Cómo organizar tu vida con Asana (gestión de tareas)

1. Introducción: Hola allá, y bienvenidos a organizar tu vida con asana. Hacer un seguimiento de los recados, lista de comestibles, planificación de viajes, horarios de niños, renovaciones y más. Congar Aplastante sin un método organizacional sólido como un freak de organización auto procesada , déjame ayudarte a agarrar tus listas de cosas que hacer. Déjame presentarme. Soy Taylor Conaty, diseñadora de software y gerente de producto. Una organización es verdaderamente mi vida. Utilizo la misma herramienta para hacer un seguimiento de los proyectos de negocio que hago para planear mi boda. Y creo sinceramente que el mundo sería un lugar mejor si todos tuvieran mejor organización. Y estoy aquí para mostrarles cómo Asana es una herramienta de gestión de proyectos que es utilizada por diseñadores, gestores de proyectos y gente de negocios en todas partes. Pero, ¿por qué no extender esa utilidad de asana al resto de tu vida? Este curso caminará por lo que es asana, cómo podría usarse para problemas organizativos comunes y ofrecerá algunas sugerencias sobre cómo configurar tu propia asana. Hay algunas herramientas que pueden ayudarte a redondear tu dulce organizacional, pero asana es un gran lugar para empezar. Esta clase es parte uno de una serie, y todos los subiendo otras clases para cosas útiles como Google Calendar y Work Khloe más adelante 2. Creación de la cuenta: Entonces empecemos con el primer paso en el proceso, que obviamente es crear una cuenta. Entonces si navegas hacia asana dot com, verás su página web, donde cuentan con algunas de las empresas que usan asana, algunas de sus herramientas y sus características y listas, que entrarán en un poco. Um, y entonces es genial saber que asana es un recurso realmente bueno cuando se trata de retroalimentación y preguntas y apoyo. Tienen un gran equipo de apoyo. Tienen un blawg realmente detallado y F acusan. Entonces si tienes alguna pregunta, definitivamente puedes dirigirte por ahí para obtener más información. Entonces vamos a empezar solo por empezar de forma gratuita en la esquina superior derecha , ese botón morado. Cuando salga el diálogo, solo ingresarás tu dirección de correo electrónico y dice usar una dirección de correo electrónico de trabajo. Pero eso no es del todo necesario. Así que siéntete libre de usar Gmail. Yahoo, Um, lo que quieras en el siguiente diálogo de confirmación, solo te asegurarás de dar click en el azul, continuar con mi correo electrónico en la esquina inferior derecha en lugar de ingresar un correo de trabajo dirección, pero claro, puedes usar lo que quieras. Por lo que una vez que haga clic en, continúe con mi correo electrónico, obtendrá una notificación diciéndole que verifique su correo electrónico. Entonces sólo espera a que llegue esa notificación, y una vez que eso entre, basta con hacer click en el botón del correo electrónico. 3. Firmas: Por lo que una vez que verifiques tu dirección de correo electrónico, serás llevado de vuelta a Asana, donde podrás ver un video instructivo, que saltará por ahora, y podrás comenzar a llenar tu cuenta como nota al margen. No tienes que ingresar a una organización real. Acabo de usar mi nombre completo, y estaba perfectamente bien. También tienes la opción de agregar compañeros de equipo, que te podemos llegar más tarde, pero no es necesario en este momento. Por lo que al principio puedes iniciar un proyecto o realizar un seguimiento de tus tareas y sin mucho más contexto. Esto es un poco confuso. Empezaremos con agregar una tarea primero, ya que esa es la forma más simple. Una de las grandes partes sobre asana son todos sus útiles consejos y consejos, por lo que notarás que hemos sido llevados a la parte principal de nuestro proyecto Sana. Ahora, Um, y hay un pequeño icono de burbuja rosa rebotando junto al botón de tarea de anuncio. Estar sobre ese ícono te dará algunos consejos sobre cómo agregar una tarea, lo cual hará en el siguiente video. Así que mantente atentos 4. Crear tareas (la esencia de Asana): Entonces vamos a seguir adelante y hacer clic en el botón de agregar tarea, que abre una tarea vacía para nosotros. Bueno, sólo teclea. Ir al gimnasio por ahora es un ejemplo, y puedes presionar Enter para agregar otra tarea, o puedes volver arriba y hacer clic en el botón agregar tarea para agregar rápidamente pruebas. Probablemente obtendrás el ahorcamiento de usar enter más que el botón real en la tarea. Por lo que ahora paseemos por algunos de los iconos del lado derecho. El primer icono que se verá es el icono de la subtarea. Haciendo click. Esto le permite agregar subtareas a su tarea principal original. No hay límite al nivel de sub tareas que añadas, así que siéntete libre de simplemente seguir agregando y agregando, entraré en eso más en un segundo. El siguiente icono, Mullah Gut, es el icono de las etiquetas. Ahora piensa en esto como cualquier tipo de etiqueta o etiqueta si tienes una manera de organizar algo alrededor de alguien de tu familia, por ejemplo, o unas vacaciones en por ejemplo, particular que estás planeando esas opciones aire todas para etiquetas y una de las bellezas de asana está ahí tantas maneras diferentes de organizarse. Entonces a medida que empieces a usarlo, te acostumbrarás a si te gusta usar etiquetas y etiquetas o si prefieres proyectos, que entrarán en un poco. Por ahora, solo debes saber que puedes etiquetar una tarea. El siguiente icono es el icono del corazón, que también es bastante autoexplicativo. Um, esto es genial para equipos y negocios, en su mayoría. Pero por supuesto, no hay limitación a quién puede encariñar otra tarea. Entonces si estás trabajando en algo con un familiar o amigo, um, puedes corazón una tarea para enviar una notificación a esa persona. El siguiente icono es el icono de fecha de vencimiento, que es súper poderoso. Simplemente adjuntar es una fecha a la tarea, y te avisará en diferentes vistas en asana así como correo electrónico cuando vengan esas fechas de vencimiento . Entonces si hay algo que tienes en el futuro, puedes programarlo para el futuro y que te lo recuerden. Entonces la siguiente acción es el botón asignado a, y en este momento, ya que somos los únicos que usan esta aplicación, sólo se nos asignará a nosotros mismos. Entonces en este caso , me está asignado. Si volviera a trabajar en esto con un amigo, podría entonces asignárselo a esa persona, y me meteré en eso con más detalle más adelante. El siguiente icono es el icono de los archivos adjuntos, que es ideal para agregar imágenes o archivos o hojas de cálculo o lo que necesites adjuntar. Y es realmente poderoso. Puedes arrastrar directamente hacia él y adjuntar algo a una tarea que también se meterá un poco más tarde. El último ícono son apenas más íconos, que de nuevo entrarán más adelante. Entonces volvamos atrás y agreguemos algunas sub tareas a esta tarea original pick up abarrotes. Por lo que voy a dar clic en el botón de sub tareas y ver la sub tarea emergente debajo del área de abarrotes pick up en el lado derecho. Entonces voy a escribir huevos, espinacas y galletas. Por lo que notarás que hay algunos iconos adicionales en estas tareas en estas sub tareas de la tarea original en cookies, por ejemplo, puedes asignar una fecha de vencimiento, puedes asignarla a alguien, y tú puede agregar un comentario que básicamente está agregando más niveles de sub tareas. Por lo que vamos a dar click en eso y ser llevados al nivel de subtarea de cookies. Entonces aquí puedo agregar notas o, ya sabes, lo que yo quiera. Entonces solo voy a especificar el tipo de cookie que quiero. En este caso, es un Nirvana, Cokie, que, si no has tenido uno, definitivamente deberías, porque son deliciosos. Entonces vamos a agregar lo que necesitamos para el Nirvana, que son chips de chocolate de coco triturados, chips de mantequilla y leche condensada. Súper fácil. Por lo que hemos agregado todos nuestros ingredientes en. Vamos a volver a subir a la tarea de recogida de abarrotes. Entonces a partir de aquí, todo lo que hacemos se basa en este conocimiento fundacional. Entonces si esto no te queda totalmente claro, vuelve atrás y mira esta sección sólo una vez más. También estaremos jugando más con diferentes tareas, sub tareas y proyectos más adelante, por lo que tendrás el ahorcamiento de la misma muy pronto. Otra característica que quería tocar mientras estamos aquí es Theobald ITI para dragar caer cualquiera de estas tareas en un orden diferente. Entonces si, por ejemplo, quería recoger los abarrotes para poder hacer mi desayuno de huevos y espinacas y galletas, todo lo que tenía que dio es dar es dar click en la tarea misma y verás este icono de puntos azules aparecer en el lado izquierdo. Esa es una especie de icono universal para arrastrar y soltar. Por lo que solo tendrás que hacer clic en la tarea y arrastrarla hacia arriba o hacia abajo donde quieras. En este caso lo arrastrará arriba hacer el desayuno y vamos a añadir una tarea final, que en realidad es hornear las galletas. Entonces eso es todo para la creación de tareas básicas a partir de aquí. Como dije, sólo vamos a estar construyendo sobre este conocimiento fundacional. Um, y el siguiente paso es crear proyectos, así que mantente atentos. 5. Creación de proyectos: por lo que hemos pasado creando tareas básicas. Pero, ¿qué pasa cuando tu lista de tareas empieza a salir de las manos? Bueno, hay otra capa de organización que aún no hemos tocado en asana, que se llama Proyectos. Entonces, por ejemplo, imaginemos que estamos planeando un brunch de cumpleaños en el lado izquierdo cerca de proyectos. Haga clic en el icono más, ingrese en brunch de cumpleaños. Y por ahora, mantengamos todos los ajustes predeterminados, como es Click Create, y verás que ese proyecto aparece en tu lista de proyectos del lado izquierdo. Ahora, igual que antes, puedes hacer clic o hacer clic en el botón Agregar tarea para empezar a agregar tareas de inmediato. Para lo primero que necesitamos de Dio es crear lista de invitados. También vamos a tener que planear un menú y decorar, así que ya hemos tocado antes las sub tareas. Pero volvamos a la tarea del menú del plan y en realidad planeemos el menú que volverás a ver. Ahí hay otro de esos iconos rosados rebotando, que te ayuda a entender estos iconos por los que caminamos antes, Así que vamos a volver a hacer clic en el icono de la sub tarea y empezar a entrar a Thean Formacion para un menú así Lo primero es espinacas y champiñones para Tada Mimosa Bar y Bacon, claro. Por lo que volver a la tarea de Mimosa Bar. Vamos a dar clic en esa sección de comentarios, y eso son más sub tareas como hacíamos antes. Entonces esta vez para nuestra barra mimosa, vamos a agregar jugo de pomelo, jugo de naranja y semillas de granada para adornar. Eso es todo lo que vamos a hacer aquí por ahora. Pero hay un par de cosas más que quiero mostrarles antes de irnos. Entonces si vuelves al área de proyectos en el lado izquierdo y pasas el cursor sobre donde dice brunch de cumpleaños, verás que aparecen algunos puntos en los que puedes hacer clic para obtener algunos ajustes adicionales. El que quiero mostrarte en este momento es ese color destacado. Por lo que si pasas por encima de esa opción, verás todo un montón de colores que puedes seleccionar. Esto simplemente hace que asana sea mucho más bonita de mirar y te ayuda a hacer un seguimiento de las cosas de una manera un poco más visual. Entonces vamos a elegir un verde, y te darás cuenta de que ahora, en el lado izquierdo del brunch de cumpleaños, hay un dedo de barra verde ayuda con la diferenciación visual. Ahora retrocede en la parte superior, donde dice, brunch de cumpleaños. Ahí un par de ajustes más. Podemos cambiar aquí. Por lo que si haces clic en editar nombre y descripción, verás un móvil pop up que te permite editar el nombre del proyecto y añadir una descripción. La descripción, por supuesto, podría ser lo que quieras. Entonces, cuando termines de ingresar una descripción Haz clic en Actualizar proyecto y luego en la parte superior derecha , verás un poco de X en la tarea original de Mimosa Bar. Volverás a la lista básica de tareas de ti, y verás en el lado derecho una nueva cartulina que dice descripción y lo que sea hayas ingresado. Por lo que esto es genial para acceder a enlaces u otra información realmente rápidamente, y podría editarse en cualquier momento. Entonces ahora hemos tocado tareas, sub tareas y proyectos, y a continuación vamos a estar buscando crear secciones dentro de la lista de tareas. 6. Creación de secciones: en esta lección, vamos a hablar de crear secciones dentro de la lista principal de tareas. Como mencioné antes, Asana es genial porque hay tantas maneras diferentes de organizarse. Como dije, puedes usar etiquetas. Puedes usar proyectos puedes usar sub tareas. En este caso, vamos a hablar de secciones. Entonces volveremos a su proyecto de brunch de cumpleaños que acabamos de crear. Y bajo la tarea de decorar al final de esa tarea, vamos a entrar un colon. Notarás que esto cambia inmediatamente el formato de esa tarea. Se movió un poco a la izquierda. Está más oscuro y es audaz. Entonces esto esencialmente ha creado una sección para nosotros que podemos crear tareas bajo para tener un poco más de una separación visual. Si prefieres esta vista de nivel de tarea más alto, así que debajo de decorar, vamos a añadir velas, música, platos de lujo y serpentinas. Ahora, sólo para mostrarte de nuevo cómo podríamos hacer el arrastrar y soltar, voy a salir otra tarea justo donde me llaman. Llama a la gente para recordarles. Ahora esto no va en la sección de decorar, pero sólo quería anotarlo mientras estaba aquí antes de que me olvidara. Ahora podemos de forma rápida y sencilla simplemente arrastrar esto de nuevo arriba por encima del título de la sección decorar tal como lo hicimos antes. Entonces supongamos que este brunch de cumpleaños está sucediendo el sábado 21 de enero. Eso significa que tenemos que llamar a la gente para recordarles antes del 21. Entonces entremos en la sección de fecha de vencimiento y asignemos la fecha del 20 de enero que es el día anterior. Entonces lo fijamos. Y por supuesto, notarás otro ícono útil rosado que está señalando el corazón, esta acción por lo que la ayudaremos sobre ello solo para asegurarnos de que desaparezca. Ya sabemos lo que hace, y ahora hay otro en la parte inferior aquí, así que no hemos hablado antes de comentarios, pero volveremos a ellos en un poquito. Entonces volvamos a nuestra vista principal del lado izquierdo. Tienes todo tipo de cosas en esta columna, y para ser honestos, realmente no necesitamos saber nada de eso ahora mismo. Por lo que vamos a dar click en esa pequeña flecha junto a la sección de informes para simplemente colapsarla para que nuestra vista sea un poco más limpia. ahora arriba en el medio debajo donde dice brunch de cumpleaños. Investiguemos un poco más estas secciones Así que estábamos en la vista de lista originalmente, que es exactamente lo que suena. Esa vista de lista grande. El siguiente apartado son las conversaciones. Esto es genial. Si estás colaborando con otras personas en un proyecto, por ejemplo, puedes tener conversaciones todas en un solo lugar, y jalará en cualquier comentario o nota que se hayan escrito entre sí en esta sección . Para que no tengas que dar click a diferentes lugares para verlos. Entonces para mostrarte cómo funciona un poco, solo voy a escribir una nota de prueba y etiquetar a alguien en ella. Entonces en este momento, como mencioné, solo somos nosotros en este proyecto. Sólo soy yo. Entonces me etiqueté para ver se puede ver cómo se ve, Pero si otras personas estuvieran en este proyecto contigo, fácilmente podrías etiquetarlas empezando a escribir su dirección de correo electrónico o su nombre. Y aparecería en esa lista desplegable. El siguiente fusiona la vista de calendario, lo cual es realmente útil si tienes tareas que tienen muchas fechas de vencimiento asociadas con, um, verás a la gente de llamada para recordarles tarea que le asociamos una fecha de vencimiento con anterior en el calendario. El siguiente apartado es el apartado Progreso, que en los niveles más altos donde se puede asociar una fecha de vencimiento para el proyecto en general. Entonces sigamos adelante y asociemos el 21 de enero la fecha de nuestro brunch de cumpleaños. El resto de las características de esta página no son realmente necesarias para uso básico, cosas como el estado y el progreso, que podemos entrar un poco más adelante en una clase avanzada. El último apartado son los archivos, que es un lugar realmente conveniente para ver todos los archivos que se han asociado con cualquiera de las tareas de todo este proyecto. Entonces si uno de tus amigos te está ayudando a planear este brunch de cumpleaños y subieron una foto de cómo debería ser la invitación, podrías ver eso aquí mismo en este Tabas. Bueno, ahora, en este punto, hemos cubierto los conceptos básicos de asana, y las próximas lecciones caminarán a través de algunos ejemplos de cómo podrías encontrar una sauna útil para ti. 7. Planificación de la semana: Entonces empecemos y en realidad usemos asana para generar nuestra lista de ideas sobre cómo usar una sauna. Entonces vamos a crear un proyecto y llamarlo para hacer lista ideas y simplemente empezar a poner algunas ideas en sus recados semanales. Horarios infantiles, planificación de viajes, planeación de bodas, renovación de casas, listas de abarrotes, lo que sea. Empezaremos con el 1er 1 y crearemos un nuevo proyecto para las tareas de la próxima semana. Ahora, una de mis formas favoritas de organizar fechas es comenzar con el año, después ir al mes y luego a la fecha. Esto simplemente lo hace realmente fácil. Si tienes tus carpetas en tu computadora o tus proyectos en asana organizados alfabéticamente, tendrás la más antigua de la parte superior, y podrás bajar realmente rápidamente desde ahí. Por lo que vamos a crear un proyecto llamado Semana del 2017.1 punto 23 y vamos a empezar a sumar algunas tareas ahí dentro. Por lo que esta semana, imagina que estás vendiendo una casa. Tus tareas son llamar a un agente inmobiliario, limpiar la casa para exhibiciones, ir a la tienda de abarrotes, llamar a la escuela de tu hija por su tarjeta de reporte, recoger tu tintorería una mochila para un viaje y revisar dos veces tu horario de vuelo. Por lo que bajo cada una de estas cosas, puedes agregar una descripción o sub tareas como tenemos a Joan antes. Por lo que bajo llamada agente de bienes raíces, vamos a agregar discutir las próximas exhibiciones para la semana. Y, como dije, asana super flexible para que puedas agregar eso a la descripción o como una sub tarea. Si te gusta la capacidad de chequeo, que definitivamente dio. Por lo que vamos a crear como una sub tarea. Y además agregar averiguar cuándo reunirse para tomar café bajo casa limpia para exhibiciones. No se pueden algunos recordatorios sobre qué, exactamente, se necesita dio. Entonces en este caso, vamos a agregar abrir las cortinas, limpiar encimeras y guardar las cosas para la tarea de la tienda de abarrotes. Voy a escribirme un recordatorio de que sólo necesitamos comidas de lunes a miércoles de esta semana porque vamos a ir en un próximo viaje el miércoles y luego vamos a añadir la lista de artículos que necesitamos setas, cebollas por conseguir huevos y semillas de granada. No, en la siguiente tarea, quiero mostrarles un par de capacidades más que asana tiene. Entonces vamos a añadir un pequeño recordatorio en la descripción de que lo que estamos llamando es un B menos en la historia. Por lo que hay algún formato básico que puedes dio justo en la descripción usando teclas de acceso rápido. El 1er 1 está usando el comando Be. Si estás en un Mac, lo que hará que algo atrevido, solo podrías hacer doble clic en una palabra, resaltar la palabra y luego hacer clic en comando ser para ponerlo en negrita y ayudarte a diferenciar ese texto un poco más. Una otra va a hacer es yo Tallis izando una palabra y que el hockey es mando yo y voy a tener otro tutorial sobre todas las otras teclas de acceso rápido que puedes usar en el Mac. Así que ten cuidado con eso bajo pick up tintorería. Sabemos que hay una fecha específica que necesitamos hacer esto antes de un viaje el miércoles. Por lo que vamos a seguir adelante y asociarnos el martes para esta tarea así como para la tarea de paquete para viaje en la tarea programada de doble cheque vuelo. Puedes usar esos para mantener la información en un solo lugar o no puedes hacerlo como una tarea real. Entonces en este caso, conozco los detalles que estoy viendo aquí. Yo sólo quiero tenerlo en la misma organización del resto de mi semana para que siempre pueda referirme , así que voy a añadir Delta. Miércoles 25 de enero a la 1:30 p.m Ahora esto nos lleva a un emocionante paso siguiente. En realidad no hemos comprobado ninguna de las tareas que hemos creado para nosotros mismos para hacer. Lista obviamente se pondrá súper larga. No los comprobamos tarde o temprano, así que vamos a empezar a revisar las cosas, asumiendo que es tarde en la semana y ya hemos hecho estas cosas, por lo que es bastante evidente. Pero en el lado izquierdo de cada tarea, hay una marca de verificación. Puedes hacer clic en él para marcar la tarea como completa, y la verás desaparecer de tu lista. Siempre puedes volver atrás y ver esas tareas completadas haciendo clic en el botón Ver Tareas incompletas en la esquina superior derecha. En ese caso, mostrarías las tareas completadas o mostrarías todas las tareas, y eso te mostrará una lista de todas tus tareas completadas e incompletas. Personalmente, me parece realmente bonito ver una lista grande hacerse mucho más pequeña, así que siempre escondo las tareas completadas a menos que esté buscando específicamente algo similar a completar tareas del más alto nivel. También puedes completar sub tareas en las tareas individuales. Entonces, debajo de casa limpia para exhibiciones, por ejemplo, vamos a revisar las cortinas abiertas, limpiar encimeras y guardar las cosas. que ya los hemos hecho, Asana tiene algunos ajustes lindos donde mostrará una mosca de unicornio a través de la pantalla. Esto se puede apagar si realmente no te gustan las celebraciones. Pero hay una pequeña punta de herramienta en la esquina inferior izquierda que te mostrará lo que viste. Entonces esto es todo. Para la primera parte de la clase, probablemente puedas ver que hay una serie de formas en las que puedes usar asana, y vamos a usar la sección de proyectos de esta clase para jugar con algunas ideas sobre cómo puedes usar esto en A para ayudar a organizar tu vida. Yo estoy aquí para ayudar, Así que si tienes alguna pregunta en el camino, siéntete libre de contactarme y te volveré