Transcripciones
1. Introducción: todo el mundo. Bienvenido a organizar tu vida con gestión del tiempo. gestión del tiempo está en el núcleo de la productividad, y el único recurso limitado que todo el mundo tiene en común es el tiempo aprender a administrar tu tiempo de manera efectiva me ayudará a mantenerme enfocado, hacer más y a llevar a una vida más exitosa. En esta clase, cubriré bandidos en tiempo común como correo electrónico, contacto, cambio y siempre creciendo por hacer listas, así
como algunas formas de abordarlos a través de cambios de comportamiento, tácticas de
calendario y diversas otras herramientas. Alguien dijo alguna vez, hasta que podamos manejar el tiempo, podemos manejar nada más. Alguien más dijo. Estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo, y éstas son en última instancia ciertas. Para toda la gestión del tiempo, gestión del
tiempo puede afectar verdaderamente todos los aspectos de tu vida y es importante que cualquier persona lo entienda. Esta clase es particularmente útil para empleados ocupados, freelancers, proyectos de
malabarismo y clientes, empleados haciendo malabares con familias y cinco proyectos así como para cualquier persona en casa simplemente buscando consejos sobre cómo pueden mejor gestionar su propio tiempo. Soy diseñador de software, y la organización es mi vida. Utilizo una serie de herramientas y métodos para hacer un seguimiento de los proyectos empresariales y de mi propia
vida personal , y realmente creo que el mundo sería un lugar mejor si todos tuvieran mejor organización . Esta clase forma parte de mi Siri llamado Organizar tu vida, donde cubro diversos temas desde herramientas que puedes usar para administrar tu a hacer listas dedo del pie cómo utilizar de manera
más eficiente las herramientas que todos usamos todos los días, Like Google Chrome. Podéis revisar mis otras cruces en mi perfil. gestión del tiempo es el foco clave de esta clase, y si bien una construcción sobre algunas de mis otras clases, no
es necesario verlos primero. Esta clase enseñará habilidades valiosas para ayudarte de manera más visual a hacer las cosas si te interesa usar asana, que es una herramienta de gestión de proyectos para gestionar tus listas de hacer o aprender algunos atajos y otros consejos para usar Google Chrome de manera más eficiente, echa un vistazo a mis otras clases sobre habilidad compartida haciendo clic en mi perfil. Ahora si estás listo, empecemos
2. Correo de correo: Enfrentémoslo, todos
somos culpables de ser gobernados por nuestras bandejas de entrada de correo electrónico. La mayoría de nosotros podríamos pasar todo el día viendo un nuevo correo electrónico, entrar, tomar medidas al respecto y regresar a la bandeja de entrada sólo para encontrar nuevos correos en la cola. Además de eso, estamos constantemente interrumpidos a lo largo del día por compañeros,
reuniones, reuniones, amigos y familiares vía texto o de otra manera en más, que nos lleva a cambiar de contexto. Con frecuencia se ha gastado mucho esfuerzo mental tratando de reenfocar después de cada interrupción. ¿ Cómo se espera que hagamos algo cuando siempre nos sentimos bajo el agua? Vamos a abordar es desde el correo electrónico inicial. El primero hasta gestionar nuestro correo electrónico es administrar la frecuencia de check in. Ahora, como mencioné, probablemente todos
podríamos sentarnos en su bandeja de entrada es todos los días con nuevos correos electrónicos fluyendo constantemente. Pero en realidad no toma tanto tiempo responder al correo electrónico. Entonces lo que vamos a dio primero es tratar de establecer una frecuencia de check in. No es necesario revisar tu email constantemente. Si estás realmente,
realmente bombardeada por correo electrónico, tal vez incluso intenta revisar tu correo electrónico una vez por hora o cada dos horas o cuatro horas. Trabaja tu manera de subir y descubre qué frecuencia funciona mejor para ti. Si no confías en ti mismo para poder no mirar tu correo electrónico, puedes usar una herramienta llamada Boomerang Pause. Haciendo clic en el botón de pausa. Una vez que instala la aplicación esencialmente detiene e mails de entrar a tu bandeja de entrada. Seguirán ahí, y puedes unposit en cualquier momento. Pero esto simplemente evita que aparezcan en su bandeja de entrada para que no se sienta tentado
revisando su correo electrónico. Ahora la gente podría haber oído hablar de las bandejas de entrada. Euro. Este siempre debe ser el objetivo. Usar tu bandeja de entrada como tu para hacer Q es muy útil. Pero muchos de nosotros tenemos miles de machos no listos. Siempre debes estar trabajando para tener una bandeja de entrada con cero en correos electrónicos leídos. Trata de hacer un esfuerzo para leer todos tus correos electrónicos para que administrar tus correos electrónicos en el futuro se convierta en mucho menos una carga. Es posible que necesites dedicar unas horas a pasar por correos electrónicos la primera vez, pero después de eso será mucho más fácil administrar el correo electrónico. Esto me lleva a mi siguiente punto, que es usar una mentalidad de darse de baja al seguir siempre tu correo electrónico. Siempre debes estar pensando. ¿ Puedo darme de baja de este correo electrónico? ¿ Esto está agregando algo a mi vida? ¿ De verdad necesito esto? Todos tenemos suscripciones a cosas, y algunas cosas tal vez ni siquiera sepan a dónde se suscribe. Esto puede incluir cualquier cosa, desde sitios web de compras hasta artículos de noticias, dos boletines y otros mailers. Pero tener todas estas suscripciones en tu vida no es necesariamente agregarle nada y definitivamente te está tomando tu tiempo y energía mental para revisar esos correos electrónicos. Gmail hace que esto sea muy fácil darse de baja Una vez que abres uno de esos correos que es una suscripción. Cerca del encabezado, verás la palabra darse de baja. Esto evita que tengas que cavar a través del correo electrónico para encontrar el texto microscópico en la parte inferior del correo que dice, darse de baja y hace el trabajo por ti poniéndolo en la parte superior del correo electrónico. uso de estas tácticas clave al revisar tu correo electrónico reducirá significativamente la pérdida de tiempo. Animo a todos a utilizar especialmente la mentalidad de darse de baja y siempre tratando de llegar
a la bandeja de entrada cero. Pero como sabemos, correo electrónico no es el único problema de robar nuestro tiempo. Hablemos a continuación de contexto, cambio
3. Conmutación de contactos: contacto. cambio es el acto de ser interrumpido, ya sea por ti mismo o por algún entendimiento externo del partido. Qué es el cambio de contexto y los verdaderos costos de éste bien, ayúdanos a entender cómo podemos evitar que el cambio de contexto suceda tanto como sea posible . Hablemos primero del costo del contexto. Conmutación. De acuerdo con la empresa Fast, el
82% de todos los trabajos interrumpidos se retoma el mismo día. No obstante, tardan 23 minutos en volver a cada una de esas tareas que se han interrumpido. Piensa en cuántas veces te han interrumpido a lo largo del día y suma cuánto tiempo se ha desperdiciado al tratar de reenfocar tu energía mental y volver a meterte en la tarea ocupa. Eso es mucho tiempo perdido que se puede gastar de manera más efectiva ahora. El primer argumento a esto podría ser, bueno, multitarea es efectiva. Yo puedo hacer más de esta manera. Estudios han demostrado que la multitarea en realidad no es efectiva al pasar nuestro tiempo en múltiples cosas simultáneamente. No estamos totalmente involucrando con el material a la mano, Así que si te encuentras multitarea, pregúntate por qué para mí, sé que a veces es porque mi computadora no funciona tan rápido como mi cerebro, abro un nuevo navegador o una nueva aplicación, y veo el símbolo de carga Bueno, si toma más de unos segundos, voy a cambiar a otra pestaña y seguir leyendo un artículo o haciendo algo más que estaba haciendo antes. Y esto es malo si en absoluto puedes evitar que esto suceda consiguiendo una computadora más rápida , limpiando algo de espacio en tu computadora. En mi caso, esto ayudará a minimizar esas distracciones y ojalá reduzca la frecuencia de su multitarea. Otra causa de multitarea podría ser simplemente el aburrimiento. Tengo la suerte de disfrutar realmente lo que hago en el trabajo. Entonces este no suele ser el caso de por qué estoy multitarea, pero puede ser un problema real. Si encuentras que estás aburrido haciendo algo, Pregúntate por qué lo estás haciendo. ¿ Es esto realmente necesario? ¿ Es por tu trabajo? ¿ Es algo que tienes que hacer? Hay alguna manera de que puedas hacer más interesante lo que necesitas hacer o dividirlo tareas
más pequeñas que puedas lograr muy rápidamente? Casi en juego como la moda, aburrimiento en el trabajo es todo otro tema en toda otra clase que podría cubrirse en otro momento. Pero por ahora, vayamos por otro camino. Podemos ayudar a prevenir la multitarea y el contacto. Cambiar es aprendiendo cuando estás más enfocado a lo largo del día. Planifica tu día alrededor de eso, por ejemplo, ¿
estás más energizado y enfocado en las mañanas después de haber tomado tu café? ¿ O las noches después de que los niños se vayan a la cama? Tiene más sentido para usted? Trata de entender cuándo te sientes más enfocado e intenta planificar tus tareas más grandes alrededor de ese tiempo. Esto nos lleva al siguiente tema, que es organizar tus listas para hacer ya sea por esfuerzo, tamaño, prioridad o categoría. Por lo que solo mencionamos que debes planear tus tareas más grandes o más complicadas en torno a la hora del día que más te concentras. Esto significa que necesitamos tener una lista organizada para hacer. Hay muchas maneras en que puedes organizarlo para hacer lista, y puedes experimentar con cuál de estas tiene más sentido para ti. Por ejemplo, podrías organizarlo para hacer lista por esfuerzo, dimensionar algo como sacar la basura es bajo esfuerzo y 10 toma muy poco tiempo, algo así como escribir un post de bloque para planear un viaje es una tarea mucho más grande que sería necesitan mucho mayor esfuerzo mental dedicado a ella. Puedes organizar tu lista de tareas por esfuerzo, tamaño, y como ves el tiempo puedes tirar,
tarea en consecuencia. Nos meteremos más en esto, y hablamos de calendarios. Otra forma en que puedes organizar tu lista de cosas que hacer es por prioridad. A veces algo así como tomar la basura. Ah es alta prioridad, pesar de que tomará poco tiempo. También puedes organizar tu lista de tareas por categoría. Por ejemplo, todas sus tareas en línea se pueden agrupar bien de su trabajo fuera de línea o los recados
se pueden agrupar en otra categoría. De esa manera podrás saber cuál de tus tareas puede suceder a qué hora durante el día. Es importante tener en cuenta que a medida que organizas tu lista de cosas que hacer, entiendes la diferencia entre urgente e importante Entendimiento. Esta diferencia, y experimentar con diferentes formas de organizar tu lista de cosas que hacer te ayudarán a estar en camino a tener una mejor gestión del tiempo. A continuación, hablemos de cómo saber realmente cuándo eres contexto. Encendido de la pantalla. Estoy mostrando un ejemplo de cómo podría verse un martes. Eso incluye todo, desde despertarse, ir al gimnasio, ducharse, desplazarse y así sucesivamente. Intenta mantener un registro durante al menos un día para entender dónde estás pasando tu tiempo. Incluye todo como conversaciones laterales con vecinos al salir de la puerta o revisar el correo de regreso a casa. Puedes desglosar el log down en incrementos de 15 o 30 minutos, o simplemente hacer un seguimiento de cada tarea. Ahora, incluso este registro de muestra es probablemente bastante ligero. Son muchas más cosas que han sucedido durante este día que se podrían sumar a esto . Entonces entiende cuál es el nivel correcto de granularidad para ti. Ver toda la actividad que realizas en un día determinado realmente te ayudará a entender dónde cambias de contexto y cuántas veces durante el día te están interrumpiendo. Por último, mantenerlo limpio espacio de trabajo. Incluso tener una necesidad simple como encontrar un post it bloc de notas o un bolígrafo puede ser el cambio de contexto . Si necesitas dejar caer lo que estás haciendo para ir, camina por la oficina o tu habitación para encontrar algo que no esté actualmente en tu escritorio que podría traer un contexto potencialmente lento. Cambiar para mantener un espacio de trabajo limpio, Entiende cuáles son tus necesidades que podrías tener durante el día e intenta mantener todo lo que necesitas en tu escritorio para que no tengas que interrumpirte para encontrar algo más tarde.
4. Calendario: siguiente, hablemos de tiempo bloqueado y anillo de calendario. Trata de evitar interrupciones en tu día bloqueando el tiempo en tu calendario. Cosas como las horas de oficina y los tiempos de ponerse al día semanales pueden ser muy útiles para esto. Echemos un vistazo a la semana de trabajo de muestra. Me enfoco mejor en la mañana después de haber desayunado y mi taza de té para que veas que he bloqueado una hora y 1/2 casi todas las mañanas desde las 9 a.m. hasta las 10 30 para el
trabajo enfocado . Intento bloquear esto en mi calendario para que la gente sepa que generalmente estoy cabeza abajo y no interrumpir si pueden evitarlo. He encontrado que disfruté tomando reuniones más tarde por la tarde después de almorzar, por ejemplo. Es un poco más difícil para mí enfocarme, así que estar en una reunión con otras personas generalmente puede mantener mi atención más que yo
tratando de enfocarme. También te darás cuenta el miércoles de 9 a 11 no tengo horario de oficina reunión. Necesitas comunicar esto a tus compañeros de trabajo que, posible, usar este bloque de tiempo para preguntas y cosas que surjan te sería de lo más útil para ti . Esto no quiere decir que tengas que sentarte en tu escritorio y esperar a que la gente venga a ti, pero que no serás cabeza abajo y trabajarás de una manera ininterrumpida. También te darás cuenta de la 1 a las 4 de la tarde el jueves. Tengo una cuadra grande para ponerse al día semanal. Utilizo este tiempo y bloqueé mi calendario por cualquier cosa que hubiera querido hacer durante la semana a la que aún no he llegado. Por lo general siempre hay algo que hay que hacer durante la semana, pero puedo usar este tiempo para tener este bloque en tu calendario. Cada semana, te
ayudaremos a dedicarte un poco más de tiempo a ti mismo y a no dejarte chupar en las reuniones . Por muy intuitivo que suene, también
es importante tomar descansos programados. Hay mucha investigación en torno a esto, pero en términos generales, tomar un descanso cada 90 minutos ayuda a mantener nuestros cerebros extra frescos. En el ejemplo anterior, mostré una semana de muestra. Los bloques rojos aquí indican dónde podrías tomarte un descanso, y éstos definitivamente no necesitan ser programados. Pero esta es una gran manera de mostrar justo cómo se rompe Maney podrías parecer para tomar en el día. Ahora estos frenos no tienen por qué ser improductivos. Durante estos descansos, puedes hacer cosas como revisar tu correo electrónico, revisar tu plataforma de mensajería como holgura. Agarra agua, ponte de pie, estira un poco, consigue un bocadillo. Todas estas cosas ayudarán a mantener tu mente enfocada y recargada para tu próximo bloque de trabajo. Google Calendar tiene un entorno fresco llamado reuniones de exceso de velocidad. Se trata de una configuración que confinaste en el menú de ajustes al hacer clic en el icono del engranaje. Si te desplazas hacia abajo hasta donde dice la duración predeterminada del evento, verás que puedes establecer tu duración de las reuniones. Tengo mentes hasta 30 minutos, y justo debajo de que verás una casilla de verificación que dice reuniones rápidas. Esto fomenta la eficiencia de las reuniones y básicamente agenda la reunión para terminar unos minutos antes para que tengas tiempo de meterte entre las reuniones Ahora, como ya había tocado antes, es importante tratar de hacer lo más exigente e importante tareas primero durante tu tiempo de enfoque, ya sea que ese tiempo sea por las mañanas, por las tardes o por algún otro momento intermedio. Tan solo asegúrate de empezar primero con las tareas de esfuerzo más importantes y grandes, A veces la gente se refiere a la analogía de cristal de roca y arena. Esta imagen verás el frasco de la izquierda tiene toda la arena y al principio y todas las rocas amontonadas después. El arena representa las pequeñas tareas que son fáciles de dio y echa un vistazo a tu lista mientras que las rocas representan las pruebas más grandes, más difíciles de hacer. Si intentas meter todos los materiales en el cristal poniendo primero la arena, no
caben, sin embargo, sin embargo, en el vaso de la derecha, notarás que las rocas han entrado primero y la arena se filtra fácilmente alrededor de ella, permitiendo que todos los materiales encajen en el vidrio. Si volvemos a ese calendario que mostré antes, notarás que hay un par de desafortunados descansos de 30 minutos entre reuniones. Estos pueden ser buenos y malos. Intento reservar todas mis reuniones lo más cerca posible para que haya un mínimo tiempo
perdido entre reuniones. Pero es inevitable que haya 30 minutos o incluso 15 cuadras de minutos entre cosas que necesitarás para encontrar otra cosa que hacer. Puedes usar estos bloques de tiempo cortos como una gran manera de comprobar las tareas más pequeñas menor esfuerzo en tu lista de tareas para hacer en 15 minutos, por ejemplo, podrías hacer tres cosas en tu lista de cosas que hacer se hace más corta, pero don no perder de vista tratar de hacer primero las tareas de gran esfuerzo más importantes.
5. Coordinar con otros: la mayoría de nosotros trabajando en un ambiente de oficina estamos trabajando con otros no estábamos trabajando en un vacío. Y así todas las cosas que hemos mencionado antes, como bloquear el tiempo de apagado en tu calendario, estar atento al contacto,
cambiar de correo electrónico desigual son imposibles de manejar sin comunicación con los demás. Entonces lo primero que voy a señalar es que necesitas comunicar tus metas a tus compañeros de trabajo, comunicándote sobre las horas de oficina el tiempo bloqueado en tu calendario y más permitirá
que otros entiendan qué tipo de metas estás intentando para cumplir y cómo pueden ayudarte a cumplir esos objetivos. Una simple conversación con tus reportes directos o personas que puedan venir a hablarte, explicando
a menudo que te gustaría bloquear parte de tu tiempo para dedicarte a enfocar el trabajo te
ayudaría a administrar mejor tu tiempo. A continuación, puedes intentar fomentar el cambio en tu organización. Ahora esto es obviamente mucho más difícil de lo que suena. Pero toma Facebook, por ejemplo. En su sede. Tienen algo llamado No reunión Miércoles, donde el miércoles está completamente bloqueado por un trabajo enfocado. Este es un momento en el que muchas personas optan por trabajar desde casa cuando no están en reuniones y necesitan estar interactuando con otras personas. Es una gran manera de asegurar que los empleados tengan tiempo para enfocarse en el trabajo en solitario dedicado. A continuación, es importante establecer y comunicar las agendas y metas de cumplimiento en cualquier empresa. Las reuniones suceden todo el tiempo, y estoy seguro de que todos hemos sido parte de reuniones mal planeadas que son una pérdida de tiempo. Se puede sumar el costo real de una reunión no organizada simplemente sumando los salarios por hora para todos en la sala. Ahora imagina que tienes a algunas personas en la habitación y su salario por hora desglosado es una escena en este tobogán. El costo efectivo de esa reunión. Si
es improductivo y derrochador, son $610 más cualquier valor que pudiera haber sido creado por estas personas Si no hubieran estado perdiendo el tiempo en esta reunión, es importante fijar y comunicar estas agendas y metas para cualquier reunión a garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas y que sea eficaz de valor inestimable para todos en la sala. Siempre que consigues una invitación a reunión, pregúntate si realmente es valioso para ti estar en esta reunión. Si puedes anticipar estar sentado en la esquina, realizar
múltiples tareas y hacer trabajo extra en tu computadora durante la reunión. Simplemente no vayas a la reunión. No es útil para ti ni para el organizador de la reunión. Esto me lleva a otro punto de reuniones, que estoy seguro que llegaré en otra clase en algún momento. Pero estar enfocados en la reunión es sumamente importante. No sólo es irrespetuoso con el anfitrión de la reunión ser multitarea en otras cosas en tu teléfono o en tu computadora, sino que también es irrespetuoso contigo mismo. Si de verdad encuentras que necesito estar en otro lugar o hacer otras cosas, simplemente deja la reunión. Si vas a participar activamente en la reunión,
cierra tu computadora, gira tu teléfono y concéntrese únicamente en la conversación que nos ocupa y ser un
participante activo . Por último, ayudar a comunicar estos objetivos a los demás. Puede utilizar señales señales visuales para notificar a otros de su estado laboral. Cosas como luces poniéndose grandes audífonos para usar letreros de papel en tu escritorio y ayudar a alertar a otros sobre cuándo puedes ser interrumpido. Y cuando te estás centrando en tu trabajo, muchas empresas ahora venden pequeñas luces que se pueden acoplar a tu computadora o espacio de trabajo que muestran medios verdes, azules o verdes rojos. No estoy trabajando en nada en lo que necesito estar dedicado únicamente esencialmente al equivalente de una hora de oficina. Pan significa que estoy o en una llamada telefónica o estoy ocupado haciendo un trabajo enfocado, y no quiero que me interrumpan. azul puede ser lo que quieras configurarlo para solo asegurarte de que el resto de tus compañeros de trabajo sepan lo que significan todos estos diferentes colores. Otra forma de visualizar a los demás que estás ocupado es mediante el uso de auriculares sobre la oreja. Esta señal visual de que estás involucrado en tu trabajo hará que cualquier compañero de trabajo que esté intentando alcanzarte tome un segundo dedo del pie. Pregúntense si realmente necesitan interrumpirte. Por lo que ahora hemos cubierto una serie de temas para ayudarte a administrar mejor tu tiempo y ser más eficiente. Pero afrontémoslo, no siempre
podemos seguir las reglas. Hablaremos de eso a continuación
6. Romper las reglas: Ahora hemos cubierto una gran cantidad de temas importantes, y todas estas cosas, espero que te ayude a manejar tu tiempo de manera más eficiente para hacer más lo largo del día. Pero es importante recordar que está bien romper las reglas. Todo lo que podemos hacer es intentar optimizar el tiempo en que te sientes más productivo. Cuando no te sientas productivo, solo relájate, ve a dar un paseo, juega un juego y toma un descanso. Cuando te sientes cansado, no, vuelve sintiéndote más rejuvenecido y podrás ser más productivo. Esto incluso puede llegar tan lejos como salir del trabajo temprano para retomar o relajarse en casa para que al día
siguiente pueda volver recargado y listo para salir. Vivir un estilo de vida saludable es obviamente un tema voluminoso que se ha cubierto extensamente en otros lugares. Pero hay algunas cosas que cubrirán aquí que te ayudarán en tu camino a vivir un vida
saludable y te ayudarán a sentirte más mentalmente energizado todos los días. Dormir mucho, beber mucha agua, ejercicio o hacer alguna actividad física y relajarse mentalmente todos los días son súper importantes. El último es un poco de un hackeo de la vida Healthy Inning es un componente que se encuentra en el té verde que ayuda a extender la liberación de la cafeína, proporcionando un estudio de energía mental durante todo el día y Zen como la relajación. Ahora venden Elle Fanning en forma de cápsula y la de mi marido lleva por ella. Simplemente toma un suplemento elevador unos cinco o 10 minutos antes de beber su taza de café, y ha extendido su energía durante todo el día. Se puede trabajar consistentemente desde alrededor de las ocho o 9 de la mañana hasta las nueve o las 10 de la noche, y para él ha sido verdaderamente un cambio de vida. Yo mismo bebo té verde todos los días, así que consigo esta selfie cualquier naturalmente. Pero vale la pena intentarlo, y todas estas cosas pueden ayudarte a vivir un estilo de vida más saludable,
permitiéndote enfocar más y tener una mejor gestión del tiempo.
7. Resumen: para que sobre lo envuelve. Hemos cubierto minimizar las distracciones de correo electrónico en contexto, cambiar de usar tu calendario de manera efectiva bloqueando el tiempo en él, coordinando y comunicando con otros y rompiendo esas reglas. Porque todos sabemos que no podemos ser productivos todo el día, todos los días, para siempre y para siempre. Espero que te haya parecido útil este curso y que haya cosas que podrías quitar del curso para empezar a usar en tu vida. actualidad, la productividad y la gestión del tiempo son cosas que podemos estar mejorando constantemente. Así que mantente fuera y maneja siempre para ser más eficiente. Por último, nos encantaría saber de ti. Si tienes alguna pregunta sobre temas particulares que estás viendo administrando tu propio tiempo que no
estaban cubiertos en esta clase, haznos saber que puede haber otros en la clase que estén experimentando cosas similares, y todos podemos beneficiarnos de compartiendo los unos con los otros. También estoy feliz de contestar cualquier pregunta y me encantaría escuchar cualquier retroalimentación que tengas, ya que siempre estoy tratando de mejorarme. Gracias por pasar tu tiempo conmigo y espero verte de nuevo en el futuro.