So planen Sie Meetings wie ein Pro | Rosamaria Carrillo | Skillshare

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Einheiten dieses Kurses

12 Einheiten (1 Std. 2 Min.)
    • 1. Willkommen | Planen von Meetings effizient

      2:22
    • 2. Termine versetzen deine geistige Energie

      5:53
    • 3. Unklare Besprechungsanfragen verlangsamen dich

      6:13
    • 4. Kein Prozess für die Terminierung von Meetings

      3:39
    • 5. Es ist eine Herausforderung in der Zeitzone

      4:25
    • 6. Strategie ein: Eine wöchentliche Projektbewertung entwickeln

      12:35
    • 7. Strategie zwei: Reservieren Zeit für die Planung

      2:38
    • 8. Strategie drei: Erstellen eines maßgeschneiderten Planungssystems

      4:46
    • 9. So stellen Sie eine gute Tagungsanfrage

      6:07
    • 10. Tools für die Planung | Doodle und Kalender

      6:39
    • 11. Terminplanung: Der Rundown

      5:24
    • 12. Das Projekt

      1:34
  • --
  • Anfänger-Niveau
  • Fortgeschrittenes Niveau
  • Fortgeschrittenes Niveau
  • Alle Niveaus

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332

Teilnehmer:innen

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Projekte

Über diesen Kurs

Meiner Meinung nach ist die Planung von Meetings die mühsamste und zeitintensivste Aufgabe der professionellen Welt aufgeben. Wenn du zustimmst oder verbringst, dass tooooo viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails und der Terminplanung von Meetings ist, ist dieser Kurs genau das Richtige für dich. In diesem Kurs wirst du erfahren, welche Herausforderungen und Hindernisse dich verlangsamen und dich möglicherweise zurückhalten können. Als nächstes wirst du etwas über Strategien zur Bewältigung dieser Hindernisse erfahren. Du wirst auch die scheduling kennenlernen, die ich in meinen täglichen Aufgaben effizienter bin.

Dieser Kurs ist für alle, die Meetings planen, ist aber besonders relevant für Freelancer, Solopreneur, Unternehmer und alle, die seine oder ihre eigene Terminplanung durchführen. Der Inhalt des Kurses ist auch ideal für jeden administrativen Profi auf der Suche nach verstehen, warum dieser Teil des Auftrags so lange dauert.

Ergänzende Ressource: So planen Sie Meetings mit Doodle

Triff deine:n Kursleiter:in

Teacher Profile Image

Rosamaria Carrillo

Educator, activist, entrepreneur, & YouTuber

Kursleiter:in

Hi, friend! I'm Rosamaria.

Welcome to my community.

I'm a career coach for first-generation women of color professionals, college graduates, & up-and-coming professionals. I help emerging professionals jump over, bypass, or sidestep the many career roadblocks & external life challenges that I faced as a first-gen and new professional.

I graduated from the University of California, Berkeley with a Master’s in Social Welfare with a focus on management and planning. I am here to share my passion for leadership development, marketing, productivity, and personal development strategies to both motivate and inspire you.

I launched my career coaching business in 2021 and am so excited to bring you updated courses on how to be a highly effective and ef... Vollständiges Profil ansehen

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Transkripte

1. Willkommen | Planen von Meetings effizient: Hallo, alle. Mein Name ist Earl. Jemand hat sie bekommen. Yo, willkommen, wie man Meetings effizient im heutigen Kurs planen kann, wir werden über die eine der mühsamsten Aufgaben der professionellen Welt sprechen, und das ist die Planung von Meetings. Die Tatsache, dass viele Leute denken, dass das Planen von Besprechungen eine einfache Aufgabe ist, ist sehr täuschend. Planen von Besprechungen ist nicht einfach. Der Akt der Terminplanung eines Meetings ist ziemlich einfach. Es ist alles, was getan werden muss, um tatsächlich ein Medium Anfragen senden zu können, die als Programmkoordinator die längste Zeit in Anspruch nehmen. Ein Teil meiner Arbeit oder ein großer Teil meiner Arbeit, ist es, Meetings für andere Leute zu planen. Und an Tagen, an denen ich meinen Tag mit der E-Mail-Verarbeitung von E-Mails beginne, kann ich meinen halben Tag, wenn nicht meinen ganzen Tag, damit verbringen , Meetings zu planen. Und an diesen Tagen frage ich mich, warum dauert es so verdammt lange, um ein Treffen zu planen? In diesem Kurs untersuchen wir die Komplexität der Terminplanung, die Dinge, die Sie verlangsamen, zurückhalten und Sie dabei weniger effizient machen. Und dann werden wir einige Strategien erforschen, wie Sie Meetings effizienter planen können, und wir werden uns ein paar Tools ansehen, die Ihnen bei diesem Prozess helfen können. Also diese Kurse für alle, die mit der Planung von Meetings effizient kämpfen und für diejenigen von Ihnen, die sich unproduktiv fühlen, die gewinnbringend für diejenigen von Ihnen, die Treffen für sich selbst als Freiberufler Unternehmer für alle planen , die geplante Meetings für andere Menschen, Michael ist toe geben Ihnen einige Strategien, die Sie implementieren und erhöhen Sie Ihre Effizienz , sondern auch, um Ihnen zu helfen, diese Aufgabe ein bisschen mehr zu schätzen, weil das Planen von Meetings nicht ist keine leichte Aufgabe und es ist nicht etwas, das als einfach betrachtet werden sollte. Also ich hoffe, dass Sie sich in den Kurs einschreiben und ich sehe Sie im nächsten Video Willkommen. 2. Termine versetzen deine geistige Energie: Hallo, alle, Vielen Dank für die Teilnahme an dem Kurs in den nächsten paar Videos. Wir werden über einige der Herausforderungen und einige der Hindernisse sprechen, denen Sie beim Planen eines Meetings begegnen werden , und wir reduzieren Ihre Effizienz. Und in diesem speziellen Video werden wir darüber sprechen, wie die Verarbeitung von E-Mails und das Planen von Meetings eine Menge geistiger Energie erfordert und was das zu Ihrer Effizienz macht. Viele Leute gehen davon aus, dass das Planen von Besprechungen eine einfache Aufgabe ist, aber es ist wirklich nicht eines der Dinge, die Menschen beim Planen von Besprechungen nicht erkennen . Genau das ist, wie viel geistige Energie Menschen aufwenden können, über eine Medienanfrage nachzudenken, wenn sofortige Anfrage durchkommt. Es ist einfach, eine Besprechungsbestätigung zu senden, wenn jemand sagt: Können Sie bitte eine Besprechungsbestätigung für morgen um zwei senden? Es ist leicht, das richtig zu machen, aber wenn eine Anfrage eingeht, zwingt es Sie, zu denken und viele Entscheidungen zu treffen. Und wenn Sie nicht den Tag oder UM die Nacht vor oder am Morgen verbracht haben, bevor Sie einige Entscheidungen über Ihre Prioritäten treffen, wenn Sie E-Mails bearbeiten und eine E-Mail nach Ihrer Zeit fragt, zwingt es Sie, über Ihre Prioritäten nachzudenken für den Tag, für die Woche oder für den Monat, und wenn Sie nicht unklar geworden sind oder einen Plan dafür entwickeln, dann zwingt er Sie, Entscheidungen in Entscheidungen zu treffen und Entscheidungen aus der Manschette in dem Bemühen ein Meeting voranzubringen oder es aus Ihrer Liste zu tun. Und viele Menschen beginnen ihren Tag per E-Mail, weil sie sich produktiv fühlen wollen, weil Sie etwas von Ihrer To-Do-Liste streichen wollen, weil Sie das Gefühl haben, dass Sie heute Morgen etwas erreicht haben . Und so der Grund, warum viele Leute sagen: Fangen Sie nicht Ihre Tage per E-Mail an. Es ist, weil es sehr entwässert werden kann, geistig entwässert. Und es ist dieser Entscheidungsprozess, der dich entwässert. Und so, wenn Sie an diesem Morgen auf all diesen winzigen, mühsamen Entscheidungen verbringen , richtig, Sie haben nicht Ihre Energieniveaus wird sinken und dann wieder konzentrieren sich auf hohe Auswirkungen im Ausland, denken Sie wissen es, es wirkt sich in gewisser Weise aus. Also, wenn du E-Mails verarbeitest, siehst du aus, dass du einen Monolog mit deinem Kopf hast, oder? Du siehst eine mittelgroße Anfrage und du meinst, Ist das wichtig? Ist es nicht wichtig, wie sieht es aus? Soll ich es heute planen? Soll ich es weitergeben? Sollte ich das tun, habe ich die Zeit. Also habe ich die Verfügbarkeit, dies heute unterzubringen. - Morgen? Sind diese Leute wichtig? Und all diese Fragen laufen durch Ihren Kopf für jede einzelne E-Mail, die für jede Besprechungsanfrage kommt, richtig? Und das ist eine Menge Entscheidungsfindung, die Sie im Voraus tun müssen, oder Sie wissen, dass Sie in dem Moment tun müssen, wenn Sie ein Meeting planen. Also weiß ich, dass, wenn ich an einem bestimmten Tag E-Mails per E-Mail anfange, ich schnell in weiß gesaugt werden würde, ziemlich schnell . Und ich kann gut 23 Stunden im Dialog mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen verbringen und versuchen, so viele Informationen zu extrahieren, damit ich eine gute Entscheidung treffen kann, wie ich vorwärts gehen kann. Es gibt Treffen, die super einfach sind da schnelle Jenkins, vor allem interne Treffen, die durchgeführt werden können, die nicht so viel Energie erfordern. Aber wenn Sie mit globalen Menschen arbeiten, , genau dort,wo Sie globale Kunden haben, arbeiten Sie über verschiedene Zeitzonen hinweg. Sie arbeiten mit einer Reihe von Stakeholdern zusammen. Es ist nicht einfach und so zu denken, dass das Planen von Meetings eine einfache Aufgabe ist, es täuscht, weil es eine Menge geistiger Energie erfordert. Und so, wissen Sie, es gibt Leute wie ich, die in den administrativen Berufen arbeiten fühlt sich viel von diesem Denken zu tun vier hochrangige Mitarbeiter, weil es eine Menge Entscheidungsfindung erfordert. Und wenn Sie nicht die Zeit damit verbracht haben, durch Ihren Tag Ihre Prioritäten für den Tag für die Woche zu denken , trainiert Sie schnell aus. Die Entscheidungsfindung UM, Bedürfnisse der Planung von Besprechungen ist überwältigend. Es ist mühsam und es trainiert. Das ist also eines der wichtigsten Dinge. Das Planen von Meetings erfordert eine Menge geistiger Arbeit, und Sie können nicht erkennen, wie viel geistige Arbeit Sie brauchen. Aber dein Gehirn sagt vielleicht, dass ich damit nicht umgehen kann. Lassen Sie uns jetzt nicht darauf antworten. Lassen Sie es uns für die nächsten zwei Tage ignorieren, und so konntest du nicht gerne von einigen dieser Meetings weggehen. , Weil dein Verstand nicht eingestellt ist,ist nicht bereit, mit all den mentalen Verhandlungen umzugehen, die du mit all den Reflexionen und ohne das Denken zu tun hast. Eines der Dinge, die die Menschen verlangsamen, ist all diese Entscheidungsfindung. Und wenn Sie sich nicht klar sind, dauert es länger. Es braucht Zeit, um diese Arrangements mit sich selbst zu treffen. Umgeben Sie Ihre Zeit. Planen von Meetings erfordert also eine Menge geistiger Energie, und es zwingt Sie, viele Entscheidungen zu treffen. Und wenn Sie nicht bereit sind, diese Entscheidungen zu treffen, Planen von Besprechungen verlangsamt, ist und Sie werden weniger effizient. Also, jetzt werden wir Teoh den nächsten Grund verlegen, warum die Terminplanung so Liebling dauert. 3. Unklare Besprechungsanfragen verlangsamen dich: Hallo, alle. In diesem Video werden wir über eine andere Sache sprechen, die uns verlangsamt, wenn es darum geht, Meetings zu planen , unklare Medienanfragen, Ähm, Medienanfragen mit nicht genügend Informationen verlangsamt dich signifikant. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich eine Medienanfrage erhalte und es enthält nicht alle Informationen, die ich brauche, um zu entscheiden, wie ich weitergehen soll. Möglicherweise gibt es weder einen Zweck noch ein Ziel des Treffens. Es gibt vielleicht keine Klarheit darüber, wie dringend es ist. Wer muss teilnehmen, Warum müssen sie teilnehmen. Ist dieses Treffen, das persönlich am Telefon sein muss? Ist die Person zu reisen, um dieses Treffen zu machen? Es gibt so viele Fragen, die ich brauche, abhängig von der Anfrage. Es gibt eine Menge Informationen, die du brauchst. Nicht alle Leute wissen, wie man wirklich gute Besprechungsanfragen macht, und das verlangsamt Sie, wenn Sie nicht wissen, was der Zweck der Besprechung ist, dass Sie nicht wissen, was das Meeting zurück ist. Wenn Sie nicht wissen, was das Ziel des Treffens ist, wissen Sie nicht, ob es Ihre Zeit wert ist. Wenn Leute nach einer Besprechung fragen und Ihnen nicht sagen, wer an der Besprechung teilnehmen soll, insbesondere bei Gruppensitzungsanfragen, die Sie nicht wissen, wessen Zeit Sie priorisieren müssen, wer die wichtigste Person ist. Wenn sie zu verschiedenen Zeiten arbeiten,begrenzt das Ihre Verfügbarkeit und ihre Verfügbarkeit, um ein Meeting zu machen, richtig? Wenn sie zu verschiedenen Zeiten arbeiten, begrenzt das Ihre Verfügbarkeit und ihre Verfügbarkeit, um ein Meeting zu machen, Verkürzt Ihre Fenster. Und so gibt es viele Informationen, die Sie benötigen, um die Besprechungsanfragen zu bearbeiten. Und wenn diese Informationen nicht in der E-Mail sind, dann dauert es länger, weil Sie dann zu tun haben, Follow-up. Es gibt Zeiten, in denen ich mit der Anfrage vorwärts gehe. Ähm, das ist unklar oder hat aus einigen Gründen nicht genug Informationen. 1 kann ihre internen Treffen sein, und es ist leicht, mit Menschen zu verfolgen. Andere Male, ich will einfach nicht damit umgehen und akzeptieren, dass ich in diesem Moment nicht mit dem E-Mail-Tack umgehen kann , der passieren wird. Also werde ich vorwärts gehen. Und wenn jemand beschließt, dass er mehr Informationen braucht, wird er zu mir zurückkommen und Was soll das? Und dann mache ich das Follow-up. Aber das kann ich nicht ständig machen. Ich tue nur, dass normalerweise nicht seine internen Sitzungen oder von wirklich engen Partnern, die ich sehr gut kenne. Und ich akzeptiere das Follow-up. Das wird passieren, wenn der Zweck des Treffens, die Ziele der Treffen und es ist unklar, ob ich diese Informationen nicht habe. Ich akzeptiere, dass das Follow-up später zu tun haben, wenn ich in einer besseren Stimmung bin. Ich habe mehr Zeit oder was auch immer diese Instanz ist. Aber wenn ich mit externen Menschen, Partnern und Kunden zusammenarbeite und Sie all diese anderen Stakeholder kennen, kann ich das nicht. Ich kann nicht zurückgehen und nachgehen, Ähm, viel später. Ich muss, so gut kann ich vorwärts mit allen Details Informationen in ihm zu treffen. Sobald Sie also in der Lage sind zu erkennen, welche Art von Informationen Sie benötigen, ist T zero einfacher, richtig zu verfolgen. Wenn Sie eine E-Mail lesen und die Person nicht klar gemacht hat, warum sie den Zweck der Sitzung wollen , das Ziel des Treffens, wer muss beteiligt sein? Wie zeitempfindlich etwas ist, wenn es persönlich auf dem Telefon auf Video ist, sobald Sie besser darin bekommen, dies und durch E-Mail-Anfragen zu lesen, Besprechungsanfragen, die Sie wissen, ob sie genügend Informationen für Sie bereitstellen, um eine gutes Urteilsvermögen. Rufen Sie an, wie man vorwärts geht. Eine der Herausforderungen, nicht genügend Informationen richtig zu haben, ist an das Video rund um geistige Energie gebunden . Meetings werden sehr belastend auf deinen Verstand, weil sie eine Menge geistiger Energie benötigen. Und wenn Sie nicht alle Informationen haben, können Sie keine schnellen Entscheidungen treffen. Wir können keine schnellen Entscheidungen treffen, als du wieder in einem Monolog bist. Wie gehe ich voran ? Wen priorisiere ich? Und dann fängst du an, Annahmen zu machen, während ich vermute, dass diese Person benutzt wird. Teoh sei in der Besprechung, und ich mache diese Annahmen, und manchmal sind sie richtige Annahmen. Vielleicht, weil du vorher mit der Person arbeitest, aber andere Male kann ich falsche Annahmen sein, und dann musst du von vorne anfangen und dort verbracht und einige Zeit vergeudet haben, um deinen Geist zu trainieren und, ähm, während Sie Annahmen über etwas machen, das nicht wahr war. Also ist es in der Regel besser zu folgen. Aber wie ich schon sagte, manchmal muss ich einfach vorwärts gehen. Und so, zu erkennen, wie viele Informationen benötigt werden, um mit einer Planung voranzukommen. Ein Meeting. Schnell, effizient, um , erhöht Ihre Produktivität. Ist dies je mehr, desto besser, dass Sie erkennen, wenn eine E-Mail nicht viele Informationen für Sie hat, um Entscheidungen zu treffen. Und in Ihre Prioritäten integrieren zu können, richtig. Und in Ihre Prioritäten integrieren zu können, Sie brauchen all diese Informationen, um zu entscheiden. Ist das etwas, das ich heute mitnehmen muss? Ist das etwas, das ich diese Woche planen muss? Diesen Monat? Wie weit schiebe ich es raus? Sind diese Leute wichtig? Muss ich sie unterbringen? Also muss ich andere Treffen verschieben, um sie aufzunehmen. Die Klarheit einer Anfrage und die Informationen, die durch kommt, ist wirklich an die Menge an Energie gebunden , die es braucht, um eine Anfrage zu bearbeiten und warum die Dinge sehr entwässert werden und Taxi, weil es macht Sie denken und stellen Sie viele Fragen über die Versammlungen . Also gehen wir voran mit dem nächsten Video, wo Sie über eine andere Herausforderung sprechen 4. Kein Prozess für die Terminierung von Meetings: Hi, alle. In diesem Video werden wir über eine andere Barriere sprechen, die uns verlangsamt. Aber es führt uns auch in das Gespräch über Strategien und Lösungen, wie wir mit der Planung von Meetings produktiver und effizienter werden können. Eines der wichtigsten Dinge, die ich erkenne, dass die Menschen verlangsamt, ist, dass Menschen keinen Infrastrukturprozess für die Planung von Besprechungen haben . Also eine Möglichkeit, dies zu tun, wie verarbeiten Sie Ihre E-Mail und Ihre Besprechungsanfrage? Sehr wenige von uns haben einen Prozess oder eine Infrastruktur Setup Teoh Prozess, essen Meetings. Viele der Male werden Leute einen neuen administrativen Fachmann einstellen, um sich um diesen Job zu kümmern . Aber wenn du nicht den Luxus hast, arbeitest du nicht für eine Firma, die dir jemanden anheuern kann, um das zu tun. Diese Art von Denken, ähm, und Teoh beschäftigen sich mit dem ganzen Teil der ähm, und Teoh beschäftigen sich mit dem ganzen Teil derArbeit. Dann musst du es selbst machen. Und wenn du ein Freiberufler bist oder ein Unternehmer oder jemand, der es in einer wirklich winzigen Organisation arbeitet und diesen Luxus nicht bekommt, jemanden zu haben, der diese Art von Denken tut, ähm, dann,wenn du und diesen Luxus nicht bekommt, jemanden zu haben, der diese Art von Denken tut , ähm, dann, kein System zum Verarbeiten von E-Mails und diesen Anfragen und der Art der Infrastruktur. Dann bleibt es dir übrig, es nur aus einer Laune zu tun. Wenn Sie sich nicht klar sind, wie Sie E-Mail- und Besprechungsanfragen verarbeiten, dann können Sie am Ende so viel von Ihrer Zeit aufgeben und keine Zeit für das haben, was zählt, richtig? Und wenn Sie das Gefühl haben, überbucht zu sein, ist es wahrscheinlich, weil Sie kein System haben, um alle konkurrierenden Prioritäten für Ihre Zeit zu verwalten . Und wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Prozess-E-Mail wollen, wie Sie einen Prozess wollen, Medienanfragen. Sie geben wahrscheinlich viel Zeit auf andere Menschen und Zehe, um die Prioritäten anderer Leute zu erfüllen . Also mit Prozessorsystemen meine ich nur etwas Klarheit auf einem. Wie stehen Sie per E-Mail zur Verfügung? Wirst du den ganzen Tag per E-Mail sein? Wirst du einer dieser Leute sein, die auf jede E-Mail antwortet, die durchkommt, sobald sie durchkommt? Oder sind Sie jemand, der die Zeit beiseite legt? Und du meinst, ich bin nur zwei Stunden täglich per E-Mail, nur zwei Stunden, und dann sind die restlichen Tage meinen wichtigen Sachen gewidmet oder streiten jemanden, nachts arbeitet. Und du bist so, als würde ich nachts auf E-Mails antworten, weil meine ganzen Tage für Meetings oder für die Arbeit an Projekten reserviert sind , und ich kann abends E-Mails machen. Also nur einige Vorabentscheidungen darüber treffen, wie Sie mit Ihren E-Mails umgehen möchten, wie Sie mit Medienanfragen umgehen möchten und dann eine Infrastruktur und durch Infrastrukturauslöser haben . Es könnte wie eine Checkliste sein, wie du,weißt du, weißt du, was brauchst du von Leuten, wenn sie darum bitten? Wie kommunizieren Sie mit Ihren Teams oder den Personen, die Sie beaufsichtigen, darüber, wie sie Meetings anfragen sollen? Erlauben Sie mir, Meetings in Ihrem Kalender zu platzieren, ohne dann zu fragen? Ist es also ungeöffneter Kalender? Haben einige Entscheidungen getroffen? All das ist wichtig. Und wenn du dieses Recht nicht hast, weißt du nicht, wie du dich einschränken sollst. Wenn Sie derjenige sind, der Meetings planen und andere Leute nicht wissen, wie Sie Ihr Talent verwalten sollen , wie Sie Ihre Sachen priorisieren können, so dass im nächsten Video klar zu sein, wird tief in die Strategien eingehen und was genau sollten Sie priorisieren 5. Es ist eine Herausforderung in der Zeitzone: so eines der letzten Dinge, die Sie verlangsamen und nur Ärger werden. Einige sind Zeitzonen. Wenn Sie über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, schränkt dies die Verfügbarkeit ein, mit der Sie Meetings planen können, oder? Also arbeite ich in der Zeit der Pazifikküste. Aber ich arbeitete mit Menschen in allen vier US-Zeiten, auch Pazifik Mountains und werfen in Ostzeit. Und wenn ich das tue, reduziert es die Verfügbarkeit, dass ich Meetings auswählen und Meetings planen muss. Und wenn das passiert, ist es wirklich hart, weil vielleicht unwichtige Treffen, die passieren müssen, nicht passieren können weil wir alle in einer anderen Zeitzone sind. Dann muss es in die nächste Woche oder in die folgende Woche gedrängt werden. Oder ich muss ein anderes Meeting verschieben, das geplant werden musste und sich die Zeit nehmen musste. Dann braucht es Zeit, ein Meeting neu zu planen, um ein anderes Fleisch zu nehmen, um ein anderes Meeting in Kraft zu setzen . Also seien Sie sich dessen bewusst. Es gibt wirklich nicht viel, das Sie um Zeitzonen und die Verfügbarkeit der Menschen dio-können, die durch Zeitzone begrenzt ist . Anders als zu fragen, ob sie Besprechungen außerhalb ihrer Arbeitszeit nehmen können, und normalerweise ist es, ähm, es ist normalerweise ein weniger Ausflugsziel. Bitten Sie jemanden, außerhalb ihrer Arbeitszeit ein Meeting abzuhalten. Es ist normalerweise nicht die beste Lösung, normalerweise nicht die beste Lösung, also achten Sie auf das Erkannte, wenn das passiert und was Ihre Optionen sind. Manchmal ist Ihre Option, zurück zu der Person zu gehen oder für Sie, um die Unterkunft zu machen, ähm, so geben Menschen Optionen, wie sie vorwärts zu bewegen, wenn die Herausforderungen Zeitzonen wirklich wichtig ist . Ich war Pazifik. Also, wenn ich mit East Coast arbeite, haben die Leute nur eine 5-stündige Lücke, dass die Leute mit ihnen arbeiten, von neun Uhr morgens bis zwei Uhr nachmittags. Und so, wenn wir jemals über zwei mit Ostküsten-Zeitleuten planen müssen, ist das außerhalb der Arbeitszeit. Die andere Sache ist die Übersetzung von Zeitzonen. Sie müssen immer darauf achten, ob Sie eine Zeitzone übersetzen wollen oder nicht. Wenn du Zeiten in deiner Zeitzone anbieten willst, solltest du anerkennen, dass du in deiner Zeitzone bist. Wenn Sie in ihrer Zeit Zeit Zeit für den Empfänger anbieten, müssen Sie das klarstellen. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie viel Verwirrung das verursacht hat, wenn ich die Annahme mache, dass die Leute wissen werden oder wann die Leute die Annahme machen, dass ich es wissen werde, und ich muss eine Bar auf Zeitzonen folgen . Ähm und so arbeite ich nur in 34 verschiedenen Zeitzonen. Du kennst Us Zeitzonen. Aber wenn Sie sogar arbeiten, wie global und Sie arbeiten mit Menschen, die in China und Indien und Japan leben oder was auch immer auf der ganzen Welt eine Ressource haben, die ich unten teilen werde , Aber wenn Sie sogar arbeiten, wie global und Sie arbeiten mit Menschen, die in China und Indien und Japan leben oder was auch immer auf der ganzen Welt eine Ressource haben, die ich unten teilen werde , um ist wichtig und achtsam über Zeitzonen und sehr klar zu sein. Also, wenn Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie immer sagen, Sie wissen, dieses Treffen ist für den 5. Juni um 10 Uhr Pazifik Standardzeit bestätigt oder, wissen Sie, und Sie ich in der Regel immer meine Zeitzone und ihre Zeitzone. Die Zeiten, in denen ich entweder faul bin, oder ich bin nicht in einer guten Stimmung und ich will nicht versuchen Zone zu übersetzen. Das ist, wenn die Verwirrung passiert. Es ist also immer eine gute Praxis, Zeitzonen zu übersetzen. Normalerweise mache ich Pazifik Zeit, und in welcher Zeitzone sie sich befinden. Es ist also klar, dass das ist, was wir zustimmen Wenn Sie das nicht tun, machen Leute Annahmen, dass Sie es entweder an sie in ihrer Zeitzone geschickt haben oder Sie es in Ihre Zeitzone schicken . Wenn sie also davon ausgehen, dass Sie es in Ihrer Zeitzone senden, sie in ihre Zeitzone übersetzen, und dann ist es möglicherweise nicht korrekt oder wenn sie annehmen, dass Sie es in ihrer Zeitzone gesendet haben. Aber wirklich, es war Ihre Zeitzone. Dann werden sie alles verwirrt, und dann wird es Follow-up geben und jede Art von Follow-up, denken Sie daran, dauert die Dinge länger. 6. Strategie ein: Eine wöchentliche Projektbewertung entwickeln: Beginnen wir also mit Strategien, mit denen Sie bei der Bearbeitung von Meetings effizienter werden können. Wenn Sie etwas aus dem Kurs nehmen, nehmen Sie die Strategie in diesem Video. Ich fühle mich wie dies wird stark reduzieren, wie Sie prat informieren, wie Sie E-Mails verarbeiten oder reduzieren nur die Menge an Zeit, die Sie auf E-Mail und Terminplanung verbringen. Okay, also Bewertung. Sie sind Tages- und Wochen- und Monatskalender entweder am Wochenende an diesem Morgen oder am Abend. Okay, treffen Sie ein paar Entscheidungen, bevor Sie im Büro sind, über Ihre Prioritäten. Ja, ich bin sicher, Sie haben das gehört und Sie haben dies gelesen und Sie haben dies in Ihren sozialen Medien gesehen , dass Sie Ihren Tag Ihrer Woche für Ihren Monat priorisieren müssen, bevor Sie ins Büro kommen . Und es ist so wahr. Sie müssen einige Entscheidungen im Voraus über Ihre Prioritäten treffen, denn das Planen von Meetings und das Beantworten von E-Mails dreht sich alles um Ihre Prioritäten. Wenn Sie sich nicht klar sind, was für Sie und Ihre Arbeit in Ihrem Unternehmen wichtig ist, dann geben Sie Ihre Zeit weg, richtig? Wenn Sie in dem, was Sie tun, gedeihen und erfolgreich sein wollen, müssen Sie wissen, was Ihre Prioritäten sind. Sie sind im Dienste von etwas oder jemandem oder Ursache und sind klar über Ihre Prioritäten und wie jede Aufgabe bringt Sie näher an das Ziel, das Sie zu erreichen versuchen. Wie es wichtig ist, wenn Sie erreichen wollen, dass Sie Schule und Menschen, die sich nicht die Zeit nehmen wirklich darüber nachzudenken, was ihre Tage Prioritäten gibt es Wochen Priorität, Monate Priorität sind Sie wissen? Dann ist es super einfach, einfach Ihre Zeit zu verschenken, um allen anderen Priorität gerecht zu werden. Es ist also wichtig, dass du dich entscheidest. Was willst du diese Woche erledigen, oder? Was kannst du diese Woche erledigen? Es gegeben, was Sie bereits verpflichtet haben, so die wöchentliche Bewertung oder die Tage Reviewer Die Nacht Review Was immer Sie Carly wollen oder wann immer Sie es planen möchten, Ihre Verfügbarkeit ist so wichtig, weil es macht Sie all diese Entscheidungen bis wenn Ihre klare Richtung rechts, und es macht Sie planen voraus. Was du tun willst. OK, und das ist so wichtig für die Planung von Besprechungen, denn wenn Sie sich klar sind, was Ihre Prioritäten für Ihren Tag, Ihre Woche oder Ihren Monat sind, können Sie entscheiden, wie Sie die Prioritäten anderer Personen berücksichtigen, Richtig? Besprechungen eines anderen Volkes bitten. Da all dies Dinge, die Ihnen vielleicht nicht wichtig sein. Wenn Sie also einige vordere Entscheidungen treffen, bis Sie die Arbeit bekommen, wissen Sie bereits, dass Sie einen Weg haben, wie Sie vorwärts gehen , und dann könnten Sie einige sehr klare Entscheidungen darüber treffen, wie Sie mit anderen umgehen Treffen der Leute. Wenn zum Beispielheute Sonntag ist und ich mich auf meinen Kalender setze und sehe, wie mein Kalender für den Rest des Tages aussieht, weiß ich,dass ich bereits einen Teil meiner Zeit aufgegeben habe. zum Beispiel Wenn zum Beispielheute Sonntag ist und ich mich auf meinen Kalender setze und sehe, wie mein Kalender für den Rest des Tages aussieht , weiß ich, Ich weiß, dass ich Dienstag bis Donnerstag reisen werde, also ist das nicht in Frage. Wahrscheinlich wird es nicht sehr produktiv sein. Ich mag abends arbeiten, aber es ist wahrscheinlich, um lieferbare Stunts für diese Reise zu bekommen, oder? Also das bedeutet wirklich, dass mein Montag und Freitag die einzigen Tage sind, die ich zur Verfügung habe, zu wissen, dass das meine Verfügbarkeit ist und ichweiß, dassich zwei Leistungen zu liefern habe weiß, dass , vielleicht einen großen Vorschlag, Vielleicht ist es eine Kundenarbeit oder was auch immer es ist, dass ich ein paar Entscheidungen treffen könnte. Ich kann es an diesem Sonntag sagen. Ich werde keine neuen Treffen für diese Woche nehmen. Also jede Anfrage, die hereinkommt, werde ich es nicht planen. Richtig. Also weiß ich schon, dass meine E-Mail-Antwort auf Leute, die sich mit mir in dieser Woche treffen wollen , so sein wird, tut mir leid. Ich bin auf Reisen. Ich werde nächste Woche bei Ihnen zurückkommen. So einfach. Also, jetzt musst du nicht am Montag reingehen. Und wenn all diese Medienanfragen kommen, müssen Sie sich nicht entscheiden, wie Sie sie aufnehmen sollen. Weil du es schon weißt. Du weißt schon, was du tun wirst. Du weißt, dass du sie in die nächste Woche oder vielleicht zwei Wochen nach draußen lenken wirst. Richtig? Weil Sie Ihren Monat bereits überprüft haben. Und du hast gesagt, dass ich diese Woche nicht nur auf Reisen bin, sondern wenn ich zurückkomme, muss ich aufholen. Und ich habe an diesem Mittwoch ein Kräutertee. Sie wissen also, was Sie reagieren müssen. Weißt du, was du den Leuten sagen sollst, wenn sie um dein Treffen bitten? Du sagst, es tut mir leid. Ich werde unterwegs sein und bin für die nächsten zwei Wochen am Deadline. Also werde ich am Ende der nächsten Woche nachgehen , oder ich werde am Freitag nachgehen, richtig? , oder ich werde am Freitag nachgehen, Sobald Ihr klar ist, können Sie es auch einfach weiterleiten auf die Person, die Sie unterstützen. Wenn Sie jemanden haben, der Sie unterstützt und dies tut, können Sie sagen, planen Sie dies bis nächste Woche oder in zwei Wochen oder nachdem Sie wissen, Freitag, den 17. Wenn Sie also das klar sind, als die Entscheidungsfindung oder die mentale Energie, die Sie brauchen, um diese E-Mails zu verarbeiten , ist es weniger richtig. Es ist so viel einfacher zu sagen. Ich kann mich heute nicht treffen, oder ich kann mich diese Woche nicht treffen, oder es kann sich nicht in den nächsten zwei Wochen treffen, als es für Sie ist, am Montag dort zu sitzen und zu sagen: Kann ich das schaffen? Soll ich das erreichen? Oh, was muss ich diese Woche tun? Was steht in meinen Prioritäten? Also in der Lage zu sein, diese Vorgespräche zu führen, im Idealfall die während des Wochenendes, damit Sie wissen, wie Sie Ihren Montagmorgen beginnen und von Montag bis Freitag produktiv sein können . Idealfall die während des Wochenendes, damit Sie wissen, wie Sie Ihren Montagmorgen beginnen und von Montag bis Freitag produktiv sein können Je mehr Sie das tun können, desto besser. Denn dann ist es so viel einfacher, auf die Anfragen der Menschen zu reagieren, die Ihre Zeit klar ist , wem Sie entgegenkommen. Es ist auch wichtig, oder? Vielleicht nehmen Sie keine Meetings, es sei denn, sie sind, wissen Sie, Ingrid Klienten sind wütende Partner oder was auch immer. Oder vielleicht gibt es eine wirklich gute Gelegenheit. Wenn also solche Anfragen hereinkommen und es einfacher für Sie ist zu sagen: Okay, Okay, diese Person ist wichtig und wir müssen es tun, auch wenn es bedeutet, ein Meeting zu nehmen, während ich reise in Ordnung bin, oder in der Morgen, kurz bevor ich gehe oder was auch immer, so klar in den Sitzungen, dass Sie aufnehmen und das, was Sie nicht aufnehmen werden. Und wenn Sie diese Priorität gesetzt haben, dann ist es einfach, ein paar schnelle Entscheidungen zu treffen. Und Sie sind nicht stecken versuchen Teoh entscheiden, was während der Arbeitswoche Clarity zu tun. Jetzt haben Sie einen Plan, der, wie wöchentliche Bewertungen oder Monatsrezensionen, wöchentliche Bewertungen über Ihre Monatsprioritäten nur Ihnen etwas Klarheit geben und all die Entscheidungsfindung, die Sie sich zwingen, zu treffen. Wenn Sie diese Klarheit nicht haben, wenn Sie nicht wissen, was Ihre Prioritäten sind, wenn Sie nicht wissen, was Ihre Verfügbarkeit ist, und wenn Sie das tun? Ähm, wöchentliche Überprüfung, Sie können auch entscheiden. Wie Ok, jetzt, wo ich bin, weiß ich, dass ich Montag und Freitag hier bin. Wie möchte ich mein Date ausgeben? Möchte ich beide Tage an Projekten arbeiten, die ich erledigen muss , oder werde ich diese Zeit nutzen, um mich meine Reise vorzubereiten? Oder werde ich mögen, wie willst du deine Zeit verbringen, sagen, der folgenden Woche wirst du im Büro sein und du wirst etwas Verfügbarkeit haben. Aber du weißt schon, du bist im Deadline, und dann entscheidest du das dienstags, montags und dienstags. Sie werden Ihre Tage für die Arbeit an dem Projekt sein. Das ist am Mittwoch. So können alle Meetings, die durchkommen, nur am Donnerstag und Freitag Zeitplan erhalten. Dann wissen Sie, dass donnerstags und freitags für Meetings geöffnet sind und das ist, wenn Sie Meetings machen. Und dann können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Planung für sich selbst durchführen. Sie können sich donnerstags und freitags für OK entscheiden. Ich bin in Platz für fünf Meetings und so, dass Sie sie aufschreiben und sein können, als würde ich Meetings bei 10 bei 12 bei 12 aufnehmen, richtig? Also, wenn jemand Ihre Besprechungsanfragen schickt , sagten sie: Können wir diese Woche hier machen, wie : Ja , tatsächlich weiß ich, dass ich dienstags, donnerstags und Freitags um 10. Sie war deine Krawatte. Sobald Sie diese Art von Klarheit haben, so einfach zu reagieren, sobald Sie die Entscheidungen an Fronten zu treffen, um zu identifizieren, was Ihre Verfügbarkeit ist, dass Sie frei verschenken können, sobald Sie ihn gegen Ihre Prioritäten oder Fristen gewogen haben . Ihre Projekte. Es ist einfacher zu machen, wenn Sie einen Assistenten haben, dann klar mit ihnen. Er ist ein Zuhause. Wie oft willst du diese Treffen am Donnerstag und Freitag abhalten? Es ist so viel einfacher. Sie müssen nicht kommen, um , mit Ihnen über Ihre Wochen Prioritäten in all diesen anderen Dingen und Fragen zu sprechen, werden Sie so sein, OK, an diesen Tagen meine ich, jeden Tag drei Meetings unterzubringen. Sobald sie weg sind, sind sie weg. Und wenn es etwas Dringliches gibt, komm und rede mit mir. Aber abgesehen von diesen nicht dringenden Anfragen, passen Sie sie in diese sechs Slots, und das war's. Das ist alles, was ich nehme. Also sehr klar darüber zu sein, ist sehr hilfreich, oder? Es ist so viel einfacher zu sagen. Ratet mal was? Ich bin donnerstags bei 10 12 und drei verfügbar. Welcher arbeitet für Sie? Wenn sie nicht für dich arbeiten, sei wie okay, freitags zu gleichen Zeiten. Wenn nichts für dich funktioniert, tun sie es nicht. Die funktionieren nicht für dich, okay, ich muss okay, mich später bei dir melden. Das ist die Art der Priorisierung, die wichtig ist, und das passiert im Überprüfungsprozess. Also, wenn Sie es am Wochenende planen wollen, gut. Wenn Sie es jeden Morgen planen wollen, ist das in Ordnung oder in der Nacht davor. Es ist wichtig, aber es ist wichtig, immer auf die langfristige Überprüfung. Wie Sie wissen, trennt es immer die To-do-Listenbewertung für Ihre Was Sie tun werden, ist anders als eine lange Sicht rechts auf Ihre Woche, Ihren Monat, so dass Sie genau wissen, wie Ihre Verfügbarkeit in einem Monat. Wenn Sie es nicht tun, wenn Sie nicht daran gewöhnt sind, über Thymus-Zeitschlitze nachzudenken, ist es wichtig, dies zu tun, weil wir oft am Ende die Fehler machen, dass wir viel Zeit haben , weil es 12 Stunden. Aber RIA die Wahrheit ist, dass wir es nicht tun. Das braucht Zeit. Da sind die Meetings, die mal dauern. Es gibt Reisen. Es gibt wie Übung. Da sind all diese anderen Verpflichtungen. Und sobald Sie überkreuzen, was Ihre Verfügbarkeit ist sehr begrenzt. Verfügbarkeit tun tatsächlich Arbeit, Produkt, Arbeit, Wissen, Arbeit. , Wenn du also alles weggibst, dass du an Wochenenden arbeitest und abends arbeitest und bis Mitternacht arbeitest, und du fühlst dich überlastet und überspannt , also Tipp Nummer eins. Planen Sie eine wöchentliche Überprüfung. Und wenn Sie das tun, identifizieren Sie, was Ihre Verfügbarkeit ist. Schreiben Sie sich in E-Mail zu beschreiben, welche Meetings? Wenn Sie vorhaben, irgendwelche Treffen in dieser Woche oder in den nächsten zwei Wochen zu nehmen, wenn Sie halten an den Sitzungen, die Sie gehen Zehe, bieten bis zu den Menschen richtig und dann geben Art wie eine Beschreibung, wie, was Treffen Du gehst unterzubringen. Sie kennen einige Richtlinien dazu, und diese E-Mail kann an sich selbst gesendet werden, so dass Sie sich daran erinnern, was Sie sich verpflichtet haben , auf Ben für jeden, den Sie unterstützen, zu tun. Und so in der Lage zu sein, es per E-Mail aufzuschreiben und eine E-Mail zu haben, vielleicht fügen Sie es Ihrer App hinzu. Ähm, eine App Kein Tippen ist hilfreich, also gehen wir zur nächsten Strategie 7. Strategie zwei: Reservieren Zeit für die Planung: Die zweite Strategie ist ziemlich eng mit der 1. 1 verbunden und es bringt uns näher an den Aufbau eines Systems zur Verarbeitung von E-Mail-Medienanfragen. Und das ist die Einplanung bei der Zuweisung von Zeit für Verarbeitungs- und Besprechungsanfragen. bestimmte Zeitrahmen haben, wenn Sie dies tun, schützen Sie Ihre Verfügbarkeit vor anderen und vor sich selbst jetzt, da Sie Ihre Priorität haben, jetzt, wo Sie wissen Ihre Verfügbarkeit aussieht. Nun, jetzt haben Sie im Voraus Verpflichtungen und Entscheidungen getroffen, was Sie wollen, wie Sie Ihre Zeit verbringen möchten. Dann, wenn du , 12 Stunden, drei Stunden beiseite gelegt hast, kannst du entscheiden, wie du diese Zeit nutzen willst, richtig? Sie können beiseite zwei Stunden während Ihrer Arbeit getan e-Mails und dann eine weitere Stunde am Abend, um die verbleibenden zu verarbeiten, so dass Sie sich drei Stunden während des Tages geben können, um E-Mails zu verarbeiten. Sobald Sie wissen, dass Sie sich vereinigen können, wissen Sie, halten Sie diese Zeit in Ihrem Kalender, so dass es nicht beide richtig, und es reduziert auch nur die Menge an Zeit, die Sie für Ihre tatsächliche E-Mail verbringen. Aber wenn Sie Zeit beiseite setzen, setzen Sie wirklich Beschränkungen für die Menge an Zeit, die Sie nur für E-Mail und Terminplanung verbringen . Und jetzt, wo Sie Ihre Prioritäten klar sind, dann wissen Sie, was Ihre Verfügbarkeit für die Woche des Monats ist. Und dann weißt du, wie man auf Menschen reagiert. Wenn die Leute dich nach deiner Zeit fragen. Wenn jemand sagt, Oh, ich würde gerne mit dir über eine wirklich gute Idee reden. Du hast keine Zeit, mit Leuten über wirklich gute Ideen zu reden. Dann könnte deine Antwort sein, weißt du was? Ich habe in diesem Monat keine Zeit für dieses Treffen Warum senden Sie mir keine E-Mail über Ihre Idee und ich werde auf die E-Mail antworten. Weißt du, wenn ich in diesem Monat etwas Zeit habe und danach, können wir Follow-up planen, leicht klingeln. Es ist einfacher, diesen Vorschlag als Hinweis zu machen, um Ihnen Zeit zu geben oder einfach nur die Besprechungsanfragen zu ignorieren , da Sie all diese Entscheidungen im Voraus treffen, Ihnen Klarheit darüber geben, wie Sie antworten können. Jetzt weißt du, was du den Leuten sagen wirst, die dir eine E-Mail schicken, und damit du weißt, dass du nicht so viel Zeit mit der E-Mail brauchst, wie du es vorher getan hast. Weil du was weißt? Du stimmst zu. Du kannst sagen, dass ich keine Zeit habe. Ich bin auf Reisen. Ich bin auf Deadline. Ich bin nicht verfügbar. Es tut mir Leid. Also, jetzt, da Sie all diese Sprache auf rund um Ihre Verfügbarkeit haben, reduzieren Sie die Menge an Zeit, die Sie für E-Mail verbringen, ist einfacher. Wir werden mit dem nächsten Vorschlag und der nächsten Strategie übergehen, um Ihr System zu bauen. 8. Strategie drei: Erstellen eines maßgeschneiderten Planungssystems: Schritt 3 ist wirklich die Schaffung der Infrastruktur, Reiten aus, ein Protokoll, ein ausgedrucktes Protokoll, wie Sie Meetings und Besprechungsanfragen verwalten. Es ist wichtig, dass Teoh diese Informationen in Dokumente schreibt wichtig, um es auszuschreiben. Es ist wichtig zu sein, um es für sich selbst in ihnen für die Menschen zu dokumentieren, die Sie ihn für Ihr Team unterstützen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wie Menschen Ihre Zeit anfordern und Ihre Zeit nutzen. Der letzte Teil der Strategie besteht darin, alle Referenzinformationen zu konsolidieren , die Sie benötigen. Die einzige Ressource ist, wie ich sie nennen werde, dass Sie tatsächlich die Besprechungsbestätigung schicken müssen. So, zum Beispiel, das ist Ihre Director Direct Line Telefonleitung, Ihr Handy, Ihre Konferenznummern. Wenn Sie Videolinks verwenden, um Videoanrufe zu tätigen und Sie, ähm, Zoomen, benötigen Sie einen Link in der Telefonnummer, wenn er Skype für Unternehmen verwendet und Sie die Anmeldeinformationen benötigen . Also, alle Sachen zu konsolidieren, die Sie benötigen, um sofortige Anfrage zu verarbeiten, ist wirklich nützlich. So in der Lage, es zu konsolidieren und es an einem Ort zu platzieren, wo Sie leicht darauf zugreifen können. Wenn Sie also eine Bestätigung machen oder eine Bestätigung für ein Meeting senden müssen, haben Sie diese zur Hand. Es wird eine reduziert die Menge an Zeit, die Sie brauchen, um nach dieser Information zu suchen oder Leute dafür zu fragen. So zum Beispiel habe ich zum Beispieleinen PC bei der Arbeit und auf meinem PC. Sie haben die PC's haben, wie, Haftnotizen. In meinen Haftnotizen habe ich meine Telefonnummer, die Telefonnummer meiner Vorgesetzten, die Konferenzen, die Leitungen, die wir benutzen. Ich habe Links zu den Videosystemen, die wir verwenden. Ich habe Links zu allen Konten und den Passwörtern und Dingen, die ich brauche. Also, wenn ich bereit bin, eine Besprechungsbestätigung zu senden, muss ich nur die Konferenzzeile oder den Videolink kopieren und einfügen oder, ähm, wenn ich jemals Faxnummer teilen muss, wie ich das alles ausgeschrieben habe, und alles, was ich tun muss, ist Kopieren und Einfügen. Und so speichere ich es auf meinem Desktop auf diesem klebt Kein Tippen, aber ich muss es online speichern, Also habe ich persönlich als mein Task-Manager zu tun und dort habe ich eine Referenz Abschnitte , und das ist die Art von Sachen, die ich setzen in meinem Referenzabschnitt. Ich habe, Ah, ein Projekt namens Conference Numbers und ich liste alle Konferenznummern auf, die ich benutze. Alles, was ich jemals von einem Treffen kommen muss, ist in diesem Referenzbereich. Und so macht es die Dinge so viel einfacher. Und du hast keine physische Energie, wenn du Dinge eintippst, es sei denn, du magst , aber es macht es sehr nützlich, besonders wenn du 10 Anfragen hast aber es macht es sehr nützlich, besonders wenn du 10 Anfragen hast, 15 Anfragen hast oder du , versuchen, eine Menge von ihnen an einem Tag zu verarbeiten. All diese Referenzinformationen an einem Ort zu haben, macht es einfacher und in der Lage zu sagen dass praktisch auf wie, Sie wissen, ich habe es getan, aber Sie können es tun. Ich weiß nie, dass du es bei schaffst Google-Hunden schaffst. Sie können dies auf allen Systemen oder APs tun, die Sie verwenden, indem Sie es auf Ihrem Telefon haben. Es ist so hilfreich, und dann müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, jemanden zu fragen, der Ihnen die Konferenzlinie sendet , die Sie verwenden können, weil Sie sie bereits haben. Also, wenn Sie jemals unterwegs sind und Sie von einem Meeting kommen müssen. Sie können sich einfach in Ihr Telefon einloggen und kopieren und einfügen und in eine E-Mail einfügen. Es gab mehrere Male an Leute kommen zu mir und sie fragten mich, wie, Kann ich mir eine Konferenz in dieser Nummer leihen? Und obwohl ich mich vorher gekürzt habe, wie die Leute es nicht im Auge behalten, also wenn du das nächste Mal brauchtest, dann komme ich zu mir. Aber es macht mir nichts aus, denn es ist nicht sehr schwer für mich , alles abzurufen. Normalerweise habe ich die Web-Version von zu tun ist auf meinem Computer geöffnet. Also haben Sie die Zweie zum Referenzabschnitt. Kopieren und einfügen und öffnen Sie eine E-Mail und senden Sie sie. Und so dauert das etwa drei Sekunden. Und die Leute sind beeindruckt, dass ich so schnell Informationen bekommen kann. Eso hat Systeme installiert, macht es so viel einfacher. Also empfehle ich es sehr. Wenn Sie diesen einfachen Teil und die 1. 1 über Prioritäten implementieren, , werden Sie die Zeit reduzieren,die Sie mit der Planung von Besprechungen verbringen, würde ich sagen, dass Sie alles umsetzen . Aber wenn Sie diese und die erste Empfehlung wählen müssen, so priorisieren, priorisieren, priorisieren. Also werden wir weitermachen, um über das Projekt zu sprechen 9. So stellen Sie eine gute Tagungsanfrage: in diesem Video werden wir über einige der Fragen sprechen, die wichtig sind, immer im Auge zu behalten wenn jemand in einem Treffen von Ihnen zu suchen. Und ich habe einige von ihnen in einigen der anderen Videos erwähnt. Aber ich werde nur einige der, ähm, einige der Fragen durchlaufen ähm, , und sie sind auch die Ressource ist. Also beginnt es. Was ist der Zweck des Treffens und die Kohlegrundfrage? Nur sehr wenige Menschen geben dafür eine gute Antwort. Also, ähm, das ist wahrscheinlich die Frage, die Ihnen helfen wird, es zu priorisieren oder zu schieben, für wann immer Sie etwas Zeit haben. Wer muss an einem Meeting teilnehmen? Das ist super wichtig, weil spezielle und Gruppentreffen. Manchmal kann man nicht mit jemandem vorankommen, der jeder, der zu einer Gruppensitzung eingeladen ist , so wissend, wessen Priorität super wichtig ist? Weil Sie vielleicht 10 Leute einladen, aber eigentlich sind nur drei andere Prioritäten, also müssen Sie sich darüber im Klaren sein. Weil Sie vielleicht 10 Leute einladen, aber eigentlich sind nur drei andere Prioritäten, Und wer auch immer die Medien anfordert, muss sich darüber im Klaren sein, wer sein, die wichtigen Leute sind, mit denen sie reden wollen. Wenn sie darum bitten, sich mit vielen Leuten in der Organisation zu treffen. Natürlich, Timing. Wenn die Leute etwas bieten, sagen Sie Ihnen, wie zeitempfindlich ein Meeting ist, desto besser sagt jemand, dass wir ein dringendes Treffen über etwas haben müssen, macht die Dinge einfacher, weil Sie wissen, dass Sie es aufnehmen müssen. Natürlich sollten sie den Zweck oder das Ziel des Meetings teilen, bevor Sie es planen. Aber manchmal gibt es Zeiten statt Dinge, die jetzt geplant werden müssen. Und es ist gut, wenn sie sagen können, dass ein Saft nicht wirklich zum zeitsensiblen Aspekt eines Meetings kommt. Wenn Sie also ein Meeting anfordern , , ist das zeitsensibel, oder jemand fragt ein Meeting. Fügen Sie keinen Saft ein. Ein Saft ist ein bald wie möglich, aber so schnell wie möglich könnte nächsten Freitag sein, wenn in Wirklichkeit brauchen Sie es morgen. Sei also klar über sie. Wie zeitsensibel ist ein Meeting oder fragen? Manchmal fragen die Leute einfach nicht, und dann bietest du Zeiten an, die zu weit draußen sind und sie tatsächlich viel früher mit dir reden mussten . Natürlich, wie sollte dieses Treffen stattfinden? Ist das ein persönliches Meeting, ein Telefonat oder eine Videokonferenz? Das sind alle gute Optionen, oder? Aber manchmal ist es besser, auf Video zu kommen. Wenn Sie mit Menschen in anderen Staaten und anderen Orten und Zeiten arbeiten, ist es gut, eine virtuelle Beziehung zu Menschen zu entwickeln. Manchmal ist das Telefon viel besser, weil Sie unterwegs sind oder was auch immer es ISS. also darauf, welche Art von Treffen sie wollen oder dass Sie unterbringen möchten. Wo befinden sich die Menschen? Es ist nur eine einfache Paarung. welchen Zeitzonen arbeiten wir zusammen? , Und das ist wichtig,weil es auch Ihre, ähm, die Frage beeinflussen wird ähm, , wer das priorisieren soll. Also, sobald die Verfügbarkeit wird klein, als Sie wissen, wer sind die Menschen, die priorisiert werden müssen Agenden? Es ist immer eine gute Praxis, eine Agenda für ein Meeting zu entwickeln, aber vor allem für eine Gruppensitzung wollen Sie immer eine Agenda haben. Und klar zu sein, wer die Agenda aussenden wird, besonders wenn die Anfrage intern war, ist auch hilfreich. Ähm, es ist üblich, dass, wenn jemand ein Treffen von Ihnen verlangt, er eine Art Agenda hat. Ähm, aber es ist immer gut zu klären, denn manchmal bist du wie ein Warten auf eine Agenda und dann kommt es nie oder es Waffen. In letzter Minute. Also klar über diese Ressource ist, manchmal wollen Leute kommen und sich mit Ihnen über etwas unterhalten. , Das ist ein neues oder ein DSM-Projekt,das sie teilen wollen, aber sie können in einer Stunde, 30 Minuten nicht wirklich eine volle Waffe fangen . Also manchmal ist es wichtig, dass sie eine Ressource senden, so dass Sie fragen können, wie, haben Sie irgendeine Ressource? Ist, dass ich lesen könnte, ähm, vor dem Meeting, oder wenn ich erwartet werde, um Feedback zu geben, geben, bitte. Wissen Sie, teilen Sie diese, uh, teilen Sie die so schnell wie möglich. Das ist immer hilfreich. Eines der Dinge, die Sie wirklich nicht besprochen haben, war, ähm, Status. Ähm, wenn Sie in einer Firma arbeiten, manchmal eine der Verzögerungen, die sein wird, dass Sie selbst die Anfrage nicht wirklich stellen können, bis jemand, der einen höheren Status hat, es tut. Ähm, und das erkennt normalerweise sowohl den Status der Person als auch aus Respekt an, weil Sie keinen Nachwuchsstab haben wollen, der ausdrücken kann, warum, was Sie aus dem Meeting wollen oder warum Sie diese Person zu fragen, die wirklich beschäftigt ist für ein Meeting? Um zu tun, um diese Anfrage zu stellen. Manchmal werden Sie gebeten, ein Medium zu koordinieren. Aber Sie können es wirklich nicht vorwärts bewegen, bis entweder ein Vorgesetzter oder jemand, der in einer höheren Ebene ist , die Frage stellen kann und dann Sie folgen, wissen Sie, Daten und Zeiten und oder ihre Assistentin. Deshalb ist es wichtig, sich darüber zu bewusst zu sein. Es gab Zeiten, in denen ich nicht weiß, ob ich die richtige Person bin, die die Frage stellen muss , entweder weil die Person, mit der ich reden werde, wie ein Leiter einer Stiftung ist. Und obwohl jemand die Annahme gemacht hat, dass ich könnte, muss man immer darauf achten, weil sie die falsche Annahme hatten, und dann geht man weiter, man tut etwas, das nicht geschätzt wird. Seien Sie also bewusst all diese Dinge, und ich hoffe, dass Sie etwas Nützlichkeit aus diesem Video haben. 10. Tools für die Planung | Doodle und Kalender: In diesem Video werden wir über einige Tools sprechen, die Sie verwenden können, um Meetings zu planen. Ich benutze das Online-Scheduling-Tool namens Doodle, und A ermöglicht es Ihnen, ähm, zu erstellen, als wäre es eine Art von Umfrage mit Ihren Zeiten, und es ermöglicht Menschen, die Zeiten auszuwählen, die sie verfügbar sind. Also haben Sie normalerweise um Ihre Verfügbarkeit erstellt, und dann senden Sie es an Leute. Und dann sagen sie: „Wissen Sie, Wissen Sie, sie reagieren auf jede Verfügbarkeit dort. Ja, nein, oder vielleicht, ähm, und das ist super hilfreich, dieses Tool zu verwenden, wenn Sie mit Gruppen planen, Ähm, eso. Das ist normalerweise, wenn ich es benutze, wenn ich mit mehr als fünf Leuten plane. Manchmal , neige ich nicht dazu,es zu benutzen, wenn ich mit ein oder zwei Leuten plane. Es ist viel einfacher, nur die Verfügbarkeit zu senden. Aber wenn Sie das tun, ist es besser, ein wenig ein paar Slots zu senden, gerade genug, um einige sehr, Sie wissen, einige Optionen zu geben Sie wissen, , aber nicht zu viel, dass dann wird es einfach umständlich für sie zu sein, wie auf die Kalender 23 Wochen oder, wissen Sie, sagen Sie fünf verschiedene, wenn Sie einem Doodle so viele Optionen geben, auch wenn es für zwei Personen ist. Ähm, es ist super einfach zu bedienen, dass Sie einfach ein Konto erstellen, und das Beste daran ist, dass Sie Zeitzonen aktivieren können. Also, wie ich schon sagte, Zeitzonen sind immer etwas, das dich entweder nicht zurückhalten könnte oder einfach nur sehr verwirrend werden und wie ich schon sagte, Zeitzonen sind immer etwas, das dich entweder nicht zurückhalten könnte oder einfach nur sehr verwirrend werdenunddeine Effizienz beeinträchtigen könnte. Doodle ist also immer wirklich hilfreich, wenn Sie die Zeitzonenflexibilität aktiviert haben. Also, was es tut, ist, dass es die Zeitzone abliest, in der Menschen sich befinden, ähm, von ihrem Computer aus Arreaza anzunehmen. Oder, wissen Sie, da was auch immer System, es ist entweder Google oder ihr Computer, den sie öffnen, oder ihr I p o oder was auch immer das ist. Irgendwie weiß Doodle, in welcher Zeitzone Sie arbeiten, und so ist es wirklich hilfreich. Nicht jeder weiß, wie man die Zeitzone aktiviert. Es sagt, Zeitzone aktivieren Super einfach aktiviert es das erste Mal, wenn Sie gehen, um es zu erstellen , weil Sie nicht zurück gehen. Also, wenn Sie es bearbeiten mussten und Sie nicht zurückgehen und die Zeiten aktivieren können, in denen Sie es tun müssen , wie Sie es erstellen, ähm, ich habe kürzlich ein Doodle bekommen und Zeitzonen waren nicht aktiviert und ich habe wahrscheinlich fünf Minuten verbracht . Hast du gesehen, welche Zeitzone es war? Zum einen musste ich den Namen der Person Google, herausfinden, ihre Organisation, ihre Ostküstenzeit. Also nahm ich an, in Ordnung, machte die Annahme, dass, weil ihre Zeit an der Ostküste, das ist, wo die Organisation wohnt, dass sie es erstellt haben, über ihre Zeit nachdenken, richtig, ihre Ostküsten-Zeiten. Und dann, nachdem ich die Optionen betrachtete und die Zeitzonen übersetzte, entschied ich, dass es nicht praktisch war, dass sie in unsere Zeitzonen übersetzen würden, denn dann wären es die Nach-Stunden danach, wir Wie, Okay, es ist ihre Zeitzone sicher, die mir immer noch nicht genug war. Am folgenden Tag schickte ich die Person, die das Doodle erstellt hatte, und ich wollte nur sicherstellen, dass dies eine Osterzeit erschaffte, und dann ging ich zurück, um sicherzustellen, dass ich auf die Times in der richtigen Zeitzone reagiert hatte . Also bedeutete es, dass ich meinen pazifischen Zeitkalender las, die Zeitzone hier übersetzte sie mit meinem Doodle verglichen habe. Also ja, Zeitzonen brauchen Zeit und reduzieren Ihre Effizienz, so doodle ist wirklich hilfreich. Aktivieren Sie einfach diese Funktionalität. , Es gibt noch eine Freude,die ich erforsche und beginne zu benutzen. Ähm, und es heißt Cal Unduly Talent Lee, und es hilft Ihnen im Grunde, den Prozess der Planung von Meetings zu automatisieren. Sie Art von wie identifizieren Sie Ihre Verfügbarkeit und dann senden Sie einen Link und die Leute sehen was Ihre Verfügbarkeit und sie registrieren. Aber ihre Sie kennen ihren Namen, ihre E-Mail, und dann können Sie eine Frage hinzufügen, Um, und dann, sobald sie sich für diesen Zeitschlitz anmelden, das Tool, die App oder was auch immer das Tool ist, es sendet Ihnen beide eine Bestätigungs-E-Mail. Und so ist es wirklich hilfreich für diejenigen von Ihnen, die Sie nicht dazu neigen, eins zu eins zu tun. Wenn Sie wie ein Freiberufler sind und Sie dazu neigen, eins zu einem Meeting zu machen, super hilfreich, weil es nur zwei Personen die Verfügbarkeit sind, die Sie in Ihrem Kalender halten. Du weißt, dass du dieses Mal aufgeben wirst, und dann schickst du den Singling an verschiedene Leute, und dann öffnen sie es und dann sehen sie, wofür deine Verfügbarkeit sie sich anmelden. Was auch immer es ist, ich bin immer noch dabei zu versuchen, es zu benutzen und zu verstehen, wie es für Teams funktioniert, weil ich mit Teams arbeite und oft muss ich mit einem mehr als drei Personen planen , mehr als fünf Personen. Also habe ich, wie, ein großes Team und in diesem Prozess zu erforschen, wie man es zu einem funktionalen, ähm, wie man es mit einem so großen Team macht, wenn man weiß, wie, hinterlasse einen Kommentar unten. Das waren also die beiden Werkzeuge, auf denen ich benutze, und sie sind sehr hilfreich. Aber da draußen gibt es Tonnen von Werkzeugen, die Ihnen helfen, zu planen. Es gibt noch einige automatisierte, die herauskommen, und sie sind hilfreich. Ich weiß, dass Google Google Calendar irgendwie einige ziemlich coole Funktionalität hat, die Ihre Verfügbarkeit identifiziert. Und wenn jemand anderes Google-Kalender hat, identifiziert es die gegenseitige Verfügbarkeit und kann einige wirklich gute Vorschläge machen. Ich arbeite nicht so viel an Google, also weiß ich nicht zu viel darüber, weil ich an Outlook arbeite. Das ist, was die Firma, für die ich arbeite, Säfte und so verwende ich normalerweise Google für persönliche E-Mails, aber nicht unbedingt, um Meetings zu planen. Also hoffe ich, dass Sie diese Werkzeuge erkunden. Wenn Sie ein paar wirklich gute Werkzeuge haben. Planen Sie Ihre Meetings, lassen Sie sie in den Kommentaren unten, weil ich sicher bin, dass andere Menschen davon profitieren können, über sie zu wissen , und ich kann es 11. Terminplanung: Der Rundown: so vielen Dank, dass Sie den Kurs beobachtet haben. Bevor wir enden, werde ich eine Zusammenfassung der Inhalte machen, die wir hier behandelt haben. Ich bin mir sicher, dass ich ein paar Dinge ausgelassen habe, also will ich sie alle noch einmal durchlaufen. Und, ähm, ich hoffe, dass Sie einige Strategien von hier genommen haben, ein paar Dinge gelernt haben oder einfach eine neue Wertschätzung für die Planung von Meetings gefunden haben . Also fangen wir an. Nummer Eins. Haben Sie eine wöchentliche Überprüfung Ihres Tages, Ihrer Woche in Ihrem Monat. So wichtig. Identifizieren Sie Ihre Prioritäten. Schreib sie auf. Emailen Sie ihn sich selbst. Nummer zwei, blockieren Sie. Zeit, an Ihren Projekten zu arbeiten und ein paar Dinge zu liefern, richtig, äh, und zu entscheiden, natürlich. Wissen Sie, wenn Sie wissen, was, Ihre Prioritäten werden diese Zeit in Ihrem Kalender blockiert, vor allem, wenn Sie daran arbeiten möchten, während der Arbeitswoche. Wenn Sie während der Arbeitswoche nicht an Projekten arbeiten, weil Sie immer in Meetings sind und auf E-Mails antworten und das nachts tun, ist das völlig in Ordnung. Blocken Sie einfach eine Auszeit. Drei. BlockierenSie Ihre Öffnungszeiten oder vergessen Sie nicht, welche Stunden in Ihrem Kalender für Meetings geöffnet sind, die Ihnen helfen, sich , Sie Ihre Öffnungszeiten oder vergessen Sie nicht, welche Stunden in Ihrem Kalender für Meetings geöffnet sind daran zu erinnern, welche Verfügbarkeit Sie verschenken werden. Und wenn dich jemand wie ein Assistent unterstützt, weiß er, wo er Meetings planen soll. Aber wenn Sie das zuerst während dieser wöchentlichen Überprüfung tun, dann können Sie sich das natürlich selbst mitteilen . Und dann, für die Leute, die Sie unterstützen, das sind 1/2 drei Stunden oder fünf Stunden in dieser Woche, um sich mit Menschen zu treffen. Ähm, und dann könnten Sie Besprechungen entsprechend planen. Schicken Sie das auch an sich selbst, damit Sie es haben und Sie es nicht vergessen, Ähm, und wenn die Meetingzeiten vorbei sind, sind sie weg und dann beginnen Sie die nächste Woche von vorn. auch Schreiben Sie sichaucheine neue E-Mail oder ein Memo zu Ihren Richtlinien für Meetings, wie Personen Besprechungen anfordern sollten, welche Art von Meetings Sie nehmen. Sie wissen, wer Importende ist, wer immer priorisiert werden sollte. Oder zumindest die meiste Zeit. Um, klar zu sein über all diese Prozesse rund um Treffen und Haus der Menschen sollten sich mit Ihnen auseinandersetzen , ist wichtig. Und mit, dass in einem Dokument im Memo zu sich selbst bekommen Sie klar über, wie man mit Menschen zu kommunizieren. Aber dann, wenn jemand Sie unterstützt und mit ihnen diese Richtlinien haben und ihren Entscheidungsprozess über das Planen von Besprechungen viel einfacher machen , weil sie wissen, was Sie wollen und sie wissen, wie sie vorankommen können. Also in der Lage, einige Richtlinien zu setzen und haben ein internes Memo, und Sie können, wissen Sie, jeder kauft einen Wunsch für Ihre Mitarbeiter und eine für Ihre Assistentin und ging für sich selbst. So dass und eine für externe Menschen, so dass Sie in der Lage sind, es anzupassen und bestimmte Dinge anzuerkennen . Du weißt, dass du für deine Sachen zur Verfügung stehen willst, besonders wenn du Menschen beaufsichtigst. Aber Sie wollen auch nicht vollständig verfügbar sein, wo Menschen sind wie die ganze Zeit kommen . Und so mailen Sie das an sich selbst. Ähm, entwerfen Sie eine E-Mail-Vorlage für, wie eine Antwort, E-Mails an Personen, die Besprechungen anfordern, die das nicht fragen , keine detaillierten Informationen haben oder die unklar sind oder nicht die Informationen, die Sie verarbeiten müssen, um eine Antwort zu erhalten. E-Mails, die Sie einwilligen, sind hilfreich und einfach, wissen Sie, legen Sie es auf Ihren Computer. Sie können kopieren und einfügen und dann bearbeiten und Taylor, wie Sie es für richtig halten, aber es hilft. Und es könnte eine einfache sein, ist wie, weißt du, danke für, du weißt schon , , dir Lage zu sein, dirdafür zu danken, dass du dich ausgesucht hast. Bitte. Sie AntwortenSieauf diese Fragen. Es hilft mir, Prioritäten zu setzen. Wissen Sie,wie Sie auf Ihre Anfragen reagieren können? , Ich bin auf Deadlines für Baba Block. Was auch immer du sagen musst, damit es taktvoll ist. Es ist, dass es taktvoll und respektvoll ist von den Menschen, die sich auf Sie erreichen, tun es. Aber das schon jetzt geschrieben zu haben, um einfach in Asien zu kopieren und einzufügen, ist super hilfreich . Konsolidieren Sie Ihr Referenzmaterial. Wie ich schon sagte, ein super wichtiges Wesen, das alle Ihre Zahlen an einem Ort zusammen haben kann, macht einige Dinge viel effizienter. Um, und diese Informationen jederzeit zur Hand zu haben bedeutet, dass Sie Meetings von überall aus planen können , auch wenn Sie die Medienanfragen nicht senden können, die Sie immer die E-Mail mit den Informationen senden können. Ähm, ich habe harte Zeiten und plane Meetings von meinem Handy aus. Es ist nicht etwas, das ich gerne mache, aber wenn ich von einem Meeting kommen müsste, könnte ich meine Konferenznummern haben und den Mund schicken. Und wenn ich nach Hause oder zur Arbeit komme , könnte ich die eigentliche Bestätigung senden . Das zu tun ist sowieso sehr hilfreich, also hoffe ich, dass du einige dieser Strategien nimmst und sie dann umsetzst, und dann kommst du zurück und erzählst mir, ob sie erfolgreich waren, wenn es deine, um, erhöhen Sie Ihre Effizienz und machen Sie ein wenig produktiver. Ähm, also gehen wir zum nächsten Video über. 12. Das Projekt: Hallo, alle. Vielen Dank, dass Sie den Kurs genommen haben. Ich bin so aufgeregt, dass du am Ende hier bist, und ich hoffe, dass du ein paar wirklich gute Werkzeuge und gute Informationen gefunden hast, bevor ich gehe. Ich wollte nur sagen, dass, weißt du, für das Projekt, es ist nichts ziemlich großes. Es geht mehr darum, dass Sie einige Werkzeuge teilen, die Sie Ihre Strategien verwenden, die Sie früher effizienter mit Ihren Zeitplanungsmedianen in einigen neuen Barrieren waren, die ich nicht besprochen habe. Hier, ähm, ist die einzige Projektanforderung hier teilen die Ressource ist an einem Link zu einem coolen Tool, das Sie verwenden, oder an einem Link. Teoh, du kennst mehr Informationen über das Thema. Wenn ich es nicht getan hätte. Natürlich kann ich in diesem Video nicht umfassend sein, und diese Kurse für alle Dinge werden wirklich lang sein. Aber wenn Sie feststellen, dass es eine Strategie gibt, die, ähm, wirklich hilfreich für Sie war ähm, und Ihre Produktivität in diesem Bereich erhöht, die Polizei teilt , und wenn Sie, ähm und wenn Sie, , ich möchte Feedback geben, Bitte tun Sie dies, ich bin immer auf der Suche, um die Kurse, die ich erstellen, zu verbessern, und so einige Feedback wäre sehr nützlich. Also hoffe ich, dass Sie einen guten Tag haben. Produktiver Tag, Woche oder Monat. Also danke, dass du dich mir angeschlossen hast. Und wir sehen uns im nächsten Kurs, den ich erstelle.