Se crea un presupuesto de proyecto, se desarrolla un plan de comunicación y se desarrolla un plan de gestión de riesgos. Ahora, como pueden ver, hay muchas actividades que suceden durante esta fase de planeación. Y vamos a cavar profundamente en cada una de estas en las próximas lecciones. 6. Lección 3.1: Scope del proyecto / declaración de trabajo: en esta lección pasará por encima del alcance del proyecto o declaración de trabajo. Entonces, ¿qué es un proyecto alcance de declaración de trabajo? Escucharás ambos términos siendo utilizados Alcance del proyecto, declaración de trabajo o S O W. Todos estos términos se refieren al mismo documento y se utilizan indistintamente ahora. Alcance del proyecto La reafirmación del trabajo es una explicación detallada del trabajo que se necesita realizar para completar con éxito el proyecto. Piensa en esto como un contrato detalla todo lo que se necesita hacer, y debes gestionar este proyecto en base al alcance del proyecto y lo que hay en él. Entonces si un cliente de repente te pedirá que se complete un trabajo adicional, eso va más allá de lo que se establece en el documento de alcance que se conoce como alcance, creep, y como gerente de proyecto debes tener presente eso. Y en realidad puedes empujar hacia atrás al cliente, haciéndoles saber que lo que están pidiendo está más allá del alcance de este proyecto. Y eso es algo de lo que probablemente quieras tener una discusión diferente. Y tal vez eso se convierta en un proyecto adicional donde abordan ese trabajo adicional por hacer . Pero no se puede hacer necesariamente en este proyecto, su proyecto. Entonces no tengas miedo de empujar hacia atrás. Si te encuentras con instancias donde te enfrentas con alcance, arrastra. Entonces qué incluir en el S. O. W. Entonces vas a tener la descripción del proyecto, los criterios de aceptación del proyecto, que básicamente son solo condiciones específicas que deben cumplirse antes de que el proyecto sea considerado completo. El proyecto entrega la descripción del trabajo a realizar. Esto puede ser bastante detallado. Cualquier limitación que pudiera enfrentar el proyecto, como Tal vez el proyecto necesita ser completado en Lee durante el veraneo u Onley durante, ya sabes, octubre y noviembre antes, um, ya sabes, el año se cierra o algo así. Entonces, ¿te gustaría disponer alguna limitación específica que necesites para gestionar este proyecto por si quieres enumerar a los miembros de tu equipo de proyecto y jugadores clave? Ah, los principales interesados. Y entonces, por supuesto, siempre se quiere enumerar lo que está fuera de alcance y esto se remonta a ese creep alcance. Por lo que quieres asegurarte si alguien quiere, por ejemplo, por ejemplo, el proyecto de mudanza de edificio. Si nos estamos moviendo de un lugar a otro en. Entonces el cliente de repente dice: Oye, Oye, ya te estás moviendo ya sabes, X número de personas a este lugar. ¿ Podemos agregar una mudanza más a un lugar que está en, ya sabes, alto Manhattan? Eso es algo que estaría fuera de habla para este proyecto, e incluso podrías poner en tu documento de alcance. Este proyecto se limita únicamente a trasladarse de Park Avenue a Greenwich Street, y otros barriados de la zona de Manhattan no están incluidos en este proyecto, por lo que lo expone muy claramente. Y como puede ver, muchos elementos que se incluyen en el ámbito del proyecto provienen directamente de la carta del Proyecto en la misma forma en que se redactó la carta del proyecto. En realidad se puede escribir el alcance del proyecto, y era documento o en un documento de Google y en un formato muy similar al ejemplo de carta del Proyecto que se compartió anteriormente. No tendrás una aceptación de patrocinador o un registro necesariamente en esto, aunque de nuevo podrías. Realmente depende del proyecto. Depende de la empresa. Depende de la industria, y como dije antes, muchas veces un alcance de proyecto se ve como un contrato por lo que podría haber firmas ahí también. Simplemente depende. Entonces de nuevo, estos elementos de aire que uso cuando estoy escribiendo un alcance de proyecto y solo ten en cuenta que si sales por ahí en Google Project, por lo que puede que tengas diferentes elementos que se incluyen, y realmente sí depende sobre la industria y la empresa y el tipo de proyecto. Así que ten todo eso en consideración ya que estás escribiendo tu carta de proyecto y también sepas que tu propia empresa puede tener una plantilla que usan para, ah, documento de alcance, y eso es algo que querrías seguir como bien. 7. Lección 3.2: reunión de lanzamiento: una vez creado el alcance del proyecto RSO W, el siguiente paso es tener una reunión de lanzamiento con tu equipo. Si se trata de un proyecto de consultoría de clientes, probablemente quieras tener que escoger las reuniones, una que sea interna con tu equipo de proyecto y una 2da 1 que involucra a jugadores clave de tu equipo interno de proyecto así como con tu eres cliente Project equipo. Entonces, ¿por qué tener una reunión de lanzamiento? Bueno, el propósito de una reunión de lanzamiento es lanzar oficialmente el proyecto con los integrantes del equipo del proyecto , tanto internos como con el cliente. Se pone al equipo del proyecto entusiasmado y energizado con respecto al proyecto. Establece un propósito común, y establece el equipo de liderazgo. Ahora aquí tienes un ejemplo de lo que podrías querer incluir en tu agenda de reunión de inicio y estos temas. Mayberry, dependiendo de la naturaleza de tu proyecto. Entonces este es solo un chico que definitivamente quieres presentar a los miembros del equipo del proyecto. Se desea proporcionar una descripción del proyecto, el propósito y la meta. Se quiere decir quiénes son los integrantes clave del equipo del proyecto y cuáles son sus reglas específicas. Proporcionar el cronograma del proyecto, la fecha de inicio y finalización y el plan de proyecto de alto nivel establecen lo que los entregables del proyecto y los resultados son estados con los factores clave de éxito son cuáles son los riesgos potenciales que pueden surgir y cómo ellos debería manejarlo? ¿ Cuál es el plan de comunicación? Cómo se necesitan reuniones de estado Maney, actualizaciones por correo electrónico etcétera. Y luego, finalmente, por supuesto, quieres cerrar tu reunión con una sesión Q y A, permitiendo que los integrantes del equipo hagan preguntas relevantes sobre el proyecto como te darás cuenta. Mucha de esta información ya fue creada en la Carta del Proyecto y en el documento de Alcance del Proyecto por lo que solo podrías sacar esa información que ya tienes en tu agenda de reunión de lanzamiento y relacionar esa información proyecto de dos años. Ahora, una vez hecha la reunión de lanzamiento, comenzamos con la fase de recolección de requerimientos, que es la siguiente lección. 8. Lección 3.3: requisitos: después de que se haga el alcance del proyecto Carta y la reunión de inicio, el siguiente paso es reunir requisitos. Qué es requisitos Reunión Es el proceso de recolección de información que ayuda a cumplir los objetivos del proyecto. Para tener éxito, los requisitos deben ser claros, inequívocos y específicos. Ahora este cómic de Dilbert muestra un tú humorístico de lo que sucede cuando los requisitos no se reúnen adecuadamente. Pero en el mundo real, cuando los requisitos no se reúnen adecuadamente, no obtendrás los resultados y los resultados que necesitas para que tu proyecto sea un éxito. Reunir requisitos es un paso crítico para cualquier proyecto y no debe pasarse por alto ni precipitarse. Es mejor dedicar tiempo adicional a reunir los requisitos adecuados y asegurarse que todos estén de acuerdo con estos requisitos antes de continuar construyendo los entregables del proyecto. Por lo que existen tres tipos de requisitos. Tienes requisitos de negocio, requisitos usuario y requisitos del sistema, también llamados requisitos técnicos. Entonces, ¿qué significa esto? Por lo que los requerimientos del negocio son generalmente de nivel superior. Es como una declaración de alto nivel que describe lo que se requiere desde una perspectiva empresarial. En realidad podría repetir esto desde su carta de proyecto o alcance del proyecto requisitos del usuario son qué actividades el usuario debe poder realizar para este proyecto en cuanto a los bols de entrega. Y luego finalmente tienes requisitos del sistema, que también se llama requisitos técnicos. Describe el comportamiento de lo que se espera que haga un sistema. Por ejemplo, puede ser necesario que un sistema imprima el informe de estimación de costos una vez que se haga clic en el botón hecho , por lo que se trataría de un sistema o requisito técnico. De acuerdo, entonces, ¿cómo se reúne requisito? Es bastante simple. Una de las mejores formas es tener una entrevista presencial o telefónica con el experto en materia o colarse. Se quiere redactar con anticipación una lista de preguntas. Tendrás que entender qué es este rollo de rodillas, qué equipos manejan y qué hace su equipo. Y dependiendo de la naturaleza del proyecto, querrás hacer preguntas adicionales para destapar temas en el proceso, identificar áreas para mejorar, entender cuáles son sus puntos de dolor y lo que realmente está funcionando bien. Aproveche esta oportunidad para cavar a fondo y entender realmente cuál es el estado actual y si es dentro de su propia empresa o en la empresa de un cliente, y otra forma de recolectar requisitos es mediante el uso de una encuesta. Este enfoque es bueno cuando se quiere reunir requisitos de un grupo grande. Ahora. El inconveniente de este método es que es posible que no te involucres al 100%, y es probable que tengas que gastar unos recordatorios a los participantes con el fin completar el servicio. Ahora, finalmente, 1/3 forma de reunir requisito a simplemente a través de la información. Este método es apropiado para un producto de los proyectos de mejora donde realmente observa dónde está sucediendo la ineficiencia y se puede anotar uno de los requisitos necesarios para hacer mejor este proceso. Por ejemplo, recientemente manejaba un programa de capacitación en vivo, y observé que los arreglos de asientos para los participantes en las mesas estaban demasiado congestionados. Por lo que ese sería uno de mis requisitos para este proyecto para asegurar que el espaciado entre las mesas, si es suficiente para que la gente pueda caminar y mejorar el entorno de aprendizaje general . Por lo que la próxima vez que sí administre un programa de capacitación en vivo, agregaré esto a mi lista de requisitos y me aseguraré de que esté corregido. En términos generales, es probable que utilice una combinación de estos métodos para obtener una colección completa de requisitos. Y por último, una vez que haya reunido todos sus requisitos y los haya documentado, asegúrese de obtener aprobaciones del Patrocinador del Proyecto y Stakeholder del Proyecto para asegurarse que todos están de acuerdo con estos requisitos recolectados. Ahora una gran parte de la gestión de proyectos es la documentación. Entonces, ¿cómo documenta mejor los requisitos? Hay diferentes formas, y una vez más, si recolectas los requisitos de Google, obtendrás muchos formatos y resultados diferentes. Mi forma preferida es documentar en Excel o una hoja de Google. Como se puede ver, es directo y sencillo. Esta es una hoja de Google, y aquí se puede ver tengo el nombre del proyecto, que está construyendo sobre el ejemplo del proyecto de movimiento de edificación. Por lo que el nombre del proyecto es Golding. Muévete de Park Avenue a Greenwich Street, y tienes la descripción del requisito, el tipo de requisito y el formato sobre cómo recojo en la información. De acuerdo, entonces esta plantilla en realidad te he proporcionado esto como un PDF. Y si haces clic en el icono de push pin en la parte inferior de este video, está en la sección de notas y podrás acceder a esto, PDF y luego construir tus propios requisitos de negocio. Plantilla Basada en esto. Ahora, si no ves el icono de push pin de inmediato, solo asegúrate de pasar el cursor sobre la parte inferior del video y ese panel de menú aparecerá y verás el icono de push pin. 9. Lección 3.4: estructura de desglosado de trabajo (WBS): esta lección es sobre el trabajo. Estructura de desglose también llamada WBS. Ahora echa un vistazo a esta diapositiva. ¿ Qué te dice? Mira cómo está estructurado y escrito. Voy a hacer una pausa aquí para darte un minuto para leer y absorber la información. Espero que lo que hayas notado sea que esto proporcione un plan paso a paso sobre cómo gestionar un proyecto de mudanza. Y específicamente, es el proyecto de movimiento bancario que discutimos al inicio de esta corte. Ahora esto se conoce como una estructura de desglose de trabajo, o WBS. Entonces, ¿qué es? Se trata de una representación visual y una herramienta de planificación de proyectos que organiza las tareas del proyecto en mandriles manejables. Ahora bien, ¿cuáles son los beneficios de un WBS? Bueno, es más fácil estimar el tiempo y el costo para trozos de trabajo más pequeños. Es más fácil asignar miembros adolescentes de trabajo a una tarea y al romper el trabajo en trozos más pequeños , yuk desfacturó puntos de control en tu proyecto que te permite medir el progreso después de que el WBS haya creado. A continuación, puede utilizar esta información para crear un club de proyectos. Este tipo de WBS se conoce como una estructura de desglose del trabajo lineal, y una estructura de desglose del trabajo tiene dos componentes. Ahí hay un nivel de resumen y paquetes de trabajo. Ahora el nivel de resumen es exactamente cómo suena. Es el paso de alto nivel que hay que hacer, y los paquetes de trabajo proporcionan los pasos de detalle para apoyar ese paso de alto nivel. Como puedes ver, tener un WPS proporciona un camino claro sobre cómo gestionar e implementar tu proyecto. Muy bien, entonces otro estilo de WBS se conoce como estructura gráfica de desglose de trabajo, y esto proporciona más de una representación visual de todas las pruebas que hay que hacer. Es similar a la estructura de desglose del trabajo lineal, ya que hay un nivel de resumen y un paquete de trabajo también. Es sólo, uh sólo representaba de manera diferente. Simplemente es gráfico. Se ve diferente. De acuerdo, entonces ahora es tu turno de practicar. ¿ Cómo sería el WBS para crear un juguete you para niños de 5 a 8 años? Se puede dibujar su gráfico el BBS en papel y publicado en el tablero de discusión. También puedes crear esto en power point también. Entonces piensa en cuál sería el índice tecnológico de nivel sumario, ¿ Y cuáles serían los paquetes de trabajo? Entonces tómate unos minutos y piensa en eso y solo ten en cuenta. No hay una manera correcta de crear este WBS. Pero sí tengo un formato sugerido para cómo podría verse esto en las próximas diapositivas. De acuerdo, así que este es un ejemplo de cómo podría verse esta EDT. Y puedes ver que tienes la tarea de nivel de resumen, que es 1.11 punto 21.31 punto 41.5 y 1.6, y tienes los muchos paquetes de trabajo, como el 1.1 punto 11.1 punto dos etcétera. Entonces, nuevo, no solo hay una forma de crear este EDT, sino comparar lo que creaste con esto y ver si tienes algo similar. Ahora. Esto también se publica como PDF en la sección de notas. Para este video, basta con hacer clic en el icono de push pin para acceder a las redes. 10. Lección 3.5: el plan de proyecto: una vez completadas las estructuras de desglose del trabajo, ya estás listo para iniciar el plan del proyecto. En primer lugar, comparemos el WBS con el plan del proyecto, por lo que el WBS es una herramienta que puede ayudarte a construir un plan de proyecto. Ah, el nivel de resumen y los paquetes de trabajo son tarea del proyecto que se alimentan a la derecha en su plan de proyecto , pero no siempre es necesario tener tanto el WBS como un plan de proyecto. No obstante, recomiendo que te tomes el tiempo para crear tanto WBS como un plan de proyecto porque tener un WBS terminado primero hace mucho más fácil crear el plan del proyecto. Pero el plan del proyecto, por supuesto, es muy, muy crítico, y como gerente de proyecto, debes poder gestionar tu proyecto en base a este plan de proyecto. Ahora, las limitaciones del WBS son que no incluye límites de tiempo, dependencias o roles asignados, lo que dificulta la gestión del progreso del proceso de tareas específicas. Y como gerente de proyecto, realmente necesitas estar al tanto de cuándo tarea o hacer cuál es el marco de tiempo para completar la tarea y quién fue el responsable de la tarea. También necesitas conocer las dependencias porque A veces una tarea necesita ser completada primero antes de que pueda comenzar la siguiente. Y si hay algún retraso, que estar al tanto de eso, y hay que gestionarlo de manera efectiva. El plan del proyecto es mucho más detallado y grandeza, así que echemos un vistazo a este plan del proyecto. ¿ De acuerdo? Se puede construir un plan de proyecto en hojas de Excel o Google. Normalmente lo construyo en excel y en un mínimo desnudo. Esto es lo que debes incluir en tu proyecto. Planificar el miembro de la tarea. Y si creaste un WBS, este es el mismo número de tarea que estaba en el WBS. La descripción de la tarea, que en realidad es solo una descripción de lo que quieres que se complete. La fecha de inicio la fecha de finalización prevista, la fecha de finalización real por lo que tendrás una fecha de inicio y luego probablemente pensarás que OK se va a completar en una semana. Pero entonces sucede la realidad. A veces hay retrasos o algo sucede donde no puedes completarlo cuando esperabas hacerlo. Por lo que también desea realizar un seguimiento de la fecha de finalización real. Esto es solo una buena práctica para propósitos de planeación con fines de seguimiento, solo para que sepas si este proyecto se repitiera o algo similar se repitiera, tendrías los datos que luego puedes ser más precisos con tu fecha de inicio y fechas de finalización. Se desea incluir dependencias aquí ahora. No todas las tareas van a tener una dependencia, pero a alguna tarea le podría gustar. Podría ser que necesites completar una determinada tarea antes de poder iniciar otra, y quieres tomar nota de la dependencia para que sepas, si esa primera tarea se retrasa, también va a retrasar otra tarea. Se quiere enumerar por nombre quién es el responsable para esa tarea en particular. Entonces de nuevo, cuando estás gestionando tu equipo y manejando la prueba, cuando asignas una tarea a una persona, siempre puedes volver atrás y seguir ese progreso con esa persona y averiguar, como específicamente, si hay algún retraso o por qué no se completa a tiempo y lo contrario también, si se completa a tiempo, sabrás que esa persona podría ser confiable y completa todas las tareas asignadas un asunto oportuno. Se quiere tener una columna de estado ahí dentro, que es simplemente indicar si la tarea está en curso, terminada o retrasada. Y también debes tener una columna Notas, que es realmente de nuevo notas adicionales para ti como gerente de proyecto. Entonces ya sabes por qué algo se ha retrasado o, ya sabes, cualquier tipo de temas que surjan o aunque esté terminado, quizá quieras hacer una nota especial sobre algo en eso con esa tarea. De acuerdo, entonces vamos a echar un vistazo al plan del proyecto con más detalle en el siguiente video. 11. Ejemplo de plan de proyecto: ahora creé este plan de proyecto en Excel. Como mencioné en la lección anterior, puedes crear un plan de proyecto en Hojas de cálculo de Google también puedes crear un plan de proyecto en Hojas de cálculo de Google. No recomiendo crear Project Plan Inward o Google Doc, una hoja de cálculo de Excel o una hoja de Google. Definitivamente es más adecuado para un plan de proyecto. También creo en crear un plan de proyecto muy detallado y me ayuda a gestionar la finalización de la prueba y seguir el progreso de manera más eficiente. lo que este es un ejemplo de un plan de proyecto para el proyecto de mudanza de edificios de Park Avenue a Greenwich Street. Ahora bien, si recuerdas en la lección anterior sobre WBS, te mostré un WBS lineal, y esa información ha sido sacada directamente a este proyecto. Los planes al número de tarea y la descripción de la tarea vinieron directamente de los s W. B, y se pueden ver las tareas de nivel de resumen que están sombreadas en gris. El 1.2 punto 3.0 y 4.0, es decir un nivel de resumen, y estas tareas detalladas 1.11 punto 21.3 etcétera. Estos son los paquetes de trabajo, y te darás cuenta aquí hay una fecha de inicio y finalización prevista en una fecha de finalización real . Um, así que obviamente la fecha de inicio es cuando estás planeando iniciar las tareas específicas y la finalización esperada es cuando crees que ha sido un completo. Pero también se debe documentar la finalización real. Siempre es bueno saber si hay algún retraso o las cosas no empiezan. Las cosas no terminan cuando crees que van a terminar. Debes rastrear eso para que sepas cuál fue la finalización esperada y cuál es la finalización real waas y nada de lo que notarás. En este nivel de resumen, tienes la fecha de inicio y finalización prevista. Es como un alcance más largo. Y luego dentro de eso todas estas tareas paquete de trabajo. Todas las pruebas más pequeñas en la tarea de detalle dentro de ese nivel de resumen deben completarse dentro de ese plazo que usted indicó. Por lo que preparan capa de nuevo espacio de oficina, que tiene una fecha de inicio del primero de agosto y espera que se concluya el 31 de agosto. Todas estas tareas individuales deben hacerse antes del 31 de agosto y verás aquí que son diferentes fechas de inicio y fin, y eso está bien. Y algunos de ellos tienen algunas de las tareas suceden al mismo tiempo. Eso está bien, um, así que sólo depende. Podría asignarse a diferentes personas, pero sólo sepan que debe tener completo dentro de este rango. Y también debes documentar la fecha de finalización real que verás aquí esta columna para las dependencias. Entonces en este caso, como no todas las tareas van a tener una dependencia. Simplemente dependerá. Por lo que en este caso particular, 1.3 depende de 1.2 terminar primero. Entonces si hay algún retraso con 1.2, entonces va a impactar no sólo 1.2, sino que también ha sido impacto 1.3 y cualquier otra tarea que pudiera depender de él. Entonces, como lo mismo aquí. Preparar, mover presupuesto. Esto depende de 1.5 terminar primero. Entonces, como gerente de proyecto, realmente quieres saber qué tareas dependen de la otra para que nuevamente puedas manejarlo mejor y luego controlar mejor el resultado también. Definitivamente debes saber cuáles son las dependencias y poder ajustar las fechas según sea necesario en función de esas dependencias. Otra columna que debes tener es la responsabilidad. Ahora debes tener que poner el nombre de la persona aquí no ahí solo su título o rol, como tienes que asignar una tarea a una persona específica. Y de esta manera es mucho más fácil para ti manejar si esta tarea es completada por esa persona, si hay algún retraso, cuál es la razón de los retrasos son tan definitivamente un signo de una tarea en persona. A continuación, tienes estatus, y te recomiendo podrías elegir entre tres estatus que vas a tener completado y vas a tener en progreso. O se retrasará ahora, los que más atención le prestarás a nuestro cualquier cosa que se retrase. Si está en progreso y parece que se está completando a tiempo, entonces eso está bien. Simplemente puedes marcar eso, y luego una vez que se complete, puedes cambiarlo a completado. Y por supuesto, cualquier cosa que esté terminada está bien como está. Entonces realmente, tu preocupación es por cualquier cosa que se retrase, Um, y en la columna Notas, deberías documentar usos columna para documentar información. Ah, mucha gestión de proyectos se trata realmente de tener una documentación realmente buena para que tengas tus notas y sepas exactamente lo que está pasando con todo lo relacionado con el proyecto. por lo que en criado cualquier cosa se retrasa. Definitivamente debes tener una nota de por qué se retrasa o cuál es la razón. Pero ya sabes, también puedes agregar notas para cualquier cosa que esté en curso y cualquier nota relevante para cualquier tarea que también se complete. Así que definitivamente. Um, haz uso de estas notas para ayudarte a rastrear el proyecto de manera más eficiente y de mejor manera . Por lo que esta plantilla está disponible para ti como PDF. Ah, se adjunta como nota a este video. Por lo que si hace clic en el pasador de empuje en la parte inferior del video, tendrá acceso a este documento pdf. Tendrás que recrear en Excel o en la hoja de Google, pero eso está bien. Tendrás el pdf que podrás seguir. Y realmente te recomiendo encarecidamente que utilices este tipo de plan de proyecto. Um, y piensa como cualquier proyecto en el que estés trabajando actualmente o podrías estar trabajando en él aquí en el futuro, y te sugiero encarecidamente que utilices este plan para ayudarte a gestionar el proyecto 12. Lección 3.6: el presupuesto de proyectos: esta lección es sobre el presupuesto del proyecto. Por lo que el presupuesto del proyecto es una herramienta que es utilizada por el gerente del proyecto para estimar el costo total del proyecto y para realizar un seguimiento de los gastos. Incluye cosas como costos de mano de obra, honorarios insultantes, materiales, gastos de viaje, otros costos directos, una causa relacionada con el proyecto en curso. Ahora el presupuesto del proyecto no es estático. Se trata de un documento dinámico que se actualiza continuamente a lo largo del curso del proyecto Now. En un principio, el propósito del proyecto es permitir que el gerente del proyecto determine cuánto es probable que costará el proyecto. Y a lo largo del proyecto, permite a un gerente de proyecto realizar un seguimiento del progreso y ver si el proyecto está o no por debajo o por encima del presupuesto. Ahora recuerda en lección a Durante los días de iniciaciones creamos una carta de proyecto, y en esa carta de proyecto, había una línea para el presupuesto general. Entonces cuando estés creando ni un presupuesto de proyecto detallado, recuerda que debe empatar a ese número general del presupuesto y no debes repasarlo Ahora. Si sí repasas el presupuesto y necesitas fondos adicionales, esa es una conversación a tener con el patrocinador del proyecto. El patrocinador del proyecto tendrá que autorizar el uso de fondos adicionales y en realidad dar el dinero. Y esta conversación puede no ir muy bien, sobre todo si los fondos han sido mal gestionados por el gerente del proyecto. De hecho, los jefes de proyecto pueden ser despedidos si el proyecto está por encima del presupuesto, especialmente para esos proyectos a gran escala, multiples de 1 millón de dólares. Al finalizar este curso, les compartiré un caso de estudio que muestra un ejemplo de un proyecto mal administrado. De acuerdo, así que administrar un presupuesto de proyecto puede ser muy desalentador, sobre todo si eres tú jefe de proyecto con poca experiencia. Entonces aquí te dejamos un desglose de algunos de los gastos mayores a incluir en tu presupuesto de proyecto. Se quiere incluir definitivamente la compensación de los empleados. Por lo que se trata de salarios, salarios, tiempo completo y tiempo parcial y empleados temporales que estuvieron involucrados en este proyecto. ¿ Algún servicio de contratación como consultores o cualquier otro tipo de ayuda temporal que necesites para este proyecto? Equipo y suministros. Se trata sólo de suministros de oficina, copias publicadas, teléfono, computadoras, equipo, preparar, fax, cualquier cosa que pienses que esté relacionada con este proyecto. Definitivamente querrías poner eso en el presupuesto. Cualquier gasto relacionado con el viaje otra vez. Tiene que estar relacionado con el proyecto, pero los viajes aéreos, pero los viajes aéreos los gastos fuera de la ciudad, los taxis de estacionamiento de conferencias, comidas y él relacionado con el proyecto pasarían por debajo de los gastos relacionados con viajes. Y entonces, por supuesto, también deberías tener gastos generales o indirectos. Por lo que solo uno de los costos operativos y administrativos del día a día que podrían incluirse en su presupuesto. Y probablemente quieras tener una línea para contingencia también. Um, solo para asegurarte de que, ya sabes, en caso de que necesites algunos fondos extra para algo, tienes una línea de pedido ahí dentro que puedes entrar a ese cubo para conseguir vagos extra. Esto no es para si estás, como, realmente por encima del presupuesto, necesitarías volver al patrocinador del proyecto. Pero si tienes una partida de línea de contingencia ahí dentro y hay un par de cosas que podrías usar para cubrir gastos, adelante y pon esa línea en tu presupuesto. De acuerdo, entonces en el siguiente video, voy a pasar por un ejemplo de cómo se ve un presupuesto de proyecto y cómo se debe crear en Do solo debes saber que siempre debes crear un presupuesto de proyecto en Excel o en Hojas de Google para que puedas hacer uso de las funciones de cálculo en esos Softwares. Por lo que en el siguiente video, te guiaré por este ejemplo Proyecto de J. 13. Ejemplo de proyecto: aquí hay un ejemplo de una plantilla de presupuesto de proyecto. Se cuenta con una sección para el sueldo y prestaciones y también una sección para otros gastos y en la parte superior, se puede escribir en el proyecto, Nombrar el proyecto, fecha de inicio y proyecto y fecha. Ahora, en cualquier lugar donde veas el azulado oscuro y las áreas sombreadas azulado claro. Esta es en realidad una fórmula. Es una fórmula alguna. Entonces no quieres, um, teclear um, ningún número en esta zona y lo mismo con el amarillo resaltado recto. Esta también es una fórmula alguna aquí dentro también. Así que asegúrate de no escribir ninguno de tus números en esta parte donde sí quieres escribir en tus números de presupuesto está en cualquier lugar de estas partidas de línea. Uh, y puede que tengas que romper tu presupuesto así. No lo he hecho por mes, pero tal vez si eres Brett tu proyecto es, o seis semanas u ocho semanas podrías realmente romperlo por una semana. Si es necesario. Es posible que tengas que hacer algunos ajustes, por lo que esta plantilla IHS agregó a la sección de notas de este video. Basta con hacer click en el icono de push pin y tendrás acceso a esta versión de Excel de la plantilla, así como a una versión en PDF. Por lo que de nuevo puedes seguir adelante y crear esto. Puedes usar la plantilla si ya estás en. Xlu usa plantilla ajustada según lo necesites, um, y entrarías dondequiera que veas el área blanca. Aquí, ingresarías tus números de presupuesto. O puedes recrear esto en una sola hoja. Si ese es tu método preferido, o incluso simplemente recrea esto en él y otro archivo de Excel. Definitivamente quieres apegarte a usar hojas de Excel o Google y no tratar de hacer un presupuesto en palabra o cualquier otro tipo de software. Excel es la mejor herramienta para usar. 14. Lección 3.7: Plan de comunicación: una gran parte de ser un buen gestor de proyectos es una comunicación fuerte. Tanto escrita como verbal La comunicación es crítica porque esto forma parte de tu documentación y te ayuda a mantenerte al tanto y gestionar el progreso de un proyecto. Entonces, primero entendamos qué es un plan de comunicación de proyecto. Proporciona un plan de alto nivel o un enfoque sobre los requisitos generales de comunicación para su proyecto. Por lo que un plan de comunicación debe incluir los planes propósito las metas y objetivos, roles de comunicación, herramientas y métodos de comunicación e identificar a alto nivel los tipos de mensajes de comunicación de proyectos que enviarás enviar a lo largo del proyecto. Ahora algunos puntos a tener en cuenta. Un plan de comunicación no es estático. Es algo que debe actualizarse constantemente. Y, uh, debes reunir insumos de tus grupos de interés para asegurar que la planta sea actual e integral, y es integral, posible que tengas que hacer cambios en el plan a medida que avanza el proyecto. Entonces no creo que una vez que tengas el plan, hayas terminado y no tengas que volver a visitarlo. Siempre debes mirarlo y ver cómo puedes cambiarlo y modificarlo para que sea muy relevante y actual para tu proyecto. De acuerdo, entonces ahora profundizemos en cada uno de estos elementos del plan de comunicación. Entonces el propósito del plan. Esta es una descripción de alto nivel del plan de comunicación, por qué existe y cómo implementarás el plan en tu proyecto, tus metas y objetivos. Entonces esto es lo que vas a definir. Al igual, ¿qué esperas al lograr qué efecto logrado al comunicar Algunos ejemplos de metas del plan de comunicación podrían ser un mayor conocimiento sobre el proyecto. Crear un diálogo entre los empleados y las partes interesadas brindan oportunidades de retroalimentación y grupos de interesados ahora el papel de comunicación. Por lo que solo ten en cuenta las comunicaciones van a venir de más de una persona durante el transcurso de tu proyecto. Por lo que hay que definir claramente todas esas reglas y el tipo de comunicación de la que son responsables. Por ejemplo, un patrocinador del proyecto podría proporcionar una actualización mensual a todo el equipo del proyecto, donde, como gerente del proyecto podría proporcionar actualizaciones semanales a los principales interesados y miembros clave del equipo . Otros roles que también podrían comunicar durante el transcurso del proyecto son el equipo de liderazgo y Dirección, el Comité Directivo, el jefe del proyecto y los miembros del equipo del Proyecto. También quieres pensar en cuáles son las herramientas y métodos de comunicación que usarás , por lo que siempre debes tener en cuenta al receptor a la hora de decidir qué herramientas usar. Y aquí hay algunos ejemplos de herramientas y métodos a los que puedes enviar resúmenes de reuniones. Se puede enviar un informe de estado, un boletín informativo. Se puede hacer una presentación formal. Se puede enviar un enlace de encuesta. Ah, podrías tener una página Web en un sitio de Internet o intranet. Podrás tener reuniones informales de grupos pequeños, o incluso podrías tener talleres de almuerzo en bolsa marrón como otra forma de comunicarte sobre el proyecto. Por lo que finalmente, quiere identificar a un alto nivel los tipos de mensajes de comunicación del proyecto para que pueda crear una matriz make o una infografía que muestre claramente el tipo de comunicación, el tipo de método de entrega, su frecuencia y el público que el papel y el papel que lo posee. Entonces quiero mostrarles algunos ejemplos de lo que quiero decir con todo esto. De acuerdo, así que esta es una infografía realmente agradable. En primer lugar, es muy atractivo visualmente, ¿verdad? Es fácil de leer, fácil de seguir. Tienes líneas de responsabilidad claras. Sé cuál es el tipo de mensaje que va a ser. Conozco el horario. Podía ver el método de entrega que puedo ver a través de estos tipos de comunicación son de y luego a quién está destinado el público. Por lo que es una manera realmente genial de plan de comunicación documental es tener una visual de infografías visuales como esta. Ahora bien, si no tienes una, uh, infografía, también puedes crear una matriz de comunicaciones. Ahora bien, esto puede no ser tan visualmente atractivo como la infografía, pero sigue siendo muy funcional. Sigue sirviendo al propósito. Establece claramente cuál es el tipo de comunicación, cuál es el objetivo de la comunicación, cómo se van a entregar las comunicaciones, la frecuencia, quién es el público, quién es el dueño de esta comunicación. Ya sabes cuál será la entrega y cuál será el formato? Por lo que tener una matriz como esta también te dirá muy claramente qué tipo de comunicación estás enviando a quién y con qué frecuencia y quién es el responsable. Entonces lo que he hecho es que en realidad te he proporcionado una plantilla para una matriz de comunicación de proyecto . Creé esto en Hojas de cálculo de Google y he guardado como archivo PDF, y esto se adjunta a la sección de notas de esta lección. Basta con hacer click en el empuje de la Nikon para ver las notas que están relacionadas con esta lección. Entonces como puedes ver, tienes la primera columna, que es un tipo de comunicación, Así que ejemplos de eso serían 18 informe de estado. A lo mejor es una reunión de 30 minutos, 30 minutos de pie. Um, podría ser una mini presentación. El siguiente columna es el objetivo o el tema de la comunicación. ¿ Cuál es el objetivo de la pequeña niña de este mensaje? El tipo de mensaje. ¿ Estás enviando un correo electrónico? ¿ Estás teniendo una reunión? ¿ Eso es cara a cara? ¿ Esa es una conferencia telefónica es un video chat? En realidad se puede indicar qué tipo de mensaje es la frecuencia. ¿ Con qué frecuencia estás enviando este mensaje? ¿ Es semanal Mensual? Bi semanal. El público. ¿ Quién va a recibir esta comunicación porque todas las comunicaciones no van a salir a todos, verdad? No tienes que enviar cada comunicación a todos los involucrados. Tienes que decidir quién consigue qué comunicación. El propietario que se encargó de enviar la comunicación. Puede ser el encargado del proyecto. Podría ser el patrocinador del proyecto. Podría ser alguien en el equipo del proyecto. No tiene que ser una sola persona enviando toda la comunicación. Se puede dispersar a otros integrantes del equipo y, um, el formato. ¿ Al igual que qué? ¿ En qué tipo de formato no se va a enviar? ¿ Es como un documento de palabra? ¿ Es un correo electrónico? Um, tienes que decidir qué tipo de formato es. Por lo que de nuevo, esta plantilla está disponible para ti. Está en la sección de notas de esta lección. 15. Lección 3.8: Plan de gestión de riesgos: el expediente. Parte de la fase de planeación es desarrollar un plan de gestión de riesgos sin importar lo bien que planees tu proyecto. 10. Encuentran problemas inesperados. Los miembros del equipo tienden a enfermarse o renunciar a los recursos que esperabas pueden ya no estar disponibles. Podría haber temas relacionados con el clima que pongan un alto a tu proyecto. Los cambios de política económica y gubernamental pueden afectar a tu proyecto también. Entonces, ¿eso significa que estás indefenso frente a problemas desconocidos? No, ese no es el caso. Se puede desarrollar un plan de gestión de riesgos para identificar los problemas potenciales que pudieran surgir impacto potencial del analizador y decidir qué medidas debe tomar para evitar que se produzca el descanso o minimizar el impacto si se producen. Por supuesto, no hay garantías, no importa cuánto planees para el riesgo, las cosas siempre pueden salir mal. Pero tener un plan de gestión de riesgos en marcha te ayudará a navegar por el riesgo inesperado y te ayudará a manejarlo mejor. Entonces echemos un vistazo a cómo es un plan de gestión de riesgos. Por lo tanto, pasos en un plan de gestión de riesgos. El primer paso es la identificación de riesgos. Esto significa que debes crear una lista de riesgos potenciales y evaluar la probabilidad de que esas cosas puedan suceder. El segundo paso es la evaluación de riesgos. Evaluar cada riesgo en función de la probabilidad de que ocurra un evento de riesgo y la pérdida potencial asociada a él. Tenga en cuenta que no todos los riesgos son iguales, y debe decidir para su proyecto el valor Qué riesgo es el más perjudicial para su proyecto. El paso tres es la mitigación del riesgo. Después del riesgo, se ha identificado y evaluado. Se debe desarrollar un plan de mitigación, que es un plan para reducir el impacto del evento inesperado y por lo tanto formas de mitigar riesgo. Y son evitación de riesgos,reparto de riesgos, reparto de riesgos, reducción de riesgos y transferencia de riesgos, y luego en parte Paso cuatro es tener un plan de contingencia. Por lo tanto desarrolló un método alternativo para lograr una meta de proyecto. Cuando se ha identificado un evento de riesgo. Eso puede impedir el cumplimiento de la meta. Entonces ten un plan de respaldo. El riesgo del proyecto se atiende de diferentes maneras. Dependiendo de la fase del proyecto, es la mejor práctica pasar por el proceso de gestión de riesgos de cuatro pasos por cada paga. Entonces, ¿cómo documenta un plan de gestión de riesgos? He creado una plantilla de hoja de Google para tu plan de gestión de riesgos, y esto está disponible como PDF, lo he adjuntado a la sección de notas para esta lección. Basta con hacer clic en el icono de push pin en la parte inferior del video, y tendrás acceso a esta plantilla. Por lo que la columna A es la fase de gestión del proyecto. Entonces, como dije en la diapositiva anterior, debes pasar por el proceso de gestión de riesgos de cuatro pasos para cada una de estas fases. De acuerdo, y la columna B es una tarea que podría encontrar el riesgo potencial. Tendría que identificar esa tarea y escribirla aquí, y la columna C en realidad identificaría el riesgo potencial que está relacionado con esa tarea en particular . En la columna D Vas a identificar si el impacto de este riesgo es alto, medio o bajo, y luego finalmente llamarlo E es donde escribes tu paso de mitigación para tu plan de mitigación . Entonces, por ejemplo, si un jugador clave del equipo se rinde en medio del proyecto, tu plan de mitigación podría ser tenerlo al menos una o dos personas en el equipo que estén entrenadas cruzados para que aunque estuvieras abajo un jugador del equipo la otra persona puede recoger la holgura. Por lo que de nuevo, este pdf está disponible para ti. Está en la sección de notas de este video. Por lo que ahora esto concluye la fase de planeación, y a continuación aprenderemos sobre la base de ejecución. 16. Lección 4: fase de ejecución: una vez finalizada la fase de planificación que comienza la entrega del proyecto real. Y a esto se le conoce como la ejecución Bates. De acuerdo, entonces los días de ejecución son la fase más larga donde se está haciendo todo el trabajo relacionado con el proyecto . Entonces es cuando realmente estás construyendo e implementando que entregan burbujas que fueron identificadas durante la fase de planeación. Y a pesar de que el monitoreo y control es una fase separada en la gestión del proyecto como ciclo, la realidad es que como gerente de proyecto, siempre se debe monitorear el proyecto durante el ritmo de ejecución. Entonces, ¿qué hace el encargado del proyecto durante la ejecución? Bueno, como acabo de mencionar en la diapositiva anterior, ahora están poniendo en acción todo lo que se creó durante la cara de planeación. Entonces, ¿qué significa esto? Significa que estás gestionando a tu equipo y asegurándote de que están completando la tarea. En cuanto al plan del proyecto, te estás comunicando internamente con tu equipo a pasos consistentes que estás gestionando y comunicando con el cliente o cliente de forma consistente. Estás gestionando cualquier riesgo potencial que pudiera surgir. Estás monitoreando el avance general del proyecto en cuanto a la calidad de los entregables y la puntualidad de entregar toros. Están monitoreando el presupuesto del proyecto, y también estás asegurando que la documentación correcta llegue tarde. La documentación de la ayuda es realmente importante para la gestión de proyectos. Eso significa que podrías tener diferentes versiones de tu entrega. Bols, necesitas ser consistente con la forma en que guardas esos entregables. También tienes que tener una convención de nomenclatura adecuada, y tienes que descifrar, ¿ Estás guardando todo en una red justa? Uh, Dr, Tal vez estás ahorrando cosas y dropbox major ahorrando cosas en una unidad de Google. Sea cual sea el formato que sea, asegúrate de que se comunique con tu equipo para que todos confinen los documentos como los necesitan , y no se están escabullando para preguntarse dónde se mantiene la última versión. Por lo que tu trabajo como jefe de proyecto es asegurarte de que todo funcione sin problemas, equilibrado a tiempo y dentro del presupuesto. La palabra clave aquí es perfecta, bien, y la definición de sin fisuras es suave y continua, sin espacios aparentes entre una parte y la siguiente. Ahora bien, esta no es una tarea fácil y probablemente no realista posible, porque siempre habrá baches en el camino. No obstante, como gerente de proyecto, ese es tu objetivo. Entonces si planeas y haces todo lo que necesitas hacer con ese objetivo en mente que lidiar con los baches y los compradores esperemos que sea un poco más manejable. 17. Lección 5: monitoreo y control: Ahora hablemos de monitorear y controlar la tarea principal del monitoreo. Controlar es comparar el desempeño real del proyecto con el plan de gestión del proyecto . Por lo que recuerda, pesar de que esta puede ser una fase separada en el ciclo de vida de la gestión del proyecto, los aspectos prácticos del monitoreo y control ocurren a lo largo de la ejecución paga. Y realmente, lo largo del proyecto, aunque estás monitoreando y controlando la garganta del proyecto, hay algunas formas específicas que puedes implementar para ayudar a controlar tu proyecto. Ahora una forma es realizar un seguimiento del tiempo dedicado a la tarea del proyecto por parte de los miembros del equipo del Proyecto. Se puede utilizar un software de seguimiento de tiempo como get harvest dot com. También hay varios otros por ahí también. También puedes realizar un seguimiento del tiempo con una hoja de cálculo de Excel o una hoja de Google. Realizar un seguimiento correcto de los costos. Se desea mantener el control sobre los gastos para que se mantenga en el camino con el presupuesto del proyecto . Para tener este control, el gerente del proyecto debe aprobar todos los gastos, y debe tener a los miembros del personal del proyecto completar X transformaciones como una forma de documentar y seguimiento del gasto nuevamente. Si tienes una herramienta de software de gestión de proyectos, podrías tocar ahí los gastos de seguimiento. O también podrías crear una hoja de cálculo de Excel y realizar un seguimiento de los gastos de esa manera. Y por último, se quiere monitorear las muñecas, y ya repasamos el plan de gestión de riesgos en la Lección 3.8. Ahora, ten esto en cuenta. Estas tácticas no están destinadas a microgestionar, sino que es un medio para medir y realizar un seguimiento de los datos que ayudarán a gestionar mejor el proyecto actual y también ayudar con la planificación de un proyecto futuro para simplemente tener eso en mente. No es realmente una tarea de microgestión. En realidad se trata de mantener un mejor control del proyecto. 18. Lección 6: cierre: Esta es la fase final del cierre del ciclo de vida de la administración del proyecto. Estas son las actividades clave que sucedieron durante los días de cierre. Aceptación de entrega Bols. Este es el paso más importante en la fase de cierre. Los entregables del proyecto son aceptados formalmente y firmados por el cliente o el interesado . En este punto, debe haber sorpresas ni confusión sobre lo que está entregando para este proyecto. A lo largo del curso del proyecto, debes contar con puntos de control para revisar las bolas de entrega con tu cliente o partes interesadas para asegurarte de que cumpla con sus requisitos. Finalizado lecciones aprendidas. Este es otro paso importante. Todo proyecto tendrá algún tipo de lección. Deberías aprender de ello, y debes informar con tu equipo interno de proyecto lo que salió bien y lo que hay que mejorar. Deberás reportar estas lecciones clave aprendidas a tus grupos de interés y una forma de recabar información sobre el proyecto en general. Éxito o fracaso. Es retroalimentación a través de cuestionarios y encuestas documentos archivados actualizados. Es importante actualizar los documentos del proyecto para cualquier cambio que ocurra a lo largo del curso del proyecto. SE archivos con nombres de archivo apropiados y guardar en un sistema de archivo digital bien organizado Creo que un almacenamiento en la nube es una gran opción, como Google Drive, la caja, Dropbox o incluso el directorio de red de tu empresa está bien, también. 19. Artículos y estudio de casos: ahora aquí hay algunos artículos y un ejemplo de estudio de caso que demuestran cómo es la gestión de proyectos en el mundo real. De acuerdo, entonces en menos de un concepto básico de gestión de proyectos, mencioné brevemente que hay dos enfoques principales para la gestión de proyectos, cascada y ágil y varias variaciones de esto. Ahora sólo proporcioné una explicación de alto nivel de cuáles son estos enfoques, ya que este curso no entra en los detalles. Pero para información adicional. Estos son algunos artículos que explican las diferencias entre estos dos enfoques y los enlaces a estos artículos se pueden encontrar en la sección de notas de este video. Simplemente haga clic en el icono de los Bushmen que se ve en la parte inferior de la pantalla de video. De acuerdo, ahora echemos un vistazo a este estudio clave Project Ocean, el problemático sistema de facturación de agua. Entonces tómate unos minutos y lee el estudio de caso. Y una vez que hayas terminado de leer, piensa en las siguientes preguntas y en lo que podrías haber hecho de manera diferente si fueras el encargado del proyecto. Ahora este sabor cualquiera ha adjuntado como PDF en la sección de notas de este video, y puedes publicar tus respuestas en el panel de discusión, y estaré encantado de comentar y responder cualquier pregunta adicional que puedas tener 20. Lista de verificación de gestión de proyectos: usted. Esa fue mucha información que les doy en este curso, pero no se sientan abrumados. He creado esta lista de comprobación de gestión de proyectos que te ayudará a recordar las diferentes fases y qué tareas sucedieron en cada fase. Cada proyecto es diferente y único, y puede que no necesites todos los componentes que cubrimos en este curso. Conoces mejor tu proyecto, por lo que tendrás que decidir qué partes del ciclo de vida de la gestión del proyecto son más relevantes para ti. Si te asesorara sobre una cosa que definitivamente deberías aplicar a cualquier proyecto en el que estuvieras involucrado, ese sería el plan del proyecto. Tener una planta de proyecto detallada para cualquier proyecto de muslos, pequeño o grande es una herramienta clave que debes usar con el fin de gestionar eficazmente tu proyecto. Ahora puedes acceder a su lista de comprobación en la sección de notas de este video. Basta con dar click en el icono de push pin para ver las notas 21. Proyecto de clase y conclusión: OK, ahora es el momento del proyecto de clase para este proyecto de clase. Me gustaría que crearas un plan de proyecto. Por ejemplo, si eres diseñador y estás planeando lanzar una nueva colección en la próxima temporada, en Project Plan te ayudará a gestionar cada tarea del proceso de diseño y producción manera efectiva. Si eres un profesional de I T que trabaja en lanzar una aplicación móvil o algún otro software, un plan de proyecto detallado te ayudará a gestionar los pasos involucrados en la codificación de pruebas de diseño de UX y a salir a la vida. Así que empieza a pensar en un proyecto en el que actualmente estás trabajando o en el que trabajarás en un futuro cercano y crea un plan de proyecto que te ayude a manejarlo. Deberías crear tu plan de proyecto en hojas de Excel o Google, y podrías publicarlo en el directorio comunitario aquí en este curso, y me aseguraré de echar un vistazo y compartir comentarios si lo necesitas. Entonces gracias de nuevo por ser parte de mi curso. Espero que lo hayan encontrado informativo y útil. Por favor, comparta cualquier comentario sobre cómo puedo mejorarlo o si tiene alguna sugerencia para otros cursos que le gustaría ver. Y también recuerda seguirme aquí en haberme compartido de habilidad para que pueda notificarte cuando lancé alguna clase nueva. Espero volver a verte, Real sib.