Effektive Meeting Erstelle deine eigene Checkliste für Erfolg

1. Einführung: Sind Sie frustriert und erschöpft von einem Meeting, das außer Kontrolle geraten ist? Nicht pünktlich und ehrlich gesagt nicht effektiv. Keine Sorge, du fühlst dich nicht allein so. Mein Name ist Matt Robinson. Ich bin ein professioneller Projektmanager und habe die letzten 15 Jahre an technischen Projekten gearbeitet. Dies persönlich war eine der schwierigeren Fähigkeiten, an denen ich in meiner Karriere arbeiten musste , und darauf baue ich heute weiter auf. Moderation von Besprechungen ist eine Fähigkeit , die im Laufe der Zeit aufgebaut werden kann. Es ist für alle mit ein bisschen Entschlossenheit erreichbar und kann tatsächlich Spaß machen und fruchtbar sein, es glauben oder nicht, wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben und es gut funktioniert. Am Ende dieses Kurses verfügen Sie über die Tools, die Sie benötigen, um effektive Besprechungen zu planen und zu leiten. werden mehrere Vorlagen zusammen erstellt. Und wir erstellen eine Checkliste, um Ihre zukünftigen Besprechungen zu unterstützen. Hier sind die Themen auf hohem Niveau , die wir gemeinsam behandeln werden. Analyse und Bestimmung der Stakeholder , Planung des Treffens, mentale Vorbereitung, Tipps und Tricks, logistische und terminliche Überlegungen. Festlegung von Grundregeln und Zeitmanagement, Nutzung visueller Hilfsmittel, Folgeaktivitäten und Sicherstellung einer Feedback-Schleife. Halten Sie sich an den n rho teilen Sie einige Vorlagen mit, die in meiner Karriere hilfreich waren. Ich freue mich über jedes Feedback, das Sie geben können da wir uns alle auf diese Weise gemeinsam verbessern können. Freuen Sie sich darauf, in die erste Lektion einzusteigen, nämlich die Analyse der Interessengruppen. 2. Stakeholder-Analyse und -entschlossenheit: Die Analyse von Stakeholdern ist eine ausgefallene Art zu sagen, die richtigen Leute zu identifizieren , zu verstehen und einzubeziehen zur Unterstützung des Ziels benötigt werden. Stakeholder können viele Formen annehmen. Zum Beispiel intern oder extern in Ihrer Organisation. Regierungsbehörden. Wir arbeiten in diesem Fall im Rahmen des Treffens, aber die Prinzipien gelten auch auf der Ebene der Projektplanung. Allein dies würde wahrscheinlich eine viel größere Gruppe darstellen. Es gibt viele Techniken , die zur Identifizierung dieser Stakeholder genutzt werden können . Hier ein paar Beispiele für solche Techniken. Befragung potenzieller Stakeholder, Treffen mit Personen persönlich oder virtuell. In diesem Gespräch können Sie die Person und ihre Haltung zu Ihrem Thema kennenlernen und Rapport-Dokumentationen wie Artefakte aus Lektionen, Projektcharta, Geschäft erstellen Rapport-Dokumentationen wie Artefakte aus Lektionen, Fälle, bei denen es sich um Dokumente handelt, die es häufig als Stakeholder bezeichnen, insbesondere nach Rolling Name Eine andere Technik ist das Stromnetz , ein Rahmen, in dem Sie die verschiedenen Interessengruppen einreihen können . Diese Buckets beschreiben ihre Interessen und den Einfluss, den sie auf Ihr Projekt oder Thema haben. Bleiben Sie informiert, überwachen Sie, engagieren Sie sich, beraten Sie sich und bleiben Sie zufrieden. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, wer und wie Sie sich für Ihre Besprechungen engagieren müssen. Wir gehen davon aus , dass Sie an diesem Punkt wissen, wer Ihre Stakeholder für Ihr Meeting sind. Der nächste Schritt besteht darin, zu versuchen, sie und ihre Perspektiven insbesondere auf Ihr aktuelles Thema zu verstehen ihre Perspektiven insbesondere . Sind sie wirklich begeistert Ihrer Initiative oder würden sie lieber eine Tasse Kaffee über den Kopf gießen und dann an Ihrem Meeting teilnehmen? Sie fragen sich vielleicht, wie hilft mir das bei der Planung meines Meetings? Auf diese Weise können Sie herausfinden, wen Sie einladen und wie Sie sie möglicherweise während Ihres Meetings einbeziehen Während der Stakeholder-Analyse ist dies ein guter Zeitpunkt, um das Personal kennenzulernen, mit dem Sie es zu tun haben Wenn Sie sie natürlich noch nicht persönlich kennen, bevorzuge ich es, eine persönliche Beziehung zu meinen Stakeholdern aufzubauen eine persönliche Beziehung , bevor ich sie in einer größeren Gruppe habe. Auf diese Weise erhalten Sie viele Einblicke , wie sie sich während des Meetings verhalten können. Es gibt eine Unmenge an Büchern zum Thema Persönlichkeitsmerkmale. Aber so wie ich das sehe, müssen Sie ein paar Dinge beachten. Die ruhigen und schüchternen Typen, über Redner, negativ, über positiv auf den Punkt, man macht sich fast Sorgen, dass sie zu angenehm sind. Innerhalb dieser Personengruppen. Möglicherweise haben Sie Experten zu Ihrem Thema oder sogar einige, die keine Ahnung haben , wovon Sie sprechen werden. Dies gibt Ihnen auch einen Einblick in die verschiedenen Lernstile als Input für die Planung. Warum ist das so wichtig? Du fragst, ich plane nur das Meeting, oder? Der Grund dafür ist, dass Sie auf Strategien für den Umgang mit Situationen vorbereitet sein möchten Strategien für den Umgang mit Situationen , die bei Ihren Treffen zwischen widersprüchlichen Persönlichkeitstypen unweigerlich auftreten . Wir werden in Kürze ausführlicher darauf eingehen, aber ich wollte ein oder zwei Beispiele hervorheben, damit Sie darüber nachdenken, wie hilfreich das Spielen dieser Erkenntnisse sein wird. Ich bin Buchhalterin und spreche immer wieder die Finanzergebnisse von einem an. Ihrem Meeting geht es jedoch um das kommende Team Potluck. Wie gehen Sie also mit dieser Situation um? Du sagst Bob, er soll es schieben und zurück in seine Höhle im dritten Stock gehen ? Nein, natürlich nicht. Man könnte sagen , dass so etwas ein großartiger Punkt ist, Bob, ich werde das zur Kenntnis nehmen, damit wir in unserem bevorstehenden Treffen zu den Finanzergebnissen darüber sprechen können . Weiter zum nächsten wichtigen Thema der Tagesordnung Was werden wir zum Potluck bringen? Indem Sie die Arten von Persönlichkeiten oder Zollebenen verstehen und uns einen umfassenden Einblick in die Techniken geben , die wir für Ihre Besprechungen in unserer Gesäßtasche haben möchten . Abhängig vom Ziel Ihres Meetings müssen Sie festlegen, müssen Sie festlegen welche Stakeholder in das Meeting einbezogen werden sollen . Für den Fall, dass Sie Personen benötigen , die ehrlich gesagt nicht an der Besprechung teilnehmen sollten , um dieses Ziel zu erreichen. Die Handhabungstechniken werden umso wichtiger sein, um sicherzustellen, dass diese Mitwirkenden die Möglichkeit haben, den Wert zur Erreichung des Ziels zu bringen. Jetzt gehe ich davon aus, dass Sie die richtigen Leute identifiziert haben, sie ein wenig verstanden haben und sich mindestens ein paar Strategien für den Umgang mit einigen möglichen Szenarien ausgedacht mindestens ein paar Strategien für haben. Wir sind jetzt bereit, mit der Planung des Treffens zu beginnen. Freust du dich? Ich weiß, dass ich es bin. 3. Planung des Meetings: Um mit der Planung des Meetings zu beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein klares Ziel und Ergebnis vor Augen haben . Das grundlegende Verständnis des Ziels bei der Durchführung Stakeholderanalysen wird ein Input sein. Sie sind jetzt jedoch in der Lage, dies weiter zu verfeinern und den Stift für diejenigen zu Papier zu bringen , die dies noch tun. Nehmen wir an, Sie waren sich nicht sicher, was das Ziel des Treffens sein sollte, dann sind Sie, mein Freund, nicht bereit für das Treffen. Tatsächlich führt das Meeting eher zu Frustration und dazu , dass andere dem Prozess nicht vertrauen. Oft wird dieser Schritt entweder ganz vernachlässigt oder übersprungen, weil er zeitaufwändig sein kann und wir uns oft in einer Zeitkrise befinden. Abhängig von der Art Ihres Meetings. Dies kann alles sein, von PowerPoint-Präsentationen, Systemdemos, visuellen Hilfen bis hin zum Versenden von E-Mails mit Vorarbeit für Ihr Publikum. Auf diese Weise können sie vor dem Treffen besser informiert werden . Diese Dinge werden sehr dazu beitragen eine klare Ausrichtung zwischen den Teilnehmern herzustellen und letztendlich das Erreichen von Coolness zu unterstützen. Es ist sehr wichtig , dass Sie vor Ihrem Meeting zusammenbrechen und Ihr Ziel verstehen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung des intelligenten Frameworks, das spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert ist . Und hier ist ein Diagramm, das ein bisschen darauf eingeht. 4. Mentale Zubereitung (Tipps und Tricks): Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, bevor Sie mit der Planung der Besprechungen beginnen, um über eine Fähigkeit zu sprechen, die für die Moderation von Besprechungen wichtig ist und die im Laufe der Zeit in Ihrer Karriere weiter wachsen wird . Das ist die Fähigkeit, mental auf das Treffen selbst vorbereitet zu sein . Persönlich war ich früher nervös, vor Leuten zu sprechen, und konnte oft überhaupt nicht sprechen. Vieles davon hatte mit mangelnder Vorbereitung auf das Treffen selbst zu tun , was, wenn es gut gemacht wird, im Laufe der Zeit dazu beitragen wird, Vertrauen aufzubauen. Hier sind einige Tipps, die helfen sollen, mental vorbereitet zu sein, allgemein gesund zu sein, gut ausgeruhtes, gesundes Anhydrid zu sein. Recherchieren Sie das Thema, um sicherzustellen, dass Sie ein vernünftiges Verständnis haben und die Möglichkeit hatten , einige Fragen zu stellen, während sich im Einzelgespräch mit den Stakeholdern austauschen. Rollenspielszenarien durchliefen eine Reihe von erfundenen Szenarien, mentale Rollenspiele, um Strategien zu entwickeln wie Sie mit schwierigen oder einzigartigen Situationen umgehen. werden Sie niemals an alles denken Bei dieser Aktivität werden Sie niemals an alles denken können. Aber die Top-Ten werden am Besprechungstag einen großen Beitrag leisten. Diese Szenarien können alles sein, von dem, was die Leute ihn um einen Anruf bitten, bis hin zum halben Abbruch des Telefonanrufs , und Sie müssen Alternativen für den Besprechungsraum und ähnliches herausfinden . Mit dieser Aktivität können Sie viel Spaß haben. Ich ermutige Sie dazu. 5. Logistik und Terminplanung: Seit der globalen Pandemie haben wir einen Anstieg der Telearbeit gesehen, haben wir einen Anstieg der Telearbeit gesehen Telearbeit Hybridmodelle, die sich nicht anpassen und unsere Umgebung nicht verstehen können, sind sehr hilfreich. Es gibt keinen Unterschied in der Vorbereitung auf und während unseres Treffens. Je nach Art des Meetings oder Projekts müssen Sie verschiedene Dinge beachten. Hier sind einige Punkte, die häufig behandelt werden müssen. Größe des Raums richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmer. Remote versus Hybrid, wie werden die Teams interagieren und sich verhalten? Die Technologie wie Microsoft Teams Zoom-Telefone hat jeder geschult und hat Zugriff auf diese Technologie. Haftnotizen im Vergleich zu virtuellen Whiteboards. Mahlzeiten und Pausenzeiten, abhängig davon, ob Sie für längere Besprechungen persönlich sind, der Verfügbarkeit von Räumen und Teilnehmern, kann dies oft eine Herausforderung sein, da Vorlaufzeiten bei schwierigen Terminen möglich sind. Sobald Sie die Gelegenheit hatten, alle logistischen und terminlichen Überlegungen zu bewerten , können Sie jetzt die Besprechungseinladung versenden dabei unbedingt die erforderlichen Details wie Teams oder Zoom-Link, Telefonnummer, Ort, Agenda, klare Betreffzeile und Teilnehmer. 6. Grundregeln festlegen: Die Festlegung von Grundregeln ist ein wirksames Mittel, um den Überblick zu behalten. Grundregeln sind eine Reihe von Aktionen oder Verhaltensweisen, auf die sich die Teilnehmer im Voraus geeinigt haben. Dies hilft, Verwirrung zu vermeiden und macht es einfacher, wenn Sie als Moderator eine Abweichung von diesen Regeln angeben müssen . Zum Beispiel beginnt Mark zu unterbrechen und andere Teilnehmer als Moderator können Sie anrufen, um die Grundregel des Handhebens zu erwähnen . Dies wird zum Beispiel eine Entscheidung sein, auf Ihrer Seite basiert, um die Dinge in Bewegung zu halten. Hier sind einige gängige Beispiele für Grundregeln. Ich stelle eine Vorlage zur Verfügung, die ich in der Vergangenheit verwendet habe , um Ihre Besprechungen als Referenz zu unterstützen. Also keine Telefone während des persönlichen Treffens. Verwenden Sie die Handheben-Funktion in Teams oder im Komfortsystem, anstatt andere zu unterbrechen. Seien Sie respektvoll und freundlich bei allen Interaktionen im Team. Die meisten, wenn nicht alle, sollten selbstverständlich sein , es hilft jedoch, das Team auf derselben Seite zu haben . Abhängig von der Art Ihres Meetings, z. B. wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, möchten Sie möglicherweise detailliertere Grundregeln festlegen. Wenn die Bedeutung eher einmalig ist, sollten Sie wichtige Grundregeln festlegen, z. B. die Raise-Hand. Diese sollen der Gruppe keine Angst machen , zu sprechen. Dies ist ein schmaler Grat, um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat , sich in der Besprechung zu fühlen und letztendlich gehört zu werden. 7. Personen und Zeitmanagement: Zeit- und Personalmanagement ist zweifellos der schwierigste Teil der meisten Besprechungen. Wir alle haben unsere eigenen Persönlichkeitsmerkmale, wie wir in unserer Übersicht über die Stakeholderanalyse besprochen Das gewonnene Wissen über die verschiedenen Persönlichkeiten ist ein wichtiger Beitrag zur Unterstützung des Erfolgs der Meeting-Ziele . Die Beziehungen, die Sie im Laufe der Zeit aufgebaut haben , werden Ihnen während des Meetings gute Dienste leisten . Der Schlüssel zu erkennen ist, dass es keine schlechte Sache ist, unterschiedliche Persönlichkeiten zu haben. So sehr es sich manchmal sicherlich so anfühlen kann ist tatsächlich eine sehr positive Sache und sollte angenommen werden. Natürlich, wenn jemand nur sehr unhöflich und respektlos ist , sollte dies meiner Meinung nach separat und außerhalb des Treffens behandelt werden . Der Grund, warum dies eine gute Sache ist, ist, dass die besten Ideen aus dem Mashup verschiedener Meinungen und Perspektiven stammen . Starke Zeit- und Personalmanagementfähigkeiten können einige Übung erfordern. Aber einige der wichtigsten Dinge, um den Ton anzugeben oder sicherzustellen, dass Sie eine Agenda mit Zeitstempel haben. Stellen Sie sicher, dass Sie das Meeting pünktlich beginnen und pünktlich beenden. Dies zeigt den Respekt vor der Zeit aller, die nach der wichtigsten Herausforderung in der Zeit unser wertvollstes Kapital nach der wichtigsten Herausforderung in der ist, und das Personalmanagement findet oft einen höflichen Weg, um die Zeit findet oft einen höflichen Weg zu unterbrechen Konversation oder der Versuch, bestimmte Teile zu beschleunigen, um den unnötigen Fluss aufrechtzuerhalten. Dabei das Ziel im Auge behalten, eine Fähigkeit, die im Laufe der Zeit mit der Praxis kommen wird. Manchmal kann es sein, dass Sie ein gutes Gespräch führen, aber diesem Tagesordnungspunkt wurde nur ein Zeitfenster von fünf Minuten zugewiesen. Es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen und meine persönliche Meinung ist, dass es an Ihnen als Moderator liegt, diesen Anruf mit Feedback des Teams zu tätigen. Ich hatte Besprechungen und war in der Lage, die Tagesordnung auf dem Flug anzupassen, weil die Gruppe erkannte , dass sie das Ziel viel mehr unterstützte als der nächste Tagesordnungspunkt. wir zum Beispiel an, ein Mittagessen zu planen , anstatt die Ergebnisse für das erste Quartal zu erreichen, eines ersetzt das andere. anderen Fällen sind Themen besser positioniert, um auf den Parkplatz gestellt zu werden, was im Wesentlichen ein Rückstand an Gegenständen ist , die getrennt von der Besprechung behandelt werden müssen. meisten Fällen möchten Sie sich an Ihre Agenda halten , die Sie geplant hatten, weil Sie sich schließlich schon einige Gedanken darüber gemacht haben. Das Risiko, das Meeting zu oft anzupassen , kann zu einer etwas schwieriger zu verwaltenden Gruppe führen , da sie möglicherweise etwas selbstgefällig wird und die Dinge anscheinend nicht organisiert und strukturiert sind. Ich habe damit umgegangen , um zu erklären, dass ich verstehe, dass wir diesen anderen Tagesordnungspunkt haben, aber für diese Zeit können wir, wenn die Gruppe zustimmt, eine Ausnahme machen, um diese Änderung vorzunehmen. Außerdem wird erneut festgestellt , dass dies nicht regelmäßig zu erwarten ist und dass es wichtig ist, die Agenda zu bewerten. 8. Nutzung von visuellen Hilfsmitteln: Nutzung visueller Hilfsmittel ist eine äußerst effektive Methode, um ein Meeting anzugehen. Untersuchungen haben ergeben, dass über 65% der Menschen tatsächlich visuell lernen. Das bedeutet, dass die Chancen gut sind, dass ein großer Teil Ihrer Teilnehmer auch visuelle Lernende sein wird. Visuelle Hilfsmittel oder alles, was die gesprochene Sprache des Meetings unterstützt oder ergänzt. So können Dinge wie die altmodischen Haftnotizen für persönliche Besprechungen, PowerPoint-Präsentationen, Diagramme und Grafiken , Workflow-Diagramme , Videos und vieles mehr genutzt werden. Ich werde hier ein paar Beispiele nennen. 9. Folgen Sie uns Feedback und dem Fazit: Herzlichen Glückwunsch, Sie haben das Treffen erfolgreich geleitet. Nicht dass das Treffen vorbei wäre. Wir haben noch ein paar Schritte, die wir unternehmen müssen. Wir müssen zuerst die Besprechungsprotokolle und Notizen versenden , in denen alle Aktionspunkte hervorgehoben werden, zugehörige Zeitpläne, Aufgaben sind relevante Dokumente. Dann müssen wir uns auch mit den Stakeholdern in Verbindung setzen, entweder einzeln oder als Gruppe. Vielleicht möchten Sie auch in Betracht ziehen, eine Umfrage zu erstellen , die Sie an das Publikum senden können. Auf diese Weise können Sie Feedback einholen , um zukünftige Besprechungen zu verbessern. Dies ist ein perfekter Übergang zum Abschluss dieses Kurzkurses. Ich hoffe du hast einen gewissen Wert aus unserer gemeinsamen Zeit bekommen. Ich freue mich, wenn Sie auch im Community-Bereich Feedback geben könnten im Community-Bereich Feedback geben sowie in Ihren Vorlagen, die Sie als Ergebnis eines Teils des Kurses erstellt haben. Ich freue mich, wenn Sie im Community-Bereich Feedback geben könnten . Und dann werde ich versuchen, mehr Kurse zu machen , wenn Sie daran interessiert sind. Ich überlege auch, mehr Projektmanagement für Dinge im agilen Projektmanagement sowie für einige persönliche Interessen wie Grafikdesign und andere Dinge zu schaffen mehr Projektmanagement für Dinge im agilen Projektmanagement sowie einige persönliche Interessen wie . Sie sind interessiert, bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie auf Einzelheiten eingehen möchten oder wenn Sie Fragen zu einem der behandelten Themen haben , fügen Sie sie gerne in die Kommentare ein und ich werde schau um zu antworten. Vielen Dank.