Leistungsstarke schriftliche Kommunikation für Führungskräfte: Techniken und Beispiele

1. 1. Einführung: Hey da, mein Name ist Andre. Ich habe ungefähr 15 Jahre technische und Managementerfahrung in der Softwarebranche. Und in den letzten sechs Jahren hatte ich meine eigene Führungsberatung. Hör zu, ich schreibe gerne. Ich schrieb das folgende Buch der Ängste, kaufe es und Hunderte von Artikeln und Beiträgen und Dokumenten als Teil meiner Arbeit. Ich habe damals sogar Pointer geschrieben und möchte einen dritten Platz im Call Stack Econ IT-Poesiewettbewerb aufnehmen, was ja, du hast noch nie davon gehört. Aber der Punkt ist, dass ich es geliebt habe zu schreiben. Eine Führungskraft braucht gute Schreibfähigkeiten, und das wollte ich dir hier beibringen. In diesem Kurs geht es nicht um schnelle Chats oder schnelle E-Mails, obwohl ich einen anderen Kurs dazu habe. Aber hier geht es um die bewusstere Art der schriftlichen Kommunikation, die wichtigen Botschaften, diejenigen, die sorgfältig schreiben, diejenigen, auf die jedes Wort wichtig ist. Ich führe Sie durch mehrere Iterationen, im Gegenteil, aber Kickoff, im Gegenteil, aber Kickoff, das Krisenmanagement bittet um Morgen, erkennt und gratuliert und kommuniziert Veränderungen. Ich gebe Ihnen Techniken und erstelle ein Beispiel für jede Situation, das ich auch als beigefügtes Dokument bereitstellen werde. Lass uns gehen. 2. 2. Warum ist eine gut erstellte schriftliche Kommunikation sinnvoll?: Als Führungskraft kommunizieren Sie auf viele Arten, aber die gut gestaltete, sorgfältig geschriebene Kommunikation, die wir in diesem Kurs ansprechen, hat drei Hauptvorteile sorgfältig geschriebene Kommunikation, die wir in diesem Kurs ansprechen, Sie kann viele Menschen mehr erreichen als es kann in einem Chat oder in einer Rede ansprechen. Es ist vollständig und klar, weil es gut verarbeitet und poliert ist und hartnäckig ist. Es schmeckt dort. Die Leute können es lesen und Tage, Wochen und Monate später noch einmal lesen. In Bezug auf das Format könnte es sich um eine E-Mail handeln, es könnte sich um einen Beitrag in einem Forum, einem Blog oder einem Dokument handeln. Das Format ist auch wichtig, aber es ist nicht so schwer, das richtige zu wählen. Die Botschaft ist der Schlüssel. Diese Art von gut ausgearbeiteter, bewusster schriftlicher Kommunikation ist nicht etwas, was Sie täglich machen. Es ist für die morgendlichen wichtigen Anlässe oder Nachrichten reserviert . Vielleicht machst du es einmal im Monat, vielleicht mehr, vielleicht weniger. Aber wenn es darauf ankommt, wenn es Zeit dafür ist, kann es der Vorteil sein, den Sie brauchen, und es wird einen Unterschied machen. 3. 3. Die Aktualisierung: Sie möchten Ihr Team, Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen auf dem Laufenden halten, was neu ist. Ich spreche von größeren Updates, nicht von den täglichen oder wöchentlichen Statusberichten zu einem Projekt. Die sind ziemlich technisch und praktisch in der Natur. Nehmen wir das folgende Beispiel. Hier ist der Leiter der Entwicklung einer Abteilung von 100 Personen. Die verschiedenen Teams in unserer Abteilung arbeiten an verschiedenen Projekten. Sie sind verantwortlich für die allgemeinen Praktiken, Standards und die Qualität der Arbeit in allen Teams. Sie senden das monatliche Abteilungsupdate im Falle dieser wiederkehrenden Updates, bei denen nichts Wichtiges passiert ist. Es ist nur eine Zusammenfassung des letzten Monats und einige Ideen für diesen Monat. Die beste Art darüber nachzudenken. Es ist, als würde man einen Newsletter schreiben. Sie Leute Genau genommen brauchen Ihr Update nicht. Sie warten nicht gespannt darauf. Es steht für sich nicht ganz oben auf ihrer Prioritätenliste. Es gibt nichts Bestimmtes, das sie zurückhält diese Art von Kommunikation für sie lösen wird. Du musst es interessant machen. Man muss die Neugier aussuchen, um sie dazu zu bringen, sie zu lesen. Wir müssen kurze, leicht verständliche, leicht lesbare aussagekräftige Nachrichten erstellen leicht lesbare aussagekräftige Nachrichten und die relevantesten Dinge ansprechen , die Sie können. Trotzdem ist dies nicht die Art von Kommunikation, bei der Sie auf eine 100% ige Öffnungsrate oder etwas in der Nähe hoffen können 100% ige Öffnungsrate oder etwas in der Nähe . Wenn Sie es übrigens als Eröffnungsraten bezeichnen können , wird dies hilfreich sein, um zu messen der Erfolg Ihrer Botschaft, wenn man bedenkt, dass nicht jeder sie lesen wird. Wenn Sie eine Nachricht haben, die besonders wichtig ist, bereiten Sie sich darauf vor, sie nicht identisch zu wiederholen, sondern wiederholt in einigen aufeinanderfolgenden Mitteilungen anzusprechen , um sicherzustellen, dass sie so viele Menschen wie möglich erreicht. Stellen Sie auch Konsistenz fest. Ein einheitlicher Zeitplan immer am ersten Montag des Monats oder was auch immer. Eine konsistente Struktur, immer die gleichen 23 Abschnitte. Es ist auch die Art von Botschaft, die von ein bisschen visueller Arbeit profitieren kann. Verwenden Sie Abschnitte, Farben, Schriftgrößen, vielleicht Bilder, um das Lesen noch einfacher zu machen. So etwas ist zum Beispiel nur ein Beispiel, aber Sie haben die Idee. Eine andere Sache, die Sie mit dieser Art von Kommunikation machen können , ist die Verwendung eines übergreifenden Themas. Wenn wir sagen, dass die Steigerung der Qualität die große Initiative des Jahres ist, wie läuft es? Was ist neu? Was ist der nächste Meilenstein? 4. 4. Der Kickoff: Sie wollten etwas Neues beginnen, ein neues Projekt oder eine neue Initiative. Und das ist Ihre Kickoff-Botschaft an die Leute, die Teil davon sein werden. Lassen Sie uns mit dem Beispiel aus dem vorherigen Kapitel fortfahren . Sie werden wieder Entwicklungsleiter und möchten diese Initiative zur Qualitätsverbesserung starten. Bevor ich auf den Inhalt komme, lassen Sie uns den Kanal besprechen. Sie möchten, dass so viele Leute wie möglich diese Nachricht lesen. Du wirst den direktesten und in deinem Gesicht Kanal benutzen . Du hast zum Beispiel eine E-Mail. Du wirst das nicht irgendwo in ein internes Forum stellen , in der Hoffnung, dass die Leute darüber stolpern. Dies ist die Nachricht, die nicht optional ist . Jeder sollte es kriegen. Bleib bei einer Nachricht und nur einer Nachricht. Wenn der Auftakt der Qualitätsinitiative die Botschaft ist, dann ist dies das einzige, was Sie auf eine Nachricht richten oder alles andere für eine andere Kommunikation hinterlassen. Bei der Erstellung dieser Botschaft besteht Ihre Aufgabe darin, die folgenden Fragen so klar, aber gleichzeitig so präzise wie möglich zu beantworten . Warum machen wir das? Was machen wir? Wie sieht Erfolg aus? Was ist der erste Schritt? War das erste, was du erwarten kannst, dich zu treffen. Ein Beispiel könnte also so aussehen. Das ist eine gute Möglichkeit, eine Initiative zu starten. Dieses Beispiel ist zufällig problemgesteuert. Wir haben ein Problem und ein Ende, um es zu beheben. Es kann auch chancenheitsorientiert sein, in diesem Fall die y-Änderungen durch bleiben die y-Änderungen durch die Gesamtstruktur und den Ansatz gleich. 5. 5. Krisenmanagement: Lassen Sie uns das Beispiel ändern und nehmen an, Sie sind der Manager der für eine Geschäftseinheit verantwortlich ist oder die COVID-Epidemie begleitet. Und die COVID-Pandemie ist dein Anfang. Es ist sehr, sehr früh, viel Unsicherheit, aber es ist klar, dass es groß sein könnte. Wenn es um das Krisenmanagement geht, ist das Timing entscheidend. Timing ist in allen Situationen wichtig, aber nirgends annähernd so viel wie in einer Krise. Wann sprechen Sie es an? Wann kommunizierst du darüber? Die Antwort ist früh, aber nicht zu früh und definitiv nicht zu spät. Zu früh kann Panik lösen. Und du hast nicht wirklich viel zu sagen, weil du noch nicht viel weißt. Ja, sie waren sich dessen bewusst und haben es genau beobachtet, eine Art von Botschaften hat ihre Rolle, aber sie sind begrenzt. Während du schnell hinschauen solltest, solltest du dich nicht beeilen. Wenn es die sehr frühen Stadien sind. Einige Berichte aus China sind sich nicht sicher, wann und wie und ob es den Rest der Welt erreichen wird. Gib ihm ein bisschen Zeit. Nicht viel Zeit, aber ein bisschen Zeit. Warten Sie jedoch nicht einen ganzen Monat bis Ihre Regierung bereits die Arbeit von zu Hause aus beauftragt hat . Und erst dann kommst du auch mit einer Nachricht wie Hey Leute, die von zu Hause aus arbeiten müssen, das ist lächerlich spät. Wenn Sie einmal sind, sagen wir 75% sicher, dass sich etwas zu einer Krise entwickeln wird . Du kannst es ansprechen. Du musst nicht zu 100% sein. Aber wenn Sie ungefähr 75 Wünsche haben, sage ich natürlich nicht, dass Sie es berechnen, wenn Ihre Leute auch fünfundsiebzig Prozent oder mehr sind und sich dann Sorgen machen und darüber nachdenken und schon eine Weile . Ihre Kommunikation ist jetzt dringend erforderlich. Krisendinge können sich schnell ändern. Vielleicht ist es heute ein bisschen Tour wenig reagieren. Aber morgen Abend war es schon zu spät. Morgen früh ist der richtige Zeitpunkt. Muss in einer Krise schnell auf den Beinen sein und sich an alles anpassen , was vor sich geht. Der Schlüssel zu einer großartigen Krisenmanagementkommunikation liegt in Direktheit, Einfachheit und dem richtigen Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Verwundbarkeit. Einfache Worte, unkomplizierte Sprache, spezifische Dinge, konkrete Fakten, keine Fanciness und definitiv keine Unternehmenssprache. Das ist die Grundlinie. Dann musst du kompetent sein. Ihre Leute müssen wissen, dass Sie nicht ausflippen und einen Plan haben. Man kann jedoch nicht sagen, dass wir uns auf alles vorbereitet haben , da dies in einer Situation wie dieser möglicherweise der Fall sein kann . Niemand kann genau vorhersagen was passieren wird, und niemand kann sich auf alles vorbereiten , was falsches und übertriebenes Vertrauen sein wird . Und es hätte das Gegenteil von den beabsichtigten Auswirkungen. Es wäre nicht glaubwürdig. Und anstatt die Moral zu stärken, wird sie sie schwächen. Hier kommt die Sicherheitslücke ins Spiel. Sie müssen die Unsicherheit zugeben ohne sich davon überwältigen zu lassen. Der Kern Ihrer Botschaft, das GIF Ihrer Botschaft zum Krisenmanagement ist in etwa so. Das Ding passiert. Es entwickelt sich, es ist beispiellos. Wir wissen nicht genau, wie es sich entwickeln wird. Wir wissen jedoch einige Dinge. Wir haben einige Probleme identifiziert und ergreifen einige Maßnahmen. Und hier sind sie. Wenn es darum geht, die Maßnahmen von Declosed zu kommunizieren, seien Sie spezifisch und geben Sie ihnen etwas Konkretes, woran Sie greifen können. Sagen Sie ihnen, wer sie von Wang kontaktieren wird, wer sie kontaktiert hat usw. Lassen Sie es nicht offen. Eine Krise bringt sowieso genug Unsicherheit mit sich, fügen Sie sie nicht mit vagen Entscheidungen hinzu. Wenn Sie nicht bereit sind, sich zu entscheiden, entscheiden Sie sich nicht. Aber wenn Sie sich entscheiden, seien Sie entscheidend und enden damit, bleiben wir in Kontakt. Es ist sehr wahrscheinlich, dass weitere Maßnahmen und Aktualisierungen dazu folgen und sie ermutigen werden , sich mit Ideen zu beschäftigen, Fragen zu stellen usw. und die Kanäle dafür zu erstellen. Wenn sie noch nicht vorhanden sind. Ständige Kommunikation zur Bewältigung Unsicherheit und Problemen, die sie auftauchen , befindet sich im Wesentlichen in einer Krise , da sich in den frühen Stadien einer sich entwickelnden Situation alles sehr schnell ändern kann. 6. 6. Forde mehr: Ihr Team hat wirklich hart an einem schwierigen Projekt des Kunden gearbeitet wirklich hart an einem schwierigen Projekt , das nicht glücklicher ist, weil es immer noch Probleme gibt und schwierigere Tage vor uns liegen. Sie müssen Ihrem Team mitteilen je mehr harte Arbeit erforderlich ist . Selbstverständlich sollten Sie sich um Ihr Team kümmern und es nicht zu sehr drängen. Aber abgesehen davon geht es darum, wie Sie ihnen sagen, dass mehr harte Arbeit folgen wird. Wir konzentrieren uns hier auf den Kommunikationsaspekt. Erstens ist es in diesen schwierigen Projekten leicht, von den Problemen überwältigt zu werden. Es hat eine Sache repariert und drei andere brechen. Jeder ist gestresst, damit die Menschen die Perspektive verlieren und sich in dem scheinbar nie endenden Strom von Problemen begraben werden. Sobald Menschen die Perspektive verlieren sobald sie die Motivation verloren haben. Eine Sache, die Sie in dieser Situation und Ihrer Kommunikation tun müssen , ist, eine gewisse Perspektive wiederzuerlangen. Sag etwas wie: Hey, wir haben dieses Ding vor zwei Monaten mit dem A angefangen, wir haben B gemacht, aber C ist immer noch übrig. Wir haben zehn von 30 Bugs behoben, nachdem wir sie behoben haben, oder C wird ebenfalls erledigt sein. Diese Art von Zusammenfassung, einen Schritt zurückgeht in Ihrer Nachricht enthalten ist, wenn sie nicht sehr detailliert ist, wird Perspektive bieten. Dann wirst du in deiner Nachricht positiv sein. Du musst glauben, dass es gemacht werden kann und es wird geschehen, wenn du beim Schwarzen bleibst. Aber du musst gleichzeitig real sein, deine positive Einstellung sollte nicht dieser Nachbar sein, oder? Ja, das können wir, Ja, es wird es ohne irgendetwas dahinter tun. Es ist eine andere Art von Botschaft, aber die Mischung aus Vertrauen und Verwundbarkeit, über die wir im Krisenkapitel gesprochen haben , gilt auch hier. Du musst sicher sein, dass du es schaffst, aber du bist verwundbar zuzugeben, dass es nicht einfach sein wird. Ich erwähne auch gerne Dinge in solchen Nachrichten, ohne zu formell darüber zu werden. Wenn ich zum Beispiel zu dieser Zusammenfassung zurückkehre, werde ich so etwas nicht sagen, dies ist der bisherige Fortschritt des Projekts. Blah-blah-blah. Es ist ein bisschen zu steif. Stattdessen werde ich es lässiger ansprechen. Als hätte ich gerade darüber nachgedacht. Als wäre es fast wie ein nachträglicher Gedanke. Es war kein nachträglicher Gedanke. Ich wusste genau, was ich mache, aber vielleicht wollte ich, dass es ein bisschen so klingt. Es war kein Nachdenken. Ich wusste was ich mache, aber vielleicht wollte ich, dass es ein bisschen so klingt. Zum Beispiel. 7. 7. Erfassen und gratulieren: Angenommen, Sie möchten die großartige Arbeit oder eine Art Leistung gegenüber dem Team oder einer Einzelperson hervorheben . Sie möchten allen eine öffentliche Nachricht darüber senden. Das ist nett. Ein paar Dinge, die zu beachten sind. Erstens, gratuliere Personen oder Teams nicht zu einfachen Dingen. Sag nicht einfach nur tolle Arbeit für alles. Es ist toll für dich nett zu sein. Versteh mich nicht falsch , danke zu sagen , um sie zu schätzen und all das. Aber eine öffentliche Nachricht, die an alle anderen gesendet wurde , die im Grunde genommen sagt: Hey alle, hören Sie auf, was Sie tun, und schauen Sie sich dieses Team oder diese Person an, die diese großartige Sache gemacht hat. Dieses besondere Ding sollte nicht verschickt werden. Wahrscheinlich sollte es etwas bedeuten, sie sollten etwas Besonderes tun und auf diese Weise werden sie Ihre Botschaft zu schätzen wissen , weil es ihnen auch etwas bedeutet. Wenn Sie eine Inflation von Glückwünschen erzeugen. Und jeder gratuliert jedem ich verlassen habe, die ganze Zeit, wenn es nicht mehr viel bedeutet, und die ganze Zeit, wenn es nicht mehr viel bedeutet, eine Geschichte dahinter geliefert. Sagen Sie nicht einfach, dass sie ausgeatmet haben oder das Projekt in x Tagen geliefert haben. Obwohl dieses x beeindruckend sein mag, reicht es nicht aus, weil andere daraus lernen können. Bieten Sie eine Geschichte dahinter. Wie haben sie es gemacht? Was haben sie anders gemacht? Auf diese Weise erreichen Sie zwei Dinge. Erstens: Sie machen es zu einer Lernmöglichkeit für alle anderen. Und zweitens: Man macht es menschlicher und nachvollziehbarer. Zum Beispiel so etwas. 8. 8. Bekanntgeben von Änderungen: Wenn Sie große Veränderungen ankündigen, müssen einige bestimmte Dinge berücksichtigt werden. Was meine ich mit großer Veränderung? Vielleicht ändern Sie die Tech-Plattform, Sie die Organisationsstruktur ändern, wo Sie möglicherweise den Geschäftsfokus ändern. Diese Art von Veränderungen wird unweigerlich Unbehagen verursachen , weil sie so ziemlich jeden automatisierte Komfortzone nehmen , Menschen müssen neue Dinge lernen. Aufgaben des Arbeitsplatzes können sich ändern Machtstrukturen werden auf den Kopf gestellt und so weiter. In 99% der Fälle werden Menschen, selbst gute Menschen, zunächst zumindest etwas resistent gegen diese Art von Veränderungen sein . Erwarten Sie einen langwierigen Kommunikationsprozess mit mehreren Interaktionen, Fragen und so weiter. Aber im Moment konzentrieren wir uns auf die große Ankündigung , die sie abhebt. Die drei Schlüsselideen, die Sie in einer Botschaft haben müssen. Und ich glaube nicht, dass eine große Veränderung ist. Unser, warum, warum machen wir das? Warum nehme ich nicht einfach die Dinge an , die wir bisher gemacht haben. Vielleicht liegt es daran, dass sich die Branche verändert und ich mithalten muss. Vielleicht haben sich die Kunden verändert oder vielleicht ist die Konkurrenz was auch immer es sein mag. Stellen Sie sicher, dass Sie zunächst erklären warum die Änderung notwendig ist. Denn wenn Sie proaktiv dort sind, möchten Sie die Dinge ändern, bevor sie zu einem großen Schmerzpunkt werden. Sie möchten der Kurve einen Schritt voraus sein. Das bedeutet aber auch, dass die Änderung überstürzt erscheint und für manche Menschen nicht unnötig wird. Deshalb muss man erklären , dass die Änderung heute zwar nicht notwendig erscheint, nicht unbedingt für morgen Unvermeidbarkeit ist. Diese Änderung kommt. Es wird kommen. Sie können sich nicht dagegen abmelden. Wir alle werden es durchmachen müssen, Respekt. Aber wir möchten mit Ihnen allen sprechen, Ihre Bedenken und Ihre Ideen hören und den Plan darauf basierend anpassen. Wir wollen dich als Partner. Wenn Sie Personen die Möglichkeit geben, nicht an der Änderung teilzunehmen, werden viele von ihnen nicht an der Änderung teilnehmen oder sie werden zu spät kommen oder sie haben sich verabschiedet. Und nochmal, schau, das ist nicht, dass ich pessimistisch bin, während Menschen, die nicht Hawaii tun, ich bin eigentlich sehr optimistisch in Bezug auf die menschliche Natur, aber es geht um Komfortzonen und wie große Gruppen von Menschen sich verändern. Ich spreche basierend auf Erfahrung. Wenn Sie schnell große Veränderungen mit großen Gruppen von Menschen wünschen , muss er unvermeidlich sein. Sie möchten sie jedoch zu einem Teil des Prozesses machen und ihre Meinungen respektieren, ihre Ideen einholen, weil sie gute Ideen haben werden. Sie können über alles alleine oder mit Ihrer kleinen Strategy Group nachdenken . Sie brauchen sie, um damit an Bord zu sein und Sie brauchen sie, um Teil davon zu sein. Einige von ihnen wollten sogar führend im Veränderungsprozess werden . Die allgemeine Richtung mag unvermeidlich sein, aber genau wie wir dorthin gelangen und sollte diskutiert werden. 9. 9. Schlussfolgerung: Der Leiter braucht gute Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, ausgefeilte, effektive Botschaften zu erstellen , die der Situation entsprechen. Dies ist nicht etwas, das Sie möglicherweise täglich tun müssen, vielleicht Wochen, die ohne diese Art von Kommunikation vergehen . Aber wenn die Zeit gekommen ist und es kommen wird, ist es in der Regel etwas Wichtiges und wenn Sie gut damit umgehen, wird es einen Unterschied machen. Danke fürs Bleiben. Ich hoffe, es hat dir gefallen. Ich hoffe, du hast es nützlich gefunden und das war's. Jetzt mach es.